Essai de mise en place de système de gestion et de prévision de trésorerie au sein d'une ASBL. Cas de APED ASBL

Chapitre troisième

GESTION DE FONDS DE APED ^asbi

2.1. Introduction

Quelle que soit la nature de l'association à laquelle vous appartenez, elle fonctionne forcément avec l'argent. L'argent appartient à l'association en tant qu'entité, non aux membres. Le responsable des fonds d'APED asbl, son trésorier (chargé de finances), vise à agir au mieux dans l'intérêt présent et futur des membres de l'organisation.

2.2. La gestion des fonds au sein de APED asbi

La gestion efficace des fonds d'APED asbl peut procurer une réelle satisfaction au trésorier. Comme toute activité de groupe, la gestion comporte un certain nombre de règles et de procédures à suivre. C'est ce que ce chapitre se propose de faire : indiquer aux gestionnaires d'APED asbl comment gérer les fonds de leur association comme s'il s'agissait d'une entreprise privée.

2.3. Les institutions des Micro financières

L'histoire de la micro finance en RD du Congo s'inscrit dans la durée. Elle a démarré sous la période coloniale avec des sociétés de type coopératif. Entre 1970 et 1990, des COOPEC (Coopératives d'Epargne et de Crédit) ont émergé dans le pays et se sont implantées dans des endroits reculés dépourvus de banques. La micro finance en RD Congo représente une opportunité non seulement pour les opérateurs nationaux mais aussi les ONG internationales, organismes internationaux, etc⁴⁷. Les congolais utilisent les institutions financières de plusieurs façons. Ils leur confient, par exemple, la plus grande partie de leurs épargnes, et ils jouissent, grâce à elles, de la commodité d'émettre des chèques quand bon leur semble.

Bien que la plupart des banques à charte, des établissements de crédit coopératif et des fiducies offrent toute une panoplie de services, ce travail se limite aux plus courants.

Traiter avec une institution des Micro finance s'avère très important pour APED asbl, le gestionnaire d'APED asbl doit bien choisir l'institution de Micro financière et voir ensuite dans quelle mesure elle pourra être à utile l'organisation. Le choix de l'IMF doit tenir compte de sa crédibilité, de sa solvabilité et de son taux d'intérêt pour le crédit et pour l'épargne à terme.

⁴⁷ Djibril KUVITUANGA NSIMBA, Microfinance et les ONGs de financement de PME et PMI et la lutte contre la pauvreté en RDC.

2.4. Pourquoi APED asbl doit utiliser les services d'une institution de Micro finance?

APED asbl peut être comparée à un commerce ou à une entreprise : elle a besoin d'un système lui permettant de garder en sécurité ses fonds, de gagner des intérêts sur les fonds qu'il n'est pas nécessaire d'utiliser immédiatement, de disposer d'une méthode de paiement des factures, et de recevoir un relevé de ses transactions à intervalle régulier.

En tant que gestionnaire de finances (trésorier) APED asbl, vous ne voulez pas vous charger de fortes sommes en argent liquide, ni régler les factures en espèces (les chèques sont bien plus commodes).

APED asbl aura donc besoin de deux types de comptes :

1. Un compte courant

Ce compte sert aux transactions quotidiennes - dépôts correspondant aux entrées et émission de chèques selon le montant des factures. Une fois par mois, ou plus souvent si nécessaire, l'institution Micro finance enverra à l'organisation (APED asbl) bien attendu un relevé faisant mention des dépôts (rentrées financières) et retraits (sorties d'argent) effectués durant le mois. Ces opérations sont appelées transactions. Au même moment, l'institution financière vous fera parvenir les chèques que vous avez émis. Ces derniers seront estampillés "annulé", ce qui montre qu'ils ont été payés à qui de droit et deviennent, dès lors, des reçus.

Le compte courant ne rapporte pas d'intérêt et les transactions effectuées ne sont facturables quand il s'agit des COOPEC. Il est bon de comparer plusieurs Institutions de Micro finance, les COOPEC, les MECRE, etc. par exemple pour voir les frais exigibles pour les services offerts et choisir ensuite celle qui arrange le mieux l'organisation.

2. Un compte d'épargne

Ce compte est destiné à l'argent que l'association n'utilisera pas dans l'immédiat. On ne peut tirer de chèques sur ce compte. Par contre, on peut y effectuer des retraits à tout moment ou virer n'importe quel montant au compte courant. Etant donné que l'IMF "emprunte" en quelque sorte votre argent, elle vous paiera de ce fait des intérêts.

Dans la plupart des cas, on ne paie pas de frais pour les opérations effectuées sur un compte d'épargne. D'où, il est très nécessaire à APED asbl de faire des Epargnes à terme pour bénéficié des intérêts. Par exemple, placer les excédents de trésorerie de chaque mois. Les intérêts issus de ce placement constituent son autofinancement.

2.5. Les signataires autorisés

La plupart des associations exigent que les chèques et les retraits soient signés par deux membres dont l'un, généralement, est le trésorier. Dans certaines associations, il arrive que d'autres membres disposent du droit de signature. Toute émission de chèque et tout retrait doivent porter la signature de deux personnes autorisées à passer un tel acte. APED asbl n'échappe pas à ce principe.

Le retrait des fonds du compte de l'APED asbl exige deux signatures en principe : celle du Coordinateur et celle du Président ou son délégué membre du Conseil d'Administration, selon les dispositions du Règlement Intérieur. L'un de ces deux signataires cités peut effectuer des retraits le cas échéant.

Généralement, l'IMF demande la liste des postes d'autorité de l'association (i.e. président, vice-président, Coordonnateur, etc.) et l'identification des membres disposant du droit de signature. Chacun de ceux-ci doit fournir un spécimen de signature de façon à ce qu'on puisse vérifier les signatures sur les chèques émis au nom de l'association

En cas de démission ou de révocation d'un membre signataire du compte, le Conseil d'Administration désigne son remplaçant et l'IMF doit en être avisée et que de nouveaux spécimens de signatures doivent être fournis.

2.6. Les rentrées d'argent

Les rentrées financières de l'association sont reçues en espèces ou en chèques. Elles peuvent provenir soit des membres effectifs (cotisations ; droits d'adhésion, etc) ou soit de règlement de dette de tiers envers APED asbl soit de retour d'argent sur les avances de frais de mission (perdiem).

Lorsqu'APED asbl reçoit l'argent en espèce, un récépissé ou un reçu doit être émis pour tout montant d'argent perçu par APED asbl. Le récépissé ou reçu doit porter le logo et la dénomination d'APED, la date, le nom du payeur, l'objet ou le motif du paiement et le montant versé. Enfin, le payeur et le caissier doivent contresigner ce reçu. Notez que ce reçu doit être renuméroté et avec deux souches chacun de couleurs différentes dont l'original sera remis au payeur, une souche à la comptabilité et une autre reste à la caisse.

Lors de la réception des chèques, la même procédure est requise pour l'encaissement du chèque et le numéro de chèque reçu doit être mentionné sur le récépissé (reçu). Le montant figurant sur les récépissés doit être égal au montant des chèques déposés à la banque. Les rentrées d'argent doivent être déposées à la banque sans délai. En outre, assurez-vous que les chèques ont bien été libellés au nom d'APED asbl. Dans le cas où un chèque aurait été libellé au nom d'une personne, veillez à ce qu'il soit signé et qu'il porte à l'endos la mention "pour dépôt seulement au compte de (nom de APED asbl)".

Voici un modèle classique de récépissé ou reçu

Logo de APED asbl Date : ...../...../20...

Montant en chiffre

RECU N° 0001(pré impñmé)

Reçu de

La somme de (en toute lettres) :

Pour le motif suivant : ..

Nom et signature du Payeur Nom et Signature du Caissier

Source : nous même.

2.7. Le règlement des factures

Pour diminuer le risque de vol et perte d'argent, tous les paiements supérieurs à quarante dollars américains (40 $ usd) devront être effectués par chèque, jamais en espèces. Un chèque est un ordre écrit que vous donnez pour payer une certaine somme à la personne ou à l'organisation dont le nom est mentionné.

Les factures de l'association peuvent être présentées au trésorier sous forme de note ou de reçu de caisse qui a déjà été payé, ou encore de facture non payée. Dans le dernier cas, le trésorier paie directement le fournisseur. Le trésorier ne doit jamais payer pour une dépense sans détenir un reçu ou une facture.

Les reçus et les factures se rapportant à des dépenses doivent porter la date, le nom de la personne ou de la compagnie bénéficiaire, le montant en dollars, le numéro du chèque et l'objet de la dépense (par exemple: loyer, frais d'affranchissement, etc.).

2.8. La fermeture d'un compte

S'il arrive que, pour une raison ou une autre, APED asbl n'a plus besoin d'un compte, il devra communiquer à l'IMF le montant des chèques en circulation. Celle-ci remettra à APED asbl le solde en espèces ou se chargera de le virer vers une autre institution conformément instructions de APED asbl. Car dit-on, Il est préférable de solder un compte dont on n'a plus besoin plutôt que de le maintenir avec une somme symbolique, ce qui indique un certain désordre dans la tenue des livres de l'association, et impose une corvée inutile à l'IMF.

2.9. La tenue des livres

Chaque organisation doit tenir des documents comptables, qu'on appelle communément "les livres". Bon nombre d'associations n'ont besoin que d'un Grand Livre.

Le Grand Livre est un registre à feuilles mobiles où sont consignées toutes les transactions. Il donne toutes les informations concernant les rentrées (crédits) et les sorties (débits) de l'association. On recommande d'utiliser un système de comptabilité à double entrée. En règle générale, les livres de l'association doivent être tenus par le trésorier élu. Il arrive que le secrétaire remplisse la fonction de trésorier dans certaines associations. Dans APED asbl, c'est le chargé de l'administration et des finances qui se charge de la gestion de trésorerie.

· Le Registre de banque et ou de caisse

APED asbl doit enregistrer quotidiennement toutes les opérations des banques ou des caisses telle que : - Les pièces comptables de Déboursement de fonds par chèque

- Les pièces comptables de déboursement de fonds des frais de banque au vu des relevés ou des avis de banque

- Toute autre dépenses faite par la banne que et par la caisse de APED asbl avec une pièce comptable de Déboursement de fonds

- Les pièces comptables de recette de fonds par chèque

- Toute autre recette faite par la banque ou la caisse avec une pièce comptable de recette de fonds.

· Le registre de la petite caisse

Le registre de la petite caisse n'enregistre que les dépenses de la petite caisse telles que :

- Les dépenses seulement inférieur ou égal à 40 $ ;

- Les recettes pour le renflouement de la petite caisse.

Tous les bons de caisse de la petite caisse sont joints au bon de déboursement de la banque pour le chèque de renflouement.

· Le registre des opérations diverses

Ce registre enregistre toutes les opérations qui ne sont pas de la banque, ni de la caisse s'il ya lieu, ni de la petite caisse. Ce sont particulièrement :

- Les corrections d'erreur

- Le reclassement des transactions rejetées par les bailleurs de fonds

- Les justifications des avances au personnel pour les missions de APED asbl (voyage, formation, séminaire, etc) - Les déductions de salaire des employés en remboursement des avances qu'ils ont perçus

Les enregistrements de tous les bons de caisses et de banque doit se faire QUOTIDIENNEMENT ET IMMEDIATEMENT après leur approbation par qui de droit de APED asbl afin de tenir les registres à jour. Ainsi les registres sont arrêtés MENSUELLEMENT. Ils doivent être préparés, vérifiés et approuvés par qui de droit d'APED asbl

2.10. Le rapport financier

Le trésorier doit faire un compte-rendu de la situation financière de l'APED asbl à chaque assemblée générale. Sauf si le bureau exige des états financiers complets, ce rapport ne comprend que :

· La date du dernier rapport et le solde à cette date

· Toutes les recettes (crédits) depuis le rapport précédent

· Toutes les dépenses (débits) depuis le rapport précédent

· La date du présent rapport et le solde à cette date

2.11. La prise de décisions

Comme APED asbl doit souvent prendre des décisions quant à la façon de dépenser les fonds dont elle dispose, il est important que le trésorier apporte un état des revenus et dépenses de l'année précédente aux réunions. Ceci permet au Conseil d'Administration de APED asbl de disposer de repères pour guider ses prises de décisions.

2.12. La conciliation bancaire

La réconciliation bancaire est le document officiel qui fait état de la situation des fonds disponible en banque. Elle justifie la différence entre le solde d'APED asbl dans ses livres et le solde d'APED asbl à la Banque ou l'IMF. Elle réconcilie le solde APED asbl à la fin d'une période à la banque et dans ses livres. Pour ce faire, on prend en considération :

- Les soldes de fin de période (solde au livre et solde présenté par la banque ou l'IMF selon le relevé de compte) ;

- Les chèques en circulation qui ne sont pas payés par la banque à déduire du solde à la banque

- Les dépôts en circulation que la banque n'a pas encore enregistrés à ajouter au solde à la banque

- Les écritures passées par la banque et qui ont été omis dans le registre ou livres d'APED asbl à déduire du solde à la banque ou à ajouter au solde à la banque selon qu'elles sont des recettes ou des dépenses.

Le document qui sert de pièce justificative à la conciliation bancaire est l'état de compte ou relevé bancaire de la période en question. APED asbl doit veiller à annexer ce document à chaque rapport envoyé aux bailleurs de fonds. Ces documents sont donc indispensables pour la vérification de la balance de clôture. Ils doivent accompagner obligatoirement les rapports financiers.

Les documents financiers de l'association doivent être soigneusement conservés en lieu stir.

Le trésorier doit conserver un dossier séparé comprenant les relevés de compte et les chèques payés, les factures et les reçus, les bordereaux de dépôt et les récépissés, ainsi que les documents comptables. Un dossier distinct doit être monté pour chaque année. Les archives de l'APED asbl doivent être conservées pendant au moins sept ans, en un lieu où elles ne risquent aucune détérioration. Si possible, elles doivent être mises dans un endroit à l'épreuve du feu ou dans un coffret de sureté à votre institution bancaire.

2.13 La vérification des comptes

Les comptes d'APED asbl doivent être vérifiés une fois l'an par une personne autre que le trésorier ou un membre du bureau. Cette personne, qui pourrait éventuellement être accréditée par le bureau, s'appelle un vérificateur. Cette personne a pour fonction de veiller à l'exactitude des documents comptables. Un rapport du vérificateur quant à l'exactitude des documents comptables doit être présenté à l'assemblée générale.

3. Conclusion

TROISIEME PARTIE

CRITIQUES ET SUGGESTIONS

CHAPITRE PREMIER
CRITIQUES

Il serait juste d'observer que notre démarche n'a d'autres ambitions que de contribuer une fois de plus au bon fonctionnement des structures existantes. De même, nous louons les efforts considérables des responsables qui mettent tout en euvre afin de hisser l'APED asbl parmi les ONG de Développement de Bukavu au Sud Kivu. Nous tenons à signifier la convivialité, la communion et l'entraide qui existe entre les collaborateurs. Cette ambiance énormément facilite l'obtention de certaines informations dans un bref délai.

En effet, nous voudrions ici relever d'autres éléments, qui pour nous, constituent un frein aux réalisations d'un résultat maximum qu'aurait pu atteindre cette ONGD.

I. AU NIVEAU DU SUIVI DE LA TRESORERIE

Lorsqu'on met en place un système de gestion prévisionnelle au sein d'une ONG ou une asbl, on se prépare à le suivre avec attention, tel n'est pas le cas à APED asbl. Elle oublie ainsi tous les problèmes associés aux fluctuations quotidiennes du stock de liquidité et réduit, de ce fait, l'efficacité de leurs anticipations.

En effet, l'ensemble des flux générateurs de liquidités sont effectués dans le cadre de la gestion quotidienne. Ces entrées et sorties n'étant pas synchronisées, apparaît très souvent un décalage dans leur date d'enregistrement. Or, cette mauvaise coordination de ces mouvements monétaires se traduit par un excès de fonds immobilisés ou un manque de fonds qui entraine à cet effet une suspension momentanée des activités. Dans ce cas, c'est la rentabilité et la solvabilité à court terme qui sont très sévèrement atteintes par une accumulation inutile des fonds immobilisés ou une rupture de liquidité.

II. AU NIVEAU DU COMPTE BANQUE

APED asbl dispose en son sein un compte bancaire dont seul le Coordonnateur est habilité à effectuer les opérations de retrait. Après les opérations de celui-ci, le chargé de l'administration et des finances et les trésoriers ne reçoivent aucune information pouvant faire l'objet d'écritures comptables. Partant de ce fait, nous pouvons affirmer que l'APED asbl ne dispose pas de compte, car il s'agit d'un compte destiné à la rémunération du coordonnateur. Cette manière de gérer le compte banque ne peut pas permettre au gestionnaire de finances ou de mener les actions correctives en cas d'insuffisance de trésorerie ou en cas d'accumulation inutile des fonds immobilisés.

CHAPITRE DEUXIEME
SUGGESTIONS

Eu égard aux problèmes constatés tout au long de notre étude, il serait très important de formuler des suggestions sous forme des pistes des solutions aux problèmes observés dans la gestion périodique de la trésorerie de l'APED.

I. AU NIVEAU DU SUIVI DE LA TRESORERIE

Il apparaît nécessaire de mettre en place un mécanisme capable de saisir toutes les informations portant sur les flux quotidiens de liquidités afin de préétablir un équilibre aussi constant que possible entre les sorties et les entrées. L'examen de ces décalages continu et l'anticipation des actions régulatrices associées passent nécessairement par l'établissement d'un document contenant les prévisions de l'évolution quotidienne de l'encaisse.

Le rôle et la place d'un tel outil dans le système de gestion prévisionnelle apparaissent, non seulement, à travers sa définition par rapport à l'activité quotidienne de l'organisation, mais aussi, par son rattachement aux prévisions financières initialement établies.

L'APED asbl devra se donner les moyens de dégager un excédent régulier pour financer son patrimoine et constituer des réserves. C'est l'application d'un principe élémentaire de prudence. Il faut donc définitivement tordre le coup au mythe selon lequel le but non lucratif de l'association lui interdirait de dégager des excédents. On sait que la loi de 1901 interdit la répartition des excédents au profit des membres. En aucun cas, cela ne condamne l'APED asbl à se priver de la possibilité d'épargner.

Pour être autonome financièrement, l'APED asbl doit degager chaque annee une ressource suffisante (un excedent) pour couvrir ses differents besoins financiers :

- financement des investissements et des projets pluri - annuels ;

- constitution de reserves de precaution,

- constitution de reserves de tresorerie.

L'autonomie financière est proportionnelle au niveau des reserves de l'association. Elle est conditionnee par sa capacite à degager regulièrement des excedents et à minimiser ses risques.

La solvabilite financière est mesuree à travers les fonds propres de la structure :

- fonds associatif,

- reserves,

- report à nouveau

- resultat de l'exercice

- sous certaines conditions les provisions pour risques et charges.

Ces postes comptables regroupent l'épargne de la personne morale, le montant des capitaux qui lui appartiennent en propre.

A quel niveau doit se situer idealement cette epargne ? Il n'existe pas de norme de prudence applicable à tous. C'est selon les besoins de chacun, et selon ses risques.

D'une manière generale, il appartient au tresorier l'APED asbl d'evaluer les montants necessaires, pour financer ses projets et ses investissements et assurer la liquidite de sa tresorerie et ne pas attendre toujours les financements exterieurs de bailleurs de fonds.

Les differents besoins financiers d'APED asbl doivent être evalues regulièrement, au moins une fois par an à l'occasion de l'edition des comptes annuels. Si les comptes ne sont pas en equilibre, si l'excedent n'est pas suffisant pour couvrir les besoins, l'APED asbl se rend dependante de partenaires exterieurs, creanciers divers, fournisseurs, banques, pour assurer sa survie, -à moins que les adherents decident de mettre fin à son activite.

a. Pourquoi l'APED asbl doit-elle dégager des bénéfices ?

Quand je dis «elles doit», je signifie bien qu'elle est dans l'obligation de la faire, sous peine de mettre en jeu leur survie.

L'APED asbl est comme n'importe quelles structures soumises à la contrainte de l'autofinancement, dans la mesure oil elle doit être autonome pour satisfaire certains besoins de financement.

A partir de la notion financière de besoin de base, on peut lister les differentes situations oil l'APED asbl devra degager des excedents pour eviter le desequilibre de sa structure financière.

- Rembourser les crédits bancaires à moyen/long terme

L'amortissement des credits bancaires est la première affectation de l'autofinancement ; nous l'avons dejà evoque dans ces colonnes. Lorsque l'association rembourse un prêt bancaire amortissable, elle doit veiller à degager des ressources d'autofinancement suffisantes. Toute autre solution conduirait à rembourser la banque en augmentant les dettes de l'association (par exemple auprès des fournisseurs ou bien en puisant dans son decouvert).

- Epargner en vue des projets associatifs

Quelques fois, certains projets de l'APED asbl ne relèvent pas d'un budget annuel mais se construisent dans le moyen terme. Parce qu'ils impliquent un effort dans la duree ou une certaine prise de risque financier, ces projets doivent être prepares au moyen d'un effort d'epargne approprie. La prudence invite à ne lancer des actions que lorsque l'on dispose d'un financement assure.

Pour se constituer une epargne qui financera des projets exceptionnels, l'APED asbl doit necessairement degager des excedents sur sa gestion courante. Ces benefices seront mis en reserve et affectes par l'assemblée générale aux differents chantiers de l'APED asbl.

- Assurer la solvabilité et la liquidité de la structure

Comme dans la gestion de l'exploitation quotidienne d'une entreprise, l'APED asbl doit faire face à des risques et assurer un volant de trésorerie pour faire face aux depenses courantes. Les aleas de gestion (qui se materialisent en comptabilite dans le poste «charges exceptionnelles») sont plus ou moins importants selon les activites associatives et le budget de la structure. Face à ces risques qui se traduisent par des pertes comptables, l'APED asbl doit constituer des réserves de solvabilité. Il en va de même lorsque la situation de tresorerie de l'APED asbl varie fortement au cours de l'annee (saisonnalite des depenses et/ou des recettes). La constitution d'une épargne de précaution permettra à l'APED asbl de se doter de marges de manoeuvre pour assurer la ponctualite de ses paiements.

II. AU NIVEAU DU COMPTE BANQUE

La constitution de l'epargne pour permettre à l'APED asbl la bonne assurance de la gestion de la tresorerie et l'accès aux credits bancaire mesures serait souhaitable afin d'octroyer l'autonomie financière à l'Organisation.

Une fois l'epargne constituee, nous voudrions que l'APED asbl opte pour ces differentes actions suivantes :
· Mettre fin à la thesaurisation des fonds

· Gestion de trésorerie zéro

· Réévaluation du taux de cotisation annuelle des adhérents

· Mise en place de la politique pour stimuler l'adhésion de nouveaux membres

· Mettre en place des activités génératrices des revenues pour assurer à la longue l'autonomie financière de l'organisation.

· Suivi régulier des cotisations des membres effectifs.

72
CONCLUSION GENERALE

Nous voici au terme de notre travail intitulé << Essai de mise en place d'un système de prévision et de gestion de trésorerie au sein de APED asbl ». Il était question pour nous de fournir un outil des méthodes de prévisions, de gestion, ainsi que celles de suivi et de contrôle.

La problématique du travail s'était résumée sur une question centrale dont voici : La mise en place du système de prévision et de gestion de trésorerie apporterait-elle du nouveau à APED asbl ? Celle-ci est-elle la solution appropriée pour son équilibre financier et sa solvabilité ?

Pour répondre à cette que question, nous avons formulé l'hypothèse globale selon laquelle << La prévision de trésorerie permettrait à l'APED asbl de planifier le flux de trésorerie sur un temps, l'aiderait à anticiper les déficits à temps pour y remédier et la protégeant ainsi d'une crise de trésorerie. Aussi peut-elle aider à noter les tendances des cotisations et des fonds provenant des bailleurs de fonds, car en tant qu'organisation sans but lucratif euvrant sur base des planifications, elle l'aidera à faire face à de besoin de trésorerie à court terme au file de programme déterminé »

Cette étude combinée l'approche quantitative et l'approche qualitative et, ainsi, avons fait ainsi recours à la méthode historique, analytique, comparative, statistique et synthétique et aux techniques documentaire, d'observation directe et d'interview tel qu'arrêter dans son aspect descriptif et explication afin de rendre opérationnelle notre démarche.

Ainsi, nous avons subdivisés notre étude en trois parties hormis l'introduction et la conclusion dont :

o Dans la première partie, il a été question de décrire le cadre théorique de l'étude qui traite notamment les définitions des concepts de base du sujet, et la Présentation de l'APED asbl, la revue de littérature sur la trésorerie et la présentation et analyse critique du budget de trésorerie de APED asbl durant la période de trois ans allant de 2006 à 2008.

o Dans la deuxième partie ; nous avons élaboré les prévisions de trésorerie de APED asbl pour l'année 2009.

o Dans la troisième partie ; nous avons formulé des critiques et des suggestions.

Ayant suivi cette démarche, et à la sortie de cette expérience, nous pouvons confirmer que :

o l'une des manières les plus simples pour contrôler les entrées et les sorties des fonds, à la disposition d'un responsable financier est la réalisation d'une prévision de trésorerie.

o La prévision de trésorerie indique quand il y a des entrées et sorties d'argent et souligne donc les moments où l'argent risque de manquer. Si on le sait à l'avance, on pourrait alors prendre des mesures qui allègeront les problèmes de trésorerie.

D'où, notre hypothèse de travail a été confirmée au vu des résultats présentés.

Vu la complexité des prévisions de trésorerie, nous nous sommes efforcés dans notre travail à déterminer les équations qui permettront facilement les prévisions des cotisations et à prévoir la trésorerie nette. Nous souhaiterons que les responsables utilisent ces méthodes pour mieux améliorer la gestion de leur trésorerie tout en tenant compte de nos suggestions.

Il faut dire que nous repartons avec grande satisfaction dans la mesure où nous avons mis en pratique la formation initialement reçue à l'Université et avons acquis de nouvelles compétences. A cet effet, nous pouvons affirmer sans doute que cette recherche a été pour nous d'une grande ouverture sur la connaissance du monde professionnel.

Nous ne prétendons pas avoir épuisé tous les aspects de la problématique de notre sujet. Tout en sachant qu'aucune euvre humaine n'est pas parfaite, nous sommes convaincues que ce travail a atteint son objectif en vérifiant notre hypothèse et en répondant aux questions auxquelles ce travail voulait répondre.

En fin, nous invitons les chercheurs ultérieurs à bien vouloir compléter notre essai par leurs critiques constructives.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE 1

0. ETAT DE LA QUESTION 1

2. PROBLEMATIQUE 2

3. HYPOTHESE DE TRAVAIL 4

4. Objectif du travail 5

5.1 Objectif global 5

5.2. Objectifs spécifiques 5

5. Choix et intérêt du Sujet 5

5.1. Intérêt personnel 5

5.2. Intérêt scientifique 6

5.3. Intérêt pour APED asbl 6

6. Méthodologie Utilisée 6

6.1. Méthodes 7

6.2. Techniques 7

7. Délimitation du travail 7

8. Difficultés rencontrées 8

Chapitre Premier 9

DEFINITION DES CONCEPTS CLES DU SUJET 9

Section 1. Approche conceptuelle 9

Section 2. . Présentation de APED asbl 14

A. HISTORIQUE DE L'ASSOCIATION 14

B. But / raison sociale de l'organisation : 14

C. Objectifs : 15

D. Domaines / secteurs précis d'intervention : 15

E. Environnement Interne de l'asbl APED 15

F. Aspects organisationnels 16

G. Perspectives 18

H. Procédures de suivi financier, administratif, de décaissement des ressources et de contrôle (qui effectue quoi, comment, sous le contrôle de qui...) : 18

Chapitre Deuxième 20

REVUE DE LA LITTERATURE SUR LA TRESORERIE 20

Section 1. Notion de trésorerie 20

2.1.1. Définition 20

2.1.2. Gestion de trésorerie 21

1. Le processus de gestion de la trésorerie 23

d. Le budget de trésorerie 24

2.1.3. Source de la trésorerie 25

2.1.4. Détermination de la trésorerie de l'entreprise 25

2.1.5. Interprétation économique 27

Section 2. Le Fonds de roulement et Besoin en fonds de roulement 27

2.2.2 BESOIN EN FONDS DE ROULEMENT (BFR) 28

2.2.3. RELATION ENTRE TRESORERIE, BFR ET FR 29

Section 3. Les Flux de trésorerie et le trésorier 29

2.3.1. Les flux de trésorerie 29

2.3.1. Le trésorier d'association 30

Section 4. Approche du budget et de trésorerie 31

2.4.1. PRINCIPE, DEFINITION, OBJECTIF ET UTILITE 31

2.4.1.2 DEFINITION DE BUDGET DE TRESORERIE 31

2.4.1.3 OBJECTIF DU BUDGET DE TRESORERIE 32

2.4.2. CONCEPTION DU BUDGET 35

2.4.3 Qui élabore les prévisions de trésorerie ? Et sur quelles données de base ? Selon quelles procédures36

Chapitre Troisième 37

PRESENTATION ET ANALYSE CRITIQUE DU BUDGET DE 37

TRESORERIE DE APED asbl 37

Section 1 : Présentation et Analyse des Budget de trésorerie pour trois ans 37

(de 2006-2008) 37

3.1.1. Le budget des encaissements 37

3.1.2. Le budget des décaissements 41

3.1.3. LE BUDGET DE TRESORERIE ET SON SUIVI 41

Section 2 : Evaluation du Budget triennal de trésorerie de APED asbl 43

3.2. 1. FORCES 43

3.2.2. FAIBLESSES 43

Chapitre Premier 44

LES PREVISIONS DE TRESORERIE 44

I.1. Introduction 44

I.2. OBJECTIFS DE PREVISIONS DANS UNE ASBL 44

I.3. Base des prévisions des Flux 44

I.3.1. LES ENCAISSEMENTS 44

I.3.2. LES DECAISSEMENTS 45

I.4. La Budgétisation de trésorerie 46

1.4.1. BUDGET DE TVA/ICA 46

1.4.2. BUDGET DES ENCAISSEMENTS 47

1.4.4. BUDGET DE TRESORERIE 2009 55

Chapitre Deuxième 56

SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET DE TRESORERIE 56

2.1. Le suivi du budget de trésorerie 56

2.1.1. PLANNING ET TABLEAU DE BORD 56

2.2. RECAPITULATIF, CONTROLE GENERAL DU BUDGET DE TRESORERIE. 58

2.3. LE CONTROLE DES ENGAGEMENTS DE TRESORERIE 59

Chapitre troisième 60

GESTION DE FONDS DE APED asbl 60

2.1. Introduction 60

2.2. La gestion des fonds au sein de APED asbl 60

2.3. Les institutions des Micro financières 60

2.4. Pourquoi APED asbl doit utiliser les services d'une institution de Micro finance? 61

1. Un compte courant 61

2. Un compte d'épargne 61

2.5. Les signataires autorisés 62

2.6. Les rentrées d'argent 62

2.7. Le règlement des factures 63

3. Conclusion 66

CHAPITRE PREMIER 67

CRITIQUES 67

I. AU NIVEAU DU SUIVI DE LA TRESORERIE 67

II. AU NIVEAU DU COMPTE BANQUE 68

CHAPITRE DEUXIEME 68

SUGGESTIONS 68

I. AU NIVEAU DU SUIVI DE LA TRESORERIE 68

a. Pourquoi l'APED asbl doit-elle dégager des bénéfices ? 69

- Assurer la solvabilité et la liquidité de la structure 70

CONCLUSION GENERALE 72

Tables des illustrations 79

Table des Figures 80

Tables des illustrations

Tableau 1. Les activités réalisées de APED asbl 17

Tableau 2. FINANCEMENTS/APPUIS RECUS DES PARTENAIRES 18

Tableau 3 : Cas d'une trésorerie nette négative 25

Tableau 4 : cas d'une trésorerie nette positive 26

Tableau 5 : Cas d'une trésorerie négative 26

Tableau 6 : Cas d'une trésorerie nette positive 27

Tableau 7 : Variations du Fond de Roulement 28

Tableau 8 : Les opérations d'exploitations 29

Tableau 9 : Les opérations hors exploitation 30

Tableau 10 Les opérations financières 30

Tableau 11 : objectif de la prévision de trésorerie 32

Tableau 12 : Les Opérations du Budget de trésorerie 35

Tableau 13 : Budget des cotisations des membres effectifs 38

Tableau 14 : Evolutions des prévisions, des réalisations et des écarts des cotisations des membres effectifs 38

Tableau 15 : Tableau du budget triennal de subventions 39

Tableau 16 : Tableau des évolutions des prévisions, des réalisations et des écarts des subventions 40

Tableau 17 : Le Budget général des prévisions des encaissements pour la période de 2006-2008 40

Tableau 18 : Budget triennal de décaissements d'APED asbl 41

Tableau 19 : LE BUDGET DE TRESORERIE 42

Tableau 20 La détermination de l'équation des moindres carrés 48

Tableau 21 : VALEURS AJUSTEES ET COEFFICIENTS SAISONNIERS 50

Tableau 22 : Prévision des cotisations des membres pour l'année 2009 51

Tableau 23 : Différentes promesses des subventions pour l'année 2009 51

Tableau 24 : Prévision du budget des subventions d'APED asbl 53

Tableau 25 : Budget des encaissements 2009 53

Tableau 26 : Budget des décaissements 2009 54

Tableau 27 : BUDGET DE TRESORERIE 2009 EN DOLLARS AMERICAINS (USD) 55

Tableau 28 : Tableau de suivi journalier d'APED asbl 56

Tableau 29 : Tableau de contrôle général du budget de trésorerie 58

Table des Figures

Figure 1: - La trésorerie et les cycles fondamentaux de l'entreprise 11

Figure 2 : Organigramme de APED asbl 16

Figure 3 : Schéma des étapes de la gestion de la trésorerie 24

Figure 4 : Schéma de construction d'un budget de trésorerie 31

Figure 5 Les graphes des évolutions des prévisions des cotisations des membres 38

Figure 6 Les Graphes des évolutions des prévisions, des réalisations et des écarts des cotisations des membres effectifs 38

Figure 7 : Les Graphes des évolutions des subventions 39

Figure 8 : Les Graphes des évolutions des prévisions, des réalisations et des écarts subventions extérieures40

Figure 9 : Le graphe de Cotisations 47