D/ La Communication des archives
« La communication est une notion qui correspond à
la vision du service d'archives, qu'il fournisse cette prestation aux services
versants ou aux lecteurs. Si l'on se place du point de vue de ces utilisateurs
des archives, on dira plutôt consultation, ou accès aux archives
».10
La communication des archives est un processus qui consiste
à mettre les documents d'archives à la disposition du public.
C'est un processus qui comprend plusieurs éléments parmi lesquels
les plus importants sont : la législation des archives, les instruments
de recherche, les chercheurs et autres usagers, la salle de lecture, la
reproduction des archives, l'évaluation de la communication et la
valorisation.
* De la législation des archives
En matière d'archives, la communication est
régie par une législation adaptée selon les
réalités du pays. D'une manière générale les
archives sont communicables après la durée de 10 à 30 ans
de leur production. Cependant, il a été établi que dans
toute législation en matière d'archives, des restrictions
frappent les documents ci-après dont la communicabilité
10 Association des archivistes Français,
Abrégé d'archivistique, 2008, p.245.
18
se fera en application des dispositions de la loi en termes de
délai de communication. On citera des dossiers médicaux, des
dossiers de fiscalité, des dossiers de statistiques liées au
recensement, des dossiers de l'armée, des dossiers reprenant les
éléments des élections, des dossiers protégeant les
individualités, des dossiers protégeant la sécurité
de l'Etat.
Par contre, les archives privées sont soumises à
des contrats de gestion au moment de dépôt d'archives.
Ainsi, dans certains pays, en dehors des lois prises dans le
cadre général, les textes d'application tels que : des
décrets, des tableaux, etc., manquent et occasionnent ainsi la
diversité des normes exécutoires dans l'application de la loi
dans un même pas.
* Des instruments de recherche
Le traitement, la conservation des documents d'archives sont
effectués en vue de leur diffusion ou de communication. Leur utilisation
est une réponse à des besoins précis d'information. Afin
de permettre que cette communication se fasse, il faut bien l'existence des
instruments de recherche, outils de liaison entre les documents d'archives et
l'utilisateur. Ces instruments portent la valeur aux divers fonds existants
lorsqu'ils sont bien conçus et rédigés. Ainsi la
majorité des instituions archivistiques de la commune III du district
utilisent les instruments suivants :
- les bordereaux de versement des documents ;
- les inventaires ;
- les répertoires ;
- les guides des archives ;
- les bases de données.
Ce constat fait que pour la plupart de ces services
d'archives, les instruments de recherche sont encore sous forme de papiers. Il
a été établi que pour certaines archives non
traitées, la recherche ne peut être possible.
19
*Des chercheurs et autres usagers
Un service d'archives ne peut se valoir si et seulement si
cette institution n'est pas fréquentée.
Ainsi, la structure n'a de valeur que lorsqu'elle est
visitée et donne satisfaction aux chercheurs suivant le service rendu.
Ainsi, il y a la recherche pour des finalités administratives :
- la recherche scientifique et historique ;
- la recherche pour des besoins personnels.
Outre ce qui précède la majorité des
services d'archives en Commune III, la consultation se fait sur place sans
déplacement des dossiers. Cette consultation est gratuite pour la
plupart des centres d'archives. Cette réglementation prend en compte les
droits et les devoirs des chercheurs, parmi lesquels :
1/ Pour les chercheurs
- avoir droit à l'information ;
- avoir une pièce d'identification ou de recommandation ;
- remplir les formulaires ;
- interdire de manger ou de fumer ou de
téléphoner pendant la consultation des documents.
2/Pour les archivistes
- éviter de communiquer plus d'un dossier, d'une liasse
ou d'un carton d'archives ;
- apprécier si l'état de conservation
matérielle des documents permet leur communication au public sous forme
d'original. Le cas échéant, la communication se fait sous forme
de reproduction ;
- communiquer au public que des documents communicables ;
20
- demander aux lecteurs munis de serviettes (sacs ou chemises)
de bien vouloir les présenter aux responsables de la salle de lecture
avant toute communication des documents.
* De la salle de lecture
Toute institution archivistique doit être dotée
d'une salle de lecture attrayante, équipée et remplissant des
conditions convenables à la recherche.
La salle de lecture est ouverte au public en
général pendant les jours ouvrables et aux horaires variables
selon les pays.
La capacité d'accueil des salles de lecture des centres
d'archives souvent est de 15 à18 places. Les chercheurs sont
autorisés à utiliser leurs propres ordinateurs portables et
utilisent gratuitement la bibliothèque des archives.
Dans la plupart de services d'archives, il y a au moins deux
personnes responsables de la salle de lecture qui en assurent l'ordre, la
discipline et la sécurité des documents.
*De l'évaluation de communication
Le rendement en termes de communication des archives est
fonction de la réaction des usagers témoignant du service qui
leur est rendu. Aussi, on peut évaluer la communication des documents
d'archives sous les statistiques des diverses prestations tenues
régulièrement en se servant :
- du registre d'enregistrement des chercheurs ou autres
usagers et leurs sujets ;
- du nombre des documents satisfaits ou non satisfaits ; - du
type de fonds le plus sollicité ;
- des enquêtes de satisfaction auprès des chercheurs
; - de la provenance des usagers.
21
Ces statistiques sont évaluer annuellement et mises
à la disposition de la compétente.
L'évaluation des points forts et faibles de la
communication permet d'améliorer les prestations dans ces centres
d'archives. Elle est nécessaire pour préparer des plans de
traitement des fonds selon les demandes des usagers, facilitant la bonne
conservation des archives.
* De la valorisation des archives
La valorisation des archives doit être retenue comme
étant l'une des tâches les plus importantes de la profession
archiviste. A cet effet, elle embarrasse les actions suivantes :
- la promotion des archives par expositions temporaires ou
permanentes. - les visites guidées ;
- l'organisation des ateliers de formation pour le
renforcement des capacités ;
- la participation aux forums nationaux et internationaux
comme le stage technique International des archives de France permettant
d'échanges d'expériences sur les archives ;
- l'obtention des espaces médiatiques de vulgarisation
sur les archives sur les radios et les télévisions nationales
;
- l'obtention d'un cadre éducatif et de sensibilisation
avec le monde de l'éducation ;
- la publication d'ouvrages ;
- la coopération entre les autres institutions.
E/Le service éducatif
« Le service éducatif est un système
éducatif au sein d'un service d'archives. Le fonctionnement du service
éducatif d'un centre d'archives est conditionné par la situation
du monde enseignant. Il doit s'effectué dans le partenariat entre l'Etat
(ministère de l'éducation) et le service
22
d'archives. Cela sur renouvellement du contrat chaque
année »11C'est un groupe d'enseignants mis à la
disposition du centre d'archives assurant l'éducation des enfants et
adolescents en matière d'archives. Il s'agit là de prouver aux
élèves que les archives constituent une source vivante de
l'histoire surtout en matière d'enseignement, un témoignage
concret du fonctionnement des Instituions publiques.
Ainsi, il convient au chef de centre d'archives, de prendre
l'initiative de concevoir les thèmes d'action du service
éducatif. Les documents enseignés doivent être
adaptés aux programmes scolaires.
Le rôle de l'enseignant sera de mettre l'exposition du
document à la portée des enfants et des adolescents. Il
répond à leur goût par des questions réponses et des
jeux qui entretiennent l'éveil de la curiosité et facilitent
l'acquisition des connaissances. Son rôle est également si le
temps imparti le lui permet, d'assurer les visites des expositions par les
groupes scolaires ou d'encadrer des conférences (enseignants, agents
des Archives).
| 
