INTRODUCTION GENERALE
La circulation internationale de l'information est devenue une
réalité pratique depuis le XIX ème
siècle, lorsque le télégraphe électrique a
donné de nouvelles facilités aux échanges de nouvelles.
Sur le plan international, l'information s'est
développée régulièrement depuis lors, au rythme des
progrès techniques, à celui des échanges
économiques et parallèlement à l'ouverture de la
société internationale et à la multiplication des
échanges de toutes sortes entre les Etats.
La liberté de circulation des informations, devenue
liberté fondamentale, a progressivement pris place dans la
Déclaration des Droits de l'Homme après la Seconde Guerre
Mondiale.
Les récents progrès des
télécommunications et de l'informatique ont en effet
facilité l'échange direct d'informations.
Ces technologies permettent entre autre, d'automatiser les
traitements de l'information, qu'elle soit écrite, orale ou visuelle.
Cette automatisation de l'information a un avantage certain,
celui de rendre la tâche facile aux établissements, aux
entreprises et aux administrations publiques ou privées.
En effet, l'information constitue la base principale du
fonctionnement de la prospérité de toute organisation.
Pour ce faire, la circulation de l'information y est
déterminante.
De l'étendue de ces interventions et de son domaine
d'action qu'est la formation professionnelle, une bonne circulation de
l'information s'avère indispensable et c'est ce qui nous a amenés
à s'y intéresser particulièrement. Ainsi, notre
séjour à FODEFCA, nous a permis de faire l'état des lieux
de la circulation de l'information dans cette structure, de dégager
certains points de dysfonctionnements pour y proposer des approches de
solutions.
Pour atteindre notre objectif, nous avons organisé
notre travail en deux parties. La première partie est consacrée
à la présentation de l'établissement et la circulation de
l'information en son sein. La seconde partie, est dévolue à
l'analyse diagnostique du système de circulation de l'information
utilisé dans cette structure et à des suggestions pour
remédier à ses insuffisances.
PREMIERE PARTIE :
PRESENTATION
ET CIRCULATION DE L'INFORMATION AU FODEFCA-COTONOU
CHAPITRE N° I : RAPPORT DE STAGE
Le fonctionnement de tout établissement,
nécessite une organisation de base, déterminée par les
objectifs fixés par ce dernier.
Dans ce chapitre, nous donnerons dans un premier temps un bref
aperçu sur notre structure d'accueil en abordant les points
ci-après : son identité, son historique, sa mission, sa
localisation et son importance ; puis dans un second temps, nous
présenterons sa structure générale et les tâches que
nous avons effectuées.
SECTION N° I : Aperçu
général de la structure
Notre structure d'accueil FODEFCA-COTONOU,
est une jeune structure publique sous tutelle du Ministère du Travail et
de la Fonction Publique, spécialisée dans la formation des
artisans et dont l'identité est présentée dans le tableau
ci-après :
FICHE D'IDENTITE
|
Dénomination :
|
FODEFCA
|
|
Forme Juridique :
|
Etablissement public sous tutelle du Ministère du
Travail et de la Fonction Publique
|
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Adresse Postale :
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01 BP 4420 Cotonou
|
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Téléphone :
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(229) 21 33 96 50
|
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Fax :
|
(229) 21 33 96 51
|
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E-Mail :
|
fodefca@intnet.bj
|
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Siège Social :
|
Carré n°4002 Akpakpa COTONOU
Quartier Enagnon, 2ème étage,
Immeuble BOA
|
|
Activités :
|
Formation d'apprentissage, de perfectionnement des artisans et
la formation du personnel des entreprises.
|
|
Effectif :
|
32
|
I : Historique et Mission
Il s'agit pour nous de présenter l'historique et la
mission de la structure
A - Historique
Le Fonds de Développement de la Formation
Professionnelle Continue et de l'Apprentissage (FODEFCA), fruit de la
concertation entre l'état et les partenaires sociaux (organismes
d'employeurs et de travailleurs) est la pièce maîtresse de la mise
en oeuvre de la politique du gouvernement pour la promotion de la formation
continue et pour l'amélioration de la pertinence et de la
qualité.
Créé par décret n° 99-053 du 12
février 1999, le Fonds de Développement de la Formation
Professionnelle Continue et de l'Apprentissage (FODEFCA), est un
établissement public doté de la personnalité morale et de
l'autonomie financière ; le FODEFCA est sous la tutelle du
Ministère du travail et de la Fonction Publique. Il a
démarré ses activités en 2001 par la mise en oeuvre du
Projet d'Appui au Développement de la Formation Professionnelle Continue
(PADFPC) dirigé par Mr Jean TOSSAVI, Secrétaire Exécutif
depuis février 1999 à ce jour.
Le principal objectif du fonds est d'obtenir des estimations
fiables sur l'évolution de la productivité et des revenus sous
l'effet du programme de formation. L'instrument à utiliser à cet
effet est une étude de suivi permettant de retrouver les
bénéficiaires six mois, puis un an et deux ans après la
fin du programme de formation, afin d'obtenir des renseignements sur
l'utilisation en milieu professionnel des connaissances acquises, leur
situation professionnelle, leurs parcours et leurs revenus.
B - Mission
FODEFCA est une jeune structure qui s'est donné pour
objectifs la valorisation des ressources humaines par le financement d'actions
de formation dans le secteur privé moderne et informel en vue
d'augmenter la productivité des travailleurs, la
compétitivité des travailleurs, la compétitivité
des entreprises et de lutter contre le chômage et la pauvreté. A
ce titre, il est chargé notamment de :
v La collecte et la gestion de ressources destinées au
financement et à la promotion de la formation professionnelle continue
et de l'apprentissage ;
v Le financement des actions de formation professionnelle et
de perfectionnement de la main d'oeuvre en cours d'emploi ;
v Le financement des formations par alternance ou
d'apprentissage réalisées sous statut de travail et visant
l'insertion professionnelle
v Le financement des projets d'intérêt collectif
visant l'insertion professionnelle ou l'amélioration de la
productivité ;
v La contribution au financement des études visant
à orienter une politique cohérente de formation professionnelle
continue et d'apprentissage en fonction des besoins de
l'économie ;
v La promotion du développement de la formation
professionnelle continue et de l'apprentissage par l'information et l'appui
nécessaire ;
v L'appui aux entreprises, artisans et opérateurs
économiques des secteurs moderne et informel, regroupés ou non au
sein d'organisations professionnelles, en vue de les aider à
définir leurs besoins de formation et de perfectionnement et à
élaborer leurs plans et programme de formation ;
v Le soutien aux opérateurs de formation
professionnelle dans le cadre de la mise en oeuvre de leurs programmes
d'investissements en ressources humaines et matérielles ;
v Le renforcement des compétences des formateurs et
organismes de formation.
II : Localisation et Importance
A- Localisation
Le Fonds de Développement de la Formation
Professionnelle Continue et de l'Apprentissage (FODEFCA) est un Etablissement
public qui a son siège à Cotonou, dans le département Du
littoral plus précisément à Akpakpa-Enagnon, carré
n°4002, 2ème étage immeuble BOA à la
descente de l'ancien pont, tout juste après la station de service de la
SONACOP.
Il dispose des services déconcentrés
à :
v Parakou : Vons face à la Douane quartier
Dépôt
v Bohicon : dans l'enceinte de la Maison du Peuple.
v Lokossa : face à la LNB quartier Saguè
v Natitingou : face au musée quartier
Boriyouré
La localisation de FODEFCA-COTONOU est perceptible sur le
schéma ci-après (Voir schéma du document)
LIEU DE NOTRE STAGE
CIMENTERIE D'AKPAKPA
VERS PORTO-NOVO
ANCIEN
PONT
A- B- Importance
Le Fonds de Développement de la Formation
professionnelle Continue et de l'Apprentissage (FODEFCA), dispositif mis en
place pour assurer cette mission de valorisation des ressources humaines,
oeuvre depuis sept ans, discrètement mais efficacement, pour rendre
disponible une main d'oeuvre compétente, indispensable à chaque
secteur de l'économie nationale.
L'intérêt socio-économique de ses actions
n'est plus à démontrer. En effet, l'éclatement des
frontières né de la mondialisation, contraint tous les peuples
à un même marché faisant de la qualité des produits,
le seul facteur de choix du consommateur. Dans ces conditions, les travailleurs
de tous les secteurs se doivent d'améliorer leurs performances au
quotidien. Le recours au FODEFCA pour le financement de leur mise à
niveau est devenu un impératif. Ce dispositif a permis de mettre plus de
quarante mille (40 000) acteurs économiques, répandus sur le
territoire national, au diapason de l'évolution technologique et des
nouvelles exigences du marché. Ainsi outillés les producteurs de
richesses parviennent à faire face à la rude concurrence ;
la conséquence est l'amélioration de leurs revenus et l'apport de
la valeur ajoutée à l'économie nationale.
Le système d'apprentissage de type dual est un autre
chantier qui suscite beaucoup d'espoir. Des apprentis artisans de divers
métiers sélectionnés à l'échelle nationale
sont formés aux nouvelles techniques de leur métier sur une
période de trois ans, sanctionnée par un diplôme
d'état : le Certificat de Qualification Professionnelle (CQP).
S'inspirant des expériences d'autres pays, le Fonds a embrassé
cet axe afin de doter le Bénin, d'ici à quelques années,
d'une main d'oeuvre qualifiée et compétitive, nécessaire
au développement industriel.
L'expertise et l'expérience accumulées par
l'institution ont d'ailleurs séduit de nombreux partenaires au
développement : la Coopération Suisse, la Fondation
SWISSCONTACT, l'Ambassade Royale du Danemark etc. Certains de ce que la
formation est le gage de tout développement, ceux-ci se sont
engagés aux côtés du Fonds afin d'accroître l'impact
socio-économique de ses actions.
En réalité, la formation professionnelle
continue est bien la condition première du développement et de la
prospérité.
Section II : Structure générale et
tâches effectuées
Cette section sera consacrée à montrer la
façon dont les différents organes se situent les uns par rapport
aux autres et à présenter les tâches
réalisées au Secrétariat Administratif du FODEFCA.
I : Structure générale de
FODEFCA-COTONOU
La structure de FODEFCA-COTONOU repose sur l'organisation des
types d'organes existants et des relations qui les unissent.
A- les Organes de pilotage
Le pilotage du FODEFCA est assuré par deux organes.
1- Le Comité de
Gestion
Il assure une fonction de pilotage stratégique
consacrée par les statuts du Fonds. Cette fonction ne subit aucune
modification dans le cadre du nouvel organigramme.
2- Le Secrétariat
exécutif
Organe de gestion quotidienne, le Secrétariat
Exécutif assure une fonction de pilotage opérationnel par le
biais des différents services en liaisons hiérarchiques ou
fonctionnelles. Il est dirigé par un Secrétaire Exécutif
qui est chargé de la mise en oeuvre de la politique de formation du
fonds telle que défini par le Comité de Gestion.
A ce titre, il est chargé notamment de :
v Préparer et instruire pour le compte du comité
les dossiers d'appui du fonds du point de vue technique, économique et
financier ;
v Suivre l'exécution des projets qui
bénéficient du financement et des subventions du fonds et les
évaluer ;
v Préparer, soumettre au comité de gestion pour
approbation puis, exécuter le budget du fonds dont il est
l'ordonnateur ;
v Préparer les rapports d'activités et
programmes à soumettre à l'approbation du comité de
gestion ;
v Représenter le fonds auprès de tous les
administrations et organismes ainsi que dans les actes de la vie
civile ;
v Etablir des relations de coopération avec les
institutions nationales et internationales dont les activités sont
similaires à celles du fonds,
v Elaborer le projet de règlement intérieur du
fonds ;
v Elaborer le projet d'organigramme du fonds ;
v Organiser les services du fonds ;
v Recruter le personnel du fonds ;
v Appliquer le statut du personnel ;
v Nommer les chefs de service ;
v Proposer au comité de gestion la création des
services extérieurs du fonds ;
v Assurer le secrétariat des réunions et
sessions du comité de gestion et rédiger les procès
verbaux et rapports d'activités de chaque exercice.
B -Les différents Services
Le Secrétariat Exécutif est composé d'un
ensemble de structures qui concourent ensemble à l'atteinte des
objectifs du Fonds.
1- Le Secrétariat de
Direction
Ce service assiste le Secrétaire Exécutif dans
la gestion de son planning et soutient au plan logistique l'ensemble des
services du FODEFCA. On y retrouve la Secrétaire de Direction, deux
assistantes, et un agent de liaison.
Le Secrétariat est un service de relations avec le
public chargé notamment de :
v Assister le Secrétaire Exécutif dans la
gestion de son planning ;
v Gérer l'agenda du Secrétaire Exécutif
et planifier ses rendez-vous et réunions :
v Soutenir au plan logistique l'ensemble des services du
FODEFCA ;
v Accueillir, informer et orienter les usagers et les
visiteurs ;
v Gérer le standard téléphonique et
assurer une parfaite communication avec les usagers ;
v Préparer et assurer l'organisation parfaite des
sessions du Comité de Gestion ;
v Assurer le compte rendu des réunions et le classement
des archives des différents organes du FODEFCA ;
v Veiller à une circulation efficace du courrier
interne ;
v Organiser, gérer, classer et archiver les
courriers ;
v Traiter, mettre en forme et classer toutes les
correspondances ;
v Prendre les notes de réunions (internes et externes)
et établir les procès-verbaux et comptes rendus de
réunion ;
v Assurer la mise en forme, le tirage, la reprographie et la
reliure de tous documents du FODEFCA ;
v Gérer la bibliothèque et le fonds documentaire
du FODEFCA ;
v Toutes autres tâches connexes qui pourraient
être confiées par le Secrétaire Exécutif.
2- Le Département Planification, Etudes
et Suivi (DPES)
Sous la direction du Secrétariat Exécutif, le
département assure la planification stratégique des
activités, la production et la diffusion des statistiques et rapports
périodiques et anime les relations avec le public ainsi que la
coopération technique entre le Fonds et les partenaires. A ce titre, le
DPES est chargé de :
v Alimenter tous les services en informations et outils
méthodologiques pour leur permettre d'affiner la planification et la
programmation périodiques de leurs interventions ;
v Organiser des ateliers de planification stratégique
des activités du Fonds et centraliser les résultats dans un
document de synthèse à soumettre à l'appréciation
du Comité de Gestion ;
v Coordonner les travaux d'élaboration des plans
d'opération annuels et assurer la synthèse des objectifs et
résultats par service ;
v Etablir mensuellement le tableau de bord des performances du
FODEFCA avec des commentaires analytiques à présenter en
assemblée générale du personnel ;
v Assurer le suivi évaluation périodique des
activités des services et centraliser les résultats issus de la
mise en oeuvre annuelle des actions programmées ;
v Elaborer les rapports trimestriels et annuels
d'activités du FODEFCA à transmettre au Comité de Gestion
ainsi que tous autres rapports convenus par le Secrétaire
Exécutif avec les partenaires du fonds ;
v Préparer le plan d'action annuel à soumettre
à l'adoption du Comité de Gestion ;
v Réaliser des études sectorielles et sous
sectorielles d'identification ou de suivi évaluation des effets/impacts
des interventions du Fonds sur l'emploi, la qualification de la main-d'oeuvre
et la production ;
v Réaliser des études nécessaires
à une meilleure maîtrise des tendances du secteur de la formation
et des caractéristiques et de l'évolution de la demande et de
l'offre de formation dans les différents secteurs d'intervention du
Fonds ;
v Organiser et assurer le suivi hebdomadaire des
activités du département ;
v Assurer une large diffusion des résultats de suivi
évaluation et des études à tous les niveaux pour une
amélioration de la stratégie d'intervention du Fonds ;
v Participer aux réunions et rencontres de coordination
des interventions dans le secteur de la formation emploi et contribuer à
la réflexion avec les autres structures ;
v Elaborer les requêtes d'assistance technique et
financière et les documents de projet convenus avec les partenaires au
financement des activités du Fonds ;
v Conduire deux fois par an, les opérations
d'habilitation des organismes de formation et rédiger le rapport
à soumettre à l'adoption du Comité de Gestion ;
v Etablir le répertoire des centres de
formation ;
v Désactiver sur ordre du Secrétaire
Exécutif, les opérateurs qui ne donnent pas satisfaction au Fonds
ou dont les comportements s'avéreraient contraires aux bonnes moeurs et
pratiques dans le métier ;
v Assurer la mise à jour régulière des
informations de la base de données ;
v Assurer la mise en réseau de la base de
données et des postes ;
v Créer et animer le site web du Fonds ;
v Apporter l'appui nécessaire aux utilisateurs du
système informatique ;
v Assurer le suivi-évaluation des acquis des actions de
formation en vue de l'adéquation entre la demande et l'offre de
formation ;
v Elaborer le plan de communication du Fonds ;
v Concevoir les différents supports et choisir les
canaux d'information crédibles
v Publier un bulletin d'information sur les activités
du FODEFCA
v Assurer la couverture médiatique des
différentes manifestations du Fonds ;
v Assurer la communication interne et externe sur les
activités du Fonds ;
v Choisir les canaux de communication appropriés et
assurer une large diffusion des activités en vue de renforcer l'image
institutionnelle du Fonds ;
v Proposer des projets de plaquette d'information ainsi que
les supports promotionnels de fin d'année ;
v Réaliser des films documentaires ainsi que des
reportages sur le FODEFCA ;
v Rédiger les articles sur les activités du
Fonds à insérer dans les journaux ;
v Toutes autres tâches connexes qui pourraient
être confiées par le Secrétaire Exécutif.
Le Département de la Planification, des Etudes et du
Suivi comprend :
v le Service de la planification et de la
Coopération,
v le Service de la Statistique et du Suivi-évaluation
3- Le Département d'Ingénierie de
la Formation (DIF)
Ce département a pour mission, l'appui conseil,
l'instruction, la mise en oeuvre et la supervision des projets de formation
conformément aux dispositions du manuel de procédures techniques
du Fonds. A ce titre il est chargé notamment de :
v Organiser la planification et le suivi hebdomadaire des
activités ;
v Elaborer avec l'appui du département chargé de
la planification, le plan stratégique du service à traduire en
plan d'opérations annuel ;
v Effectuer des visites d'entreprises en vue d'appui conseil
et assistance à apporter aux entreprises et associations dans
l'élaboration des plans et projets de formation ;
v Apporter l'appui nécessaire aux promoteurs pour une
meilleure présentation des demandes de formation ;
v Instruire les plans et projets de formation ;
v Procéder à l'évaluation technique et
financière des demandes de formation et à la vérification
de leur conformité aux critères et spécifications du
manuel de procédures ;
v Assurer la mise en oeuvre des plans et projets de formation
conformément aux dispositions du manuel de procédures ;
v Organiser et assurer le suivi hebdomadaire des
activités du département ;
v Elaborer des rapports périodiques d'activités
à transmettre au département chargé de la planification
pour synthèse ;
v OEuvrer à l'amélioration continue de la
qualité des formations ;
v Organiser des rencontres périodiques avec les
organismes de formation en vue d'une amélioration permanente de la
qualité de l'offre ;
v Concevoir des méthodes et programmes destinés
à accélérer la procédure de mise en oeuvre des
actions de formation ;
v Développer des outils d'analyse et de suivi propres
à améliorer la méthode d'intervention du Fonds ;
v Améliorer le circuit de l'information en direction de
tous les usagers du FODEFCA ;
v Rechercher et conclure des partenariats avec des structures
d'appui aux groupes cibles pour une intervention efficace du Fonds ;
v Entretenir des liaisons nécessaires avec les autres
services pour assurer la coordination des activités ;
v Toutes autres tâches connexes qui pourraient
être confiées par le Secrétaire Exécutif.
Le Département de l'Ingénierie et de la
Formation comprend :
v le Service des Entreprises et de L'insertion
Professionnelle
v le Service de l'Artisanat et de l'Apprentissage et
v le Service des Organisations Paysannes.
4- Le Département Administratif et
Financier (DAF)
Le département administratif et financier a pour
mission, la gestion des ressources humaines, matérielles et
financières du Fonds. A ce titre, il est chargé de :
v Recruter et mettre en place un système
d'évaluation du personnel ;
v Gérer la carrière des agents du
Fonds ;
v Elaborer et mettre en oeuvre le plan de formation du
personnel avec la collaboration des autres départements ;
v Elaborer un code d'éthique de l'agent du
FODEFCA ;
v Assurer la communication interne ;
v Veiller à la performance au quotidien et engager
le Fonds à la démarche qualité ;
v Organiser l'accueil des usagers et des stagiaires ;
v Organiser et assurer le procès-verbal des
réunions mensuelles du personnel ;
v Organiser la planification et le suivi hebdomadaire des
activités du département ;
v Elaborer le plan stratégique du service à
traduire en plan d'opérations annuel ;
v Préparer et faire adopter par le Comité de
Gestion, le budget annuel du FODEFCA dans les délais prescrits ;
v Soumettre à bonne date le rapport d'exécution
du budget à l'adoption du Comité de Gestion puis, aux structures
compétentes ;
v Arrêter les états de synthèse des
comptes et les faire auditer ;
v Contrôler la régularité des ordres de
décaissement ;
v Assurer la tenue régulière des livres
comptables et le contrôle de caisse ;
v Assurer l'organisation et la supervision des
opérations de passation de marchés dans le respect des textes
applicables en la matière ;
v Apporter l'appui logistique adéquat aux
différents services du Fonds ;
v Assurer la gestion interne adéquate des
équipements, matériels et fournitures du FODEFCA ;
v Assurer un entretien correct des bureaux et maintenir le
matériel en bon état de fonctionnement et de
propreté ;
v Confectionner un fichier et faire l'inventaire des
immobilisations ;
v Réaliser l'étiquetage adéquat des
immobilisations ;
v Soumettre des rapports mensuels et trimestriels
d'activités et faire des propositions pour les plans d'action du
FODEFCA ;
v Toutes autres tâches connexes qui pourraient
être confiées par le secrétaire exécutif.
Le Département Administratif et Financier comprend:
v Le Service de la Comptabilité,
v Le Service du Matériel et de la Passation des
Marchés
v Le Service des Ressources Humaines.
5- Agence
L'agence est la représentation du FODEFCA dans la zone
territoriale d'intervention. A ce titre, elle est chargée de :
v Coordonner les activités du FODEFCA dans le ressort
territorial de sa compétence et y représenter le
Secrétaire Exécutif ;
v Instruire les demandes, monter les dossiers et superviser
les actions de formation ;
v Instruire et acheminer les dossiers éligibles au
financement du PIJA ;
v Assurer le recouvrement des crédits accordés
dans le cadre du PIJA.
L'agence dispose progressivement de services et d'agents
nécessaires à son fonctionnement.
6- Bureaux de liaison
Sous l'autorité du chef du Département de
l'Ingénierie de la Formation, ces bureaux sont chargés
de :
v Promouvoir la formation professionnelle par le conseil et
l'assistance aux entreprises et aux organisations en vue de
l'élaboration des plans de formation et des projets collectifs,
v Appuyer les promoteurs dans l'interprétation
adéquate des renseignements demandés et prescriptions
financières du fonds,
v Prospecter les bassins de formation en vue d'identifier les
besoins pertinents de formation des groupes cibles et d'assister les promoteurs
dans l'élaboration des demandes de financement,
v Entretenir des liaisons nécessaires avec tous les
services du Fonds pour assurer la coordination des activités,
v Produire toutes les informations nécessaires aux
parties prenantes (promoteurs, opérateurs,
bénéficiaires),
v Assurer la supervision technique des projets de formation en
cours d'exécution et le suivi post-formation,
v Améliorer au quotidien la qualité des
formations,
v Assurer le suivi de l'utilisation des ressources
financières liées aux activités des prestataires et
partenaires sous contrat,
v Assurer la supervision régulière des
activités des prestataires de services et partenaires sous contrat,
v Elaborer un rapport/compte rendu pour chaque visite de suivi
sur le terrain, en identifiant des problèmes rencontrés et en
proposant des mesures d'amélioration pour corriger les lacunes
observées dans la mise en oeuvre,
v Elaborer des rapports mensuels d'activités,
v Toutes autres tâches connexes visant à
améliorer le contenu du poste qui pourraient lui être
confiées par le chef du Département.
L'organigramme du Fonds de Développement de
l'Apprentissage et de la Formation Professionnelle Continue ci-après
donne une présentation nette de ses différents services.
ORGANIGRAMME DU FODEFCA
Comité de Gestion
Secrétaire Exécutif
Secrétaire de Direction
Cellule de Communication
Département Ingénierie
de la Formation
Département Planification,
Etude et Suivi
Département Administratif et
Financier
Agent Comptable
Service Organisations Paysannes
Service de l'Artisanat et de
l'Apprentissage
Service des Entreprises et de l'Insertion
Service de la Statistique et
du Suivi-Evaluation
Service de la Planification et
de la Coopération
Service des Ressources Humaines
Service des Finances et de la
Comptabilité
Service de la Passation des Marchés
Relation fonctionnelle
Relation de contrôle
II : Les tâches effectuées
Dans cette partie nous parlerons des activités que nous
avons effectuées et des difficultés rencontrées au cours
de notre stage.
A - Les activités effectuées
Ce sont les tâches quotidiennes effectuées au
secrétariat comme :
v Accueil des visiteurs : Le visiteur
est reçu à son arrivée par le secrétariat
administratif. La secrétaire administrative discute avec lui pour
connaître le motif de sa visite et la manière dont elle peut
l'aider. Si la personne recherchée, est présente la
secrétaire l'avertit et mène le visiteur à elle. Dans le
cas contraire, elle note les renseignements sur la fiche
préétablie.
v Téléphone : un appel
retentit, la secrétaire décroche et annonce : FODEFCA,
Bonjour ! Après avoir obtenu des renseignements sur
l'interlocuteur, on lui passe oriente son appel vers le service concerné
à l'aide de l'interphone.
Dans le cas où l'intéressé n'est pas
présent la présente fiche est remplie et déposée
sur son bureau. Celle-ci est valable pour l'accueil également.
Exemple de fiche de visite et d'appel
utilisée au FODEFCA
FODEFCA-COTONOU
FICHE DE VISITE / APPEL
Destinataire :..........................................................................
Date : ..................................
Heure :........................................
Identité :.................................................................................
Société :..................................................................................
Contact :.................................................................................
A téléphoné : A
été de passage :
Rappellera : Vous prie de le rappeler :
MESSAGE LAISSE :
...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................
v Traitement du courrier : Le traitement
du courrier varie selon qu'il s'agisse d'un courrier confidentiel ou non.
Si le courrier est
confidentiel il est directement envoyé au destinataire. Dans le cas
contraire, il est dépouillé puis enregistré dans un
registre " courrier arrivée". Après l'enregistrement et
l'annotation l'ensemble du courrier classé dans le parapheur est
envoyé au Secrétariat Exécutif. Après leur
étude, le Secrétariat Exécutif les transmet au
secrétariat. Ce dernier les transmet par l'intermédiaire du
cahier de transmission au service concerné après avoir fait des
copies.
En ce qui concerne le courrier départ, la
rédaction est faite soit par le Secrétaire Exécutif, soit
par la secrétaire ou par les services concernés. Avant son envoi
au destinataire sous pli fermé, soit par fax, soit par Internet selon
l'urgence, la secrétaire lui attribue un numéro, puis fait une
photocopie pour le classement et le courrier est envoyé au destinataire
soit par l'agent de liaison, ou l'intéressé lui-même est
appelé pour effectuer le retrait du courrier.
Vu l'importance du courrier, on fait au destinataire un
message téléphoné, en attendant qu'il reçoive la
copie.
Format du registre Courrier arrivée
utilisé au FODEFCA
|
DATE D'ARRIVEE
|
DATE ET N°
DE LA CORRESPONDANCE
|
EXPEDITEUR
|
OBJET
|
DATE ET N° DE LA REPONSE
|
|
|
|
|
|
Format du registre Courrier départ
utilisé au FODEFCA
|
NUMEROS D'ORDRE
|
NOMBRE DE PIECES
|
DATE DU DEPART
|
DESTINATAIRE
|
OBEJT
|
N° ARCHIVES
|
OBSERVATIONS
|
|
|
|
|
|
|
|
B - Les difficultés rencontrées
Au cours de notre stage nous n'avons pas rencontré de
difficultés majeures.
CHAPITRE II : CIRCULATION DE L'INFORMATION
AU FONDS DE DEVELOPPEMENT DE LA FORMATION
PROFESSIONNELLE CONTINUE ET DE L'APPRENTISSAGE
L'établissement public se définissant comme une
personne morale administrative chargée de gérer un service
public, il va sans dire que les buts recherchés ne peuvent être
atteints sans une politique préalablement établie. Cette
politique qui vise à créer un environnement propice à la
réussite de l'établissement sur l'information.
C'est dans cette optique que notre structure d'accueil qui
est un établissement public a besoin d'informations fiables pour son
évolution.
Dans ce chapitre, nous parlerons des types d'informations qui
existent au FODEFCA et montrerons comment elles circulent.
SECTION I : Les différents types
d'informations et leurs supports.
Dans cette section, nous parlerons des types d'informations et
de leurs supports.
I : Les différents types d'informations
A l'instar des informations de toutes les entreprises ;
celles du FODEFCA sont dualistes c'est - à - dire internes et externes.
A - Les informations internes
C'est celles qu'on retrouve à l'intérieur de
l'établissement. Elles sont véhiculées sous forme orale ou
écrite. Les moyens utilisés varient suivant la nature de
l'information.
Pour ce qui est des informations internes orales, les moyens
utilisés sont les entretiens et les réunions qui sont parfois
improvisés.
Quant aux informations écrites, elles sont sous forme
de notes de services, de comptes rendus, rapports d'activités ou
procès verbaux.
B - Les informations externes
Elles circulent entre FODEFCA et les artisans, et autres
personnes ou Institutions extérieures. Elles sont soit orales (appels
téléphoniques pour demander des renseignements etc.) ou
écrites sous forme de lettres envoyées par poste, manuellement,
par fax ou par courrier électronique.
Mais ces informations circulent-elles sans support ?
II : Les supports
Il existe deux types de supports au FODEFCA :
A - Supports papiers
On les appelle aussi imprimés. Que ce soit sur le plan
interne ou externe, ils constituent le principal support de l'information. Ces
imprimés se regroupent en deux (2) catégories :
· Les imprimés de liaison favorisant la
circulation de l'information
· Et les imprimés de position permettant le
stockage des informations.
FODEFCA vient de créer un document important qui sert
de supports : il s'agit du journal trimestriel le LEVIER qui est
déjà à son second numéro et qui a permis à
certains de connaître davantage cet institut.
B- Supports informatiques
Dans notre société d'accueil, tous les services
sont informatisés.
Les supports magnétiques sont les supports les
plus utilisés dans le domaine informatique. Ils sont de deux
sortes :
Ø le disque dur sert de supports aux logiciels et aux
fichiers,
Ø les clés USB permettent de sauvegarder ce qui
y est contenu, c'est-à-dire l'information sur le disque dur.
Ø FODEFCA a fait le lancement de son site
internet le 30 Septembre 2008. Nous espérons que cette
innovation permettra de mieux connaître FODEFCA et (lui
permettre aussi de recevoir plus d'informations de ses collaborateurs
extérieurs et partenaires) permettra aussi à FODEFCA de
recevoir plus d'informations de ses collaborateurs
extérieurs.
Après avoir énuméré les
différents types d'informations et leurs supports, nous montrerons
comment ces informations circulent.
SECTION II : Circulation de l'information au
FODEFCA
L'information, matière d'oeuvre de tout travail
administratif, doit circuler pour permettre la prise de décision et
l'exécution des opérations.
Dans l'entreprise, circulent plusieurs informations qui
doivent être adaptées aux besoins de celle-ci pour atteindre les
objectifs fixés. Nous allons voir dans cette section, la circulation de
l'information à l'intérieur et à l'extérieur de
l'entreprise.
I : Flux d'informations internes
Les informations internes sont celles qui proviennent du
personnel du fonds et circulent en leur sein. Elles empruntent les voies
suivantes
Le Secrétariat Exécutif émet
l'information qui passe par son Secrétariat pour atteindre les
différents services, puis transmet au personnel d'appui.
Les chefs services donnent des instructions au personnel
d'appui pour l'exécution de leurs tâches.
Les informations sont véhiculées soit par voie
orale (interphone, réunion, entretien etc.) soit par
l'intermédiaire des supports papiers et magnétiques tels
que : les notes de services, les rapports, les procès verbaux, les
comptes rendus des réunions, Exemple de papier magnétique etc.
A- Liaison entre la direction et les services
C'est l'information qui suit la voie hiérarchique. Elle
doit surtout circuler de haut vers le bas et est soit orale ou
écrite.
1- L'information orale
L'information orale est celle qui circule soit de bouche
à oreille, soit par un entretien, soit par téléphone. Le
FODEFCA a deux lignes directes et un fax. L'information orale circule
grâce à l'interphone installé dans tous les services.
2- L'information
écrite
Dans toute entreprise les documents doivent être
conservés durant un certain nombre d'années. C'est pourquoi
certaines informations doivent circuler à l'intérieur de
l'entreprise sous forme écrite. Ces informations sont produites sous
forme de texte et sont adressées à plusieurs personnes. Elles
servent de preuve à l'établissement.
Elles sont véhiculées à travers des
correspondances, des rapports, des notes de services, des fiches
téléphoniques. Ces documents sont à l'origine manuscrits.
Elles sont mises au net soit par la secrétaire soit par les agents des
services concernés.
Avant tout ceci, des directives sont données tous les
derniers mardis du mois au CODIR sur les activités du mois et le point
du mois écoulé est fait. Ceci est transmis aux chefs services
sous forme de compte rendu après rédaction par la
secrétaire et approbation du Secrétaire Exécutif.
B - Liaison entre les services
La secrétaire transmet des instructions reçues
des autres services par l'intermédiaire d'un cahier de transmission
interne s'il s'agit d'information écrite et par interphone s'il s'agit
d'information orale. Parfois c'est le phénomène inverse qui se
produit.
Paragraphe 2 : Flux d'informations externes
Les informations externes sont celles qui proviennent de
l'extérieur. Leur circulation s'observe surtout par l'arrivée du
courrier dans l'établissement.
Quel que soit le canal utilisé, le courrier arrive
d'abord au niveau du secrétariat. La secrétaire la traite et la
transmet au Secrétaire Exécutif. Ce dernier après
étude le transmet au service concerné. Nous pouvons donc dire que
le courrier arrivée suit toujours le même circuit.
Il s'agira pour nous de procéder d'abord à une
étude critique qui nous permettra de voir s'il existe des
problèmes auxquels nous tenterons par la suite d'apporter des essais de
solutions.
DEUXIEME PARTIE :
ANALYSE DYAGNOSTIQUE DE LA CIRCULATION
DE L'INFORMATION ET SUGGESTIONS
CHAPITRE I : ANALYSE DE LA CIRCULATION
L'INFORMATION AU FONDS DE DEVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE
CONTINUE ET DE L'APPRENTISSAGE
Dans la première section une théorie
générale sera donnée sur la circulation de l'information
et dans la deuxième, nous ferons une étude critique de la
circulation de l'information au FODEFCA.
SECTION I : Théorie Générale
sur la circulation de l'information
Dans le domaine administratif ou commercial, quel que soit
l'objectif poursuivi, l'activité administrative ou commerciale a besoin
d'une matière première : l'information. Nous parlerons de
l'information, sa provenance, ses caractéristiques, ses supports et sa
circulation.
I : Définitions, provenance,
caractéristiques et supports de
l'information
L'information est une ressource précieuse pour le
gestionnaire. Comme le rappelle si bien collet « l'information
constitue une richesse. Posséder de l'information, c'est assurer son
pouvoir ». Mais qu'est ce que l'information ?
Préface à l'information dans l'entreprise :
« pourquoi, comment » de GONTRAND , Paris, Edition
d'organisation.
A- Définitions et provenance
1- Définitions
Selon Larousse, l'information est une sorte d'enquête
que l'on mène pour constater un fait.
Dans le droit, c'est l'ensemble des actes qui ont pour objet
de faire la preuve d'une infraction.
L'information est généralement définie
comme tout renseignement, nouvelle donnée par un journal, par la radio
ou la télévision.
Sur le plan scientifique, l'information est l'acte qui
consiste à émettre. C'est un aller simple.
L'information est également définie comme le
contenu du message. Elle est non seulement tout élément, tout
système pouvant être transmis par un signal ou une combinaison de
signaux, mais également ce qui est transmis.
Message Signal Signal+Bruit Message reçu
Codeur
Décodeur
Canal
Bruit
Système de
transmission de l'information
Source : A. M.
ROSIE, théorie de l'information et de la communication,
Edition Dunod, Paris
Selon Claude Jean Bertrand dans l'introduction à la
presse, la radio et la télévision, l'information exprime le
contenu de l'échange entre l'émetteur et le récepteur.
Elle augmente la connaissance, diminue l'incertitude et permet
de prendre des décisions.
L'information a une provenance, des caractéristiques
propres et une utilité prévisible.
2- Provenance
Les sources d'information peuvent être externes à
l'établissement ou internes c'est-à-dire gérées par
ses services.
L'information peut être secondaire (préexistante
par rapport à un besoin de l'entreprise) ou primaire (collectée
en réponse à un besoin de l'entreprise).
L'information ou la donnée informationnelle n'a aucun
intérêt en elle- même. Elle n'existe pour le gestionnaire
que si elle présente une utilité, si elle entre dans la
réalisation des objectifs qu'il s'est fixé. Elle subira donc
quelques manipulations successives destinées à la rendre
opératoire.
3- Caractéristiques de
l'information
Pour être utile, une information doit présenter
certaines qualités :
v Pertinence :
L'information pertinente est bien adaptée aux besoins de ses
utilisateurs.
v Fiabilité :
L'information doit être digne de confiance, sûre,
contrôlée, exacte et mise à jour.
v Accessibilité :
L'information doit être facile à obtenir,
c'est-à-dire sans qu'il soit nécessaire de multiplier le nombre
de manipulations.
L'information se présente rarement sous une forme
directement exploitable.
Il est nécessaire de traiter la masse des
données reçues pour ne retenir que les informations
nécessaires à son activité ou les mettre à
disposition de celui qui en a besoin. Pour pouvoir être traitées
(lui faire subir les transformations indispensables à une utilisation
ultérieure) ou présentées (directement consultable et
utilisable par ses destinataires actuels ou potentiels) ou circulées
(parvenir aux destinataires actuels ou potentiels), les informations sont
portées sur des supports et exploitées par des
matériels.
4- Supports
Un support est un élément physique capable
d'enregistrer des informations de manière permanente ou temporaire, pour
les stocker, les restituer ou les transmettre : document imprimé,
écran, bande vidéo, disquette magnétique,
vidéodisque, microfiche, page écran du réseau des
réseaux « INTERNET ». Il évolue mais ne
disparaît pas.
II : La circulation de l'information.
Toute préparation ou exécution de
décision suppose une information avant toute circulation de
l'information.
Cette circulation n'emprunte pas toujours les mêmes
voies pour atteindre le destinataire.
L'information qui circule dans une
organisation ou un établissement suit un chemin formel ou informel. Elle
part du sommet au subordonnée et inversement et provient soit de
l'intérieur, soit de l'extérieur.
A - Circuit interne
Ce sont les informations qui circulent au sein d'une
organisation ou entreprise. Elles suivent un chemin formel ou informel.
- Information interne
formelle
L'information formelle est l'ensemble des informations
officielles, réglementées, codifiées. Elle suit la voie
hiérarchique et peut être descendante, ascendante et
latérale.
Information
descendante
L'information descendante est celle qui part du
supérieur hiérarchique vers le subordonné. Elle est soit
orale (circule de bouche à oreille, soit par téléphone),
soit écrite (note de service, ordre, circulaire, fiche
d'instruction).
Information
ascendante
L'information ascendante est celle qui part du
subordonné au supérieur hiérarchique. Elle circule sous
forme de notes d'information, de réunions, de rapports.
Information
latérale
L'information latérale circule entre les agents d'un
même niveau. Ecrite, elle est transmise sous forme de note de fiche et
orale, sous forme d'appel téléphonique, d'entretien.
- Information interne
informelle
L'information informelle est faite d'interactions non
prescrites par la structure d'autorité formelle ou par les
procédures de l'organisation. Ce sont les bruits ou les rumeurs.
On appelle bruit tous les éléments qui
gênent la transmission d'un message. Il peut être du
domaine :
v Technique : perturbation dans le
canal.
v Organisationnel : mauvaise
circulation de l'information dans l'établissement.
v Relationnel : la circulation de
l'information.
B - Circuit externe
C'est l'information qui circule à l'extérieur de
l'entreprise. Elle est souvent formelle et transmise sous forme écrite
(lettre, télécopie, courrier électronique) ou orale
(appels téléphoniques, entretiens).
SECTION II : Critiques de la circulation de
l'information.
Une étude qui se veut constructive doit tenir compte
aussi bien des aspects positifs que négatifs. C'est pourquoi, nous
verrons d'abord les atouts de l'établissement en matière de
circulation de l'information et par la suite nous évoquerons ses
insuffisances.
I : Les atouts de la circulation de l'information au
FODEFCA.
Ses atouts sont à reconnaître en matière
de circulation de l'information sur le plan interne et externe.
A - A l'intérieur de
l'établissement
Nous distinguerons les outils, les relais et les atouts
interpersonnels.
1 - Les outils
Comme outils, nous pouvons citer l'utilisation du
micro-ordinateur et l'installation de l'interphone dans tous les services de la
structure d'accueil.
2- Les relais
Les relais sont les diverses étapes par lesquelles un
courrier transite avant d'atteindre son destinataire. Dans la structure
d'accueil, le nombre réduit d'échelons hiérarchiques qui
ressort de l'organigramme de l'entreprise favorise une rapide circulation dans
la mesure où l'information va au destinataire.
3- Les atouts
interpersonnels
On entend par atouts interpersonnels la bonne ambiance de
travail qui existe entre les différents services de FODEFCA. Dans ces
conditions, le travail s'effectue dans la joie, la paix et la
convivialité. Ce qui permet à chacun d'apporter sa contribution
pour que les objectifs fixés soient atteints.
Il existe aussi d'autres atouts sur le plan externe.
B - A l'extérieur de l'entreprise
Les partenaires extérieurs surtout les artisans, les
actionnaires, les banques et d'autres Institutions liées à
l'établissement échangent régulièrement avec cette
dernière. Donc l'information circule bien.
En plus de cela, des moyens tels que le
téléphone, le fax et l'Internet sont utilisés et assurent
la rapidité, l'aisance et la facilité dans la circulation de
l'information.
En somme, FODEFCA en République du
Bénin apparaît comme l'un des rares établissements publics
exerçant dans le secteur artisanal. Où tous les artisans
cherchent à s'adhérer, donc les atouts au niveau de la
circulation de l'information doivent être retenus.
Mais de là, à croire que tout va bien serait une
utopie.
Ainsi, quelques insuffisances sont à noter dans la
circulation de l'information malgré les atouts
énumérés plus haut.
II : Les insuffisances de la circulation de
l'information.
Il s'agit des problèmes qui affectent la meilleure
circulation de l'information au FODEFCA. Ils s'observent à deux niveaux.
La circulation de l'information et les problèmes d'ordre
personnel
A - La circulation des documents et de
l'information
1- Au niveau de la circulation des
documents
Le problème se trouve au niveau du traitement de la
demande, de la transmission des documents et du classement du courrier.
a) Le traitement du
courrier
La manière de traiter le courrier est longue, voire
fastidieuse pour un jeune établissement qui cherche à innover.
b) La transmission et le classement du
courrier
On observe une lenteur dans la transmission du courrier, ce
qui entraîne des pertes de temps pour l'établissement.
Pour faciliter les recherches, les informations devraient
être rangées suivant un mode et un ordre de classement
déterminés car ceux appliqués à FODEFCA sont
inadéquats.
Par exemple, le courrier est classé soit au
secrétariat administratif soit au secrétariat exécutif. Au
moment de leur utilisation, la recherche est parfois difficile.
Ces insuffisances ne s'observent pas seulement au niveau de la
circulation des documents, on les retrouve également dans la circulation
de l'information elle-même.
1- La circulation de
l'information
Deux éléments gênent la circulation de
l'information au FODEFCA :
- les rumeurs
- les bruits.
Les rumeurs sont des informations qui circulent de bouche
à oreille à FODEFCA. Elles véhiculent souvent de fausses
informations et rendent difficile la prise de décision.
D'un autre côté, les bruits étant des
communications entre deux employés de service différents pour
coordonner leurs actions, ne sont pas choses du genre à faciliter la
circulation de l'information.
En plus de tout ceci, des insuffisances d'ordre professionnel
existent également.
B - Les insuffisances d'ordre professionnel
Les facteurs personnels agissent également sur le
rendement et la vie de l'établissement. Ils proviennent des situations
professionnelles ou privées.
1 - Les sources
professionnelles
Elles relèvent du domaine des relations existant entre
les agents et leurs supérieurs hiérarchiques. La communication
est parfois difficile entre le supérieur et son subordonné.
Cette situation ou la crainte du supérieur influence les agents et les
empêche parfois d'engager de vraies discussions sur le plan
professionnel. Toutes ces choses nuisent à la qualité de
l'information dans l'entreprise surtout quand on sait que seuls les
échanges d'idées favorisent l'élaboration d'une politique
cohérente.
2- Les sources
privées
Ce sont les ressentiments, les frustrations nourris par
certains à l'endroit de leurs collègues ou de leurs
supérieurs et qui ne peuvent pas être dévoilés au
grand jour.
En plus de ces frustrations, il règne une
atmosphère de suspicion dans l'établissement.
Après avoir parlé des atouts et des
insuffisances observés dans la circulation de l'information au FODEFCA,
nous proposons à présent des solutions pour son
amélioration.
CHAPITRE II : APPORTS POUR L'AMELIORATION
DE LA CIRCULATION DE L'INFORMATION AU FONDS DE
DEVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE ET DE L'APPRENTISSAGE
Eu égard à tout ce qui précède,
force nous est de noter que les informations ont besoin d'être
circulées autrement. Pour pallier les problèmes qui entravent une
meilleure circulation de l'information, des propositions seront faites pour
l'amélioration du système actuel d'une part et d'autre part pour
des innovations qui pourraient être faites.
SECTION I : Nécessité d'une
stratégie efficiente pour une
meilleure circulation de
l'information.
La stratégie efficace pour une meilleure circulation de
l'information repose sur la diminution des bruits et sur l'amélioration
du choix des canaux.
I : Diminution des bruits
L'établissement devrait procéder à la
diminution de bruits en améliorant :
v Sur le plan organisationnel : la
circulation des documents, la transmission de ces derniers et leurs
systèmes de stockage.
En ce qui concerne le traitement des courriers, nous proposons
une redistribution des tâches.
Pour la transmission de l'information, nous suggérons
l'établissement d'un bulletin de circulation.
Dans le cadre du courrier, les informations qu'ils
véhiculent doivent être conservées sur des supports pour
permettre une consultation à tout moment. Le support d'informations doit
être convenablement classé ; c'est-à-dire rangé
dans un ordre préétabli. Mais classer suppose la connaissance, la
maîtrise de certaines règles essentielles qui régissent
cette notion. Autrement dit, pour mieux exécuter les tâches, il
faut connaître les divers ordres et modes de classement.
Concernant les ordres de classement, ils sont au nombre de
sept dont trois fondamentaux (classements alphabétique,
idéologique, numérique) et quatre dérivés
(classements géographique, alphanumérique, chronologique et
décimal).
En effet, le choix d'un ordre de classement ne se fait pas au
hasard. Il faut plutôt tenir compte de la rapidité de la
recherche, la sécurité et l'extensibilité que procure cet
ordre. Un ordre de classement bien choisi doit être simple,
sécurisant, précis afin de faciliter la recherche.
Les modes de classement sont caractérisés par la
position des éléments à classer. Vous trouverez sur le
schéma en annexe N°1 les différents modes
de classements et les meubles correspondants.
Nous pensons que le classement chronologique qui se fait pour
le courrier-arrivée n'est pas adapté. Il serait souhaitable que
cet ordre soit réservé aux journaux, revues, magazines et les
copies des lettres envoyées à l'extérieur.
Les documents provenant des tiers (artisans), quant à
eux devraient être classés alphabétiquement,
c'est-à-dire en respectant l'ordre des lettres de l'alphabet. Ces
documents classés alphabétiquement devraient être
séparés par des intercalaires, signalisés afin d'indiquer
la tranche de classement.
Concernant les modes de rangement, le classement horizontal
devrait être adopté pour les différentes chemises à
sangle. Cela veut dire qu'elles doivent être posées à
plat, les unes sur les autres le dos face à l'utilisateur. Des chemises
seront mises sur le dos et porteront des indicatifs de classement et des
signalisations diverses (permettent de rendre visibles les
caractéristiques communes à un ensemble de dossiers, de fiches.
Elles peuvent être fixes : renseignements permanents ou
mobiles : renseignements temporaires ; les couleurs par exemple). Il
est souhaitable que les biblorhaptes continuent d'être classées
sur champ, le dos face à l'utilisateur et portant une inscription
à propos de la nature des documents qu'ils portent et leur année
d'établissement.
Par ailleurs, pour ce qui concerne le rangement des supports
magnétiques que sont les disquettes, il serait indiqué
qu'à l'intérieur de leur boîte, elles soient
séparées les unes des autres par des intercalaires en plastiques.
Elles seront disposées en position oblique, les unes après les
autres suivant un ordre alphabétique de leur dénomination.
Les comptes rendus et les rapports devront être
classés par types et par dates dans un dossier suspendu ou une
boîte à archives s'ils sont trop volumineux.
Enfin, nous proposons que tout document sorti d'un dossier
pour une longue durée soit remplacé par une fiche de substitution
et qu'un dossier sorti d'un meuble soit remplacé par un guide sorti
comme la montre l'annexe N°2.
v Sur le plan relationnel, il faut
éviter les attitudes et les comportements non favorables à la
circulation de l'information.
De plus, il faudrait que des mesures soient prises pour
décourager les causeries trop bruyantes dans les bureaux.
Nous exhortons le Secrétaire Exécutif à
créer un climat favorable pour mieux accueillir les stagiaires.
II : Amélioration du choix des canaux
Le canal étant le moyen utilisé pour atteindre
le récepteur, il faut éviter les perturbations dans le canal.
SECTION II : Les innovations à apporter
Les innovations à apporter sont tout ce qui n'existe
pas encore dans l'entreprise mais qu'il serait intéressant d'installer.
Ces innovations portent sur plusieurs domaines.
I : Les innovations techniques
Ces innovations portent sur les matériels ou appareils
qui sont nécessaires à l'établissement. Nous
suggérons au Secrétaire Exécutif du Fonds d'acheter une
machine électrique, car l'utilisation de cette dernière
faciliterait la procédure du traitement des courriers ; des
copieurs plus performants.
Nous proposons aussi l'installation d'un ordinateur central
dans l'établissement. Chaque service disposera d'un ou de plusieurs
terminaux et les fichiers sur supports magnétiques ne seront plus tenus
dans chaque service, mais exploités en lecture ou en écriture.
Les éléments de l'ensemble seront réunis par un
réseau :
v par câble privé au sein des mêmes
bâtiments ou entre bâtiments proches,
v par câble privé ou par ligne
téléphonique si les services ou l'établissement sont
éloignés géographiquement l'un de l'autre.
Ce réseau central d'ordinateur permettra au
Secrétaire Exécutif de prendre directement les informations dont
il a besoin. Cela permettrait à l'entreprise de gagner du temps et de
l'argent. Les informations seront transmises directement sur le
réseau.
Cette technique accéléra aussi la
procédure du traitement des courriers.
II : Les innovations professionnelles
Dans ce cas, nous suggérons que des réunions
sans ordre du jour précis soient organisées à l'attention
de tout le personnel de l'établissement au moins tous les lundis
même si cela prendra 20 mn. Au cours de ces réunions, des
discutions libres sur tous les sujets qui tiennent à coeur au personnel
seront débattues. Ceci permettra de mettre tout le monde en confiance
dans l'entreprise.
Nous suggérons le recrutement d'autres agents surtout
un secrétaire car accueillir les visiteurs, répondre au
téléphone, traiter les courriers, servir les autres
départements, cela fait que lorsqu'on l'appelle dans les autres
départements, elle n'arrive pas à répondre à temps.
Aussi le Fonds peut mener des activités qui puissent le faire
connaître d'avantage telles que la publicité à la radio,
à la télévision et sur Internet surtout qu'il dispose
actuellement d'un site.
CONCLUSION GENERALE
Toutes analyses faites, nous pouvons conclure que
l'information est la donnée la plus sensible et la plus importante de
tout établissement. A partir de ceci nous pouvons affirmer que la
circulation, occupe une place très importante dans la vie d'une
entreprise.
Nous avons donc essayé de faire ressortir les
dysfonctionnements observés dans la circulation de l'information.
Dans l'établissement, chacun doit avoir la
volonté de satisfaire les besoins des artisans ou des collaborateurs
avec lesquels il travaille.
A travers notre dossier-mémoire, nous n'avons pas la
prétention de proposer une panacée aux dysfonctionnements de la
circulation de l'information. Toutefois, nous osons croire que nos suggestions
permettront de résoudre un tant soit peu certains problèmes
auxquels l'établissement fait face.
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