Modélisation et implémentation d’un systàƒÂ¨me informatisé pour la gestion des données statistiques scolaires dans un bureau gestionnaire à‚« cas de la coordination provinciale des écoles conventionnées islamiques de la comico équateur à‚»

II.1.3. Situation géographique

Le bureau de la Coordination Provinciale des Écoles Conventionnées Islamiques se trouve actuellement dans l'immeuble Afrique-Hôtel, situé au croisement des avenues Bonsomi (Route nationale n°8) et Ipeko. Elle est bornée :

Ø Au nord par le croisement des avenues Ipeko, Bonsomi et Elambo ;

Ø Au sud par la messe des officiers de la 13^ème région militaire ;

Ø À l'Est parl'hôtel cité du Gouverneur (6 maison) ;

Ø À l'Ouest par le bâtiment de la Division Provinciale des ITPR et la station ENGEN

Figure n°2 : Source, www.google.com

II.1.4. Structure organique et fonctionnement

Conformément à l'arrêté Ministériel n°MINEPSP/CABMIN/0392/2013 du 04 septembre 2013 portant fixation de la structure organique d'une Coordination Nationale, Provinciale et Urbaine des écoles conventionnées de l'enseignement nationale, la structure organique du de la Coordination provinciale des écoles conventionnées islamiques est de 25 agents reparti dans cinq services.

II.1.4.1. Structure organique

Figure n°3 : Source : Nos enquêtes sur terrain, 2021

II.1.4.2. Fonctionnement35(*)

La coordination provinciale est un organe de gestion et de production au sein du Ministère de l'enseignement Primaire, secondaire et Technique. Elle comprend les structures de gestion suivantes : Directeur, Chef de Division, Chef de bureau, attaché d'administration de 1^er classe ; Attaché d'administration de 2^ème classe, agent d'administration de 1^ère classe, agent d'administration de 2^ème classe, Huissier.

En plus des attributions générales, la coordination provinciale des écoles, les attributions de la coordination provinciale sont fixées sur deux plans :

II.1.4.2.1.Attribution générales :

Ø Coordonner et superviser les activités de son secteur ;

Ø S'assurer de la bonne marche des écoles en étroite collaboration avec la Direction Provinciale de l'éducation, l'Inspection Principale Provinciale, la Sous-Division, la coordination sous provinciale, diocésaine ou communautaire et les Conseilleries résidentes ;

Ø Exploiter et compiler les données statistiques scolaires de son secteur et les transmettre à la hiérarchie ;

Ø Exploiter et transmettre les requêtes de la base à la hiérarchie ;

Ø Participer aux activités et travaux des Commissions Provinciales de l'EPST ;

Ø Assurer la diffusion, appliquer et faire appliquer les directives et instructions officielles du ministère de tutelle dans son secteur.

II.1.4.2.2.Au plan de la pédagogie

Ø Soutenir le respect strict de l'application du programme national et du calendrier scolaire ;

Ø Exploiter les différents rapports provenant des coordinations sous-provinciales, diocésaines ou communautaires et des Conseilleries résidentes ;

Ø Exploiter les copies des rapports provenant de l'inspection et à tous les niveaux de la province ;

Ø Organiser la formation continue des chefs d'établissement et s'assurer de la tenue effective de la formation des enseignants ;

Ø S'assurer de l'exécution et du respect des instructions officielles ;

Ø Gérer des intrants pédagogiques dans les écoles de son ressort ;

Ø Maitriser la carte scolaire de son secteur.

II.1.4.2.3.Au plan de la gouvernance

Ø Collaborer étroitement avec les autorités provinciales à tous les niveaux de la province ;

Ø S'assurer de l'existence effective et du fonctionnement des BGP et des organes de gestion des écoles de son secteur ;

Ø Veiller à la gestion et à l'entretien du patrimoine mobilier et immobilier ;

Ø S'assurer de la transparence de la gestion de toutes les ressources mises à la disposition de son secteur ;

Ø S'assurer du respect strict des lois et règlements d'administration en vigueur relatifs à la gestion de ressources humaines ; statut, régime disciplinaire, convention de gestion des écoles et règlement intérieur ;

Ø Faire le suivi de la paie des salaires du personnel ;

Ø Veiller au respect de l'application des normes de construction des établissements d'enseignement et de leur maintenance ;

Ø Assurer la gestion administrative et financière du bureau de la Coordination Provinciale ;

Ø Veiller à l'éveil et à la formation de la conscience religieuse, morale, éthique et civique du personnel et de la population scolaire.

1. Le Coordinateur Provincial

Les attributions du Coordinateur Provincial sont :

Ø Conçoit, planifie, supervise, coordonne, exploite et contrôle toutes les activités de son bureau, des écoles et rend compte ;

Ø Reproduit, distribue aux BGP le calendrier scolaire et les instructions officielles avant la rentrée scolaire et fait le suivi de leur application ;

Ø Planifie les activités annuelles et les budgétiser ;

Ø Vérifie l'effectivité du fonctionnement des BGP et des écoles ;

Ø Participe avec l'inspection provinciale dans l'organisation des sessions de formation continue et de recyclage des enseignants dans sa coordination provinciale ;

Ø Participe avec l'inspection provinciale dans l'organisation des épreuves certificatives ;

Ø Participe aux réunions du comité provincial de l'EPST ;

Ø Effectue les visites sur terrain notamment pour l'effectivité de la rentrée scolaire ;

Ø Collecte les données statistiques scolaires et les transmettre à qui de droit : Coordination Nationale, Division Provinciale de l'EPST ;

Ø Rappelle par des réunions régulières et des notes de service et les instructions officielles ;

Ø Élabore des rapports périodiques (à la rentrée, trimestriel et de fin d'année scolaire) et de circonstances et les transmettre à la hiérarchie ;

Ø Contrôle la gestion de toutes les ressources (humaine, financière, matériel) mises à la disposition des BGP conformément aux normes ;

Ø Gère administrativement et financièrement le personnel de son bureau conformément aux textes légaux : statuts, convention de gestion et autres instructions officielles en vigueur ;

Ø Tient des réunions d'évaluation périodique des activités planifiées du bureau et des BGP ;

Ø Veille sur l'application de la carte scolaire de sa province.

1.1. Secrétaire

Ø Accueille et oriente les visiteurs ;

Ø Réceptionne, enregistre, rédige, collationne, expédie et classe le courrier et les dossiers ;

Ø Traite et reproduit les textes et les documents qui lui sont soumis par le Coordinateur ;

Ø Dresse le compte rendu des réunions du bureau ;

Ø Gère la documentation de la coordination ;

Ø Exécute toute tâche administrative lui confiée par le Coordinateur ;

Ø Assure le suivi de l'agenda des rendez-vous du Coordinateur et organise les audiences.

1.2. Informaticien

Ø Saisit les lettres et documents ;

Ø Photocopie les documents saisis ;

Ø Place les documents dans le parapheur des lettres à signer ;

Ø Rédige, analyse le courrier et dépouille les parapheurs ;

Ø Exécute toute autre activité informatique selon les besoins.

1.3. Employé de bureau

Ø Réceptionne et enregistre le courrier ;

Ø Place les lettres dans les parapheurs du courrier à exploiter ;

Ø Exécute toute autre tâche lui confiée par sa hiérarchie.

1.4. Chauffeur

Ø Conduit le véhicule de la coordination et en prend soin ;

Ø Maitrise le code de la route.

1.5. Huissier

Ø Dépose le courrier dans tous les BGP et écoles ;

Ø Entretient le bureau et sa cour.

1.6. Sentinelle

Ø Assure la garde des biens du bureau ;

Ø Entretient le bureau et sa cour ;

Ø Exécute toute autre tâche lui confiée par sa hiérarchie.

2. Bureau d'administration et finances

Le bureau d'administration et finances comprend les postes de Chef de service, assistant administratif chargé d'administration, assistant administratif chargé des finances, employé de bureau de la perception des frais.

Le bureau d'administration et finances

Ø exploite rapports, les correspondances relatives à la gestion du personnel, des finances et du patrimoine et faire des observations et des propositions des piste des de solutions au Coordinateur.

Ø Propose des prévisions budgétaires annuelles de la Coordination ;

Ø Traite les dossiers disciplinaires et propose au Coordinateur les éléments de clôture ;

Ø Suivre le payement de salaires du personnel de la coordination ;

Ø Tenir correctement les documents comptables de la coordination ;

Ø Gère régulièrement les dossiers du personnel de la coordination.

2.1. Chef de service

Ø Anime toutes les activités du service et en rend compte ;

Ø Gère les ressources humaines de la coordination ;

Ø Encadre le personnel du service en veillant sur sa présence au bureau, l'exécution des tâches, la discipline... ;

Ø S'occupe de l'équipement de la coordination ;

Ø Traite le courrier et le soumet au coordinateur pour appréciation ;

Ø Veille à l'exécution des prévisions budgétaires ;

Ø Prépare, élabore et présente le rapport financier quotidien et hebdomadaire des mouvements de la caisse au coordinateur ;

Ø Propose au coordinateur la liste des besoins qui impliquent la sortie des fonds.

2.2. Assistant administratif chargé d'administration

Ø Tient des dossiers administratifs liés à la discipline, notamment sur les conflits au sein des bureaux gestionnaires et des écoles ;

Ø Assure le protocole lors des manifestations diverses ;

Ø Mène des enquêtes sur terrain et en présente les conclusions à la hiérarchie ;

Ø Exécute les tâches administratives lui exigées par la hiérarchie.

2.3. Assistant administratif chargé des finances

Ø Propose les prévisions budgétaires ;

Ø Tient la comptabilité (OHADA) de la coordination ;

Ø Tient correctement les documents comptables ;

Ø Élabore le rapport journalier des mouvements financiers.

2.4. Employé de bureau de la perception des frais

Ø Perçoit les frais de la coordination des BGP et des écoles ;

Ø Tient les documents comptables des recettes ;

Ø Place l'argent perçus dans le coffre-fort (dont le code n'est connu que du seul coordinateur) et en rend compte à sa hiérarchie.

3. Bureau de service pédagogique

Le bureau de service pédagogique est composé de Chef de service, Assistant pédagogique, Chef de Cellule.

Ce bureau de service pédagogique :

Ø Collecte et compile les données statistiques scolaires ;

Ø Maitrise la carte scolaire de la coordination ;

Ø Organise des sessions de formation du personnel des BGP et des écoles ;

Ø Exploiter les rapports des BGP et des écoles ;

Ø S'assure du fonctionnement des écoles de la coordination.

3.1. Chef de service

Ø Anime toutes les activités du service et en rend compte ;

Ø Encadre les collaborateurs du service pédagogique ;

Ø Planifie les sessions de formation du personnel ;

Ø Prépare le canevas des rapports et de collecte des données statistiques ;

Ø Prépare la carte scolaire de la coordination ;

Ø Compile les statistiques scolaire ;

Ø Analyse et interprète les résultats scolaires de la coordination aux épreuves nationales certificatives ;

Ø Exploite les rapports pédagogiques : palmarès des résultats...

Ø Prépare la cotation des collaborateurs du service.

3.2. Assistant pédagogique

Ø Exploite les rapports pédagogiques en provenance des BGP et rend compte à sa hiérarchie ;

Ø Analyse les résultats scolaire en collaboration avec les conseillers pédagogiques ;

Ø Tient les fiches de collecte des données statistiques scolaires ;

Ø S'assure l'équipement des bibliothèques scolaires, des salles de gymnastiques, des laboratoires et des ateliers des écoles de la coordination.

3.3. Chef de cellule

Ø Collabore avec le chef de service pédagogique quant à la formation du personnel ;

Ø Analyse et interprète les résultats scolaires des élèves du réseau (coordination) ;

Ø Conçoit des modules de formations des chefs d'établissement et des enseignants ;

Ø Exploite les rapports des écoles.

4. Bureau du service de formation

Le bureau du service de Formation est composé de : Chef de service, conseiller chargé du secondaire, chef de bureau, conseiller chargé de la maternelle et primaire, employé du bureau.

Le bureau du service de formation :

Ø Planifie les sessions de formation ;

Ø Conçoit des modules de formation ;

Ø Assure la formation continue du personnel (chefs d'établissement et enseignants) ;

Ø Collabore avec l'inspection Provinciale dans la formation continue du personnel ;

Ø Élabore les rapports des sessions de formation ;

Ø Exploite des rapports administratifs et pédagogiques.

4.1. Chef de service

Ø Anime toutes les activités du service de formation et en rend compte ;

Ø Encadre les collaborateurs du service ;

Ø Planifie les activités du service ;

Ø S'assure de l'effectivité de la formation du personnel des bureaux et des écoles ;

Ø Rédige les rapports des activités du service ;

Ø Prépare la cotation des agents du service.

4.2. Conseiller chargé du secondaire, chef de bureau, conseiller chargé de la maternelle et du primaire

Ø Exploite et compile les rapports provenant des Conseillers d'enseignement des BGP ;

Ø Analyse les résultats scolaires ;

Ø Anime les sessions de formation des enseignants et du personnel ;

Ø Mène les enquêtes sur terrain ;

Ø Exploite les rapports des écoles ;

Ø Élabore leurs propres rapports trimestriels d'activités.

4.3. Employé de bureau

Ø Assure le classement des dossiers et documents du service de formation ;

Ø Contrôle le patrimoine de ce service ;

Ø Exécute les taches lui confiées par sa hiérarchie.

5. Bureau d'orientation scolaire et professionnelle

Le bureau d'orientation scolaire et professionnelle comprend les postes suivants : chef de service, conseiller principal, provincial ou urbain.Le bureau d'orientation scolaire et professionnelle :

Ø Exploite les rapports transmis par les conseillers principaux communautaires ou des BGP et en rend compte ;

Ø Prépare l'organisation des tests de niveaux ;

Ø Analyse et interprète les résultats des écoles et rend compte au Coordinateur ;

Ø Conçoit le planning d'activités du service ;

Ø Recycle les conseillers d'orientation de la coordination ;

Ø Encadre des conseillers principaux des BGP.

5.1. Chef de service, conseiller provincial

Ø Anime toutes les activités du service d'orientation et en rend compte au Coordinateur Provincial ;

Ø Conçoit le planning d'activité du service et l'exécute ;

Ø Recycle les conseillers d'orientation de la coordination ;

Ø Encadre ses collaborateurs de service ;

Ø Supervise l'organisation des tests de niveaux ;

Ø Propose la cotation des agents du service.

5.2. Exploitant (de la maternelle, du primaire et du secondaire)

Ø Exploite et compile les rapports émanant des conseillers d'orientation des BGP ;

Ø Analyse et interprète les résultats des tests de niveaux ;

Ø Présente des rapports compilés au chef de service ;

Ø Classe les dossiers et documents du service d'orientation.

* ³⁵ Secrétariat Général de l'EPSP, Description de postes, Inédit, Kinshasa, avril 2019 ;