Memoire Online - Rapport de stage effectué à l'Office Congolais de Contrôle, agence de Mwene- Ditu du 29 novembre au 26 décembre 2012

Il s'agit de la détermination de la valeur de tous les services rendus aux importateurs et autres tiers. Le mode de calcul diffère selon qu'il s'agisse de telle ou telle autre prestation (calcul à l'exportation, calcul à l'importation, contrôle technique, transactions locales, constat d'avaries etc.)

Tout part du SEX, après le contrôle fait sur la marchandise (qualité, quantité, documentaire), les dossiers finissent aux finances pour la facturation. C'est plus le contrôle à l'importation qui fait le gros des recettes par rapport aux autres productions (+ de 80%). souvent, on facture ce qui suit :

a) Les frais de contrôle : à partir du BUCO, sur la fiche prix, on renseigne : FOB, CIB et échantillon pris. Sur la 2^ème partie (FACTURATION), il est précisé le lieu de déchargement, si à Mwene-Ditu, la facturation s'imposera contrairement que si ce lieu serait Mbuji Mayi, donc, marchandise en transfert ; en ce moment là, la facturation sera faite à destination.

À partir des notes de services, la facturation est uniformisée. Il existe par exemple, l'instruction de référence n° DGA/AKM/DCOM/DCI/137/2012 :

· pour des importations régulières avec AV : une facturation ad valorem 2% CIF dont FOB 10.000USD ;

· pour des importations régulières sans AV : une facturation ad valorem 4% CIF dont FOB 10.000USD.

b) Les frais de laboratoire : des tarifs d'analyse laboratoire existent dans un recueil intitulé « Tarif d'analyses de laboratoire » de la même instruction déjà citée.

Le BUCO détermine le n° de position tarifaire de chaque marchandise, le sucre s'y retrouve à la page 37 : à la position n° 17.01. 12.00 (betterave), donc, un échantillon sucre à 210$US de frais de labo. Après facturation de l'un ou l'autre des services OCC, on y ajoute la TVA (16%).

Pour des marchandises importées régulièrement dont le FOB est inferieur à dix mille USD, voilà comment se présente la tarification, et elle sera au double (frais additionnels) pour les importations irrégulières :

FOB	FRAIS OCC
0 à 500$us	25USD
501 à 1.000$us	50USD
1.001 à 2.449$us	100USD
2.500 à 10.000$us	200USD

Les dossiers ainsi facturés sont envoyés à la caisse ou à la trésorerie pour le paiement par les bénéficiaires des services de l'OCC (les importateurs). Après paiement, une note de débit ou facture comptant est légalement établie dont l'original est au client et une copie jointe dans le dossier du client.

De cette façon, la Trésorerie s'occupe des opérations des recettes et des dépenses. Ces opérations peuvent être entreprises soit par la caisse soit par la banque.

Au niveau de la caisse : le paiement est constaté par un RECU de caisse comme preuve de paiement, aussitôt envoyé aux EMIDOCS, Pool dactylo pour l'établissement du BACD.

Au niveau de la banque : le constat du paiement se fait par le bordereau de versement de la banque dans laquelle l'argent a été déposé.

Du SAF, le BED est établi via le BA - rentre à la Trésorerie - la Caisse établit un Bon de caisse de sortie des fonds. Les décaissements au niveau de la banque se faisant généralement par le chèque ou encore des ordres de virement.

Elle s'occupe de la saisie et du suivi des opérations financières traitées au niveau de la caisse même, lesquelles opérations reposent sur les documents reçus de la Trésorerie.

Pour ce faire, elle procède par l'enregistrement ou journalisation des opérations et l'élaboration du grand livre. Elle s'active encore dans le traitement des pièces comptables et leur expédition à la Direction Générale. Les copies de ces documents sont classées parmi les archives locales.

N° DOC

N° BED

IMPUTA-

TION

LIBELLE

BENEFI-

CIAIRE

RECETTES

DEPENSES

SOLDE

Report (+) ou (-)

Elle s'attarde sur le suivi des opérations financières et du traitement des pièces comptables du circuit bancaire. Les clients peuvent régler leurs factures par la banque, l'Agence peut déposer des fonds aussi, par des transferts reçus d'ailleurs et de retraits de tous ordres (approvisionnement de la caisse, des chèques en faveur des tiers voire des transferts), voilà, le genre des opérations financières via le circuit bancaire.

Quelques documents interviennent dans le mouvement de la banque : bordereau de versement, ordre de virement, chèque, les extraits de compte, les avis de débit, les avis de crédit. Et, sur la base de ces documents, la Comptabilité tient un journal de banque de chaque compte faisant apparaitre le solde initial et les autres mouvements intervenus pendant une certaine période.

Ces divers documents seront joints aux journaux de banque pour transmission à Kinshasa.

Pendant notre passage à ce bureau, nous avions visualisé le journal BCDC en franc congolais, du compte de fonctionnement (n° 160-0202749-73) de la période d'avril 2012. Ces rubriques y ont été repérées :

L'Office disposant à la Banque Commerciale du Congo, succursale de Mbuji Mayi de quatre comptes énumérés comme suit :

1) Compte de Production en Franc Congolais : on y verse seulement, le mouvement sur ce compte concerne la DG ;

2) Compte de Production en Dollars Américains : on y verse seulement et les autres opérations sur ce compte concernent la DG ;

3) Compte de Fonctionnement en Franc Congolais : on peut y verser et recevoir des virements ou transferts d'ailleurs, des autres agences OCC ou de la DG même pour les besoins du fonctionnement de l'entité. Pour ce type des comptes, l'Agence dispose du spécimen des signatures autorisées pour le décaissement des fonds (CA, CAA, SAF et SAFA) ;

4) Compte de Fonctionnement en Dollars Américains : géré de la même manière que le compte de fonctionnement en franc congolais.

Elle considère les opérations financières entre l'OCC et ses fournisseurs, ses clients, l'Etat (INSS, DGRAD, INPP etc.) et les agents.

À ce stade, la Comptabilité tient des fiches pour chaque tiers pour un suivi personnalisé (dettes, paiements intervenus et solde).

Elle recouvre encore les créances non échues de l'Office, passer auprès des débiteurs pour le recouvrement.

Elle gère les provisions déposées par les importateurs avant toute facturation des prestations de l'OCC. Après la facturation, soit il y a du moins perçu, le client complète la différence à la caisse ou à la banque, soit il y a un trop perçu sur les provisions, il faut le retourner au créditeur par le processus du BED.

Du grand livre : le résumé de toutes les opérations financières intervenues soit à la caisse soit à la banque et généralement pendant un mois, cela, pour une vue d'ensemble de chaque compte.

Vient ensuite, le tableau de réalisation de trésorerie qui reprendra tous les éléments issus du grand livre. Ce tableau est informatisé, il figure dans le rapport d'activités mensuel. Il possède deux parties :

- LES ENCAISSEMENTS - COMPTES DE PRODUCTION : récupérations sur charges - du fonds sorti pour être dépensé mais non utilisé ou le reste après utilisation, les récupérations sur salaires (retenues sur les avances ou sur prêts accordés aux agents) et les recettes régulières (facturation clients sur les prestations de service OCC, TVA collectée etc.).

- LES DECAISSEMENTS - CHARGES D'EXPLOITATION : sur les immobilisations ; sur les créditeurs divers (fournisseurs, personnel, Etat, transferts effectués etc.) ; sur les charges diverses (impôts sur véhicules, fonciers et autres taxes). Ces opérations sont affectées ou imputées aux comptes suivant le PCGC adapté par l'OCC (fascicule du 22 mars 2004 de sa Division Comptabilité).

Les rapports de ce service sont tous destinés à la division précitée pour une centralisation en vue de la comptabilité générale. Il s'agit, essentiellement du rapport financier mensuel.

Le SAFA évolue dans l'ombre du SAF, ils ont pour mission d'ordonnancer toutes les opérations liées aux Finances, à la Trésorerie, au BMS et BA.

Rapport de stage effectué à l'Office Congolais de Contrôle, agence de Mwene- Ditu du 29 novembre au 26 décembre 2012

II.4 DU BUREAU FINANCES