SECTION 2 :
Cette section comporte deux paragraphes. Le premier est
relatif à la collecte et à la présentation des
données et le second concerne l'analyse des données, la
vérification des hypothèses et l'établissement du
diagnostic.
Paragraphe 1 : Collecte et présentation des
données
Avant de faire une présentation des données il
faut au préalable les collecter. Ainsi, nous parlerons d'abord de la
collecte des données (A) avant de procéder à leur
présentation (B).
A. Collecte des données
Nous avons réalisé notre enquête sur la
base d'un guide d'entretien et d'un questionnaire. Le questionnaire a pris en
compte les vingt-cinq (25) agents du SG que nous avons pu cibler. Le guide
d'entretien a été utilisé lors de notre entretien avec la
secrétaire.
Nous n'avons pas rencontré de difficultés
majeures pour la collecte des données. Toutefois nous avons noté
le manque d'honnêteté de certains agents qui donnent de fausses
informations dans le but de cacher certains défauts surtout en ce qui
les concerne. Aussi avons-nous noté la mauvaise compréhension de
certaines questions par certains agents ainsi que le refus de certains agents
à remplir le questionnaire. Ces écueils n'entameront en aucune
manière la crédibilité des données que nous avons
collectées.
B. Présentation des données
Nous allons dans un premier temps présenter les
données issues de l'entretien avec la secrétaire et dans un
second temps celles collectées par le biais du questionnaire
adressé aux agents.
1- Présentation des données issues de
l'entretien avec la secrétaire
a) Planification des tâches
De notre entretien avec la secrétaire, on a eu
à noter qu'elle exécute une panoplie de tâches. Lorsque
nous avons voulu savoir si elle planifie les différentes tâches
exécutées, elle nous a répondu positivement. Pour savoir
si elle fait usage de la priorité pour sa planification, la
secrétaire nous a dit ouvertement qu'elle a trop souvent de tâches
urgentes à exécuter et qu'elle a rarement la possibilité
d'accorder de la priorité aux différentes tâches. Elle a
poursuivi en disant qu'avec cette méthode, elle n'atteint pas toutes
les fois ses objectifs.
De façon succincte, nous dirons que l'absence de
classification des tâches par priorité est réellement la
cause de la mauvaise planification des tâches.
b) Recherches infructueuses des références du
courrier
Comme il a été préoccupant, le
problème de recherches infructueuses des références du
courrier n'a pas été négligé. En effet, la
secrétaire nous a fait comprendre que tout le temps, on lui demande des
références de courrier et qu'elle a du mal à vite les
trouver surtout lorsqu'il s'agit d'un courrier de vieille date parce qu'elle
doit parcourir plusieurs registres avant de trouver satisfaction. Elle a
continué en disant que cela lui fait perdre assez de temps. Quand nous
avons demandé à la secrétaire la cause de ce
problème, elle nous a dit qu'elle ne peut rien dire parce que c'est de
cette manière que le courrier se gérait bien avant sa prise de
service. Nous lui avions demandé par la suite si l'informatisation de la
gestion du courrier la soulagerait et elle n'a pas hésité
à nous dire oui, parce que pour elle, cette méthode sera d'une
grande utilité et permettra non seulement de vite effectuer la recherche
des références mais aussi un bon suivi de la gestion du
courrier.
c) la perte de temps lors de la reproduction des documents
De notre entretien avec la secrétaire, il ressort que
l'utilisation de l'électro copieur du SG par d'autres directions ne lui
permet pas très souvent de vite faire la reproduction de ses documents
parce qu'elle avance qu'il y a souvent du monde autour de cet appareil, ce qui
entraîne une longue file d'attente. Elle a ajouté en soulignant
que lorsque le seul électro copieur tombe en panne, sa souffrance
s'accroit parce qu'elle doit aller dans une autre direction avant de faire ses
copies ; ce qui lui fait perdre énormément de temps. La
secrétaire nous a dit sur un ton de désespoir qu'elle ne pense
pas qu'il existe une possibilité d'exiger d'autres appareils
électro copieurs pour leur département.
De tout ce qui précède, nous pouvons retenir que
le seul électro copieur ne permet pas une bonne gestion du temps de
travail de la secrétaire.
2- Présentation des résultats du
questionnaire adressé aux agents des différents services du
SG.
Les données recueillies via le questionnaire sont
présentées dans les tableaux ci-après.
Tableau n° 3 : Mauvaise
planification des tâches
Ce tableau nous a permis de recueillir les avis des agents sur
le problème de la mauvaise planification des tâches. Les agents
ciblés sont ceux des différents services du SG. Vingt-sept (27)
questionnaires ont été distribués. Mais nous n'avons pu
récupérer que vingt-cinq (25) parce les agents ayant pris ces
questionnaires sont allés en congés sans que nous ne le
sachions.
|
Questions
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs relatives (en %)
|
|
Planifiez-vous les différentes tâches que vous
exécutez ?
|
OUI
|
25
|
100
|
|
NON
|
00
|
00
|
|
Si oui comment planifiez-vous ces tâches ?
|
Par priorité
|
05
|
20
|
|
Par urgence
|
02
|
08
|
|
Par nécessité
|
00
|
00
|
|
Par ordre d'arrivée
|
18
|
72
|
|
Cette planification vous permet-elle d'exécuter les
tâches dans les meilleurs délais ?
|
OUI
|
09
|
36
|
|
NON
|
16
|
64
|
|
Si non, qu'est-ce qui explique selon vous cette mauvaise
planification des tâches?
|
Absence de classification des tâches par
priorité
|
14
|
87,5
|
|
Non maîtrise des méthodes de planification des
tâches
|
02
|
12,5
|
Source : Nos enquêtes
Novembre-Décembre 2012
Dans le tableau ci-dessus, tous les agents soit 100
% affirment qu'ils planifient les différentes tâches
qu'ils exécutent.
A la question de savoir la manière dont ils planifient
leurs tâches cinq (05) agents soit 20 % affirment qu'ils
planifient leurs tâches par priorité. Deux (02) agents soit
8 % disent qu'ils planifient leurs tâches par urgence et
dix-huit (18) agents soit 72 % nous font savoir que c'est
suivant l'ordre d'arrivée qu'eux autres ils exécutent leurs
tâches.
De ce même tableau, on a pu noter que bien que tous les
agents planifient leurs tâches, seulement seize (16) parmi eux croient
accomplir les tâches dans les meilleurs délais avec leur
planification. Neuf (09) agents pensent qu'ils exécutent les
tâches dans les meilleurs délais avec leur méthode de
planification.
Parmi ceux ayant affirmé que leur planification ne
leur permet pas d'exécuter les tâches dans les meilleurs
délais, quatorze (14) agents soit 87,5% nous disent que
c'est l'absence de classification des tâches par priorité qui est
la cause de cette mauvaise planification. Par contre deux (02) agents soit
12,5 % pensent que c'est la non maîtrise des
méthodes de planification des tâches qui en est la cause.
Tableau n° 4: Recherches infructueuses des
références du courrier.
Ici, nous avons essayé de collecter à l'aide du
questionnaire les opinions sur le problème relatif aux recherches
infructueuses des références du courrier auprès des agents
des différents services du SG. Mais il importe de souligner que
certaines questions concernant ce problème ont été
réservées exclusivement à la secrétaire vu que
l'enregistrement du courrier fait partie des tâches qu'elle
exécute. Ces questions ont été abordées lors de
notre entretien avec la secrétaire.
|
Questions
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs relatives (en %)
|
|
Demandez-vous très souvent les références
d'un courrier au SG ?
|
OUI
|
25
|
100
|
|
NON
|
00
|
00
|
|
Si oui, une suite rapide est -elle donnée à votre
demande ?
|
OUI
|
05
|
20
|
|
NON
|
20
|
80
|
Source : Nos enquêtes
Novembre-Décembre 2012
De ce tableau, il ressort que tous les agents soit 100 %
affirment qu'ils demandent très souvent les références
d'un courrier au SG.
A la question de savoir si une suite rapide est donnée
à leur demande, cinq (05) agents soit 20 % répondent par
l'affirmative. Vingt (20) agents soit 80 % pensent qu'ils n'ont pas une suite
rapide à leur demande.
Perte de temps lors de la reproduction de documents
Tableau n°5 :
Il s'agit de recueillir l'avis des agents des
différents services du SG sur la perte de temps constatée lors
de la reproduction de documents
|
Questions
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs relatives (en %)
|
|
Arrivez-vous à vite avoir satisfaction en
matière de reproduction de documents ?
|
OUI
|
07
|
28
|
|
NON
|
18
|
72
|
|
Si non, est-ce à cause de l'utilisation de
l'électro copieur du SG par d'autres directions ?
|
OUI
|
16
|
88,89
|
|
NON
|
02
|
11,11
|
|
Si oui, l'utilisation de l'électro copieur du SG par
d'autres directions vous fait-elle perdre du temps ?
|
OUI
|
16
|
100
|
|
NON
|
00
|
00
|
Source : Nos enquêtes
Novembre-Décembre 2012
Des données regroupées dans le tableau
ci-dessus, on constate que dix-huit (18) agents soit 72 % affirment n'avoir pas
vite satisfaction en matière de multiplication de documents alors que
sept (07) agents soit 28 % pensent qu'ils ont vite satisfaction.
Parmi les dix-huit (18) agents ayant affirmé qu'ils
n'ont pas vite satisfaction, seize (16) agents soit 88,89 % allèguent
que cela est dû l'utilisation de l'électro copieur du SG par
d'autres directions. Par contre deux (02) agents soit 11,11 % pensent le
contraire.
Par ailleurs, tous les agents ayant soutenu que c'est
à cause de l'utilisation de l'électro copieur du SG par d'autres
directions qu'ils n'ont pas vite satisfaction en matière de reproduction
de documents et, ont également affirmé que cette situation leur
fait perdre de temps.
Analyse des données, vérification des
hypothèses
et
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