Essai de mise en place de système de gestion et de prévision de trésorerie au sein d'une ASBL. Cas de APED ASBL

INTRODUCTION GENERALE

0. ETAT DE LA QUESTION

Nous ne pouvons pas pretendre commencer notre recherche sans pour autant jeter un coup d'acil sur les travaux anterieurs de nos predecesseurs qui ont oriente leurs rechercher dans le même angle que notre sujet. Sans pretendre avoir tout consulte comme sources ecrites relatives à notre sujet, nous n'avons pu trouver un travail qui traite d'Essai de Mise en place d'un système de prevision et de gestion de tresorerie dans une asbl. Mais pour avoir une idee sur ce thème, nous nous sommes inspires des travaux orientes dans le même sens et nous pouvons citer les auteurs suivant qui ont presente leurs travaux repartis dans l'ordre suivant :

1. Le travail de Monsieur Ezekiel Josias DJIGUEMDE a porte sur l'Analyse de l'efficacite de la gestion de tresorerie des societes BRAKINA et SODIBO/Burkina Faso, il demontre comment la gestion de tresorerie ne constitue plus une simple activite d'optimisation de la structure financière, mais devient la gestion d'une ressource strategique de l'Entreprise qui peut conditionner sa survie. D'où, l'importance de la planification et la gestion quotidienne de flux de tresorerie est consideree comme la source d'amelioration de la rentabilite et la solvabilite de l'Entreprise. A cela, il insiste sur l'evaluation regulière des mecanismes de fonctionnement du système de contrôle interne en matière de tresorerie et de proceder à son adaptation.

2. Le travail de Monsieur SAKO Gustave de Marie NOMBRE, a consiste sur la Pratique de la gestion de tresorerie : le cas de la MA.BU.CIG. Il a traite de l'importance du Metier de tresorier qui exige la vigilance (pour le suivi des frais financier), et. Il a montre qu'une Entreprise pour s'assurer un meilleur avenir doit se montrer vigilante quant à sa situation financière et s'efforcer de gerer sa tresorerie le mieux possible. Ensuite, il a insiste sur la connaissance des tâches, les difficultes qui sont liee à la fonction de tresorerie et ainsi la realisation des differentes operations de la tresorerie qui sont principalement les decaissements et les encaissements ; la gestion quotidienne et previsionnelle de la tresorerie, la gestion des excedents et deficits de la tresorerie, etc ; l'etablissement du budget de tresorerie et le contrôle de la caisse. Bref, l'ideal pour une entreprise c'est d'avoir une bonne connaissance de la situation de sa tresorerie pour ne pas être en situation litigieuse avec ses partenaires.

3. Le travail de Monsieur Antoine Reymond traite de l'optimisation de la gestion de tresorerie de PME. Son sujet montre l'importance de la gestion de tresorerie qui, selon l'auteur, la tresorerie est l'indicateur de la sante de l'Entreprise. La question centrale de la problematique est la suivante : «Quelles sont les methodes et techniques de gestion qui permettent aux tresoriers de PME de tendre vers une tresorerie « zero » ? En reponse à cette question, l'auteur montre clairement que la gestion de tresorerie est une gestion d'anticipation et non une gestion reactivite. Elle implique de comprendre parfaitement le cycle d'exploitation specifique à l'Entreprise et de connaitre avec precision ses principales echeances. Il montre en realite, qu'il s'avère que l'optimal d'une tresorerie « zero » est difficilement realisable en Entreprise. D'une part, l'Entreprise doit maintenir un solde minimal qui va venir amortir les decaissements non prevus et les defaillances de paiements des clients. D'autre part, il faudrait engager un tresorier « à temps » pour pouvoir gerer rigoureusement au jour le jour les soldes des comptes de l'Entreprise afin d'optimiser à 100% la tresorerie.

En ce qui nous concerne, contrairement à nos predecesseurs, notre problème consistera à mettre en place un système de prevision et de gestion de tresorerie quasi inexistant au sein d'APED asbl. Ainsi la particularite de notre travail vis-à-vis de ces autres travaux est que celui-ci est plus analytique, plus explicite, plus pratique et en poursuivant un objectif de clarte, les concepts utilises sont decrits en

termes abordables et developpes dans le sens de leur mise en pratique. Il est redige de manière à ce que n'importe, qui en le lisant, aura non seulement à comprendre les generalites sur la notion de prevision et de gestion de tresorerie mais aussi ce travail pourrait servir d'un outil de travail et proposer d'apporter les elements necessaires à la prevision et la gestion saine de la tresorerie afin d'indiquer aux gestionnaires des asbl (ONGs) comment prevoir et gerer les fonds de l'association et ou l'organisation comme s'il agissait d'une entreprise privee.

La demarcation de notre etude par rapport à d'autre C'est que le lecteur peut directement s'inspirer de tableaux, des equations, des schemas et autres donnees pour la prevision et la gestion des flux de tresorerie au sein de sa propre entreprise, asbl ou organisation.

Sur le plan pratique, travail est une veritable piste de solutions pour les gestionnaires nos seulement des asbl mais aussi des entreprises. Il est aussi une veritable piste de recherche pour n'importe qui cherchera à comprendre et à elucider le moyen d'implanter ou de mettre en place non seulement la prevision de tresorerie mais aussi la gestion saine et l'etude de performance de cette dernière.

2. PROBLEMATIQUE

Pendant un certain nombre d'annees, après la deuxième guerre mondiale, le niveau eleve des marges beneficiaires et l'erosion monetaire avaient rendu facile le remboursement des prêts par les entreprises qui avaient su s'endetter. Depuis quelques annees, on assiste à un renversement de tendance et à l'heure actuelle, les problèmes de tresorerie constituent très souvent un des goulots d'etranglement des entreprises, le nombre de celles qui se heurtent au mur de l'argent ne cessera d'augmenter. Apparemment simples- certains pensent même qu'ils sont evidents- ces problèmes sont, en fait, complexes et, pour être maîtrises requièrent de la reflexion et une bonne methode d'approche qui permet à l'entreprise, entre autres, de :

- Etablir les previsions de tresorerie ;

- Equilibrer la tresorerie ;

- Contrôler les previsions et les realisations ;

- Etablir un compte de produits et de charges et un bilan previsionnels¹.

Tout au debut, il est observe que toute association et organisation de developpement se heurte au problème financier qui est lie à la vie de l'organisation. Pour sa naissance, pour detenir un capital, sa croissance, son autonomie et sa survie, l'ONGD a besoin de moyens monetaires², son fonctionnement et son developpement dependent directement de la satisfaction de sa demande en monnaie. C'est le problème du financement qui a ete pendant longtemps l'objet principal de la gestion financière. D'où le retard du financement et les irregularites dans le transfert de fonds³.

Les ressources sont rares mais egalement elles sont onereuses. La disposition des fonds pour les ONGD n'exige pas la remuneration de ceux qui en font l'apport ou l'avance.

Les capitaux collectes sont engages directement dans un processus d'aide humanitaire sociale plutôt que de chercher à le fructifier, les engager dans un processus de production et d'echange qui degage une plus-value pour perenniser les actions sociales, promouvoir l'autofinancement et reduire l'etat de la dependance financière vis-à-vis de l'exterieur⁴.

¹ 1.5. Michel SION, « Gérer la trésorerie et la relation bancaire », principe de gestion opérationnelle, 4^e édition, éd. Dunod, avril 2006 , p. 23

² SAMIR AMIN, La faillite du développement en Afrique et dans le tiers monde, éd. Harmattan, Paris 1989, P.125.

³ Ferdinand MUSHIMUGUMO : « Les organisation : Théorie, stratégie et Leadership » ;MEDIASPAUL, 2006, pp25

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Déogratias NSHOMBO MIHIGO, Problématique de la gestion financière des associations et organisation de développement au sud-Kivu,

Mémoire, UNIC/Bukavu, 2007, p.8

En effet, la tresorerie est au centre de toutes les operations menees par l'organisation et est la traduction, en terme monetaire, de toutes les decisions et operations de l'organisation. C'est pourquoi, sa gestion ne constitue plus une simple activite d'optimisation de la structure financière, mais devient la gestion d'une ressource strategique de l'organisation qui peut conditionner sa survie. Il est crucial pour une organisation de savoir gerer ses ressources financières. Son bon fonctionnement necessite que le plus grand soin soit apporte à la budgetisation, à la tenue des registres et à la communication de l'information financière. La gestion financière comprend la planification, la mise en application et le suivi des ressources monetaire. Avec les ressources humaines, elle fournit les principaux moyens avec lesquels l'organisation construit ses produits et ses services⁵.

Les personnes responsables de la gestion financière de l'organisation doivent être en mesure de planifier et d'etablir le budget des ressources (budgets de fonctionnement et d'investissement), de gerer la tresorerie et de s'occuper de la comptabilite et de la communication de l'information financière. Les Etats financiers, y compris les bilans et les resultats, sont un baromètre de la sante de l'organisation.

Des mecanismes financiers internes solides pour l'administration des fonds d'exploitation de l'organisation et des subventions individuelles de programmes offrent une garantie que l'argent est bien depense comme prevue. De manière generale, le budget doit servir les grands buts organisationnels de priorite. Les organisations ont besoin de ressources pour fonctionner et les ressources financières sont necessaires pour payer les depenses à court et à long terme. Pour être sûr de disposer suffisamment d'argent, l'organisation doit :

- Predire les frais d'exploitation auxquels elle peut s'attendre ;

- Determiner le montant de fonds requis pour les depenses en capital ;

- Predire de quelles liquidites on aura besoin pendant une periode donnee et à quels moments.

La planification financière des organisations ne se limite cependant pas à l'identification des ressources. Qu'elles soient privees ou publiques, les organisations doivent determiner quand elles auront les liquidites pour payer les frais encourus. La prevision des besoins de tresorerie constitue un defi pour les organismes publics et prives.

La capacite de planifier les revenus et les besoins de tresorerie fournit un cadre au sein du quel une organisation peut prendre des decisions en ce qui concerne les programmes et les besoins de capital immediats et futurs. Dans le cadre de la planification financière de l'organisation, il est important de tenir compte de ses besoins financiers à court et à long terme ainsi que de ses besoins de liquidites.

Il arrive souvent que les groupes et organisations manquent temporairement d'argent. Si une organisation n'est pas attentive, elle peut se retrouver sans argent liquide au moment où elle doit payer une facture ou les salaires de son personnel.

Une organisation a generalement un plus grand nombre de transactions qu'une simple personne isolee et ce n'est pas toujours evident de s'en souvenir. Les organisations doivent donc tenir un registre de toutes leurs transactions⁶

Ainsi, comme toute entreprise et/ou Organisation, Les problèmes de tresorerie s'imposent aux asbl en general, et particulièrement chez APED asbl où nous avons effectue notre stage, très souvent par surprise. Une prevision de flux de tresorerie exacte peut premunir APED asbl contre cette situation et met en carte les sommes d'argent qu'elle prevoit de recevoir et de payer tous les mois, pendant une

⁵ CENTRE DE VULGARISATION AGRICOLE, « La Restion des Initiatives Locales de développement », Kinshasa, éd. Centre de Vulgarisation Agricole, Kinshasa 1991, Collection Economique, p. 34

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GESTION NORD SUD, « La gestion de petites et moyennes organisation africaines », collection Formateurs africains, Ed. Québec, 1989,

P 34

periode de roulement de six ou douze mois. Cette prevision prend en compte le decalage entre la facturation et le paiement; faire une depense et la payer.

Pour illustrer ce qui precède, voici, en bref, quelques difficultes/problèmes que nous avons releves au sein d'organisation APED asbl :

· Les bailleurs de fonds ont souvent l'habitude d'imposer ou de dicter une ligne de conduite à cette dernière.

· Les financeurs ne respectent pas souvent le calendrier operationnel des activites et les plans de tresorerie de APED asbl ; d'où le retard dans le financement et les irregularites dans le transfert de fonds.

· Le manque et/ou la mauvaise gestion du budget de tresorerie dans APED asbl. Le budget de tresorerie etant l'instrument principal de la gestion de tresorerie, il permet de prevoir la situation financière de l'organisation.

· La thesaurisation de fonds de l'ASBL c'est-à-dire le manque d'optimisation de l'usage des fonds disponibles (par exemple placer les soldes positifs et à financer par des emprunts ou autres besoins mis en evidence par les soldes negatifs).

· L'inexistence du budget de tresorerie ainsi que des plans de tresorerie

· L'inexistence du système comptable efficace capable de produire de l'information pour le suivi financier ;

· L'inexistence des etats financiers qui contribuent à la prise de bonnes decisions et à la bonne performance de l'organisation ;

· Le manque de preparation des Bilans, etats de revenus et releves des depenses.

· Le manque de maîtrise des outils de gestion par APED asbl ne favorise pas souvent son autofinancement ou rendre sa gestion saine et transparente ;

· Le manque de surveillance et d'analyse des rapprochements budgetaires (budget reel et budget prevu) afin de pouvoir prendre de bonnes decisions ;

· Le manque des ressources humaines adequates pouvant permettre d'assurer une bonne planification financière ;

· Le problème de non liquidite ou d'insolvabilite qui entraîne la rupture du service de caisse et de cessation de paiement ;

Eu egard à ce qui precède, une question centrale vaut la peine d'être posee. Ainsi, pour mener à bon port nos recherches, nous tenterons d'y apporter les reponses, non pas definitives mais necessaire à la question ci-après :

· La mise en place du système de prevision et de la gestion de tresorerie apporterait-elle du nouveau à APED asbl ? Celle-ci est-elle la solution appropriee pour son equilibre financier et sa solvabilite ?

Telle est la question centrale qui guidera nos recherches. Bref, elle nous permettra d'apporter une contribution active à la mise en place et la pratique d'un système de prevision et de gestion de tresorerie au sein d'APED asbl.

3. HYPOTHESE DE TRAVAIL

Pour apprehender notre etude et repondre effectivement à nos questions de recherche, nous avons formule une hypothèse globale selon laquelle : « La prevision de tresorerie permettra à APED asbl de planifier le flux de tresorerie sur un certain temps, l'aidera à anticiper les deficits à temps pour y remedier et la protegerait ainsi d'une crise de tresorerie. Aussi peut-elle aider à noter les tendances des

cotisations et des fonds provenant des bailleurs de fonds, car en tant qu'organisation sans but lucratif euvrant sur base des planifications, elle l'aiderait à faire face à de besoin de trésorerie à court terme au file de programme déterminé ».

4. Objectif du travail

5.1 Objectif global

Ce travail se propose comme objectif global d'évaluer et critiquer le système de prévision et de gestion de trésorerie d'APED asbl. Afin d'apporter une solution efficace aux problèmes constatés.