CHAPITRE 1
DES OBSERVATIONS DE STAGES A LA BANQUE CENTRALE DE L'AFRIQUE DE
L'OUEST DE COTONOU A LA PROBLEMATIQUE DE L'ETUDE
|
SECTION1: CADRE INSTITUTIONNEL DE L'ÉTUDE ET
OBSERVATIONS DE
STAGE.
La Banque Centrale dispose de mécanismes de
fonctionnement au niveau de ses services. Le service de la comptabilité
et du budget qui nous a servi de cadre d'étude sera restitué
à l'issue d'une étude descriptive de l'institution.
PARAGRAPHE1 :
PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA
BANQUE
CENTRALE DES ETATS DE
L'AFRIQUE
DE L'OUEST.
I- Historique
L'Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA) est une
organisation internationale composée de huit (08) Etats africains
indépendants (Bénin, Burkina Faso, Côte d'Ivoire,
Guinée Bissau, Mali, Niger, Sénégal, Togo) dont l'objectif
principal est de mettre en commun les souverainetés monétaires en
vue d'assurer le développement harmonieux de leur économie. Pour
répondre à une telle efficacité au niveau du
développement, l'UMOA s'est transformée en 1994 en Union
Economique Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) par le traité de
l'UMOA signé le 12 Mai 1962, entré en vigueur le 02 Novembre de
la même année. Ce traité a été
révisé le 14 Novembre 1973. L'UEMOA se caractérise par la
reconnaissance et l'utilisation d'un même signe
monétaire dans les pays membres : le
Franc de la Communauté Financière Africaine (F CFA) dont
l'émission est confiée à un institut d'émission
commun : la Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO).
Née en même temps que l'UMOA sous la forme d'un
établissement d'émission, la BCEAO a remplacé l'institut
d'émission de l'Afrique Occidentale Française (AOF) et du Togo.
Aujourd'hui, elle est un Etablissement public international dont le capital de
400 milliards est souscrit par les Etats membres de l'Union et réparti
en parts égales entre eux.
Son siège est situé à Dakar au
Sénégal. Les Agences Principales sont installées dans les
Etats membres. Les Agences Auxiliaires sont réparties dans chaque pays
membre selon leur superficie et leur niveau d'activité. Au Bénin,
l'Agence Auxiliaire se trouve à Parakou.
II- Missions
La BCEAO a plusieurs missions qui se résument comme
suit: l'émission monétaire, la politique monétaire,
l'organisation et la surveillance de l'activité bancaire, l'assistance
aux Etats membres de l'union.
· L'émission monétaire
La BCEAO jouit du privilège exclusif de
l'émission monétaire sur l'ensemble des Etats membres de l'Union
Monétaire Ouest Africaine. Elle émet des signes
monétaires, billets et pièces de monnaie, qui ont cours
légal et pouvoir libératoire dans l'ensemble des Etats membres de
l'Union. Les mouvements de billets entre les Etats sont favorisés par
l'unicité des signes monétaires. En matière d'impression,
la Banque Centrale mène des recherches permanentes relatives à
l'authentification des signes monétaires, en vue de renforcer la
sécurité des billets qu'elle émet. C'est dans ce cadre que
s'inscrivent les décisions prises respectivement en 1977, 1991 et 2002
visant à renouveler et à compléter la gamme des billets et
pièces en circulation.
· La politique monétaire
La Banque Centrale a également pour mission de
gérer la politique monétaire des Etats membres de l'Union. Cette
politique monétaire vise à :
- ajuster la liquidité globale de l'économie
en fonction de l'évolution de la
Conjoncture économique pour assurer une
stabilité des prix;
- promouvoir la croissance économique.
· L'organisation et la surveillance de
l'activité bancaire
3
La Banque Centrale définit la réglementation
applicable aux banques et établissements financiers et exerce à
leur égard des fonctions de surveillance. Dans ce cadre, la commission
bancaire, créée le 24 Avril 1990 et présidée par le
gouverneur de la BCEAO, est chargée de veiller à l'organisation
et au contrôle du système bancaire dans l'UMOA. La BCEAO assure
également le secrétariat général de la commission
bancaire.
· L'assistance aux Etats membres de
l'Union
La Banque Centrale assiste à leur demande, les
gouvernements des Etats de l'Union dans leurs relations avec les institutions
financières et monétaires internationales et dans les
négociations qu'ils entreprennent en vue de la conclusion d'accords
financiers internationaux.
L'institut d'émission assiste aussi les Etats dans les
domaines de la définition et du suivi de l'exécution des
programmes d'ajustement ainsi que de la gestion de la dette. En particulier, il
assiste les gouvernements dans les négociations de
rééchelonnement de leurs dettes extérieures. L'institut
d'émission apporte également son concours dans la conception,
l'harmonisation et l'application de textes relatifs à la
réglementation des relations financières extérieures. A ce
titre, elle établit la balance des paiements des Etats.
· Autres missions
La Banque Centrale participe activement aux réflexions
menées avec les partenaires de la zone franche. Les domaines couverts
sont ceux de la réforme des assurances, de la prévoyance
sociale, de la mobilisation de l'épargne, du droit des affaires, ainsi
que de l'observatoire économique de la zone franc et des pôles
régionaux de formation. La Banque Centrale a développé une
politique de formation au profit de ses agents qu'elle a étendu, par la
suite aux banques et établissements financiers, aux administrations
économiques et financières des pays membres, ainsi qu'à
celles de certains pays de la sous région. Cette formation est
assurée par le Centre Ouest Africain de Formation et d'Etudes Bancaires
(COFEB) situé à Dakar au Sénégal.
Ces missions sont pour la plupart une politique menée
par les Directions Nationales. Le Bénin dispose aussi d'une Direction
Nationale.
III- Structure Organisationnelle de la
Direction Nationale pour le Bénin
Aux termes de l'article 37 de ses statuts, la BCEAO est
administrée par un gouverneur qui rend compte selon le cas, au conseil
des ministres ou à la conférence des chefs d'Etat de l'union.
Chaque direction est administrée par un Directeur National (DN) qui a
sous son autorité un Directeur de l'Agence Principale (DAP). Ce dernier
coordonne les activités et veille au bon fonctionnement des services des
Agences Principale et Auxiliaires.
Au Bénin, les Agences Principale et Auxiliaire de la
BCEAO sont localisées à Cotonou et à Parakou. La Direction
Nationale et l'Agence Principale se situent dans la zone des trois (03) banques
entre l'école de police et le ministère de la
justice à Cotonou.
L'Agence Principale qui nous a servi de cadre de stage est
située dans un immeuble de quatorze (14) étages et comprend onze
services (voir organigramme en annexe n°1).
Chaque service est dirigé par un chef. Des
contrôleurs des opérations assurent la vérification et
l'exécution diligente des différentes tâches de chaque
service. Un contrôleur de gestion rattaché à la Direction
Nationale au siège assure au sein de celle-ci, le suivi des
opérations par rapport aux objectifs fixés et
l'appréciation des risques.
PARAGRAPHE 2 : RESTITUTION DES
MÉCANISMES DE
FONCTIONNEMENT DE LA
BANQUE
CENTRALE DES ETATS
DE L'AFRIQUE
DE L'OUEST: ETAT DES
LIEUX DE BASE
L'agence Principale de Cotonou, dans l'accomplissement des
missions qui lui sont assignées est subdivisée en neuf services
ayant en leur sein des sections. Il s'agit du:
- Service de l'Administration et de Sécurité
(SAS) ;
- Service des Ressources Humaines (SRH) ;
- Service du contrôle de gestion et du budget ;
- Service du Crédit et de la Micro finance
(SCM) ;
- Service de la Caisse (SCA);
- Service des Etudes et statistiques (SES);
- Service Informatique (SI);
- Service des Opérations Financières et du
système de paiement (SOFSP) ;
- Service de la Comptabilité et du Budget (SCB).
Le Service de la Comptabilité et du Budget est celui
qui nous a servi de cadre de travail durant notre stage à la BCEAO.
Ainsi, nous présenterons ce service dans son fonctionnement et à
travers ses activités.
I- Fonctionnement du service de la
comptabilité et du budget.
Le SCB se situe au rez de chaussé de la tour abritant
la direction nationale et l'agence Principale à Cotonou. Ce service
permet à la BCEAO de classer, de saisir, de contrôler, imputer et
de valider, les informations relatives à son activité et à
son patrimoine en vue de répondre aux obligations légales et de
prendre les décisions.
Les principales activités de (SCB) se repartissent
entre trois sections qui sont :
- La section contentieux ;
- La section budget ;
- La section comptabilité générale.
A- La section
contentieux
Conformément à l'article 20 de ses statuts, la
banque centrale exécute les ordres qui lui sont demandés par le
trésor public, les banques et établissement financiers, ainsi que
les autres titulaires de compte dans ses livres.
Ainsi, la section contentieux du SCB s'occupe de la gestion
des informations intéressant, l'ouverture des comptes, le fonctionnement
des comptes, et la fermeture des comptes des agents de la BCEAO, des
sociétés d'Etat, le trésor public et les banque
primaires.
La BCEAO tient trois catégories de compte : le
compte ordinaires du personnel de la BCEAO, les comptes courant et de
règlement.
1- L'ouverture des
comptes
Ø Banque interne
Le compte banque interne est un compte de dépôt
non productif d'intérêt ouvert à tous les agents de la
BCEAO définitivement engagés. Elle est subordonnée
à la remise par l'agent d'une demande d'ouverture de compte.
Ø Compte courant
Le compte courant ordinaire est un compte de
dépôt non productif d'intérêt à l'exception
de ceux ouverts au nom du trésor public et autre comptable public, de la
CRRAE. Ils sont ouverts par la BCEAO aux structures suivantes
- Les organismes régionaux et institutions financiers
internationales ;
- Les comptables publics, office, établissement public
et assimilés ;
- Les sociétés d'Etat, ou d'économies
mixtes dans le cadre de la règlementation, concernant la gestion des
fonds publics et autres fonds créés pour le personnel comme le
CRRAE.
Il importe de signaler que toute ouverture de compte dans une
agence de la BCEAO est subordonnée à une demande adressée
par les représentants qualifiés de l'établissement
demandeur au directeur nationale de la banque centrale. Le signataire de la
demande doit s'engager par celle-ci :
- A ne pas laisser son compte présenter un solde
débiteur ;
- A porter à la connaissance de la banque centrale,
toutes les informations pouvant ultérieurement affecter la structure
financière et juridique de l'établissement ;
- A accepter que la BCEAO décline toute
responsabilité , de tout préjudice pouvant résulter de
l'emploi frauduleux de chèques ou de virements extraits des carnets
délivrés par elle si elle n'a pas été
prévenue à temps utile pour le paiement. Il est
à noter une certaine rigueur dans le suivi des documents
constitutifs
2- Le fonctionnement des
comptes
La gestion du contentieux consiste en la gestion des
documents de base indispensable au bon fonctionnement des comptes
ordinaires et de règlement ouvert dans les livres de la banque centrale.
Cette gestion recouvre l'enregistrement et le classement des documents
intéressant, le fonctionnement de ces comptes tels que :
- Les dossiers d'ouverture de compte
- Les pouvoirs divers
- Les oppositions au paiement de chèque ou virement
- La mise à jour des cartes spécimen de
signature
Ø Tenue du registre du contentieux et
conservation des actes
Le registre du contentieux peut être tenu manuellement
ou sous fichier informatique sécurisé. Les documents
émanant du titulaire ou du siège de la banque centrale, relatifs
aux conditions de fonctionnement du compte ordinaire font l'objet, le jour de
leur réception, d'une inscription au registre du contentieux.
Nous notons une forte capacité technologique.
Il en est ainsi notamment:
- Des documents constitutifs de l'établissement
- Des pièces accréditant, modifiant ou annulant
les pouvoirs des mandataires ;
- Des notifications ou mains levées d'opposition,
etc.
Un numéro est, à cet effet pris, dans la suite
interrompue sur le registre du contentieux. En cas de modification des
conditions de fonctionnement ou lorsque les pouvoirs sont annulés,
une mention est apposée en rouge, en marge de la
mention originale dans la colonne observation (exemple pouvoir de Mr
X .....Annulés le...)
Tous les actes, qu'ils soient sous seing privés ou
notariés, sont par mesure de sécurité, conservés
sous enveloppe cachetée dans le caveau. Une
photocopie ou un exemplaire figure au dossier du contentieux.
Ø Constitution du dossier de contentieux
IL est ouvert un dossier du contentieux par titulaire de
compte. Chaque dossier est constitué de cinq sous dossiers contenant les
dossiers constitutifs de l'établissement, les documents relatifs
à l'ouverture de compte et les pouvoirs en cours (les personnes
habilitées à faire fonctionner le compte, les correspondances et
enfin les documents périmés). Une identification
rapide des dossiers ou sous dossiers est à notée
Ø Tenue et mis à jour des
dossiers
Les dossiers sont tenus à jour au fur et à
mesure de la réception des documents relatifs au contentieux. Il y a
lieu à cet effet de se conformer aux règles de forme et de fond.
Il est à noter une analyse
minitieuse de tous les dossiers du contentieux.
Ø Contrôles et signatures
autorisées dans l'Agence Principale de la BCEAO
Au cours du 1er mois de chaque exercice comptable
(Janvier), une révision complète de tous les dossiers est
entreprise par la structure chargée du contentieux.
Une demande écrite de confirmation des pouvoirs est
envoyée à tous les titulaires de compte ordinaire dans le courant
du 1er mois de chaque exercice (Janvier).
Chaque agence établit la liste des agents
habiletés à engager la banque centrale d'une manière
générale dans les domaines suivantes :
- Signature des ordres de transfert et dispositions;
- Signature des cheques banque centrales ;
Ø Traitements des Titres de Paiement
Chèque et Bons de Virements
Tout titulaire de compte dans les livres de la banque
centrale qui souhaite faire opposition ou levé une opposition sur un
ordre ou une valeur (chèque, bon de virement etc.....) qu'il a
déjà émis, en avise le site concerné par courrier.
Dès réception de la notification, le courrier est imputé
immédiatement à la structure chargée de la gestion du
contentieux pour étude.
Ø Opposition au Paiement d'un
Cheque
Le tireur d'un chèque ne peut formuler une opposition
au paiement que dans trois cas : perte, vol, ou faillite du
bénéficiaire. Tout autre motif invoqué est
également accepté.
Afin de préserver les droits du
bénéficiaire du chèque, lorsque l'opposition est
formulée pour d'autre motif que ceux énoncés ci-dessus, il
doit être réserver sur le compte du tireur une provision
égale au montant du chèque. Cette provision ne peut être
débloquée que contre remise d'une lettre de désistement et
de garantie du bénéficiaire ou lorsque la main-levée
de l'opposition a été prononcée par décision
judiciaire.
Lorsqu'il s'agit de bon de virement, Il n'y a pas
lieu :
- de réserver une provision au compte de
l'émetteur quel que soit le motif d'opposition ;
- d'exiger une lettre de garantie au
bénéficiaire.
Et l'opposition est à suivre pendant un délai
de trois mois à compter de la date d'émission du bon de
virement.
Ø La levée d'Opposition
Tout titulaire de compte dans les livres de la banque
centrale qui fait une main-levée sur une valeur (chèque, bon de
virement) en avise le site concerné par le courrier.
Dès réception, le courrier est imputé
à la structure chargée de la gestion du contentieux pour
étude de la recevabilité.
A la réception de la demande, l'agent de la structure
chargé du contentieux vérifie s'il existe une opposition sur la
valeur signalée en consultant le dossier individuel contentieux du
client la liste récapitulative des oppositions est disponible au niveau
des structures Payeurs
On constate une parfaite maîtrise et suivi
des textes qui régissent la structure.
3- La fermeture des comptes
Elle se manifeste dans les cas suivants :
- Lorsque l'agent est retraité
- Lorsque l'agent est licencié
- Lorsque une banque ne respecte pas les engagements
prévus dans les dossiers d'ouverture de compte
B- La section budget
Le budget de la BCEAO,
équilibré en dépenses et en recettes est financé en
partie par le siège. Les investissements lourds (travaux pris en
immobilisation) sont pris en charges par le siège. Les autres
investissements tels que le matériel de transport et le mobilier ainsi
que les dépenses de fonctionnement sont financés par l'agence
principale.
Jusqu'en décembre 2006
l'élaboration et le suivi du budget relève de la
compétence de la section budget mais depuis la reforme intervenue le
02 janvier 2007 elle ne s'occupe que du suivi de
l'exécution du budget ; l'élaboration est alors
rattachée au service contrôle de Gestion et du budget. Remarquons
que du fait de la non maîtrise des rouages de la préparation du
budget, cette section assiste le service contrôle de gestion et du
budget pour l'élaboration du budget 2008.
1-Préparation du budget
Avant le 1er Août,
la direction chargée du budget du Siège envoie à l'Agence
Principale de Cotonou, les directives et l'application pour
l'élaboration du projet de budget
A partir du 1er Août, sur
base des directives reçues et des principes budgétaires, la
section Budget élabore et saisie dans l'Application du budget, le
projet de budget de l'Agence après valorisation des besoins
exprimés par les différentes structures qui la composent.
A la fin du mois d'Août au plus tard,
tous les projets de budget sont soumis à la l'examen du
comité de préarbitrage au niveau de la Direction
Nationale pour déterminer le projet de budget définitif à
soumettre au Siège.
Cet arbitrage réunit le Directeur National, le
Directeur de l'Agence Principale, les Chefs des Agences Auxiliaires, les Chefs
de Service et les Chefs de Section chargé du budget. Ce comité
analyse et corrige le cas échéant, les projets de budget.
Avant le 15 Septembre, ce projet de budget
est transmis sous format de papier en nombre d'exemplaires indiqué par
les directives et sous forme de fichier compressé de l'Application
d'élaboration du budget par courrier électronique. Dans la
première quinzaine du mois de novembre, le Directeur
National participe à la session budgétaire organisée au
Siège en vue d'arrêter le budget définitif de la Banque
Centrale.
2- Mise en place du budget
La mise en place du budget pour toute la Banque, se fait
au niveau du siège et ce par le service chargé du budget.
Dans la première semaine du mois de janvier, la
Direction chargée du budget du Siège notifie à l'Agence
Principale de Cotonou, le budget de l'exercice en leur transmettant le dossier
de notification du budget comprenant :
-la lettre de notification du gouverneur,
-la liste des projets immobiliers,
-un extrait du compte rendu de l'arbitrage budgétaire,
-le BG 203
3- le suivi du budget
La section budget est chargée du suivi et du
contrôle de l'exécution du budget de l'Agence. La consommation des
crédits disponibles est faite au moyen d'une pièce appelé
Demande Engagement de Dépenses (DED)
Il existe quatre catégories de dépense
d'engagement que sont :
- Les dépenses standard avec émission de
commande
Les dépenses standard sont
des dépenses autres que celles réglées par la Caisse
Régie d'Avance (RGA), les dépenses internes, les dépenses
transférées, les frais de mission et de déplacement, les
dépenses hors budget.
- Les dépenses sans émission de
commande
Est dépense standards sans commande toute
dépenses initiée par un centre de dépenses sans
émission préalable de bon de commande à titre d'exemple on
peut cités :
Les factures d'eau, d'électricité, de
téléphone et télex etc.
- Autres dépenses sans émission de
commande
Il s'agit pour l'essentiel des frais de mission, des
dépenses internes, des dépenses réglées sur la
régie d'avances (RGA) et des dépenses sur le compte ORA-DIVERS
Les frais de mission sont les dépenses engagées
par la Banque centrale lors des missions et déplacement effectués
par ses agents.
Une demande de dépense interne initiée peut
être liée aux cas ci-dessous :
· Don du gouverneur à un agent frappé par
un événement malheureux (décès,....) ou heureux
(mariage, naissance...) ;
· Don à des bénéficiaires externes
à la Banque ;
· Subventions des clubs sportifs ;
· etc.
- Dépenses
transférées
Il existe deux sortes de dépenses
transférées avec émission de commande
Les dépenses transférées concernent les
dépenses effectuées par un centre de dépenses pour le
compte d'un autre centre de dépense. L'initiative d une dépense
transférée appartient au site qui prend en charge la
dépense. Celui ci adresse une demande au site acheteur avec toutes les
spécifications techniques et les imputations comptable et
budgétaire
La demande est initiée par le service Acheteur sur la
base des pièces justificatives fournies par les
intéressés.
Ø Initiation et traitement d'une dépense
standard avec émission de commande
Les demandes d'engagement de dépenses (DED)
sont initiées par les structures qui tiennent une comptabilité
auxiliaire relative à l'exécution du budget, à savoir le
service de l'Administration et de la Sécurité (SAS) et le
Service des Ressources Humaines (SRH).
Cette initiation se fait par l'édition en deux
exemplaires de la DED-Commande. la DED- Commande, une fois éditée
et revêtue des signatures autorisées du service acheteur, est
transmise à la structure chargée du budget, accompagné des
pièces justificatives (facture pro forma, d'un devis ou à
défaut d'élément de prix indicatifs, de la fiche de
consultation de prix, de procès verbal d'appel d'offres)
A la réception de la DED-Commande, le chef de la
section Budget :
- Vérifie l'inscription de la dépense au
budget ;
- Vérifie la régularité des pièces
justificatives et leurs conformités avec les montants de la
DED-Commande ;
- S'assure du respect des procédures administratives en
vigueur (présence de la fiche de consultation, procès verbal
d'appel d'offres ....) ;
- Effectue tout autre contrôle qui s'impose ;
- Transmet la DED-Commande au Chef Service.
Après un contrôle satisfaisant, le chef
service appose son visa sur la DED-Commande et la transmet à son
contrôleur. Celui-ci l'envoie après visa au directeur de l'Agence
Principale pour autorisation si, aucune anomalie n'est constatée sur
la DED-Commande.
La DED revêtue de tous les visas et signatures
autorisées, revient à la section Budget ; et le Chef de la
section Budget sélectionne le numéro de la commande correspondant
et procède à l'engagement de la dépense. Les originaux de
la DED-Commande et leurs pièces justificatives sont ensuite
classés et archivés. On constate un suivi quotidien
de l'exécution du budget
Ø Initiation et traitement d'une dépense
standard sans émission de commande
Cette initiation se fait par l'édition d'une
DED-facture par le service Acheteur
La DED-facture, une fois établie et revêtue des
signatures autorisées du Service Acheteur est transmise à la
structure chargée du budget accompagnée des pièces
justificatives.
A la réception de la DED facture, le chef de section
Budget vérifie l'inscription de la dépense au budget ainsi que la
régularité des informations reçue. Après
vérification l'agent vise la DED et le transmet en son chef de service.
En cas d'irrégularité, la DED est retourné aux services
Acheteur. La DED-facture une fois visé par le chef service est
envoyé au contrôleur des opérations du budget et au
directeur de l'agence principale pour signature
Ø Initiation et traitement des autres
dépenses sans émission de commande
Cette initiation se fait par l'édition d'une
DED-facture par le service Acheteur
La DED-facture, une fois établie et revêtue des
signatures autorisées du Service Acheteur est transmise à la
structure chargée du budget accompagnée des pièces
justificatives.
Le traitement de la DED-Facture pour ces types de
dépenses est la même que pour une dépense standard sans
émission de commande.
Ø Dépouillement et classement des
pièces
Apres engagement de la demande, un exemplaire de la
DED facture ou de la DED commande est retourné aux services Acheteurs
pour classement. Les originaux de la DED facture ou de la DED commande et leurs
pièces justificatives sont classées par le service chargé
du Budget On note souvent dans les pièces
acheminées, l'absence d'une ou des factures des DED.
Ø Rejet d'une demande d'engagement
En cas de rejet d'une DED facture ou d'une DED commande le
service chargé du budget
- Mentionne le motif de rejet sur la fiche de rejet
- Retourne la DED facture ou Commande avec la fiche de rejet
au service initiateur pour correction
Ø initiation et traitement d'une dépense
transférée avec émission de commande
Après validation, le service Acheteur transmet au chef
de la structure chargé du budget :
- Les pièces justificatives scannés par courrier
électronique ;
- La commande associée dans ORACLE PO inter.
A la réception de la DED commande, le chef section
Budget :
- Vérifie l'inscription de la dépense au budget;
- Vérifie la régularité des pièces
justificatives et leur conformité avec les montants de la DED
commande ;
- S'assure du respect des procédures administratives en
vigueur ;
- Effectue tout autre contrôle qui s impose ;
- Transmet la DED commande à son chef de structure de
l'agence auxiliaire.
Après contrôle, le chef de section appose son
visa sur la DED commande et le transmet au chef Structure chargée du
budget qui, à son tour effectue les contrôles nécessaires
et appose sa signature. La DED commande est ensuite envoyée :
- Au contrôleur des opérations du budget pour
visa ;
- au directeur de l agence principale ou au chef d'Agence
auxiliaire pour signature.
Après toute vérification de la DED le chef de
service procède à l'engagement de la dépense ;
l'engagement consiste à la validation de la commande dans ORACLE PO
Ø Dépenses transférée sans
émission de commande
Ce sont les dépenses effectuées sur un centre
de dépense pour le compte d'un autre centre sans émission
préalable de bon de commande.
Ø Initiation et traitement d'une demande
d'engagement transférée
Cette initiation se fait par l'édition d'une DED
facture à partir de ORACLE AP Inter par le service Acheteur. Une fois
la DED facture établie et revêtue des signatures
autorisées, le service Acheteur procède à la liquidation
de la dépense
Ø Liquidation de la dépense
La liquidation de la dépense consiste
à :
- saisir la facture
- régler la dépense.
Après règlement, la structure chargée du
règlement transmet à la structure chargée du budget, une
copie de l'ordre de paiement (ODP) visée.
C- Section comptabilité
générale
La section comptabilité a pour principale
attribution la validation de l'opération, l'imputation de
l'opération, et le contrôle de l'opération
La Comptabilité de l'Agence Principale de Cotonou est
tenue à deux niveaux que sont:
- la comptabilité Auxiliaire tenue par les services
Initiateurs à savoir le service des ressources humaines (SRH) et celui
de l'administration et de la sécurité (SAS) ;
- Et la comptabilité générale tenue par
le service de la comptabilité (SC)
1- La comptabilité
auxiliaire
L'essentiel des opérations à
enregistrer en comptabilité fait l'objet d'une génération
d'écriture dans GL, à partir d'application « métier
» notamment AP, PO, GOREH, FRAIS MEDICAUX, etc. en amont du système
d'information comptable au niveau desquelles ces opérations sont
traitées.
Les écritures de régularisation destinées
à mettre à jour les comptes dans GL sont traitées
également dans les applications ou elles sont initiées.
Deux grandes catégories d'opération sont
enregistrées
- Dans GL-site : les opérations intra site qui ne
concerne un seul site ;
- Dans GL-inter les opérations inter site qui
impliquent aux moins deux sites distincts, l'un étant l'initiateur et
l'autre le destinataire ou le bénéficiaire.
Une opération inter site correspond en
général :
- Soit à un transfert de fond, un mouvement
« physique » de fonds, une valeur déplacée, un
transfert de dépense d'immobilisations ;
- Soit à une dépense réglée par un
site (acheteur) pour le compte d'un autre site (demandeur).
Ø Saisie directe des opérations internes
dans GL (opération intra site)
L'agent chargé de la saisir, au niveau de chaque
structure initiateur de l'agence principale saisie dans GL les pièces
comptables concernant son service et appose cote à cote, le
cachet « saisi »et son visa sur chaque pièces
justificatives, édite la fiche d'écriture correspondante et
l'agrafe aux pièces justificative ; ensuite il rapproche les
informations figurant sur la fiche d'écriture à celle de la
pièce justificative. L'agent chargé de la saisir transmet les
documents (fiches d'écriture et pièces justificatives
correspondante), au fur et mesure, à l'agent chargé de la
vérification
Ø Vérification des pièces
comptables
Dès réception des documents, l'agent
chargé de la vérification, au niveau de la structure
initiateur :
- Contrôle l'existence de la date et du visa de l'agent
chargé de la saisie sur chaque fiche d'écriture ;
- Contrôle l'existence de l'empreinte du cachet
« saisi » et du visa de l'agent chargé sur chaque
pièce justificative correspondante reçue ;
- Rapproche les informations figurant sur la fiche
d'écritures à celle de la pièce justificative
correspondante ;
- S'assure de la réalité de
l'opération ;
- Vérifie l'enregistrement comptable, le montant et le
libellé qui doit obligatoirement refléter la nature de
l'opération
0n remarque que le
pointage des pièces comptables est souvent négligé
- Vérifie la fiche d'écriture, les dates
d'enregistrement et de validité de l'opération et la signature
apposée par l'agent charger de la vérification ;
- S'assure de la réalité de l'opération
et de la régularité des pièces justificatives;
- Procède au contrôle de conformité entre
les informations de la fiche d'écriture et celle des pièces
justificatives ;
Au cas ou aucune anomalie n'est constaté il appose la
date et sa signature sur la fiche d'écriture ; la fiche
d'écriture est ensuite envoyé au chef service pour imputation.
Ø Cas d'une opération inter site
Le chef de service de la structure initiateur :
- Vérifie la date de validité (date GL) et
l'existences de la signature de l'agent chargé de la vérification
sur la fiche d'écriture ;
- Reprend les contrôles effectués
précédemment par l'agent chargé de la vérification.
Ø Imputation d'une opération inter
site
Ces écritures sont imputées par le chef de la
structure de la comptabilité à l'exception :
- Des écritures mettant en jeu un compte d'encaisse
qui, sont plutôt imputé par le chef service chargé de la
caisse ;
- Des écritures relatives aux opérations avec le
fond monétaire international dont l'enregistrement est effectué
directement sur les comptes des sites de la BCEAO par la structure
chargée du suivi des risques du marché.
Le chef de la structure chargée de la
comptabilité, le chef service chargé de la caisse ou le chef
de la structure chargée du suivi des risques du marché, effectue
les contrôles nécessaires avant de procéder à
l'imputation
Apres imputation d'écriture inter sites, le chef de la
structure initiateur veille à la transmission immédiate des
pièces justificatives de l'opération enregistrée sur le
compte d'un autre site. La transmission doit se faire par tout moyens rapide
(courrier électronique, fax,....etc.).cette procédure est
également applicable au traitement des opération avec le FMI dont
l'enregistrement comptable, directement sur les site de la BCEAO incombe,
désormais à la structure chargée du suivi des risques du
marché de la direction des opérations financières. Les
structures impliqué dans le traitement des opération inter sites
dans chaque site en particulier les structure chargée de la
comptabilité et du budget, suivent et contrôlent quotidiennement
et durant la journée, les enregistrements comptables en vue de :
- Détecter toute anomalie sur les comptes de leur
site ;
- Saisir et communiquer l'écriture comptable et les
pièces justificatives des opérations aux structures de leur site
directement concernées par l'opération (par exemple structure
chargée des régimes de prévoyance, à la direction
chargée des ressources humaines pour les frais médicaux etc.)
2- La comptabilité
générale
Les activités courantes s'articulent autour de la
saisie, du positionnement,du dépouillement et du classement
Ø La saisie
La saisie des valeurs consiste à porter les montants
de l'opération dans les différents comptes à mouvementer
.L'agent saisie les valeur comme les bons de virements (BV) les retraits
d'espèces, les versements d'espèces, et les ordres de paiements
(ODP)
· Bon de virement
Dès la réception de la valeur on
procède à son enregistrement dans le cahier des BV et l'agent
chargé de la saisie décharge dans le cahier de transmission du
représentant de la banque primaire. Ensuite on
procède au contrôle de la régularité
matérielle de la valeur .Ce contrôle se fait dans l'application
central CAFIS /Rubrique Formule Numéroté. Notons
également à ce niveau le mauvais fonctionnement du
CAFIS.
Il consiste à communiquer à l'application le
numéro inscrit sur la valeur, l'identité du tireur, et le nom du
bénéficiaire. Il faut remarquer que toute les valeurs mises en
circulation par la banque sont codées , ce qui permet de déceler
les fausses valeurs présentées à l'encaissement.
A l'issue du contrôle et en absence d'anomalie on
entame le second pole d'activité. En cas d'anomalie on saisie le chef de
la section Contentieux qui, à son tour vérifie l'information
communiquée et au besoin édite en double exemplaire un avis de
rejet .Cet avis mentionne le motif du rejet et est signé par le chef
service .Une copie est adressée au tireur .l'autre est conservée
pour archive.
Pour ce qui concerne les chèques on
procède au contrôle de la position des comptes ordinaires des
banques et du personnel de la BCEAO. Ce contrôle consiste à
s'assurer de l'existence de la provision sur le compte à débiter
et à l'absence d'opposition au titre de paiement.
En cas d'anomalie on rejette le titre et on avise le tireur.
En absence d'anomalie on aborde le second niveau. On remarque que la
migration des informations des applications vers CAFIS en amont est peu fiable
Un premier dépouillement est fait pour les BV
après le visa du contrôleur des opérations de la
comptabilité et du budget .Ce dépouillement consiste à
détacher du bordereau les feuillets CC15 de couleur blanc et vert, on
agrafe le feuillet (CC15) rose à la fiche d'écriture, et les BV,
sont ensuite envoyés aux chefs de la section comptabilité et au
chef de service pour visa avant le dépouillement proprement dit. Le
feuillet blanc est déposé dans le cahier du
bénéficiaire et la copie verte dans celui du tiré.
· Vérification de la signature et
apposition des cachets
Lorsque aucune anomalie n'est constatée le chef de
la section contentieux procède à la vérification des
signatures .Signalons qu'il existe trois niveau de signature .Chaque niveau
tient compte du montant de l'opération. Cette tache consiste à
rapprocher les signatures figurant sur les valeurs au spécimen de
signature, au cas où Il n'y a aucune anomalie on appose le cachet
<<Signature vérifiée>>, <<vu bon à
payer>>et le chef de la section vise. Ensuite on achemine les valeurs
à l'agent chargé de la saisie. En cas d'anomalie, le chef de la
section contentieux :
- Etablit en double exemplaire un avis de rejet
- Retourne le document au client accompagné d'un
exemplaire d'avis de rejet dûment signé par les personnes
habilitées,
- Procède au classement du deuxième
exemplaire.
· Versement d'espèce
A la réception du bordereau de versement (cas des
banques et les comptes de l'Etat) nous les enregistrons dans les cahiers de
versement. Ensuite nous attribuons à ces bordereaux de versement des
numéros pour faciliter l'opération à la caisse.
Après cela, le chef Contentieux vérifie la
validité de la signature figurant sur le bordereau. A l'issue de ce
contrôle il appose cote à cote le cachet <<signature
vérifiée >>, et son visa. Le chef de la section
comptabilité générale contrôle et vise à son
tour l'opération. L'agent de la saisie intervient pour communiquer
à l'application l'opération. Enfin le chef service vise pour
signaler que tout est parfait avant qu'on envoie le bordereau à la
Caisse pour exécution.
· Retrait d'espèces
La procédure de retrait
d'espèce est un peu différente de celle de la fiche de versement
d'espèce. A la réception de la fiche de retrait, on
procède à un contrôle de la régularité
matérielle de la fiche. Ensuite on vérifie,
l'authenticité de la signature figurant sur la fiche. En absence
d'anomalie on envoie la fiche de retrait au Service des Opération
financière et du système de paiement.
· Ordre de paiement
Il est établi par le service initiateur et
réglé sur la disponibilité budgétaire. Un ODP doit
préciser clairement la nature de l'opération, le poste
budgétaire, le compte intéressé, le mode de paiement, le
compte bancaire du bénéficiaire et enfin les différents
visas nécessaire
Après la saisie des valeurs nous apposons les
cachets <<contrôle >>, <<saisie>> et <<vu
à la position >>. L'agent chargé de la saisie vise pour
signaler que la saisie est faite .Une fois après le visa ; il
édite la fiche d'écriture, l'agrafe à la valeur saisie
concernée. Remarquons que les montants ne sont que provisoirement
disponible .Sa disponibilité définitive est faite par le chef
service de la comptabilité .Il faut ajouter qu'après
l'opération de saisie l'agent chargé de la saisie édite un
avis d'opération pour signaler aux titulaires des comptes des mouvements
intervenus sur leurs comptes . L'agent chargé de la saisie tient
également la position et le chiffrier manuel
Ø Le positionnement
En ce qui concerne la position l'argent
chargé de la position
- Edite les états constitutifs des journées
comptables ;
- Edite les relevés de compte et avis
d'opération ;
- Elabore le tableau d'apurement ;
- Elabore les états statistique a savoir ;
· TNL (journalier) ;
· RO100 (journalier) ;
· Fax du gouverneur (journalier) ;
· Fax PCS (hebdomadaire)
- Edite la circularisation des comptes ordinaires
(mensuel) ;
- Positionne les comptes ;
- Contrôle les pointages des comptes ordinaires.
Ø Vérification des opérations
L'agent chargé de la vérification
- Coordonne les activités du service ;
- Contrôle l'existence de la date et du visa de l'agent
chargé de la saisir sur chaque fiche d'écritures ;
- Contrôle sur chaque pièce justificative
correspondante reçue, l'existence de l'empreinte des cachets
« signature vérifiée », « vue
à la position », « saisie » et des visas
opposés par les agents ayant respectivement effectué,
La vérification de signature, le contrôle de
la position et la saisie (validation niveau 1);
- Supervision du dépouillement, du classement et de
l'archivage des pièces comptables;
- Contrôle et signature des états comptables
- Contrôle des états périodiques (TNL, Fax
du gouverneur, RO100, et fax PCS)
- Elabore les indicateurs internes;
- Contrôle le livre légal ;
- Correspondant du contrôleur National ;
- Suit les travaux de clôture de fin
d'exercice ;
- Suit les comptes d'attente ;
- Elabore les rapports d'activités du service ;
- Rapproche les informations figurant sur la fiche
d'écriture à celle de la pièce justificative
correspondante ;
- S'assure de la réalité de
l'opération ;
- Vérifie l'enregistrement comptable, le montant et le
libellé qui doit reflété, la nature de
l'opération.
En cas d'anomale l'agent chargé de la
vérification retourne la fiche d'écriture annotée des
corrections à effectuer ainsi que les pièces justificatives
Dans le cas contraire l'agent de la
vérification :
- Appose la date et sa signature sure la fiche
d'écritures;
- Soumet au chef de service, les documents comptables pour
contrôle et signature avant transmission au chef de la structure
chargé de la caisse pour exécution de l'opération.
Le chef de la structure chargé de la caisse faire
procéder à exécution des opérations au niveau de
ses guichets suivant les dispositions des textes de la caisse.
Après imputation des écritures relatives
l'exécution des opérations de la caisse, le chef de service de la
caisse transmet l'original des documents relatifs aux écritures
imputées au chef de service de la comptabilité pour
contrôle de l'arrêté en fin de journée et
classement.
Ø La validation par le chef service
Après vérification des enregistrements par le
chef de la section comptabilité générale, et en absence
d'anomalie ; les pièces comptables sont acheminées vers le
chef service comptabilité et budget :
- Valide les opérations (niveau2) et signe les
pièces comptables ;
- Analyse et signe les états comptables ;
- Contrôle le travail des chefs de section ;
- Vérifie à son tour les documents qui lui sont
transmis, appose sa signature et la date avant transmission au chef de la
structure chargée de la caisse pour exécution de
l'opération
Ø Classement et le dépouillement par la
structure chargée de la comptabilité
Au début de la première vacation les
états édités par chaque service la veille (une liasse
de Pièces Comptables, le Journal par Service et les Ecritures par
Origine : c'est la journée comptable) sont
réceptionnées. Ensuite on procède au pointage des
pièces comptables en suivant l'ordre d'enregistrement des
écritures au Journal. S'il en manque, le service concerné est
saisi pour en répondre.
Dans le cas contraire on le fait visé par le chef
service avant le dépouillement et classement. Cette opération
consiste à désagrafer du bordereau les fiches d'écriture
et à les classer suivant l'ordre d'enregistrement dans le journal (cas
des bordereaux de retrait ou de versement d'espèce). Ensuite le
bordereau est dépouillé. Chaque bordereau comporte quatre
feuillets. Les feuillets de couleur jaune sont classés par ordre. Ils
sont destinés pour la caisse. Les feuillets couleur bleu clair sont
superposés aux feuillets couleur rose. Les feuillets couleur bleue
signifie le débit et la couleur rose le crédit
Pour ce qui concerne les valeurs chèques on
désagrafe la fiche d'écriture et les valeurs sont classées
suivant l'ordre d'enregistrement dans le journal.
S'agissant des valeurs BV on détache également
les fiches d'écritures. Les BV eux-mêmes servent de débit
et le feuillet rose de crédit. On agrafe de manière
superposés les BV (eux aussi rangés dans l'ordre suivant le
journal) aux feuillets roses.
Concernant les ordre de transfert on agrafe également
superposés le feuillet bleu foncé aux feuillets roses,bien sur
après avoir détaché les fiches d'écriture ,le tout
classé et ordonné dans leur rubrique respective.
Il en est de même pour les ordres de paiement. Ici les
ordres de paiement sont en trois exemplaires accompagnés d'une copie de
la fiche d'écriture et de l'avis d'opération. La pièce
comptable, composée d'une copie de l'ordre de paiement et de l'avis
d'opération est agrafée l'avis d'opération
superposé au ordre de paiement. Les deux copies de ODP sont
retournées aux services Initiateur. La fiche d'écriture est alors
classées.
Enfin les opérations de dénouement d'achat de
titre du Trésor sont transcrites sur une fiche d'écriture en deux
copies. Une fiche sert de pièce comptable et est pliée en deux
laissant lire les mentions transcrites. L'autre copie est rattachée aux
fiches d'écritures. Nous remarquons que les pièces
accusent beaucoup de retard avant leur acheminement au service SCB et aussi
une l'absence régulière des pièces
comptables
|
JOURNEES
|
RECUS
|
|
SC
|
SGBM
|
SAS
|
SRH
|
SOFSP
|
SCM
|
|
06/08
|
08/08
|
08/08
|
|
|
|
|
|
07/08
|
10/08
|
|
|
|
|
|
|
08/08
|
11/08
|
|
|
|
|
|
|
09/08
|
12/08
|
|
|
|
|
|
|
10/08
|
14/08
|
|
|
|
|
|
Les systèmes décrits ci-dessus portent aussi
bien sur des forces que des faiblesses que nous synthétiserons dans le
développement suivant.
Section 2 : INVENTAIRE
DES ELEMENT DE L'ETAT DES LIEUX DE BASE ET CHOIX DE LA
PROBLEMATIQUE
Cette section sera consacrée d'une part à
inventorier les éléments de l'état des lieux de base afin
de retenir une problématique, et d'autre part, à préciser
la démarche méthodologique liée à la
problématique spécifiée.
Paragraphe 1 :
INVENTAIRE DES ELEMENTS DE BASE ET FORMULATION DU SUJET
I- Inventaire des éléments de
l'état des lieux de base
Dans, cette partie, nous ferons l'inventaire des atouts et des
faiblesses observés au services de la comptabilité et du budget
à la BCEAO
A- Inventaire des atouts
Les forces recensées sont les suivantes :
- déroulement du travail dans une ambiance
conviviale ;
- rigueur dans l'analyse des pièces
justificatives ;
- forte capacité technologique de la BCEAO ;
- identification rapide des dossiers ou sous
dossiers ;
- existence d'un manuel de procédure ;
- rigueur dans le suivi des documents constitutifs de
l'ouverture de compte ;
- forte mesure de sécurité des documents
constitutifs de l'ouverture des comptes ;
- suivi quotidien de l'exécution du budget ;
- les comptes gérés ne présente pas un
solde débiteur.
- rigueur dans le suivi des documents constitutifs
Notre restitution à permis a permis de relever aussi
des faiblesses.
B- Inventaire des problèmes (faiblesse)
Les faiblesses identifiées sont :
- retard dans l'établissement des dépenses
d'engagement de dépense ;
- suivi défaillant de l'enregistrement des
factures ;
- négligence du pointage des pièces
comptable ;
- défaillance du logiciel (CAFIS) ;
- la migration des informations des applications vers CAFIS
est peu fiable ;
- réalisations tardives de l'analyse des
comptes ;
- non conformité entre le chiffrier manuel de la
comptabilité et le chiffrier de caisse ;
- absences régulières des pièces
comptables ;
- absences de formation du personnel ;
- de la démotivation ;
- mauvaise gestion de l'information au sein de la
structure ;
- Rigidité dans la procédure de traitement des
informations au niveau des contrôleurs ou ordonnateurs ;
- Rigidité de l'organisation face aux mutations de son
environnement ;
- Stress dans le travail ;
- Absence de politique de mobilisation du personnel ;
- Pas d'heure supplémentaire.
II- Choix de la problématique de
l'étude
Tous les problèmes énumérés
ci-dessus, c'est-à-dire les faiblesses et menaces sont regroupées
selon des liens qui permettent leur résolution. C'est à l'issue
de cet exercice que nous avons identifiés les problématique
possible (confère le tableau des problématiques possible en
annexe ...) afin de dégager la problématique la plus
pertinente.
Ce tableau s'articule autour de quatre (04) centres
d'intérêt :
· Organisation interne de la BCEAO
· Gestion système comptable de la BCEAO
· Gestion du système informatique de la BCEAO
· Gestion du personnel de la BCEAO
· Gestion budgétaire de la BCEAO
Cependant, le choix de la problématique sera
orienté par le souci d'appliquer nos connaissances en
comptabilité et finances pour apporter notre contribution à
l'amélioration de la gestion du système comptable de la BCEAO
Pour cela, nous allons cibler un certain nombre de
problématique qui tiennent compte de ces préoccupations ;
c'est ainsi que ce présent document objet de notre étude
s'intitule « Essai d'amélioration de la
performance du système comptable de la
BCEAO »
Rappelons que cette problématique se libelle à
travers le problème général de la gestion peu performante
du système comptable de la BCEAO qui donne lieu quatre (04)
problème spécifique à s'avoir :
Production et le classement tardif des pièces
comptable ;
- Réalisations tardives de l'analyse des comptes
(apurement tardif des comptes) ;
- Impossibilité de justifier le solde de certain
compte ;
- Retard dans le pointage et l'archivage des pièces
comptables.
C'est dans le souci de participer à la
résolution des problème spécifique et
général liés à cette problématique que nous
avons décider de mener notre réflexion sur le
Thème : Essaie
d'amélioration de la performance du système comptable de la
BCEAO
PARAGRAPHE2: SPÉCIFICATION DE LA
PROBLÉMATIQUE CHOISIE ET DÉTERMINATION DE LA VISION GLOBALE DE
RÉSOLUTION DE LA PROBLÉMATIQUE
I - Spécification de la
problématique
Comme toute banque centrale la BCEAO est une banque
d'émission dont la gestion efficace et efficiente dépend d'une
bonne organisation de la structure financière et comptable. La BCEAO,
étant avant tout une entreprise, son objectif primordial est la
réalisation de profit.
Les différentes mesures conformément au plan
comptable SYSCOADA prise par la BCEAO nous aiderons à résoudre en
partie le problème spécifique lié à apurement
tardif des comptes .En effet, il n'y a pas encore d'études
réalisé par la BCEAO traitant des problèmes
identifiés liés à l'impossibilité de justifier le
solde certain comptes, et au retard dans la production et le classement des
pièces comptables.
Aussi est il à noter que le problème
spécifique de l'impossibilité de justifié le solde de
certain compte sera résolu lorsque celui de l'analyse des compte le
sera ;
pareil pour le problème spécifique du retard dans
le pointage et l'archivages des pièces comptable qui trouvera sa
résolution lorsque celui du retard dans la production et classement des
pièces comptable le sera. Tout ceci nous conduit donc à retenir
les deux problèmes spécifiques ci après :
· Apurement tardif des comptes (problème
spécifique N°1)
· Retard dans la production et le classement des
pièces comptable (problème spécifique N°2)
II -Vision globale de
résolution de la problématique
Se lancer dans la résolution des problèmes sans
une vision relèverait de la pure improvisation qui n'est pas digne d'un
travail de recherche. Il importe de ce fait, de fixer une vision globale de
résolution de la problématique spécifiée en terme
d'approche de résolution du problème général d'une
part, et des problèmes spécifiques d'autre part.
A- Approche générique de
résolution du problème général
Le problème général ici est la gestion peu
performante du système comptable de la BCEAO et pour le résoudre,
nous nous inscrivons dans le cadre d'une théorie basée sur les
outils du management général.
Cette théorie sera présentée dans ses
compartiments par rapport aux problèmes spécifiques
identifiés plus haut.
B- Approche générique par
problème spécifique
1- Approche générique de
résolution du problème spécifique
n°1
Pour ce qui est du problème spécifique n°1,
relatif à l'apurement tardif des compte, il faut dire que l'apurement
peut être défini comme « ensemble de moyens d'analyse
comptable, mise en oeuvre, soit par le service de la comptabilité ou les
organes externe, en vue d'obtenir les comptes de bilan analysé et
justifier par les documents justificatifs probants ».l'objectif
poursuivi par ce travail est d'obtenir des compte analysés. Retenons que
les mesures comptables prise par la BCEAO ont prévu une
périodicité hebdomadaire en matière d'analyse des
opérations en suspens Mais toujours est-il qu'une analyse de
périodicité courte permet à toute entreprise de
connaître à temps la nature de ces comptes afin de prendre des
décisions. La résolution de ce problème
passera par une approche basée sur une périodicité courte
d'analyse des comptes
2- Approche générique de
résolution du problème spécifique
n°2
En ce qui concerne le problème spécifique
n°2, relatif à la production et classement tardif des pièces
comptables, retenons d'une part que la production est l'acte consistant
à dépouiller la liasse de pièces
réceptionnées et d'autre part le classement est le fait de les
ordonner dans l'ordre d'enregistrement dans le journal. Un délai court
dans la production et le classement des pièces permet à la
Banque de répondre convenablement aux contestations de la part de ses
partenaires et aux demandes manifestées par le siège pour
comprendre tel ou telle écriture passée. Pour cela la
résolution de ce problème passera par une approche
basée sur une certaine diligence de la part des services initiateurs
à faire parvenir à temps les pièces justificatives des
opérations réalisées la veille
II- Synthèse des approches
génériques liées aux problèmes
spécifiques
Les différentes théories ainsi envisagées
peuvent être présentées dans le tableau suivant :
TABLEAU : Synthèse des approches
génériques
|
niveau spécifique
|
problèmes spécifiques
|
approches théoriques
|
|
1
|
Apurement tardif des comptes
|
une approche basée sur une périodicité
courte d'analyse des comptes
|
|
2
|
Retard dans la production et le classement des pièces
comptables
|
une approche basée sur une certaine diligence de la
part des services initiateurs à faire parvenir à temps les
pièces justificatives des opérations réalisées la
veille
|
IV-SEQUENCES DE RESOLUTION DE LA PROBLEMATIQUE
Cette vision globale de résolution que nous venons de
retenir peut être restituée à travers une démarche
en douze (12) étapes présentées de la manière
suivante :
- fixation des objectifs de l'étude;
- identification des causes supposées et
formulation des hypothèses;
- construction du tableau de bord de
l'étude;
- revue de la littérature ;
- choix de l'outil de mobilisation des
données;
- choix de l'outil d'analyse des données;
- mobilisation des données;
- analyse des données (vérification des
hypothèses);
- établissement du diagnostic;
- approches de solutions;
- conditions de mise en oeuvre.
- construction du tableau de synthèse
CHAPITRE 2
Dans ce chapitre, nous aborderons successivement les
objectifs, causes et hypothèses de l'étude et la
méthodologie adoptée pour la résolution des
problèmes.
SECTION 1: OBJECTIFS, HYPOTHÈSES DE
L'ÉTUDE ET
REVUE DE
LITTÉRATURE
Nous aborderons dans cette partie, compte tenu des
problèmes en résolution, les objectifs de l'étude, les
hypothèses à partir des causes supposées. Nous ferons
aussi le point des contributions sur les problèmes en
résolution.
PARAGRAPHE 1 : OBJECTIFS
ET HYPOTHÈSES DE
L'ÉTUDE
Les objectifs et hypothèses de travail seront
développés tout en tenant compte du problème
général et des problèmes spécifiques de notre
travail de recherche.
I - Fixation des objectifs de
l'étude
Elle sera faite en termes d'objectif général et
d'objectifs spécifiques.
A- Objectif général
L'objectif général de notre étude est de
proposer les conditions d'une gestion performante du système comptable
de la BCEAO.
Cet objectif général est soutenu par des objectifs
spécifiques.
B- Objectifs spécifiques
Les objectifs spécifiques sont formulés suivant
les problèmes spécifiques identifiés. Il s'agit ainsi pour
le problème spécifique:
· N°1, de proposer les conditions d'un apurement
automatique des comptes;
· N°2, de suggérer les conditions d'une
production et classement des pièces comptables dans un délai
raisonnable.
Les objectifs de l'étude fixés nous passerons
à la phase de la formulation des hypothèses qui serviront de
piste d'élaboration du diagnostic à partir des causes
supposées être à la base des problèmes à
résoudre.
II - Identification des causes et formulation
des hypothèses
Les hypothèses sont formulées à partir
des problèmes spécifiques et du problème
général identifié.
A- Causes et hypothèse liées au
problème spécifique n° 1
Concernant le problème spécifique n°1
relatif à l'apurement tardif des comptes nous n'avions pu identifier que
trois causes pertinentes exploitables qui sont :
- La non codification des écritures des
opérations réalisées ;
- Le manque de temps de la part des agents chargés de
l'apurement;
- L'absence de formation du personnel sur le concept de
l'apurement.
Au fait, l'application de base CAFIS (Comptabilité
Achat Fournisseur Investissement Stock) a prévu l'apurement automatique
des écritures. Chaque service Initiateur tient une comptabilité
auxiliaire qui enregistre chronologiquement les opérations
réalisées suivies d'un code de lettrage. Par exemple un
déficit constaté sur un versement d'espèces par le
Service Général du Billet et de la Monnaie (SGBM) est
enregistré par celui-ci suivi d'un code de lettrage. A la clôture
des opérations de la journée, le SGBM informe le Service des
Opérations Financières et du Système de Paiement (SOFSP)
du manque constaté. Il en est ainsi parce que les transactions
financières relèvent du ressort du SOFSP. Mais le constat amer
est que ces deux services enregistrent la même opération sous
différents codes. Finalement l'application de base CAFIS ne
reconnaît plus l'opération et la considère comme deux
opérations distinctes. Ce qui fait qu'on assiste enfin d'année
à des milliers d'opérations s'élevant à des
centaines de milliards de nos francs qu'on n'arrive pas à justifier.
Face à cet état de chose, le dernier recours est l'apurement
manuel des comptes qui rend le travail difficile et très pénible
car pour le faire, il va falloir lire le libellé de chaque
opération avant de l'apurer. Ce qui nous amène à formuler
une première l'hypothèse que voici: La non codification des
opérations comptables est à la base de l'apurement tardif des
comptes.
Un autre facteur du problème est l'urgence qui
caractérise les activités des services. Tout est important et
doit terminer à la fois si bien que pour faire un bon compte en fin de
journée, les agents préfèrent répondre aux
doléances des chefs hiérarchiques à telle enseigne qu'en
fin de journée, certaines activités sont réalisées
à moitié, d'autres un peu au-delà de la moitié et
ainsi de suite. Dans ces conditions l'apurement des opérations est
laissé à son sort. Mais ce raisonnement ne nous parait pas
suffisant car même dans l'urgence ils peuvent mieux faire.
La dernière cause non négligeable est l'absence
de formation du personnel chargé des opérations, mais très
tôt, cette cause a été battue à la brèche et
oubliée du fait que nous avons estimé que la BCEAO qui forme tant
son personnel ne puisse pas former ces agents au concept de l'apurement. Ce
qui nous conduit à retenir finalement la première
hypothèse qui suit : La non codification des opérations
comptables est à la base de l'apurement tardif des comptes.
B- Causes et hypothèse liées au
problème spécifique N° 2
Après analyse du problème
lié au retard dans le dépouillement et le classement des
pièces comptables ; nous n'avons pu identifier que (03) causes
pertinentes exploitables que sont :
- lenteur dans l'acheminement des pièces comptables par
les services Initiateurs ;
- Non pointage de pièces comptables par les services
Initiateurs;
- Saut et omission des pièces comptables par les
services Initiateurs ;
Il est prévu que chaque service initiateur transmet au
Service de la Comptabilité dans un délai de 48 heures, les
pièces justificatives de toutes les opérations qu'il a
réalisé. Néanmoins, il nous est loisible de constater que
les services initiateurs accordent moins de crédit (plus de deux
semaines) à la transmission des pièces justificatives. Ce qui
nous amène à formuler une première l'hypothèse que
voici: la non transmission à temps des pièces comptables est
à la base de la production et du classement tardifs des pièces
comptables.
La deuxième cause, le non pointage de pièces
comptables nous semble également expliqué le problème
de la production et du classement tardifs des pièces comptables. En
effet on a remarqué que tout ce qui est important pour ces services est
l'exécution de leurs opérations respectives, la production et le
classement des pièces comptables sont relégués au second
rang. Cet acte évite également les erreurs
décelées lors des travaux d'audit.
Un autre aspect du problème est le saut
et l'omission répétés des pièces comptables. Au
fait, les pièces justificatives des opérations initiées
par les services initiateurs sont transmises à leurs contrôleurs
respectifs. Chaque contrôleur à sous sa responsabilité
quatre services. On constate, un oubli des pièces comptables lors de la
transmission pour le contrôle, ou il arrive, après le
contrôle, qu'une pièce comptable d'un service X soit mise dans la
liasse de pièces d'un service Y par inattention. Nous pouvons formuler
l'hypothèse que voici : la production et le classement tardifs des
pièces comptables sont dus aux saut et omission de pièces
comptables qui à notre entendement n'explique pas exactement ce
problème.
La troisième cause enfin qui est le non pointage de
pièces comptables ou le rapprochement des pièces comptables au
journal par service. Il consiste à rechercher les pièces
comptables des écritures passées au journal par service. Ce qui
aura pour effet d'éliminer la cause N° 2 se trouvant à la
base de ce problème, ce qui nous permet de formuler l'hypothèse
qui suit : le non pointage de pièces comptables par les services
Initiateurs est à la base de la production et du classement tardif des
pièces comptables. Mais cette hypothèse ne nous semble pas
expliquer le problème de la production et du classement tardifs des
pièces comptables car même après le pointage, saut et
omission, ils peuvent ne pas transmettre les pièces comptables à
temps.
Nous retiendrons l'hypothèse que voici : la
lenteur dans la transmission des pièces comptables par les services
Initiateurs est à la base de la production et du classement tardifs des
pièces comptables
D- Causes et
hypothèse liées au problème général
Les causes et hypothèses spécifiques
n'étant rien d'autre que les manifestations de la cause et de
l'hypothèse générale, nous n'avons pas pu identifier une
cause générale qui prend en compte les causes spécifiques.
Dès lors, nous n'avons pas formulé une hypothèse
générale.
La problématique cernée, les problèmes
spécifiques retenus, les objectifs poursuivis, les causes
supposées et les hypothèses de travail ci-dessus exposées
peuvent être synthétisés dans le tableau de bord de
l'étude.
III- Tableau de bord de
l'étude
Le tableau de bord est un outil qui retrace les grands centres
d'intérêt de la recherche effectuée.
Tableau N°3 Tableau de bord de
l'étude « Essai d'amélioration de la performance du
système comptable de la BCEAO »
|
NIVEAU
D'ANALYSE
|
PROBLEMATIQUE
|
OBJECTIFS
|
CAUSES SUPPOSEES
|
HYPOTHESES
|
|
NIVEAU
GENERAL
|
Problème général
Gestion peu performante du système comptable de la
BCEAO
|
Objectif général
proposer les conditions d'une gestion performante du
système comptable de la BCEAO
|
-
|
-
|
|
NIVEAUX SPECIFIQUES
|
1
|
Problème spécifique n°1
Apurement tardif des comptes
|
Objectif spécifique n°1
Proposer les conditions d'un apurement automatique des comptes
|
Cause n°1
La non codification des écritures des opérations
réalisées par les services Initiateurs.
|
Hypothèse spécifique n°1
La non codification des écritures est à la base de l'apurement
tardif des comptes.
|
|
2
|
Problème spécifique
n°2
production et classement tardifs des pièces comptables
|
Objectif spécifique n°2
Suggérer les conditions d'une production et classement des
pièces comptables dans un délai raisonnable
|
Cause n°2
La lenteur dans l'acheminement des pièces comptables par
les services Initiateurs
|
Hypothèse spécifique n°2
la production et le classement tardifs des pièces
comptables est dus à la lenteur dans la transmission des pièces
comptables par les services Initiateurs.
|
Source :
Réalisé par nous - mêmes
PARAGRAPHE 2 : REVUE DE LITTÉRATURE
ET MÉTHODOLOGIE
DE L'ÉTUDE
La revue de littérature permet dans le cadre de toute
recherche de s'assurer au préalable de l'état des connaissances
acquises sur les problèmes identifiés.
I- Généralité sur la
comptabilité
A) Historique
Dérivée du terme anecdotique
« Comptable », la comptabilité est une technique qui
remonte à l'antiquité. L'histoire de la comptabilité et
l'évolution de sa technique sont liées au développement du
commerce et de l'industrie et aux besoins qui sont apparus successivement.
L'introduction de la monnaie a favorisé la mise en place d'une
comptabilité simple qui n'enregistrait que les recettes et les
dépenses, fournissant ainsi un solde en monnaie. Après le
Moyen-Âge, l'apparition de la notion de capital productif, selon laquelle
le commerce doit permettre de créer un capital complémentaire qui
peut être réemployé, et le développement concomitant
du crédit ont fournis les bases nécessaires à
l'élaboration d'un système comptable.
La nécessité par la suite, de tenir des comptes
de personnes et par extension des biens possédés, a conduit
à l'élaboration du système dit de la «
partie double ». Ce système connu sous le nom de
« Mode de Venise », a vu
le jour grâce aux traités de l'italien L.PACIOLI
(1994). Dans son ouvrage, il énonça les principes
fondamentaux de cette méthode dans le chapitre relatif aux
transactions et écritures.
Depuis lors, la comptabilité à partie double,
s'est enrichie de développements techniques, mais n'a pas subi de
changement fondamental.
B) Définitions
Dans une formule célèbre, la
comptabilité est définie comme
« l'algèbre du droit et la méthode
d'observation des sciences économiques ».
Le dictionnaire LAROUSSE la définie
comme : « la technique des
comptes ».
D'après le plan comptable
Général Français (arrêté du 22juin
1999), « la comptabilité est un
système d'organisation de l'information financière permettant
- De saisir, classer, enregistrer des données de bases
chiffrées ;
- De présenter des états reflétant une image
fidèle du patrimoine de la situation financière et du
résultat de l'entité à la date de
clôture »
Selon M. LA FLAMME (1981),
« c'est un système d'information qui
transforme généralement les données monétaires en
informations financières utiles à la prise de décisions en
appliquant scientifiquement les conventions comptables »
Selon M. Stéphane M. (1981),
« la comptabilité est une technique quantitative de
collecte de données, de traitement et d'interprétation de
l'information appliquées aux faits matériels, juridiques et
économiques : individu, ménage, entreprise, Etat
etc »
F. LEFEVRE (1999) considère la gestion
comptable comme l'organisation de la comptabilité d'une entreprise de
telle sorte qu'elle permette :
- La saisie complète, l'enregistrement chronologique et la
conservation des données de base ;
- La disponibilité des informations
élémentaires et l'établissement, en temps opportun
d'états dont la, production est prévue ou requise ;
- Le contrôle de l'exactitude des données et des
procédures de traitement.
Ainsi, « la gestion comptable concerne
l'ensemble des choix comptables opérés par une entreprise, en
matière de normes et de models de
présentation ».
La gestion comptable obéit donc à des normes,
appelés principes comptables, dont le respect contribue à la
régularité des documents produits.
C) PRINCIPES COMPTABLES
La comptabilité moderne, objet du droit
comptable est régie par neuf principes (dont un retenu partiellement
par l'OHADA). Il s'agit de :
- Le principe de prudence ;
- Le principe de permanence des méthodes ;
- Le principe d'intangibilité du bilan d'ouverture ;
- Le principe de la spécialisation des exercices ;
- Le principe du coût historique ;
- Le principe de la continuité de l'exploitation ;
- Le principe de la transparence ;
- Le principe de l'importance significative ;
- Le principe de la prééminence de la
réalité sur l'apparence.
Ces principes ont puisé leur origine des textes
légaux et réglementaires, les avis et recommandations émis
par les instances professionnels aussi bien nationales qu'internationales
Le respect de tous les principes vise à offrir un cadre
formel et structuré à la gestion comptable afin qu'elle atteigne
l'objectif qui lui est assigné.
D) Objectifs de la
comptabilité
L'objectif de la comptabilité a été
édicté, dans le droit comptable anglo saxon, qui stipulait que
les comptes donnent « une image fidèle »
(« true and fair view), des profits ou, pertes et de la
situation financière.
Selon le, plan comptable français
« les comptes annuels doivent donnés une
image du patrimoine de la situation financière ainsi, que les
résultats de la société ».
Le but de la comptabilité est donc celui de produire des
informations donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation
financière et des résultats de l'entreprise. Ces informations
constituent en effet les seuls éléments fiables, permettant de
porter une opinion sur la gestion de l'entreprise, d'effectuer des comparaisons
et prévisions de l'entreprise, afin de prendre les décisions
subséquentes. Pour y parvenir, l'entreprise doit mettre un accent
particulier sur les caractéristiques suivantes :
· La fiabilité
La fiabilité résulte de l'exhaustivité des
enregistrements mais aussi et surtout de la valeur des procédures
appliquées dans l'entreprise. Cette qualité est la garantie des
enregistrements sans erreurs et sans biais.
· La comparabilité
Le secteur des états financiers doit pouvoir effectuer des
comparaisons dans le temps (permanence des méthodes) et dans l'espace
(d'un exercice à l'autre ou d'une normalisation à une autre).
Toutes fois, lorsque des circonstances exceptionnelles entraînent le
changement de méthode d'un exercice à un autre, il est
nécessaire d'en faire mention dans les états financiers.
· La sincérité
La sincérité est une qualité qui
confère aux informations une présomption de
sincérité. Il s'agit de l'application, de bonne foi, des
règles et procédures comptables.
· La régularité
Elle se définie comme la conformité aux
règles et procédures en vigueur.
Cette qualité et celle de la sincérité, sont
les deux qui, lorsqu'elles sont réunies attestent que l'objectif
d'image fidèle est atteint.
II- La tenue de la comptabilité
La qualité de l'information comptable, donc des
états financiers est fonctions du cadre dans lequel est traité
l'information de base.
Ainsi l'organisation comptable mise en place doit se conformer
à certaines dispositions juridiques et pratiques.
A°) Obligations légales
1) le traitement de l'information comptable
L' OHADA prévoit, pour le traitement de l'information
comptable, les conditions suivantes :
- la tenue de la comptabilité en langue officielle du pays
et en unité monétaire légale ;
- l'emploi de la technique de la partie double ;
- la justification des écritures comptables par des
pièces datées, pouvant servir de preuve et portant les
références de leur enregistrement en
comptabilité ;
- le respect de l'enregistrement chronologique des
opérations, ainsi que la mise en place d'une procédure
destinée à garantir le caractère définitif de
l'enregistrement des opérations ;
- le contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur
des biens, créances et dettes de l'entreprise ;
- le recours à un plan de comptes normalisé pour la
tenue de la comptabilité (plan comptable OHADA) ;
- la tenue obligatoire des livres et autres supports
autorisés ainsi que la mise en oeuvre de procédure de traitements
agréés, permettant d'établir les états financiers
annuels ;
- la mise en place de procédure de contrôle interne
et externe, le contrôle des comptes et la publicité légale
des comptes
2) Valeur probante des documents
comptables
Les livre comptables et autre support relatif à
l'enregistrement des informations et à l'inventaire son établis
sans blanc, ni altération d'aucune sorte afin de garantie leur
caractère définitif. Aussi, les livre comptables doivent
être numérotés, côté et parafé par le
greffier du tribunal de commerce ou toute autre autorité
compétente. Ces dispositions citer ne sont valable que pour les
comptabilités tenues manuellement.
En ce qui concerne la tenue informatisée de la
comptabilité les document informatique écrit doivent être
identifier, numéroter,et dater dès leur enregistrement par des
moyen offrant toute garantie en matière de preuve et par une
procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression
d'enregistrement.
La tenue informatiser de la comptabilité obéir
également aux obligations suivantes :
- l'enregistrement chronologique des opérations doit
écarter toute possibilité d'insertion
intercalaire ou d'addition ultérieure ;
- la clôture informatique au moins trimestrielle doit
être mise place au plus tard à la fin du trimestre qui suit la fin
de chaque période, considérée
3) la conservation des documents
comptables
Les écriture comptables doivent être soutenues par
des pièces justificatives qui doivent être classer, ranger, et
conserver dans un local définit à cet effet dans le but de
permette au dirigent et au vérificateur de la comptabilité
de :
- examiner la validité d'un enregistrement ;
- contrôler la validité d'un
enregistrement porté sur un compte;
- s'assurer de la concordance entre les opérations saisie
par journaux et par compte ;
- la conservation ne doit en aucun cas être
inférieur à une durée de dix ans
III- Quelques études antérieures en
rapport avec notre terme de recherche
J.F.DENT (1991) a
montré l'importance de la comptabilité au sein des organisations.
Il a affirmé que les pratique comptables constituent un aspect commun de
la plupart des organisations du travail : les activités de planning
et budget, système de responsabilité hiérarchique,
procédure d'évaluation de performance, contrôle
budgétaire, et accords salariaux sont plus ou moins fondés sur
les pratiques comptables et de ce fait, la comptabilité est probablement
impliquée dans le système des organisation.
Selon lui, il existe deux approches relatives à
l'importance (la signification) de la comptabilité au sein des
organisations. Pour la première approche, basée sur les points de
vue des auteurs comme M. ROWAN (1984), D.POWEL (1987), S. ZUCKER
(1988), l'impact potentiel de la comptabilité sur la
clôture des organisations doit être rechercher dans le contexte
plus vaste des valeurs et croyances sociales ; autrement dit, le suivi des
croyances en l'efficacité des pratiques managériales
`'rationnelles'' ; donc les organisations qui adoptent de telles pratiques
ont plus de chance d'être efficace.
Selon la deuxième approche toutes les connaissances et
pratiques peuvent être réflexives, et donc la comptabilité
peut réagir sur les institutions qui l'adoptent. D'après,
HOPWOOD, HINES, MILLER O'Leary (1990), la comptabilité a un rôle
constitutif en matière de vie organisationnelle. Les notions finement
élaborées comme le coût, l'efficience, la
profitabilité, le revenu par action, etc, construisent de façon
active certaine définition de la réalité qui
privilégie les sphères financières et économiques.
Elle peuvent pénétrer dans le schéma organisationnel,
créer des ordres du jour (objectifs, priorités, moyens, etc..),
définir des standards de succès et d'échec,
caractériser la performances héroïque, et mobiliser
certaines dynamiques de changement.
En conclusion, ils affirment que les pratiques comptables ne sont
pas impliquées de la même façon centrale dans le style de
gestion et la performance financière est
célébrée ; dans d'autres organisations la
comptabilité est secondaire.
IV- Point des connaissances sur l'apurement
tardif des comptes
Notre recherche sur l'Internet n'a abouti qu'à un seul
écrit dans ce domaine. Selon Barder AKARKOUNE, Auditeur
Consultant MAZARS MAROC « « l'apurement des
comptes est un ensemble de moyens d'analyse comptable mis en oeuvre, soit par
le service comptable de la société ou par un organe externe,en
vue d'obtenir des comptes de bilan analysés et justifiés par des
documents justificatifs probants » ». Bien que l'objectif
de l'apurement des comptes soit unique et consiste essentiellement en
l'obtention des comptes analysés, la perception de l'apurement des
comptes de la part des gestionnaires peut avoir des connotations
différentes selon les cycles comptables étudiés. Ainsi,
une entreprise peut envisager l'apurement des comptes clients dans le seul
objectif de soutenir une politique de recouvrement des créances à
mettre en oeuvre juste après l'achèvement des travaux
d'apurement. Aussi entreprise peut appel à l'apurement des comptes de
TVA dans le seul but de dégager, dans la limite du délai de
prescription, un montant de TVA déductible qui n'a pas encore
été déclaré et récupérer.
V- Point des connaissances sur le
problème lié à la production
et du classement tardif des pièces
comptables
Notre recherche n'a pas été complète
quant à la revue sur ce problème. Nous ne nous sommes
contentés que du manuel de procédure. Pour cela nous utiliserons
des seuils de décision pour analyser ce problème.
Après le résumé des apports
antérieurs sur le sujet, il convient de décrire la
méthodologie à adopter pour la résolution des
problèmes retenus
SECTION 2: MÉTHODOLOGIE
ADOPTÉE
Notre méthodologie s'accentuera sur deux (02) volets
à savoir :
- Volet 1: approches empiriques
- Volet 2: approches théoriques
PARAGRAPHE 1: APPROCHES EMPIRIQUES
Elles nous permettront de mettre en exergue la méthode
adoptée pour la résolution des problèmes
énumérés dans le tableau de bord. Les étapes
à suivre sont les suivantes :
- objectifs de la collecte des données ;
- nature de la collecte des données ;
- cadre de l'enquête, population mère et
échantillonnage;
- Autres outils de mobilisation des données ;
- spécification des données à
mobiliser;
- conception du questionnaire;
- technique de dépouillement des données;
- outils de présentation des données.
I- Objectifs de la collecte des
données
L'objectif général de nos enquêtes est de
vérifier les hypothèses que nous avons formulées dans
notre étude. Ainsi, d'une manière spécifique, nos
enquêtes nous permettront de voir si :
- La non codification des écritures est à la
base de l'apurement tardif des comptes ;
- La lenteur dans la transmission des pièces comptables
est à la base de la production et le classement tardifs des
pièces comptables.
II- Nature de la collecte des
données
Pour vérifier les hypothèses que nous avons
formulées, nous avons eu recours aux méthodes quantitative et
qualitative.
La méthode quantitative a consisté en des
enquêtes adressées au personnel de la BCEAO en particulier ceux
qui avaient occupé des postes de responsabilité au service
Comptabilité et/ou ceux qui avaient tenu une comptabilité
auxiliaire d'une part et ceux qui sont en fonction actuellement à ces
mêmes services d'autre part.
La méthode qualitative est réalisée
à travers des entretiens directs avec les agents du service
Comptabilité pour vérifier les hypothèses
émises ; et ceci en raison de notre problématique.
III- Cadre de l'enquête,
population mère et échantillonnage
La ville de Cotonou a été choisie comme le
cadre de réalisation de nos enquêtes en raison de sa structure
géographique et de son rôle dans l'activité
économique. Ce choix est également motivé par :
- la situation géographique de l'Agence
Principale;
- l'implantation de l'Agence Principale des banques,
établissements financiers, l'Etat et autres comptables publics.
- Le temps et les moyens limités dont nous
disposons.
En effet, notre population mère est
composée en grand nombre des agents du service comptabilité
et budget et de ceux qui tiennent une comptabilité auxiliaire. Notre
population mère étant très réduite,
l'échantillon représentatif de cette dernière est
composé deux des agents par Service Initiateur, trois anciens chefs de
service et cinq anciens agents qui avaient occupé un poste dans le
Service de la Comptabilité. Elle est composée de ce fait de vingt
(20) agents.
En dehors du questionnaire, la réalisation de ce
travail a nécessité d'autres outils de mobilisation des
données.
III- Autres outils de mobilisation
des données
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