Mise en place d'un réseau documentaire au sein des collectivités territoriales: l'exemple de SIDOCA du service de documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne

2. Exemples de réseaux documentaires de collectivités en Europe

²² Interdoc Association des documentalistes de collectivités territoriales . Présentation de l'association et du réseau.[en ligne], accessible à l'adresse : http://www.interdoc.asso.fr/public/deuxmots.php. Ressource consultée le 07 avril 2010.

En Angleterre, des collectivités territoriales se regroupent autour d'un réseau documentaire anglais appelé Hatrics. Né en 1964, ce réseau coopératif de bibliothèques et de centres d'information du sud de l'Angleterre a pour objectif le soutien économique de la région à travers une infrastructure locale de renseignements commerciaux et industriels. Ce réseau s'est développé au fil des années jusqu'à devenir, en 1990, une association des secteurs public et privé. 80% de ses membres sont des entreprises du privé de tailles diverses. Quatre cents(400) organismes font partie d'Hatrics (un annuaire des participants est publié chaque année). Parmi eux, il y a des établissements publics (BM, lycées...) mais également des multinationales (IBM, Marconi etc.) et des P.M.E. Les adhérents paient une cotisation annuelle. Un bulletin d'informations paraît tous les trimestres. Hatrics a pour objectif de favoriser la croissance économique d'une région, et en ce sens, il est dépendant de la volonté politique des administrations régionales. Les universités et les collèges collaborent activement à ce réseau. Le réseau Hatrics, en multipliant liens et contacts, offre des avantages à chacun (PME, établissements publics, multinationales).

Pour les adhérents, l'information et le conseil sont le service essentiel d'Hatrics. « Coopérer pour informer n'empêche pas les entreprises d'échanger produits et services multiples. » L'Hampshire County Library, membre du secteur public, est responsable de l'administration de Hatrics. Les cotisations sont aussitôt réinvesties dans l'organisation (rémunération d'employés, paiement de la publicité et de la promotion du service). Hatrics est organisé comme une entreprise, avec un président, un comité exécutif, des représentants d'usagers, une assemblée générale

annuelle et une comptabilité propre. L'essentiel des services de renseignement est subventionné par le réseau. Les séminaires, les cours, les visites, les rencontres rapportent de l'argent. Pour un fonctionnement optimal, le personnel concerné est régulièrement formé, l'avantage du réseau étant de posséder un vivier de formateurs et d'experts. Le point faible de ce réseau réside dans les moyens trop limités pour traiter le volume de transactions, ce qui fait que les réponses sont longues à venir. Les adhérents organisent le partage des ressources entre eux. On trouve ainsi des collections d'annuaires, de normes britanniques et de brevets dans les bibliothèques publiques, des collections de périodiques et de documents de recherche dans les bibliothèques universitaires, des normes étrangères et des comptes rendus de conférences dans le secteur privé. Savoir qu'il n'est pas nécessaire d'acheter tel titre ou telle collection ni de s'abonner à tel serveur en ligne quand un autre membre l'a déjà fait offre un avantage financier non négligeable. Pour la réussite du réseau Hatrics, plusieurs éléments sont réunis et sont nécessaires :

- l'intention politique (volonté des politiques à travers le secteur public de soutenir ce réseau)

- la compatibilité des caractères (objectifs identiques et souhait de réussite, même si des dissensions existent) ;

- la sensibilisation du monde des affaires.²³

L'élaboration du bulletin documentaire est un point commun que ce réseau a avec
celui de SIDOCA. Une volonté politique aussi se dégage souvent pour aider
SIDOCA à se développer. Ces deux réseaux regroupent les unités documentaires

²³ Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'Information et des Bibliothèques. Un réseau documentaire anglais Hatrics.[en ligne], accessible à l'adresse : http://www.enssib.fr/bibliothequenumerique/document-brut-30630.Ressource consultée le 07 avril 2010.

avec qui ils partagent les mêmes sphères géographiques. En revanche, les entités de ce réseau n'ont aucun rapport avec celui du service privé.

En Suisse, REseau ROmand (RERO) désigne le réseau des bibliothèques de Suisse occidentale. C'est un réseau informatisé comprenant près de cent quatre vingt (180) bibliothèques scientifiques situées en Suisse romande. La plupart font partie des quatre (4) universités romandes (Fribourg, Genève, Lausanne, Neuchâtel) fréquentées par trente cinq mille (35000) étudiants mais d'autres bibliothèques participent également (bibliothèques de musées). Le catalogue collectif RERO donne accès à quelque 4.8 millions de références bibliographiques permettant de localiser plus de 10 millions de documents dans un rayon géographique de 100 km. Ce catalogue permet également de localiser 222'400 périodiques dont 3'169 périodiques électroniques. d'organismes, cantonales). La taille des bibliothèques composant RERO est très variable allant de deux (2) millions de volumes (Bibliothèque cantonale et universitaire de Fribourg) à quelques centaines d'ouvrages spécialisés pour des bibliothèques de départements ou instituts universitaires. Les collections totales que possèdent les bibliothèques de quarante deux (42) RERO se montent à plus de neuf(9) millions de volumes, alors que leurs crédits d'acquisitions dépassent les onze (11) millions de francs suisses (valeur 1998).

Ces différentes bibliothèques sont fréquentées par un public de plus de cent mille (100 000) lecteurs. RERO utilise Internet et l'infrastructure de télécommunications SWITCH (Swiss Telecommunication System for Higher Education and Research, équivalent de Renater en France). Depuis 1999, six(6) bibliothèques membres de RERO procèdent au déchargement de notices à partir d'OCLC. RERO publie de nombreuses bibliographies spécialisées ou régionales. Le réseau romand est placé sous l'égide de la Conférence de Suisse occidentale(CUSO) qui réunit les ministres de l'éducation des différents cantons romands et des recteurs des universités romandes. Celui-ci désigne un conseil exécutif de membres chargé de la gestion générale du réseau. Les orientations bibliothéconomiques à moyen et long terme sont proposées par le CDROM (Conseil des directeurs des bibliothèques romandes).²⁴ Le financement de RERO est assuré par plusieurs sources. Chaque bibliothèque doit payer annuellement une taxe de base ainsi qu'un émolument proportionnel à son crédit d'acquisition, alors qu'un bonus lui est accordé selon le nombre de notices originales qu'elle a apportées à la base de données commune. Des subventions de la Confédération soutiennent l'achat du matériel informatique. Le budget annuel de RERO est de 2,6 millions de francs suisses (10,4 millions de francs

²⁴ RERO. Informations générales.[en ligne], accessible à l'adresse : http://www.rero.ch/page.php? section=infos&pageid=rero_info. Ressource consultée le 15 avril 2010.

français), dont 0,15 million de subvention fédérale (0,6 million de francs français). Le réseau est géré par une équipe composée d'un directeur, d'une équipe informatique de quatre (4) personnes, d'une autre, bibliothéconomique, de cinq(5) personnes, d'un(1) ingénieur responsable des projets nouveaux et d'une(1) secrétaire. Avec près de trois(3) millions de notices, le réseau romand constitue aujourd'hui un des plus importants catalogues collectifs francophones.²⁵ Ce réseau possède un financement qui est largement supérieur aux prétentions du réseau SIDOCA. Le Service de Documentation de Tarn-et-Garonne est placé sous la houlette du Conseil Général, celui de Blagnac à la Ville de même que celui de Toulouse alors que RERO est basé sous une Confédération. Le taux de fréquentation de RERO est difficile à atteindre par les entités de SIDOCA. Cependant, elles peuvent s'inspirer de cette association documentaire en réalisant et publiant de nombreuses bibliographies spécialisées. Ces produits documentaires peuvent traiter les différents domaines d'intervention des autorités de Toulouse, Blagnac et Tarn-etGaronne. Ils pourront aussi intéresser le public externe comme les chercheurs et les étudiants.

Tous ces réseaux ont un objectif commun qui est de favoriser l'accessibilité des documents et de rendre le travail efficace entre unités documentaires. Avec ces réseaux documentaires, un partage des ressources, mais aussi du travail documentaire est assuré. L'intention générale de tous ces types de réseau est d'essayer de systématiser des notions, des normes, des conventions qui permettent d'améliorer les échanges, de s'efforcer de planifier la mise en place de

²⁵ Odile JULLIEN. Le réseau documentaire calédonien. Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'Information et des Bibliothèques. 2001, p.75-76.

structures de coordination et d'information et de tenter de rationnaliser les pratiques documentaires, les réalisations collectives, les projets régionaux.