1.3 Quels sont les acteurs et comment est organisé
ce réseau documentaire ?
Avec le repli de la commune de Salon-de-Provence (13) en 2008,
le réseau regroupe actuellement trois(3) partenaires, à savoir
deux(2) communes et un(1) département : - Blagnac (31)
-Toulouse (31)
- Conseil Général du Tarn et Garonne (82)
La ville de Salon-de- Provence s'est retirée de ce
réseau documentaire après avoir alimenté la base
documentaire pendant vingt (20) ans. Le Service de Documentation était
chargé de traiter les revues concernant la doctrine. Cette commune ne
collaborait que pour cette seule prestation offerte par SIPYLA. Avec les
opportunités offertes par l'Internet et le départ à la
retraite annoncé de la
documentaliste, la Mairie de Salon- de- Provence a jugé
inutile de travailler en réseau documentaire. Un problème de
budget aussi s'est posé et le Service de Documentation en a
été victime. Le budget alloué pour l'acquisition des
revues a sensiblement été revu à la baisse. L'unité
documentaire ne pouvait donc plus alimenter la base vu son fonds documentaire
diminué par sa taille et par son contenu même avec l'aide du
réseau documentaire. Les autorités n'ont pas voulu trouver un
remplaçant pour des raisons budgétaires. Elles ont estimé
que le service de documentation était inutile. Il a été
dissout au départ de ce gestionnaire de l'information en 2009 mais cela
s'est officialisé en Mai 2010.
Les communes (Toulouse, Blagnac) et le
département(Tarn-et-Garonne) sont deux collectivités
territoriales différentes de par leur nature et de par leur taille. La
commune demeure parmi les divisions administratives la circonscription la plus
petite en France alors que le département est à la fois une
circonscription administrative déconcentrée et une
circonscription électorale. Des réseaux
documentaires se
créent généralement entre des zones géographiques
de même nature comme les communes d'une même communauté
d'agglomérations. Les membres de ce réseau documentaire sont
sortis de la généralité en se regroupant. Les agents de
ces Services de Documentation se communiquaient les informations avant la
création de ce réseau documentaire. Même s'il y a un
facteur qui les différencie, il n'a pas été une entrave
pour cette union. Leurs besoins documentaires étaient similaires comme
au niveau de l'agriculture avec les récoltes des paysans, les transports
avec la voie ferroviaire, l'éducation par le biais des
universités.
Dans la commune de Blagnac, l'entité de ce réseau
documentaire est le centre de documentation de la mairie de Blagnac. Il dispose
d'un fonds documentaire à
vocation interne, mais accessible au public. Des ouvrages de
référence comme les codes officiels, les recueils de
jurisprudence administrative, le Journal Officiel depuis 1900, ou encore des
revues spécialisées dans le domaine des collectivités
territoriales constituent la collection de ce centre de documentation. On peut
y consulter les données locales telles que le journal municipal, la
revue d'histoire locale, les procès-verbaux du conseil municipal, les
recueils des actes administratifs. Des informations sur le recensement et
concernant tous les secteurs d'activité de la ville sont
également disponibles. La taille de la ville induit l'existence d'un
centre documentaire.
Le représentant du réseau documentaire à
Toulouse demeure le service de documentation de la mairie. Avec les diverses
activités exercées au coeur de cette commune, la mairie de
Toulouse a jugé nécessaire de créer un centre de
documentation afin d'avoir une vision claire et de maitriser la gestion de
toutes les informations concernant les secteurs d'intervention de la ville. Le
Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne
est le troisième membre de ce réseau documentaire.
La distribution des tâches est indispensable dans ce
réseau. Ayant tous le droit d'alimenter la base documentaire, les
membres veillent à assurer une relative polyvalence dans les
activités documentaires. La répartition de l'alimentation de la
base s'est faite suivant les quatre (4) types de textes qui ont permis de
définir un sous classement des documents édités. Rappelons
que le SIPYLA est le responsable du fonctionnement du réseau
documentaire. Les compétences et les appétences des membres de
l'équipe sont prises en compte dans l'attribution des tâches. Ce
syndicat mobilisera les compétences spécifiques que chaque
service documentaire aura pu
développer individuellement au fil des
expériences passées : connaissance d'un domaine
thématique, maîtrise d'une technique, documentaire ou non comme la
rédaction, la programmation html même d'un outil notamment
l'interrogation de banques de données. Le Service de documentation du
Conseil Général de Tarn-etGaronne est chargé de
gérer les revues traitant de la bibliographie. Quant au Service de
documentation de la ville de Blagnac, il s'occupe des périodiques de la
jurisprudence. Les documents qui ont comme thèmes, la législation
et la doctrine sont placés sous la responsabilité du Service de
documentation de la ville de Toulouse. D'après la dernière mise
à jour (04/08/2009) de la liste des revues exploitées, c'est
cette répartition qui est faite. Pour faciliter le travail de chaque
unité documentaire, un champ est réservé dans la base pour
mentionner la collectivité qui a traité le document.
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