Quelles sont les impacts de la transformation du digital sur la fonction des ressources humaines ?

Partie 2 : La pratique de la digitalisation au sein du cabinet

I. La digitalisation

A. Définition de la digitalisation

Dans un premier temps, si nous définissons le terme « dématérialisation » qui est un processus qui vise à produire au format numérique un objet, un outil afin que celui-ci devienne plus performants. Si nous prenons un exemple, nous pouvons voir une feuille de papier que nous allons scanner afin de l'avoir numériquement dans différents formats comme en « .pdf » et donc de ne plus avoir de papier.

Afin d'exploiter le plus possible cette démarche de dématérialisation, il faut que celle-ci comporte une dimension de numérisation et de digitalisation. Entre les deux dimensions, nous

avons parfois des confusions.

En ce qui concerne la numérisation celle-ci consiste à créer, grâce à un document au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne (sur un ordinateur par exemple), c'est-à-dire l'automatisation de son traitement et de sa lecture. Le terme de dématérialisation a donc pour but de supprimer au maximum l'utilisation du papier alors que

la digitalisation

concerne l'automatisation afin de

faciliter certaines tâches et donc de

supprimer les tâches répétitives au quotidien.

Selon Patrick STORHAYE, la digitalisation consistait à :« La révolution digitale correspond à la combinaison de la numérisation de l'information et de sa mise en réseaux sur un plan mondial, présente très certainement des caractéristiques comparables : celles d'une transformation profonde, sans précédent à la fois dans son intensité mais aussi dans sa vitesse, dont l'origine est certes d'ordre technique mais dont les conséquences sociales sont considérables, irréversibles, inéluctables et infinies. »

Pour ce même auteur (Patrick STORHAYE, 2016), la digitalisation au sein des ressources humaines peut aussi être comprise comme « le processus selon lequel une activité ou une entreprise intègre le numérique à son activité, en termes de supports et de solutions, et apprivoise la culture digitale dans ses modes de fonctionnement et ses comportements individuels et collectifs ».

Ensuite, Aurélie DUDEZERT (2018) a défini la transformation digitale comme « une transformation volontaire menée par les entreprises pour exploiter les nouvelles opportunités offertes par ces technologies digitales ».

Nous venons donc de voir deux piliers de la transformation du digital pour les entreprises, c'est-à-dire l'automatisation (digitalisation) et la dématérialisation. Il y a donc maintenant

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différents processus RH qui peuvent et doivent être dématérialisés et automatisés. Il y a plusieurs domaines qui sont concernés par ces deux piliers, nous pouvons prendre le processus paie, la formation, en passant par le recrutement. Cette dématérialisation peut permettre au sein des entreprises d'automatiser un grand nombre de processus. Certaines tâches dans les processus pourront disparaitre grâce à la nouvelle technologie.

Nous venons de voir ce qu'était la digitalisation, nous allons maintenant voir les différents objectifs de la digitalisation.

B. L'objectif de la digitalisation

La digitalisation est désormais aujourd'hui au coeur de la stratégie des entreprises.

La digitalisation s'apparente aujourd'hui essentiellement à la donnée ou nous pouvons aussi l'appeler : data.

Avoir des informations est essentiel mais pouvoir retenir le meilleur parti est un objectif important que l'entreprise doit atteindre.

Dans un premier temps, la mise en place de la digitalisation au sein d'une entreprise permet de favoriser dans le processus paie, la transmission des informations des différents documents ou alors toutes les informations du salarié.

Le premier objectif de cette mise en place de la digitalisation est de tout garder en numérique et ne plus avoir besoin du papier. C'est-à-dire que grâce à cette mise en place, nous n'avons plus besoin d'imprimer les documents comme par exemple les DPAE, les contrats de travails ou autres mais directement passer par voie numérique. Cela permet de faciliter les échanges entre l'entreprise et les salariés et les cabinets comptables avec les entreprises (clients). Le but est donc de développer les échanges. De plus, il est maintenant possible via le logiciel de paie d'envoyer directement les attestations de salaire par exemple à la sécurité sociale.

Selon Jean-Marie PERETTI, il y a cinq niveaux d'enjeux pour que la dématérialisation soit un facteur de progrès pour les entreprises :

V' Gains de productivité

V' Amélioration du service

V' Amélioration de la qualité des décisions

V' Aide au partage entre des ressources Humaines et ligne hiérarchie

V' Meilleures possibilités d'anticipation

De plus, mettre en place la digitalisation dans une entreprise permet d'avoir une meilleure sécurité des données. Mais aussi d'assurer la conformité de la paie avec la législation et la convention collective qui évoluent chaque année.

« En France, 40% des fiches de paies comportent toujours des erreurs et ces erreurs sont les premières causes de litiges aux prud'hommes ». La digitalisation a aussi pour objectif la réduction des erreurs, grâce au paramétrage des logiciels de paie notamment. Si les entreprises se tournent vers la digitalisation alors nous pourrions réduire le nombre de fiches de paies

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comportant des erreurs. Mais pour cela le collaborateur se doit d'assurer le bon paramétrage de son dossier. Des formations seront donc possibles à mettre en place afin d'améliorer les compétences et le capital humain pour le paramétrage du logiciel.

Nous venons donc d'observer les différents objectifs de la dématérialisation et de la digitalisation. Nous allons maintenant voir, pourquoi faut-il digitaliser et ensuite nous verrons comment bien être organisés pour mettre ce processus en place.

C. Pourquoi et comment digitaliser dans la fonction des ressources humaines

Pourquoi faut-il digitaliser dans la fonction des ressources humaines :

D'après Aude CLOAREC qui est chargée de webmarketing chez celge ( celge.fr), dit que : « Les chefs d'entreprises et DRH ont aujourd'hui pris conscience de l'importance de la transformation digitale dans leurs entreprises. Cela est aussi valable pour la fonction RH et notamment en ce qui concerne la paie ».

Donc si nous devons voir pourquoi faut-il digitaliser, nous allons voir dans un premier temps du côté des entreprises ce que cela va apporter et de pourquoi les entreprises se doivent de

mettre en place la digitalisation :

·

vu précédemment, dans certains processus de la fonction RH

Comme nous l'avons l'entreprise va gagner du temps grâce à la suppression de différentes tâches répétitives ;

· Ensuite avec la mise en place de la digitalisation, la communication sera plus rapide et simplifiée entre les différents postes et collaborateurs au sein d'une même entreprise ;

· Les conditions de travail seront améliorées pour les collaborateurs au sein de l'entreprise, en effet, par exemple avec la suppression de certaines tâches répétitives mais aussi la suppression du papier cela va permettre une meilleure organisation pour les collaborateurs, notamment sur leur bureau ;

· Ensuite, nous pouvons collecter une grande quantité de données sur les clients ou alors même sur les salariés ;

· La communication va coûter moins cher ;

· Grâce à de nouveaux outils, l'automatisation, le traitement automatique des données, il est alors possible d'atteindre des niveaux de performance qui vont faciliter la vie professionnelle des collaborateurs. Cela pourra en plus, supprimer certaines erreurs régulières.

Au point de vue du client ou alors même des salariés :

· Si l'entreprise met en place ce nouveau programme, alors celle-ci sera plus moderne, elle aura donc une meilleure image dans l'esprit des clients ou/et des salariés ;

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·

Sachant que pour l'entreprise cela va favoriser la communication, alors le salarié ou le client aura une meilleure communication avec l'entreprise et donc une fidélisation plus importante ;

· De plus, ce système va favoriser le capital humain des salariés, donc les clients seront intéressés et cela sera un avantage pour le salarié ;

Dans un deuxième temps, nous allons voir que grâce à la mise en place d'un système d'informations des ressources humaines cela va permettre de faciliter certaines tâches au quotidien et que cette nouveauté pourra donner un point positif à la digitalisation. De plus, ce système d'information RH va permettre de faciliter la mise en place de la digitalisation au sein des entreprises.

Le système d'informations des Ressources Humaines :

Pour Kovach et Cathcart (1999, cité par Comtet et Chassigneux, 2017) le SIRH peut être définit comme « une procédure de collecte, de stockage, de restauration et de validation des données sur les ressources humaines, les activités du personnel et les caractéristiques des unités organisationnelles dont une entreprise a besoin ».

En ce qui concerne, Tannenbaum (1990), il définit la SIRH comme « un système permettant d'acquérir, de stocker, de manipuler, d'analyser, d'extraire et de distribuer des informations pertinentes au regard des ressources humaines d'une organisation ». Il considère alors que le système d'information RH est un système qui va inclure des salariés, des politiques, des

procédures et pour terminer des données.

Grâce à la mise en place d'outils informatiques et de logiciels, il devient donc possible d'automatiser et de gérer un certain nombre de fonctions dans les ressources humaines.

Depuis quelques années le SIRH est répandu que cela soit dans les grandes ou même dans les petites entreprises car il couvre tous les processus RH. Nous allons de notre côté nous concentrer sur le processus paie de ce SIRH. C'est-à-dire de l'entrée du salarié dans l'entreprise (DPAE/Contrat de travail) à sa sortie (solde tout compte/certificat de travail) en passant par la production mensuelle de sa fiche de paie et des déclaratifs, tout ce processus peut se faire en dématérialiser mais il y a aussi certaines tâches qui peuvent se faire automatiquement.

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Le SIRH va permettre au service des ressources humaines de se reconcentrer sur l'essentiel, en effet, le responsable des ressources humaines ou alors les différents collaborateurs qui effectuent la paie ne passeront plus des heures sur les documents administratifs pour valider des demandes ou alors effectuer des changements d'informations.

Par exemple, pour effectuer des demandes d'adhésion des nouveaux salariés pour la mutuelle ou la prévoyance cela se réalisera directement via le logiciel ou alors via le site internet de l'organisme et donc nous n'aurons plus besoin de rechercher le formulaire et de remplir les différentes informations du salarié. Grâce à la mise en place de nouveaux outils de paie, cela facilitera les adhésions car les formulaires sont directement dans le logiciel.

Pour les embauches de nouveaux salariés, l'envoie des DPAE se fera automatiquement via les logiciels de paie, de même pour ce qui est des bulletins de paie, donc en dématérialisé.

De plus, la collecte d'informations se fera plus rapidement et simplement. Un gain de temps notable pour les collaborateurs.

Nous allons maintenant voir les avantages sur le service des ressources humaines.

1. Les avantages

Le SIRH va accompagner et optimiser chacune des tâches administratives en quelques clics de l'intégration d'un salarié, jusqu'à son départ. Grâce à cet outil, le RH pourra donc se concentrer sur des missions avec une plus forte valeur ajoutée comme les échanges physiques avec les clients ou les collaborateurs, passer plus de temps pour répondre aux clients ou aux

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salariés, etc. Comme vous l'aurez compris, le SIRH permet de gagner du temps. En effet, la numérisation des tâches administratives permet de faire en quelques clics des tâches qui demandaient du temps il y a quelques années.

Grâce au regroupement des tâches et leur simplification, le regroupement des tâches va permettre aux collaborateurs de gagner plus de temps et d'avoir une meilleure productivité qui sera immédiate.

La centralisation des données RH va permettre de faciliter la communication et les échanges entre les collaborateurs du service RH et c'est un avantage qui aura un impact sur la performance grâce à un meilleur suivi de l'activité RH. Les collaborateurs vont pouvoir récupérer plus facilement des documents dans une base de données, de plus les coûts pour l'entreprise seront réduits car nous aurons plus besoins de papier, ou alors à envoyer par courrier. Pour terminer, la centralisation des données va permettre d'améliorer la qualité du service et d'avoir des échanges plus rapides et simples.

Le facteur humain est en effet amélioré grâce aux outils numériques. Les managers font bénéficier aux salariés d'un meilleur environnement avec un espace de travail plus performant grâce notamment aux différents outils, logiciels, en mettant en place des formations et aussi à l'approfondissement des compétences. Les salariés vont donc se sentir beaucoup plus reconnus car ils disposent des meilleurs outils. Le capital humain sera donc amélioré.

Nous avons vu l'impact du SIRH sur les ressources humaines mais aussi de ces points positifs

cependant des inconvénients sont présents.

2. Les inconvénients

a) La vie privée des salariés

Le principal inconvénient du logiciel SIRH est la capacité accrue de violation de la vie privée des salariés, mais aussi de la direction et dirigeants de l'entreprise. Malgré la mise en place de certaines règles par les différents Etats, avec la protection juridique de la vie privée sur le lieu de travail, si des personnes non autorisées accèdent à votre système ou alors à vos différents outils de gestion des ressources humaines, ils auront en leur possession toutes les informations du salariés et/ou de l'entreprise. Les informations pourront aller de la rémunération de certains employés de l'entreprise, ou alors des informations de leur vie privée. Malgré la mise en place d'une protection, comme par exemple un mot de passe, celle-ci n'est souvent pas assez protectrice. Il va donc falloir renforcer le système, ce qui va permettre d'augmenter la sécurité des données. Nous avons de plus en plus d'entreprise qui se font pirater leurs logiciels.

De plus, le métier de RH est un secteur beaucoup impacté par la violation des données car les logiciels RH possèdent toutes les informations personnelles des salariés. Comme par exemple, les numéros de sécurité sociale jusqu'aux informations privées, sont stockées dans le logiciel

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SIRH ou alors par exemple les renseignements de l'entreprise comme les coordonnés bancaires. Il faut donc trouver une solution de protection afin d'éviter que ces différentes informations sortent de l'entreprise et du logiciel.

b) La sécurité

Autre que les ruptures dans la protection juridique de la vie privée, des fissures dans le système de sécurité peuvent apparaitre dans votre logiciel SIRH.

En effet, les outils électroniques (ordinateur par exemple) sont vulnérables aux virus sur Internet.

L'entreprise devra donc penser à l'achat d'une application solide qui permettra de protéger les données et les outils électroniques, elles se doivent donc d'investir dans un logiciel qui va permettre de contrer des attaques et protéger toutes les données qui se trouvent sur l'outil électronique.

c)

Le coût de la mise en place et de formation L'un des inconvénients de cette mise en place est le coût. Toutes les entreprises doivent faire

tout ce qui est en leur pouvoir pour maîtriser leurs dépenses. Le logiciel SIRH peut couter

plusieurs milliers d'euros pour l'installation, la configuration, la formation et le conseil. L'entreprise devra donc trouver différents systèmes et solution pour réduire les coûts, comme par exemple en obtenant un système hébergé à distance (Saas).

d) Perte de subjectivité et d'évaluation des salariés

Sachant que le logiciel SIRH répertorie les diplômes et les certifications des employés, les responsables peuvent être tentés de les promouvoir en fonction des données fournies par le logiciel. Cela va décourager les recruteurs de prendre le temps d'apprendre à connaître les employés ou alors même les futurs salariés. Le souci est que les ordinateurs ne fournissent que des facteurs qui seront mesurables et ne pourront jamais calculer l'utilité du salarié dans l'entreprise ainsi que le degré d'investissement. Une personne peu ou pas diplômée peut autant s'investir qu'une personne diplômée.

Le SIRH peut être efficace dans la sélection des employés pour certains postes, comme par exemple sur la réalisation d'un programme test, l'ordinateur pourra sur la base des scores de performance et d'autres informations, sélectionner les meilleurs candidats ou salariés. Cependant, le facteur humain sera alors supprimé de ces types de tâches par le système. Par exemple, lors de l'analyse des talents des employés, le système ressortira les bons résultats obtenus sur un test mais ne pourra pas ressortir l'investissement du salarié.

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Comment faut-il digitaliser dans la fonction des ressources humaines :

« 82% des décideurs RH jugent que la transformation digitale est source d'engagement pour les collaborateurs », selon une étude réalisée par Sopra HR Software par Markess. De plus, suite à la crise sanitaire (COVID 19) beaucoup d'entreprises ont en profité pour pouvoir mettre cela en place. Mais comment mettre en place ces deux piliers, digitalisation et dématérialisation. Il faudra :

- Accompagner les acteurs dans ce changement, lorsqu'il y a un changement au sein de l'entreprise, il est important d'accompagner les salariés afin que les collaborateurs puissent par la suite le comprendre et le réaliser seul ;

- Avoir les avis des collaborateurs, c'est-à-dire réaliser un sondage en leur demandant leurs avis, par exemple sur différents logiciels, il sera alors possible de laisser choisir le service RH de leurs outils, pour qu'ils soient satisfait de travailler sur un logiciel, soit parce qu'ils ont une précédente expérience ou alors parce qu'ils ont eu des bons retours ;

- Laisser du temps aux collaborateurs afin qu'il s'adapte aux changements ; (cf : 3. L'évolution du métier au fil des années)

- Favoriser les outils d'échanges virtuels entre les collaborateurs, continuer l'innovation avec des nouveaux outils qui faciliteront le travail entre eux.

La mise en place de cette nouvelle culture d'entreprise est très importante

celle-ci sera

couteuse, il faudra donc prendre le temps de la mettre en place afin d'adapter l'effectif de

l'entreprise.

Nous venons de voir les inconvénients du système d'information RH, nous allons ensuite observer l'impact sur le métier des ressources humaines.

3. L'évolution du métier au fil des années

La digitalisation apporte quelque chose de nouveau aux entreprises mais cela a des incidences dans un premier temps sur celles-ci, ensuite sur le métier de ressources humaines et des collaborateurs. Suite à l'évolution du numérique et du digital, qui prend de plus en plus de place au sein des entreprises, le métier de RH en général ne cesse d'évoluer, il va donc falloir que les entreprises et les collaborateurs s'adaptent aux changements notamment au processus de la paie.

Le poste de paie au sein d'un service RH deviendra plus un rôle de contrôleur et de conseiller auprès des clients et/ou des salariés. Si le dossier paie de l'entreprise est bien paramétré alors les ressources humaines auront juste besoin de vérifier les différents taux et la saisie des éléments variables.

La digitalisation impacte fortement le métier de RH en termes de communication, que cela soit en interne dans l'entreprise ou alors en externe c'est-à-dire avec les clients ou les prochaines recrues. Les méthodes de communication évoluent, nous ne communiquons pas de la même manière, les réponses aux questions doivent être de plus en plus rapides mais aussi

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précises. Aujourd'hui, le collaborateur répondra plus vite à ses mails car il consacre beaucoup plus de temps à sa messagerie, ensuite il passe de moins en moins par les courriers, avant, afin de réaliser une adhésion avec un organisme il devait passer par courrier. Actuellement, il peut réaliser cette tâche soit par mail ou par téléphone avec un conseiller ou alors directement via un formulaire sur leur site.

Accompagner les collaborateurs sur l'évolution du métier

Les entreprises se doivent d'accompagner leurs collaborateurs face à la disparition de certaines tâches en mettant en place des formations qui vont permettre d'apprendre les nouveaux logiciels et de nouvelles méthodes de travail. Face aux changements des méthodes de travail, nous pouvons donner l'exemple de la virtualisation des rapports sociaux, nous avons de moins en moins de contact physique avec des personnes car nous passons directement via les différents réseaux sociaux ou différentes applications.

Ensuite nous avons l'isolement professionnel qui est dû au télétravail. Le collaborateur peut ressentir du stress avec la multitude de mails et de la pression qu'il subit à l'intérieur. De plus, si le collaborateur ne s'organise pas et qu'il ne range pas ses mails alors celui-ci pourrait se rajouter une pression de voir ses mails non lus augmenter et des relances des clients.

Suite à la digitalisation, il va donc falloir accompagner les collaborateurs aux changements et les aider à développer des nouvelles expériences.

Accompagner les collaborateurs sur les différents modes de travail

Maintenant nous allons voir l'évolution du mode de travail suite à l'arrivée du digital dans les entreprises. Avant, chaque personne possédait son bureau et ses piles de dossiers qui remplissaient son bureau. Le numérique a totalement changé le fonctionnement des entreprises et les modes de travail.

En effet, il y a des outils qui deviennent indispensables pour la mise en place d'un nouveau mode de travail, les outils collaboratifs. Ces outils permettent de mieux communiquer, de mieux collaborer et d'être plus facilement connecté entre les différentes équipes au sein de l'entreprise. Ils facilitent également l'organisation du travail, grâce à de nouvelles fonctionnalités comme par exemple les check-lists et le calendrier en ligne. De plus, si un salarié venait à ne pas être présent, il est maintenant possible d'échanger facilement en visioconférence via une plateforme ou sur un tchat. Si vous avez besoin de l'avis d'un collaborateur sur un contrat que vous venez de rédiger, alors vous pouvez utiliser une plateforme afin de partager et modifier des documents entre collaborateurs en temps réel, sans même changer d'outil.

Pour terminer, mettre en place un nouveau mode de travail peut permettre aux entreprises d'augmenter leur attractivité mais aussi de fidéliser leurs employés et d'apporter plus de flexibilité aux collaborateurs. Afin de mettre en place différents modes de travail de manière durable, il est nécessaire de mettre à disposition des employés les meilleurs outils adaptés mais aussi de former les salariés. Cela permettra d'utiliser au mieux les outils et d'utiliser

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toutes les options possibles sur chaque logiciel. Les entreprises se devront donc d'investir dans de nouveaux matériels et dans de nouveaux outils et logiciels.

II. L'évolution du cadre juridique A. Le RGPD

Le RGPD signifie « Règlement Général sur la Protection des Données ». Il va permettre d'encadrer le traitement de chaque donnée personnelle concernant toutes les personnes sur le territoire de l'Union européenne.

Depuis le 25 mai 2018, le RGPD a été voté et mis en place par la Commission Européenne et il est devenu le principal texte européen concernant la protection des données personnelles.

Ce règlement s'inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978 et ce règlement va permettre de renforcer la gestion des données personnelles par les différentes personnes.

Ce règlement va permettre aux entreprises de développer facilement leurs activités numériques et la gestion des données personnelles à travers le monde.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises sont concernées.

En effet, le RGPD s'applique pour toutes les entreprises, que cela soit du secteur public ou alors même privé, tant que l'entreprise traite des données personnelles, et que celle-ci :

· est établie sur le territoire de l'Union européenne,

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·

ou que son activité cible des résidents européens.

Alors celle-ci sera concernée par le RGPD et devra donc respecter les différents droits.

Le RGPD concerne aussi les sous-traitants. En effet, les sous-traitants qui traitent des données personnelles pour le compte d'autres organismes, devront aussi respecter ce règlement. Cela va permettre d'assurer une nouvelle fois la protection des données personnelles de chaque citoyen.

Donc si une entreprise traite ou même collecte des données personnelles alors celle-ci devra respecter les droits du RGPD afin de ne pas perdre les données des clients ou même des salariés.

Quels sont les enjeux de le RGPD ?

L'objectif du RGPD est de donner aux citoyens la possibilité d'un contrôle de leurs données. Ce règlement va donc modifier la manière de collecter, gérer, stocker et protéger les données personnelles pour les clients et les salariés. Le but premier va donc être de renforcer la réglementation autour de l'utilisation des données personnelles.

Les enjeux de la RGPD en quelques points :

-

Comme chaque projet ou alors lancement de quelque chose de nouveau, il faut créer

un climat de confiance ;

Sans confiance il n'y a pas de collaboration. Comme par exemple un employeur se doit d'avoir la confiance de ses salariés pour faire avancer son entreprise.

- Ensuite cet objectif rejoint l'objectif de la confiance : la sécurisation des données. Toutes les entreprises qui traitent des données et qui les collecter se doivent de sécuriser les données qu'elles collectent.

- Et pour terminer il faut responsabiliser les entreprises et les sous-traitants pour qu'ils respectent le plus possible ce règlement, et donc de garder les données personnelles privée.

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Quels sont les données personnelles ?

La notion de « données personnelles » est à comprendre de façon large. En effet, une donnée personnelle correspond aux informations qui se rapportent à une personne physique qui est identifiée et aussi identifiable.

Une personne peut être identifiée soit :

v directement - exemple : nom, prénom

v indirectement - exemple : par un identifiant (n° matricule), un numéro (de téléphone), une donnée biométrique, plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique.

Voir le schéma ci-dessous :

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INDIRECTEMENT

DIRECTEMENT

- NOM

- PRENOM

-

...

- NUMERO DE TELEPHONE

- ADRESSE MAIL

- ADRESSE POSTALE

- NUMERO DE SECURITE SOCIALE

- LA PLAQUE

D'IMMATRICULATION

-

...

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L'identification d'une personne peut maintenant être réalisée soit :

+ à partir d'une seule donnée (exemple : numéro de sécurité sociale)

+ ou alors à partir d'un ensemble de données (exemple : une personne vivant à telle adresse, née tel jour, à tel date)

Ces données personnelles sont protégées par le RGPD afin de sécuriser au maximum les données et d'éviter des vols d'identités ou autres. Cela vient alors compléter le système d'informations RH.