Memoire Online - Conception d'un système informatisée pour la gestion de lettres administrative: cas de la commune de Bandalungwa/Kinshasa

SUJET : «CONCEPTION D'UN SYSTEME INFORMATISEE POUR LA GESTION DE LETTRES ADMINISTRATIVE : CAS DE LA COMMUNE DE BANDALUNGWA/KINSHASA »

Par nature paresseux, l'homme a toujours cherché à simplifier et améliorer sa façon de travailler notamment en cherchant à rendre le difficile pour le facile. Tel est le cas pour des longs calculs, des traitements des gros tableaux qui peuvent être effectué en un laps de temps.^1(*)

L'histoire des sociétés humaines a toujours été marqué par des changements qui ne sont pas passés inaperçu et qui ont suscité à l'homme un nouveau mode de penser en vue d'améliorer ses conditions sociales. Ces changements sont plus ressentis en informatique qui se caractérise par une grande vitesse de traitement de l'information. ^1(*)

Savoir gérer l'information est donc l'une des activités qui pour le moment procure un développement rapide aux entreprises et société, de sa part la COMMUNE DE BANDALUNGWA/KINSHASA présente diverses difficultés dans la gestion des de lettres administrative :

- Les difficultés d'accéder aisément aux informations concernant les lettres admistratives

- Lenteur administrative et perte de temps par le fait que tout se fait manuellement

Ø Que pouvons-nous faire pour aider cette commune à avoir aisément les informations concernant les lettres ?

Ø Quel système d'information faudra t il mettre e place pour essayer de lutter la lourdeur et la perte de temps dans sa gestion ?

Les questions que nous nous proposons d'étudier sollicitent en nous une série des réponses anticipatives qui constituent la rubrique d'hypothèse de travail.

Le mot hypothèse a été défini par différents auteurs parmi les quels nous citons :

- PIERRE RONGERE : une hypothèse est la position des réponses aux questions que l'on se pose à propos de l'objet de la recherche formulée à terme telle que l'observation soit confirmée soit nuancée après avoir mené des enquête sur terrain

- MRS G2 INFO, : une hypothèse est une réponse provisoire à un problème soulevé

· Vu la lourdeur des tâches et la perte des temps qui incombent au service chargé des fiches de souscription, l'automatisationde ce système serait efficace pour permettre à ce dernier de suivre sans beaucoup de faille les fiches de souscriptions

· La procédure utilisée n'étant pas rapide dans la gestion des informations, la conception et réalisation d'une application permettrait à ce service de trouver aisément les informations et engagements faits par les souscripteurs.

Selon que l'on dit « toute chose se réalise avec cause »,le suivi des fiches des souscription nous a intéressé :

- Personnellement du fait qu'il manipule beaucoup d'information alors que ca se passe manuellement

- Communautairement : ce travail soit une source fiable à des générations futures

- Scientifiquement : une archive dans le domaine de l'automatisation de la gestion

Dans le présent travail traitant sur la gestion automatisée des fiches de souscription nous poursuivons les objectifs suivants :

Une méthode est une définie dans le cours d'MRS come étant une démarche rationnelle de l'esprit pour arriver à la connaissance ou à la démonstration de la vérité. Sous cette même optique, pour arriver à la réalisation du présent travail nous avons fait recours à la méthode MERISE. Dans le cours de MAI I, MERISE est définie comme une méthode de conception et développement du système d'entreprise.

Le nom technique a été définie par plusieurs auteurs parmi les quels nous citons Ms Encarta. Selon cette entreprise la technique est :

· Tout ce qui trait à l'application ou à l'apprentissage des connaissances théoriques à la production ou l'économie

· u ne procédé ou ensemble des procédées mises en oeuvre pour obtenir un résultat déterminer ( dans un domaine particulier)

vu l'immense étendue du terme technique, nous n'avons pas ignorer son application pour la réalisation du présent travail et en voici les techniques utilisées

Ø la technique d'interview : elle nous a permis d'accéder aux informations nécessaires en posant des questions directes à notre interlocuteur et lui de son tours en y répondant aussi directement. Elle se passe de bouche à oreille.

Ø La technique documentaire : elle consiste à consulter différents documents documents écrits pour accéder aux informations

Ø La technique documentaire : divers contacts que nous avons effectué avec les responsables de cette communauté principalement ceux du service comptable, nous ont permis d'acquérir d'autres réalités sur le mode de fonctionnement de cette dernière. Ceci dans le cadre de la récolte des données.

Compte tenu de la grandeur du domaine d'étude, la branche de l'admistration dans le service de secretariat nous a plus intéressés. Sur c'est , nous nous sommes basé aux données de l'an 2003-2004

De la récolte de données à la publication via la rédaction, beaucoup de difficultés ont couvert ce travail. Nous épargnons nos lecteurs des petits détails tout en privilégiant les difficultés qui nous ont marqué le plus :

- Il nous a été difficile d'être accepté par beaucoup d'entreprises à Kinshasa pour effectuer nos recherches. Selon ses chefs d'entreprise, nous étions des espions ;

- Les documents liés à l'informatique sont rares dans les bibliothèques de Kinshasa. Il nous fallait effectuer un déplacement pour le centre ville. Ce n'était pas facile. Pour palier à ce problème, nous avons eu recours à l'internet. Quoiqu'il nous fallait dépenser au moins six dollars la semaine en raison d'une heure le jour pour surfer sur la toile ;

- Les bureaux de l'état - civil dont nous avons visités étaient très réservés pour nous fournir des informations sensibles ;

- Il nous a fallu beaucoup d'endurances, de persévérances, de déterminations pour mener une étude sur un domaine (l'acquisition de la nationalité congolaise (RDC) par jus sanguinis et jus soli) sensible¹ et glissant dans une période pré électorale mouvementée.

Chapitre I. LA PRE ANALYSE

Introduction

Dans la vie des entreprises, beaucoup de décideurs arrivent à entreprendre la modification du système d'information de leurs entreprises. Entreprendre cette démarche, est une décision aux conséquences graves si celle-ci n'est pas bien menée¹³.

Il est de ce fait conseillé de passer par une étude d'opportunité avant la modification d'un système d'information. Pour ce, quelles que soient les motivations qui conduisent à cette modification et quels que soient les changements à apporter ; l'étude d'opportunité autrement appelée pré analyse, aura pour but d'analyser le système d'information existant, de critiquer son fonctionnement et de présenter des outils adéquats et nécessaires à la prise de décision sur l'opportunité de le modifier ou de ne le pas.

Notre étude n'a pas échappé à cette règle d'or. Pour ce faire, ce chapitre sera composé de quatre points. En première position, nous présenterons le cadre qui nous a reçu pour la récolte de données ; en deuxième position, interviendra l'étude du système d'information existant ; en troisième position, nous critiquerons ce système et proposerons des nouvelles solutions et nous finirons par le choix de la solution optimale.

I.1. Présentation du cadre d'étude

Comme nous l'avons souligné à l'introduction générale de ce travail, notre objectif consiste à réunir les informations nécessaires sur l'enregistrement des enfants à l'état - civil de la ville province de Kinshasa en vue de concevoir une application informatique pour cette gestion. Or, la ville province de Kinshasa compte 24 bureaux de l'état - civil ; un bureau pour chaque commune. Il nous a été impossible de passer dans tous les 24 bureaux de l'état - civil. Nous avons été dans cinq d'entre eux (Mont - Ngafula, Selembao, Ngaba, Kalamu, Masina). Selon leurs sources, la gestion des enregistrements des enfants se fait de la même façon sur toute l'étendue de la ville province de Kinshasa.

Pour ce faire, nous avons porté notre choix sur la commune écologique de Bandalungwa/Kinshasa comme commune pilote pour des raisons de proximité avec le chercheur.

II.1.1. Présentation de la commune Bandalungwa/Kinshasa

La commune de Bandalungwa est la deuxième plus grande commune de la ville province de Kinshasa par sa superficie derrière la

¹³ Musafiri, G., Cours de Méthode d'analyse informatique, G2 ARGBD, ESMICOM, 2009-2010

commune de Ngaliema. Elle est réputée pour ses collines et pour son air frais occasionné par sa verdure. Hormis le climat d'insécurité qui y règne et sa vie chère, la commune de Mont - Ngafula est enviée par la population Kinoise¹⁵ à cause de son calme, de sa verdure, de ses montagnes, etc. D'ailleurs, ladite population n'hésite pas à la qualifier aimablement : la commune des hommes intègres. La commune de Mont - Ngafula n'est pas conseillée aux personnes qui préfèrent le bruit et/ou l'ambiance.

II.1.2. Présentation du service d'accueil

Nos recherches se sont effectuées au sein du service de l'état - civil de la commune de Mont - Ngafula (c'est notre commune pilote).

Dans cette section, nous évoquerons le rôle que joue chacun des acteurs dans la gestion de déclaration des enfants à l'état - civil.

- Officier de l'état - civil : c`est l'autorité supérieure dans la gestion des enregistrements des enfants. Il est chargé de signer tous les documents de l'état - civil pour les rendre valides. Il arrête toute décision concernant le service de l'état - civil de sa juridiction ;

- Préposé de l'état - civil : c`est le coordonateur du service. Il est le conseiller technique en matière de l'état - civil de l'officier de l'état - civil ;

- Rédacteur : il est chargé d'élaborer et d'établir tous les documents juridiques de l'état - civil ;

- Archiviste : c'est à lui la charge de conserver les documents de l'état - civil. Il est aussi chargé de la distribution des documents ;

- Dactylographe : chargé de la saisie des documents officiels délivrés par

II.2. Analyse du système d'information existant

Comme toute organisation, l'Etat - civil de la ville de Kinshasa est organisé autour de trois systèmes : le système de pilotage, le système d'information et le système d'opération. De ces trois systèmes, seul le système d'information va retenir notre attention. Nous verrons de quoi est-il constitué, comment fonctionne-t-il, avec quels moyens fonctionne-t-il, etc.

II.2.1. Circuit du déroulement des enregistrements des enfants (narration)

Quand une personne désire s'enregistrer ou enregistrer un(e) enfant, elle s'adresse d'abord au préposé de l'état - civil qui est le chef de service. Selon la préoccupation du demandeur, le préposé saura l'orienter vers le chargé de l'état - civil concerné par ladite préoccupation. Pour notre cas, la personne sera orientée vers le chargé de la rédaction des documents de l'état - civil.

Pour être enregistré et/ou enregistrer un (e) enfant, le candidat à l'enregistrement doit être muni d'une preuve de naissance qui pourrait être un certificat de naissance délivré par la maternité, un acte de signification de jugement supplétif d'acte de naissance ou être muni du candidat lui-même. Si l'enfant n'est pas déclaré par l'un de ses parents, le mandaté doit exhiber en dehors de la preuve de naissance, une procuration écrite par l'un des parents de l'enfant ou par un proche des parents.

Un enfant peut être déclaré par ses parents ou par un mandaté moyennant une procuration. Un mandaté peut déclarer plusieurs enfants. Un enfant doit être déclaré dans les 90 jours qui suivent sa naissance. Un enfant doit être déclaré une et une seule fois dans un seul bureau de l'état - civil de Kinshasa. Un bureau principal de l'état - civil peut avoir plusieurs bureaux secondaires. La déclaration est conditionnée par l'exhibition d'une preuve de naissance. Une preuve de naissance peut être exhibée par plusieurs enfants. Un papa peut avoir plusieurs femmes et une femme plusieurs maris. Un parent peut avoir plusieurs enfants, mais il est des enfants qui n'ont pas de parents. Les parents de l'enfant peuvent ou ne pas habiter ensemble. Un enfant des parents apatrides acquiert la nationalité congolaise.

Sur base des renseignements fournis, le rédacteur remplit l'acte de naissance en quatre volets, côtés et paraphés au préalable par le procureur de la République. Les quatre exemplaires seront remis au préposé pour apposer le visa avant d'être renvoyés à l'officier de l'état - civil pour validation. De là, les documents seront remis au rédacteur pour en assurer le dispatching.

Au même moment, le rédacteur transcrit les mêmes informations sur un papier ordinaire. Lesquelles informations seront envoyées au service OLOGRAM pour l'impression d'un acte de naissance plus attrayant. De son impression à sa livraison, ledit acte passera par le rédacteur, le préposé et l'officier de l'état - civil.

Entre-temps, on tirera la photocopie de la preuve de naissance. L'original sera remis au propriétaire et la photocopie au chargé des archives pour classement. Au verso de la photocopie, on marquera la date de déclaration et on posera le visa (ce document servira de preuve pour le retrait de l'acte de naissance).

Si l'enfant est déclaré après 90 jours qui suivent sa naissance, il doit passer par un jugement supplétif au tribunal de grande instance de sa juridiction. De ce jugement, il obtiendra l'acte de signification de jugement supplétif d'acte de naissance moyennant un frais. Ce document servira comme preuve pour enregistrement à l'état - civil. Avant d'aller au tribunal, le demandeur doit s'acheter l'attestation de naissance à l'état - civil.

Sur les quatre volets de l'acte de naissance établis, le premier sera remis au demandeur et les trois autres à l'archiviste. Qui, à son tour, enverra le deuxième volet à la division urbaine du ministère de l'intérieur pour archivage, le troisième au parquet de grande instance et le quatrième volet sera classé au service de l'état - civil.

rédacteur remplit le registre des naissances lequel servira de base pour les données statistiques.

Lors du retrait de l'acte de naissance, la personne qui vient retirer doit exhiber la preuve de naissance exhibée lors de l'enregistrement.

A la fin de chaque mois, trimestre et année ; le chargé des statistiques élabore la liste des naissances par quartier en deux exemplaires. L'un des exemplaires sera envoyé à la division urbaine du ministère de l'intérieur et l'autre conservé au service de l'état - civil pour classement. Avant cet envoi, le document doit d'abord être validé par le préposé et l'officier de l'état - civil.

Quant au tableau synoptique annuel, il sera nourri des données qui proviendront du service de la population sur les naissances réelles survenues mais non déclarées.

II.2.2. Schéma de circulation des informations

	200/Rédaction		300/Archivage		400/Statistique 500/Préposé		600/Officier	700/Div. Urb.	800/Parquet	900/Ologram
	101		201		208 203		501	303	303	209
101/ exhibition preuve nce	201/vérification preuve		301/classement preuve nce		401/prelevement 501/apposer données stat. visa		601/Signature acte nce	701/archivage acte nce	801/archivage	901/Impression acte nce 2
01	01				06	03		03	03
			01				03			09

	102 301 103		103			601 205	204 502	X	X
201 201					306					210 211
								403
102/classement preuve nce	202/vérification procuration		302/classement procuration		402/elab. 502/apposer Tableau visa sur stattistique attestation nnce		602/signature et validation attest. Nce	702/archivage tab. Stat.		902/Elab. Attest. Nce
	02	302			07 502 603	04	04	07
01			02							04
	104					602 402		X
							206			205
			204
							503

103/exhibition procuration	203/Elab. Acte de nace		303/dispatching & classement tab. Stat.		403/Dispatching 503/apposer tab. synoptique visa sur tab. synoptique		603/signature tab synoptique
02					07
	03		03				07
						07
	501		801		307 702		403
202 202						603 210
				701
	601		206				504
104/classement procuration	204/Dispatching acte de nce		304/Classement attestation nce			504/visa sur acte nce 2	604/Signature acte nce 2
						09 604
02	03 105		04				09 210

	902	401
105/Archivage acte nce 1	205/Reception attestation nce	305/Classement registre nces
204 03		06
	04
X 206	502	403
106/Archivage attestation nce	206/Dispatching attestation nce	306/ Classement tableau synoptique
	04
04		07
	106 304
X
211
107/ archivage acte nce 2	207/ Elab. Registre nce
	06
09
	401
X
	208/ Elab. Papier info 1

	09
	901 901
	209/ Réception acte nce 2

	09
	604

	210/ Livraison acte nce 2
	09

	211/Elab. Papier info 2

	902

Codes postes	Postes	N° traitement	Traitements
100	Enfant	101	Exhibition preuve de naissance
		102	Classement preuve de naissance
		103	Exhibition procuration
		104	Classement procuration
		105	Archivage acte de naissance
		106	Classement attestation de naissance
		107	Archivage acte de naissance
200	Rédaction	201	Vérification preuve de naissance
		202	Vérification procuration
		203	Elaboration acte de naissance 1
		204	Distribution acte de naissance 1
		205	Réception attestation de naissance
		206	Distribution attestation de naissance
		207	Remplissage registre
		208	Elaboration papier info 1
		209	Réception acte de naissance 2
		210	Livraison acte de naissance 2
		211	Elaboration papier info 2
300	Archivage	301	Classement preuve de naissance
		302	Classement procuration
		303	Dispatching & classement acte de naissance
		304	Classement attestation de naissance
		305	Classement registre
		306	Classement du tableau synoptique
400	Statistique	401	Prélèvement données statistiques
		402	Elaboration tableau synoptique
		403	Distribution tableau synoptique
500	Préposé	501	Apposer visa sur l'acte de naissance 1
		502	Apposer visa sur attestation de naissance
		503	Apposer visa sur tableau synoptique de naissance
		504	Apposer visa sur acte de naissance 2
600	Officier	601	Signature et validation acte de naissance 1
		602	Signature et validation attestation de naissance
		603	Signature et validation tableau synoptique
		604	Validation acte de naissance 2
700	Division urbaine	701	Archivage acte de naissance
700	Division urbaine	702	Archivage tableau synoptique
800	Parquet	801	Archivage acte de naissance 1
900	Ologram	901	Elaboration acte de naissance 2
		902	Elaboration attestation de naissance

II.2.3. Etude des documents du système existant

Toute administration se sert des documents pour assurer la circulation, le contrôle et l'intégrité de l'information circulant au sein du système. Dans la plus part de cas, ces documents sont sous format des papiers - surtout quand la gestion est manuelle. Nous allons donc à ce niveau, analyser tous les documents utilisés dans la gestion des enregistrements des enfants à l'état - civil.

N°	Nom document	But document	Emetteur	Destinateu r	Serv. Transit	Exemplai re	Pér .
1	Preuve nce	Permet l'élaboration acte	Enfant	- Rédac. - Archiv.		2	A
2	Procuration	Permet enregistrement si parents absents	Enfant	- Redac. - Archiv.		2	A
3	Acte nce 1	Résultat de la déclaration	Rédacteur	- Enfant - Div.urb. - Parquet - Archiv.	- Prépos é - Officier	4	A
4	Attest. Nce	Permet de comparaitre au TGI	Ologram	- Parquet - Archiv.	- Rédac. - Prépos é - Officier - enfant	2	A
5	Registre nce	Permet la conservation des déclarés pour vérification et consultation. Sert aussi pour les données statistiques	Rédac.	- Archiv.	- Stat.	1	A
6	Tableau synoptique	Représentation données statistiques	Stat.	- Div. urb - Archiv.	- Prépos é - Officier - Stat.	2	M T An.
7	Papier info 1	Permet d'imprimer acte nce 2	Rédac.	Ologram		1	A
8	Acte nce 2	Preuve de déclaration	Ologram	Enfant	- Rédac. - Prépos é	1	A

A ce niveau, nous allons prélever tous les champs de chaque document. Nous essayerons aussi de spécifier le type de données qui y sont saisies. Bien sûr qu'un commentaire accompagnera cette description pour expliciter chaque champ de chaque document. Nous nous sommes porté garant de ne pas répéter les documents contenant les mêmes informations (ex. papier info 1 et 2).

Documents		Champs			Libellé explicatif			Type de données
Registre des naissances		N° ordre			Numéro d'enregistrement de l'enfant			N
		N° acte			Numéro d'acte de naissance			N
		Province			Province oU s'élabore le registre			AN
		District			District oU s'élabore le registre			AN
		Commune			Commune oU s'élabore le registre			AN
		BureauPrinc			Bureau principa de l'état - civil			AN
		BureauSec.			Bureau secondaire de l'état - civil			AN
		Nomenfant			Nom de l'enfant			AN
		DateNce			Date naissance de l'enfant			Date
		LieuNce			Lieu naissance de l'enfant			AN
		NomPère			Nom du papa de l'enfant			AN
		NomMère			Nom de la maman de l'enfant			AN
		DatEnreg			Date de l'enregistrement de l'enfant			Date
		Observation						AN
Tableau synoptique		Mois			Mois relatif aux statistiques			AN
		NumOrd			Numero d'ordre des quartiers
		Quartier			Quartier de chaque enfant			AN
		TotGarc			Total des garçons par quartier			N
		TotFille			Total des filles par quartier			N
		TotGen			Totaux généraux des enregistrements			N
Acte de naissance		NumActe			Numéro de l'acte			N
		Volet
		Volume
		Folio
		AnnDecl			Année de déclaration			AN
		JourDecl			Jour de déclaration			AN
		MoisDecl			Mois de déclaration			AN
		HeurDecl			Heure de déclaration			AN
		MinDecl			Minute de déclaration			AN
		NomOfficier			Nom officier qui déclare l'enfant			AN
		fonctOffic			Fonction de l'officier			AN
		NomDeclar			Nom de celui qui déclare l'enfant			AN
		QualitDeclar			Qualité du décalarant par rapport à enfan			AN
		LieuNceDeclar			Lieu naissance du déclarant			AN
	DatNceDeclar			Date naissance du déclarant			Date
	ProfDeclar			Profession du déclarant			AN
	AdresDeclar			Adresse du d&clarant			AN
	AnNceEnf			Année de naissance de l'enfant			AN
	MoiNceEnf			Mois de naissance d l'enfant			AN
	JourNceEnf			Jour de naissance de l'enfant			AN
	HeurNceEnf			Heure de naissance de l'enfant			AN
	MinNceEnf			Minute de naissance de l'enfant			AN
	LieuNceEnf			Lieu de naissance de l'enfant			AN
	SexeEnf			Sexe de l'enfant			AN
	NomEnf			Nom de l'enfant			AN
	NomPere			Nom du père de l'enfant			AN
	LieuNcePere			Lieu de naissance de papa de l'enfant			AN
	DatNcePere			Date de naissance de papa de l'enfant			Date
	NatPere			Nationalité du papa de l'enfant			AN
	ProfPere			Profession du papa de l'enfant			AN
	AdresPere			Adresse du papa de l'enfant			AN
	NomMere			Nom de la mère de l'enfant			AN
	LieuNceMere			Lieu de naissance de la maman			AN
	DatNceMere			Date naissance de la maman de l'enfant			Date
	NatMere			Nationalité de la maman de l'enfant			AN
	ProfMere			Profession de la maman de l'enfant			AN
	AdresMere			Adresse de la maman de l'enfant			AN
	Langue			Langue de déclaration de la naissance			AN
Procuration	NomEnf			Nom de l'enfant			AN
	PostnomEnf			Post-nom de l'enfant			AN
	PrenEnf			Prenom de l'enfant
	LieuNceEnf			Lieu de naissance de l'enfant			AN
	DatNceEnf			Date de naissance de l'enfant			AN
	SexEnf			Sexe de l'enfant			AN
	QualEcriv			Qualité de celui qui écrit la procuration			AN
	NomPere			Nom du père de l'enfant			AN
	DatNcePere			Date naissance du père			Date
	LieuNcePere			Lieu naissance du père			AN
	NatPere			Nationalité du papa			AN
	ProfPaere			Profession du papa			AN
	AdresPere			Adresse du papa			AN
	NomMere			Nom maman de l'enfant			AN
	DatNceMere			Date naissance maman de l'enfant			AN
	LieuNceMere			Lieu naissance de maman de l'enfant			AN
	NatMere			Nationalité de la maman			AN
	ProfMere			Profession de la maman			AN
	AdresMere			Adresse de la maman			AN
	SitMatr			Situation matrimoniale des parents			AN
	DateRupture			Date de rupture des parents si ne sont plus ensemble			AN
			NomDeclar			Nom de celui qui déclare l'enfant			AN
			LieuNceDeclar			Lieu naissance du déclarant			AN
			DatNceDeclar			Date naissance du déclarant			Date
			AdresDeclar			Adresse du déclarant			AN
			DatFcrit			Date où on a écrit la procuration			Date
			SignFcriv			Signature de celui qui écrit la procuration
Attestation de naissances			NomBourg			Nom de l'officier de l'état - civil			AN
			NomFnf			Nom de l'enfant			AN
			NomPere			Nom du père de l'enfant			AN
			NomMere			Nom de la mère de l'enfant			AN
			RueFnf			Avenue de l'enfant			AN
			NumAvenFnf			Numéro de l'avenue oU réside l'enfant			AN
			ComFnf			Commune où réside l'enfant			AN
			ProvOrigiFnf			Province origine de l'enfant			AN
			DistOrigiFnf			District origine de l'enfant			AN
			TerOrigiFnf			Territoire d'origine de l'enfant			AN
			SectOrigiFnf			Secteur d'origine de l'enfnat			AN
			LieuNceFnf			Lieu naissance de l'enfant			AN
			DatNceFnf			Date naissance de l'enfant			AN
			DatLivr			Date livraison de l'attestation			Date
Preuve de naissance			NumPreuv			Numéro de la preuve			AN
			LibPreuv			Libellé de la preuve			AN
			description			Nous allons joindre la preuve			AN
			numJug			Numéro du jugement supplétif			AN

II.2.4. Etude des moyens utilisé par le système

Aucune entreprise ne peut ni ouvrir ses portes ni fonctionner ni subsister sans mettre en jeu des moyens pour en assurer le fonctionnement.

Parmi ces derniers, nous pouvons citer les moyens financiers, matériels et humains. Mais, seuls les moyens matériels et humains vont nous concerner dans cette partie de notre travail.

La ressource humaine constitue le premier capital dit-on. A ce niveau, nous chercherons à comprendre le rôle joué par chaque agent en fonction de ses qualifications professionnelles.

Les aptitudes, la vitalité, la force, l'énergie, la créativité de la ressource humaine (RH) n'ont d'impact dans l'entreprise que lorsque la RH est conciliée à une bonne ressource matérielle. Voilà pourquoi, nous tâcherons énumérer ci-bas quelques ressources matérielles utilisées à l'état - civil dans le cadre de l'enregistrement des enfants.

N°	Matériels	Qté	Marque	Année acquisition	Poste utilisateur	Etat matériel
1	Chaises	12	Chaises plastiques	-	Tous	TB
2	Tables	6	En bois	2005	Tous	TB
3	Armoires	2	En métal	1997	Tous	Défectueux
4	Tampon	1		-	Tous	TB
5	Agrafeuses	1		-	Tous	Bon
6	Agrafes	1 boîte		-	Tous	TB
7	Ancre correcteur	1 pc		-	Tus	TB
8	Papiers duplicateurs	1 rame		-	Tous	TB
9	Registre	3	Catonné	A	Rédaction	TB
10	Stylos	1 carton	Spécial	A	Tous	TB

II.3. Critiques et proposition des solutions

II.3.1. Diagnostic de la situation actuelle

Diagnostiquer ou critiquer un système d'information consiste à l'apprécier d'une façon objective - en écartant nos émotions, notre zèle, nos désirs, nos sentiments, etc. mais en privilégiant la recherche de la vérité avec un esprit scientifique.

Le but poursuivi à ce niveau, est de ressortir les points positifs et négatifs du système existant qui influencent sur le fonctionnement et les résultats de l'état - civil. Nous le ferons sur deux volets :

A. L'aspect positif du système actuel

- Après cinq mois de recherche au sein de l'état - civil de la commune pilote (Mont - Ngafula), nous sommes fier d'avouer que nous avons été face à un personnel engagé dans ses tâches ;

- Le personnel collabore et travaille ensemble pour accomplir la mission qui est la leur ;

- Le personnel fait tout pour que la mission de l'état - civil soit accomplie, quoique les difficultés.

Toute oeuvre faite des mains d'hommes ne manque pas de reproches. Mais, si un défaut s'avère résolvable, alors, celui qui le découvre, peut proposer une solution. Tel est même le dynamisme qui fonde le progrès scientifique.

Nous allons donc nous contenter concrètement de répertorier quelques anomalies découvertes dans le système étudié. Nous avons décidé d'établir ce répertoire en regardant le système sous trois angles différents :

- Du point de vue organisationnel ; - Du point de vue informationnel ; - Du point de vue technique.

- Non respect des tâches reconnues à chacun. Tout le monde fait presque le travail de tout le monde ;

- Intervention d'un service (OLOGRAM) étranger dans l'administration publique et dans un secteur sensible ;

- Existence des postes fictifs (dactylographie). En effet, nous avons été au courant de l'existence de ce poste mais en réalité nous n'avons jamais vu ce poste fonctionner ;

- Lenteur dans la livraison des rapports annuels à la division urbaine du ministère de l'intérieur ;

- Risque de doubler l'enregistrement d'un même enfant. En effet, rien ne prouve que tel enfant a déjà été enregistré ici ou ailleurs ;

- Occupation d'une même pièce par deux services distincts (état - civil et service de la population) ;

- Insuffisance de matériels de bureau (ancre, stylos, agrafes, etc.) ; - Manque d'extincteur dans le local.

II.3.2. Suggestions (propositions des solutions)

Après que nous ayons critiqué le système d'information actuel, nous voilà maintenant obligé de proposer nos solutions aux problèmes soulevés ci-

haut. Nous allons proposer deux types de solution : La solution manuelle et la solution informatique.

A. Proposition des solutions manuelles

site étranger au système peut constituer une source de la circulation de faux documents par le fait que les documents qui aident ce site à imprimer des actes de naissance ne sont viables ;

- Prévoir des armoires qui se ferment à clé pour conserver les documents
sensibles du service.

- La mise hors circulation de l'acte de naissance imprimé par OLOGRAM. Non seulement que cet acte n'est juridiquement pas valide mais aussi nous remettons en cause son processus d'élaboration ;

- Ce déclassement entrainera la suppression du tunnel qui lie OLOGRAM au service de l'état - civil. En effet, les infos qui circulent entre ces deux sites ne sont pas sécurisées ;

- Classer les documents dans des rayons pour faciliter la recherche des informations ;

- Ne pas traîner beaucoup de documents sur les tables de travail qui servent en même temps de réception ;

- Achat des chaises ergonomiques répondant aux conditions d'un bureau moderne ;

- Fournir le service des matériels suffisants pour qu'il ne soit pas souvent en rupture de stock (registres des naissances, matériels de bureau);

- Changer des armoires simples en des armoires plus complexes capables de contenir beaucoup de documents ;

¹⁶ Selon henry Fayol, cité par l'assistant Malenga JM., un travail reparti se fait bien et vite.

- Accroissement de la sécurité des documents ; - Allégement des tâches du préposé ;

- La persistance d'erreur liée à la nature humaine capable d'entraîner un nombre exagéré d'enregistrés par rapport à la réalité.

B. Propositions des solutions informatiques

L'oubli, la fatigue, les erreurs, peuvent avoir des répercutions sur la qualité du travail. Et par conséquent, entrainement d'un effet négatif sur le résultat attendu. Pourquoi ne pas penser à l'informatique ? Oui, nous allons proposer des solutions informatiques à double dimension :

- La conception d'une application monoposte ; - La conception d'une application client-serveur.

C'est une application qui ne tourne que sur local c'est-à-dire sur une seule machine.

Aussi appelé architecture 2-tiers (tierce partie), l'architecture à deux niveaux caractérise le système client-serveur.

Dans cette architecture, le client demande une ressource et le serveur la lui fournit directement. Le serveur ne fait pas appel à une autre application pour fournir le service.

L'architecture à un niveau est une architecture telle que l'application ne fonctionne que sur une seule machine tandis que l'architecture 2-tiers contient un système de client-serveur dans lequel le serveur est polyvalent c'est-à-dire capable de fournir directement la ressource demandée par le client.

Si le principe informatique qui dit que l'information c`est le pouvoir se vérifie dans notre cas, alors, nous pensons que l'utilisation d'une application informatique partagée en réseau pourrait avoir comme avantages :

- L'exécution des töches répétitives, lourdes et complexes par des machines programmables ;

- La centralisation de l'information - sur toute l'étendue de la ville de Kinshasa;

- La disponibilité en temps réel des données statistiques en vue de permettre la prise des décisions ;

- La précision et l'exactitude de calcul des données statistiques gröce aux ordinateurs.

L'intégration des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) dans une entreprise se fait toujours accompagnée d'un prix, notamment :

- La suppression de certains postes et leur remplacement par d'autres. C`est comme qui dirait, un travailleur va au chômage et un chômeur retrouve du travail.

C. Etude comparative entre la solution manuelle et la solution informatique

II.4. Choix et justification de la meilleure solution

II.4.1. Choix de la meilleure solution

Sur base de l'analyse faite, des anomalies prélevées, des solutions proposées et expliquaient sommairement ; nous conseillons aux décideurs de l'état - civil de la ville province de Kinshasa d'opter la solution informatique à deux niveaux.

II.4.2. Justification de la solution

L'utilisation des bases de données a approuvé, qu'elle a une ascendance sur l'utilisation des fichiers. Actuellement, les BD sont connues pour leur manque de redondances (redondances modérées), pour leur exhaustivité et pour leur structuration.

Ceci devient encore plus intéressant quand l'application ne tourne pas en monoposte mais dans un environnement réseau. Que dire alors du réseau informatique ? Parlerons-nous seulement de la centralisation des informations ou de la liaison qu'il établira entre les 24 bureaux de l'état - civil de la ville province de Kinshasa ?

Quoiqu'il en soit, nous pensons que la mission reconnue à l'état - civil de Kinshasa pourrait bien être effectuée si on intégrait les NTIC dans sa gestion. Cette dernière apportera la précision, l'exactitude, la rapidité, la fiabilité, etc. quant au réseau informatique, il nous aidera à mettre à la disposition des décideurs, un tas d'informations qui peuvent influencer sur la prise des décisions concernant la gestion de la population. Grâce au réseau, nous saurons vérifier par exemple, si l'enfant à déclarer n'a pas encore été déclaré dans un autre bureau de l'état -civil de Kinshasa.

Conclusion du chapitre deuxième

Nous venons d'effectuer l'étude d'opportunité. Il était question dans ce chapitre d'analyser et de critiquer le système d'information existant afin de s'équiper des arguments probants; capables d'influencer dans la prise de décision de la modification du système d'information étudié. Il s'agissait donc de discuter sur l'opportunité de ladite modification.

Nous avons mené cette étude sur quatre piliers : la présentation du cadre de recherche, l'analyse du système d'information existant, le diagnostic et la proposition des nouvelles solutions enfin nous avons choisi la meilleure solution.

Au terme de cette étude, il s'est avéré que la modification du système d'information existant est opportune. Pour ce, nous avons proposé la conception d'une application client-serveur.