Etude de la logistique, cas des aides Kalemie

RAPPORT DE FIN DE FORMATION

Certificat D'aptitude Professionnelle

Filière : Logistique et Transport (LT)

SUJET

Période de Formation : du 15 Octobre au 18 Déc. 2021

« ETUDE DE LA LOGISTIQUE, CAS DE AIDES KALEMIE »

Présenté par :SOGOTI André

Suiveur

Coordination Générale PFPL

Maitre de rapport

Thierry KASUKANGOLO AKOMA

ETUDE DE LA LOGISTIQUE CAS DE AIDES/KALEMIE

I. INTRODUCTION GENERALE

Action et Intervention pour le développement et l'Encadrement Sociale en sigle `' AIDES'' est une organisation congolaise créée en 1999 à Kinshasa. AIDES est une organisation non gouvernementale et sans but lucratif, elle intervient dans différents domaines comme Wash, Sécurité Alimentaire, Protection, Education, Santé et Nutrition. AIDES tire ses financements dans ses propres moyens et sous financement de différents bailleurs de fond comme UNHCR, Unicef, OIM, PAM, FHRDC, Fond Social de la République^1(*), ...

En 2009, elle a eu un financement de retournés congolais en provenance de la Zambie et Tanzanie en partenariat avec l'UNHCR dans le grand Katanga (Pweto, Moba, Kalemie et Lubumbashi). C'est dans cette occasion qu'elle a reçue aussi la gestion de l'entrepôt dans le territoire de Kalemie.

Depuis sa création, l'organisation AIDES met toute sa force sur la logistique car elle joue une fonction transversale et influente. Cela étant, l'importance de la fonction logistique s'appréhende à plusieurs niveaux :

1. Gestion des flux en provenance des fournisseurs

2. Au sein de l'organisation ; gestion des stocks, manutention des composants

3. Stockage des produits, transport vers les distributions (terrains).

Chez AIDES, les flux physiques ne sont pas possibles que s'ils sont accompagnés par de flux d'informations : pour passer les commandes, pour accuser réception et pour informer sur l'état de stocks.

L'action humanitaire a pour objectif d'améliorer le quotidien des populations vulnérables, quelle que soit leur localisation géographique, dans des pays avancés comme dans les pays en voie de développement. Ces populations peuvent être dans une situation de crise ponctuelle ou durable ne leur permettant pas d'assurer d'une façon autonome certains besoins fondamentaux tels que l'alimentation, le logement, l'équipement sanitaire, l'accès aux soins de santé, l'accès à l'eau potable, la protection de ses membres ou l'éducation de ses enfants. Le constat de la souffrance de ces populations engendre généralement l'instauration d'une aide d'urgence, les messages retranscrits par les médias ayant conduit à une perception de l'action humanitaire par l'opinion publique comme étant une urgence humanitaire. Mais au caractère d'urgence de l'intervention, l'action humanitaire doit aussi s'adapter à une prolongation de sa mission dans le temps. Cette durabilité implique une organisation autre que celle liée à l'urgence^2(*).

Cela étant, la logistique désigne l'ensemble des opérations de gestion et d'organisation des flux. Traditionnellement présente chez les militaires et dynamisée par la croissance rapide des activités commerciales, la logistique est aussi un service d'appui à la mise en oeuvre d'une opération de secours. Elle doit permettre l'acheminement de biens dans les meilleurs délais, au moindre coût, sans nuire à leur qualité. Dans le cadre d'une action humanitaire, ce triptyque coût-délai-qualité est d'une importance autre que dans le contexte d'une action commerciale au regard du caractère exceptionnel de la mission et de la vulnérabilité des populations formant le dernier maillon de la chaîne logistique étendue. Dès lors, nous parlons de logistique humanitaire.

II. DIFFÉRENTES SORTES DE LA LOGISTIQUE

II.1. LES FLUX DE LA LOGISTIQUE

Le flux logistique désigne l'efficacité organisationnelle des activités ou des opérations dans un entrepôt pour réduire le gaspillage. Les flux logistiques se répartissent en deux catégories(internes et externes)^3(*). Les flux internes fontréférence à la circulation des matériaux dans le processus de production et de transformation de la chaine logistique. Les flux externes se classent en deux types de flux : les flux dits d'approvisionnement désignent un processus d'approvisionnement suivant le schéma fournisseur/distributeur. Les flux d'aval font référence à l'approvisionnement de produits suivant me schéma suivant : acheminement de l'entrepôt de production à l'entrepôt du client.

II.2. SERVICE DE LA LOGISTIQUE 

La logistique est l'activité qui a pour objet de gérer les flux physiques, et les données s'y rapportant, dans le but de mettre à disposition les ressources correspondant à des besoins déterminés en respectant les conditions économiques et légales prévues, le degré de qualité de service attendu, les conditions de sécurité et de sûreté réputées satisfaisantes^4(*).

II.3. CHAINE LOGISTIQUE 

La gestion de la chaîne logistique ou supply chain désigne les sous-domaine du système d'information qui répond aux besoin spécifiques des opérateurs logistiques de gestion de la chaine d'approvisionnement, prévision, planification, magasinage, transports, etc.^5(*) l'objectif de la gestion de la chaîne logistique est de contribuer à la complexité de cette chaîne en proposant les différents mécanismes de coordination.

II.4. ENJEUX DE LA LOGISTIQUE

La chaîne logistique vise à garantir l'organisation et la qualitédu service logistique en conformité avec les dispositions figurant au cahier des charges logistiques^6(*).Le service de la logistique peut représenter aujourd'hui un élément important de la compétitivité prix ou hors prix.

III. DE L'APPROVISIONNEMENT

Le cycle d'approvisionnement est la série de mesures nécessaires pour obtenir des biens ou des services auprès d'une source externe. Les évènements peuvent inclure la recherche de fournisseurs, les demandes de commandes, la négociation du budget, les achats et les audits. Chez AIDES, à ce niveau il y a beaucoup plus les mouvements d'entrée et de sortie. Ici signalons que AIDES travaille avec deux systèmes selon les bailleurs de fond.

III.1. POUR LE UNHCR : projet : « Gestion de l'entrepôt »

Dans un projet financé par l'UNHCR, le partenaire d'exécution n'achète rien. C'est le bailleur de fond qui donne les biens à gérer ; il vous construit un rubbhall (un dépôt) qui est géré par un magasinier et met plusieurs NFis (No Food Item) à l'intérieur. Directement le magasinier doit avoir :

- Un bon d'entrée pour chaque article ou Item

- Une fiche de stock pour chaque article qui doit être à jour

En cas de besoin, la manifestation de besoin doit être fait par UNHCR. C'est-à-dire le partenaire d'exécution fait un état de besoin qui sera adressé au UNHCR et celui-ci valide et met un sceau et le sceau du partenaire d'exécution. A ce moment-là le magasinier prend la fiche de stock de l'article concerné, en écrivant la date du jour et soustrait au stock et il demande aux manutentionnaires de chargé le camion. Puis il doit annexer l'état de besoin signé par l'UNHCR, le partenaire et le magasinier ; et dans l'observation il signale la sortie des articles et le numéro de la lettre ou état de besoin.

Et s'il y a une entrée, le magasinier augmente les articles entrés et annexe la lettre de transport (Waybill) au bon d'entrée. Au niveau de l'entrepôt, on observe beaucoup plus le mouvement d'entrée et de sortie. Même les carburants sont dotés par le bailleur de fond qui est le UNHCR mais gérer par le partenaire sur base des fiches de consommation carburant. Chaque véhicule doit avoir un carnet de bord où doit être signaler la date de l'approvisionnement, signature du chauffeur et de logisticien. A la fin du projet, au cas où vous n'avez pas renouvelé le contrat, tous les biens retournent chez le bailleur.

III.2. POUR D'AUTRES BAILLEUR DE FOND : FH RDC DANS UN PROJET « WASH »

III.2.a. Achat des intrants :

- Publication de l'appel d'offre pour chercher les fournisseurs : ici l'appel d'offre fait au moins deux semaines si c'est un projet d'urgence et un mois si c'est projet de développement

- Les fournisseurs retirent les fiches de retraits : sur cette fiche les fournisseurs doivent remplir le numéro d'ordre de l'offre, la date, son identité, lot, heure à laquelle il a retiré l'offre, la qualité de la personne qui a retirée l'offre, le numéro de téléphone et la signature.

- Le jour de dépôt : une fiche de dépôt où les identités du fournisseur sont reprises

- A La date limite, le Chargé de Programmes amène toutes les enveloppes et fait un PV de réception des enveloppes.

- Ouverture des enveloppes : PV d'ouverture et classement

- Etude de chaque dossier :

· Document de l'organisation : numéro impôt, identification nationale, compte bancaire avec 23 chiffres, RCCM, ... tous les papiers qui l'autorisent à travailler.

· Le prix : comparaison de prix. Souvent on choisit le moins disant.

· Après cette étape AIDES doit notifier les fournisseurs retenus selon les lots. Et ces derniers passent au bureau pour signer le contrat et clarifier sur la durée de livraison.

· La commande : la commande se passe selon le prix de chaque article puis signature du fournisseur et l'organisation. L'original reste avec le fournisseur et la souche à la logistique. Après la commande, on insiste sur le délai de livraison des matériels

- A la livraison, on vérifie la qualité puis le comptage : ici le magasinier réceptionne et fait un PV de réception au logisticien ; les articles entrant sont directement comptabilisés dans les fiches de stock et donne les copies au gardien pour enregistrement.

- Paiement des fournisseurs : après réception des articles, la logistique remet les documents au service de finance pour le paiement par virement bancaire.

III.2.b. APPROVISIONNEMENT DE TERRAIN

L'approvisionnement terrain se fait selon le besoin de chaque superviseur. Les animateurs communautaires viennent avec le bon de réquisition interne où ils signifient les différents intrants dont ils ont besoin. Le CP introduit un bon de réquisition interne signé par lui, différents chefs de section (superviseurs), la logistique et le magasinier pour la livraison. Après livraison, le bon de réquisition est classé tout en mettant les fiches de stock à jour. Ainsi une copie est réservée au gardien pour l'autorisation de sortie de biens dans la base.

Il est strictement interdit de sortir les articles ou matériels la nuit ou pendant les heures tardives.

III.2. b.1. LOCATION DES ENGINS (VEHICULE)

Les processus pour la location de véhicule c'est presque la même chose comme processus d'achat mais ils se diffèrent au niveau de documents justificatifs :

· Document de l'organisation lui permettant d'oeuvrer : numéro impôt, identification nationale, compte bancaire avec 23 chiffres, RCCM, ... tous les papiers qui l'autorisent à travailler.

· Document du véhicule : assurance, stationnement, contrôle technique, permis du chauffeur à jour, carte jaune et numéro plaque 

· Le prix : comparaison de prix. Souvent on choisit le moins disant

IV. LES BIENS DE L'ORGANISATION (AIDES)

IV.1. INVENTAIRE

La logistique c'est le poumon même de l'organisation, celui qui gère tous les biens de l'organisation. Ainsi ; on doit avoir l'inventaire des biens de l'organisation avec les barres codes, la fiche d'inventaire de chaque bureau.

a. Matériels roulants

- Il gère les matériels roulants sur base de fiche de suivi.

Par exemple moto, numéro plaque, ravitaillement carburant, vidage, entretien et le nom de la personne qui utilise, la distance parcourue

- Chaque chauffeur à la fin de la journée doit informer au logisticien l'état de son engin, les pannes constatées et le logisticien prend acte pour la réparation.

- En tant que chauffeur, il doit veuillez au kilométrage de l'engin pour le prochain entretien

IV.2. LES VOYAGES

Le logisticien organise les voyages pour tous les personnels (pour ceux qui partent ou ceux qui viennent). Il doit savoir tel agent va voyager à tel endroit et celui qui va faire toutes les formalités de voyage. Exemple : le voyage par CAA : achat de billet, son transport vers l'aéroport doit être assurer et l'heure de voyage signalée à temps. Pour ceux qui viennent, il doit être la première personne à être informée, l'heure à laquelle les visiteurs vont arriver pour organiser leur transport et finir avec les procédures de logement.

IV3. COMMUNICATION

Le logisticien assure la communication de toute l'organisation.

Exemple les crédits de communication. Si le véhicule quitte, il communique à la destination que le véhicule numéro tel quitte la base vers tel endroit et il va arriver à telle heure. Il doit communiquer avec le chauffeur tout au long de la route jusqu'à la destination.

IV.4. DIFFERENTS DOCUMENTS UTILISES EN LOGISTIQUE

ü Fiche de stock

ü Fiche de suivi : moto, véhicule, générateur

ü Bon de sortie moto, véhicule

ü Fiche de sortie intrant

ü Bon de réquisition interne

ü Etat de besoin

ü Bon de commande

ü Bon de réception au dépôt

ü Fiche de consommation crédit

ü Inventaire

ü Bon d'entrée

V. LES FAIBLESSES DE AIDES

Comme toute entreprise, AIDES présente beaucoup des faiblesses qui peuvent amener l'entreprise d'entrée dans une chute irréparable.

1. Le non-respect de job description des agents

2. Le manque de certains intrants pour l'approvisionnement terrain

3. Non-respect de remplissage de fiche de suivi engins par les chauffeurs et le gardien/générateur

4. Pour le projet exécuté endors de centre-ville ; le projet connait souvent des difficultés suivantes :

- L'état de la route pour l'acheminement des intrants

- L'insécurité dans la zone d'exécution

- Les prix de location de camion sont tellement élevés par rapport au budget prévu

- Les fournisseurs n'arrivent pas à livrer à temps à cause de l'agitement de lac Tanganyika

VI. SUGGESTIONS

- Que l'organisation respecte le job description des agents

- Que la commande se fasse à temps pour que les fournisseurs livrent les intrants dans le délai

- Que le logisticien veille au remplissage des fiches de suivi pour chaque engin

- Que l'autorité publique arrange la route et assure la sécurité de la population.

CONCLUSION

En guise de conclusion nous pouvons dire que l'étude sur la logistique des entreprises cas de AIDES nous a permis de connaître cette organisation, les rouages de la logistique, son importance sur la gestion des biens, les processus des approvisionnements des différents bailleurs, la location des véhicules avec tous les documents y afférant. Ainsi nous sommes capables de mettre en pratique cette formation.

BIBLIOGRAPHIE

- H Maté et D. Tixier ; La logistique, Paris, PUF, 1987.

- Paché Gilles, L'entreprise en réseau : approches inter et intra-organisationnelles ; Editions de l'ADEG, 2006

- Roure, J., Silonot, P.Y, Logistique collaborative : une question d'avenir, Paris, Economica, 2007

- Philippe-Pierre DORNIER et Michel FENDER, La logistique globale. Enjeux, principes, exemples. Edition d'organisation, 2001

- Rapport annuel de la logistique AIDES/Kalemie, Inédit, 2020.

- https://www.ecologique-solidaire.gouv.fr/france-logistique-2025

* ¹ Rapport annuel de la logistique AIDES/Kalemie, Inédit, 2020.

* ² Philippe-Pierre DORNIER et Michel FENDER, La logistique globale. Enjeux, principes, exemples. Edition d'organisation, 2001.

* ³ https://www.ecologique-solidaire.gouv.fr/france-logistique-2025

* ⁴ H Maté et D. Tixier ; La logistique, Paris, PUF, 1987.

* ⁵ Paché Gilles, L'entreprise en réseau : approches inter et intra-organisationnelles ; Editions de l'ADEG, 2006

* ⁶ Roure, J., Silonot, P.Y, Logistique collaborative : une question d'avenir, Paris, Economica, 2007, p. 260.