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Contrôle de gestion: tableau de bord outil de performance et de pilotage

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par Imad Moutchou
ESG Maroc - MBA audit et contrôle de gestion  2009
  

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Paragraphe 3 : le système d'information

I- Définition :

Le système d'information prenant une place plus importante au sein d'une entreprise, il est constitué par :

Ø L'ensemble des informations circulant dans l'entreprise

Ø L'ensemble des moyens et procédures de recherche, de saisie, de traitement de ces informations.

Dans le but de les restituer sous une forme directement utilisable au moment utile afin de permettre la prise de décision stratégiques ou tactiques et d'améliorer le fonctionnement opérationnel de l'entreprise.

Le système d'information est donc en interactivité avec le système opérant qui lui fournit des informations et le système de pilotage auquel il fournit ces informations et duquel il reçoit des décisions entraînant des réactions sur le système opérant.

Une autre définition peut être reprise pour cerner la notion :

H-C-Lucas analyse le système d'information comme « l'ensemble des procédés organisées qui permettent de fournir l'information nécessaire à la prise de décision et/ou au contrôle de l'organisation ».

Les procédures de circulations et d'opération sur les informations constituent l'élément le plus opérationnel mais aussi ; bien sûre ; le plus difficile à mettre en ouvre dans le système d'information.

II- Les buts d'un système d'information

D'après J-L Peaicelle on distingue trois buts essentiels :

Ø Le contrôle : le système d'information est la mémoire de l'organisation, il traite des informations concernant le passé et permet de constituer un historique des situation, ce qui rend possible la détection des anomalies dans l'évolution. Il doit donc présenter comme caractéristique : la fiabilité.

Ø La coordination : le système d'information présente aussi un aspect dynamique car il traite aussi les informations concernant le présent et doit assurer la coordination entre les différents services (circulation des documents accompagnant les flux). Il doit donc présenter comme caractéristique : la rapidité.

Ø La décision : le système d'information traite aussi des informations concernant le futur. Il doit permettre la construction de scénarios et grâce à la simulation, il rend possible le choix d'une solution et donc la prise de décision. Il doit donc présenter comme caractéristique : la pertinence.

III- Les fonctions d'un système d'information

Ø L'écoute : les entreprises, insérées dans un environnement concurrentiel et évolutif, doivent faire de gros efforts pour être à l'écoute des évolutions naissantes des changements qui se dessinent dans les comportements des consommateurs pour saisir les opportunités et localiser les menaces de toutes sortes qui peuvent se présenter. « l'entreprise compétitive et celle qui sait se doter d'un système d'information efficace ». cette écoute « externe », qui collecte des ifnormations qualitatives et quantitatives utiles pour l'action à moyen et long terme, doit se doubler d'une écoute « interne » pour capter les informations concernant les informations de l'entreprise elle-même.

Ø La collecte : on distingue la collecte ponctuelle pour éclairer une décision particulière, non répétitive et la collecte systématique qui implique une information formatisée, structurée, hiérarchique, stockée en attente d'utilisation pour résoudre des problèmes répétitifs. Cette collecte nécessite la saisie sur un support (papier, disque magnétique...) permettant la conservation, le traitement ou la communication des informations.

Ø La mémorisation : les stockage des informations suppose l'utilisation de moyens techniques (dossiers, fichiers...) et organisationnels (méthode de classement, d'archivage...). Cette fonction est primordiale pour le contrôle car elle permet la conservation de l'historique indispensable pour suivre l'évolution des variables essentielles.

Ø Le traitement : c'est le processus qui permet d'obtenir les résultats. Il peut être manuel ou informatisé. Rappelons qu'il est important de ne pas confondre conception du système d'information et informatisation même si un nombre important de taches sont informatisées.

Ø La transmission : les lieux de saisie, de traitement et de d'utilisation des informations sont souvent différentes.

On distingue la circulation verticale descendante ( directives, ordres...) et ascendante (reporting, comptes rendus...) de la circulation horizontales facilitant la coordination entre les divers services.

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"Le doute est le commencement de la sagesse"   Aristote