(b) Le processus de placement, vers une efficacité
optimale
Comme nous l'avons décrit lors de la première
partie, la mise en place d'une opération de marketing
opérationnel se matérialise par une relation tripartite. Le
commanditaire, ici, décidant d'instaurer une opération de ce
type, mandate une société prestataire de service et lui soumet
son cahier des charges. Une même marque peut être à
l'origine de plusieurs campagnes. Par exemple, le groupe Orangina Schweppes,
dans le but de promouvoir un produit nouveau, planifie au national des
animations sur une marque et un thème précis. Chaque campagne
fluctue en fonction des périodes et notamment des saisons. Ainsi, une
marque de crèmes glacées telle que Häagen Dazs (du groupe
General Mills) préférera, pour des raisons stratégiques,
la période estivale pour orchestrer ses campagnes.
Précisons pour information qu'une marque est
communément rattachée à un groupe (exemple : les
marques Dove, Axe, Brut, Rexona, Signal, Cif, Knorr ou encore Alsa sont toutes
intrinsèques au groupe Unilever). De manière
générale une campagne est menée à un niveau
national au sein d'enseignes stratégiques à fort potentiel. La
société de marketing opérationnel ne coopère pas
directement avec les enseignes. Seules les marques entretiennent des relations
avec ces derniers jouant un rôle majeur dans la mise en avant des
produits à promouvoir.
Dans le cas de Circular France, une fois le type de campagne,
les conditions, le profil de poste établis, et la prise d'accord
signée par le commanditaire, les missions vont pouvoir être
créées au niveau national et réparties en fonction de leur
lieu d'exécution entre les différentes Directions
Régionales.
Afin de s'imprégner du cahier des charges de la
campagne, un document à la portée de l'ensemble des
collaborateurs appelé « note de direction
régionale » (cf. annexe 13) et symbolisant une
réelle fiche d'identité, peut être accessible via le
réseau local. Cette dernière permet en outre au chargé de
Back-office de prendre connaissance du profil requis, du mécanisme (type
de réalisation, offre promotionnelle, formation à dispenser,
composition des kits), des jours et des horaires. Le support utilisé
pour rendre compte des missions à placer est le système
informatique.
Plusieurs interfaces permettent de consulter les missions
à placer, l'identité des personnes affectées, l'ensemble
des missions réalisées ou à réalisées ainsi
que la base de données dans laquelle, le chargé de Back-office va
pouvoir puiser.
Le Back-office dispose d'un système informatique des
plus performants lui permettant d'avoir notamment accès à une
recherche assistée. La recherche assistée est une technologie
récemment intégrée à la centrale d'appel,
consistant à rechercher un profil en fonction de différents
critères (filtres). Par exemple, une mission
« Nivea » est à réaliser à Reims, le
chargé de Back-office va alors axer sa recherche sur les personnes
à proximité de la ville concernée et ayant un profil
vente-conseil en cosmétique et esthétique.
Ce n'est qu'après s'être informée sur la
mission en intégralité et avoir usé de la recherche
assistée que la personne en charge du placement peut prendre contact
avec les profils adéquats pour la leur proposer. Le Back-office est
chargée de la réception et de l'émission des appels.
Ainsi, il peut accorder une priorité aux personnes l'aillant
sollicité préalablement et disposant du profil, ou le cas
échéant, prendre contact avec un élément n'ayant
pas émis de demande antérieure.
La seule affectation de la personne via l'informatique suffit
pour amorcer l'édition du contrat, de la note de frais, du compte-rendu
d'activité (cf. annexe 14), et du livret de formation
(appelé « book de formation »). Ce dossier
administratif est alors transmis au futur collaborateur se devant de le
conserver jusqu'à rémunération de la mission trois
semaines après celle-ci. Le jour venu, il devra être dans la
capacité de présenter son contrat de travail ainsi qu'une
pièce d'identité à l'accueil du point de vente où
il est censé être missionné.
Le processus d'affectation était encore il y a quelques
années géré par des Assistantes de Direction
Régionale. Ce poste a été amené à
disparaître dans le but de laisser place à la création du
Back-office répondant à des critères de rapidité,
d'efficacité et réactivité nécessaires à la
bonne compétitivité d'une telle entité.
En somme, l'affectation demeure une phase scrupuleuse que la
société Circular France met au coeur de ses
préoccupations.
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