Conception d'un système informatisée pour la gestion de lettres administrative: cas de la commune de Bandalungwa/Kinshasa

SUJET : «CONCEPTION D'UN SYSTEME INFORMATISEE POUR LA GESTION DE LETTRES ADMINISTRATIVE : CAS DE LA COMMUNE DE BANDALUNGWA/KINSHASA »

0. INTRODUCTION

0.1 PROBLEMATIQUE

Par nature paresseux, l'homme a toujours cherché à simplifier et améliorer sa façon de travailler notamment en cherchant à rendre le difficile pour le facile. Tel est le cas pour des longs calculs, des traitements des gros tableaux qui peuvent être effectué en un laps de temps.^1(*)

L'histoire des sociétés humaines a toujours été marqué par des changements qui ne sont pas passés inaperçu et qui ont suscité à l'homme un nouveau mode de penser en vue d'améliorer ses conditions sociales. Ces changements sont plus ressentis en informatique qui se caractérise par une grande vitesse de traitement de l'information. ^1(*)

Savoir gérer l'information est donc l'une des activités qui pour le moment procure un développement rapide aux entreprises et société, de sa part la COMMUNE DE BANDALUNGWA/KINSHASA  présente diverses difficultés dans la gestion des de lettres administrative :

- Les difficultés d'accéder aisément aux informations concernant les lettres admistratives

- Lenteur administrative et perte de temps par le fait que tout se fait manuellement

Face à tous ces problèmes, nous nous sommes posé les questions suivantes :

Ø Que pouvons-nous faire pour aider cette commune à avoir aisément les informations concernant les lettres ?

Ø Quel système d'information faudra t il mettre e place pour essayer de lutter la lourdeur et la perte de temps dans sa gestion ?

Les questions que nous nous proposons d'étudier sollicitent en nous une série des réponses anticipatives qui constituent la rubrique d'hypothèse de travail.

0.2 HYPOTHESES

Le mot hypothèse a été défini par différents auteurs parmi les quels nous citons :

- PIERRE RONGERE : une hypothèse est la position des réponses aux questions que l'on se pose à propos de l'objet de la recherche formulée à terme telle que l'observation soit confirmée soit nuancée après avoir mené des enquête sur terrain

- MRS G2 INFO, : une hypothèse est une réponse provisoire à un problème soulevé

- Encarta

Ainsi pour répondre à nos préoccupations, nous suggérons ce qui suit :

· Vu la lourdeur des tâches et la perte des temps qui incombent au service chargé des fiches de souscription, l'automatisationde ce système serait efficace pour permettre à ce dernier de suivre sans beaucoup de faille les fiches de souscriptions

· La procédure utilisée n'étant pas rapide dans la gestion des informations, la conception et réalisation d'une application permettrait à ce service de trouver aisément les informations et engagements faits par les souscripteurs.

0.3 CHOIX ET INTERET DU SUJET

Selon que l'on dit « toute chose se réalise avec cause »,le suivi des fiches des souscription nous a intéressé :

- Personnellement du fait qu'il manipule beaucoup d'information alors que ca se passe manuellement

- Communautairement : ce travail soit une source fiable à des générations futures

- Scientifiquement : une archive dans le domaine de l'automatisation de la gestion

0.4 OBJECTIF DU TRAVAIL

Dans le présent travail traitant sur la gestion automatisée des fiches de souscription nous poursuivons les objectifs suivants :

v Produire la liste globale des souscripteurs

v Produire la liste des souscripteurs ayants honorés leurs engagements

v Produire la liste des souscripteurs n'ayant pas honorés leur souscriptions

v Produire un reçu de payement à un souscripteur qui s'acquitte de sa dette

0.5 METHODES ET TECHINIQUE

0.5.1 METHODE

Une méthode est une définie dans le cours d'MRS come étant une démarche rationnelle de l'esprit pour arriver à la connaissance ou à la démonstration de la vérité. Sous cette même optique, pour arriver à la réalisation du présent travail nous avons fait recours à la méthode MERISE. Dans le cours de MAI I, MERISE est définie comme une méthode de conception et développement du système d'entreprise.

0.5.2 TECHNIQUE

Le nom technique a été définie par plusieurs auteurs parmi les quels nous citons Ms Encarta. Selon cette entreprise la technique est :

· Tout ce qui trait à l'application ou à l'apprentissage des connaissances théoriques à la production ou l'économie

· Une manière de procéder dans la pratique d'une activité

· u ne procédé ou ensemble des procédées mises en oeuvre pour obtenir un résultat déterminer ( dans un domaine particulier)

vu l'immense étendue du terme technique, nous n'avons pas ignorer son application pour la réalisation du présent travail et en voici les techniques utilisées

Ø la technique d'interview : elle nous a permis d'accéder aux informations nécessaires en posant des questions directes à notre interlocuteur et lui de son tours en y répondant aussi directement. Elle se passe de bouche à oreille.

Ø La technique documentaire : elle consiste à consulter différents documents documents écrits pour accéder aux informations

Ø La technique documentaire : divers contacts que nous avons effectué avec les responsables de cette communauté principalement ceux du service comptable, nous ont permis d'acquérir d'autres réalités sur le mode de fonctionnement de cette dernière. Ceci dans le cadre de la récolte des données.

0.6 DELIMITATION DU SUJET

Compte tenu de la grandeur du domaine d'étude, la branche de l'admistration dans le service de secretariat nous a plus intéressés. Sur c'est , nous nous sommes basé aux données de l'an 2003-2004

0.7 DIFFICULTE

De la récolte de données à la publication via la rédaction, beaucoup de difficultés ont couvert ce travail. Nous épargnons nos lecteurs des petits détails tout en privilégiant les difficultés qui nous ont marqué le plus :

- Il nous a été difficile d'être accepté par beaucoup d'entreprises à Kinshasa pour effectuer nos recherches. Selon ses chefs d'entreprise, nous étions des espions ;

- Les documents liés à l'informatique sont rares dans les bibliothèques de Kinshasa. Il nous fallait effectuer un déplacement pour le centre ville. Ce n'était pas facile. Pour palier à ce problème, nous avons eu recours à l'internet. Quoiqu'il nous fallait dépenser au moins six dollars la semaine en raison d'une heure le jour pour surfer sur la toile ;

- Les bureaux de l'état - civil dont nous avons visités étaient très réservés pour nous fournir des informations sensibles ;

- Il nous a fallu beaucoup d'endurances, de persévérances, de déterminations pour mener une étude sur un domaine (l'acquisition de la nationalité congolaise (RDC) par jus sanguinis et jus soli) sensible¹ et glissant dans une période pré électorale mouvementée.

Chapitre I. LA PRE ANALYSE