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Ressources humaines

Quelles sont les impacts de la transformation du digital sur la fonction des ressources humaines ?

par Etienne VANDEVELDE
IAE Amiens / Promeo Saint-Quentin - Licence professionnelle des Métiers de la gestion des Ressources Humaines - Parcours Gestion de projets RH 2020

Disponible en mode multipage

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MEMOIRE DE

FIN D'ETUDES

SESSION 2020-2021

LICENCE PROFESSIONNELLE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Etienne VANDEVELDE

SEREGEC EXPERTISE

émises par ce mémoire de fin d'études ; ces opinions doivent être considérées comme propres à leur auteur ».

« L'université n'entend donner aucune approbation ni improbation aux opinions

SOMMAIRE

Partie 1 : Analyse du cabinet SEREGEC

I. Diagnostic interne 7

A. Présentation de l'organisation 7

1. Présentation générale 7

2. Analyse des ressources 9

3. Analyse des compétences 10

B. Les ressources humaines 10

1. Mes tuteurs 10

2. Description des missions 11

3. Ma place dans l'entreprise 11

II. Diagnostic externe 12

1. Macro-environnement 12

2. Méso-environnement 16

3. Micro-environnement 17

4. Conclusion des analyses 20
Partie 2 : La pratique de la digitalisation au sein du cabinet

I. La digitalisation 21

A. Définition de la digitalisation 21

B. L'objectif de la digitalisation 22

C. Pourquoi et comment digitaliser dans la fonction des ressources humaines 23

1. Les avantages 25

2. Les inconvénients 26

3. L'évolution du métier au fil des années 28

II. L'évolution du cadre juridique 30

A. Le RGPD 30

B. Les 7 nouveaux droits liés à la digitalisation 34

III. Ce qui existe à la SEREGEC 35

A. SilaExpert 35

B. Netexplorer 38

C. Google Drive 39

1. Les avantages de Google Drive 39

2. Les inconvénients 39

D. EC+ 39

E. Gmail 40

1. La messagerie accessible à n'importe quel endroit 41

2. Un filtre anti-spam 41

3. Outil de recherche 41

4. Des services complémentaires (Agenda, carnet d'adresses) 41
Partie 3 : Les points à améliorer afin de favoriser la digitalisation au sein du cabinet

A.

Mise en place et analyse d'un questionnaire 42

B. Mise en place de nouveaux outils/logiciels 46

C. Mise en place de formations pour les collaborateurs 48

D. Mise en place d'une sauvegarde des documents sociaux pour les salariés 49

E. Uniformisation des méthodes 51

LEXIQUE

CHECK-LIST : Ne pas oublier des étapes ;

CLOUD : Stockage en ligne via différents prestataires, tels que Google Drive, Dropbox, etc ; DATA : La data représente les données téléchargées grâce à internet ;

DEMATERIALISATION : Remplacement de quelque chose de physique, par exemple le papier, par le numérique (Sauvegardes en ligne par exemple) ;

DIGITALISATION : Intégration des différents outils et méthodes dans la stratégie globale et l'activité quotidienne d'une entreprise ;

DPAE : Déclaration Préalable Avant l'Embauche ; DSN : Déclaration Sociale Nominative ;

E-LEARNING : Formation individuelle ou collective réalisée via une plate-forme en ligne ;

GENERATION X : Correspond à la génération née entre

GENERATION Y : Correspond à la génération née entre 1980 et 2000 ;

1960 et 1980 ;

KPMG : Réseau Anglo-néerlandais d'envergure mondiale de cabinets d'audit et de conseil dans 150 pays ;

RGPD : Encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l'Union européenne grâce à un règlement ;

RH : Ressources Humaines ;

SAAS : Abonnements à des plateformes en ligne ;

SIRH : Système d'Information des Ressources Humaines ;

REMERCIEMENTS

· Tout d'abord, j'aimerais remercier Monsieur Camille GERBI et Madame Chloé BARAT qui m'ont accepté au sein de leur cabinet afin d'effectuer ma Licence en Ressources Humaines, mais aussi Monsieur David IANZ qui a réalisé mon entretien d'embauche pour mon alternance.

Ensuite je souhaiterais remercier, Lydie Legros, Catherine Cherfils, Anthony Kendrick-Jones ou encore Floryanne Roby et Thomas Picore d'avoir pris le temps

de m'expliquer

réalisation de la paie, ainsi que les différentes tâches en ressources humaines et

surtout de m'avoir consacré du temps.

les tâches, et de m'avoir donné plusieurs

conseils pour la

· Pour finir, je remercie tous les autres membres pour leur accueil chaleureux, de m'avoir aussi consacré du temps pour répondre à mes différentes questions pour la réalisation de mon dossier, leur gentillesse, leur patience et leur bonne humeur.

· Grâce à eux j'ai acquis une bonne expérience que cela soit dans le monde du travail ou alors dans le métier des ressources humaines.

4

INTRODUCTION

A l'ère du digital, les entreprises, les usages et les comportements des collaborateurs doivent évoluer rapidement. En effet, de nos jours, le monde ne cesse d'évoluer autour des outils digitaux. Des outils qui peuvent nous permettre de nous faciliter la vie dans notre quotidien. La digitalisation prend de plus en plus de place dans notre vie professionnelle mais aussi dans notre quotidien.

Malgré l'évolution rapide des grandes entreprises dans le processus de digitalisation et d'informatisation, nous avons encore énormément de petite et moyenne entreprise qui sont restées à une organisation interne classique et donc avec très peu d'investissement dans la nouvelle technologie et dans de nouveaux logiciels ou/et outils.

donc plus le choix, elles doivent innover et se moderniser.

De plus, dans cet

Les entreprises n'ont

environnement mouvant les entreprises se doivent d'agir rapidement. Les nouvelles technologies permettent d'amener des opportunités pour l'entreprise mais aussi des craintes pour l'organisation de l'entreprise. Si l'entreprise n'innove pas alors elle pourrait se fragiliser et disparaitre du marché.

Pour ce qui est des clients, ils sont de plus en plus exigeants envers les entreprises, il faut donc y faire face afin de les satisfaire le plus possible. Afin que l'entreprise puisse attirer plus de clients mais aussi de les fidéliser, celle-ci se doit alors d'innover et de changer de stratégie afin d'assurer sa pérennité sur le marché. L'image de l'entreprise est donc importante.

Le service des ressources humaines se doit d'anticiper l'arrivé du digital, de l'évolution et des changements. C'est la fonction des ressources humaines qui a les cartes en mains afin de mettre en place cette digitalisation au sein de l'entreprise. Cette mission va être difficile pour la fonction car elle-même va subir ce changement et cette innovation. Le secteur des ressources humaines va devoir mettre en place ce changement mais tout en l'appliquant au sein de l'entreprise. Afin que tous les acteurs de l'entreprise ne soit pas écarté de ces changements alors les ressources humaines se doivent d'accompagner les différents collaborateurs mais aussi les salariés.

5

C'est pourquoi dans le cadre de ce mémoire, il sera question de s'intéresser aux impacts de la transformation du digital sur la fonction des ressources humaines.

Pour y répondre, nous commencerons dans un premier temps par la présentation du cabinet comptable SEREGEC en allant de l'analyse de ses ressources, de ses compétences (diagnostic interne) jusqu'au diagnostic externe c'est-à-dire le macro-environnement, micro-environnement et le méso-environnement.

Ensuite la seconde partie sera consacrée à la pratique de la digitalisation au sein du cabinet SEREGEC. Nous verrons alors les différents termes de cette digitalisation, les différentes lois, la mise en place et ce qui est actuellement présent dans le cabinet SEREGEC.

Et pour terminer dans la troisième partie, nous verrons les différents axes d'améliorations et les différents points que nous pourrions améliorer dans l'entreprise SEREGEC afin de faire face à la concurrence et d'assurer sa pérennité sur le marché.

6

Partie 1 : Analyse du cabinet SEREGEC

I. Diagnostic interne

A. Présentation de l'organisation

1. Présentation générale

a) Historique :

Dans un premier temps, le cabinet SEREGEC a été fondé en 1975, par trois jeunes experts comptables issus de la Fiduciaire de France (devenue depuis KPMG).

Grâce à un cabinet qui remontait à l'avant-guerre, le cabinet SEREGEC a pu être fondé. Grâce aux qualités des dirigeants, leur qualité de travail, leur production, leur rigueur, leur organisation et surtout l'efficacité de leurs méthodes, le cabinet a été rapidement redressé et réorganisé afin d'assurer sa pérennité sur le marché.

Depuis maintenant plus de 45 ans, le cabinet SEREGEC a gardé la même optique qui est l'innovation constante. Sans la mise en place de stratégie trop lourde et surtout la mise en place de technologies attrayantes cela a permis au cabinet de toujours rester dans l'efficacité.

Grâce à des outils « full-web » le cabinet se montre innovant en investissant et ses outils permettent un partage de l'information et du travail en temps réel. Cette mise en place permet la réduction de certains coûts mais surtout de satisfaire le client le plus possible.

Grâce à cette image la SEREGEC est devenue une référence en matière d'expertise de révision et de gestion comptable mais aussi et surtout dans le domaine de la paie.

b) Juridique :

La SEREGEC est une société anonyme à conseil d'administration. Le capital social du cabinet SEREGEC est de 80 000 euros.

7

c) Economique :

Le cabinet SEREGEC est actuellement spécialisé dans le secteur d'activité comptable. Grâce à un effectif d'environ 35 salariés les différents bureaux se partagent environ 750 clients. Le cabinet de Villers-Cotterêts est le siège social, son effectif est compris entre 10 et 19 salariés.

Sur l'année 2018, le cabinet comptable SEREGEC a réalisé un chiffre d'affaires de 1 893 800,00 €.

Le cabinet a comme clients, des maçons, des commerçants, des bars, mais aussi des agences immobilières, des associations ou encore des entreprises (PME-PMI).

d) Où nous trouver :

La SEREGEC est maintenant présente dans l'Aisne, plus précisément dans la ville de Soissons et de Villers-Cotterêts (deux bureaux), dans l'Oise (un bureau) à Compiègne, à Paris (un bureau) et à Casablanca (Maroc, un bureau).

8

2. Analyse des ressources

Les ressources

Les points faibles

1

2

3

4

5

Les points forts

1

2

3

4

5

Financières

· Certains clients tardent à régler certaines factures (Bilan, ...)

X

· Chiffre d'affaires
est en hausse depuis quelques années ce qui permet

d'innover.

X

Physiques

Humaines

· Moins en moins de gestionnaires de paie sur le marché.

X

· Savoir faire des
salariés avec un personnel compétent

X

Technologiques

· Dématérialisatio
n

X

X

X

·

· Optimisation
du temps de travail.

X

Marketing

· Image de l'entreprise

X

TOTAL

12

26

Si nous regardons dans une première partie les points faibles interne du cabinet, nous pouvons voir que certains clients tardent à régler certaines factures et négocient toujours pour faire baisser le prix.

De plus, nous avons de moins en moins de gestionnaires de paie ou alors même de comptable qualifié sur le marché ce qui oblige le cabinet comptable à mettre en place des formations aux différents collaborateurs pour qu'ils apprennent les bases et qui puissent s'occuper des bulletins de paie et des déclarations de charges. Le point faible de l'entreprise est aussi sur la gestion du temps de travail, beaucoup de collaborateurs ne se servent pas de tous les logiciels, et n'automatisent pas automatiquement leurs dossiers. Par exemple pour ce qui est de la paie, la mise en place de l'envoi automatique des bulletins de paie, ou même pour ce qui est des déclarations sociales nominatives

9

(DSN) n'est généralement pas réalisé par les collaborateurs du cabinet alors que cela est très important.

Et maintenant si nous regardons les points forts du cabinet est que d'une part son chiffre d'affaires est en hausse depuis 3-4 ans, et que cela permet d'investir dans des meilleurs ordinateurs, mais aussi sur de meilleurs logiciels qui favorisent l'automatisation. Cela permet de gagner en savoir-faire pour les salariés avec un personnel de plus en plus compétent. Ce qui permet de favoriser l'image de l'entreprise.

3. Analyse des compétences

Nous allons maintenant étudier les compétences du cabinet sur la mise en place de la dématérialisation :

ANALYSE DES COMPETENCES			SAVOIR
·	Mettre en place la dématérialisation dans le cabinet
·	Mettre en place la digitalisation de la paie
·	Automatiser des contrats de travail / Avenants	SAVOIR FAIRE
·	Utiliser un serveur (Pour ranger les papiers dans les dossiers clients)

·	Savoir être organisé	SAVOIR ÊTRE
·	Travailler en équipe
·	Curieux
·	Capacité d'innovation

Nous pouvons donc voir que pour mettre en place la dématérialisation ou même la digitalisation de la paie, il faut savoir, automatiser des contrats de travail pour faciliter la création de contrat et que cela se fasse automatiquement. Mais aussi savoir utiliser le serveur ou sont enregistrés les papiers des clients. Pour cela il faut être organisé, savoir travailler en équipe, être curieux et d'avoir des capacités d'innovation.

B. Les ressources humaines

1. Mes tuteurs

Ma tutrice d'alternance est Lydie Legros qui gère le service Paie/RIT et qui est spécialisé en droit du travail. Son rôle est de réaliser, de calculer les fiches de paie pour nos clients, réaliser des contrats ainsi que des avenants mais aussi le côté ressources humaines du cabinet SEREGEC. Notamment en mettant à jour régulièrement le registre du personnel, mais aussi le conseil aux différents collaborateurs des bureaux.

10

2. Description des missions

Les autres acteurs du cabinet sont :

- D'une part, les experts-comptables, qui vérifie le travail réalisé par les comptables, regarde les dossiers importants, mais ils peuvent émettre également un avis sur un document comptable, ou une stratégie financière adoptée par l'entreprise.

- D'autre part, les Collaborateurs comptables qui font de la comptabilité plus précisément de la saisie d'écritures jusqu'au bilan.

- Et pour terminer, des collaborateurs paie qui réalisent les bulletins de paie pour leurs clients, la réalisation de contrat de travail, des déclarations d'accident de travail, mais aussi énormément de conseils aux clients afin de les accompagner.

Par ailleurs, il y a les secrétaires qui quotidiennement reçoivent les clients et répondent au téléphone. Elles reçoivent les dossiers des clients et ensuite la secrétaire les dépose aux comptables. La secrétaire de Villers-Cotterêts réalise aussi les factures chaque mois aux clients.

3. Ma place dans l'entreprise

Quant à moi, en tant qu'apprenti en ressources humaines, je suis rattaché au cabinet de Villers-Cotterêts mais je travaille pour les différents bureaux. Mon rôle dans le cabinet est de calculer les fiches de paie pour nos clients, être à l'écoute de leurs questions sociales afin de pouvoir leur répondre le mieux possible, et de recevoir les explications de ma tutrice. Je prépare des dossiers pour l'expert-

licenciements. Je peux être

comptable, je saisie des arrêts maladies, je fais également des ruptures conventionnelles ou même des aussi amener à réaliser des notes pour les bureaux.

11

II. Diagnostic externe

1. Macro-environnement

Afin de faciliter l'analyse des opportunités et des menaces de mon entreprise, nous allons utiliser l'analyse PESTEL. C'est un outil qui permet de d'analyser le plan Politique, Économique, Social, Technologique, Écologique et Légal d'une entreprise. Le Domaine d'Activité Stratégique de l'entreprise SEREGEC est la comptabilité et le social.

	Les Faits	Les Menace s						Les Opportunité s
	Niveau de risque / stratégie de l'entrepri se	1	2	3	4	5	Niveau d'opportunité/ stratégie de l'entreprise	1	2	3	4	5	Politique
-	L'arrivée						-Cela va pouvoir permettre au cabinet de pouvoir attirer de nouveaux clients				X




							- Cela va permettre de maintenir les entreprises sur leur marché et donc éviter la fermeture.			X
							- L'aide va être une opportunité pour l'entreprise de recruter de nouveaux salariés.			X

12

Économique

Suite à l'annonce du gouvernement à la mise en place du confinement, énormément d'entreprises ont des difficultés financières

Les entreprises ferment, donc pertes de clients pour le cabinet ce qui va donc réduire les honoraires .

X

Socio/cultur el

du des

Changement

comportement individus

Ce qui peut décevoir le client en cas de non-

X

obtention

Automatisatio n d'une partie des tâches grâce à l'intelligence artificielle

Réduction des activités des salariés. Et ce qui peut amener de la concurren ce.

X

Cela peut- être un problème en cas de panne du serveur. Ou alors une perte

Mais cela peut-être une opportunité car ça facilite les échanges de documents entre les collaborateurs.

13

de

données.

X

Écologique

La dématérialisati on des dossiers clients

Cela va permettre de retrouver plus facilement des dossiers sur des serveurs et donc un gain de temps pour l'entreprise, soit une meilleure productivité

X

Légal

TOTAL et PROFIL

Menaces

18

Opportunit és

16

Concernant le diagnostic externe du cabinet SEREGEC, nous pouvons voir dans un premier temps avec cette analyse PESTEL les nombreuses menaces et les différentes opportunités de l'entreprise.

Dans un premier temps, si nous évaluons le changement de comportement des individus cela va engendrer une menace pour l'entreprise. Cela correspond à une menace car l'entreprise va devoir s'adapter à eux. Les clients demandent de plus en plus de choses dans un délai très faible. Ils veulent avoir une réponse très rapide et claire. Si l'entreprise ne répond pas au client celui-ci pourrait prendre la décision de partir et donc de changer de cabinet. Il faut donc s'adapter le plus rapidement possible aux clients afin de les satisfaire. Cette menace pourra avoir une incidence à moyen terme car il faut satisfaire le client dans les plus brefs délais.

Pour ce qui est du secteur de la technologie, concernant le système d'information qui est de plus en plus important avec la dématérialisation. Si nous dématérialisons tous les documents sur un serveur et que ce serveur venait à s'arrêter nous perdrons tout. Mais cela à une opportunité pour le cabinet car ça permet de faciliter les échanges entre les collaborateurs et de retrouver plus facilement des papiers pour un client par exemple.

De plus concernant le marché du cabinet comptable est en forte concurrence car beaucoup de cabinet essaie d'attirer des clients et vont donc voir à la concurrence. Si un client n'est pas

14

satisfait et qu'il est contacté par un autre cabinet il pourrait aller voir autre part. Il aurait peut-être une meilleure offre du concurrent et ce qui pourrait faire perdre un client pour l'entreprise.

15

2. Méso-environnement

Les différentes filières concernant le cabinet SEREGEC sont :

· Le conseil

· La finance

· Le social

· Le juridique

^{Logiciels/Outils:} ^Netexcom ^{(Comptabilité)} ^{Silaexpert (Social)}

^Téléphone

^Ressources:

^{Veille (PUSH et PULL)}

^{Revue (Francis}

^Lefebvre)

_Conseil

_Juridique

_{Comptabilité}

_Sociale

16

^{Entreprises (Les}

^activités):

- ^Promotion

^immobilière

- ^Enseignement

^(Formation)

- ^BTP

- ^Automobile

- ^Métallurgie

^techniques

- ^{Bureaux d'études}

Particuliers

Pour conclure, avec le système d'information qui évolue de plus en plus, le cabinet comptable doit modifier certaines activités. Comme par exemple si nous prenons le domaine d'activité comptable et du service social, leurs activités changent et se tournent de plus en plus vers le conseil.

Le cabinet doit donc s'adapter à la nouvelle technologie et mettre en place l'automatisation et la digitalisation grâce à certains logiciels et outils.

3. Micro-environnement

L'américain Mickaël PORTER a décrit 5 forces concurrentielles dont dépendraient les forces de l'entreprise. Cette analyse permet de réaliser un diagnostic d'entreprise.

Les différentes forces (5+1) sont les suivantes :

· Le pouvoir de négociation des clients

· Le pouvoir de négociation des fournisseurs

· La menace des produits de substitution

· La menace d'entrants potentiels sur le marché

· Intensité de la rivalité entre les concurrents

^{Intensité du la concurrence au sein du
secteur}

⁴

^{Pouvoirs Publics}

^{Pouvoirs des négociat ions des clients}

⁰

^{Menace des nouveaux entrants}

^{Pouvoirs des négociat ions des} fournisseurs

^{Produits de subst itut ion}

Négociations des fournisseurs : 0/5

En ce qui concerne le cabinet comptable, il n'y a pas réellement de fournisseur. Donc il n'y a pas réellement de menace. Les seuls fournisseurs sont les logiciels en comptabilité ou alors en paie, comme l'utilisation de Silaexpert, mais ne concerne aucune menace pour le cabinet comptable.

Les nouveaux entrants : 5/5

Pour ce qui est des nouveaux entrants qui représente une grande menace, pour les raisons suivantes :

· Dans un premier temps, nous pouvons évoquer une guerre des prix entre les différents cabinets. Chaque année un cabinet comptable pourra revoir à la baisse ses différents tarifs pour la réalisation des bulletins de paie ou alors des bilans, de déclarations de TVA en ce qui concerne en comptabilité.

· L'arrivée de nouveaux logiciels automatisés (SI) va être une menace, car le cabinet va devoir se spécialiser de plus en plus vers le conseil. Et donc se mettre à jour régulièrement.

La concurrence : 4/5

De plus, pour terminer nous avons une grande menace avec la concurrence au sein du secteur,

le cabinet doit se montrer innovant, mais doit aussi répondre aux différentes

demandes du

client.

De plus en plus de cabinets extérieurs réalisent des démarchages auprès des clients, ou alors mettent en place des publicités.

Les produits de substitution : 3/5

Avec le monde qui change et évolue, le cabinet comptable doit suivre la tendance de la dématérialisation. L'entreprise doit maintenant gérer un serveur et y ajouté tous les documents qui sont importants pour le client afin de garder une sauvegarde.

Rôle des Pouvoirs publics : 3/5

Grâce à la mise en place d'aide de l'État cela permet la création de plusieurs entreprises. Avoir de nouveaux clients pour le cabinet sera un point positif car cela permettra d'augmenter le chiffre d'affaires.

Pouvoirs de négociations des clients : 3/5

Le pouvoir de négociations des clients est une menace pour le cabinet. Car en cas d'échec de négociation des prix (honoraires) le client pourra aller voir dans un autre cabinet pour trouver les mêmes qualités pour moins chères ou le même prix.

Maintenant nous allons voir les facteurs clés de succès (FCS) qui correspondent aux éléments à caractère technologique que l'entreprise doit maîtriser pour réussir dans une activité donnée.

18

^L'innovation

^{La qualité}

^{L'organisation}

^SUCCÈS

^{Le prix}

Le cabinet a quatre facteurs clés de succès :

^{LES FACTEURS CLÉS DE}

· L'innovation : Plus le cabinet sera tourné vers l'innovation et plus cela sera facile d'attirer des clients. De plus sa permettra de réduire certains coûts.

· L'organisation : Des collaborateurs et donc un cabinet organisé permettra de d'être

plus facilement à l'écoute de ces clients et ne pas toujours être pressé pour terminer une activité.

· Le prix : Avoir des prix abordables permettra de satisfaire le client.

· La qualité : Plus le travail sera bien réalisé et plus le client sera satisfait de travailler avec des personnes avec des bons savoirs.

4. Conclusion des analyses

Afin, pour conclure, nous allons utiliser la méthode SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) ou Menaces, Opportunités, Forces, Faiblesses) qui est un outil très pratique lors de la phase de diagnostic stratégique. Cet outil permet de regrouper les points forts de l'entreprise, ses faiblesses mais aussi les opportunités et les menaces.

_EXTERNE

- ^{La proximité du client}

^{(Réactivité} / ^{à
l'écoute)} ;

- ^{La compétence des collaborateurs;} - ^{Le
rapport Qualité/Prix;}

- ^{Un bon réseau de prescripteur;}

^{OPPORTUNITÉS}

^{en accompagnement;}
- ^{Progrès
technologique}
^{(Digitalisation);}
- ^{Une
réglementation favorable;}

^FORCES

- ^{Manque d'expérience des}

^{jeunes entrants;}

- ^{La mauvaise gestion du temps;}

^{donc prix élevés;}

- ^{Mauvaise gestion des coûts et}

^MENACES

^{barrière sur le marché);}

- ^{Une économie en déclin;}

^{ou réglementaires défavorables;}

^FAIBLESSE

- ^{Une demande croissante} ?

^{Le besoin en conseil et}

- ^{Une présence croissante des}

^{concurrents (Absence de}

Pour conclure, nous pouvons donc voir que la digitalisation représente une opportunité pour les entreprises.

Les forces du cabinet sont que nous sommes à l'écoute des clients, que le cabinet possède des collaborateurs ayant des compétences élevées ce qui permet de donner les meilleurs conseils aux clients.

- ^{Des changements législatifs} Ensuite pour ce qui est de la faiblesse, celles-ci sont que parfois il y a une mauvaise gestion du temps et un manque d'expérience des nouveaux collaborateurs qui doivent-être formés le plus rapidement possible.

Et pour ce qui est des futurs menaces, avec une économie qui est en déclin, les changements législatifs ou alors des réglementations qui peuvent être défavorables pour les entreprises. Mais nous avons aussi des opportunités qui vont être dans un premier temps basé sur la digitalisation, et donc l'automatisation des logiciels afin de réduire les erreurs, et surtout que les entreprises ont besoins de plus en plus d'accompagnement et de conseils afin de mettre en place leur entreprise et de gérer leurs salariés.

Nous devons donc saisir les opportunités afin d'assurer sa pérennité sur le marché. Nous allons donc nous concentrer sur l'opportunité de la digitalisation et voir comment nous pourrions mettre en place dans le cabinet ou alors améliorer ce qui est déjà mis en place.

Partie 2 : La pratique de la digitalisation au sein du cabinet

I. La digitalisation

A. Définition de la digitalisation

Dans un premier temps, si nous définissons le terme « dématérialisation » qui est un processus qui vise à produire au format numérique un objet, un outil afin que celui-ci devienne plus performants. Si nous prenons un exemple, nous pouvons voir une feuille de papier que nous allons scanner afin de l'avoir numériquement dans différents formats comme en « .pdf » et donc de ne plus avoir de papier.

Afin d'exploiter le plus possible cette démarche de dématérialisation, il faut que celle-ci comporte une dimension de numérisation et de digitalisation. Entre les deux dimensions, nous

avons parfois des confusions.

En ce qui concerne la numérisation celle-ci consiste à créer, grâce à un document au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne (sur un ordinateur par exemple), c'est-à-dire l'automatisation de son traitement et de sa lecture. Le terme de dématérialisation a donc pour but de supprimer au maximum l'utilisation du papier alors que

la digitalisation

concerne l'automatisation afin de

faciliter certaines tâches et donc de

supprimer les tâches répétitives au quotidien.

Selon Patrick STORHAYE, la digitalisation consistait à :« La révolution digitale correspond à la combinaison de la numérisation de l'information et de sa mise en réseaux sur un plan mondial, présente très certainement des caractéristiques comparables : celles d'une transformation profonde, sans précédent à la fois dans son intensité mais aussi dans sa vitesse, dont l'origine est certes d'ordre technique mais dont les conséquences sociales sont considérables, irréversibles, inéluctables et infinies. »

Pour ce même auteur (Patrick STORHAYE, 2016), la digitalisation au sein des ressources humaines peut aussi être comprise comme « le processus selon lequel une activité ou une entreprise intègre le numérique à son activité, en termes de supports et de solutions, et apprivoise la culture digitale dans ses modes de fonctionnement et ses comportements individuels et collectifs ».

Ensuite, Aurélie DUDEZERT (2018) a défini la transformation digitale comme « une transformation volontaire menée par les entreprises pour exploiter les nouvelles opportunités offertes par ces technologies digitales ».

Nous venons donc de voir deux piliers de la transformation du digital pour les entreprises, c'est-à-dire l'automatisation (digitalisation) et la dématérialisation. Il y a donc maintenant

différents processus RH qui peuvent et doivent être dématérialisés et automatisés. Il y a plusieurs domaines qui sont concernés par ces deux piliers, nous pouvons prendre le processus paie, la formation, en passant par le recrutement. Cette dématérialisation peut permettre au sein des entreprises d'automatiser un grand nombre de processus. Certaines tâches dans les processus pourront disparaitre grâce à la nouvelle technologie.

Nous venons de voir ce qu'était la digitalisation, nous allons maintenant voir les différents objectifs de la digitalisation.

B. L'objectif de la digitalisation

La digitalisation est désormais aujourd'hui au coeur de la stratégie des entreprises.

La digitalisation s'apparente aujourd'hui essentiellement à la donnée ou nous pouvons aussi l'appeler : data.

Avoir des informations est essentiel mais pouvoir retenir le meilleur parti est un objectif important que l'entreprise doit atteindre.

Dans un premier temps, la mise en place de la digitalisation au sein d'une entreprise permet de favoriser dans le processus paie, la transmission des informations des différents documents ou alors toutes les informations du salarié.

Le premier objectif de cette mise en place de la digitalisation est de tout garder en numérique et ne plus avoir besoin du papier. C'est-à-dire que grâce à cette mise en place, nous n'avons plus besoin d'imprimer les documents comme par exemple les DPAE, les contrats de travails ou autres mais directement passer par voie numérique. Cela permet de faciliter les échanges entre l'entreprise et les salariés et les cabinets comptables avec les entreprises (clients). Le but est donc de développer les échanges. De plus, il est maintenant possible via le logiciel de paie d'envoyer directement les attestations de salaire par exemple à la sécurité sociale.

Selon Jean-Marie PERETTI, il y a cinq niveaux d'enjeux pour que la dématérialisation soit un facteur de progrès pour les entreprises :

V' Gains de productivité

V' Amélioration du service

V' Amélioration de la qualité des décisions

V' Aide au partage entre des ressources Humaines et ligne hiérarchie

V' Meilleures possibilités d'anticipation

De plus, mettre en place la digitalisation dans une entreprise permet d'avoir une meilleure sécurité des données. Mais aussi d'assurer la conformité de la paie avec la législation et la convention collective qui évoluent chaque année.

« En France, 40% des fiches de paies comportent toujours des erreurs et ces erreurs sont les premières causes de litiges aux prud'hommes ». La digitalisation a aussi pour objectif la réduction des erreurs, grâce au paramétrage des logiciels de paie notamment. Si les entreprises se tournent vers la digitalisation alors nous pourrions réduire le nombre de fiches de paies

comportant des erreurs. Mais pour cela le collaborateur se doit d'assurer le bon paramétrage de son dossier. Des formations seront donc possibles à mettre en place afin d'améliorer les compétences et le capital humain pour le paramétrage du logiciel.

Nous venons donc d'observer les différents objectifs de la dématérialisation et de la digitalisation. Nous allons maintenant voir, pourquoi faut-il digitaliser et ensuite nous verrons comment bien être organisés pour mettre ce processus en place.

C. Pourquoi et comment digitaliser dans la fonction des ressources humaines

Pourquoi faut-il digitaliser dans la fonction des ressources humaines :

D'après Aude CLOAREC qui est chargée de webmarketing chez celge ( celge.fr), dit que : « Les chefs d'entreprises et DRH ont aujourd'hui pris conscience de l'importance de la transformation digitale dans leurs entreprises. Cela est aussi valable pour la fonction RH et notamment en ce qui concerne la paie ».

Donc si nous devons voir pourquoi faut-il digitaliser, nous allons voir dans un premier temps du côté des entreprises ce que cela va apporter et de pourquoi les entreprises se doivent de

mettre en place la digitalisation :

·

vu précédemment, dans certains processus de la fonction RH

Comme nous l'avons l'entreprise va gagner du temps grâce à la suppression de différentes tâches répétitives ;

· Ensuite avec la mise en place de la digitalisation, la communication sera plus rapide et simplifiée entre les différents postes et collaborateurs au sein d'une même entreprise ;

· Les conditions de travail seront améliorées pour les collaborateurs au sein de l'entreprise, en effet, par exemple avec la suppression de certaines tâches répétitives mais aussi la suppression du papier cela va permettre une meilleure organisation pour les collaborateurs, notamment sur leur bureau ;

· Ensuite, nous pouvons collecter une grande quantité de données sur les clients ou alors même sur les salariés ;

· La communication va coûter moins cher ;

· Grâce à de nouveaux outils, l'automatisation, le traitement automatique des données, il est alors possible d'atteindre des niveaux de performance qui vont faciliter la vie professionnelle des collaborateurs. Cela pourra en plus, supprimer certaines erreurs régulières.

Au point de vue du client ou alors même des salariés :

· Si l'entreprise met en place ce nouveau programme, alors celle-ci sera plus moderne, elle aura donc une meilleure image dans l'esprit des clients ou/et des salariés ;

23

·

Sachant que pour l'entreprise cela va favoriser la communication, alors le salarié ou le client aura une meilleure communication avec l'entreprise et donc une fidélisation plus importante ;

· De plus, ce système va favoriser le capital humain des salariés, donc les clients seront intéressés et cela sera un avantage pour le salarié ;

Dans un deuxième temps, nous allons voir que grâce à la mise en place d'un système d'informations des ressources humaines cela va permettre de faciliter certaines tâches au quotidien et que cette nouveauté pourra donner un point positif à la digitalisation. De plus, ce système d'information RH va permettre de faciliter la mise en place de la digitalisation au sein des entreprises.

Le système d'informations des Ressources Humaines :

Pour Kovach et Cathcart (1999, cité par Comtet et Chassigneux, 2017) le SIRH peut être définit comme « une procédure de collecte, de stockage, de restauration et de validation des données sur les ressources humaines, les activités du personnel et les caractéristiques des unités organisationnelles dont une entreprise a besoin ».

En ce qui concerne, Tannenbaum (1990), il définit la SIRH comme « un système permettant d'acquérir, de stocker, de manipuler, d'analyser, d'extraire et de distribuer des informations pertinentes au regard des ressources humaines d'une organisation ». Il considère alors que le système d'information RH est un système qui va inclure des salariés, des politiques, des

procédures et pour terminer des données.

Grâce à la mise en place d'outils informatiques et de logiciels, il devient donc possible d'automatiser et de gérer un certain nombre de fonctions dans les ressources humaines.

Depuis quelques années le SIRH est répandu que cela soit dans les grandes ou même dans les petites entreprises car il couvre tous les processus RH. Nous allons de notre côté nous concentrer sur le processus paie de ce SIRH. C'est-à-dire de l'entrée du salarié dans l'entreprise (DPAE/Contrat de travail) à sa sortie (solde tout compte/certificat de travail) en passant par la production mensuelle de sa fiche de paie et des déclaratifs, tout ce processus peut se faire en dématérialiser mais il y a aussi certaines tâches qui peuvent se faire automatiquement.

Le SIRH va permettre au service des ressources humaines de se reconcentrer sur l'essentiel, en effet, le responsable des ressources humaines ou alors les différents collaborateurs qui effectuent la paie ne passeront plus des heures sur les documents administratifs pour valider des demandes ou alors effectuer des changements d'informations.

Par exemple, pour effectuer des demandes d'adhésion des nouveaux salariés pour la mutuelle ou la prévoyance cela se réalisera directement via le logiciel ou alors via le site internet de l'organisme et donc nous n'aurons plus besoin de rechercher le formulaire et de remplir les différentes informations du salarié. Grâce à la mise en place de nouveaux outils de paie, cela facilitera les adhésions car les formulaires sont directement dans le logiciel.

Pour les embauches de nouveaux salariés, l'envoie des DPAE se fera automatiquement via les logiciels de paie, de même pour ce qui est des bulletins de paie, donc en dématérialisé.

De plus, la collecte d'informations se fera plus rapidement et simplement. Un gain de temps notable pour les collaborateurs.

Nous allons maintenant voir les avantages sur le service des ressources humaines.

1. Les avantages

Le SIRH va accompagner et optimiser chacune des tâches administratives en quelques clics de l'intégration d'un salarié, jusqu'à son départ. Grâce à cet outil, le RH pourra donc se concentrer sur des missions avec une plus forte valeur ajoutée comme les échanges physiques avec les clients ou les collaborateurs, passer plus de temps pour répondre aux clients ou aux

salariés, etc. Comme vous l'aurez compris, le SIRH permet de gagner du temps. En effet, la numérisation des tâches administratives permet de faire en quelques clics des tâches qui demandaient du temps il y a quelques années.

Grâce au regroupement des tâches et leur simplification, le regroupement des tâches va permettre aux collaborateurs de gagner plus de temps et d'avoir une meilleure productivité qui sera immédiate.

La centralisation des données RH va permettre de faciliter la communication et les échanges entre les collaborateurs du service RH et c'est un avantage qui aura un impact sur la performance grâce à un meilleur suivi de l'activité RH. Les collaborateurs vont pouvoir récupérer plus facilement des documents dans une base de données, de plus les coûts pour l'entreprise seront réduits car nous aurons plus besoins de papier, ou alors à envoyer par courrier. Pour terminer, la centralisation des données va permettre d'améliorer la qualité du service et d'avoir des échanges plus rapides et simples.

Le facteur humain est en effet amélioré grâce aux outils numériques. Les managers font bénéficier aux salariés d'un meilleur environnement avec un espace de travail plus performant grâce notamment aux différents outils, logiciels, en mettant en place des formations et aussi à l'approfondissement des compétences. Les salariés vont donc se sentir beaucoup plus reconnus car ils disposent des meilleurs outils. Le capital humain sera donc amélioré.

Nous avons vu l'impact du SIRH sur les ressources humaines mais aussi de ces points positifs

cependant des inconvénients sont présents.

2. Les inconvénients

a) La vie privée des salariés

Le principal inconvénient du logiciel SIRH est la capacité accrue de violation de la vie privée des salariés, mais aussi de la direction et dirigeants de l'entreprise. Malgré la mise en place de certaines règles par les différents Etats, avec la protection juridique de la vie privée sur le lieu de travail, si des personnes non autorisées accèdent à votre système ou alors à vos différents outils de gestion des ressources humaines, ils auront en leur possession toutes les informations du salariés et/ou de l'entreprise. Les informations pourront aller de la rémunération de certains employés de l'entreprise, ou alors des informations de leur vie privée. Malgré la mise en place d'une protection, comme par exemple un mot de passe, celle-ci n'est souvent pas assez protectrice. Il va donc falloir renforcer le système, ce qui va permettre d'augmenter la sécurité des données. Nous avons de plus en plus d'entreprise qui se font pirater leurs logiciels.

De plus, le métier de RH est un secteur beaucoup impacté par la violation des données car les logiciels RH possèdent toutes les informations personnelles des salariés. Comme par exemple, les numéros de sécurité sociale jusqu'aux informations privées, sont stockées dans le logiciel

SIRH ou alors par exemple les renseignements de l'entreprise comme les coordonnés bancaires. Il faut donc trouver une solution de protection afin d'éviter que ces différentes informations sortent de l'entreprise et du logiciel.

b) La sécurité

Autre que les ruptures dans la protection juridique de la vie privée, des fissures dans le système de sécurité peuvent apparaitre dans votre logiciel SIRH.

En effet, les outils électroniques (ordinateur par exemple) sont vulnérables aux virus sur Internet.

L'entreprise devra donc penser à l'achat d'une application solide qui permettra de protéger les données et les outils électroniques, elles se doivent donc d'investir dans un logiciel qui va permettre de contrer des attaques et protéger toutes les données qui se trouvent sur l'outil électronique.

c)

Le coût de la mise en place et de formation L'un des inconvénients de cette mise en place est le coût. Toutes les entreprises doivent faire

tout ce qui est en leur pouvoir pour maîtriser leurs dépenses. Le logiciel SIRH peut couter

plusieurs milliers d'euros pour l'installation, la configuration, la formation et le conseil. L'entreprise devra donc trouver différents systèmes et solution pour réduire les coûts, comme par exemple en obtenant un système hébergé à distance (Saas).

d) Perte de subjectivité et d'évaluation des salariés

Sachant que le logiciel SIRH répertorie les diplômes et les certifications des employés, les responsables peuvent être tentés de les promouvoir en fonction des données fournies par le logiciel. Cela va décourager les recruteurs de prendre le temps d'apprendre à connaître les employés ou alors même les futurs salariés. Le souci est que les ordinateurs ne fournissent que des facteurs qui seront mesurables et ne pourront jamais calculer l'utilité du salarié dans l'entreprise ainsi que le degré d'investissement. Une personne peu ou pas diplômée peut autant s'investir qu'une personne diplômée.

Le SIRH peut être efficace dans la sélection des employés pour certains postes, comme par exemple sur la réalisation d'un programme test, l'ordinateur pourra sur la base des scores de performance et d'autres informations, sélectionner les meilleurs candidats ou salariés. Cependant, le facteur humain sera alors supprimé de ces types de tâches par le système. Par exemple, lors de l'analyse des talents des employés, le système ressortira les bons résultats obtenus sur un test mais ne pourra pas ressortir l'investissement du salarié.

Comment faut-il digitaliser dans la fonction des ressources humaines :

« 82% des décideurs RH jugent que la transformation digitale est source d'engagement pour les collaborateurs », selon une étude réalisée par Sopra HR Software par Markess. De plus, suite à la crise sanitaire (COVID 19) beaucoup d'entreprises ont en profité pour pouvoir mettre cela en place. Mais comment mettre en place ces deux piliers, digitalisation et dématérialisation. Il faudra :

- Accompagner les acteurs dans ce changement, lorsqu'il y a un changement au sein de l'entreprise, il est important d'accompagner les salariés afin que les collaborateurs puissent par la suite le comprendre et le réaliser seul ;

- Avoir les avis des collaborateurs, c'est-à-dire réaliser un sondage en leur demandant leurs avis, par exemple sur différents logiciels, il sera alors possible de laisser choisir le service RH de leurs outils, pour qu'ils soient satisfait de travailler sur un logiciel, soit parce qu'ils ont une précédente expérience ou alors parce qu'ils ont eu des bons retours ;

- Laisser du temps aux collaborateurs afin qu'il s'adapte aux changements ; (cf : 3. L'évolution du métier au fil des années)

- Favoriser les outils d'échanges virtuels entre les collaborateurs, continuer l'innovation avec des nouveaux outils qui faciliteront le travail entre eux.

La mise en place de cette nouvelle culture d'entreprise est très importante

celle-ci sera

couteuse, il faudra donc prendre le temps de la mettre en place afin d'adapter l'effectif de

l'entreprise.

Nous venons de voir les inconvénients du système d'information RH, nous allons ensuite observer l'impact sur le métier des ressources humaines.

3. L'évolution du métier au fil des années

La digitalisation apporte quelque chose de nouveau aux entreprises mais cela a des incidences dans un premier temps sur celles-ci, ensuite sur le métier de ressources humaines et des collaborateurs. Suite à l'évolution du numérique et du digital, qui prend de plus en plus de place au sein des entreprises, le métier de RH en général ne cesse d'évoluer, il va donc falloir que les entreprises et les collaborateurs s'adaptent aux changements notamment au processus de la paie.

Le poste de paie au sein d'un service RH deviendra plus un rôle de contrôleur et de conseiller auprès des clients et/ou des salariés. Si le dossier paie de l'entreprise est bien paramétré alors les ressources humaines auront juste besoin de vérifier les différents taux et la saisie des éléments variables.

La digitalisation impacte fortement le métier de RH en termes de communication, que cela soit en interne dans l'entreprise ou alors en externe c'est-à-dire avec les clients ou les prochaines recrues. Les méthodes de communication évoluent, nous ne communiquons pas de la même manière, les réponses aux questions doivent être de plus en plus rapides mais aussi

précises. Aujourd'hui, le collaborateur répondra plus vite à ses mails car il consacre beaucoup plus de temps à sa messagerie, ensuite il passe de moins en moins par les courriers, avant, afin de réaliser une adhésion avec un organisme il devait passer par courrier. Actuellement, il peut réaliser cette tâche soit par mail ou par téléphone avec un conseiller ou alors directement via un formulaire sur leur site.

Accompagner les collaborateurs sur l'évolution du métier

Les entreprises se doivent d'accompagner leurs collaborateurs face à la disparition de certaines tâches en mettant en place des formations qui vont permettre d'apprendre les nouveaux logiciels et de nouvelles méthodes de travail. Face aux changements des méthodes de travail, nous pouvons donner l'exemple de la virtualisation des rapports sociaux, nous avons de moins en moins de contact physique avec des personnes car nous passons directement via les différents réseaux sociaux ou différentes applications.

Ensuite nous avons l'isolement professionnel qui est dû au télétravail. Le collaborateur peut ressentir du stress avec la multitude de mails et de la pression qu'il subit à l'intérieur. De plus, si le collaborateur ne s'organise pas et qu'il ne range pas ses mails alors celui-ci pourrait se rajouter une pression de voir ses mails non lus augmenter et des relances des clients.

Suite à la digitalisation, il va donc falloir accompagner les collaborateurs aux changements et les aider à développer des nouvelles expériences.

Accompagner les collaborateurs sur les différents modes de travail

Maintenant nous allons voir l'évolution du mode de travail suite à l'arrivée du digital dans les entreprises. Avant, chaque personne possédait son bureau et ses piles de dossiers qui remplissaient son bureau. Le numérique a totalement changé le fonctionnement des entreprises et les modes de travail.

En effet, il y a des outils qui deviennent indispensables pour la mise en place d'un nouveau mode de travail, les outils collaboratifs. Ces outils permettent de mieux communiquer, de mieux collaborer et d'être plus facilement connecté entre les différentes équipes au sein de l'entreprise. Ils facilitent également l'organisation du travail, grâce à de nouvelles fonctionnalités comme par exemple les check-lists et le calendrier en ligne. De plus, si un salarié venait à ne pas être présent, il est maintenant possible d'échanger facilement en visioconférence via une plateforme ou sur un tchat. Si vous avez besoin de l'avis d'un collaborateur sur un contrat que vous venez de rédiger, alors vous pouvez utiliser une plateforme afin de partager et modifier des documents entre collaborateurs en temps réel, sans même changer d'outil.

Pour terminer, mettre en place un nouveau mode de travail peut permettre aux entreprises d'augmenter leur attractivité mais aussi de fidéliser leurs employés et d'apporter plus de flexibilité aux collaborateurs. Afin de mettre en place différents modes de travail de manière durable, il est nécessaire de mettre à disposition des employés les meilleurs outils adaptés mais aussi de former les salariés. Cela permettra d'utiliser au mieux les outils et d'utiliser

toutes les options possibles sur chaque logiciel. Les entreprises se devront donc d'investir dans de nouveaux matériels et dans de nouveaux outils et logiciels.

II. L'évolution du cadre juridique A. Le RGPD

Le RGPD signifie « Règlement Général sur la Protection des Données ». Il va permettre d'encadrer le traitement de chaque donnée personnelle concernant toutes les personnes sur le territoire de l'Union européenne.

Depuis le 25 mai 2018, le RGPD a été voté et mis en place par la Commission Européenne et il est devenu le principal texte européen concernant la protection des données personnelles.

Ce règlement s'inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978 et ce règlement va permettre de renforcer la gestion des données personnelles par les différentes personnes.

Ce règlement va permettre aux entreprises de développer facilement leurs activités numériques et la gestion des données personnelles à travers le monde.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises sont concernées.

En effet, le RGPD s'applique pour toutes les entreprises, que cela soit du secteur public ou alors même privé, tant que l'entreprise traite des données personnelles, et que celle-ci :

· est établie sur le territoire de l'Union européenne,

30

·

ou que son activité cible des résidents européens.

Alors celle-ci sera concernée par le RGPD et devra donc respecter les différents droits.

Le RGPD concerne aussi les sous-traitants. En effet, les sous-traitants qui traitent des données personnelles pour le compte d'autres organismes, devront aussi respecter ce règlement. Cela va permettre d'assurer une nouvelle fois la protection des données personnelles de chaque citoyen.

Donc si une entreprise traite ou même collecte des données personnelles alors celle-ci devra respecter les droits du RGPD afin de ne pas perdre les données des clients ou même des salariés.

Quels sont les enjeux de le RGPD ?

L'objectif du RGPD est de donner aux citoyens la possibilité d'un contrôle de leurs données. Ce règlement va donc modifier la manière de collecter, gérer, stocker et protéger les données personnelles pour les clients et les salariés. Le but premier va donc être de renforcer la réglementation autour de l'utilisation des données personnelles.

Les enjeux de la RGPD en quelques points :

Comme chaque projet ou alors lancement de quelque chose de nouveau, il faut créer

un climat de confiance ;

Sans confiance il n'y a pas de collaboration. Comme par exemple un employeur se doit d'avoir la confiance de ses salariés pour faire avancer son entreprise.

- Ensuite cet objectif rejoint l'objectif de la confiance : la sécurisation des données. Toutes les entreprises qui traitent des données et qui les collecter se doivent de sécuriser les données qu'elles collectent.

- Et pour terminer il faut responsabiliser les entreprises et les sous-traitants pour qu'ils respectent le plus possible ce règlement, et donc de garder les données personnelles privée.

Quels sont les données personnelles ?

La notion de « données personnelles » est à comprendre de façon large. En effet, une donnée personnelle correspond aux informations qui se rapportent à une personne physique qui est identifiée et aussi identifiable.

Une personne peut être identifiée soit :

v directement - exemple : nom, prénom

v indirectement - exemple : par un identifiant (n° matricule), un numéro (de téléphone), une donnée biométrique, plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique.

Voir le schéma ci-dessous :

INDIRECTEMENT

DIRECTEMENT

- NOM

- PRENOM

...

- NUMERO DE TELEPHONE

- ADRESSE MAIL

- ADRESSE POSTALE

- NUMERO DE SECURITE SOCIALE

- LA PLAQUE

D'IMMATRICULATION

...

L'identification d'une personne peut maintenant être réalisée soit :

+ à partir d'une seule donnée (exemple : numéro de sécurité sociale)

+ ou alors à partir d'un ensemble de données (exemple : une personne vivant à telle adresse, née tel jour, à tel date)

Ces données personnelles sont protégées par le RGPD afin de sécuriser au maximum les données et d'éviter des vols d'identités ou autres. Cela vient alors compléter le système d'informations RH.

B. Les 7 nouveaux droits liés à la digitalisation

Alors que la Loi Informatique & Libertés française avait déjà mis en place des droits aux individus (comme l'opposition au traitement sous réserve d'un motif légitime, mais aussi au droit d'accès aux données, et au droit de rectification/suppression). La loi a évolué et changé, nous avons maintenant sept droits dont deux nouveaux, qui sont mis en avant par le RGPD :

V' Transparence des informations et des communications

Chaque personne doit avoir un accès sur ses propres données à caractère personnel. Ce document doit être facilement lisible mais aussi facilement accessible. V' Droit d'accès à la donnée de la personne concernée

Article 12 du Règlement européen sur la protection des données personnelles : « Toute personne physique justifiant de son identité peut exercer son droit d'accès » Donc si une personne justifie son identité alors elle doit pouvoir avoir accès à ses données.

V' Droit de rectification

Pour ce qui est du droit de rectification, il est possible de demander la rectification de vos données à caractère personnel soit parce que celle-ci est inexacte ou alors incomplète. Par exemple si une personne venait à changer d'adresse postale, cette personne aurait donc le droit de demander la modification/rectification de ses données.

V' Droit à l'oubli ou à l'effacement

Grâce à ce droit, il est possible de demander à un organisme la suppression de certaines données à caractère personnel.

V' Droit à la limitation du traitement

Ce droit dit qu'une organisation ou alors un organisme doit sur demande arrêter de traiter les données personnelles mais celle-ci peut conserver ces différentes données.

V' Droit à la portabilité des données

Ce droit concerne le transfert des données. Il est possible de récupérer vos données personnelles, pour un usage personnel ou pour les transférer à un organisme par exemple. V' Droit d'opposition

Pour ce dernier droit, il est possible de vous opposer à tout moment à un traitement de vos

données personnelles, notamment lorsque celles-ci sont utilisées pour des commerces.

III. Ce qui existe à la SEREGEC

Nous allons maintenant voir les différents outils et logiciels qui sont en place au sein du cabinet, et nous verrons l'impact sur le service des ressources humaines et plus précisément sur le processus de la paie.

A. SilaExpert

Dans un premier temps, nous allons voir le logiciel de paie qui est au sein du cabinet SEREGEC. Nous allons donc voir ce que met en place le logiciel et pourquoi cela peut-être un point fort pour les entreprises. Dans notre entreprise nous essayons tout d'abord de pousser au maximum l'automatisation.

et l'envoi des

Grâce à Silaexpert qui peut se paramétrer et pouvant aller d'une automatisation minimale à un cycle de paie qui pourrait atteindre le maximum, cela va permettre de libérer du temps aux collaborateurs. Par exemple, le collaborateur n'aura pas les différentes tâches de calcul, ni même des bulletins de paie à envoyer car suite à la programmation nous pouvons choisir une date pour un envoi automatique. Avec cette mise en place nous pourrons avoir l'envoi des écritures comptables automatique, la mise en place d'un archivage des bulletins

déclarations sociales nominatives (DSN). Si le dossier paie est bien paramétré, on peut éviter

le risque d'erreurs sur les fiches de paie et réduire les tâches répétitives.

Le collaborateur va alors se recentrer sur le contrôle de la paie. Elle correspond à l'activité à forte valeur ajoutée car en plus d'un bon paramétrage, l'automatisation de certaines tâches le collaborateur pourra de son côté vérifier les fiches de paie et donc réduire une fois de plus le risque d'erreurs.

Ensuite nous allons voir ce que Silaexpert met en place et ces fonctions présentes au sein de notre cabinet. Nous allons commencer par le mode de saisie innovant.

Sur Silaexpert, la saisie ne se réalise pas bulletin par bulletin mais afin de faciliter la saisie et d'être plus rapide, celle-ci se réalise pour tous les salariés sous la forme de tableaux en fonction des éléments variables. Cela permet d'avoir une saisie de « masse », ce qui permet un gain de temps pour les collaborateurs. Grâce à la mise en place d'outils simples, faciles à utiliser et à comprendre cela permet de faciliter son usage et d'être plus performant. Le collaborateur comprendra donc plus facilement et ne sera pas découragé lors de son utilisation et de son apprentissage.

En plus de ce mode de saisie innovant, le logiciel est un outil qui possède un visuel facile à comprendre et qui permet d'avoir une utilisation du logiciel plus simple mais surtout plus agréable (calendrier avec un code couleur en fonction des activités / des absences, tableau synthétique pour les éléments variables, gestion des plannings équipes plus facile / salariés).

Les collaborateurs comprennent plus facilement et peuvent vérifier les éléments variables plus facilement.

Ensuite dans le paramétrage de Silaexpert, il est possible de dématérialiser les fiches de paie sur un serveur de son choix. Notre cabinet dématérialise tous les bulletins de paie de chaque client et chaque salarié pour chaque mois. Lors de l'envoi des fiches de paie par mail, le document va directement s'enregistrer sur le logiciel Netexplorer que nous avons paramétré et que nous verrons par la suite. Cette action permet dans un premier temps de garder une sauvegarde si le logiciel venait à avoir une maintenance et dans un deuxième temps obtenir un gain de temps car en plus de faciliter l'archivage, le collaborateur n'aurait pas besoin d'enregistrer bulletin par bulletin sur le serveur.

Le logiciel de paie propose un espace appelé : Documents bureautiques. Après le paramétrage et la mise en place de contrats paramétrés dans la base de données Silaexpert on va pouvoir créer des contrats de travail, des avenants, des attestations, et autres grâce à un clic droit sur le salarié. Nous avons juste à renseigner la fiche du salarié, ensuite se rendre sur les documents bureautiques, sélectionner le document que l'on souhaite et il se remplira automatiquement. Nous aurions juste à le vérifier avant son envoi et son enregistrement. Grâce à cet outil, nous gagnons beaucoup de temps et nous sommes plus productifs. Notre cabinet comptable a mis le paramétrage de certains contrats, mais nous verrons que nous pouvons beaucoup plus

paramétrer cet espace afin de ne plus faire aucun contrat.

Nous allons maintenant voir que Silaexpert a mis en place une collaboration

clients et cabinet.

possible entre

En fonction du mode collaboratif qui a été défini entre les cabinets et les entreprises, le client peut être en charge d'une partie du cycle de paie en saisissant directement dans le logiciel l'activité et les éléments variables des salariés. La saisie peut aussi être mise en place du côté du salarié. Il pourrait donc de son côté saisir les éléments variables. Le collaborateur peut ensuite contrôler les bulletins de paie, les calculer et les envoyer. Notre cabinet possède des clients qui préfèrent saisir les éléments variables eux-mêmes. Pendant cette année, nous avons créé et paramétré pour un client un dossier afin de lui donner un accès pour saisir les éléments variables. Nous avons donc donné certains accès afin que l'entreprise puisse saisir directement ces éléments.

Pour finir, nous avons donné des droits à notre client afin de garder les données personnelles de nos autres clients et de ne pas les partager.

Si le client a terminé à la fin de chaque mois de saisir les éléments variables, il nous envoie un mail, ensuite nous vérifions et nous envoyons une première partie sous la forme de brouillon. Lorsque le client nous valide les paies alors nous envoyons la version finale pour que celui-ci réalise le paiement à la date fixe. A chaque début de mois, nous essayons de nous organiser afin de savoir à quelle période le client souhaite avoir les bulletins de paie.

Ensuite nous allons voir une partie importante qui concerne tous les logiciels, c'est-à-dire la conformité des paies.

La principale qualité du logiciel de paie Silaexpert est que celui-ci possède une base de données qui intègre les paramétrages légaux et conventionnels, qui sont mis à jour régulièrement grâce à la veille juridique et sociale que mettent en place les différentes équipes du logiciel. De plus, cela permet d'avoir un accès plus rapide sur la convention collective de l'entreprise et de répondre rapidement aux attentes. Suite à la mise en place par l'Etat du taux de prélèvement à la source, il nous suffit de télécharger un fichier nommé « Fichier TOPAZE » et le logiciel va gérer automatiquement les taux en fonction des salariés. Concernant, les taux prévoyances ou alors même mutuelle santé, le logiciel introduit directement les taux conventionnels et le collaborateur se doit par la suite de modifier les taux en fonction des contrats.

Pour la protection des données, l'information n'est pas stockée dans l'entreprise directement mais toutes les informations sont stockées avec le mode SaaS, c'est à dire sur des serveurs sécurisés.

En plus de cette méthode d'enregistrement, Silaexpert possède deux sites qui permettent de sauvegarder toutes les données, une solution sécurisée, stable et durable. Donc toutes les données personnelles qui sont enregistrées dans le logiciel sont sécurisées afin de respecter le RGPD. Les salariés n'ont donc rien à craindre concernant leurs données à caractères personnels.

De plus, depuis mars 2018, Silaexpert s'engage activement dans la mise en conformité avec le

Règlement Général sur la Protection des Données.

Maintenant nous allons voir que Silaexpert contrôle la cohérence des bulletins

de paie mais

aussi des différentes déclarations sociales grâce à une analyse.

Le logiciel Silaexpert met à disposition un outil d'analyse et de contrôle DSN permettant de vérifier les informations de paie et la cohérence des DSN. Après l'analyse du logiciel, celui-ci pourra nous indiquer les éventuelles erreurs de paramétrages. En cas d'erreurs le collaborateur doit intervenir sur la ligne d'erreur. Lors du calcul de la DSN ou alors même d'un bulletin de paie, le logiciel de paie va automatiquement analyser le bulletin ou la déclaration afin d'analyser les éventuelles erreurs. En cas d'erreur, le logiciel indiquera en haut de la fiche de paie les différentes erreurs de paramétrages et sur la déclaration, elles apparaitront en rouge. Il suffira d'effectuer un clic droit afin de savoir où se situe le problème.

Pour terminer en ce qui la confidentialité de chaque espace des collaborateurs, ils sont protégés grâce à une adresse mail et un mot de passe afin de sécuriser au maximum les données personnelles qui peuvent se situer dans la base de données.

Le logiciel de paie a un gros impact sur le travail du collaborateur. Aujourd'hui, le collaborateur va passer beaucoup plus de temps sur le paramétrage du logiciel, donc supprimer certaines tâches répétitives. Le paramétrage va alors permettre de faire gagner du temps aux employés, favoriser les tâches à forte valeur ajoutée, comme par exemple répondre aux questions des clients et des salariés. De plus, nous avons un impact sur les connaissances

du ou des salariés, maintenant une entreprise attendra du salarié un minimum de connaissance sur le logiciel.

Nous venons de voir le logiciel de paie qui est mis en place dans l'entreprise SEREGEC. Ce logiciel permet de faciliter le travail des collaborateurs. Nous allons ensuite voir la plateforme Netexplorer.

B. Netexplorer

Netexplorer est une plateforme qui permet de sécuriser les fichiers des entreprises, mais aussi de faciliter la lecture des documents dans notre bureau ou alors même en déplacement. Il est possible de télécharger l'application sur votre Smartphone et d'avoir un accès à tout moment et n'importe quand et cela va donc faciliter les échanges avec les collaborateurs ou les clients. Cette plateforme se trouve sur internet, mais peut être aussi mis sous la forme de serveur sur les ordinateurs et sous la forme d'application.

La plateforme va donc synchroniser chaque nouveau document qui sera déposé par un employé.

Cela permet donc d'avoir des échanges plus simple et plus rapide entre collaborateurs. Si un

salarié ou un client demande un dossier ou un fichier, nous aurons juste à nous rendre sur

Netexplorer pour le récupérer. En cas d'absence d'un collaborateur au sein de l'entreprise,

nous pouvons donc retrouver rapidement le fichier grâce à cette plateforme qui possède aussi
un système de recherche. Nous pouvons rechercher un fichier en saisissant son nom ou des mots clés.

De plus, comme nous l'avons évoqué précédemment, il est possible de paramétrer la plateforme Netexplorer avec le logiciel de paie Silaexpert. Si nous paramétrons la partie bulletin de paie, et les charges sociales, celles-ci iront directement s'enregistrer à l'endroit où nous avons indiqué.

Grâce à cette plateforme, le collaborateur aura juste à scanner les documents papiers et de les rangers sur cette plateforme. À tout moment il est possible de retrouver ce document, ce qui peut permettre d'éviter de le perdre. Si nous comparons ce système avec le papier nous remarquerons que le collaborateur passera plus de temps à chercher une feuille, alors que sur cette plateforme il est possible grâce à la barre de recherche, de trouver un document grâce au nom du fichier ou alors grâce à la date de l'enregistrement.

C. Google Drive

Après avoir vu la plateforme Netexplorer, nous allons maintenant voir le programme Google Drive. Ce programme a été lancé par Google afin de faciliter le stockage et le partage de fichier. Ce programme appelé Google Drive permet aux entreprises de se faciliter le partage de dossiers ou de fichiers entre les collaborateurs ou/et les clients/salariés. Notre cabinet utilise google drive afin de se partager des fichiers Googledocs comme par exemple des listes d'échéances clients. Si une personne est absente, il est donc possible de voir la liste des bulletins de paie non réalisés, des contrats de travail à faire ou alors des avenants de celle-ci. De plus, en cas de télétravail nous ne sommes plus obligés de prendre nos différents dossiers papiers, nous avons maintenant quasiment tous les documents sur notre Google drive ou alors Netexplorer. Cela permet d'être beaucoup plus réactif, de répondre plus facilement aux attentes et de retrouver plus facilement des fichiers, et de ne pas oublier des tâches à réaliser chaque mois.

1. Les avantages de Google Drive

L'un des avantages de Google Drive est de partager des fichiers volumineux entre collaborateurs. De plus chaque membre de ce logiciel possède un stockage de 15Go. Le logiciel permet de retrouver ses fichiers depuis un autre ordinateur ou un autre appareil mobile. Les risques de pertes des données et documents sont limités. Pour finir, cette plateforme possède un moteur de recherche qui va permettre de retrouver plus facilement les dossiers.

2. Les inconvénients

Malheureusement, Google Drive présente des inconvénients. Le stockage peut devenir juste si le collaborateur ne gère pas l'enregistrement de ses documents. Afin d'avoir un stockage plus élevé, l'entreprise devra alors souscrire à un abonnement afin que le membre puisse continuer à se servir de google drive. Cela pourrait représenter un coût supplémentaire pour l'entreprise.

D. EC+

Nous allons voir le site internet EC+. EC+ est un site qui regroupe la globalité des conventions collectives. Il propose aussi des calculs d'indemnités comme par exemple, le calcul d'une rupture conventionnelle ou alors d'un départ en retraite. Il suffit juste de se rendre sur la convention collective de l'entreprise et lorsque nous sommes sur la partie calcule, il

suffira de renseigner les informations du salarié.

Afin qu'EC+ puisse faire le calcul, il faudra renseigner :

· L'âge du salarié(e) (en fonction des conventions collectives) ;

· Date de début du contrat de travail ;

· La date potentielle de fin du contrat de travail ;

· L'ancienneté va se calculer automatiquement en année(s) et en jour(s) ;

· Les 12 derniers mois de salaires en prenant en compte des primes ;

· Les 3 derniers mois de salaires en ne prenant pas en compte les primes ;

· Les primes des 3 derniers mois.

En remplissant les informations ci-dessus, le site va analyser la convention collective et va calculer l'indemnité de fin de contrat en fonction du code du travail et en fonction des

barèmes de la convention. Les collaborateurs évitent les éventuelles erreurs et vérifient rapidement et facilement leurs calculs.

E. Gmail

Après avoir vu le site concernant les conventions collective, nous allons

voir la boîte de messagerie Gmail qui est utilisé par notre cabinet. Gmail

est une messagerie électronique. Cette messagerie se présente sous la

forme de conversations. Elle facilite la visibilité des différents mails et des réponses que nous recevons ou alors que nous envoyons. Celles-ci seront associés à tous les messages précédents. Cette conversation forme un seul et unique mail et non plusieurs mails. Cet espace de conversation permet d'être plus productif et de ne pas interrompre notre travail. Elle permet aussi de ne pas retourner à chaque fois sur le précédent mail.

De plus, grâce à Gmail si nous avons une question, ou une information à donner, il nous suffit d'envoyer un mail. Nous n'avons pas besoin de chercher la personne en question pour lui dire ce qu'on doit lui dire. Par exemple, il est possible de faire un mail groupé avec la possibilité de cacher les adresses mails des clients.

1.

La messagerie accessible à n'importe quel endroit

Nous pouvons maintenant avoir un accès à notre messagerie professionnelle à tout moment, sur notre ordinateur professionnel ou même privé et sur notre Smartphone. Cet aspect est un gros avantage si nous devons nous déplacer de bureau en bureau, ou alors si nous avons un déplacement professionnel. Nous aurons toujours accès à notre messagerie.

2. Un filtre anti-spam

Contrairement à de nombreuses autres messageries, Gmail ne laisse filtrer absolument aucun spam.

En effet, cette messagerie a même créé différents onglets afin de pouvoir filtrer les mails plus facilement :

Un onglet dédié pour les mails concernant les réseaux sociaux ;

L'autre réservé aux promotions (newsletters auxquelles on peut être inscrits, par exemple, l'URSSAF envoie régulièrement des notes d'informations).

Nous retrouvons les mails les plus importants sur l'onglet principal et nous évitons l'apparition de virus sur notre outil informatique, ce qui permet de renforcer la sécurité des données.

1.

Outil de recherche

Comme avec google drive, la messagerie électronique Gmail a mis en place une barre de recherche pour retrouver un mail particulier grâce à des mots clés. Le collaborateur va gagner du temps sur la recherche des précédents mails. Ou alors il est possible de retrouver les différentes conversations avec une personne en recherchant son adresse mail. Cette messagerie ressortira alors toutes les conversations.

4. Des services complémentaires (Agenda, carnet d'adresses)

En plus d'avoir une boite mail, il est possible d'avoir en complément, un Agenda électronique. L'employé pourra s'organiser plus facilement, il aura juste à renseigner sur son agenda ses différents rendez-vous et activités, lorsque que celui-ci sera en congés ou alors absent. De plus, il est possible de partager son agenda à différents collaborateurs afin qu'il ait un aperçu et qu'il puisse remplir aussi les autres agendas.

Ensuite il y a la possibilité de créer son carnet d'adresses, avec toutes les informations des contacts possibles. Par exemple en ajoutant tous les moyens de contact concernant les salariés de l'entreprise. Le carnet papier n'est plus nécessaire, car l'adresse mail est aujourd'hui privilégiée.

Partie 3 : Les points à améliorer afin de favoriser la digitalisation au
sein du cabinet

Nous allons voir les points à améliorer dans le cabinet afin de faciliter la gestion et de favoriser la digitalisation au sein de nos locaux. Car comme nous l'avons précisé précédemment, la digitalisation devient de plus en plus importante dans les entreprises. Si l'entreprise n'innove pas, et ne profite pas de cette nouvelle génération Y alors celle-ci pourrait voir son avenir incertain sur son marché.

A. Mise en place et analyse d'un questionnaire

a) Réalisation du questionnaire

(Annexe 1 : La digitalisation dans votre vie professionnelle).

du travail et leurs préférences sur les

Dans le cadre de ce mémoire, j'ai réalisé un questionnaire qui s'intitule « La digitalisation dans votre vie professionnelle » afin d'observer anonymement les pratiques en fonction des postes dans une entreprise. On observera l'impact de la digitalisation sur le poste de production mais aussi sur le poste administratif. Ce questionnaire nous permettra de distinguer les différents outils les plus utilisés dans le monde

formations, ou encore l'archivage des documents sociaux.

Ce questionnaire a été réalisé sur Google FORMS qui permet de créer gratuitement des questionnaires. J'ai partagé mon questionnaire au sein de mon cabinet et dans différentes entreprises.

Dans un premier j'ai demandé l'âge afin de pouvoir faire la différence sur l'analyse avec la génération X et la génération Y. On remarquera les avantages et les inconvénients donnés par ces deux générations. Ensuite j'ai posé des questions concernant les différents équipements utilisés au quotidien, si la personne utilise souvent internet, les avantages pour eux concernant la digitalisation, le temps consacré chaque jour et pour terminer la mise en place de l'archivage des documents sociaux et des formations « e-learning ».

b) Analyse du questionnaire

Grâce à la mise en place de ce questionnaire, nous avons réunis 55 réponses. J'ai partagé ce questionnaire dans un premier temps à mon entreprise qui compte environ 30 participants afin d'avoir un avis sur les prochaines mises en place. J'ai partagé par la suite sur le réseau LinkedIn afin d'avoir des participants travaillant dans les entreprises et d'avoir une vision autre que dans un cabinet comptable. Nous allons donc analyser les différentes réponses afin d'avoir une analyse plus détaillée sur la digitalisation et ce qu'il faudrait apporter au sein des entreprises ou des cabinets comptables.

Informations sur les participants :

1) Age :

Ø 50,9% des participants ont moins de 29 ans ;

Ø 40% des participants ont entre 30 et 49 ans ;

Ø 9,1% des participants ont plus de 50 ans.

2) Poste occupé :

Ø 74,1% des participants occupent un poste en administration ;

Ø 25,9% des participants occupent un poste en production.

3) Cabinet comptable ou entreprise ?

Ø 62,3% des participants travaillent dans une entreprise ;

Ø 27,7% des participants travaillent dans un cabinet comptable.

Informations sur le matériel utilisé (en cabinet comptable) :

1) Outil utilisé :

Ø En cabinet comptable, 100% des participants utilisent le numérique.

2) Equipements utilisés :

Ø 22 participants utilisent un ordinateur dans la vie professionnelle ;

Ø 14 participants utilisent leur téléphone portable ;

Ø 1 participant utilise une tablette ;

Ø 5 participants utilisent un bloc note.

3) Connectivité à internet :

Ø 86,4% des participants utilisent tout le temps internet ;

Ø 13,6% des participants utilisent souvent internet.

Informations sur le matériel utilisé (en entreprise) :

1) Outil utilisé :

Ø 90,9% des participants en entreprise utilisent le numérique ;

Ø 9,1% des participants utilisent le papier.

2) Equipements utilisés :

Ø 32 participants utilisent un ordinateur dans la vie professionnelle ;

Ø 20 participants utilisent leur téléphone portable ;

Ø 2 participants utilisent une tablette ;

Ø 14 participants utilisent un bloc note ;

Ø 1 participant utilise un cahier.

43

3) Connectivité à internet :

Ø 86,4% des participants utilisent tout le temps internet ;

Ø 13,6% des participants utilisent souvent internet.

Informations sur la digitalisation (en cabinet comptable) :

1) Avantages et inconvénients :

Ø 18 participants donnent comme avantage de la digitalisation, un gain de temps ;

Ø 18 participants donnent comme avantage de la digitalisation, une facilité à retrouver les documents ;

Ø 9 participants donnent comme avantage de la digitalisation, que cela favorise l'environnement

Ø 17 participants donnent comme avantage la facilité à échanger entre collaborateurs ;

Ø 1 participant donne comme avantages, la disponibilité à tout moment, le gain de place et une sauvegarde à tout moment.

2) Temps consacré à la digitalisation :

Ø 23,8% des participants consacrent moins d'une heure à la digitalisation ;

Ø 23,8% des participants consacrent entre une heure et deux heures à la digitalisation ;

Ø

52,4% des participants consacrent plus de deux heures à la digitalisation.

3) Est-il nécessaire de mettre la digitalisation :

Ø aire de la mettre en place.

100% des participants estiment qu'il est nécess

4) Système d'archivage des documents sociaux :

Ø 95,2% des participants souhaitent que leur cabinet comptable mette en place un système d'archivage ;

Ø 4,8% des participants ne souhaitent pas.

5) Ce système est-il déjà mis en place ? :

Ø 86,4% des participants possèdent ce système d'archivage ;

Ø 13,6% des participants ne possèdent pas ce système d'archivage.

6) Les qualités d'un bon service paie/RH :

Ø Choix 1 : Exactitude de la paie ;

Ø Choix 2 : Rapidité du traitement de l'information ;

Ø Choix 3 : Digitalisation ;

Ø Choix 4 : Polyvalence.

7) Prêt pour une formation ? :

Ø 77,3% des participants souhaitent effectuer une formation sur la digitalisation ;

Ø 22,7% des participants ne le souhaitent pas.

44

8) Formation en « e-learning » :

Ø 52,4% des participants préfèrent effectuer une formation en présentiel ;

Ø 47,6% des participants préfèrent une formation en « e-learning ».

Informations sur la digitalisation (en entreprise) :

1) Avantages et inconvénients :

Ø 28 participants donnent comme avantage de la digitalisation, un gain de temps ;

Ø 26 participants donnent comme avantage de la digitalisation, une facilité à retrouver les documents ;

Ø 15 participants donnent comme avantage de la digitalisation, que cela favorise l'environnement

Ø 20 participants donnent comme avantage la facilité à échanger entre collaborateurs.

2) Temps consacré à la digitalisation :

Ø 6,3% des participants consacrent moins d'une heure à la digitalisation ;

Ø 25% des participants consacrent entre une heure et deux heures à la digitalisation ;

Ø 68,8% des participants consacrent plus de deux heures à la digitalisation.

3) Est-il nécessaire de mettre la digitalisation :

4) Système d'archivage des documents sociaux :

Ø 87,9% des participants souhaitent que leur cabinet comptable mette en place un système d'archivage ;

Ø 12,1% des participants ne souhaitent pas.

100% des participants estiment qu'il est nécess

aire de la mettre en place.

5) Ce système est-il déjà mis en place ? :

Ø 51,5% des participants possèdent ce système d'archivage ;

Ø 48,5% des participants ne possèdent pas ce système d'archivage.

6) Les qualités d'un bon service paie/RH :

Ø Choix 1 : Exactitude de la paie ;

Ø Choix 2 : Rapidité du traitement de l'information ;

Ø Choix 3 : Digitalisation ;

Ø Choix 4 : Digitalisation / Polyvalence.

7) Prêt pour une formation ? :

Ø 84,8% des participants souhaitent effectuer une formation sur la digitalisation ;

Ø 15,2% des participants ne le souhaitent pas.

8) Formation en « e-learning » :

Ø 69,7% des participants préfèrent effectuer une formation en présentiel ;

Ø 30,3% des participants préfèrent une formation en « e-learning ».

B. Mise en place de nouveaux outils/logiciels

Dans un premier temps, le logiciel Silaexpert propose des options qui ne sont pas obligatoires mais qui peuvent être optés par l'entreprise. Mais ces options « supplémentaires » sont couteuses pour l'entreprise mais elles pourraient favoriser la digitalisation et la satisfaction des salariés ou des clients. Si le cabinet SEREGEC accepte et prend l'option du portail collaboratif, les salariés seront connectés sur un espace dédié afin de saisir leurs demandes de congé, leurs notes de frais et de consulter et/ou de télécharger leurs bulletins. Le cabinet SEREGEC possède seulement le portail collaboratif pour les clients et non pour ses salariés.

Si la SEREGEC met ce programme en place et donc partage un accès à ses salariés, elle fera gagner du temps aux collaborateurs concernés. Avec la mise en place d'une formation au sein de l'entreprise pour les salariés, ils pourront donc saisir leurs informations du mois et le collaborateur pourra se concentrer sur le fait de réaliser les attestations de salaire suite aux absences. Par exemple, la déclaration des charges sociales, la vérification des taux (mutuelle et prévoyance) pour chaque salarié et d'éviter les erreurs sur les fiches de paie.

Envoi des bulletins directement aux salariés : (Annexe 2 : Paramétrage du logiciel)

Après la confirmation des bulletins de paie, il est possible via Silaexpert d'envoyer directement les bulletins de paie aux salariés. Il suffit juste de renseigner l'adresse mail du salarié dans sa fiche sur le logiciel et donc chaque mois nous aurons juste à sélectionner le bulletin et réaliser l'envoi aux salariés. Nous pouvons alors envoyer dans un premier temps une copie au dirigeant de l'entreprise et ensuite envoyer chaque bulletin au salarié correspondant. Un gain de temps sera notable au gérant de l'entreprise tout comme au collaborateur grâce à l'envoi automatique.

Mise en place des virements sur le logiciel Silaexpert : (Annexe 3 : Mise en place des virements)

Après l'envoi des bulletins de paie aux salariés, nous pourrions en plus rajouter dans la fiche du salarié, son RIB afin de réaliser le virement directement via le logiciel Silaexpert. En effet, le logiciel peut mettre en place pour chaque dossier client des virements après la réalisation et validation des bulletins de paie. Après que les bulletins soient effectués, nous aurons juste à vérifier les montants nets et à procéder aux virements. De plus, il est possible d'automatiser le paiement des bulletins dans le paramétrage du logiciel et de fixer une date limite de versement.

Mise en place des signatures électroniques : (Annexe 4 : L'utilisation du logiciel Primobox)

C'est le règlement eIDAS (electronic IDentification Authentification and trust Services) qui a été mis en place pour qu'il y ait un règlement concernant la signature électronique. En effet, ce règlement est applicable depuis 2016 et celui-ci met en avant la signature électronique car

elle ne peut plus être contesté par les tribunaux et aura donc la même valeur qu'une signature manuscrite.

Nous allons définir la signature électronique. Cette signature appelé aussi signature numérique est un processus qui va permettre de signer des documents à distance, et de garantir l'intégrité du document. La signature électronique à la même valeur que la signature papier, nous n'avons donc plus besoin de rencontrer la personne afin de signer le ou les documents. Cette mise en place permettrait à notre cabinet de supprimer les tâches chronophages.

Afin de mettre cette signature en place, nous pourrions utiliser l'espace Primobox. Après la création de l'espace pour les différents salariés, chaque mois le salarié pourra recevoir les bulletins de paie et il pourra utiliser cet espace pour la mise en place de sa signature électronique.

Le cabinet aura juste à déposer les documents sur l'espace Primobox et le salarié pourra en quelques clics signer les documents comme par exemple, le contrat de travail, les avenants et d'autres documents sociaux qui doivent être signés. De plus, nous pourrions à tout moment suivre en temps réel les contrats en cours, mais aussi relancer les signataires de façon automatique et nous pourrions consulter les documents signés directement sur l'espace à tout moment.

Les bénéfices de la mise en place de cet outil seront notables. Dans un premier temps il réduira les coûts. En effet, une signature électronique coûte beaucoup plus chère qu'une signature papier (environ 48%). Ensuite grâce à la possibilité de suivi de la signature, nous aurons une meilleure traçabilité, et à tout moment relancer la personne pour la signature des contrats ou avenant en temps réel. Pour terminer, l'image de notre cabinet sera en hausse grâce à ce logiciel qui est moderne et conforme au règlement.

Mise en place d'un espace de tchat rapide entre collaborateurs : (Annexe 5 : L'utilisation de l'espace Hangouts)

Afin de faciliter la communication interne entre les différents bureaux, ou les différents sites, nous pourrions mettre en place une plateforme de communication. Un espace de tchat rapide dédié pour les collaborateurs qui permettrait de poser des questions entres eux et donc d'éviter de passer par le téléphone. Le premier avantage est de libérer le téléphone pour d'éventuelles questions des clients ou alors des salariés, mais aussi d'éviter de passer trop de temps sur une question.

Pour cela, nous pouvons utiliser le logiciel Hangouts.

En effet, Hangouts est une plateforme de messagerie simple et rapide qui va permettre à tout moment d'envoyer un message à n'importe quelle personne qui possède cette plateforme. Il est possible de créer différents groupes, et de réaliser un groupe pour chaque équipe dans les différents bureaux. Cette plateforme peut en plus être jointe à la messagerie Gmail. Nous aurions une partie avec les groupes de tchat avec les salariés ou même l'utiliser pour poser des questions aux clients via

les mails pour des sujets importants, comme les éléments variables, nouvelles embauches, etc...

Cette plateforme aura un impact sur l'organisation des collaborateurs et sur le gain de temps car ils retrouveront les mails plus facilement et trieront leurs mails plus rapidement.

C. Mise en place de formations pour les collaborateurs

Nous avons vu voir précédemment que les tâches du service RH/Paie évoluent notamment avec l'arrivée du digital. Les compétences ne cessent d'évoluer mais aussi de changer. Nous avons besoin du Pack Office de plus en plus suite à la réduction du papier en entreprise mais il faudrait accompagner les collaborateurs aux différents changements mais surtout sur l'automatisation des logiciels.

Le cabinet pourrait mettre en place des formations « e-learning » afin de former les salariés le plus rapidement.

A quoi correspondent les formations « e-learning » ? (Annexe 6 : Plateforme de « e-learning »)

Selon Favier et al. (2004, cité par Brillet et al, 2010) l'e-learning peut être défini comme :« un processus d'apprentissage par lequel les individus acquièrent de nouvelles compétences ou connaissances grâce à des technologies de l'information et de la communication ».

D'après Favier et al. (2004), l'e-learning est défini grâce à trois critères fondamentaux. Dans un premier temps, l'e-learning correspond à un réseau qui permet de stocker, rechercher et partager des informations et des connaissances. Ensuite l'e-learning peut être utilisé à partir d'un ordinateur grâce à différents logiciels développés pendant les confinements. Pour finir, cette méthode a pour but premier de faire apprendre de nouvelles compétences aux salariés. Elle aura donc un impact sur le capital humain et donc sur les compétences des collaborateurs sans que celui-ci se déplacent.

Quels sont les avantages du « e-learning » ?

Les avantages du « e-learning » sont dans un premier temps le gain de temps pour les salariés qui suivent les formations directement en entreprise. En effet, contrairement aux formations classiques, c'est-à-dire en présentiel, le salarié devra se rendre au lieu de la formation alors que pour celles-ci, le salarié pourra suivre à tout moment les formations depuis son ordinateur professionnel.

Le salarié n'a donc plus besoin de se déplacer dans les différents centres de formation. Donc l'entreprise qui met en place cette formation va réduire ses coûts car elle n'aura pas les frais des logements et de déplacements.

Quels sont les inconvénients du « e-learning » ?

Malgré que cette méthode de formation soit plus pratique et qu'elle soit très peu couteuse, l'« e-learning » présente des inconvénients :

v Premièrement, l'absence de contacts physique entre les formateurs et le collaborateur

en cours de formation. Elle peut représenter pour certaines personnes des difficultés ;

v Ensuite la non-maîtrise des logiciels ou des outils informatiques peut devenir un obstacle pour suivre les formations en ligne ;

v De plus le manque de motivation peut se faire ressentir à cause de la formation à distance et de son outil informatique.

Cette méthode de formation digitale a donc des avantages et des limites. Malgré tout l'apprentissage à distance est plus facile et moins couteuse, et peut se faire au sein de l'entreprise avec tous les collaborateurs.

D. Mise en place d'une sauvegarde des documents sociaux pour les salariés

Depuis la loi El

dématérialisation des bulletins de paie, mais si un salarié ne souhaite pas ce processus soit mis en place alors il pourra manifester son refus au format papier ou alors par mail à l'employeur.

Khomri du 1^er janvier 2017, l'employeur peut maintenant opter pour la

L'objectif de l'enregistrement des bulletins sur un coffre-fort :

La mise en place d'un coffre-fort électronique va permettre de garantir la protection des différents documents enregistrés, mais aussi son intégrité et la confidentialité des bulletins de paie. Le salarié n'aura donc plus le risque de vol, de falsification ou alors de perte des bulletins de paie qui sont très importants.

L'objectif est de permettre aux collaborateurs de stocker les bulletins de paie et/ou de mettre à disposition des salariés une plateforme qui va faciliter la sauvegarde de leurs documents professionnels et celle-ci sera sécurisée. Pour utiliser cette plateforme, nous avons plusieurs prestataires qui proposent cette sauvegarde mais nous allons nous concentrer plus précisément sur la plateforme EDocGroup.

EDocGroup : (Annexe 7 : Utilisation de la plateforme eDocGroup)

Nous allons maintenant voir que nous pourrions mettre en place dans le cabinet la plateforme eDocGroup. eDocGroup est composé de deux « espaces », nous avons

dans un premier temps Desk RH ou alors aussi appelé eDocPerso et l'eDocSign.

L'espace Desk RH est un coffre-fort numérique qui va permettre d'enregistrer numériquement les documents RH. Les salariés ont donc un compte suite à la création de l'employeur et chaque salarié pourra à tout moment visualiser ses documents en se rendant directement sur son compte personnel.

Ensuite pour l'interface eDocSign elle permet de signer tous types de documents. Il est donc possible grâce à cette interface de signer différents documents comme par exemple des contrats de travail, des avenants, les chartes et les règlements. Elle permettrait de gagner du temps dans la signature et d'être en conformité avec les lois.

(Via le site web : www.edoc.fr)

Nous allons maintenant voir le point de vue des salariés et celui des entreprises les avantages et les inconvénients de la mise en place de cette plateforme :

ü Pour l'entreprise :

Desk RH est rapide à ouvrir, simple à utiliser et cette plateforme est compatible avec le logiciel de paie Silaexpert. Nous pourrons donc rejoindre Desk RH à notre logiciel.

Pour l'entreprise, cette plateforme va faciliter le travail pour les collaborateurs en ressources humaines :

o Desk RH sécurise les échanges ;

o Avoir une meilleure fiabilité des données RH ;

o Améliorer la traçabilité des documents ;

o Faciliter l'envoi des fiches de paie ;

o Permettre de faire signer des documents numériquement.

ü Pour les salariés :

Du côté du salarié, eDocGroup propose aux membres un espace d'archivage, sur lequel le salarié peut stocker ses documents personnels, mais surtout d'avoir une sauvegarde de ses bulletins de paie et des différents documents sociaux. L'avantage de cette plateforme est que si le salarié quitte l'entreprise il pourra alors conserver son espace. De plus, l'interface Desk RH est rattachée au Compte Personnel d'Activité (CPA), elle permet pour les salariés d'avoir un suivi de leur carrière et de sécuriser leur parcours professionnel.

Quelle est la différence entre un document reçu par mail et un document reçu par eDocGroup ?

Les différences sont qu'eDocGroup assure la sécurité, la confidentialité et la légalité des documents reçus et stockés. De plus elle permet d'éviter de perdre les documents qui sont au format papier.

Si nous envoyons les bulletins de paie par exemple par mail cela ne garantit pas la sauvegarde des bulletins de paie mais aussi ne garantit pas la validité juridique des documents électroniques car :

·

et surtout que

Lorsque nous envoyons un document par mail, elle ne facilite pas la sauvegarde l'envoi par mail ne facilitera pas la mise en place de la signature ;

· De plus, lorsque nous envoyons le document par mail, nous ne sommes pas sûr de la personne qui va recevoir le bulletin de paie par exemple et nous ne savons pas si la personne recevra le document.

E. Uniformisation des méthodes

Ensuite nous allons voir qu'il faudrait mettre en place au sein du cabinet une uniformisation des méthodes.

Comment définir l'uniformisation des méthodes ?

Afin de faciliter le travail de tout le monde mais aussi de faciliter l'intégration des nouveaux salariés au sein du cabinet, il faudrait que le cabinet uniformise le rangement des fichiers dans les différents dossiers sur le serveur Netexplorer. Malgré la mise en place d'une fiche guide, les salariés ne connaissent pas cette feuille et donc ne respecte pas le classement des documents. Nous pourrions inclure des modèles de contrat mais aussi des avenants afin que tous les collaborateurs réalisent les contrats plus facilement et plus rapidement.

Uniformiser grâce à une fiche de guide : (Annexe 8 : Création d'une fiche de guide)

Suite à la mise en place d'une fiche guide afin de faciliter le classement des dossiers, peu de collaborateurs ont pris connaissance de cette fiche. Il faudrait alors refaire cette fiche afin de la rendre plus simple à la comprendre afin de faciliter le rangement mais aussi que chaque collaborateur puisse retrouver les documents dans les dossiers. Si chaque collaborateur range ses documents de la même façon alors cela facilitera les autres collaborateurs à retrouver ses documents et de répondre plus facilement aux clients.

Création de modèles :

Nous pourrions mettre en place sur le Google Drive du cabinet un dossier avec différents modèles de contrats, mais aussi des avenants, ou alors des modifications de contrat de travail. Il aura un impact sur le temps de travail des collaborateurs, ils passeront moins de temps sur la réalisation de certains contrats. De plus sur le logiciel Silaexpert, il est possible de paramétrer et de créer des modèles de contrat afin de réaliser directement le contrat sur le logiciel avec les informations du futur salarié.

CONCLUSION

Pour conclure, l'objectif de ce mémoire était de connaître l'impact de la digitalisation

sur les ressources humaines et d'analyser des nouvelles méthodes afin d'améliorer la gestion des ressources humaines.

Nous venons donc de voir que l'entreprise doit absolument suivre la nouvelle technologie. En effet, le monde ne cesse d'évoluer, de changer et si l'entreprise ne suit pas le mouvement alors celle-ci pourrait voir sa pérennité sur le marché se réduire.

La digitalisation et de l'automatisation sont très présents au sein du cabinet comptable SEREGEC. Notre cabinet est une entreprise full web, et nous avons pu voir que nous devons investir dans la digitalisation afin de favoriser notre image auprès des clients mais aussi des différents salariés. Lors de mon arrivé et des premiers travaux pour ce mémoire nous avons pu remarquer les outils et les logiciels en place. Ensuite lors de mon arrivé, Monsieur Camille Gerbi m'a donné des objectifs à réaliser. Pendant cette année, j'ai pu mettre en place l'enregistrement automatique des charges sociales et des bulletins de paie dans le serveur Netexplorer.

Afin de faciliter la mise en place des différents axes d'améliorations proposés, nous serons prêts à les accompagner le plus possible afin de ne pas marquer le changement pour les collaborateurs. Par exemple, avec l'arrivée d'un nouveau logiciel, nous pourrions les accompagner et leurs montrer l'utilité des nouveaux outils. Pour cela, nous pourrions mettre en place une réunion, en créant un diaporama sur les nouveaux outils. On pourrait ensuite les présenter aux différents collaborateurs. Pour terminer il faudra s'assurer que les collaborateurs aient compris le fonctionnement du logiciel afin qu'ils puissent l'exploiter au mieux.

Nous pouvons donc maintenant répondre à la question suivante : Quels sont les impacts de la transformation du digital sur la fonction des ressources humaines ?

Tout d'abord nous avons vu qu'il y avait un impact important sur le processus de la paie, le collaborateur paie ne travaille pas comme avant. Nous avons remarqué que le métier est en train d'évoluer et de changer. En effet, le collaborateur va de plus en plus vers le conseil. Ensuite, l'automatisation va permettre de supprimer des tâches répétitives au quotidien.

Le collaborateur va pouvoir se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Mais nous avons aussi vu que cela pouvait avoir un impact sur l'apprentissage des collaborateurs. Cette transformation peut avoir un effet négatif sur certains salariés qui ne sont pas adeptes du changement. Donc certaines activités devront être mis en place afin de familiariser les collaborateurs avec cette digitalisation comme la mise en place de formation « e-learning » sur les nouveaux logiciels pour permettre aux collaborateurs de suivre cette transformation indispensable pour l'avenir du cabinet.

BIBLIOGRAPHIE

v Vincent DUCREY et Emmanuel VIVIER, 2019, « Le guide de la transformation digitale » ;

Vincent DUCREY est un auteur, entrepreneur et a été conseiller digital du gouvernement français.

Emmanuel VIVIER est auteur et expert en transformation digitale, il accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. Il est également co-auteur du livre « La transformation digitale ».

v Tannenbaum, S.I. (1990), « Human Resource Information Systems: User group implications », Journal of Systems management, n°41, pp. 27-32.

v Jean-Marie PERETTI, 1993, « G.R.H.A.O Gestion des Ressources Humaines par ordinateur » ;

Jean-Marie PERETTI est un professeur en Ressources Humaines mais c'est aussi un chercheur. De plus, Jean-Marie PERETTI fait partie des 50 auteurs les plus influents sur le management.

https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on https://www.silaexpert.fr/ https://www.studylease.com/ https://www.primobox.com/ https://e-paye.com/

https://www.edoc.fr/

https://www.netexplorer.fr/ https://www.journaldunet.com/

https://le-consultant-digital.com/

https://www.itgovernance.eu/

WEBOGRAPHIE

ANNEXES

A. Annexe 1 : La digitalisation dans votre vie professionnelle

B. Annexe 2 : Paramétrage du logiciel

C. Annexe 3 : Mise en place des virements

D. Annexe 4 : L'utilisation du logiciel Primobox

E. Annexe 5 : L'utilisation de l'espace Hangouts

G. Annexe 7 : Utilisation de la plateforme eDocGroup

Annexe 6 : Plateforme de « e-learning »

H. Annexe 8 : Création d'une fiche de guide

Lien du questionnaire : La digitalisation dans votre vie professionnelle

A. Annexe 1 : La digitalisation dans votre vie professionnelle

Nous avons en première partie les questions basiques. La première question posée est sur l'âge. J'ai décidé dans un premier temps de mettre « moins de 29 ans » afin d'avoir une visibilité sur la génération Y, ensuite « entre 30 ans et 49 ans » pour la génération X et ensuite les « plus de 50 ans » les « baby-boomers ».

Ensuite j'ai posé la question du poste au sein de l'entreprise. Cela me permettra de visualiser à quel poste les participants occupent au sein de leur entreprise ou cabinet comptable.

Et pour terminer cette première partie du questionnaire, la dernière question qui va orienter la suite des questions en fonction de la réponse. Nous allons différencier les participants qui travaillent dans un cabinet comptable et les participants travaillant dans une entreprise. Cela va permettre de voir la différence entre les deux.

Ensuite en deuxième rubrique, j'ai posé la question suivante : « Quel outil utilisez-vous le plus souvent ? » afin de savoir si les participants utilisent plus le papier ou alors le numérique dans leur vie professionnelle. Et ensuite pourquoi il préfère utiliser cet outil.

Les deux dernières questions pour cette rubrique sont les différents équipements les plus utilisées et combien de temps les participants sont connectés à internet.

En ce qui concerne la troisième rubrique, et avant de passer aux questions importantes, j'ai mis la définition de la digitalisation afin que les participants aient la même représentation de ce terme.

Après cette définition, j'ai posé la question sur les avantages et les inconvénients concernant la digitalisation. Ensuite la moyenne de temps consacrez par les participants dans leur vie professionnelle. Et de savoir s'il est nécessaire de mettre ce système en place.

Ensuite pour ce qui est de la question 11, j'ai voulu savoir si les participants souhaitez avoir un espace d'archivage de leurs documents sociaux, après est-ce que cela est le cas dans leur entreprise et pour terminer en question 13 de classer les qualités d'un bon gestionnaire de paie.

Et pour terminer avec les 3 dernières questions qui vont concerner l'avenir, c'est-à-dire de comment les participants voient la digitalisation dans l'avenir, ensuite s'ils seraient prêts à réaliser une formation sur la digitalisation et si oui soit sur une formation en « e-learning » ou alors une formation en présentiel.

B. Annexe 2 : Paramétrage du logiciel

Dans un premier temps, il va falloir renseigner dans la fiche du salarié, son adresse mail personnel.

Ensuite il faut se

rendre dans la partie paramétrage de Silaexpert, et sélectionner le mode de

distribution « Aux salariés par mail ».

C. Annexe 3 : Mise en place des virements

Après avoir renseigné le RIB dans la fiche entreprise, voir ci-dessous :

Il suffit ensuite d'aller cocher dans la fiche de chaque salarié :

Ensuite de remplir les coordonnées bancaires du salarié.

Lorsque les fiches de paie seront réalisées, et envoyées aux salariés, la bulle concernent les virements va apparaitre :

Clic droit sur la bulle

Ensuite sur la page qui va s'afficher (voir-ci-dessous) il faudra cocher les cases des salariés pour lesquels on souhaite générer un virement.

D. Annexe 4 : L'utilisation du logiciel Primobox

Dans un premier il va falloir que chaque salarié crée son espace directement sur le site de Primobox.

Après que le salarié a finalisé son inscription en remplissant, son nom, prénom, une adresse mail et choisit un identifiant et un mot de passe alors celui-ci recevra un mail afin de finaliser son inscription.

Ci-dessous, l'interface de l'espace Myprimobox.

1) Liste des différents espaces de classement

2) Barre d'outils

3) Emplacement des documents

4) Zone d'accès à votre compte

5) Barre d'outils des fonctionnalités relatives aux documents

6) Fonctionnalités EY (fiches de paie, attestation, ...)

E. Annexe 5 : L'utilisation de l'espace Hangouts

Si vous avez un compte gmail, alors vous avez un compte hangouts. Cette application va s'intégrer sur votre interface de messagerie, sous la forme de groupe. Il est possible à tout moment d'envoyer un message à un contact.

On peut aussi retrouver cette application juste ici :

Cela va permettre aux salariés ou alors entre les collaborateurs de s'envoyer rapidement des messages.

F. Annexe 6 : Plateforme de « e-learning »

Afin de mettre en place et d'organiser des formations en e-learning, nous pourrions utiliser la plateforme Microsoft Teams qui est une application qui permet de pouvoir organiser des groupes, des réunions afin de pouvoir organiser des réunions à distance, des formations, ...

Pour cela, en cas de la mise en place d'une formation, les collaborateurs ou alors même les salariés auront juste à télécharger l'application sur leur ordinateur.

G. Annexe 7 : Utilisation de la plateforme eDocGroup

L'entreprise doit envoyer à chacun de ses salariés, un code d'activation par mail. Grâce à ce code le salarié, celui-ci va pouvoir se connecter en cliquant sur le lien dans le mail. Il y aura juste à saisir son Nom, son prénom ainsi que le code d'activation.

Après avoir rempli les renseignements, le salarié aura un accès privé afin d'avoir ses fiches de paie ou autres documents sociaux. Cela se trouvera dans la partie 1, ensuite dans le 2.

Il sera possible de créer des fichiers afin d'enregistrer par exemple les bulletins de paie, mais aussi des documents personnels. De plus, il sera possible de télécharger l'application sur le smartphone afin d'y avoir accès à tout moment.

H. Annexe 8 : Création d'une fiche de guide (à envoyer et expliquer aux collaborateurs)

CLASSEMENT DES DOCUMENTS DANS LES DOSSIERS

A		PLANNING, CORRESPONDANCE
1	Premier contact, correspondances à caractère permanent
2	Fiche d'identification
3	Remise des dossiers
4	Lettre de mission et avenants
B		APPROCHE GÉNÉRALE
1 2	Activité de la société, description générale, historique, brochure... Organigramme du groupe, de la société

JURIDIQUE

1	Extrait Kbis, INSEE, création
2	Historique capital, liste des associés, résumé des PV d'AG, dirigeants (fonctions, rém., conv.)
3	Statuts, modification (crée sous répertoire daté à chaque modification)
4	Existence des registres légaux
5	PV des conseils d'administration ou de surveillance
6	PV des AG
7	Conventions réglementées

Leasing

		CONTRATS IMPORTANTS
1	Baux
2	Emprunts

1	et cautionnements
1	Dépôts
2	Titres de participation
3	Fonds de commerce, droit au bail (actes d'acquisition)
4	Immeubles, Terrains (actes d'acquisition)
5	Autres immobilisations corporelles (copie des factures)
6	Conseils - prévisions - autres travaux exceptionnels

COMPTABILITE, CONTRÔLE INTERNE

4 Assurances

F		FISCAL
1	Documentation spécifique au client
2 3	Contrôles fiscaux Calculs d'optimisation - conseils
G		SOCIAL
1 2	Documentation spécifique au client - Convention collective - Code AT - Code APE Responsables : IR+TNS : déclarations, avis d'imposition
1			IR - 2042
2			TNS (dossier permanent EIC, cotisations par caisse, DSI, ...)
3	Salariés (un sous dossier par salarié comportant 4 dossiers :)
1 2			Contrat - DPAE - modifications/avenants - Adhésion mutuelle Échanges (avec le client concernant le salarié)
3 4			Arrêts - attestations de salaires - relevés IJ Fin de contrat (démission/rupture conventionnelle/licenciement, ...)
4	Contrôles URSSAF

LES TITRES DES DOCUMENTS

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ Bail xxdétailxx

Nom de fichier : XXXX AAAAMM Emprunt montant n°_contrat Nom de fichier : XXXX ######## nom_matériel

Nom de fichier : XXXX AAAA fournisseur type_contrat

Nom de fichier : XXXX ######## fournisseur xxxdétailxxx

Nom de fichier : XXXX ######## nom_société

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ type_acte

Nom de fichier : XXXX n°immo_Milec Fournisseur xxxdétailxxx

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ xxxdétailxxx

Nom de fichier : XXXX fiche d'identification

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ remise dossier AAAA-AAAA Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ lettre mission/avenant

Nom de fichier : XXXX xxdétailxx

Nom de fichier : XXXX AAAAMM Organigramme

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ K-bis/INSEE

Nom de fichier : XXXX AAAAMM Historique capital/résumé pv d'ag Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ statuts

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ PV CA(ou CS) xxxdétailxxx Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ PV AGO(ou AGE) xxxdétailxxx Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ CR xxdétailxx

Nom de fichier : XXXX AAAA nature

Nom de fichier : XXXX AAAAMM contrôle fiscal xxxdétailxxx

Nom de fichier : XXXX AAAA nature

Nom de fichier : XXXX nom_associé(xxxx) AAAA nature

Nom de fichier : XXXX nom_associénom_caisse AAAA xxdétailxx

Nom de fichier : XXXX nom_salarié AAAAMMJJ nature_document Nom de fichier : XXXX nom_salarié AAAAMMJJ xxdétailxx Nom de fichier : XXXX nom_salarié arrêt travail/attestation/relevé IJ AAAAMMJJ

Nom de fichier : XXXX nom_salarié AAAAMMJJ nature_document Nom de fichier : XXXX AAAAMM contrôle urssafxxxdétailxxx

"Je voudrais vivre pour étudier, non pas étudier pour vivre" Francis Bacon