Memoire Online - Utilisation des logiciels bureautique dans l'execution des taches administratives: cas de l'institut universitaire de l'universite de Zinder

UTILISATION DES LOGICIELS BUREAUTIQUES DANS L'EXECUTION DES TACHES ADMINISTRATIVES : CAS DE L'INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE DE L'UNIVERSITE DE ZINDER

Rapport de stage pour l'obtention du Diplôme Universitaire de Technologie (DUT)présentéet soutenu par :

UTILISATION DES LOGICIELS BUREAUTIQUES DANS L'EXECUTION DES TACHES ADMINISTRATIVES : CAS DE L'INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE DE L'UNIVERSITE DE ZINDER

Rapport de stage pour l'obtention du Diplôme Universitaire de Technologie (DUT)présenté et soutenu par :

EPSCT : Etablissements Publics à Caractère Scientifique, Culturel et Technique.

PADEFPT : Programme d'Appui pour le Développement de l'Enseignement et de Formation Professionnelle et Techniques.

· Nos parents M. Jean Philippe HONTONDJI et Mme Claudine MELE qui ont oeuvré pour notre réussite, de part leur amour, leur soutien, tous les sacrifices consentis et leurs précieux conseils, pour toute leur assistance et leur présence dans notre vie, qu'ils reçoivent à travers ce travail aussi modeste soit-il, l'expression de nos sentiments et de notre éternelle gratitude.

· Et aussi à la mémoire de notre frère jumeau Hassane Florent décédé le 30 novembre 2002.

Nous rendons grâce à Dieu, le Tout Miséricordieux qui nous a permis de réaliser ce travail dans une parfaite sérénité.

La rédaction de ce rapport n'aurait été possible sans la participation et les conseils de bon nombre de personnes. Qu'elles trouvent ici l'expression de notre profonde gratitude.

Nos remerciements vont à l'endroit des enseignants permanents et vacataires de l'IUT de l'Université de Zinder, notamment ceux du département d'Assistant de Direction,qui, d'une façon ou d'une autre, ont aidé concrètement, ànotre formation professionnelle.

C'est aussi l'occasion pour nous d'exprimer notre profonde gratitude à l'endroit des personnes qui nous ont beaucoup aidés durant ce travail. Il s'agit de :

Ø notre tuteur pédagogique, M. ABDOUA Issa, Enseignant Technologue à l'IUT de l'Université de Zinder, et en même temps chef de département adjoint pour sa disponibilité et ses sages conseils pour un encadrement efficace à notre égard ;

Ø notre tuteur professionnel,M.IBRAHIM CHAIBOU Zakari Secrétaire Principal de l'IUT, pour sa disponibilité et ses sages conseils, malgré les lourdes tâches qui lui sont assignées, pour un encadrement efficace à notre égard ;

Ø Mme DOUKA BOUBACAR Hadiza, Enseignante Technologue, notre Cheffe de département qui a toujours été dynamique dans la gestion administrative et académique de ce département.

Ainsi, nous remercions, Mme ISSOUFOU MAHAMAN Amina Cheffe de la scolarité de l'IUT, M.GORE DJADJI Mahamadou stagiaire au niveau du secrétariat principal de l'IUT qui, du début jusqu'à la fin de notre stage nous ont inlassablement aidé dans le cadre du travail et également lors de la rédaction de notre rapport de stage.

RESUME

La formation, après deux ans, à l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder est sanctionnée par un Diplôme Universitaire de Technologie (DUT).L'obtention de ce Diplôme est soumise à la réalisation par les étudiants dudit Institut d'un stage professionnel d'une durée de huit (8) semaines et la rédaction d'un rapport destage qui sera présenté et soutenu devant un jury. C'est pour cette raison que nous avons effectué un stageà l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder avec comme thème : « Utilisation des logiciels bureautiques dans l'exécution des tâches administratives : cas de l'institut universitaire de technologie de l'université de Zinder ».

L'objectif de ce travail est de montrer l'importance de l'utilisation des logiciels bureautiques dans l'exécution des tâches administratives àl'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder.La méthodologie que nous avons adoptée est la recherche documentaire, l'entretien direct avec les agents de l'institution et la recherche sur des sites internet.

Mots clés : utilisation, logiciel, logiciel bureautique, exécution, tâches administratives.

Aftertwoyears of training, at the University Institute of Technology of the University of Zinder leads to a UniversityDiploma of Technology (DUT). ObtainingthisDiplomaissubject to the completion by the students of the said Institute of a professionalinternship lasting eight (8) weeks and the writing of an internship report whichwillbepresented and defendedbeforea jury. It is for thisreasonthatwedid an internshipat the University Institute of Technology of the University of Zinder with the theme: "the use of office software in the performance of administrative tasks: case of the universityinstitute of Technologyfrom Zinder University ».

The objective of thisworkis to show the importance of the use of office software in performing administrative tasksat the University Institute of Technology of Zinder University. The methodologywe have adoptedisdocumentaryresearch, direct interviews with the staff of the institution and research on websites.

Keywords: use, software, office software, execution, administrative tasks.

Dans un monde où tout tourne autour de l'avancée de la technologie, l'informatique devient de plus en plus un outil indispensable dont la pratique permet de faciliter bon nombre d'activités. C'est dans ce même ordre d'idées que l'administration de manière générale opte pour l'utilisation de l'informatique dans la gestion des tâches administratives. Pour se faire, l'ordinateur est incontestablement l'outil le plus sophistiqué requis par les technologues pour une meilleure exécution dediverse tâche. Pour l'administration, la bureautique est d'ores et déjà aperçue comme étant un libérateur de l'homme qui fait face à un certain nombre d'activités de bureau.« Elle est représentée comme une révolution qui touche directement le secteur tertiaire et qui entraîne des changements au niveau du fonctionnement des institutions concernées. L'administration est incontestablement la plus importante organisation dont les activités soient celles du tertiaire. Elle a de ce fait des rapports étroits avec le phénomène ^1(*)».

C'est ainsi que l'IUT de l'Université de Zinder qui offre un Diplôme Universitaire de Technologie(DUT) et une Licence Professionnelle aux étudiants après leur formation et ayant en charge le parcours universitaire de tous les étudiants inscrits, de leur inscription jusqu'à l'obtention de leur diplôme ne peut pas être en marge de cette technologie.

En effet,étant un administrateur en formation, nous avons voulu effectuer notre stage au sein cette institutionavec le thème :« Utilisation des logiciels bureautiques dans l'exécution des tâches administratives à l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder ».

Ø quelles sont les différentes tâches administratives exécutées à travers la bureautique à l'IUT/UZ?

La Bureautique est l'ensemble des moyens et méthodes appliqués aux activités de bureau permettant de traiter informatiquement des informations écrites. C'est aussi « l'appréhension du travail de bureau basée sur l'utilisation de dispositifs automatiques ou informatiques »^2(*).

Le choix de ce thème est dû au fait que celui-ci cadre avec notre formation et dont l'objectif général est de montrer l'importance de l'utilisation des logiciels bureautiques dans l'exécution des tâches administratives à l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder.

Ø décrire le rôle de l'utilisation des logiciels dans l'exécution des tâches administratives.

Pour répondre à toutes ces préoccupations, nous avons structuré notre travail entrois grandes parties ou chapitres. Dans le premier chapitre, nous allons passer en revue sur notre structure d'accueil qui est l'Université de Zinder en général et l'Institut Universitaire de Technologie en particulier. Dans le second chapitre, nous allons voir les pratiques administratives de l'IUT à travers l'utilisation des logiciels bureautiques. Enfin, dans le dernier chapitre nous allons présenter les activités menées, les constats et les suggestions.

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L'INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE DE L'UNIVERSITE DE ZINDER (IUT/UZ)

Introduction

Créé par l'ordonnance N°2006-031 du 09 Aout 2006, l'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Zinder est régi par l'ordonnance N° 99-034 du 27 Août 1999 portant le régime général des Etablissements Publics à Caractère Scientifique, Culturel et Technique (EPSCT). Sa tutelle est assurée par le Ministre chargé de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation.

Ce chapitre s'intéresse à la présentation générale de l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder à travers son historique, sa structure et son organisation administrative.

Créée le 1^er Juillet 2010, l'Université de Zinder s'est installée sur le site de l'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Zinder et fait de cet institut l'une de ses composantes. L'UZ se trouve dans la capitale du Damagaram plus précisément dans l'arrondissement communal n°3 de la ville de Zinder.

L'Université de Zinder comporte actuellement cinq (5) composantes fondamentales à savoir :

Etant l'une des composantes de l'Université de Zinder, l'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Zinder est créé en 2006, et a officiellement débuté ses activités le mardi 28 octobre 2008 avec seulement deux (2) filières : Assistant de Direction (AD) et Aménagement du Territoire et Urbanisme (ATU). La cérémonie de l'inauguration a eu lieu en présence des autorités de la 5^èmeRépublique (le Ministre de tutelle et le Président de l'assemblée nationale), dans l'amphithéâtre dudit Institut.

L'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Zinder dispose d'un enseignement pluridisciplinaire dans le but de préparer, en deux années de formation, les étudiants aux fonctions de techniciens supérieurs.

1.2. Situation géographique

L'Université de Zinder est implantée dans la ville de Zinder plus précisément dans l'arrondissement communal III de Zinder. Elle se situe sur la route reliant la ville de Zinder à celle de Tanout et occupe une superficie de vingt-cinq (25) hectares, elle est limitée :

Avec pour crédo « la formation professionnelle au service du développement », l'IUT de Zinder a pour missions et objectifs de :

Ø dispenser une formation supérieure technologique sanctionnée par le Diplôme Universitaire de Technologie (D.U.T) et/ou la Licence Professionnelle ;

Ø pallier à la pénurie en cadres techniques moyens permettant d'assurer le fonctionnement des structures permanentes publiques et privées de la nation ;

Ø contribuer à la recherche scientifique universitaire en collaboration avec les établissements universitaires et les organismes publics ou privés ;

Ø assurer la formation continue de personnes ayant ou non une activité professionnelle, participer à des actions de coopération internationale en matière de formation et de recherche ;

L'IUT entretient des partenariats avec des institutions de formation (missions d'enseignement) et avec des institutions financières et techniques (appui financier et technique) :

Ø les Instituts Universitaires de Technologies du Niger (Maradi, Tahoua, etc.) ;

Ø l'ADIUT/FSP (Formation sur la Gouvernance et le pilotage de l'IUT), la professionnalisation de l'enseignement supérieur, projet d'établissement, etc. ;

Ø la BAD/PADEFPT : Appui infrastructurel (réhabilitation de l'amphithéâtre), appui matériel (matériels informatiques/ plateforme) et des renforcements de capacités des enseignants (sur des logiciels de spatialisation : SIG ; Autocad ; Covadis ; Adobe ; Illustrator, etc.) ;

L'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder comprend actuellement six (6) départements :

A cela s'ajoutent des licences professionnelles optionnelles en fonction des différentes filières.

Il faut aussi noter que d'autres options et filières peuvent être créées en fonction des besoins.

1.6. Moyens de l'IUT/UZ

Ø les ressources résultant des activités de valorisation de l'établissement ;

Ø un bâtiment principal abritant le bloc administratif (Rectorat, IUT, FLSH, FSS, FST et FSE) ;

Ø neuf (9) bâtiments abritant des salles de cours et deux (2) Amphithéâtres ;

Mais, il faut noter que l'IUT partage ses ressources financières et matérielles avec toutes les autres composantes de l'Université notamment avec les facultés et le Rectorat. Il serait donc difficile de faire ressortir avec exactitude les ressources de l'IUT.

Les ressources humaines de l'IUT sont composées de six (6) personnels administratives et techniques et deux (2) stagiaires. A cet effectif s'ajoute des enseignants par département intervenant audit institut.Ils sont présentés comme suit :

Départements	Permanents	Vacataires	Total
AD	7	13	20
ATU	5	13	18
GLT	6	4	10
HSE	3	16	19
TGP	3	12	15
TOPO	6	12	18
Total	29	70	99

De ce tableau, il ressort que presque dans tous les départements, le nombre des enseignants vacataires est supérieur à celui des enseignants permanents, ce qui montre le caractère professionnel de la formation à l'IUT.

1.7. Organisation administrative de l'IUT/UZ

L'organigramme est une représentation schématique des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques d'un organisme, d'un programme, etc. L'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder est doté d'un organigramme hiérarchique (annexe n°1) dont le Directeur est celui qui détient le pouvoir de l'ensemble du personnel de l'IUT, et contrôle le fonctionnement de toutes les activités de l'Institut.

1.7.1. Direction de l'IUT de l'Université de Zinder

L'IUT est placé sous l'autorité d'un Directeur et son adjoint élus par les enseignants, les PAT et les étudiants pour un mandat de trois (3) renouvelable une seule fois. Le Directeur coordonne les activités des six (6) départements (cités ci-dessus), gère les services qui sont sous sa tutelle. Le Directeur représente l'institut au niveau de l'Université et veille à l'application des lois, règlements, instructions du Recteur et au bon déroulement des cours.

Le Directeur de l'IUT est assisté d'un Directeur Adjoint. Ce dernier administre le volet académique des étudiants inscrits et supplée le directeur en cas d'absence.

1.7.2. Evolution des effectifs des étudiants de l'IUT de l'Université de Zinder

Cette présente figure explique en graphique l'évolution des effectifs des étudiants de 2008 à 2020 à l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder. En effet, de 2008 à 2013 l'évolution n'a pas connu une croissance assez rapide par rapport aux années subséquentes c'est-à-dire du 2014 à 2020. Mais cela peut se justifier à l'absence de certains départements au début ou à la conscientisation de population eu égard à la formation professionnelle qui est devenue, de nos jours incontournable dans le cadre du développement socio-économique, politique et culturel d'un pays.

1.7.3. Départements

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'IUT, le département est dirigé par un Chef dedépartement secondé d'un adjoint tous élus pour un mandat de deux (2) ans renouvelable une (1) fois. Al'IUT de l'Université de Zinder, les chefs de département sont assistés dans leur fonction par un conseil de département composé de l'ensemble des enseignants chercheurs et technologues permanents du département, un représentant des étudiants et un représentant des PAT pour des questions les concertants. Le conseil de département a compétence :

Ø d'autoriser l'inscription des étudiants, dans le respect des règles et critères en la matière ;

Ø de proposer à l'Institut la création de filières porteuses pour le département ;

Ø d'examiner les questions de recrutement des personnels (technologues, enseignants technologues et PAT) du département ;

Ø de délibérer sur toutes les questions académiques, techniques, budgétaires et de recherche intéressant le département.

1.7.4. Services

Les chefs de Service sont nommés suivant la nécessité de service parmi les enseignants chercheurs, les enseignants technologues et le Personnel Administratif et Technique (PAT). Ils agissent sous l'autorité du Directeur de l'IUT. Tout chef de service est chargé de la gestion du personnel, du matériel et des locaux associés à son service. Ainsi, comme nous l'avons dit ci-dessus, l'IUT partage ses services avec les autres facultés de l'Université hormis le secrétariat principal que chaque faculté possède en propre.

Conclusion

A travers ce chapitre, nous venons de voir d'une façon brève la présentation de l'Université de Zinder en général et celle de l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder en particulier. L'IUT de l'Université de Zinder forme d'une offre de formation en techniciens supérieurs au bout de deux(2) années de formation pour l'obtention d'un DUT ou 3 années pour l'obtention du Licence Professionnelle.

CHAPITRE 2 : PRATIQUES ADMINISTRATIVES A TRAVERS L'UTILISATION DES LOGICIELS BUREAUTIQUES

Introduction

Rédiger des écrits administratifs, regrouper, trier des données dans un tableau et en tirer des graphiques, consulter Internet pour y chercher des informations font désormais partie du travail quotidien d'un administrateur. Les traitements de texte, les tableurs, les présentations assistées par ordinateur... sont devenus des outils incontournables et savoir les utiliser efficacement est une compétence indispensable pour un administrateur.

Dans ce chapitre nous allons dans un premier temps présenter d'une manière généralela bureautique et dans un second temps aborder les différents logiciels utilisés dans l'exécution des tâches administratives dans les différents services de l'IUT/UZ.

2.1 Généralité sur la bureautique

Le mot "Bureautique" a été proposé pour la première fois en 1976 à Grenoble par un groupe de chercheurs dont Louis Naugès était un des animateurs. Le problème était de traduire les mots anglais "office automation"^3(*). Ils avaient hésité entre "bureaumatique" qui avait été jugé trop proche de "bureaucratique". Ce mot regroupait alors tout ce qui concerne l'information en rapport avec le travail de bureau.

2.1.1. Définition de la bureautique

La bureautique est l'ensemble des techniques et des moyens tendant à automatiser les activités de bureau et principalement, le traitement de la parole, de l'écrit et de l'image.

2.1.2. Objectifs de la bureautique

La bureautique est essentielle pour le bon fonctionnement d'une administration. Le but de la bureautique est ainsi de fournir des éléments permettant de simplifier, d'améliorer et d'automatiser l'organisation des activités d'une institution ou d'un groupe de personnes (gestion des données administratives, synchronisation des rendez-vous,...).

Etant donné que l'organisation d'une institution passe de plus en plus par un besoin en terme de communication, la bureautique ne s'arrête pas à la simple saisie de notes manuscrites mais comprend notamment les activités suivantes :

2.1.3. Les outils de la suite bureautique

On appelle « suite bureautique » un ensemble de logiciels informatiques en rapport avec les opérations basiques du travail de bureautelles que rédiger des lettres et des rapports, organiser des rendez-vous ou comptabiliser des factures. Une suite bureautique est notamment composée des logiciels suivants :

L'un des outils essentiels d'une suite bureautique est le traitement de texte. Cet outil permet de réaliser tous les documents de la vie courante, tels que :courriers administratifs ;courriers professionnels ou personnels ;CV...Il permet aussi de saisir du texte ;le modifier ; le mettre en page avec l'utilisation de style, d'images, tableaux...

L'utilisation des traitements de texte est un excellent moyen de s'initier à taper sur son clavier d'ordinateur : plus on tapera du texte, plus on arrivera à taper vite et à connaître l'emplacement des lettres, chiffres et symboles sur le clavier.

Autre outil de base d'une suite bureautique, le tableur peut être utilisé comme outil de comptabilité, statistique, listes... En dehors des calculs, le tableur permet de faire des listes organisées, avec par exemple un tri automatique alphabétique, numérique ou chronologique.

Une suite bureautique comporte des outils de présentation. Ces outils permettent de réaliser des documents intégrant du texte, des tableaux, des images, des graphismes... L'on peut y ajouter aussi des sons ou des vidéos. Ils serviront par exemple à faire des présentations diaporama sur vidéoprojecteur pour des réunions professionnelles, des exposés scolaires, des présentations de soutenances...

Les outils de base de données d'une suite bureautique permettent de classer des éléments par catégories. Ces éléments sont classés sous forme de table, destinée à un usage bureautique mais aussi quelquefois pour de l'exportation web. Les tables peuvent être mises en relation les unes aux autres.

Il peut également y avoir un logiciel de prise de notes, un lecteur de courrier électronique, un calendrier et carnet d'adresses.

2.2. Les logiciels bureautiques utilisés dans l'exécution des tâches administratives à l'IUT/Zr

Un logiciel est un programme qui apporte à l'ordinateur un lot de fonctionnalités supplémentaires, qui ne sont pas forcément présentes à l'origine. Il s'installe sur ordinateur via un disque (CD, DVD) ou en téléchargeant sur internet. Le Logiciel est également appelé une application, ou un programme.

2.2.1. Les logiciels utilisés dans les différents services de l'IUT/Zr

L'IUT de Zinder ayant pour mission principale de dispenser une formation supérieure technologique dans le but d'offrir un Diplôme Universitaire de Technologie(DUT) et une Licence Professionnelle aux étudiants audit institut, s'est vu doter de plusieurs services compétents pour palier au bon fonctionnement de son administration dans la gestion des tâches qui lui sont confié. Pour se faire, l'IUT/Zr utilise la suite Microsoft Office qui s'avère le plus utilisé dans l'exécution des tâches de bureau et qui est composée des logiciels.

2.2.2. Présentation de Microsoft office

Microsoft^4(*) Office^5(*) est une suite bureautique propriétaire. Elle est propriété de Microsoft et est développée pour les plates-formes Windows^6(*) et Macintosh^7(*). MO inclut la suite bureautique, les serveurs associés et les services basés sur le Web.

MO fait son apparition dans les années 1990, et était au commencement une sorte de paquet comprenant des applications qui étaient vendues séparément auparavant. L'avantage de la suite sur les logiciels séparés était le moindre coût. Au cours des années, les applications bureautiques se sont développées, partageant certains composants comme le correcteur orthographique.

Au fil des années et des lancements des nouvelles versions de la suite, Microsoft Office s'impose comme le leader de la suite bureautique avec de plus en plus de fonctionnalités visant à simplifier les usages bureautiques, aussi bien dans le monde professionnel que privé.

Ainsi, Office 2007, sorti fin janvier 2007, dévoile une interface utilisateur très différente des versions précédentes, avec comme principal point le remplacement des menus et des barres d'outils par un bandeau contenant les icônes d'outils et diverses fonctions appelé « Ribbon » ou « Ruban » en français, ce qui sera alors une révolution.

Office 2010, Office 2011 pour Mac puis Office 2013 où arrivent ensuite. Les fonctionnalités les plus récentes étant par exemple : l'intégration de vidéos issues du web dans Word, le mode lecture dans Word, la possibilité de modifier un document PDF dans Word, les graphiques recommandés dans Excel, le remplissage instantané dans Excel, le mode présentateur évolué de PowerPoint, la pipette dans PowerPoint, puis plus tard, Office 2016 etc.

Microsoft Office est actuellement la suite bureautique la plus connue dans le monde.

Tout comme Windows, Office a évolué au fil du temps avec plusieurs versions : 97, 2000, 2003, 2007, 2010, 2013 et 2016. Une version tous les 3 ans en moyenne. Aujourd'hui, nous retrouvons une grosse évolution au niveau de l'interface graphique du logiciel à partir de la version 2007 avec l'apparition du ruban contenant les outils qui amène plus de simplicité que les anciennes versions.

L'utilisation du Microsoft Word pour rédiger et éditer des courriers administratifs ou personnel (lettres, CV, rapports et tous types de documents texte) ; l'application permet aussi de mettre en page les documents, de générer des sommaires, de numéroter automatiquement des pages, corriger la grammaire et l'orthographe, de créer des schémas, de faire du publipostage... (Voir annexe n°2)

Son format par défaut est le « .doc », qui existe en différentes versions correspondant aux Versions de Word.

Il faut aussi noter l'utilisation du Microsoft Outlook pour la réception et l'envoi d'emails, de les classer, mais aussi la gestion d'un carnet d'adresses complet, la gestion de tâches et du temps.

L'utilisation du Microsoft Excel qui sert de tableur pour faire des calculs, des graphiques, des tableaux, des plannings et de bases de données. L'utilisation faite de ce logiciel à la scolarité de l'IUT est le plus souvent pour établir des PV de note des étudiantsdudit institut mais aussi pour l'organisation et la mise à jour de leurs inscriptions.

L'utilisation du Microsoft Word pour la rédaction des cours à dispenser aux étudiants mais aussi de Microsoft Excel pour enregistrer les différentes notes obtenues par les étudiants lors des évaluations et examens de fin du module.

Il faut aussi noter l'utilisation plus courante faite de Microsoft PowerPoint pour dispensés des cours mais aussi lors des réunions des délibérations des PV générales des notes. Le logiciels permet de réaliser des présentations sous forme de diapositives diffusées généralement par un vidéo projecteur afin d'appuyer un exposé oral. Il est possible d'y intégrer des textes, images, vidéos, tableaux, graphiques...Son format par défaut est le « .pptx ».

Conclusion

La bureautique tient une place importante et joue un rôle prépondérant pour la bonne marche d'une institution. Elle permet d'assurer les échanges à l'intérieur comme à l'extérieur de l'institution. Présente à tous les niveaux de fonctionnement d'une institution, les outils de la bureautique sont devenus incontournables pour la bonne exécution des tâches administratives .Il est donc important que chaque collaborateur ait acquis une formation pour pouvoir maîtriser les outils de bureautiques. Cela permet d'optimiser les compétences et les capacités du personnel au travail.

Le stage est une étape de mise en pratique des connaissances acquises en classe et d'acquisition de l'expérience professionnelle d'où son importance dans la formation. Dans ce chapitre nous allons présenter toutes les activités que nous avions effectuées pendant notre stage, ensuite évoquer les constats et formuler quelques suggestions.

Durant notre stage à l'université de Zinder, nous avons effectué un certain nombre d'activités relativement à notre domaine de formation au niveau du secrétariat principal de l'IUT.

L'administration de l'IUT est un service qui entretient de nombreuses relations, soit avec des étudiants, soit avec des personnes extérieures (collaborateurs). De ce fait, il reçoit quotidiennement des visiteurs dans le déroulement de ses activités. Lorsque nous recevons un visiteur, l'acte primordial qui incombe à quiconque de nous c'est de faire preuve de déférence en saluant systématiquement le visiteur, puis en lui proposant poliment le siège où il pourrait s'assoir s'il y a nécessité.

La politesse et la courtoisie, qui doivent être de mise tout au long de la séance d'accueil précédant le traitement des préoccupations ou l'orientation du visiteur, imposent de se départir de toute forme d'émotions frustrantes ; ainsi que de l'usage de propos désobligeants ou injurieux.

Puis, toujours dans la même optique, nous demandons avec respect à notre étranger d'exposer ou de formuler les questions sur lesquelles il souhaite être renseigné.

Au cours de notre stage nous avons eu à rédiger un certain nombre de demandes de stage aux étudiants dudit institut. Il faut noter à ce point, que l'IUT de Zinder s'est engagé à accompagner ses étudiants en leur rédigeant des demandes de stages pouvant leur faciliter l'accès rapide à une institution d'accueil de leur choix. Cette demande adressée au responsable de l'institution d'accueil comporte : le nom, le prénom, le département, le niveau d'étude de l'étudiant (sa spécialité s'il est en licence), l'adressede l'institution. Une fois la demande saisie, nous là transmettons pour signature au Directeur.(Voir annexe n°3)

La rédaction des écrits administratifs fait aussi partie intégrante du travail quotidien de l'administration. Pour établir une autorisation d'absence par exemple, l'intéressé nous remet sa demande manuscrite de permission à travers laquelle sont soutirées les informations nécessaires à l'établissement de l'autorisation. Une fois l'imprimé sorti, l'original du document et la copie de la lettre manuscrite sont renvoyés à l'intéressé. A cette étape ultime, l'original de la demande et la copie de l'autorisation sont - joints dans une même chemise - classés dans un carton, de sorte que le cas de chaque membre du personnel IUT fasse l'objet d'un cas individuel.

Les correspondances administratives sont des écrits destinés à informer, à envoyer ou à demander des renseignements, des avis, des instructions au sein d'une même administration ou entre l'administration et l'extérieur. Elles ont pour fondement le sens de la responsabilité de l'administration et cela à travers la signature. Il s'agit, entre autres, de : note de service, note d'informations, lettre administrative, terme de références, permission d'absence, demande de stage pour les étudiants...(voir annexen°4 et n°5).

Les courriers constituent les correspondances reçues de l'extérieur (courrier arrivé) ; ou expédiées en direction des autres institutions (courrier départ), par une entreprise. Il peut s'agir d'une lettre administrative, d'une invitation...

Une fois qu'un courrier nous parvient (courrier arrivé), la première des choses est de lire, comprendre de quoi il s'agit. Il peut s'agir d'une information à soumettre au directeur ou à un service, à afficher, à ventiler, ou à garder. Quel que soit l'un des cas cités précédemment, nous faisons une photocopie du courrier qui est nécessaire pour tout document administratif. Une copie est toujours gardée au niveau du secrétariat principal, puis l'originale est transmise directement au service concerné. Lorsqu'il s'agit du courrier départ, l'objet du document est enregistré dans un cahier de transmission. Le cahier et le document sont transmis au service courrier, Le planton décharge en apposant sa signature sur le cahier afin de prouver que le document a été envoyé.

La transmission du courrier est une action de faire passer ou envoyer un document administratif dans un service à un autre.

Tous les documents (rentrants et sortants) sont ainsi classés dans des parafeurs selon un ordre numérique d'arrivée. Pour faciliter ce classement, un numéro est attribué à chaque document. Nous distinguons ainsi les parafeurs dans lequel sont classés les courriers arrivés, celui de courriers départ, celui de notes de services et celui dans lequel sont classés les arrêtés venant du rectorat ou du ministère. Une fois qu'un parafeur est plein il est remplacé par un nouveau ; et ils sont tous classés dans une armoire conçue à cet effet. Il faut noter que les parafeurs sont classés dans l'armoire par ordre chronologique.

3.1.5. Affichage

L'affichage est un processus par lequel une autorité passe une information au sein d'une entreprise. Ici à la scolarité nous recevons divers types de documents à afficher. Ces documents sont entre autres : les PV des notes des enseignants provenant des différents départements de l'IUT. Toute offre d'emploi ou toute information intéressant les étudiants de l'IUT doit passer par voie d'affichage. La tâche qui nous a toujours été confiée

Nous avons fait la photocopie de plusieurs documents notamment les documents administratifs qui nécessitent des multiplications sont ainsi photocopiés au moyen d'une photocopieuse du secrétariat des départements de l'IUT/UZ.

Dans cette sous-partie de ce travail, nous allons exposer les constats que nous avons faits durant notre stage au niveau du secrétariat principal de l'IUT, et par la suite formuler des suggestions relativement aux points négatifs de ces derniers.

Pendant notre séjour de stage au secrétariat principal de l'IUT, nous avons fait un certain nombre de constats qui se répartissent en : points forts et points faibles.

Ø une bonne transparence en matière de pratique de la communication interne entre les services ;

Ø le secrétariat principal de l'IUT et le service maintenance Informatique de l'Université sont tous bien équiper en matériels et outils de gestion des différents taches qui leur sont confier ;

Ø l'absence sans justification de certains PAT pendant les heures de services ;

Ø l'insuffisance d'enseignants technologues permanents, conduit l'Institut à faire souvent appel à des spécialistes extérieurs (professionnels) en charge de dispenser des cours;

Ø Manque de formation continue pour les étudiants désirant aller jusqu'en master et doctorat;

Ø Manque de service physique devant s'occuper du stage des étudiants de la dite institut ;

Ø le problème d'électricité qui interrompe parfois les activités administratives.

Ø De mettre plus de rigueur sur les justifications des PAT qui s'absentent sans motif ;

Ø recruter en quantité et en qualité de nouveaux enseignants pour résoudre les problèmes d'insuffisance d'enseignants technologues permanents ;

Ø Mettre plus de pression sur les enseignants qui tardent à faire sortir les PV des notes pour permettre aux étudiants d'avoir d'avance une idée de leur note avant mêmes les sessions de rattrapage ;

Ø chercher à installer un système de communication audiovisuel pour éviter les déplacements du personnels lors des réunions qui nécessite pas la présence physique des personnels ;

Ø Crée un service de stage pouvant faciliter aux étudiants de l'IUT d'avoir un accès facile et rapide dans les institutions d'accueils de leur choix et une suivie rigoureuse de l'institut ;

Ø plaidoyer auprès de l'Etat ou d'autres partenaires pour que l'Université consente un maximum d'investissements devant servir à la création des autres niveaux de formation manquants, construction de salles de cours et de bureaux pour mettre les enseignants, les étudiants et le personnel administratif dans des conditions idoines;

Ø mettre en place un système d'électrification à énergie solaire pour éviter l'interruption du travail.

En somme, pendant notre séjour en tant que stagiaire à l'Université de Zinder, nous avons effectué un certain nombre d'activités relatives à notre formation d'Assistant de Direction. Cela nous a permis d'acquérir de l'expérience professionnelle en mettant en pratique nos connaissances théoriques acquises. Cependant, la réalisation de ces activités ne s'est pas faite sans difficultés. Il faut noter en outre que notre thématique nous a également permis de bien cerner les activités relatives à l'utilisation de la bureautique dans la gestion des tâches administratives à l'IUT de Zinder. Ce qui nous a conduit à faire des constats et des suggestions pour contribuer à un meilleur fonctionnement de cette institution qui oeuvre dans le cadre de la formation professionnelle et technique.

CONCLUSION GENERALE

Au terme de cette expérience professionnelle, quinous a permis de mettre en pratique nos connaissances théoriques acquise durant notre formation en tant qu'assistant de direction, nous avons réalisé que l'utilisation de la bureautique dans la gestion des tâches administratives est plus qu'indispensable dans toute institution car elle permet avant toutde fournir des éléments permettant de simplifier, d'améliorer et d'automatiser l'organisation des activités d'une institutionen un temps record.

Cependant, pour qu'il puisse avoir une bonne gestion dans l'exécution des tâches administratives, encore faut-il réunir les moyens (matériels, humains et financiers) nécessaires à la gestion quotidienne de ses activités et impulser aux agents, notamment les sentiments d'amour pour leur travail, de responsabilité, d'initiative personnelle, d'ambition et d'efficacité qui sont les conditions indispensables pour la bonne marche de toute organisation ainsi que la réussite de tout développement. L'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder, étant une institution a pour mission de dispenser une formation supérieure technologique dans le but d'offrir un Diplôme Universitaire de Technologie(DUT) et une Licence Professionnelle aux étudiants dudit institut.

Il faut noter que les activités que nous avons réalisées au sein du secrétariat principal de l'IUT/Zrsont nombreuses et variées. Autant elles concourent à notre meilleur perfectionnement, autant elles nous permettent l'acquisition d'autres connaissances pour notre future carrière professionnelle.Soulignons en outre que les activités du secrétariat principal de l'IUT contribuent non seulement au rayonnement de l'Administration mais aussi au développement de l'institut tout entier.Les constats et suggestions que nous avons émis n'ont autre but que de contribuer au bon fonctionnement de l'IUT, et nous osons espérer qu'ils auront une suite favorable.

Alors, Quelle sera l'impact (avantages et inconvénients) de la bureautique sur l'homme ?

· mieux gérer vos documents administratifs Guide d'accompagnement de laformation.2^e édition, revue et mise à jour(2014) : auteur : Ghislaine Jette : Page (8-32).

Ø SOULOUMIAC A. (1983) Les Perspectives de l'Informatique dans l'Administration, Rapport au Secrétaire d'Etat..., La Documentation Française, Paris, p. 16

Ø NAHANZALE, I. (2013). Cours Microsoft Excel 2010. 2eme année Assistant de Direction. Zinder : IUT/UZ/Niger

ANNEXES

Par la présente, j'ai l'honneur de convier tous les enseignants de l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder à une réunion de délibérations finales du semestre 1 le vendredi 24 juillet 2020, à partir de 9 heures, dans la salle de réunion du rectorat.

Par ailleurs, je tiens à vous informer que Dr ADAMOU Abdoulaye, enseignant-chercheur au département Aménagement du Territoire et Urbanisme dudit Institut, est désigné président du jury de ces délibérations.

J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir accepter l'étudiant(e) PIERRE OWOLABI Affouda Samuel dans votre institution, à la maison d'entreprise pour un stage académique nécessaire à l'obtention du Diplôme Universitaire de Technologie (DUT), spécialité Assistant de Direction.

A la fin du stage, l'étudiant(e) doit rédiger un rapport de stage co-encadré par un tuteur professionnel proposé par l'institution d'accueil et un tuteur pédagogique. Ce rapport fera l'objet d'une présentation et d'une évaluation dans les conditions définies par l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de mes salutations meilleures.

Par la présente, j'ai l'honneur de vous convier à un Conseil Extraordinaire de l'Institut Universitaire de Technologie de l'Université de Zinder, le jeudi 3 septembre 2020 à partir de 9 heures, au bureau du Directeur.

Directeur Adjoint		Urgence
Secrétariat Principal		Etudes et observation
Département AD		Pour attribution
Département ATU		Avis
Département GLT		Disposition à prendre
Département HSE		Diffusion
Département TGP		Classement
Département HSE		Affichage
Service Scolarité		Suivi
Service Financier		Répondre
Service Cartographie		Information
Laboratoire		Autre
Rectorat		Exploitation
Facultés		Suite à donner
Autres services (à préciser)		A restituer

* ¹https://theses.univ-lyon2.fr/documents/getpart.php?id=lyon2.2000.congo_ia&part=19616

* ² SOULOUMIAC A. (1983) Les Perspectives de l'Informatique dans l'Administration, Rapport au Secrétaire d'Etat..., La Documentation Française, Paris, p. 16

* ⁵ C'est le nom de la suite bureautique de Microsoft qui regroupe plusieurs logiciels.

* ⁷ C'est une gamme d'ordinateur créé par Apple, le principal concurrent de Windows.