Utilisation des logiciels bureautique dans l'execution des taches administratives: cas de l'institut universitaire de l'universite de Zinder

2.2.1. Les logiciels utilisés dans les différents services de l'IUT/Zr

L'IUT de Zinder ayant pour mission principale de dispenser une formation supérieure technologique dans le but d'offrir un Diplôme Universitaire de Technologie(DUT) et une Licence Professionnelle aux étudiants audit institut, s'est vu doter de plusieurs services compétents pour palier au bon fonctionnement de son administration dans la gestion des tâches qui lui sont confié. Pour se faire, l'IUT/Zr utilise la suite Microsoft Office qui s'avère le plus utilisé dans l'exécution des tâches de bureau et qui est composée des logiciels.

2.2.2. Présentation de Microsoft office

Microsoft^4(*) Office^5(*) est une suite bureautique propriétaire. Elle est propriété de Microsoft et est développée pour les plates-formes Windows^6(*) et Macintosh^7(*). MO inclut la suite bureautique, les serveurs associés et les services basés sur le Web.

MO fait son apparition dans les années 1990, et était au commencement une sorte de paquet comprenant des applications qui étaient vendues séparément auparavant. L'avantage de la suite sur les logiciels séparés était le moindre coût. Au cours des années, les applications bureautiques se sont développées, partageant certains composants comme le correcteur orthographique.

Au fil des années et des lancements des nouvelles versions de la suite, Microsoft Office s'impose comme le leader de la suite bureautique avec de plus en plus de fonctionnalités visant à simplifier les usages bureautiques, aussi bien dans le monde professionnel que privé.

 Ainsi, Office 2007, sorti fin janvier 2007, dévoile une interface utilisateur très différente des versions précédentes, avec comme principal point le remplacement des menus et des barres d'outils par un bandeau contenant les icônes d'outils et diverses fonctions appelé « Ribbon » ou « Ruban » en français, ce qui sera alors une révolution.

Office 2010, Office 2011 pour Mac puis Office 2013 où arrivent ensuite. Les fonctionnalités les plus récentes étant par exemple : l'intégration de vidéos issues du web dans Word, le mode lecture dans Word, la possibilité de modifier un document PDF dans Word, les graphiques recommandés dans Excel, le remplissage instantané dans Excel, le mode présentateur évolué de PowerPoint, la pipette dans PowerPoint, puis plus tard, Office 2016 etc.

Microsoft Office est actuellement la suite bureautique la plus connue dans le monde.

Tout comme Windows, Office a évolué au fil du temps avec plusieurs versions : 97, 2000, 2003, 2007, 2010, 2013 et 2016. Une version tous les 3 ans en moyenne. Aujourd'hui, nous retrouvons une grosse évolution au niveau de l'interface graphique du logiciel à partir de la version 2007 avec l'apparition du ruban contenant les outils qui amène plus de simplicité que les anciennes versions.

2.2.3. Secrétariat Principal et secrétariat des départements

L'utilisation du Microsoft Word pour rédiger et éditer des courriers administratifs ou personnel (lettres, CV, rapports et tous types de documents texte) ; l'application permet aussi de mettre en page les documents, de générer des sommaires, de numéroter automatiquement des pages, corriger la grammaire et l'orthographe, de créer des schémas, de faire du publipostage... (Voir annexe n°2)

Son format par défaut est le « .doc », qui existe en différentes versions correspondant aux Versions de Word.

Il faut aussi noter l'utilisation du Microsoft Outlook pour la réception et l'envoi d'emails, de les classer, mais aussi la gestion d'un carnet d'adresses complet, la gestion de tâches et du temps.

2.2.4. Scolarité de l'IUT et du service financier 

L'utilisation du Microsoft Excel qui sert de tableur pour faire des calculs, des graphiques, des tableaux, des plannings et de bases de données. L'utilisation faite de ce logiciel à la scolarité de l'IUT est le plus souvent pour établir des PV de note des étudiantsdudit institut mais aussi pour l'organisation et la mise à jour de leurs inscriptions.

Son format par défaut est le « .xlsx».

2.2.5. Départements de l'IUT 

L'utilisation du Microsoft Word pour la rédaction des cours à dispenser aux étudiants mais aussi de Microsoft Excel pour enregistrer les différentes notes obtenues par les étudiants lors des évaluations et examens de fin du module.

Il faut aussi noter l'utilisation plus courante faite de Microsoft PowerPoint pour dispensés des cours mais aussi lors des réunions des délibérations des PV générales des notes. Le logiciels permet de réaliser des présentations sous forme de diapositives diffusées généralement par un vidéo projecteur afin d'appuyer un exposé oral. Il est possible d'y intégrer des textes, images, vidéos, tableaux, graphiques...Son format par défaut est le « .pptx ».

* ⁴ C'est une entreprise qui développe entre autres les systèmes Windows.

* ⁵ C'est le nom de la suite bureautique de Microsoft qui regroupe plusieurs logiciels.

* ⁶ C'est le nom du système d'exploitation pour ordinateur.

* ⁷ C'est une gamme d'ordinateur créé par Apple, le principal concurrent de Windows.