II.2. STRUCTURE
FONCTIONNELLE
Pour son bon fonctionnement Bell Equipement possède une
structure fonctionnelle hiérarchique dont les postes sont agencés
de la manière suivante :
Figure 3: Organigramme
Source:service d'archivages
II.3. ANALYSE DE
L'EXISTANT
Dans les lignes qui suivent, nous présentons le
processus d'archivage des documents chez Bell Equipment en vue de bien
circoncire notre domaine d'études.
II.3.1 DESCRIPTION TEXTUELLE DE
L'EXISTANT
Le processus commence au niveau de l'administration et du
département des comptabilités. L'administration expédie et
reçoit toutes les correspondances et tous les documents de Bell
Equipement. Il peut s'agir des notes, des rapports, des procès-verbaux,
des lettres de décompte final, des lettres de licenciements, des lettres
de mutations et autres documents qui y sont produits.
Le département des comptabilités aussi
expédie et reçoit les factures fournisseurs et client, les
bordereaux et même bien d'autres documents traiter dans ses bureaux.
Après leurs traitements, la comptabilité comme
l'administration transfère auprès du bureau d'archivage tous ces
documents pour qu'ils y soient enregistrer et classer. L'archiviste les
reçoit et les vérifies d'abord avant leur classement. S'il
remarque quelque chose de bizarre ou toute autre anomalie, il retourne le
document à sa source pour analyse et correction avant de le recevoir
à nouveau. Le classement des documents se fait selon leurs natures (les
inputs et les outputs), selon leurs dates d'archivage ou un autre
critère afin de faciliter le rangement et la recherche. Après un
temps dont la périodicité est variable, l'archiviste se charge
de récupérer tous les documents classés. Il commence par
vérifier leurs états et leur nature pour qu'ils soient bien tenus
afin d'identifier la traçabilité du dossier, puis il les codifie
avant de les consigner à son tour dans son registre. Il peut alors les
classer dans les armoires et rayons prévus à cette fin.
II.3.2. ANALYSE DES LOTS
D'INFORMATIONS
Dans le but d'assurer un suivi de toutes ces opérations
liées à la gestion des archives, le bureau d'archives utilise les
documents ci-après :
Ø Registrer d'entrée : dans ce registre, on
saisit sous forme d'un tableau les informations relatives aux archives. Il
s'agit de :
· Le Nom
· L'année
· Le type
· La provenance ou la Destination
Ø Les Classeurs : dans les classeurs on y range
les documents et on loge ensuite les classeurs dans les armoires et rayon. Sur
les classeurs, des étiquettes reprennent les informations
suivantes pour faciliter le classement et la recherche:
· L'intitulé
· L'année
· Le Type
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