Refonte du système d'information de l'OCP: problématiques & solutions

Internet

Master ACG10 : Septembre 2009

Refonte du système

d'information de l'OCP :

Problématiques & Solutions

Siti-Abderrahim

Groupe OCP.SA

Remerciements

Je tiens à exprimer mes profonds remerciements et ma haute gratitude à ma famille qui a sacrifié, autant que moi d'ailleurs, les loisirs et divertissements durant toute la période consacrée à cette formation.

Je tiens aussi à remercier profondément tous les collaborateurs OCP, pour le soutien qu'ils m'ont apporté, en leur exprimant ma profonde reconnaissance pour tous les efforts qu'ils ont consenti tout au long de la période de ma quête.

Je présente également mes sincères considérations à Monsieur « Yassine Margad » encadrant de thèse pour son soutien et conseils précieux.

Mes remerciements sont vivement destinés à tout le corps administratif, directoires et enseignants de SEGEPEC Group.

Je tiens à remercier également tous les nouveaux amis de ACG10 ainsi que tout le personnel, ayant contribué -indirectement- à ce travail, pour leur serviabilité, leur tolérance, leur disposition ainsi que leur disponibilité.

Ma sincère reconnaissance à tous ceux qui ont participé, de prés ou de loin, à l'aboutissement et au bon déroulement de ma thèse.

Merci à toutes et à tous.

Sommaire

Introduction 04

PARTIE 1 : Etude comparative entre les systèmes « ES9000 » et « ORACLE »

CHAPITRE 1 : FONCTIONNEMENT DU SYSTEME D'INFORMATION « ES9000 » 07

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DU PROJET NETPHOS 14

CHAPITRE 3 : APPORTS ET AMELIORATIONS DU SYSTEME « ORACLE » 23

CHAPITRE 4 : FONCTIONNEMENT DU MODULE ORACLE APPLICATION : « OFA » 42

PARTIE 2 : Diagnostiques d' « ORACLE a» et propositions d'amélioration

CHAPITRE 1 : RECENSEMENT DES DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES ET

PROPOSITIONS DE SOLUTIONS 52

Conclusion de l'approche apportée par le BSC : Balanced Scorecard 62

CHAPITRE 2 : AUTRES AVANTAGES ET INFORMATIONS 64

CONCLUSIONS 68

BIBLIOGRAPHIE 69

ANNEXES

La CCF : Clé Comptable Flexible 70

Les unités opérationnelles d'ORACLE AP 71

Les entités Comptables de l' OCP.SA 72

DIAGNOSTIC GLOBAL DES APPLICATIONS « ORACLE » 73

TABLE DES MARIERES 107

Introduction

La mondialisation de l'économie a placé les entreprises dans une situation nouvelle.

E n effet, la disparition des barrières douanières a pour conséquence une concurrence de plus en plus forte. Pour faire face à cette concurrence, les entreprises doivent disposer des informations pertinentes, leur permettant non seulement de prendre les bonnes décisions mais d les prendre aux moments opportuns.

D ans toutes les entreprises, quel que soit le secteur économique, l'information devient le souci primordial. L'objectif de chaque entreprise est de disposer de l'information utile, de la préparer à l'avance et de la rendre disponible au moment où l'utilisateur en a besoin dans un format compréhensible et utilisable même pour des non spécialistes.

Ces objectifs ne peuvent être atteints que par la mise en oeuvre d'un système d'information rapide, cohérent et fiable, qui permettra à l'entreprise d'améliorer sa performance, et de favoriser sa position concurrentielle.

L e Groupe OCP.SA est une entreprise qui opère dans un marché ou la concurrence est internationale et permanente, et qui s'accentue davantage avec le temps.

Conscient de l'enjeu d'avoir un bon système d'information, le Groupe OCP.SA n'a cessé d'améliorer le sien.

E n fait, la politique générale du Groupe OCP.SA en matière d'investissement dans les systèmes d'information se caractérise par des actions d'envergure tous les dix ans en moyenne.

Dans cette optique l'OCP.SA a procédé à un projet de refonte de son système d'information, qui a pour objectif de doter le Groupe d'un système d'information à la hauteur de sa position de leader.

Depuis le début de son implémentation en Mars 2003, le système intégré d'ORACLE n'a cessé d'être adapté pour répondre aux besoins exprimés par les différentes entités du Groupe. Mais d'autres problèmes restent, encore, posés par les entités du groupe OCP.SA qui
sont liés :

· Au système d'information « ORACLE » : les états de sorties ;

· Aux difficultés de mise en place : Anomalies ;

· A l'harmonisation de la structure des tableaux de bord ;

·

A l'amélioration de l'existant.

Pour essayer de pallier aux problèmes qui restent en suspens, la présente étude a été axée et structurée en deux parties :

La première partie : présente les limites du système d'information « ES9000 », le choix, l'historique, l'architecture du progiciel Oracle, le fonctionnement du module OFA, ainsi que les solutions qu'il a apporté.

La deuxième partie : présente les dysfonctionnements constatés et les propositions de solutions, l'élaboration, la génération des tableaux de bord et la proposition d'autres types de tableaux de bord (BSC: Balanced Score Card) ainsi que les autres avantages d'Oracle à explorer par la suite.

Le diagnostic global des modules et applications d'Oracle a été annexé pour plus d'éclaircissement et de détail.

En définitive, cette étude c'est articulée, principalement, sur les axes suivants :

q Les apports et les améliorations d' « ORACLE » ayant remplacé le système d'information « ES9000 » ;

q Le recensement des dysfonctionnements constatés tout au long de la mise en oeuvre d'« ORACLE » et la proposition des solutions ;

q La mise en application du module « OFA » permet-elle de générer les tableaux de bord à tous les niveaux de responsabilité et aux différentes entités de l' OCP.SA. ?

q L'examen d'autres voies d'amélioration.

Partie 1 :

Etude comparative entre les systèmes

« ES9000 » et « ORACLE »

Fonctionnement du système «ES9000»

Présentation du projet Netphos

Apports et amélioration du système Oracle

Fonctionnement du module OFA

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME « ES9000 »

Ce chapitre traite les volets suivants :

Les différentes étapes du système « ES9000 »

Gestion comptable et états édités

Différentes applications du système « ES9000 »

7

I- LES DIFFERENTES ETAPES DU SYSTEME « ES9000 » :

Le système d'information du groupe a connu trois étapes :

1-Etape1 :

Le système se basait sur un traitement de masse qui consistait à la collecte des informations et leurs saisies sans aucun mode de contrôle ; ce qui bouclait à des états des litiges énormes. En plus ce système utilisait d'énormes ressources tant humaines que matériels.

2- Etape 2 :

Après une dizaine d'année, l'OCP a fait recours au système transactionnel (conversationnel), qui permettait de :

· Responsabiliser les utilisateurs ;

· Synchroniser les données ;

· Réduire le volume des documents ;

· Réduction des effectifs

· Réduction des délais de traitement

Le système ES9000 a géré les applications conversationnelles suivantes :

· Application PJ : paie des journaliers

· Application GT : gestion de la trésorerie

· Application CG : comptabilité générale

· Application FI : gestion des amortissements

· Application FI/LOC : gestion de la location

· Application PA : propre assureur

· Application GS : gestion des stocks

· Application GA : gestion d'approvisionnement

· Application GV : gestion des vivres

· Application PMET : paie des étrangers

· Application EP : suivi des prêts

· Application FP : facturation des prestations

Toutes ces applications alimentaient la base de données prix de revient qui fait ressortir les listings prix de revient 101, 101bis, 102, 103 et 104

Ces applications alimentaient aussi la comptabilité générale, qui centralise les écritures comptables pour ressortir la balance, le journal et le grand livre.

L'application GA était synchronisée avec l'application GS

L'application GA contient entre autre les applications : GADA-GADI-GACD-GAFA-GAAC L'application GS contient aussi :

· GS10 : codification

· GS20 : saisie des consommations des stocks

· GS30 : consultation

· GS40 : historique de 5 années

· GSCN : nomenclature

· GSRD : douane

· GS90 : mise à jour des prix

· GSFS : facture standard

Schéma des applications constituant l'ancien système :

GS

GF PJ PM FI FL GV PRES PMET

GS : gestion de stock GF : gestion fournisseurs PJ : paie des journaliers

- Comptabilité analytique - Comptabilité générale

SP : prêts

FL : facture locative GV : gestion des vivres PM : paie des mensuels

PMET : paie des étrangers FI : amortissement

PRES : prestations main d'oeuvre

Figure 1 : différentes applications du système

Ce système présentait aussi plusieurs inconvénients et particulièrement la maintenance vu la complexité du programme Cobol ou l'extraction d'une information de plusieurs fichiers non synchronisés.

En effet le système d'information des ressources humaines englobe plusieurs domaines fonctionnels. Il couvre 19 modules pour un total d'environ 1500 programmes. En voici la liste :

PJ : Paie du personnel journalier

PM : Paie du personnel mensuel

RJ : Paie des pensionnés TAMCA et OE

RM : Paie des pensionnés TAMCA et OE

9

RT : Paie des rentiers

PA : Gestion des frais médicaux du personnel en activité

PAR : Gestion des frais médicaux des pensionnés

GAD I : Gestion de l'assurance Décès-invalidité GC : Gestion des concours

GL : Gestion des logements de fonction GF : Gestion de la formation

NC : Notation et prime de fin d'année GP : Gestion du personnel

GPAB : Gestion des absences du personnel journalier

PJRD : Gestion des redressements du personnel journalier

PMRD : Gestion des redressements du personnel mensuel

PACR : Bilan actuariel de la caisse de retraite

PNAV : Paie du personnel Navigant de MARPHOCEAN

CR : Gestion des cessions restaurants

3- Etape 3 :

C'est à partir de 2003 que le nouveau système a été mis en oeuvre par le fonctionnement des modules Finances (AP, AR, FA et GL); et ceux des modules de l'approvisionnement et achats PO et GMAO, ont été mises en application depuis Mars 2006.

II- GESTION COMPTABLE ET ETATS EDITES :

1- Etats comptables édités par le système « ES9000 » :

Les deux comptabilités analytique et générale sont traitées indépendamment. Les comptes sont alimentés par la saisie directe ou en différé par les écritures émanant des applications satellites telles que : GS (gestion des stocks), PAIE (gestion des ressources humaines), PERS (gestion des prestations), ~etc.

· Toutes les écritures comptables se faisaient manuellement ;

· Les états étaient édités une fois par mois ou suivant le besoin des services ;

· Seuls les services de l'informatique qui pouvaient consulter les informations ;

· Les états s'éditaient sur des listings ;

Le système « ES9000 » permettrait d'avoir un ensemble des états, résumés en ce qui suit :

Domaine		Etats édités	Comptabilité générale
Etat de contrôle quotidien de saisie Etat de contrôle des écritures Journal général Fiches individuelles Balance par centre/tout centre ou particulière		Comptabilité analytique
Etat de contrôle quotidien de saisie Etat 101 par SA (prix de revient) Etat 102 par groupe de SA de même ^activitéEtat 103 par filiale, centre, Division		Gestion de la trésorerie
Etat de contrôle des factures par fournisseur Ordre de virement (OV) Lettre d'accompagnement		TVA
Etat des factures fournisseurs pour la déclaration et la récupération de la TVA

III- DIFFERENTES APPLICATIONS DE L'ANCIEN SYSTEME :

III-1 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :

1- Chaîne PAIE :

La gestion des ressources humaines gérait le système de Paie de l'ensemble des groupes professionnels ainsi que d'autres applications qui y sont associées.

Cette chaîne veille alors sur :

· Recentrage des modules PAIE, pour assurer uniquement de la rémunération du personnel ;

· Transfert à SPA, de toutes les opérations de gestion des prêts et avances ;

· Positionnement sur la SA d'affectation et pointage sur le matricule de l'agent ;

2- Application GPLF :

L'Application GPLF sert à établir des liquidations de situations financières

11

3- Application LSF :

L'application LSF pour les agents RDC (rayés de contrôle : agents mis à la retraite, à la réforme suite à une invalidité ou licenciement). La LSF contient évidement le salaire, la quote-part du congé annuel et de la prime de fin d'année (PFA), les frais médicaux..., ainsi que les reliquats des prêts, avances, IGR,....

Prêt hypothécaire :

Parmi les opérations décentralisées, le règlement des retenues du prêt hypothécaire aux banques concernées, dont la gestion est centralisée au niveau DRH.

Le prêt hypothécaire est délivré à l'agent, directement par la banque, conformément aux conventions entre l'OCP et les établissements financiers concernés. L'OCP s'engage vis-à-vis de l'agent à lui payer le différentiel des intérêts et de la banque à garantir le remboursement des montants prêtés.

III-2 GESTION DES PRESTATIONS :

Les principaux processus étudiés dans l'ancien système se présentent comme suit :

· Gestion des sections analytiques exécutantes ;

· Gestion des bons de travaux ;

· Gestion des commandes

· Gestion des C.T.T(Constat de Travaux Terminés) ;

· Processus de location de véhicules ;

· Gestion des factures T.A.C.S.

1-Gestion des sections analytiques exécutantes

La comptabilité analytique d'une Direction ne peut se faire que suivant un découpage en unités opérationnelles fonctionnelles dont chacune représente une étape de production ou une fonction élémentaire et homogène. Le découpage analytique est valable pour un exercice donné.

Toutes les sections analytiques, qu'elles soient exécutante ou cliente doivent figurer dans le découpage analytique.

Dans l'application PRES, il existe un module permettant la gestion des SAE. Dans ce module, on doit spécifier pour chaque section analytique :

· Son type : Unique

· Les lignes prix de revient de prestations relatives à la nature de travail de la SAE en question

· Les taux horaires par catégorie de personnel existant dans la SAE

Ces opérations ne peuvent s'effectuer qu'au début de chaque année, car elles tracent la structure de base de l'organisation.

2-

Gestion des bons travaux :

Les heures travaillées sont saisies dans l'application PRES et les sorties matières sont renseignées dans l'application GS (gestion de stocks).

3- Gestion des commandes

Les commandes permanentes sont déclarées une fois au début de chaque année par les responsables de la gestion du matériel, et restent valables au cours de toute l'année. Ces commandes concernent les travaux de maintenance représentant un caractère de continuité et de permanence réalisée sur les installations constamment maintenues par les équipes d'entretien.

4- Gestion des CTT

Pour arrêter la facturation concernant une commande particulière où une sous commande, un CTT (Constat de travaux terminés) est émis à la fin de chaque opération d'entretien. La prise en compte du CTT n'est considérée que deux mois après sa déclaration.

5- Gestion des factures T.A.C.S

Après intervention de chaque agent des services prestataires, la SAE concernée par ce travail doit déclarer les éléments qui vont servir à l'établissement de la facture.

A la fin du mois, chaque service reçoit les factures T.A.C.S qui le concernent. Chaque facture T.A.C.S concerne une demande unique, et contient les coüts de la main d'oeuvre et de la matière.

6- schéma global

L'application informatique PRES était composée d'un ensemble de modules couvrant les principales fonctions relatives à la gestion des prestations de service.

Gestion

Des bons de travaux

Gestion

Des sections exécutantes

Gestion Factures TACS

Gestion des C.T.T

Pointages main d'oeuvre

Gestion des prestations de service

Editions des états -facture TACS -facture matière -prestations de service

Sorties matières

Gestion des B.S

Gestion locations de voitures

Gestion des devis

PRESENTATION DU PROJET NETPHOS

Ce chapitre traite les volets suivants :

Les raisons de la refonte du système ((ES9000))

Le choix du progiciel (( ORACLE ))

L'historique et les Applications d' ((ORACLE ))

L'architecture générale d' ((ORACLE ))

I- LES RAISONS DE LA REFONTE DU SYSTEME «ES9000 » :

Les raisons de refonte d'un système d'information sont nombreuses. On peut en citer à titre d'exemple :

n Minimiser les tâches quotidiennes et sans valeur ajoutée notamment les doubles saisies et soulager les utilisateurs.

n Réduire les coûts de la maintenance : L'entretien des applications informatiques est un travail difficile et long. En effet, reprendre un programme, plusieurs années après son développement, nécessite de gros efforts de décryptage. Parfois, il est même nécessaire de reconstituer la logique du programme avant de procéder au travail suivant.

n Unifier et intégrer les données, pour en assurer la fiabilité et la cohérence. Autrement dit, éviter la redondance des informations, les doubles saisies, et les risques d'incohérence.

n Analyser les données et les tableaux de bord.

n Fournir l'information utile et nécessaire en temps réel

n Suivre les évolutions en terme technique et technologique

On compte dans le monde :

ü Plus de 8000 entreprises qui ont acquis des solutions progicielles pour le domaine « Gestion comptable, financière, et GPAO ».

ü Plus de 800 entreprises qui ont acquis des solutions progicielles pour le domaine « GMAO, Approvisionnements et stocks ».

ü Plus de 850 entreprises qui ont acquis des solutions progicielles pour le domaine « Gestion des RH ».

II- CHOIX DU PROJECIEL ORACLE :

II-1 SOLUTION « PROGICIEL » :

1- Définition :

Le terme « Progiciel » résulte d'une concaténation des termes Produit et logiciel. Le CXP (cabinet de conseil dans le choix des Progiciels) a défini, dès 1980, le progiciel comme « un ensemble cohérent et indépendant constitué de programmes, de services de supports de manipulation ou d'informations (langages etc) et d'une documentation, conçu pour réaliser des traitements informatiques standards dont la diffusion revrt un caractère commercial et qu'un usager peut utiliser de façon autonome après une mise en place et une formation limitée. »

Selon le CXP, les progiciels ouverts sont des progiciels permettant à l'utilisateur de définir luimême, sans faire appel à des spécialistes en informatique, un certain nombre d'éléments déterminants du fonctionnement et de l'utilisation du produit. Il s'agira par exemple de définir la composition et le contenu des différents menus accessibles à l'utilisateur et la définition des états personnels.

Les progiciels intégrés désignent les progiciels permettant de couvrir toutes les fonctionnalités d'un même domaine ou fonction de gestion de l'entreprise. Il reste évidemment à définir le domaine. Dans le domaine des Progiciels de gestion comptable et financière, les progiciels couvrent le plus souvent tous les outils des métiers liés à la comptabilité générale, analytique et budgétaire. Un progiciel intégré se définit également comme émanant d'un fournisseur unique, permettant de garantir l'unicité de l'information (notamment au travers d'une mise à jour en temps réel des informations dans tous les modules affectés) et doit fournir une traçabilité des opérations.

2- ecssrHFhe-n( 5 IIIIIHNIc bcMION2srHJIFIH)

L'approche BPR (Business Process Reengineering; reconception fondamentale des processus de gestion) est la première approche de refonte des systèmes d'information.

Elle préconise une remise à plat complète, une rupture fondamentale : Reconstruire et refaire les processus de gestion. En conséquence, elle nécessite des changements profonds et larges.

Or, réinventer l'entreprise n'est pas aussi simple ! Par où commencer ? Comment identifier les maillons faibles des processus de l'entreprise ? Comment les concevoir ? De plus la démarche est lente. C'est donc dans cette problématique que l'approche PER, basée sur les progiciels intégrés de gestion, a désormais trouvé sa place.

En effet, face à l'approche brutale préconisée par le BPR, le progiciel intégré est un outil pour mener une démarche différente, plus rapide et souple : L'amélioration continue et rapide des processus de gestion.

L'approche PER (Package Enabled Reengineering) consiste en l'acquisition de solutions progicielles sur lesquelles on greffe les processus. Tout d'abord, le progiciel est exogène. Vis-à-vis de l'organisation, c'est un corps étranger. Par conséquent, il encourage la remise en cause. La confrontation des procédures de l'entreprise avec les solutions proposées par les progiciels est une source d'amélioration.

3- Apports de la solution « progiciel »

Le progiciel est le meilleur moyen de réunir le consensus entre les différentes fonctions de l'entreprise. Il propose un ensemble de fonctionnalités, d'approches de gestion qui ont déjà fait leurs preuves dans un grand nombre d'entreprises, dans plusieurs pays et plusieurs secteurs d'activité. Il provoque des gains en efficacité, non pas seulement parce qu'il automatise les procédures, mais parce qu'il entraîne des changements dans le comportement quotidien des utilisateurs ; ce qui devient une source importante de motivation.

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4- Intégration de nouvelles technologies :

Les solutions « Progiciels » sont standardisées par leurs concepteurs sur les aspects techniques (SQL, client-serveur) et fonctionnels. La standardisation garantie une évolutivité des progiciels (portage sur de nouvelles plates-formes, des nouveaux systèmes d'exploitation).

II-2 CHOIX DU PROGICIEL « ORACLE"

1- Inconvénients et limites du système «ES9000»:

Le système ancien d'informations présentait plusieurs inconvénients et limites, notamment :

a- Technique :

· Architecture décentralisée

· Matériel ancien et dépassé techniquement dans le monde

· Coût élevé des logiciels (outils de développement obsolètes abandonnés à travers le monde)

b- Gestion :

· Séparation entre les différentes applications ;

· manque de cohérence des données ;

· Gestion lourde de plusieurs applications, et de plusieurs référentiels ;

· Saturation de l'évolution des applications existantes. Trente années d'existence et de modification ont rendu toute amélioration impossible ;

· Disponibilité de l'information : ne peut être instantanée, les applications classiques sont conçues avec une technologie basée sur le traitement différé. Ceci rend impossible l'acquisition de l'information en temps réel.

2. Systèmes d'information dans le monde :

Le mouvement fort de motivation pour l'automatisation est l'intégration des activités et de données liées aux fonctions telles que la comptabilité, les ressources humaines et la production ont poussé un nombre croissant d'entreprises à se tourner vers la mise en place et l'utilisation de progiciels. Les figures Fig2 et Fig3 représentent respectivement la ventilation du marché mondial des progiciels par métier et par secteur d'activité [CXP].

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Figure.2 : Répartition des progiciels par métier

Figure3 : Répartition des progiciels par secteurs d'activité

Bien que l'utilisation d'un progiciel permette à l'entreprise de se mettre à niveau avec ses concurrents, il faut encore trouver un moyen de se différencier. Les entreprises recherchent un progiciel offrant, d'une part, la possibilité de développer des applications spécifiques, ce qui est une nécessité puisqu'il y aura toujours une migration des données vers le nouveau système et l'obligation d'exploiter les applications du système «ES9000» par des interfaces d'autre part.

Oracle offre toutes ces possibilités. Les figures Figure4, Figure5 et Figure6 représentent respectivement la répartition mondiale des progiciels par outils de développement, par systèmes de gestion des bases de données (SGBD) et par plates-formes [CXP].

Figure 4 : Répartition des progiciels par plates-formes	Figure 5 : Répartition des progiciels par SGBD

Figure 6 : Répartition des progiciels par outils de développement

3. Solutions apportées par ORACLE

a- Adaptabilité et intégration : Le progiciel offre la possibilité à l'utilisateur de paramétrer aussi, au sein de chaque écran composant l'application, un ou plusieurs champs de données dits flexibles, et de spécifier au sein des applications et écrans, des informations spécifiques à son organisation.

La productivité d'Oracle se mesure également par son aptitude à s'intégrer et à coopérer au sein du système d'information, couvrant les différentes fonctions ou domaines de l'entreprise. Son adoption d'une solution permet de migrer le système d'information sans remettre en cause les applications existantes. Il permet également à l'entreprise de garantir l'unicité et la cohérence des données.

b- Modularité et Couverture fonctionnelle : ORACLE est apte à couvrir toutes les fonctions de l'entreprise (commercial, finance, production, ...etc.), et caractérisé par la notion de modularité, se décomposant en un ensemble de modules (les applications) : chaque application dispose de ses propres fonctionnalités et remplit un rôle distinct.

Cette modularité permet, notamment, d'offrir à l'utilisateur une large gamme de produits dans laquelle il choisit les applications qu'il désire mettre en oeuvre et selon un rythme qui lui convient. Aucun module n'est obligatoire et toutes peuvent fonctionner indépendamment. Il y a donc une totale indépendance du point d'entrée des données mais aussi des applicatifs. Chaque module dispose d'interfaces intégrées qui lui permettent à la fois de gérer les reprises de données existantes mais également de communiquer avec des modules extérieurs (spécifiques ou d'un autre éditeur).

c- Démarrage rapide : Enfin, ORACLE est un accélérateur de temps, à l'inverse des approches séquentielles traditionnelles (du recensement des besoins jusqu'à la mise en oeuvre), il propose, à cet égard, des solutions déjà élaborées.

En bref, il devient le nouveau catalyseur du changement dans l'entreprise.

III- HISTORIQUE ET « ORACLE » APPLICATIONS :

1- Historique d'Oracle Applications :

Créée en 1977 aux Etats-Unis, Oracle Corporation est un spécialiste des progiciels de gestion. Son effectif mondial dépasse 40.000 personnes pour un chiffre d'affaire 2005 de 11,8 Milliards de Dollars. Oracle exerce une présence dans 145 pays à travers le monde.

Le métier d'Oracle, c'est l'information : la gérer, l'utiliser, la partager et la protéger. Le premier éditeur mondial de logiciels d'entreprise, fournit les logiciels et les services qui permettent aux entreprises d'obtenir de leurs systèmes d'information, les informations les plus récentes et les plus précises. Oracle propose aux entreprises sa base de données, ses outils et ses applications, ainsi que les services associés de conseil, de formation et de support.

Aujourd'hui, Oracle est l'éditeur qui aide les gouvernements et les entreprises à travers le monde à placer l'information au coeur de leur activité en suivant trois principes : simplifier, normaliser et automatiser. Ces principes permettent aux entreprises d'utiliser des informations de grandes qualités pour collaborer, mesurer les résultats pour s'améliorer en permanence.

Aujourd'hui, Oracle est toujours à l'avant-garde de l'innovation. On trouve les technologies Oracle dans presque tous les secteurs à travers le monde. Oracle a été le premier éditeur de logiciels à développer et déployer des logiciels d'entreprise 100% Internet pour l'ensemble de sa gamme de produits : base de données, logiciels de gestion, développement applicatif et outils d'aide à la décision.

Les solutions technologiques et opérationnelles s'appuient sur un modèle Internet, qui permet de connecter des bases de données, des applications et des sites Web, avec des réseaux de PC. Cette architecture permet aux utilisateurs finals d'accéder aux données et aux applications de gestion via une interface Web universellement adoptée, tout en offrant aux entreprises la méthode la plus efficace et la plus économique pour gérer leurs informations et les applications pour leur métier.

La technologie Oracle fonctionne sur les systèmes ouverts du marché, notamment Linux, Unix, Windows et même les mainframes.

2- Oracle Applications

Oracle Applications est un ensemble de modules de gestion. Il s'adresse traditionnellement aux grosses sociétés, notamment à travers une solution packagée. Cette solution privilégie la mise en place rapide des modules généraux selon des normes préétablies. Le progiciel est donc généraliste, avec une large capacité d'ouverture lui permettant d'intégrer des demandes métiers spécifiques.

Oracle Applications comporte une gamme de modules qui répondent à l'ensemble des besoins de gestion d'une entreprise. L'accent est mis par l'éditeur sur la rapidité et la qualité de l'implémentation. Cette rapidité de mise en oeuvre est clairement le résultat de l'approche modulaire permettant de démarrer d'abord par des modules de base, et d'assurer une connexion efficace avec les autres modules.

Oracle Applications présente une très bonne ergonomie, tant dans les fonctions classiques d'un progiciel que dans les fonctions moins traditionnelles, comme les fonctions d'audit et d'analyse ou les fonctions décisionnelles.

Le progiciel fonctionne avec une seule base de code couvrant toutes les particularités telles que les localisations, les multidevises ou les multi-langues, ce qui évite les problèmes d'intégration rencontrés lorsque chaque région utilise une version différentes.

20

IV- ARCHITECTURE GENERALE D'ORACLE :

Du point de vue technique, Oracle Applications est basé sur une architecture client/ Serveur. Cette architecture permet de répartir les traitements entre trois entités du système : le client, le serveur d'applications et le serveur de données (Figure7).

Requêtes

Requêtes
Réponses

Réponses
Requêtes

Réponses

Base de

données Serveur de données Serveur d'applications

Clients

Figure 7 : Architecture Client /Serveur d'Oracle Applications

Un client : c'est un processus qui émet des ordres et des requêtes vers un processus serveur.

Un serveur : c'est un processus fonctionnant d'une manière permanente en attente des requêtes et des ordres des entités clientes.

Le « Data-Load Excel » est un processus client, elle émet un ensemble de commandes d'ajout et de mise à jour des paramètres d'Oracle Applications. La communication avec le serveur tient compte essentiellement du temps de réponse de ce dernier, celui-ci augmente proportionnellement d'une part, avec le nombre d'utilisateurs d'Oracle Applications sur le réseau, et d'autre part, avec le nombre de tâches présentes dans la file d'attente du serveur. Ainsi, moyennant une procédure de synchronisation, le Data-Load permet d'éviter tous les conflits qui peuvent survenir lors du chargement des paramètres.

Ecran de saisie

Poste de travail

Client

Data-Load
Excel

Actions

Commandes

Fichier Excel

Acquittement

Lecture

Base de
données

Serveur

Requête
Réponse

Figure 8 : Synchronisation entre le serveur et la macro Data-Load

Le système d'informations du groupe OCP est basé sur une architecture décentralisée, il est constitué de six sites informatiques interconnectés par un réseau en étoile. Le site de Casablanca est le noeud principal (Figure 9)

Jorf

Safi

Casablanca

Laâyoune

Khouribga

Youssoufia

Figure 9 : Architecture du système d'informations du groupe OCP

La plate-forme matérielle et logicielle de chaque site est basée sur :

· Une machine Mainframe IBM ES/9000;

· Un système d'impression ;

· Un réseau de postes de travail ;

· Des applications pour l'exploitation, la bureautique, la gestion du réseau, etc. ;

· Des applications spécifiques pour le transfert des données et les traitements différés.

Bureautique

Impression

Réseau

Exploitation

Figure 10 : Composantes matérielles et logicielles d'un centre

APPORTS ET AMELIORATIONS DU SYSTEME ORACLE

Ce chapitre traite les points suivants :

Différents points forts apportés par le nouveau système

Améliorations économiques

Améliorations en termes de structures

Améliorations apportées par les différents modules « ORACLE »

23

La comptabilité générale enregistre toutes les écritures comptables en précisant l'origine, le contenu, l'imputation du mouvement, ainsi que les références de la pièce justificative. Elle est tenue conformément à la réglementation en vigueur en tenant compte du découpage analytique et de l'activité du groupe OCP.

I- POINTS FORTS APPORTES AU FONCTIONNEMENT :

ORACLE recouvre la gestion de l'ensemble des flux d'information de l'entreprise. Le périmètre applicatif est donc important et les relations entre les fonctions sont nombreux. Bien entendu, lier ces informations les unes aux autres ne se fait pas sans difficultés. Cela demande une approche méthodologique afin de synchroniser les flux d'informations. Il s'agit de globaliser toutes les solutions informatiques dans un seul système d'informations. Avec cette logique d'intégration, il offre la possibilité de récupérer automatiquement et quasi instantanément toutes les informations à tous les niveaux de l'entreprise. IL favorise donc l'homogénéisation des méthodes de travail.

Cette facilité de circulation de l'information permet d'élaborer des outils puissants de gestion, d'analyse et d'aide à la décision. La flexibilité, que ce système engendre, évite de nombreux contrôles. Cependant un tel système nécessite une remise à plat totale de l'organisation. C'est un remodelage des flux d'information, une redéfinition des valeurs de base, une réévaluation des compétences et des postes. L'entreprise se trouve donc obligée de s'adapter au nouveau système et l'inverse.

Le nouveau système d'informations permet :

Un saut qualitatif : à travers la mise en place de solutions progiciels permettant de bénéficier, pour chaque domaine de gestion, d'un réservoir de bonnes pratiques issues de l'expertise métier, apportées par les groupes ayant participé pour la mise en oeuvre de ce progiciel.

Une meilleure couverture fonctionnelle : à travers la mise en place des fonctionnalités avancées telles que les prévisions et la simulation d'amortissement des immobilisations, la séparation des comptabilités par entité comptable, la répartition Haut Volume, etc.

Une souplesse d'utilisation : à travers des interfaces graphiques, l'accès en temps réel à l'information et les possibilités de manipuler cette information par les outils bureautiques.

La mise en place d'outils d'aide à la décision : un progiciel de gestion intégré constitue un élément essentiel pour la mise en place d'un système d'informations décisionnel.

II- AMELIORATIONS ECONOMIQUES

Le nouveau système d'informations permet :

Une réduction des coûts de maintenance : l'adoption d'une solution informatique centralisée permet de réduire le coût de maintenance du système.

Un gain de productivité : qui se traduit par l'optimisation du flux d'informations échangées, la réduction du temps des délais de traitement et la fiabilité d'informations.

Fonctionnalité : le nouvel horizon du projet NETPHOS a permis de bénéficier d'une bonne couverture fonctionnelle, une convivialité des écrans de saisie et l'accès en temps réel aux informations, ainsi que la possibilité de manipuler ses données via les outils standard de la bureautique. Les améliorations retenues sont entre autres :

· Saisie unique et uniforme ;

· Constatation comptable des événements à leur survenance ;

· Exhaustivité et exactitude des données en temps réel ;

· Traçabilité et contrôle de l'information ;

· Respect des normes comptables et fiscales ;

· Harmonisation au niveau du groupe des référentiels ;

· Harmonisation des règles de gestion et des méthodes d'évaluation... etc. ;

· Adaptation des applications existantes aux exigences comptables ;

· Réalisation des clôtures mensuelles et annuelles ;

· Plus grande décentralisation ;

· Flexibilité par rapport aux évolutions futures ;

· Sécurisation (saisie, partage, accès, fonctionnalités, contrôles,~etc.) ;

· Fiabilité des informations ;

· Réduction des délais de traitement des factures ;

· Disponibilité en ligne des informations relatives aux principaux éléments de gestion (Clients, fournisseurs, entités~etc.) ;

· Transfert instantané des données pour traitement sur PC (Synthèses, analyses, rapports...) ;

· Unicité de la base d'information ce qui permet d'éviter de saisir des informations identiques au niveau de plusieurs entités ;

· Evolutivité des applications nouvelles ;

· Environnement de travail convivial sur Oracle.

25

III- AMELIORATION EN TERMES DE STRUCTURES :

1- Notions clés d'Oracle Applications :

a- Types d'organisation : Oracle Applications permet de définir différents types d'organisation. Dans le cas du Groupe OCP trois types d'organisations ont été définis :

Business Group : C'est le plus haut niveau dans la structure organisationnelle. Dans Oracle Applications, le Business Group est essentiellement utilisé pour le module HR (gestion des Ressources Humaines). Il fédère tous les employés du Groupe.

Entité Comptable : L'entité comptable se définit comme une entité ou un groupe d'entités ayant en commun :

· Une même grille d'analyse des informations de gestion (Clé Comptable Flexible) ;

· Un même calendrier comptable ;

· Une même devise comptable.

Notion de MULTI-SOB : A travers la notion de MULTI-SOB, Oracle Applications offre la cohabitation de plusieurs entités comptables au sein du même système d'information. Le choix pour le Groupe OCP est de définir une entité comptable (Set Of Book - SOB) pour chaque filiale inclues dans le périmètre du projet NETPHOS, de manière à séparer les comptabilités des différentes filiales.

b- Unité Opérationnelle : permet d'identifier une organisation autonome en matière d'achats, de ventes, de facturation, de règlement et de gestion de projets. L'information est sécurisée par unité opérationnelle avec quelques informations partagées (clients, fournisseurs, banques, etc.). Oracle Applications permet à des unités opérationnelles appartenant à une même entité comptable d'être autonomes dans leurs comptabilités auxiliaires (clients et fournisseurs) grâce à la mise en place du concept MULTI-ORG.

c- Clé Comptable Flexible #177; CCF : La clé comptable flexible est donc une réponse à l'évolution du rôle assigné au système d'information recherché. Elle est donc la base de la comptabilité analytique, générale et budgétaire.

Oracle Applications est caractérisé par une clé de compte segmentale, dite Clé Comptable Flexible (CCF). Elle représente un identifiant permettant d'intégrer et de suivre l'ensemble des informations financières.

A travers cette clé, il est possible d'analyser des informations financières du Groupe OCP selon

différents axes, par exemple, le compte comptable, le projet, le compte analytique, le code produit, la région géographique, etc.

Selon les métiers du Groupe OCP, l'organisation interne, les procédures suivies et les évolutions futures pressenties, la structure de la CCF arrêtée repose sur les segments suivants :

Sté-CC

Compte

SA

LPR

Projet

Produit

Interco

Matricule

Activité

IAS

SAC

Figure 11 : Structure de la clé Comptable Flexible - CCF

Sté-CC (Société-Centre Comptable) : Il concatène le code société et le code centre comptable. Il s'agit du segment d'équilibre : les écritures enregistrées sur le centre comptable devront nécessairement être équilibrées. Par exemple, la valeur 0901 correspond à la société Phosboucraâ-- le centre comptable 01). Compte : Il représente le plan comptable du Groupe OCP. Des valeurs de regroupements permettent de disposer de la synthèse et produire des éditions synthétiques. L'utilisation des modules auxiliaires a réduit considérablement le plan de comptes.

Section Analytique - SA : Ce segment traduit la dimension organisationnelle du Groupe OCP : section de base, division, direction et site. Des valeurs de regroupements permettent d'automatiser les répartitions de charges et produits entre sections analytiques et de disposer de la synthèse par valeur de regroupement. Ligne de Prix de Revient - LPR : Ce segment permet de réaliser les calculs de prix de revient.

Projet : Son objectif est de suivre les gros travaux, l'activité d'ingénierie et les investissements. Produit : Marque les flux comptables relatifs aux produits intermédiaires et aux produits finis. Interco : Permet le rapprochement des flux inter filiales, d'une part, pour identifier les écritures

déséquilibrées entre deux filiales, et d'autre part, pour le retraitement des écritures des Interco dans le cadre de la préparation d'une consolidation.

Matricule : Sert à identifier les dépenses directes (réparation, maintenance, etc.), relatives aux immobilisations pour lesquelles les dépenses sont importantes.

Activité : Cet axe est non utilisé actuellement. Il servira pour la mise en place ultérieure d'une comptabilité analytique de type ABC (Activity Based Costing).

IAS : Ce segment n'est pas activé dans un premier temps, mais pourra être activé et utilisé dans le futur quand le groupe OCP décidera de passer à une comptabilité aux normes IAS, normes internationales de comptabilité émises par l'organisme régulateur IASB.

Section Analytique Cliente - SAC : la section analytique cliente sert pour le traitement automatique des facturations inter-filiales (interco).

La CCF est un moyen de ventilation des comptes sur la comptabilité analytique (CA) et la comptabilité générale (CG).

La CG est alimentée dés que le centre comptable et le plan comptable sont désignés, par contre la CA est alimenté par la désignation de la ligne prix de revient (LPR) et la section analytique. Le dispatching se fait automatiquement aussitôt que les événements comptables sont approuvés et comptabilisés.

Ainsi, toute écriture comptable se fera, désormais, selon le canevas suivant :

Figure 12 : Panneau de saisie de la Clé Comptable Flexible -CCF

d- Champs Utilisateurs Flexibles - CUF : Les champs utilisateurs flexibles sont des champs de données attachés aux écrans de saisie. Ils sont Offerts par Oracle Applications pour permettre aux utilisateurs de saisir des informations supplémentaires non prévues en standard par le progiciel.

On distingue deux types de champs utilisateurs flexibles :

CUF Ordinaires : La valeur renseignée fait partie d'une liste de valeurs valides

CUF Contextuels : La liste des codes et libellés de champs flexibles est fonction, par exemple, de la valeur d'un segment.

e- Utilisateurs divers : Le concept de responsabilité dans le système Oracle, compte et mot de passe, spécifie les taches de chaque opérateur, les fonctionnalités rattachées et l'édition des états dont il a besoin, en effet, le nouveau système responsabilise les différentes étapes de circulation de la pièce comptable depuis sa création jusqu'au règlement et archivage.

IV-AMELIORATIONS APPORTEES PAR LES DIFFERENTS MODULES :

Interfaces Gestion commerciale DC-GCCN-GNAV-FT-FEE

AP

AR

FA

GL

OFA

Interfaces Ressources humaines

PO

PA

EAM

INV

IV- 1 Définitions et relations des modules ORACLE avec leurs interfaces :

Figure 13 : relation des modules oracle et leurs interfaces

28

GL (General Ledger) : Permet de centraliser les écritures comptables, analytiques et budgétaires. Il constitue le réceptacle qui reçoit des écritures synthétiques des autres modules dits auxiliaires, qui contiennent le détail des opérations.

AR (Account Receivable) : Permet de gérer les clients, comptabiliser les opérations de ventes ainsi que les encaissements. AP (Account Payables) : Permet de gérer les fournisseurs, comptabiliser les opérations d'achat et de règlements.

FA (Fixed Assets) : Permet de gérer les immobilisations du groupe, et de les centraliser sur GL

EAM (Entreprise Asset Management) : gestion de la maintenance des équipements

PO (Purchase Order) : gestion des achats et approvisionnements

PA (Project Accounting) : gestion des projets

INV (Inventory) : gestion des stocks

AP et AR définissent 41 unités opérationnelles (voir annexes); par contre FA et GL définissent 08 entités comptables qui sont : OCP, MP, SOTREG, SMESI, CERPHOS, PHOSBOUCRAA, EMAPHOS et IMACID

Dans la suite, en annexe, nous avons détaillé les fonctionnalités des applications Oracle. IV- 2 ORACLE APPLICATION AP :

L'architecture fonctionnelle Multi-Org. d'Oracle AP offre plusieurs avantages / à l'ancien système :

Critères	Avantages
Sécurité	- Forte confidentialité
Référentiels	- Référentiels communs pour les en-têtes fournisseurs, banques et clients -Référentiels spécifiques à l'unité opérationnelle pour les sites fournisseurs
Etats	-Edition spécifique aux unités opérationnelles (Journal d'achat, facture, règlement, etc.). - Grand livre et balance par entité comptable
Procédures	- Clôture comptable par unité opérationnelle et par entité comptable - Journaux spécifiques par unité opérationnelle et par entité comptable - Centralisation par entité comptable vers le module GL - Paramétrage par unité opérationnelle et par entité comptable

1-

Comptabilité des fournisseurs :

L'architecture Multi-Org. d'Oracle AP permet de séparer la comptabilité des achats par unité opérationnelle. En effet, chaque unité dispose de son propre système de gestion des achats, en l'occurrence, la gestion des factures, des règlements et des règles fiscales. Le référentiel des fournisseurs et des banques est commun à l'ensemble des unités opérationnelles.

La définition des responsabilités permet de garantir un bon niveau de sécurité. Certaines transactions sont accessibles à tous les utilisateurs, d'autres, compte tenu de leur impact comptable, sont réservées à une catégorie d'utilisateurs.

2- Gestion des fournisseurs :

Oracle AP offre de nouvelles fonctionnalités à la gestion des fournisseurs du groupe OCP, notamment :

· Une gestion centralisée des entêtes fournisseurs : une seule unité opérationnelle sera responsable de la création et la mise à jour des entêtes de tous les fournisseurs du groupe OCP. Les autres unités auront un accès en consultation pour ces informations ;

· Une gestion décentralisée des sites fournisseurs : chaque unité opérationnelle se charge de la gestion de ses propres sites fournisseurs, en l'occurrence, les contacts, les coordonnées bancaires, les informations comptables, les règles fiscales et les modalités de contrôle sur les transactions liées aux sites fournisseurs (les options génériques).

6DX3EIDIGELIGELIMORNrOTXE : la fonction « AUDITRACE » permet de mémoriser l'ensemble des transactions effectuées sur une fiche fournisseur : création, modification ou suppression. La fonction enregistre également la date de chaque transaction et l'utilisateur qui l'a effectuée. On peut désigner donc des sites de règlement, sites d'achats, sites pour appels d'offres seulement, ...etc.

3- Facturation :

Oracle AP permet de gérer toutes les catégories de factures saisies au sein des différentes unités opérationnelles du groupe OCP. Les factures peuvent être de différents types ( standard, acompte et avance, avoir, note de débit, note de frais,...etc.).

Les différentes actions sur factures offertes par Oracle AP seront exécutées en fonction des responsabilités attribuées aux utilisateurs. Par exemple, le blocage et le déblocage des factures seront réservés à une catégorie d'utilisateurs.

Grâce aux numéros de séquence - automatiques ou manuels - attribués aux factures, Oracle AP permet de suivre le cycle de vie de chaque facture depuis la création jusqu'à l'imputation dans le module GL. En plus, toutes les transactions effectuées sur une facture seront enregistrées.

Le volet des factures permet de créer, mettre à jour et consulter les différents types de factures :

4- Ventilations :

Oracle AP offre plusieurs possibilités pour saisir des ventilations :

Saisie manuelle des ventilations ;

Rapprochement d'une facture d'une commande ou d'une réception : Oracle AP permet de rapprocher une facture d'une commande ou d'une réception pour assurer que le règlement s'effectue uniquement sur les biens commandés ou reçus ;

Modèles de ventilation prédéfinis : on peut utiliser un modèle de ventilation commun pour une catégorie de fournisseurs ou de factures. Par exemple, on peut affecter une ventilation par défaut à un site fournisseur de telle sorte qu'Oracle AP l'utilise pour toutes les factures saisies pour ce site.

5- Actions sur facture :

Approbation de factures : valide les informations sur le rapprochement, la TVA, le statut des périodes, les taux de change et la ventilation pour les factures saisies. Cette action est nécessaire pour le règlement et la création des pièces comptables pour cette facture. Lors de l'approbation, Oracle AP applique un blocage sur toute facture qui présente certaines anomalies. Le blocage ne peut être levé qu'une fois les anomalies sont corrigées.

Blocage des factures : le blocage d'une facture peut être soit manuel soit automatique ;

Blocage manuel : Permet d'appliquer manuellement un blocage sur une facture. L'utilisateur peut procéder à un tel blocage lorsque la quantité facturée est différente de la quantité reçue, le prix facturé est différent du prix de livraison de la commande, etc.

Blocage automatique : lors de l'approbation, Oracle AP peut appliquer un blocage sur toute facture présentant des anomalies : montant TVA incorrect, somme des montants de ventilation est différente du montant de la facture,....

Ajustement de facture : Certains mouvements sont relatifs aux événements d'ajustement de facture. Par exemple, la contre-passation d'une ventilation existante de facture comptabilisée ou l'ajout d'une nouvelle ventilation à une facture comptabilisée.

Annulation de facture : Cet événement se produit lorsqu'une facture comptabilisée est annulée. Il permet de comptabiliser les nouvelles ventilations de montant négatif (contre-passations) créées lors de l'annulation de la facture.

6-Comptabilisation :

L'architecture Multi-Org d'Oracle AP permet à chaque unité opérationnelle de lancer ses propres traitements de comptabilisation. Ces traitements seront lancés quotidiennement afin de créer des pièces comptables pour les factures et les règlements, ensuite, transférer ces pièces comptables pour imputation dans le module GL. Ainsi, chaque unité opérationnelle pourra procéder à une clôture de période indépendamment des autres. Toutes ces possibilités ne pourraient être offertes par le système « ES9000 ».

31

7- Règlement :

Oracle AP permet d'enregistrer les différents types de règlements de factures. Chaque mouvement de règlement est identifié par un numéro unique. Ceci permet d'une part, de rapprocher un règlement avec les factures concernées, et d'autre part, d'identifier le mouvement de comptabilisation généré dans Oracle GL.

A travers les règlements de type « Transmission Bancaire », Oracle AP permet de saisir les virements vers des comptes bancaires prédéfinis. En ce qui concerne les règlements en plusieurs devises, Oracle AP enregistre les gains et les pertes de change dans des comptes paramétrables.

8-Etats :

Les états d'Oracle AP sont gérés au niveau des responsabilités. Chaque utilisateur, et en fonction des

responsabilités dont il dispose, peut lancer simultanément ou successivement un ensemble d'états de sortie ; ce qui n'était pas possible par l'ancien système, à savoir :

· Etat des factures approuvées, bloquées ou comptabilisées ;

· Etat de la TVA par facture, par règlement, par fournisseur ou par administration fiscale ;

· Etat des pièces imputées ou non imputées ;

· Etat des provisions comptables... etc. ;

IV-3 ORACLE APPLICATION AR :

1- Gestion des clients :

Oracle AR apporte ainsi une contribution essentielle à la fiabilité du cycle de la gestion clients : saisie et gestion de la facturation et des encaissements, reconnaissance des revenus, gestion crédit, recouvrement, production des données comptables et de gestion.

Fonction opérationnelle essentielle dans le cycle commercial de l'entreprise, la facturation doit permettre à la fois de suivre au plus près l'évolution des revenus et de garantir la fiabilité des données comptables. De même, la saisie et le lettrage des règlements représentent souvent 60 à 80 % des tâches du service de comptabilité clients.

C'est pourquoi Oracle AR offre des procédures efficaces en vue de simplifier et d'accélérer ce processus.

2- Séquence d'auto-lettrage :

C'est une fonction d'Oracle AR utilisée pour déterminer l'ordre dans lequel Oracle AR doit employer les règles d'auto-lettrage, qui traitent les opérations suivantes :

· Lettrer avec la facture la plus ancienne ;

· Rapprocher les factures échues ;

· Calculer le solde total ;

· Rapprocher le règlement avec la facture.

On a également la possibilité d'inclure dans le solde du client les escomptes, les intérêts de retard et les litiges.

3- Création des classes de clients :

Une classe de clients est une méthode de classification des clients en fonction du type, de la taille ou du lieu de leur entreprise. On peut créer un nombre illimité de classes de clients.

4- Création des profils de crédit :

Un profil de crédit est une catégorie affectée aux clients à partir d'informations relatives au crédit et aux conditions de règlement. On crée des classes de profil de crédit afin de regrouper les clients dont la solvabilité, la rapidité des règlements, le volume d'activité, sont similaires.

5- Création des relations clients :

Oracle AR permet de créer des relations clients pour activer les contrôles de facturation et de lettrage des règlements. Par exemple, on peut créer des relations clients si on souhaite que les clients parents puissent faire l'objet de lettrage de factures et de règlements avec les mouvements concernant les clients enfants et vice-versa.

6- Règlements automatiques :

Au lieu de saisir des règlements manuellement, on peut utiliser la fonction règlements automatiques d'Oracle AR pour générer automatiquement les règlements pour les clients avec qui on a déjà passé des accords préalables. Ces accords permettent de recouvrir les règlements à la date d'exigibilité prédéterminée en transférant des fonds du compte bancaire du client à notre propre compte.

La création des règlements automatiques se décompose en trois étapes : création, approbation et formatage. Ces trois étapes peuvent être lancées ensemble ou séparément.

L'étape de création consiste à sélectionner les factures qu'on souhaite insérer dans les règlements automatiques. L'étape d'approbation consiste à mettre à jour, supprimer et approuver les règlements qu'on a sélectionnés. En fonction du type du règlement automatique qu'on a crée, on peut être amené ensuite à formater les règlements automatiques en question sur support papier. Une fois formatés, on peut les envoyer au client pour acceptation ou notification, avant de les remettre à la banque sur support imprimé ou magnétique.

IV-4 ORACLE APPLICATION FA :

Oracle FA apporte de nouvelles fonctionnalités pour la gestion des immobilisations du groupe OCP. 1- Classification et regroupement :

A travers ses trois clés flexibles, Oracle FA permet de regrouper les immobilisations selon des critères ayant des impacts financiers ou non.

33

2-Clé Catégorie :

La clé catégorie apporte d'une part, une résolution au problème de saturation de l'ancienne codification basée sur une structure famille et sous-famille. Celle-ci était codée sur six caractères. La clé catégorie permet de classer un nombre illimité d'immobilisations. D'autre part, l'ancienne classification avait un impact sur la location des immobilisations. Les immobilisations de la même famille génèrent le même montant locatif. La clé catégorie, par contre, regroupe les immobilisations selon des critères comptables. Les immobilisations d'une même catégorie partagent la même méthode d'amortissement, la même durée de vie et les mêmes comptes d'amortissement.

3- Clé Immobilisation :

La clé Immobilisation, quant à elle, regroupe les immobilisations selon des critères divers. Par exemple, le segment « Usage » classifie les immobilisations de même usage. Le segment « Code Impôt » regroupe les immobilisations en fonction des impôts auxquels elles sont soumises et le segment « Nature » permet de distinguer les immobilisations fixes et mobiles. Enfin, pour plus de flexibilité, un champ libre est réservé pour des besoins futurs du groupe OCP.

4- Clé Lieu :

Afin de localiser l'endroit d'affectation des immobilisations, la clé Lieu a été segmentée en plusieurs segments. Chaque segment permet, avec plus de détails, un suivi géographique des immobilisations du groupe OCP.

Bien entendu, certains segments caractérisent les immobilisations soumises au même régime fiscal.

5- Transfert des immobilisations :

Oracle FA permet de transférer une ou plusieurs immobilisations entre employés, sites ou comptes d'amortissement. Toutes les transactions de transfert d'une immobilisation sont mémorisées et accessibles en consultation.

6-* HANKICeIWM1A111e :

Oracle FA facilite la comparaison et le rapprochement des données des immobilisations : les données de l'inventaire physique peuvent etre chargées dans Oracle FA via la macro Data-Load, ensuite, la fonction de comparaison de l'inventaire permettra de recenser les écarts entres les données d'Oracle FA et les données réelles.

A la fin de la comparaison, une fenêtre affiche le numéro, le lieu et le nombre d'unités de chaque immobilisation dans Oracle FA ainsi que le numéro, le lieu et le nombre d'unités de l'immobilisation correspondant dans l'inventaire physique. Si les lieux ou les nombres d'unités ne correspondent pas, Oracle FA met en évidence les différences dans le résultat de la comparaison. Il indique également s'il n'a pas trouvé de numéro d'immobilisation correspondant dans le système de production ou s'il a trouvé des numéros en double.

7- Amortissement des immobilisations :

Les transactions d'amortissement dans Oracle FA permettent de :

Simuler l'amortissement : d'une ou plusieurs immobilisations sur la base de données hypothétiques : méthode d'amortissement, durée d'amortissement, nombre de période, etc.

Lancer séparément l'amortissement : pour chaque filiale et pour chaque livre d'amortissement. Oracle FA offre également la possibilité de fermer la période en cours. Si toutes les immobilisations sont amorties avec succès, Oracle FA ferme automatiquement la période et ouvre la suivante pour le livre concerné.

8- Comptabilisation :

A la fin de chaque période, un traitement standard d'Oracle FA permet d'exécuter le programme d'amortissement. Le traitement calcule la dotation aux amortissements, l'amortissement cumulé depuis l'acquisition de l'immobilisation et l'amortissement cumulé de l'exercice. Ensuite, le programme de comptabilisation des immobilisations peut être lancé pour créer des pièces comptables et les transférer vers le module GL.

9- Factures fournisseurs :

Auparavant le traitement des factures était manuel, ce qui entraînait une lenteur de traitement, des réclamations incessantes des fournisseurs et des documents difficile à chercher et à archiver. Chaque centre du Groupe traite ses factures par ses propres manières, ce qui pose le problème d'incohérence des données communiquées à la Direction financière pour harmonisation et consolidation.

IV-5 ORACLE APPLICATION GL :

1- Analyse des comptes :

Oracle GL possède plusieurs possibilités :

· Permet l'édition des états, permettant le suivi, le contrôle et l'analyse de la situation comptable ;

· Lors du traitement informatique, les écritures comptables sont centralisées et regroupées sur plusieurs lots ;

· Editions des états synthétiques d'une manière continue et en temps réel ;

· Un suivi instantané de toutes les opérations comptables des centres.

· Possibilité de consulter les informations sur les origines, les types et les références, afin de remonter à l'origine des mouvements de type STAT ou des mouvements en devise comptable en utilisant l'état « Analyse des comptes ».

· Possibilité de faire apparaître les écritures concernant les comptes demandés, ainsi que les soldes d'ouverture et de clôture de ces comptes. Pour chaque écriture, il indique l'original, le type, le nom du lot, le numéro de la pièce, le compte, la description, les informations de référence sur la pièce/ligne/origine, ainsi que le montant débiteur ou créditeur.

· Possibilité de justifier les comptes en analysant les fiches individuelles (Grand livre) et la balance qui présente la liste de tous les comptes utilisés dans le journal et le grand livre.

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2- Modification et contrepassation :

· Possibilité de générer automatiquement des pièces répétitives (provisions, abonnement, pièces statistiques qui servent à effectuer les répartitions), les imputer et éventuellement les contrepasser automatiquement sur la période suivante

· Possibilité de contrepasser les écritures automatiquement, utilisées en particulier dans les cas suivants :

U Annulation d'une pièce erronée déjà imputée ;

U Reprise en début de période des provisions et abonnements constitués dans la période

précédente. Cette reprise se fait automatiquement lorsque le type de pièces est ainsi paramétré.

La contrepassation peut être obtenu soit en inversant le débit et le crédit des lignes da la pièce, soit en inversant les lignes des montants. Lorsqu'il s'agit d'annuler une pièce imputée de manière erronée il est évidement conseillé d'opter pour la deuxième solution.

3- Clôture :

· Automatisation mensuelle des écritures de provision, de stocks, abonnement avec contrepassation automatique en période suivante

· Clôture mensuelle, de même niveau de qualité que la clôture annuelle

· Consolidation mensuelle du périmètre Oracle application

Un autre avantage aussi important est à signaler. Chacun des acteurs pourra suivre le déroulement de la clôture indifféremment qu'il soit sur site ou éloigné.

Les responsables auront en permanence une vue d'ensemble sur l'état d'avancement de la clôture. Ils auront, par suite, une idée précise sur les sources de retards, de goulots d'étranglements et de litiges s'ils existent. Ainsi, ils pourront intervenir à tout moment pour rectifier le déroulement du travail et réaffecter les tâches si nécessaire.

Vu la taille du Groupe OCP et des dossiers manipulés lors de chaque clôture, il ressort de l'évidence que l'archivage et la recherche des dossiers présentent un problème non négligeable. Par ailleurs, le Workflow offre un moyen simple de préserver l'intégrité des dossiers gardés sous format électronique. Les fichiers seront indexés pour faciliter la recherche après archivage. Aussi, pourrait-on économiser l'espace réservé aux archives et éviter la perte des dossiers.

Tous les avantages précédemment cités vont se répercuter sur les délais de la clôture.

IV-6 ORACLE APPLICATION PA : Gestion des projets Le module présente les avantages suivants :

· Décentralisation de la saisie des documents budgétaire (DIB, DAE,~etc.) ;

· Ajout des rubriques supplémentaires pour mieux assurer le suivi des crédits (par projet, nature, destination, rubrique, enveloppe, devise,...) ;

· Codification séquentielle de chaque crédit et allocation de ce même numéro aux AE concernés ;

· Edition des tableaux de bord d'investissement et gros travaux ;

· Possibilité de transférer les montants d'un lot à un autre sans dépasser le montant global de la DIB ;

· Possibilité de reclasser les échéanciers de réalisation et de paiement des lots de la DIB ;

Au niveau des fonctionnalités, il a les avantages suivants :

U Création des projets à partir des modèles prédéfinis ou de ceux déjà établis en créant des copies. Il existe cinq modèles :

> Projet ou acquisition de matériel ;

> Achat de terrains ;

> Cessions inter-filiales ;

> Production à soi même ;

> Gros travaux.

U D'avoir un seul numéro de projet au niveau OCP ;

U De créer les taches et les sous-taches du projet ;

U De mettre à jour la DIB en cas d'insuffisance par la DIB complémentaire ;

U De réviser les montants des budgets de la DIB report sans excéder le montant total de la DIB initiale par la création d'une nouvelle version ;

U D'annuler une ou plusieurs taches d'une DIB ou de diminuer leurs montants, sans l'annuler Totalement ;

U De mettre à jour la DAE-P en augmentant par la DAE-C ou en diminuant par la DAE-N les montants des taches.

IV-7 ORACLE APPLICATION PO : gestion des achats et approvisionnement

Ce module a apporté plusieurs avantages, notamment :

· Approbation des demandes d'achat, des appels d'offres, et des commandes par le biais de WORKFLOW ;

· Recherche et consultation des fournisseurs par catégories et article ;

· Gérer et distinguer les demandes sur exploitation, sur crédit ou stocké ;

· Faciliter la codification ;

· Créer des DA à partir du module EAM ;

·

Distinguer les appels d'offres selon le type de la commande (ouverts ou fermés), selon sa situation (en cours, activé ou fermé) ;

· D'utiliser les informations de l'appel d'offres pour l'établissement des tableaux comparatifs ;

· De créer automatiquement les commandes à partir des données des propositions d'offres et selon le type de la commande (ouverte ou fermée) ;

· De se renseigner et s'alimenter auprès du module PA en ce qui concerne les projets avant la passation des commandes ;

· D'agir sur les commandes : fermer, bloquer, fermer définitivement, geler et annuler ;

· De créer autant de version de commandes à partir de la commande initiale et dont le N° reste inchangé, et qui doivent être réapprouvées par le WORKFLOW ;

· De rapprocher les commandes avec les factures pour éviter toutes les anomalies ;

· D'éditer l'ensemble des documents après leur approbation : DA, Appels d'offres, tableaux comparatif et les commandes.

IV-8 ORACLE APPLICATION INV : Gestion des stocks

Parmi les avantages importants de la refonte de l'application GS :

· Mise à jour du CMUP à chaque entrée d'approvisionnement, à l'encontre de l'ancienne application GS, la mise à jour était annuelle ;

· Valorisation des stocks, en tenant compte des frais d'approche (transport, fret, Douane, ODEP, Assurances,~etc.) ;

· Valorisation des articles cédés ou transférés au CMUP de l'instant ;

· Possibilité d'assainir la nomenclature par le transfert de stock d'un article à un autre au sein du même magasin ;

· Rapprochement des commandes avec les CRR, qui en cas d'erreur le système bloque l'opération des saisie jusqu'à résolution du problème ;

· Rapprochement des avoirs et reprises avec les commandes, en contrôlant les prix et les quantités.

Le CMUP est un choix adopté par l'OCP pour valoriser son stock. Le FIFO (First in First Out) est adopté pour les produits périssables, par contre LIFO (Last in First OUT) est utilisé pour les articles depréçiables avec le temps.

IV- 9 APPLICATION EAM : Gestion de maintenance des équipements

1- Apports et améliorations :

Les apports et améliorations sont nombreux, les plus importants sont ci-après :

· Centralisation des informations, ce qui permet de diminuer les stocks, et faciliter la recherche des traitements des informations concernant la maintenance ;

· Fonctionnalités très avancées permettant d'utiliser les panneaux d'une façon très aisée ;

· Possibilité d'exécuter et suivre le cycle de maintenance depuis la demande d'intervention automatiquement jusqu'à la clôture de l'ordre de travail ;

· Traçabilité des informations pour le besoin d'analyse et d'exploitation ultérieurement

· Traitement des informations en temps réel ;

· Approbations des opérations par le système et implication de l'ensemble des intervenants ;

· Traitement de l'ensemble de la politique de la maintenance par le système : maintenance curative, conditionnelle et préventive ;

· Possibilité de traiter la planification de maintenance par le système ;

· Possibilité de ressortir les informations demandées par l'utilisateur : coûts, quantité, indicateurs de performances, tableaux d'analyse,.etc. ;

· Possibilité d'avoir des états diversifiés : corts, sorties marchandises,... etc. ;

· Traiter les budgets et les travaux de sous-traitance par le système ;

· Liaison avec les autres modules pour le besoin d'informations (stocks, achats) sans interfaces;

· Automatisation des écritures de mouvements de prestations.

2- Liens avec PO :

· Circuit d'une demande d'achat émanant d'un OT ;

· Réception des achats non stockés (prestations) par les utilisateurs directs ;

· Prestations entre deux organisations de maintenance (même filiale ou filiales différentes)

3- Liens EAM/INV :

· L'allocation des pièces à un OT : cette allocation doit apparaître chez le magasinier ;

· Choix entre allocation automatique ou sortie manuelle (sans allocation);

· Clôture d'une période comptable INV (clôture des OT);

· Codification des magasins des interchangeables ;

· Codification des articles de sous-traitance ;

· Réintégration des pièces non consommés suite à un OT.

Les différents avantages sont entres autres :

4- Les gains directs :

· Optimiser l'exploitation des installations et améliorer leur maintenabilité ;

· Augmenter la disponibilité des équipements ;

· Assurer le suivi des installations et la prévision des dysfonctionnements ;

· Aider les intervenants dans le cadre des opérations de maintenance ;

· Diminution du temps de remise en service ;

· Augmenter la réactivité.

5- Diminution des Coûts :

· Diminution des pannes récurrentes (moins d'interventions) ;

· Optimisation de la maintenance (moins de remplacements ou de révisions systématiques) ;

· Fiabiliser l'Installation ;

· Compréhension des évènements et identification des causes ;

· Garantir la Sécurité des Hommes ;

· Suivi des dysfonctionnements ayant un impact sécuritaire et prévision des conséquences sur l'Homme ;

· Capitalisation des connaissances.

39

IV-10 APPORTS DE WORKFLOW

Le Groupe OCP exploite un outil très pratique pour la messagerie électronique. En effet, MS Exchange Server est un outil efficace. Grâce à son ergonomie et à sa simplicité, il rend son utilisation très facile.

La solution proposée vise à exploiter la messagerie de MS Exchange Server pour mettre en place un système Workflow, et ce, à travers des formulaires qui facilitent la circulation des données entre les différents acteurs. Ils contiennent les règles de gestion des processus de clôture. Cette solution sera élaborée à l'aide des outils existants : MS Exchange Server, Ms Outlook et le langage Visual Basic for Applications (VBA).

Le Workflow correspond à la notion de Gestion Electronique de Processus. Il permet d'organiser dynamiquement les tâches au sein d'un cheminement documenté, planifié, contrôlable en permanence et aisément adaptable au gré des évolutions de l'environnement.

Pour le Groupe OCP, la mise en place d'un Workflow pour l'opération de clôture apportera les avantages suivants :

Les documents manipulés, lors de la clôture, seront plus sécurisés lorsqu'ils seront transmis sous formats électroniques. Ils seront directement transmis aux destinataires et signés électroniquement, ce qui garantira l'authentification de l'émetteur et la confidentialité du document.

Le Groupe OCP est une entreprise à sites éloignés. La transmission du courrier est pour l'instant une tâche consommatrice de ressources. Ces ressources sont très lentes et deviennent inefficaces en cas d'urgence, comparativement à ce que permet la technologie Workflow.

IV-11 ORACLE OFA :

OFA offre plusieurs avantages notamment ; Il permet entre autre de :

· Préparer et simuler des budgets, objectif principale visée par l'O.C.P.SA_.

· Ressortir les rapports et les tableaux de bord personnalisés (données, formatage,~etc.) selon le besoin de l'utilisateur

· Recherche multicritères des données

· Envoi du budget validé dans GL

· Répondre à toutes les requêtes via le Web

· Exporter les rapports vers Excel ou accès pour d'autres exploitations éventuelles sans avoir recours au traitement d'interfaçage

· Gestion des prévisions

· Elaboration des ratios d'analyse

· Extraction et exploitation des données en temps réel

1- Tableau de bord :

Pour répondre au besoin des utilisateurs en matière des tableaux de bord, nous avons réalisé un ensemble de tableaux en concertation avec les responsables des entités concernées des Divisions de la

Direction (voir annexes), en utilisant Oracle OFA, qui permet de ressortir des rapports, tableaux de bord et ratios personnalisés.

Nous présentons ci-après la base de données globale OFA, qui permet d'alimenter les tableaux demandés.

Tableau 14 : type de tableau de bord

MAR-06
Ratio Prévisions sur Réalisations		Ratio Prévisions sur Réalisations	Ratio Prévisions sur Réalisations	Ratio Prévisions sur Réalisations	Ratio Prévisions sur Réalisations	Ratio Prévisions sur Réalisations	Ratio Prévisions sur Réalisations	Ratio Prévisions sur Réalisations
BU1		BU2	BU3	BU4	BU5	BU6	BU7	BU8	P01
									P02
									P03
									PGE
									MODULE DÉCISIONNEL OFA

Tableau 15 : type de ratios par LPR

FONCTIONNEMENT DU MODULE « OFA »

Ce chapitre traite les points suivants :

Le rôle d'Oracle OFA

Les différents types des rapports

Les différents tableaux de bord

42

I- ROLE DU MODULE ORACLE OFA :

OFA offre plusieurs possibilités dans le domaine de reporting opérationnel et décisionnel. Le module est destiné principalement pour le contrôle budgétaire. C'est une fonctionnalité couverte actuellement par le système à l'aide d'un travail sous Excel.

C'est un produit puissant qui s'appuie sur une base de données multidimensionnel. Cette base est alimentée par des données en provenance de GL, qui peuvent être extraites et chargées régulièrement par des procédures standard.

Il permet aussi de préparer et simuler des budgets. C'est la principale fonction visée par l'O.C.P. Il a la capacité de réaliser d'autres fonctions telles que la migration rapide vers d'autres normes. Les traitements qui sont possibles actuellement sont :

· Alimentation standard de la base OFA par des extractions GL, dont la fréquence est établie par rapport aux périodes d'élaboration budgétaire. Le rythme le plus rapproché est celui du trimestre.

· Envoi du budget validé dans GL par une procédure technique.

Du point de vue technique, Discovrer, qui est un outil de développement comme développer, permet d'écrire des applications décisionnelles (états HTML et requêtes prédéfins), et de publier des informations sur le Web par l'intranet ou l'internet en convertissant dynamiquement les formats RDF ou PDF en HTML.

II- LES DIFFERENTS TYPES DE RAPPORTS PRESENTES PAR OFA : Les différents types de rapports traités par OFA sont :

· Rapport des réalisations

· Tableaux de bord

· Budget prévisionnel

· Ratios des prévisions sur les réalisations

III- RAPPORTS DES REALISATIONS :

Le rapport est présenté sous un format standard, et affiche les données croisées de la base,

Constituées de SA et LPR. Les choix effectués sur le rapport permettent de répondre aux besoins multiples de l'utilisateur. On peut obtenir des données soit par :

· Direction par groupe de LPR et SA

· Divisions par groupe de SA et LPR

· Service ou groupe de service par SA et LPR

Tableau 16 : Rapport des réalisations

P01, P02, P03 : Division administrative, extraction et traitement PGE : SA de frais généraux des divisions et de direction

BU (1 à 8) : type de groupes de LPR

1 : Charges du personnel

2 : Fourniture interne (eau, électricité, ...), prestations internes et prestations autres divisions

3 : Cessions internes et fournitures

4 : Consommations matière et fournitures

5 : Charges externes

6 : Autres charges d'exploitation, charges financières, charges non courantes, dotations d'exploitation aux amortissements, et dotations pour dépréciations aux provisions

7 : - Produits financier (intérêts, gains de change)

- Reprise sur provisions pour risque et charges financières

- Immobilisations produites

- Produits de cessions

- Subventions d'exploitations

- Vente de biens et services

- Variation de stocks de biens produits
- Variation de stocks produits en cours

8 : - Recette ligne 2

- recette équilibrage - SA d'exécution

1- Recherches et élaboration des rapports :

La recherche peut être réalisée par plusieurs méthodes :

· Recherche de la SA directe

· Recherche par famille de SA

· Recherche par valeur d'attribut

· Recherche par valeur remplissant les conditions

· Recherche par tri

OFA offre plusieurs avantages par des panneaux multicritères, qui permettent à l'utilisateur d'obtenir les données désirées. Il permet entre autre de :

· Sélectionner les données par le panneau ci-après pour obtenir les composantes du rapport (SA, LPR, périodes).

· Mettre à jour le document selon le canevas désiré par l'utilisateur (positions des SA, LPR,...).

· Modifier l'ensemble du rapport en le personnalisant selon le choix de l'utilisateur.

· Exporter le rapport vers EXCEL afin de pouvoir le formater de nouveau selon le besoin.

Tableau 17 : Panneau de sélection des données

Tableau 18 : Formatage du rapport

IV- LES DIFFERENTS TABLEAUX DE BORD :

Ils sont conçus de façon à obtenir une synthèse par groupe de dépenses (charges de personnel,~etc.), et par Division ou SA. Ceci permet ainsi de ressortir les informations spécifiques suivantes :

· Dépenses (totales ou par type) de chaque Division

· Dépenses (totales ou par type) de chaque service

· Dépenses par lignes PR (totales ou partiel) de chaque Division ou chaque service Le rapport du tableau de bord Budget ne permet pas de ressortir les données de l'année en cours.

46

Voici des exemples de tableaux de bord :

Tableau1 : Réalisations par dépenses et par LPR globales :

Période							Tableau de Bord des Réalisations en provenance de GL
P		P01	P02	P03	PGE	Dépenses
						Charges de Personnel
						Fournitures Internes
						Prestations Autres Divisions
						Consommations
						Autres Charges Externes
						Autres Charges d'Exploitation
						Impôts et Taxes
						Amortissements
						Frais Financiers Nets
						Produits
						Variations des Stocks
						MODULE DÉCISIONNEL OFA

Tableau 19 : réalisations par dépenses

P : Direction

P01 : Division administrative

P02 : Division extraction

P03 : Division traitement PGE : Frais généraux global

Tableau 2 : Réalisations par SA de la Division 01 et par LPR

Période
Réalisations en provenance de GL
		BU1	BU2	BU3	BU4	BU5	BU6	BU7	BU8	P01
										P01009
										P01049
										P01059
										P01109
										P01119
										P01120
										~~~~
~~~~~.		~~~~~~.	~~~~~~.	~~~~.	~~~~~..	~~~~..	~~~~~~	~~~~~~	~~~~~~..	P01SCV
										MODULE DÉCISIONNEL OFA

Tableau 20 : réalisations par SA

P01 : Division 01

P01009 à P01SCV : Sections de la Division administrative

BU à BU : Types de LPR

47

Tableau 3 : Tableau de bord des réalisations par dépenses et par SA de la Division Extraction

Période										Tableau de Bord
des Réalisations P02		en provenance P02000	P02001	de GL
					P02005	P02009	~~	P02620	Dépenses
									Charges de Personnel
									Fournitures Internes
									Prestations Autres Divisions
									Consommations
									Autres Charges Externes
									Autres Charges d'Exploitation
									Impôts et Taxes
									Amortissements
									Frais Financiers Nets
									Produits
									Variations des Stocks
									MODULE DECISIONNEL OFA

Tableau 21 : réalisations par dépenses et par SA

V- BUDGET :

OFA offre les mêmes possibilités que le rapport des réalisations, en présentant l'ensemble des prévisions par SA et LPR de l'année en cours. Le tableau global synthétique est comme suit :

Les Prévisions calculées par OFA
		Budget	Budget	Budget	Budget	Budget	Budget	Budget
		BU2	BU3	BU4	BU5	BU6	BU7	BU8	P
									P01
									P02
									P03
									PGE
									MODULE DÉCISIONNEL OFA

Tableau 22 : Prévisions par LPR

A partir de ce tableau on peut ressortir toutes les données que l'on veut analyser selon le besoin de l'utilisateur.

VI- RATIOS :

OFA offre des ratios de prévisions par rapport aux réalisations en exploitant l'ensemble des

données des prévisions et réalisations. Il est préférable d'exporter les tableaux de bord pour le calcul des ratios des réalisations par rapport aux prévisions pour une analyse plus détaillée (voir un cas type de tableau de bord ci-dessous).

1- Tableau des ratios de la Division 03 par service :

Janvier 06
Ratio Prévisions sur Réalisations		Ratio Prévisions sur Réalisations	Ratio Prévisions sur Réalisations
MFC		BU1	BU5	P03009
				P03133
				P03135
				P03136
				P03139
				P03169
				P03210
				~~~~~~
				P03840

Tableau 23 : Ratios Division 3 par SA

MFC : consommation matières et fournitures BU1 : charges de personnel

BU5 : autres charges externes

VII- AUTOMATISATION DES DONNEES :

Pour exploiter au maximum les données et rendre l'accès facile à l'information, nous avons pensé à automatiser toutes les taches, pour obtenir, par un seul clic toutes les données nécessaires dans des tableaux de bord appropriés.

Les tableaux peuvent être de différentes sortes :

· Tableaux de bord de l'ensemble du prix de revient

· Tableaux de bord spécifiques

· Tableaux de bord de production

· Tableaux de bord divers

Cependant, des contraintes se sont avérées difficile à surpasser et demande l'intervention de l'administrateur d'Oracle. Le détail est comme suit :

Avec « OFA », on obtient toutes les données nécessaires pour faire les analyses détaillées : 1-Méthode manuelle :

Elle permet d'exécuter les taches suivantes :

· Accès à OFA

· Exportation des données aux offices

· Importation des données

· Etablissement des tableaux de bord appropriés

2- Méthode automatique :

La possibilité d'exporter les données de l'environnement Oracle à d'autres environnements

nécessite l'autorisation de l'administrateur par le biais d'un script java, qui permettra d'automatiser l'utilisateur à importer les données de la base de donnée du serveur central après la requete, pour l'exporter à d'autres environnements. Or le système de sécurité d'Oracle est hiérarchisé de telle sorte que les profils sont limités aux opérations spécifiques (Directeurs, H.C.,...). Le système

contrôle après chaque requete tous les éléments d'identification (IP, compte,...) ; ce qui empêchera l'accès aux données.

Recommandations :

· Intégrer les tableaux appropriés, soit dans OFA ou dans les environnements Office moyennant un programme de l'administrateur (Business Object par Ex) ;

· Adopter des tableaux de bord équilibrés selon l'approche de la Balanced ScoreCard.

Schéma de l'import et export d'OFA

OFA

Requête

Identification (IP, compte,...)

Serveur central

Refus

Import

Offices (EXCEL,...)

Exploitation

Tableaux de bord appropriés

Base de données

Partie 2 :

Diagnostiques d' « ORACLE ~ et propositions d'amélioration

RECENSEMENT DES DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES ET PROPOSITIONS DE SOLUTIONS

AUTRES AVANTAGES ET INFORMATIONS

CONCLUSIONS

51

RECENSEMENT DES DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES ET PROPOSITIONS DE SOLUTIONS

Ce chapitre traite les points suivants :

Différents dysfonctionnements constatés au niveau des modules Oracle applications et propositions de solutions ;

Fonctions non couvertes par Oracle ;

Le Balanced Score Card (BSC) ;

Résistance au changement ;

I- DIFFERENTS DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES ET PROPOSITIONS DE SOLUTIONS :

Après analyse des fonctionnalités des modules Oracle applications, les dysfonctionnements ayant été constatés ; ainsi que les points à améliorer concernant l'ensemble des modules sont comme suit :

1- Gestion lourde :

Vu le flux important des informations et les multitudes d'applications en amont interfacées avec les modules, le système est très lourd et la réponse est très lente

Proposition de résolution : prévoir un réseau plus performant

2- Réduction du coût :

Le système Oracle est venu pour cesser le développement des applications maisons, et minimiser leur coût élevé, ce problème est partiellement résolu, du fait qu'il y a toujours l'élaboration des applications d'interfaçage avec les modules Oracle facilitant le transfert des données.

Proposition de résolution : mise en oeuvre des applications manquantes, notamment celles des ressources humaines et commerciales

3- Données instantanées :

Dans l'attente d'acquérir la totalité du système Oracle, à savoir la gestion des ressources humaines,...), le système est interfacé par des applications de l'ancien système. La comptabilité n'est pas mise à jour à cause du retard de centralisation des données dans GL, dû au retard de transfert des données de certaines applications (exp.SPA). Outre le dérangement fréquent des lignes de connexion posent le problème d'avoir l'information en temps réel.

Proposition de résolution : prévoir un réseau plus performant et mise en oeuvre des nouvelles

applications

4- Édition des états :

Les états édités sont actuellement soit insuffisants et ne répondent pas aux besoins des utilisateurs ou présentés sous format PDF et incomplets. Cette situation met les personnes parfois à réaliser le travail manuellement, ce qui devient fastidieux d'abord dans la recherche de la solution et l'accomplissement du travail lui-même.

Proposition de résolution : possibilité d'édition des états personnalisés et en format Excel et Word

5- Gestion fournisseurs :

Les factures transférées de PO vers AP sont toutes bloquées, et ayant la mention »attente CRR » dans le champ CUF, si elles ne sont pas rapprochées.

53

Les factures paraphées (conforme à l'engagement, pré ordonnancées, ordonnancées, retournent à l'acheteur pour enlever le blocage et inscrire la date de transmission à la comptabilité des achats locaux pour règlement.

Proposition de résolution :

a- Vu le nombre important des factures traitées, on propose d'ajouter dans le module AP, une fonctionnalité pouvant afficher toutes les factures en cours de traitement pour une période bien déterminée, afin de les traiter par lot.

b- En ce qui concerne l'état de contrôle des factures, on propose d'ajouter en plus des données sus indiquées le montant de la commande et le montant cumulé des factures avec leur numéro, étant donné que la commande peut générer plusieurs factures selon l'accord cadre de la commande (livraison échelonnée, livraison partielle,~etc.)

6- Approbation des pièces :

L'approbation des pièces (commande, ...etc.) se fait par WORKFLOW. Les justifications ne sont pas présentées, ce qui peut provoquer des anomalies.

Proposition d'amélioration : à joindre les documents justificatifs pour réduire le temps de traitement des pièces

7- Gestion budgétaire :

Actuellement Les DAM et DPM sont saisies et approuvés dans le module PO, et n'ont pas de relation avec le module PA. Il n'y a transfert des informations au PA qu'après approbation de la DAE. Le service contrôle de gestion se trouve en difficulté de suivre la situation des projets approuvés avant leurs demandes d'avis d'engagement.

Proposition de résolution : prévoir une interface entre le PO et PA

Ci-après une comparaison entre l'application BUDG et le module PA nouvellement mis en application :

Application BUDG	Module PA
1- DIB: - Saisie directement des renseignements avec possibilité de modification à n'importe quel stade avant d'être approuvée par DG. - La recherche se fait par plusieurs critères (N°- Montant, Désignation...) - L'approbation de la DIB se fait directement sur écran, et on peut savoir directemnt à quel stade d'approbation elle se situe.	1-DIB: - Saisie selon modèle pré-défini, toutes les données sauvgardées ne peuvent être modifiées que si le projet est rejeté par le niveau de la responsabilité supérieure. - Seul le N° de la DIB que l'on peut utiliser pour lancer une telle recherche - Le projet est soumis pour approbation en Work Flow, sans savoir à quel stade il se situe.
2- DAE: - LA DAE EST CRÉÉE APRÈS L'APPROBATION DE LA DIB, LA DAC DOIT ÊTRE RENSEIGNÉE SUR LE SYSTÈME AVANT L'ÉTABLISSEMNT DE LA DAE.	2- DAE: - LA DAE EST CRÉÉE APRÈS L'APPROBATION DE LA DIB, LA DAC N'EST PAS EXIGÉE PAR LE SYSTÈME, ELLE EST UNIQUEMENT INSCRITE À TITRE INDICATIF.
3- AE: - L'AE est créé à partir de la DAE saisie, mais les renseignements relatifs à la commande, montant et fournisseur se font par les soins de l'utilisateur	3- AE: - L'AE est créé à partir de la DAE, mais l'utilisateur ne peut pas savoir les renseignements relatifs		4- Report La mise à jour de la DIB en ce qui concerne le report, le complément, l'annulation et le transfert sont établies en créant d'autres DIB qui porteront le même numéro.
4- Report : La mise à jour de la DIB en ce qui concerne le report, le complément, l'annulation et le transfert sont établis en créant des versions de la même DIB qui porteront le même numéro.

Propositions de solution : permettre plus de flexibilité des fonctionnalités des mouvements des projets pour avoir les informations nécessaires; ce qui nécessitera une remise à jour de certaines phases de la procédure.

55

8-

informations des fournisseurs : Elles sont gérées d'une façon centralisée. Pour pouvoir apporter des modifications ou d'ajouter des nouveaux fournisseurs, l'intervention du service concerné s'occupant du fichier central est obligatoire, ce qui cause beaucoup de retard surtout pour le règlement des factures. Proposition : désignation des responsables locaux

9- Formation et utilisation : Les problèmes qui sont liés à la formation et à l'utilisation sont :

· Certains agents ne sont pas formes sur Netphos

· Absence d'adéquation entre le poste occupé et la formation suivie

· Certains agents qui ont ete charges de dupliquer la formation initiale ont ete redeployes dans d'autres entités ou partis à la retraite

· Certains utilisateurs (acheteurs, contrôleurs de gestion, etc.) ne sont pas formes dans le domaine de la comptabilité bien qu'ils utilisent les règles de cette discipline

· Manque de l'effectif utilisateur

Propositions : assurer une compagne de formation vaste et prévoir des mesures d'accompagnement

11- Ordre de virement : Le volume des ordres de virement est important, et se fait manuellement Proposition : il est recommandé de prévoir le système électronique

12- Annulation d'une facture : Le numéro d'une facture annulée dans AP reste mémorisé dans le système en cas de constatation d'une erreur

Proposition : Procéder à une annulation partielle

13- Ordonnancement : Les dates d'envoi et de retour d'une facture de l'ordonnancement ne sont pas renseignées dans le panneau standard de saisie. Cependant, l'exploitation de ces données ne peut etre systematique

Proposition : ajout des champs facultatifs au panneau

14- Catégorie fournisseurs : Certains articles ou travaux ne figurent pas dans la categorie fournisseurs, et par consequent ne peuvent être traites. Le libelle « fournisseur divers » n'est plus accepté par le système. Proposition : revoir la possibilité de prévoir une procédure pour saisir ce type d'articles ou travaux.

15- Procédure et règles de gestion :Le manque de mise à jour des procedures et des règles de gestion pour les adapter aux nouvelles contraintes créées par ORACLE, n'a pas permis l'exploitation efficace des performances offertes par le système. Ce qui fait que l'accompagnement au changement ne s'est pas deroule dans les meilleures conditions.

Proposition : revoir les mesures nécessaires de la mise en oeuvre des procédures

16- Correspondants des sites : Certains correspondants des sites, designes depuis le demarrage de Netphos, ne sont pas en mesure parfois de remplir convenablement la tâche de coordinateur entre les utilisateurs et les administrateurs du système, compte tenu de sa propre charge de travail et du nombre croissant des utilisateurs.

Proposition : créer des cellules responsables de cette tache.

II- FONCTIONS NON COUVERTES PAR ORACLE :

Oracle ne couvre pas actuellement l'ensemble des fonctions de l'entreprise ; tel que la gestion des ressources humaines et la gestion de production. Cette situation rend l'accès aux informations, leurs analyses et l'aide à la décision plus difficile, surtout lorsqu'on constate les améliorations ayant été apportées dans les autres fonctions.

En outre, les tableaux de bord issus d'OFA sont restreints et ne permettent pas une vision globale. D'où la nécessité d'adopter l'approche proposée par le Balanced ScoreCard (BSC).

Proposition :

a- Mise en oeuvre des applications correspondantes (le module RH a été retenu en 2009 et la GPOA est en cours) ;

b- Conception des tableaux de bord équilibrés (Balanced ScoreCard : BSC).

III- LE BALANCED SCORECARD (BSC):

Les besoins en prise de décision rapide deviennent cruciaux. Pourtant, les systèmes de tableaux de bord et de mesure de la performance sont inadaptés à la réalité de l'entreprise d'aujourd'hui. Pour être efficace, le tableau de bord devra être adapté aux objectifs poursuivis, à la personnalité et aux attentes du ou des décideurs concernés : Un tableau de bord est un instrument personnel.

Conscient de cette réalité, le groupe OCP, dans son long processus de réforme stratégique, sera amené à adopter l'approche de la Balanced Scorecard « BSC » dont voici quelques indicateurs de performances et de pilotage que j'ai essayé de proposer pour les principaux processus d' OCP.SA.

Pour des raisons de confidentialité, seuls quelques indicateurs sont signalés sur ses slides à titre indicatif.

57

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· Consommation

s^earco Phosphor

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P

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e S

58

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rovisionnement HUMAIN

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oûts de D
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ressources pof
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· par produit) tu ds

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par categoricpros st
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aines

61

CONCLUSION DE L'APPROCHE APPORTEE PAR LE BSC

Malgré le nombre restreint d'expériences effectuées avec le BSC, cet instrument semble présenter suffisamment d'avantages pour inciter le management à s'y intéresser. Voici donc un résumé sur sa mise en place pour le cas de l' OCP.SA :

· La conception et la mise en oeuvre de cet instrument.

La mise en place d'un BSC n'est pas un problème ponctuel que l'on résout, mais un système qui va vivre et qui doit se modifier en fonction des changements de l'entreprise et de son environnement. De plus, l'organisation en tant que telle apprend autant du processus que de l'instrument. Concevoir cet instrument est une chance unique de mettre sur pied des projets qui fédèrent et qui rassemblent. On ne peut pas s'approprier un instrument de réflexion stratégique, de pilotage et de contrôle si l'on n'a pas participé à sa définition.

Selon Robert Kaplan & David Norton, sa conception et sa mise sur en oeuvre ne doit pas être confié au département de comptabilité et de contrôle car il risque de privilégier le contrôle financier et d'oublier la dimension stratégique.

Le processus de conception et de mise en place d'un BSC apporte souvent plus que le produit final. En effet, le cadre de réflexion stratégique proposé par Kaplan & Norton remet en cause tous les éléments stratégiques de l'organisation. Pour pouvoir bien profiter de cette nouvelle approche, il est nécessaire de laisser le temps à l'organisation de se mobiliser et de réfléchir aux raisons de son existence et à sa place dans l'environnement concurrentiel.

· La combinaison des variables d'action et de résultat.

Une variable de résultat, comme par exemple le degré de satisfaction des clients sans une variable d'action comme le taux de défectuosité des produits n'est pas de grande utilité. Le but du BSC permet non seulement de signaler un problème, de susciter la réflexion et l'innovation, mais également d'identifier des leviers d'action. Constater sans pouvoir agir n'a pas beaucoup d'intérêt.

· Une communication claire de l'objectif de l'instrument

Le BSC est-il un instrument avant tout de réflexion stratégique ?

Est-ce un instrument de mesure de la performance des unités de gestion ? Est-ce un instrument de mesure de la performance des managers ?

Ou s'agit-il d'un instrument qui remplit toutes ces fonctions ?

Finalement, le BSC n'est qu'un instrument ! Par analogie avec le pilotage d'un avion, il ne remplace ni le pilote ni l'avion. Parfois, il faut avoir le courage de le reconnaître et remplacer le pilote, l'avion ou les deux à la fois avant de se préoccuper du cockpit.

IV- CHOC DE LA RESISTANCE AU CHANGEMENT

Il n'est pas trop difficile d'introduire des nouveautés dans une organisation, mais comment conserver et maintenir la dynamique et la motivation du personnel, ce qui peut provoquer des résistances au changement.

Les méthodes des changements centrées sur les systèmes d'information et les technologies en général nécessite aussi d'étudier l'impact des conséquences sur la tache des employés.

Accompagnement au changement : le déploiement de NETPHOS ne peut pas être envisagé sans une démarche d'accompagnement du changement. En effet, sa mise en place a modifié les tâches quotidiennes des collaborateurs de l'entreprise en plus du changement de l'outil informatique.

Le Groupe OCP a préparé une politique d'accompagnement du changement et un plan de communication pour informer l'ensemble des utilisateurs futurs du système des apports du changement.

a- Définition du poste de travail :

Il consiste en une restructuration planifiée dont le but d'augmenter la motivation, l'adhésion et l'efficacité du personnel, et par conséquent l'amélioration des prestations. La définition du poste de travail englobe toute une série de techniques de changement de l'organisation, notamment l'organisation scientifique du travail, la rotation des postes, l'élargissement du poste, l'enrichissement du poste et la redéfinition des caractéristiques essentielles de la tache. Ces techniques constituent une méthode efficace de changement de l'organisation.

b- Système sociotechniques :

La méthode des systèmes sociotechniques est centrée sur le changement simultané des caractéristiques techniques et sociales de l'organisation ; elle a pour objectif d'optimiser les relations entre le social et la technique et d'augmenter ainsi l'efficacité organisationnelle.

Les méthodes sociotechniques de changement de l'organisation comprennent en général une redéfinition importante de la manière dont le travail est fait, afin de rentabiliser les processus du travail.

Malheureusement la décision de reengineering du système d'information n'a pas été associée aux mesures d'accompagnement en ce qui concerne les ressources humaines ; ce qui a crée une sorte de résistance au changement.

Proposition de solutions :

a. ,Il est souhaitable de revoir les facteurs d'implication et de motivation afin d'aboutir aux résultats cibles du projet.

b. Créer un comité de groupe d'agents pour réfléchir sur les éventuels dysfonctionnements et les solutions à soumettre à la direction du système d'information

63

AUTRES AVANTAGES ET INFORMATIONS

Ce chapitre traite les points suivants :

Benchmarking auprès de certaines sociétés

Bénéfices attendus du Progiciel

Conclusions

64

I- BENCHMARKING DES AUPRES SOCIETES MONDIALES :

Une étude a été réalisée par un cabinet de consultants (Yalta), auprès de 400 entreprises, qui fonctionnent par des progiciels montrent ce qui suit :

1- CoIts des opérations lors de la mise en oeuvre du progiciel :

Libelle	Structure (%)
Paramétrage	25
Matériel	30
Licences	25
Formation	10
Autres	10

2- Bénéfices fonctionnels :

Libellé	Structure (%)
Réduction des coûts de transport et logistique	6
Réduction des délais de livraison	6
Amélioration des profits et des revenus	10
Amélioration de la gestion de trésorerie	10
Réduction des cofits d'approvisionnements	13
Amélioration du cycle commande clients	14
Amélioration de la productivité	26
Réduction d'inventaire	33
Réduction du personnel	34

3- Inconvénients, de la mise en oeuvre des progiciels intégrés :

· 31% des sociétés n'aboutissent pas.

· 53 % des sociétés dépassent les coûts initialement prévus.

· Sensation de perte de pouvoir et d'autorité due au partage des informations, au décloisonnement des fonctions et aux réorganisations.

· Blocage des activités de toute l'entreprise provoquées par les pannes du système.

4- Quelques multinationales utilisant Oracle :

Sociétés	Activités	Effectif	&EIILreId'aI11IL1I	Année	Connexion
MOROSE	Distribution pièces détachées automobiles	7000 dont 1800 en France	1,5 Mds €	2000	OUI
BOCHRNIGER INGELHEIM	Production et vente de produits pharmaceutiques	28 000 dont 1300 en France	6,7 Mds €	1995	OUI
DCN	Industrie navale militaire	_	_	2000	Non
DHL	Messagerie et transport (220 pays)	71 000 dont 2000 en France	6,2 Mds €	2001	OUI
GE CAPITAL BANK	Banque	800	4,37 Mds €	2000	OUI
France MUTUALISTE	Mutuelle	150	4,46 Mds €	2002	OUI

II- RENTABILITE :

Mesurer la rentabilité d'un système d'information, cela équivaut à mesurer la rentabilité d'un langage de qualité et d'une organisation correcte. Or si tout le monde sait qu'une entreprise mal organisée est inefficace, on n'applique pas pour autant le calcul de rentabilité à un effort d'organisation.

Les statistiques ne permettent d'évaluer la rentabilité d'un actif que lorsque son utilisation a mûri et que les bonnes pratiques se sont répandues.

III- PART DE MARCHE DES PROGICIELS INTEGRES :

Libellé	Part de marché (%)
SAP	39
PEOP	18
ORACLE	10
INTENDA	9
ADONIX	5
SSA	3
CEGID	3

66

IV- BENEFICES OBTENUS PAR LA GMAO :

Libellé	Très Significatif	Significatif	Aucun		Pas de réponse	Réduction main d'oeuvre
9,1	37,5	31	11,5		Augmentation coût matière
11,5	43,7	20,7	13,8		Augmentation disponibilité
21,8	33,3	25,3	9,2		Amélioration contrôle des coûts
44,8	26,4	16,1	2,3		Amélioration des temps de maintenance effective
37,3	32,2	16,1	2,3		Amélioration de la gestion de pièces détachées
24,1	37,9	23	4,6

V- RESULTATS OBTENUS PAR LA GMAO :

Libellé	Attendu (%)	Obtenu (obtenu)
Augmenter les performances de la maintenance	25	25
Augmenter les fonctionnalités	16	18
Intégrer la maintenance avec les autres fonctions de l'entreprise	9	10

Conclusions

L'O.C.P. a procédé à un projet de refonte de son système d'information, par la mise en place du progiciel Oracle, qui a permis à l'ensemble des entités d'avoir des outils puissants de gestion, d'analyse et d'aide à la décision.

L'objectif recherché par ce travail est de faire une comparaison entre le

système « ES9000 » et le système Oracle, de rechercher les apports et les améliorations, de recenser les dysfonctionnements éventuels et de faire des propositions d'amélioration.

Après diagnostic et analyse de l'ensemble des modules du système « ORACLE », nous avons conclu ce qui suit :

U Le système « Oracle » a apporté des améliorations très importantes et bien meilleures que le système « ES9000 » ;

U Son utilisation est conviviale et a crée une révolution dans l'organisation de l'ensemble des processus de l'OCP.

Quant aux dysfonctionnements observés, il y a cinq points importants à résoudre :

· Le 1^er relatif au système lui-même, et qui concerne les sorties des états (11 états proposés et développement de 57 états en cours) ;

· Le 2^ème concerne les anomalies rencontrées dont 150 sont en cours de traitement ;

· Le 3^ème a trait à la formation des utilisateurs et responsables pour l'utilisation optimale du système et la création de facteurs de motivation et d'implication du personnel ;

· Le 4^ème touche les fonctions non couverts par ORACLE (RH, GPAO) en cours ;

Cependant la couverture par Oracle de l'ensemble des fonctions de l'OCP, aura des retombées positives importantes, notamment la réduction des dépenses, l'amélioration des performances, la motivation des ressources humaines et l'évolution du groupe de manière générale.

· Le 5^ème réside dans l'adoption de l'approche proposée par le Balanced ScoreCard pour une meilleure vision stratégique : des exemples de tableaux de suivis ont été conçus à cet effet en vue de leur approbation et de leur intégration.

Toutefois, nous avons noté l'existence d'un nombre important d'anomalies à améliorer dans le cadre de développement interne (une trentaine de propositions). Ces propositions font l'objet de résolutions dans le temps après étude et concertation, au préalable, des responsables concernés.

68

BIBLIOGRAPHIE

Ouvrages

1. Les meilleures pratiques de Management par Jean BRILMAN, Jacques HERARD (Edition : Eyrolles2006),

2. Management des organisations par HELLRIEGEL, SLOCUM et RW.WOODMAN (Edition : De Boeck-2004) ; Traduction : Michèle TRUCHAN & SEPORTA,

3. L'information et la technologie de l'information par Gilles, ST-AMANT (Cours MBA 8412),

4. Les systèmes d'information de gestion par Guy MARRION, James A.O'BRIAN, GILLES & STAMANT (Edition : EPRI-1994),

5. Les référentiels des pratiques éprouvées en TI (Synthèses des Colloques Professionnels-2004) par GILLES, ST-AMANT& Yvan LANZOU.

Manuels

1. Manuel de formation d'Oracle Applications (AP, AR, FA, GL)

2. Manuel de formation d'Oracle Applications GMAO (PO, PA, INV, EAM)

3. Manuel de formation des procédures d'Oracles applications

Sites WEB www.oracle.com

ANNEXES

Clé comptable flexible (CCF) :

Segment de la CCF	Description
Filiale centre comptable	Intègre le code de l'entité juridique et le code du centre comptable (04 positions : filiale 02 positions et centre comptable 02 positions)
Compte général	Compte d'imputation de ^comptabilitégénérale (10 positions)
Ligne de prix de revient	Compte d'imputation de comptabilité analytique (06 postions)
Section analytique	SA d'imputation figurant dans le référentiel (10 postions)
Projet	Segment de 17 postions qui permet de gérer les projets suivants : -investissement (IV) -Gros travaux (GT) -production par l'entreprise (PE) -marchés de partenariat (PA) -projet interne (PI) - affaires marchées (AF)
Produit	Produits finis et autres figurant dans le référentiel (10 postions
Interco	Traitement des opérations entre filiales OA (04 postions)
SAC	SA cliente (10 postions)
Matricule	Matricule des immobilisations pour lesquelles les dépenses directes doivent être imputées

70

Le tableau suivant résume les différentes unités opérationnelles définies dans Oracle AP :

	Centre comptable		Unités Opérationnelles
Entit OCP	0001	OCP Siège CASA	OCP 01	Siège, Direction Financière
			OCP 03	Siège, Direction Commerciale
			OCP 04	Siège, Direction des Marchés
	0002	OCP Paris	OCP 02	Siège, Paris
	0005	OCP Assurance	OCP 05	Siège, Assurance
	0010	OCP Khouribga	OCP 10	Khouribga
			OCP 14	Khouribga, Achats décentralisés
	0020	OCP CIR	OCP 20	Caisse Interne de Retraite
	0030	OCP DG/HC/G	OCP 30	Siège, DG/HC/G
	0040	OCP Benguerir	OCP 40	Benguerir
	0050	OCP Colonies de vacances	OCP 50	Colonies de vacances
	0060	OCP El jadida	OCP 60	Jorf + Agence Maritime Jorf
	0070	OCP DEK/PC	OCP 70	DEK/PC + Agence Maritime Casablanca
	0080	OCP Safi	OCP 80	Safi + Agence Maritime Safi
	0090	OCP Youssoufia	OCP 90	Youssoufia
			OCP 94	Youssoufia Achats décentralisés
MAROC PHOSPHOR	0201	MP Siège	MP 01	Siège
			MP 03	Direction Commerciale
			MP 04	Direction des marchés
	0220	MP Safi	MP 20	Safi
			MP 24	DIS Achats décentralisés
	0230	MP DG/HC/G	MP 30	Siège, DG/HC/MG
	0240	MP Jorf	MP 40	Jorf
			MP 44	DIJ Achats décentralisés
PHOS BOUCRAA	0901	PB Laâyoune	PB 01	Laâyoune
			PB 03	Direction Commerciale
			PB 04	PB/AM
	0920	PB Port	PB 20	PB Port
	0930	PB DG/HC/G	PB 30	PB, DG/HC/G
EMAPHOS	1101	EMAPHOS	EMA 01	Emaphos
			EMA 03	Direction Commerciale
	1130	EMAPHOS DG/HC/G	EMA 30	EMA, DG/HC/G
IMACID	1201	IMACID	IMA 01	Imacid
			IMA 03	Direction Commerciale
	1230	IMACID DG/HC/G	IMA 30	IMA, DG/HC/G
SOTREG	0401	SOTREG	ST 01	Sotreg
	0403	SOTREG DG/HC/G	ST 30	Sotreg, DG/HC/G
CERPHOS	0601	CERPHOS	CER 01	Cerphos
	0603	CERPHOS DG/HC/G	CER 30	Cerphos, DG/HC/G
SMESI	0501	SMESI	SE 01	Smesi
	0503	SMESI DG/HC/G	SE 30	Smesi, DG/HC/G

Le tableau suivant présente les entités comptables définies :

Entité	Filiale
comp 0001	OCP
0201	MAROC PHOSPHOR (MP)
0401	SOTREG (ST)
0601	CERPHOS (CER)
1101	EMAPHOS (EMA)
1201	IMACID (IMA)
0901	PHOS BOUCRAA (PB)
0501	SMESI (SE)

DIAGNOSTIC GLOBAL DES APPLICATIONS D' « ORACLE »

Dans cette partie de l'annexe sont traités les points suivants :

Périmètre fonctionnel du progiciel Oracle et ses avantages

Fonctionnement des modules Oracle AP, AR, FA et GL

Fonctionnement des modules Oracle GMAO : PA, PO, INV

Fonctionnement des interfaces des modules

73

Pour permettre de ressortir les améliorations ayant été apportées par le nouveau système NETPHOS par rapport à l'ancien ; il est primordial de faire un diagnostic global du système, notamment les modules applications Oracle Finances : AP, AR, FA et GL et GMAO : PAPO et INV.

I- ORACLE ET SES AVANTAGES :

La certification d'une entreprise exige le respect des normes internationales et les procédures de travail. Elles doivent être automatisées et maîtrisées. C'est dans ce contexte que le groupe OCP a jugé opportun de se doter d'un système standard et normalisé

Le projet de refonte du système d'informations NETPHOS a été motivé par une volonté de changer le système d'informations dans son ensemble et ce, dans un contexte de nouvelles ambitions pour le groupe OCP.

NETPHOS présente l'avantage de disposer d'un système d'informations documenté et répondant à tout ce qu'exigent les règles de gestion et d'organisation. Il est intégré, évolutif et facile à maintenir

1- Intégré : Oracle de part sa conception évite la redondance des données, ce qui est une solution au problème de l'intégration.

2- Evolutif : Les évolutions technologiques, devenues de plus en plus rapides et complexes sont intégrés en standard dans le progiciel lors de l'évolution des versions. Ceci représente un point important en ce qui concerne la stratégie du groupe à long terme en termes de renouvellement du système d'information.

3- Facile à maintenir : Oracle permet les mises à jour des règles de gestion, ne nécessitent pas de modifications des programmes et peuvent s'opérer par des agents non spécialistes en informatique.

La maintenance corrective quant à elle, est à la charge de l'éditeur et est incluse dans les redevances de maintenance annuelles. Ces redevances incluent en outre la livraison des nouvelles versions réalisées pour prendre en charge les évolutions technologiques et fonctionnelles.

4- Data-Load Excel

a- Fiabilité: Le « Data-Load Excel » permet d'une part de charger une grande masse de paramètres dans un délai très court, et d'autre part, d'éviter toutes les erreurs qui pourront surgir lors d'une saisie manuelle ou un chargement via une interface.

b- Simplicité : Le « Data-Load Excel » est développée sur un tableur bureautique standard : Microsoft Excel. De ce fait, il a la puissance de ce logiciel en termes d'édition des tableaux, utilisation des couleurs et des polices différentes pour distinguer entre les paramètres et les commandes de la macro et sauvegarde des référentiels dans des fichiers séparés.

c- Evolutivité : Le principe de « Data-Load Excel » est basé sur la simulation des actions effectuées par un utilisateur sur n'importe quel écran de saisie. Ce principe de fonctionnement garantit une adaptabilité pour toutes les situations de saisie en masse. Ainsi, « Data-Load Excel » a été très utile pour les modules Oracles AP, FA et comptabilité analytique.

II- PERIMETRE FONCTIONNEL DU PROJET NETPHOS :

Le projet NETPHOS comporte cinq chantiers principaux :

· Finance et comptabilité ;

· Gestion des ressources humaines ;

· Gestion commerciale ;

· Gestion des achats et des stocks ;

· Gestion de la production.

Compte tenu de l'importance du flux d'informations financières échangées, il a été décidé de commencer par la refonte du système d'informations financier. Bien entendu, les choix structurants qui y ont été arrêtés ont impactés les autres domaines, notamment le projet GMAO et achats et approvisionnement, qui sont en cours d'application à compter de MARS 2006.

Afin de couvrir les fonctionnalités non supportées par Oracle Applications, le Groupe OCP a opté pour le développement interne des solutions spécifiques. Ces solutions comportent le développement d'interfaces permanentes ou de reprise, la personnalisation des états tant au niveau forme que contenu ou le développement de fonctionnalités complémentaires au produit.

Afin de répondre aux besoins du domaine comptabilité et finances, le paramétrage des applications d'Oracle et leurs mises en application a touché quatre modules ; GL, AP, AR et FA en premier lieu, puis ceux de GMAO après. Ces modules sont interfacés entre eux et avec les applications existantes comme le montre le schéma ci-après :

Interfaces Ressources humaines

Interfaces Gestion commerciale DC-GCCN-GNAV-FT-FEE

OFA

PO

AP

PA

FA

GL

INV

AR

EAM

Figure 24 : relation des modules oracle et leurs interfaces

75

GL (General Ledger): Permet de centraliser les écritures comptables, analytiques et budgétaires. Il constitue le réceptacle qui reçoit des écritures synthétiques des autres modules dits auxiliaires, qui contiennent le détail des opérations.

AR (Account Receivable): Permet de gérer les clients, comptabiliser les opérations de ventes ainsi que les encaissements. AP (Account Payables) : Permet de gérer les fournisseurs, comptabiliser les opérations d'achat et de règlements.

FA (Fixed Assets) : Permet de gérer les immobilisations du groupe, et de les centraliser sur GL

EAM (Entreprise Asset Management) : gestion de la maintenance des équipements

PO (Purchase Order) : gestion des achats et approvisionnements

PA (Project Accounting) : gestion des projets

INV (Inventory) : gestion des stocks

AP et AR définissent 41 unités opérationnelles (voir annexes); par contre FA et GL définissent 08 entités comptables qui sont : OCP, MP, SOTREG, SMESI, CERPHOS, PHOSBOUCRAA, EMAPHOS et IMACID

Dans la suite nous avons détaillé les fonctionnalités des applications Oracle comme suit :

III- ) 2 1 &7, 2 1 1 ( 0 ( 1 7 I 12 5$ CLE APPLICATION AP

1- 3DUF pMEIT1102 11cle $ 3 :

L'architecture fonctionnelle Multi-Org impose certaines contraintes sur le paramétrage d'Oracle AP. En effet, les étapes de paramétrage doivent être répétées pour chaque Unité Opérationnelle. Le tableau suivant résume les différentes étapes de paramétrage du module AP :

N°		Etapes	1
Définir les responsabilités		2
Définir les utilisateurs		3
Définir les codes express		4
Définir les conditions de paiement		5
Définir les codes TVA		6
Définir les formats de règlement		7
Définir les options génériques fournisseurs		8
Définir les options d'Oracle AP		9
Définir les séquences de documents		10
Définir les banques et les agences		11
Définir les comptes bancaires		12
Définir les titres de paiement		13
Définir les options de profil		14
Définir les codes d'approbation complémentaires		15
Définir les champs utilisateurs flexibles (CUF)		16
Définir les modèles de ventilation comptable

Tableau 1 : Etapes de paramétrage du module Oracle AP

La comptabilité des fournisseurs dans Oracle AP se concentre sur quatre volets principaux : les fournisseurs, les factures, les règlements et la comptabilisation. Chaque volet permet d'accéder à l'information avec une grande facilité, de visualiser les résultats dans un format défini et de lancer l'action appropriée de manière sélective.

2- Fournisseurs

La gestion des fournisseurs dans Oracle AP regroupe la gestion de toutes les entités desquelles on peut acheter des biens ou des services, à savoir, les fournisseurs (individus ou sociétés), les employés dont on rembourse les notes de frais, les administrations fiscales,...

Oracle AP permet de centraliser les informations fournisseurs sur une source de données unique et partagée par l'ensemble des entités du système. Lorsqu'on définit un fournisseur qui opère à partir de plusieurs lieux, on mémorise une seule fois les informations fournisseur communes (En-tête), et on définit ensuite des sites fournisseur pour chaque lieu. On peut désigner donc des sites de règlement, sites d'achat, sites pour appels d'offres seulement ou sites d'opération par carte (Figure25).

En-tête

- Nom Fournisseur - Informations comptables,.... - ID Fiscal - Adresse siège social. - N^° Fournisseur - etc.

Sites

- Nom

- Adresse

- Comptes bancaires,...

Site d'achat

- Nom

- Adresse

- Comptes bancaires,...

Site de règlement

- Nom

- Adresse

- Comptes bancaires,...

Site d'affacturage

Figure 25 : Structure d'une fiche fournisseur dans Oracle AP

3- Facturation

Le volet des factures permet de créer, mettre à jour et consulter les différents types de factures : Facture standard, Acomptes et avances, Avoir, Note de débit, Note de frais, etc. La figure 26 représente les différents processus dans Oracle AP, relatifs aux factures :

Approbation /
Annulation

Règlement

Blocage /
Déblocage

Rapprochement

Création /
Ajustement

Factures

Echéancier de
paiement

Recherche /
Consultation

Ventilation

Figure 26 : Processus relatifs aux factures dans Oracle AP

77

3.1- Processus de création de factures :

La création d'une facture dans Oracle AP passe par quatre étapes : saisie de l'entête, saisie des ventilations, saisie de l'échéancier de paiement et application d'une action sur la facture

a- Entête de la facture :

La saisie de l'entête de la facture consiste à indiquer :

· Le type de la facture : standard, Avoir, Acompte, etc. ;

· Les informations fournisseur : numéro, nom et site;

· La date, le numéro, le montant et la devise de la facture;

· D'autres informations telles que : la description, base de calcul de la date d'échéance, le mode de règlement, la devise du règlement, ....

Un blocage manuel d'une facture peut être levé manuellement par l'utilisateur. En revanche, un blocage automatique ne peut être levé qu'après la correction des anomalies et l'approbation à nouveau de la facture bloquée.

En-tête Facture
Type	N° Facture	Date	Fournisseur	Montant	Devise	Autres informations

Ventilations

- Saisie manuelle

- Modèles de ventilation - Rapprochement.

Echéancier de paiement

- Date d'échéance

- Date d'escompte

- Montant de l'escompte,

Actions

Facture annulée

Facture approuvée

Facture bloquée

Figure 27 : Processus de création des factures dans Oracle AP

4- Règlements :

Le règlement des factures représente la dernière étape dans le cycle Oracle AP. Une fois saisies et approuvées, l'utilisateur peut procéder au règlement des factures. Oracle AP offre deux types de règlements : manuels et express (Figure 28).

a- Règlements manuels : Un règlement manuel permet d'enregistrer un règlement effectué dans un autre système qu'Oracle Payables. Ce type de règlement est utilisé par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, une transmission bancaire ou un règlement interne.

b- Règlements express : Un règlement express est un paiement électronique. Ce type de règlements est assuré par une passerelle EDI (Oracle EDI Gateway). Oracle EDI Gateway extrait le règlement express saisi dans Oracle AP et le transmet au translateur de la passerelle. Le règlement express est ainsi traduit en un encaissement électronique dans le système cible (Banque ou fournisseur).

Panneau des règlements

Fournisseur

Banque

Facture
(Approuvée)

Règlement manuel

Règlement express

Oracle EDI

Gateway

Règlement par

chèque

Translateur
EDI

Internet

Figure 28 : Types de règlements dans Oracle AP

79

5- Comptabilisation

Dans Oracle Payables, il existe deux classes d'événements comptables : Facturation et règlement.

a- Facturation : L'événement de facturation a lieu lorsqu'Oracle AP approuve une nouvelle facture. Les pièces comptables de cet événement sont créées pour les comptes de chaque ventilation de facture et le compte fournisseur de la facture.

b- Règlement : Le règlement regroupe les événements de :

b.1 : Règlement : Les pièces comptables de cet événement enregistrent le règlement d'une facture comptabilisée. Oracle AP ne comptabilise un règlement que lorsque les factures réglées sont comptabilisées. Oracle AP enregistre également les gains et les pertes de change pour les règlements en devises étrangères.

b.2 : Ajustement de règlement : Un événement d'ajustement de règlement se produit lorsque les factures enregistrées sur un règlement manuel sont modifiées.

Un traitement standard d'Oracle AP permet de créer des pièces comptables. Une fois le traitement terminé, un état d'audit des pièces comptables est généré. Le traitement affiche également un état d'exception qui répertorie les mouvements non comptabilisés. Enfin, le transfert des pièces comptables créées vers le module Oracle GL est assuré par un programme standard d'Oracle AP nommé « EasyLink » (Figure 29).

Module GL

Pièces
comptables

Facture
(Approuvée)

EasyLink

Saisie de

la Facture

Règlement

Figure 29 : Processus de comptabilisation dans Oracle AP

6- Comptabilité médicale

Les différentes opérations se rapportant à la fonction médicale sont traitées par Oracle AP et englobe les prestations de couverture médicale, prise en charge et remboursements des agents actifs et retraités.

IV- FONCTIONNEMENT D'ORACLE APPLICATION AR :

Oracle AR est un module destiné à la gestion des clients. Il est en interaction avec les autres modules. La gestion des clients constitue un processus clé pour de nombreuses entreprises engagées dans l'amélioration de leur service client, l'accélération des flux administratifs et la réduction des risques. Les rubriques essentielles du module AR sont : Client, Mouvement, Règlement, Recouvrement, et Reporting.

1- Clients : Oracle AR offre de larges possibilités pour rechercher un client.C'est un récapitulatif des différentes informations saisies au niveau des clients (numéro, nom, adresses, classe de profil, etc.).

Voici l'écran que le module Oracle AR propose pour définir un client :

Figure 30 : Ecran de définition des clients.

2- Mouvements :

On utilise les types de mouvement pour définir les schémas comptables relatifs aux notes de débit, avoirs, crédits en compte, reliquats, contrats, et factures qu'on crée dans Oracle AR. Les types de mouvement déterminent également si les mouvements mettent à jour les soldes des clients et si Oracle AR impute ces mouvements dans Oracle GL, en tenant en compte des options de transport et

le calcul de la TVA.

3- Règles de facturation :

On utilise les règles de facturation pour déterminer à quel moment on constate les créances client dont les factures s'étendent sur plusieurs périodes comptables. Ces règles s'appliquent à l'entête de chaque facture et déterminent :

· Le schéma comptable utilisé.

· La date de la facture.

81

Oracle AR propose les règles de facturation suivantes :

Facturation anticipée : Date de la facture de la première période comptable et mouvemente une clé « Produits constatés d'avance ». Facturation à échéance : Date de la facture de la dernière période comptable et mouvemente une clé « Factures à établir ». Règles de comptabilisation : On utilise les règles de comptabilisation pour définir les échéanciers de constatation des produits pour les lignes de facture. Oracle AR propose deux types de règles comptables :

· Comptabilisation à durée fixe.

· Comptabilisation à durée variable.

4- Règlement :

On définit des adresses de règlement pour indiquer aux clients où ils doivent envoyer leurs

paiements. Chaque facture doit comporter un site de règlement. Oracle AR imprime automatiquement l'adresse de règlement sur les relevés et relances.

a- Saisie et mise à jour des factures : En plus de la saisie des factures standards, Oracle AR donne la possibilité de créer automatiquement des factures pour des biens ou des services qu'on fournit périodiquement aux clients. Par exemple, on doit facturer les clients pour des services ou des produits fournis une fois par mois pendant deux ans, mais on ne désire pas créer manuellement une nouvelle facture mensuelle. En créant des copies de factures, on peut créer rapidement un groupe de factures qui partagent les mêmes caractéristiques.

b- Saisie des notes de débit : Les notes de débit se définissent de la même manière que les factures.

c- Saisie et lettrage des avoirs : Créer des avoirs sert à réduire le solde dû pour un mouvement (factures, notes de débit ou contrats). Lorsqu'on crédite un mouvement, Oracle AR crée les pièces comptables nécessaires et annule les commissions affectées aux vendeurs.

Oracle AR permet de créditer une facture entière ou des lignes spécifiques d'une facture. On peut également créditer le transport correspondant à une facture entière ou seulement à des lignes spécifiques d'une facture.

4- Phases de règlement : Cette phase revient à définir les éléments suivants :

· Les banques de remise.

· Les classes de règlement.

· Les modes de règlement.

· Les origines des lots de règlement.

· Les ventilations comptables.

· Les types d'événements.

· Les transmissions bancaires.

a- Banques de remise : La définition des banques permet d'enregistrer les comptes bancaires internes dont nous sommes les titulaires pour recevoir les règlements de nos clients ainsi que les comptes bancaires externes pour les affecter aux clients.

b- Classes de règlement : On définit les classes de règlement pour déterminer les étapes obligatoires du traitement des règlements auxquels on affecte les modes de paiement d'une classe. Ces étapes incluent l'acceptation, la remise en banque et le rapprochement.

c- Modes de règlement : Oracle AR utilise les modes de paiement pour comptabiliser les pièces et les lettrages de règlements. Les modes de paiement définissent également les informations sur les banques de remise d'un client.

d- Ventilations comptables : On définit des ventilations comptables pour enregistrer les règlements se rapportant à des documents autres que des factures (encaissements divers). Par exemple, les remboursements, les revenus des intérêts et les revenus des investissements.

e- Types d'événements : On définit les types d'événements pour obtenir par défaut des informations comptables pour les mouvements d'encaissements divers, d'intérêts de retard, de reliquats et d'ajustements. Un type d'événement détermine l'utilisation ou non d'une ventilation comptable ou d'un compte GL.

f- Transmissions bancaires : A ce niveau, on utilise l'interface règlements pour importer de la banque un fichier de règlements et éventuellement procéder au lettrage. Oracle AR donne également la possibilité de décrire la taille, l'ordre et le format de chaque enregistrement dudit fichier.

g- Règlements manuels : Oracle AR définit quatre statuts possibles d'un règlement :

· Complètement lettré : le montant du règlement est égal à celui du mouvement.

· Non lettré : le montant du règlement est supérieur strictement à celui du mouvement.

· Le mouvement n'est pas identifié.

· Le client n'est pas identifié.

Oracle AR définit lors de la saisie des règlements manuels, deux types de lettrage :

'7 Lettrage direct.

'7 Lettrage express : utilisé pour saisir et lettrer rapidement les règlements en ne fournissant que le minimum d'informations. Le lettrage express apporte un niveau de contrôle supplémentaire lors de la saisie de grands volumes de règlements, parce qu'il n'affecte pas immédiatement le compte du client. Les soldes des comptes clients ne sont donc mis à jour qu'après le lancement du programme d'imputation.

83

5- Recouvrement :

'7 Cycles de relevés : On définit les cycles de relevés pour déterminer la fréquence d'émission des relevés destinés aux clients. On saisit les cycles de relevés lorsqu'on définit ou modifie des classes de profils pour un site ou un client dans la fenêtre Classes de profils clients.

1' Cycles de relance : Oracle AR propose un cycle de relance intitulé « STANDARD ». Ce cycle inclut trois lettres de relance intitulées STANDARD 1 à 3, dont le degré d'urgence va en s'accroissant. On peut utiliser ce cycle de relance, ou définir un propre cycle en utilisant des lettres de relance et des paramètres de lettres de relance différents.

'7 Messages catalogués : On définit des messages catalogués qu'Oracle AR doit imprimer en bas des relevés clients. On peut utiliser ces messages pour informer les clients de promotions particulières ou pour personnaliser les relevés.

'7 Relevés : On utilise les relevés pour communiquer aux clients les activités relatives aux factures, notes de débit, reliquats, acomptes, règlements, crédits en compte, avoirs et ajustements. Oracle AR imprime également les informations sur les jours de retard de nos clients en fonction des catégories de balance âgée dont le type est Balance âgée des relevés. On peut personnaliser les relevés avec des messages dans la fenêtre Message standard.

1' Lettres de relance : Oracle AR propose deux méthodes de création des lettres de relance. On peut soit utiliser l'une des dix lettres de relance fournies par Oracle AR (intitulées USER 1-10), soit créer des propres lettres personnalisées dans la fenêtre Lettres de relances.

'7 Catégories de balance âgée : Ce sont des périodes qu'on peut utiliser pour consulter les comptes clients non soldés et éditer des états qui les concernent.

On utilise les états de balances âgées pour consulter les informations sur les mouvements non soldés. Ces états peuvent imprimer à la fois des informations détaillées et de synthèse sur les factures actuelles et échues, les notes de débit et les reliquats du client.

Oracle AR permet de consulter des informations sur les mouvements non soldés en fournissant les états de balances âgées par compte, par montant et par responsable de recouvrement et vendeur

Remarque : Le lien entre une facture annexe et sa facture mère est assurée par la fonctionnalité de CUF (Champ Utilisateur Flexible). A cet égard, on peut placer un CUF dans chacune des deux factures. Par exemple, le CUF de la facture mère peut contenir le numéro des factures annexes qui lui sont rattachées.

V- FONCTIONNEMENT D'ORACLE APPLICATION FA

1- Architecture organisationnelle :

1.1- Clés flexibles :

a- Clé immobilisation : La clé flexible immobilisation définit des règles de regroupement sans impact financier. Ces règles peuvent décrire, l'usage, la nature et le code impôt de l'immobilisation :

Figure 3 1 : Structure de la clé flexible Immobilisation

> Usage : les différents usages de l'immobilisation sont renseignés dans ce segment : Bâtiments administratifs, Mobiliers de bureau, Terrains Professionnels,....

> Nature : ce segment permet de distinguer les immobilisations fixes et mobiles.

> Code Impôt : ce segment permet de gérer les différents impôts appliqués à chaque immobilisation. Les immobilisations hors champ d'application des impôts sont :

· Immobilisations soumises uniquement à la Patente

· Immobilisations soumises uniquement à la Taxe Urbaine et la Taxe d'Edilité

· Immobilisations soumises à la Patente, Taxe Urbaine et Taxe d'Edilité > Segment libre : ce segment est réservé pour les besoins futurs du groupe OCP notamment les normes internationales

b- Clé lieu : La clé lieu est définie pour le suivi géographique des immobilisations du groupe OCP. Elle est composée de cinq segments (Figure 32).

Figure 32 : Structure de la clé flexible Lieu

> Section analytique : Il détermine la section analytique d'affection de l'immobilisation

> Commune : permet de distinguer les affectations par commune. Chaque commune étant caractérisée par son propre régime fiscal.

> Nature de zone : utilisé pour différencier entre les zones : « Dans le périmètre », « Périphériques » ou « Extra Périphériques ».

> Pays/Ville : permet de gérer les immobilisations du Groupe OCP à l'intérieur du pays ou à l'étranger

> Région : permet de distinguer les affectations par région. Ce segment sera utilisé après le découpage régional du territoire marocain.

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c- Clé catégorie : La solution retenue consiste à adopter une clé catégorie composée de deux segments (Figure 33):

Figure 33 : Structure de la clé flexible Catégorie

Cette structure permet de regrouper les immobilisations sur deux niveaux. Par exemple, « Matériel informatique » en catégorie principale, et « Imprimantes » en catégorie secondaire.

Les immobilisations d'une même catégorie, partageront les mêmes comptes d'immobilisation, la même méthode d'amortissement, la même durée d'amortissement et les mêmes comptes d'amortissements. FA utilise trois valeurs de LPR :

· IM210 pour immobilisation en non valeur,

· IM220 pour immobilisation incorporelle,

· IM230 pour immobilisation corporelle

d- Etats : Les états d'Oracle FA sont gérés au niveau des responsabilités. Chaque utilisateur, et en fonction des responsabilités dont il dispose, peut lancer simultanément ou successivement un ensemble d'états de sortie :

· Balance des comptes d'amortissement.

· Etat annuel des créations d'immobilisations.

· Etat de contrôle des immobilisations.

· Etat de l'historique des transactions

· Etat des cessions d'immobilisations.

· Etat des immobilisations par catégorie.

· Etat des transferts d'immobilisations.

· Grand Livre des comptes d'amortissement.

· Journal d'écritures d'amortissement par centre d'analyse.

2- : Acquisition des immobilisations : Le module FA a une particularité au niveau de la responsabilité d'accès et d'utilisation ; en effet il n'y a pas de spécification de l'entité utilisatrice, ce qui explique la gestion centralisée des immobilisations au niveau de la Direction financière.

Dés l'établissement du bulletin d'entrée en immobilisation (BEI), l'agent responsable du magasin (matériel) affecte un numéro d'inventaire commençant par G09 et contenant sept chiffres mentionnant l'ordre chronologique d'acquisition, le saisit dans le module FA et l'envoie à la Direction financière pour immatriculation harmonisée.

Oracle FA offre quatre modes de saisie des nouvelles immobilisations :

a- Acquisition express : L'acquisition express est un processus de saisie manuelle et rapide des immobilisations. Seules les informations essentielles sont saisies : description de l'immobilisation, catégorie, lieu, livre, coût, etc.

b- Acquisition en détail : C'est un mode de saisie manuelle. En plus des informations citées dans l'acquisition express, il permet également d'indiquer :

· Les sous-composantes d'immobilisation ;

· Les lignes de la facture d'achat de l'immobilisation ;

· L'affectation de l'immobilisation.

· Acquisition en Haut Volume

c- Acquisition en haut volume :Le processus d'acquisition en Haut Volume permet de créer une immobilisation dans Oracle FA à partir des informations reçues du module Oracle AP. En effet, ce processus transforme les lignes des factures d'achat d'immobilisations, saisies et approuvées dans Oracle AP, et centralisées dans Oracle GL, à des immobilisations dans Oracle FA. La figure 20

illustre ce processus : Oracle AP

Oracle GL

Création d'immobilisation en HV

Transfert de la facture vers GL

Comptabilisation de la facture

Approbation de la facture

Saisie de la facture

Acquisition d'immobilisation HV

Imputation d'immobilisation en HV

Oracle FA

Figure 34 : Processus d'Acquisition en Haut Volume dans Oracle FA

d- Immobilisations en-cours :Une immobilisation en cours est une immobilisation que l'entreprise crée ou transforme pendant une période donnée. Ce mode de saisie permet de créer une immobilisation au fur et à mesure que les financements de matières premières et de mains d'oeuvre se produisent. Une immobilisation en cours, n'étant pas encore en service, n'est pas amortissable. Une fois les travaux achevés, l'immobilisation en cours peut être mise en service et amortie : c'est la capitalisation d'une immobilisation en-cours.

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La création d'une immobilisation en-cours suit le même processus que l'acquisition en Haut Volume. Initialement, il est nul, au fur et à mesure que les lignes factures sont acquises à partir d'Oracle AP, une fois capitalisée, le système met à jour son coût par la somme des montants de toutes les lignes factures saisies.

3- Mouvements des immobilisations : Après l'entrée d'une immobilisation dans le patrimoine de l'entreprise, celle-ci peut subir plusieurs natures de mouvements : Ajustement, Transfert, Réévaluation, Reclassement, Cession, etc.

Assurance et
Maintenance

Ajustement

Réévaluation

Immobilisation

Cession

Reclassement

Transfert

Figure 35 : Processus de gestion des immobilisations dans Oracle FA

A l'exception de la réévaluation, tous les types de mouvements sont applicables aussi bien à une immobilisation capitalisée qu'à une immobilisation en cours. Oracle FA offre également la possibilité de gérer les événements de maintenance et l'assurance des immobilisations.

a- Ajustement des immobilisations : Oracle FA permet de mettre à jour les informations financières pour une ou plusieurs immobilisations. L'ajustement des immobilisations agit sur les informations suivantes :

· Nombre d'unités de l'immobilisation ;

· Méthode et la durée d'amortissement de l'immobilisation ;

· Coüt de l'immobilisation ;

· Date de mise en service de l'immobilisation.

b- Reclassement des immobilisations : Le reclassement d'une ou plusieurs immobilisations est un processus qui permet de mettre à jour ou de corriger des informations lors d'un changement de catégorie. Lors du reclassement d'une immobilisation dans une période ultérieure à celle dans laquelle elle a été saisie, Oracle FA crée des pièces pour transférer le coût et l'amortissement cumulé sur les comptes coüt de l'immobilisation et amortissement cumulé de la nouvelle catégorie. Oracle FA change également le compte de dotation aux amortissements par celui par défaut de la nouvelle catégorie.

c- Cession et sortie des immobilisations : Oracle FA permet de gérer les mouvements de sortie des immobilisations du patrimoine de l'entreprise. Cette opération concerne toutes les formes de sortie des immobilisations : vol, perte, détérioration, ventes, renvoi aux fournisseurs, etc. Oracle FA offre en standard tous les champs nécessaires pour assurer le suivi du processus de sortie d'une immobilisation du patrimoine de l'entreprise : Numéro de l'immobilisation, Catégorie, Quantité cédée, Produit de cession, Coût de cession, etc.

d- Transfert : Transfert : permet de transférer une ou plusieurs immobilisations entre sites ou comptes d'amortissements ;

e- Gestion de l'inventaire : Il fait le rapprochement avec l'inventaire physique réalisé

4- Amortissement des immobilisations :

Oracle FA offre deux fonctionnalités de gestion des amortissements d'immobilisations :

Lancement des amortissements : le traitement d'amortissement est exécuté de façon indépendante pour chacun des livres comptables et de gestion. Ce traitement calcule la dotation aux amortissements. Il met à jour l'amortissement cumulé depuis l'acquisition de l'immobilisation et l'amortissement cumulé de l'exercice (Figure 22).

Simulation d'amortissements : Oracle FA permet de simuler le processus d'amortissement d'une ou de plusieurs immobilisations. L'utilisateur peut procéder à cette opération avant de mettre à jour les paramètres d'amortissement réels. Cette simulation est basée sur des paramètres pouvant être différents des règles d'amortissement définies (méthode et durée d'amortissement, nombre de périodes, etc.). L'opération de simulation ne présente aucun impact sur les données réelles d'Oracle FA.

Figure 36 : Ecran de simulation d'amortissement dans Oracle FA

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5- Comptabilisation des immobilisations :

Parmi les principaux atouts qu'offre Oracle FA, on trouve la possibilité de gérer et comptabiliser les immobilisations dans plusieurs livres. Ces livres sont de deux types :

Livre comptable : c'est le livre d'amortissement qui alimente la comptabilité générale dans le module Oracle GL.

Livre de gestion : Permet la gestion courante des immobilisations. Il peut alimenter ou non la comptabilité générale. On trouve plusieurs livres de gestion :

· Livre fiscal : c'est un livre d'amortissement. Il n'alimente pas la comptabilité générale. Il permet d'analyser les différents aspects d'amortissement des immobilisations.

· Livre locatif : comme son nom l'indique, ce livre permet la gestion des locations des immobilisations. Ce livre alimente la comptabilité analytique.

· Livre budgétaire : ce livre permet de faire des prévisions et des contrôles budgétaires. Une immobilisation peut appartenir à plusieurs livres, mais elle doit appartenir à un seul livre comptable. Chaque immobilisation doit être affectée à un livre d'amortissement comptable avant d'être transférée à un livre de gestion. Une immobilisation peut également être associée à des informations financières différentes dans chaque livre. Les livres sont indépendants. Par conséquent, l'amortissement peut être lancé pour chaque livre selon un échéancier différent. Oracle FA permet d'ajouter une immobilisation, mettre à jour les informations financières d'une immobilisation ou copier un groupe d'immobilisations depuis le livre comptable vers un livre de gestion.

· Livre de réévaluation : Propre à l'OCP, il n'alimente pas la comptabilité, il est utilisé pour gérer les immobilisations selon leurs coüts d'origine

Création de pièces comptables : un traitement standard d'Oracle FA permet de créer des pièces comptables. Le traitement est lancé pour chaque livre pour lequel la centralisation vers le module GL est autorisée. Le traitement crée des pièces pour l'entité comptable appropriée dans Oracle GL. Les différentes pièces créées sont accessibles dans Oracle GL pour consultation ou imputation : Pièces d'amortissement, d'ajustement, de réévaluation, de cession, de capitalisation, etc.

VI- FONCTIONNEMENT D'ORACLE APPLICATION GL :

1- Objectifs :

Les travaux de clôture s'inscrivent dans le cadre de mise en place du premier domaine du projet NETPHOS. Ils ont pour objectif de proposer, sur la base du système mis en place, une solution d'automatisation de la clôture qui permettra de réduire ses délais afin de procéder à des clôtures mensuelles de même qualité que la clôture annuelle.

2- Démarche adoptée :

Le module GL (Comptabilité générale et analytique) est le module central d'Oracle Applications. Il centralise, en standard, toutes les écritures comptables émanant des modules auxiliaires (AP, AR et FA). D'autre part, les modules d'Oracle Applications sont interfacés avec d'autres applications externes (gestion des stocks, gestion des paies, etc.) et ce, pour récupérer les écritures relatives aux mouvements gérés dans ces applications.

3- Architecture :

Oracle GL est le module central d'Oracle Applications. Il permet ainsi de couvrir tous les aspects comptables des autres modules, cette couverture se traduit par les fonctionnalités suivantes :

· Centralisation des écritures comptables : Oracle GL centralise l'ensemble des écritures comptables générées par les modules auxiliaires.

· Gestion des écritures comptables : Les écritures comptables sont structurées selon un canevas standard appelé « Pièce Comptable».

Figure 37 : Panneau d'une pièce comptable

Initialement, une pièce comptable reçoit le statut « Non Imputée ». Elle peut être ajustée, mise à jour ou supprimée. A l'issu du traitement d'imputation, la pièce passe en statut « Imputée », les soldes des comptes sont alors actualisés en fonction des montants saisis. Une fois la pièce imputée, il n'est pas possible d'y apporter des modifications. En revanche, il est toujours possible de la contre-passer

(Figure 38).

Balance

Suppression

Pièce Imputée

Imputée Mise à jour

Imputation

Pièce Non

des soldes

Grand Livre

Ajustement

Contre-passation

Figure 38 : Cycle de vie d'une pièce comptable

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4- Pièces :

On distingue trois types de pièces :

a- Pièces avec devise : ce sont des pièces comptables standards. Elles sont enregistrées avec la devise comptable ou avec une devise étrangère.

b- Pièces statistiques : ces pièces servent à enregistrer des unités d'oeuvre dans Oracle GL dans le but de suivre le niveau d'activité des différentes organisations et d'effectuer des répartitions analytiques.

Ces deux types de pièces peuvent être saisies manuellement dans GL ou importées à partir d'un système externe (module d'Oracle Applications ou applications périphériques)

c- Pièces répétitives : ces pièces répétitives sont des canevas d'écriture de pièces comptables pour les mouvements qui se répètent fréquemment. Ce type de pièces peut être enregistré dans GL de deux manières différentes :

· Planification du programme correspondant dans GL, de telle sorte qu'il génère périodiquement les pièces comptables relatives aux événements correspondants (abonnement mensuel des charges d'eau, d'électricité, etc.)

· Enregistrement à partir du canevas de la pièce répétitive des quantités consommées, ensuite

générer la pièce correspondante à la charge constatée.

5- Répartitions Haut Volume :

Les répartitions Haut Volume sont des processus internes à Oracle GL. Ils permettent de créer automatiquement des pièces comptables pour répartir les produits et les charges sur un groupe de centres de coüts. L'objectif des répartitions Haut Volume est de calculer :

· Le coût de production des produits finis.

· La valorisation de stock des produits finis.

VII- FONCTIONNEMNT DES INTERFACES :

On distingue deux types d'interfaces dans le nouveau système :

Interfaces standards : elles sont offertes par Oracle Applications pour lier les modules AP, AR et FA au module GL.

Interfaces spécifiques : Contrairement aux interfaces standards, les interfaces spécifiques ont été développées pour des besoins spécifiques au Groupe OCP. Elles garantissent le transfert automatique des écritures comptables depuis des applications externes vers les modules d'Oracle Applications.

Le processus d'importation des pièces dans un module d'Oracle Applications depuis des systèmes externes, peut être schématisé comme suit :

Fichier plat

Interfaces
Spécifiques

OPEN INTERFACE

Traitements d'import

Module Oracle

Tables

Système externe

Figure 39 : Processus d'import dans Oracle Applications

Le processus d'importation comporte quatre étapes :

· Un fichier plat est généré à partir du système externe avec une structure bien définie.

· L'interface spécifique transmet les données du fichier plat vers un ensemble de tables temporaires appelées « OPEN INTERFACE ».

· Les traitements standards d'import contrôlent les données stockées dans l'OPEN INTERFACE, ensuite crée des pièces comptables à partir de ces données. Des états de contrôle sont générés pour identifier les anomalies détectées.

· Les pièces comptables générées sont enregistrées dans les tables du module.

1- APPLICATIONS PAIE :

La paie du groupe OCP est gérée par des applications différentes dont chacune s'occupe d'une catégorie de personnel (type d'agents, actifs ou retraités).

Chacune de ces applications génère un fichier plat qui reprend toutes les rubriques de paie mouvementées par matricule, toutes filiales confondues. Chaque ligne des bulletins de paie est convertie en écriture comptable. Afin de réduire le volume en nombre de lignes, les mouvements sont interfacés dans Oracle GL en « Synthèse ». Ainsi, les écritures comptables transmises depuis les applications de paie sont regroupées par matricule.

2- APPLICATION SPA

SPA (Suivi des Prêts et des Avances) est une application qui gère les prêts et les avances consenties par le groupe OCP à son personnel. L'application SPA garantit la gestion de tous les types de prêts. Elle transmet vers les applications de paie les montants à prélever sur les bulletins de paie dans le cadre des remboursements des prêts accordés. L'interface SPA--GL transmet vers Oracle GL les écritures relatives aux déblocages des prêts, aux retenues sur salaires effectuées au titre des remboursements de prêts et aux mutations d'agents entre les filiales du Groupe OCP.

93

3- APPLICATIONS INTERFACES AVEC AR :

Il existe une correspondance entre le référentiel client de AR et les référentiels clients des applicatifs citées ci-après :

Le module Oracle AR importe des factures clients à partir de plusieurs applications :

a- FEE : L'interface FEE-AR permet d'enregistrer dans Oracle AR, les factures d'eau et d'électricité enregistrées dans l'application FEE (Facturation Eau et Electricité).

b- FT : L'interface FT-AR permet d'importer les éléments de facturation relatifs au transport du personnel depuis L'application FT (Facturation Transport) vers le module Oracle AR.

c- GNAV : est dédiée à la gestion de la facturation des prestations maritimes aux ports de Casablanca, Safi, Jorf Lasfar et Laâyoune. Les clients sont des armateurs étrangers et locaux.

· La centralisation des opérations de facturation de AR vers GL est effectuée quotidiennement par un système intégré.

· Saisie de facturation dans GNAV et édition des pièces comptables (décomptes de frais d'escale,...), et envoi aux destinataires

· Transfert de ces pièces dans AR et centralisation dans GL

· Contrôle et approbation de ces pièces dans AR

· Imputation des mouvements dans GL

d- DC-AR : La présente interface définit les règles d'intégration, dans AR et GL, des factures dédiée à la gestion de la facturation des produits finis aux clients étrangers.

La centralisation des opérations de facturation d'AR vers GL est effectuée quotidiennement par un système intégré.

On distingue dans ce processus quatre étapes :

· Saisie des données de facturation dans l'application DC et édition des pièces comptables (factures, avoirs, notes de débit,....)

· Transfert dans AR et centralisation vers GL ;

· Contrôle des pièces dans AR

· Imputation des mouvements dans GL

e- GCCN-AR : La présente interface définit les règles d'intégration des factures établies dans l'application GCCN, dédiée à la gestion de la facturation des produits finis du groupe OCP aux clients nationaux, dans le module GL, via AR

La comptabilisation des pièces dans AR est effectuée par l'interface GCCN-AR

On distingue dans ce processus :

· Saisie des données de facturation dans l'application DC et édition des pièces comptables (factures, avoirs, notes de débit,....)

· Transfert dans AR et centralisation vers GL ;

· Contrôle des pièces dans AR

· Imputation des mouvements dans GL

VIII- FONCTIONNEMENT DE L'APPLICATION ORACLE INV :

L'application INV (Gestion des Stocks) permet de gérer les différents mouvements de stock. Elle permet également de suivre les variations des stocks et les consommations de matières et de fournitures. Les mouvements identifiés peuvent être regroupés selon les catégories suivantes :

Consommations de matières premières et fournitures : Le principe des écritures comptables, relatives aux consommations de matières premières et de fournitures, consiste à imputer le coût des consommations sur la section analytique consommatrice.

Variation de stock : Les mouvements de variation de stocks en provenance de l'application consistent à enregistrer l'écriture de constatation du stock final par section analytique.

Provisions de fin de période : Trois types de provisions sont identifiés : provisions pour dépréciation des stocks, provisions pour réceptions non facturées et ceux du stock en cours de route.

Gestion des stocks : Le gestionnaire des stocks doit savoir à tout moment les articles disponibles dans son magasin. Pour cela il doit disposer d'un suivi assurant la prise en compte des flux physique par article (réceptions, délivrance et niveaux des stocks) et une comptabilité financière permettant l'évaluation de ces flux ainsi que le montant des fonds correspondants à la valeur du stock et qui reste malheureusement immobilisé pendant des périodes assez importantes.

Le stock est donc un mal nécessaire dans l'entreprise, s'il n'existe pas, celle-ci pourrait conduire à des difficultés de production et s'il est trop important, il entraîne de lourdes contraintes financières. C'est pour cela qu'il faut mettre en oeuvre :

· Les procédures de saisie des stocks définissent les attributions et les rôles de chaque intervenant dans les processus d'application et de consommation :

· Le système de traitement de l'information permet d'appliquer des règles (entrée, sortie, variation des stocks, CRR, provisions,...) ;

· Lié à d'autres modules de gestion (PO, GL, EAM, PA...), INVENTORY se place au centre du processus de la gestion des stocks au niveau de l'entreprise. Il permet de répondre à diverses exigences telles que :

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o Définir des références ;

o Effectuer le suivi permanent des stocks ; o Effectuer des inventaires ;

o Planifier les réapprovisionnements ; o Anticiper les demandes.

o ~Etc.

Dans ce contexte, « inventory » gère les différents types de mouvement du stock :

· Les entrées fournisseurs et les retours ;

· Les sorties pour consommation et les reprises ;

· Les ordres de transfert pour la consommation ;

· Les transferts : entre magasins du centre et inter-centre

· Les cessions : entre magasins du centre et inter-centre

· Les sorties sur ordre de travaux pour la maintenance et leur reprise ;

· Les ajustements sur différence d'inventaire.

1- Réception : Les différentes étapes de la réception sont :

· La réception de la marchandise en provenance du fournisseur

· Le suivi des transferts

· Le contrôle quantitatif et qualitatif de la marchandise

· La mise à disposition de la marchandise (CRR)

· Les corrections et retour aux fournisseurs

On distingue :

a- $ ch ts[j][l'étU QJeU : réception est constatée au lieu du port et transit

b- Achats au Maroc : entrepôt de casa et sur site

2-Mouvements des entrées :

a- Entrée en provenance du fournisseur : elles sont soldées par le rapprochement de la commande

avec le CRR ; qui en cas d'anomalies le système reste bloqué, et sera suivi par l'opération de reprise ou d'avoir pour les corrections éventuelles.

b- Autres entrées en stock : articles produits par les ateliers ou suite à différence d'inventaire

3- Mouvements des transferts : Ils sont opérés entre les magasins de la même entité ou entre centres au prix de sortie (PMUP à l'instant de

cession)

4- Mouvements de cessions :

Il s'agit de transfert de stocks entre deux filiales différentes. L'entrée dans le magasin prenant est générée automatiquement par le système. Cette entrée est valorisée au PMUP de l'organisation logistique cédante majorée d'un taux fixé par convention entre filiales à 10%. Les autres cessions concernent le personnel et les tiers

5- Mouvement de sorties :

Ce sont des sorties du stock pour la consommation et concernent :

· Sortie pour la production des articles codifiés (PAC) par les ateliers ;

· Sortie pour la consommation directe ;

· Sortie sur différence d'inventaire ;

· Sortie pour la consommation exceptionnelle ;

NB : Les sorties sont valorisées au PMUP de l'instant.

6- Assainissement de la nomenclature des articles stockés :

C'est un mouvement de sortie qui se traduit par un transfert de stock d'un code article à un autre au sein du même emplacement suite à l'assainissement de la nomenclature. Il est valorisé en PMUP de l'article à assainir.

7- Correction :

Les corrections sont toujours possibles à condition d'être exécutées en temps réel, dans la même période comptable (le mois). Les mouvements de correction (avoirs et reprises) sont saisis en liaison avec les mouvements de stock initiaux. Le système vérifie les prix et les quantités et bloque les opérations s'il y a une anomalie. Elles concernent l'ensemble des mouvements (sorties, OT, transferts, cessions)

Au moment des litiges si le fournisseur reconnaît la non-conformité, il y a retour de la marchandise, dans le cas contraire le litige est constaté comme perte

8-Inventaire des stocks :

Quatre types de stock :

· Inventaire physique fin d'année (80% de la valeur) : pour les articles constituant 80% de la valeur du stock.

· Inventaire tournant : concerne tous les articles au moins une fois par année

· Inventaire permanent : réaliser un comptage physique des articles suite à tout mouvement d'entrée en stock dans inventory et le comparer avec le stock comptable après la mise à jour du stock disponible.

· Inventaire inopiné : réalisé à l'improviste

9- Evaluation des mouvements de stock :

Entrées : Le coüt d'achat est constitué par les éléments ci-après :

· Prix de la commande en tenant compte de la TVA, du taux de change, des frais d'emballage, mise à FOB, fret facturé parle fournisseur et coût de la douane.

· Frais d'approche (transport, fret, assurance, ODEP,~etc.)

Sorties : Les sorties de stock sont évaluées selon la méthode du coût moyen unitaire pondéré (CMUP). Il est calculé, par article, après chaque mouvement d'entrée en stock, au niveau de chaque organisation logistique

Transfert et les cessions : Selon le CMUP de l'instant

IX- MODULE APPLICATION PO : gestion des achats et approvisionnements :

Elle permet la gestion des achats et approvisionnements via le WORKFLOW qui joue le rôle

d'approbation des demandes d'achat, les appels d'offre et les commandes, qui s'acheminent vers l'approbateur en fonction des hiérarchies des postes prédéfinis.

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On distingue deux sortes de DA :

DA articles stockés :

· Regroupement des DA de même partition et même UO

· Regroupement des DA de même partition saisies dans différentes UO

DA articles non stockés :

· BREX : un AO par BREX approuvé

· DPM : un AO par DPM approuvé

· DAM : un AO par achats

L'appel d'offre permet de lancer des consultations auprès des fournisseurs par catégories d'articles. On distingue deux types d'AO :

· AO fermé : est utilisé pour l'achat d'articles dans le cadre d'une commande standard

· AO ouvert : est utilisé pour des articles demandés dans le cadre d'un accord cadre, marché cadre ou convention.

L'application prévoit la saisie des propositions des prix, qui s'effectue au fur et à mesure de la réception des offres et avant leur ouverture en CDAM commerciale.

Elle prévoit l'intégration des frais d'approche : emballage, Fret et mise en FOB

Cependant le tableau comparatif est riche en renseignements nécessaires pour la prise de décision. Il fait ressortir entre autres :

· Le classement des fournisseurs par article ;

· La quantité demandée ;

· Le prix de la dernière commande ainsi que le fournisseur concerné ;

· Les offres moins disantes conformes ;

· Les offres conformes non retenues ;

· L'écart de prix entre le premier et le deuxième.

L'application, et après validation des résultats, elle permet de générer automatiquement la commande. On distingue deux sortes de commandes :

Commande standard : est une commande générée suite à un appel d'offre fermé donc une proposition de prix fermé, c'est la commande normale courante.

Commande ouverte : est une commande suite à un appel d'offre ouvert donc une proposition de prix ouverte. Elle est établie en cas d'une convention (ONCF, ou autre fournisseurs de fournitures ou de pièces de rechange), en cas d'accord cadre ou marché cadre.

Les demandes de livraison des articles de ce type de commande se font par appels de commande.

X- ORACLE APPLICATION PA : gestion des budgets

Ce module permet de gérer le budget d'investissement depuis la création (DIB) jusqu'à l'avis d'engagement, ainsi que les mouvements possibles (reclassement, transfert et cession). Il permet aussi de saisir tous les flux d'informations sur les documents budgétaires et les transmettre via les intervenants par le biais de WORKFLOW.

Il distingue entre la notion de projet et budget. Le projet sert entre autres, à la définition d'une structure financière du projet appelé WBS financier (définition des lots du projet), cette structure sera alimentée dans un deuxième temps par la saisie des budgets correspondants.

Les différentes natures de projet sont : Nature I :

· Projets importants

· Projets ordinaires

· Etudes et essais

· Administratifs

· Social

· Habitat

· Formation

· Médical

Nature II :

· Développement

· Amélioration

· Maintien de l'outil de production

· Environnement et sécurité

· Structure support

· Prestations externes

· Achat de terrain Nature III :

· Dotations nouvelles

· Renouvellement Nature IV :

· Exploitation

· Conservation

· Prestations de service Les améliorations apportées par ce module sont décrites dans le chapitre 4

XI- ORACLE APPLICATION EAM : gestion de maintenance des équipements

1- Définitions :

Equipement capital : c'est un immobilisable, installation fixe ou un processus

Equipement avec remise en état : c'est un équipement interchangeable, réparable qui a une valeur dans FA et identifié par un matricule, ou une pièce de rechange réparable identifiée par un numéro de série dans INV.

Réparable : c'est un équipement avec remise en état

Groupe d'équipement : famille et sous famille d'équipement

Attributs : ce sont les paramètres (tension, vitesse, date d'achat,...) de chaque groupe d'attribut.

Groupe d'attributs techniques : puissance, tension, vitesse,...les attributs de ce groupe varient en fonction du groupe d'équipement ou en fonction du code d'interchangeable

Groupe d'attributs divers : date d'achat, durée de garantie, fournisseur, marque,...

Hiérarchie : c'est l'arborescence des équipements. Ce sont les numéros d'équipement (adresse ou matricule), qui composent la hiérarchie.

Numéro d'équipement : repère géographique dans le cas d'un équipement, ou le matricule dans le cas d'un interchangeable ou nom de mine, usine, unité, machine ou processus, ...

Numéro de série : c'est un matricule de l'équipement interchangeable immobilisable. Une pièce de rechange interchangeable n'a pas de matricule, c'est un numéro de série.

Activité : c'est un type d'intervention, auquel est associé au moins une gamme.

Gamme opératoire : liste d'opérations, associée à une activité. Chaque opération de la gamme inclus une ou plusieurs ressources.

Opération : c'est une tache de la gamme opératoire

Département : service ou atelier de maintenance

Ressources :

Ressources main d'oeuvre : qualification d'un métier avec un taux horaire

Ressources équipement : location d'un matériel avec un taux horaire d'utilisation

Ressources de sous traitance : ce sont les ressources qui portent les articles de sous-traitance.

Demande d'intervention : c'est un formulaire à remplir lorsque le service demandeur constate une anomalie sur un équipement. Elle doit être acceptée par le département de maintenance destinataire en vu de transformer la DI en un OT portant sur le numéro de l'équipement concerné.

Ordre de travail (OT) : c'est l'équivalent d'une commande (bon de travaux préparé et validé)

Le module EAM a facilité la tache aux gestionnaires de maintenance pour pouvoir gérer leur patrimoine par les différentes procédures, notamment :

· Gestion des réparations par les ordres de travail (OT). Ceci permet d'avoir les différents états et les informations nécessaires pour pouvoir réaliser des analyses et en temps réel ;

· La gestion des prestations (coüts, quantité, ....) ;

· La planification des interventions ;

· La gestion de la maintenance préventive et conditionnelle ;

· Le suivi des recettes et dépenses de l'ensemble des sections analytiques dans le cadre des travaux réalisés ou demandés ;

· Information des responsables sur les interventions et les taux d'activité et d'inactivité des équipes chargées de l'entretien des installations ;

· Valorisation des prestations main d'oeuvre et matière et l'établissement de la facturation aux services demandeurs.

2- Mise en oeuvre de la maintenance préventive :

La maintenance préventive a un coût, et les arguments contre une telle politique de maintenance sont nombreux.

Le coüt de la maintenance préventive est à considérer sur le long terme et en regard de l'utilisation de l'équipement qui en découle. La maintenance préventive diminuera les arrêts imprévus, donc elle augmentera la productivité. Toute autre considération financière est incomplète et reste dans le domaine du court terme. Voici néanmoins quelques précisions :

Un équipement qui subit la maintenance préventive présente les avantages suivants :

· Durée de vie accrue de 20 à 50 %, une pièce échangée avant son usure complète n'a pas le temps de dégrader son environnement (exemple : un roulement qui se bloque détériore l'axe ou la cuvette à son contact, et il introduit des chocs, vibrations pouvant déformer d'autres éléments) ;

· Forte diminution voire disparition des pannes intempestives donc accroissement de la productivité meilleure.

Dans la pratique on tend à appeler maintenance préventive tout ce qui ne relève pas de la panne urgente et se trouve de ce fait planifiable par la GMAO.

Il y a dans la pratique différentes maintenances préventives (pas toutes normalisées) plus ou moins adaptées aux différents matériels et utilisation. En fait le lecteur mettra un nom sur des

Méthodes pratiquées d'instinct dans son service. Ces différentes maintenances sont :

· Rondes ou inspections en cours de fonctionnement

· Visites systématiques

· Remplacements systématiques

· Maintenance d'opportunité

· Maintenance conditionnelle

· Visites périodiques « réglementaires »

3- Gestion des travaux :

La gestion des travaux est une tâche ardue en maintenance en raison du caractère aléatoire d'une partie de la charge de travail puisqu'il n'est pas possible de prévoir le moment ou surviendront les pannes.

Les paragraphes suivants présentent des méthodes d'organisation qui ont fait leur preuve dans de nombreux services de maintenance.

La gestion des travaux comprend selon les cas tout ou partie des étapes suivantes :

· Le signalement des pannes

· L'accusé de réception des signalements

· La préparation des travaux

· L'évaluation budgétaire

· L'évaluation de la charge de travail

· La planification à capacité finie

· L'affectation et le lancement des travaux

· La planification à capacité infinie

· Les procédures de préparation des travaux du type projet ou grands arrêts

· Les procédures de planification à capacité infinie pour les grands projets ou grands arrêts

· Les procédures de sorties de stock pour un OT

· Les procédures de relevés des temps passés

· Les procédures de clôture des travaux

a- Procédures de signalements ou demandes d'intervention : On appelle signalement ou demande

d'intervention l'action d'intervenir pour effectuer une réparation ou une intervention. Un soin particulier doit être apporté au traitement de ces demandes. L'expérience révèle qu'une grande partie des dysfonctionnements provient de mauvaise communication entre les services.

N° de demande		DEMANDE D'INTERVENTION					Envoi et réception de la demande
Service demandeur					Contacter pour plus de détails Nom Tel	Envoi par la Production
Envoi par la Maintenance
heure	Date	Heure
				Machine, Installation	Emplacement	Description de la panne : Visa :

Tableau2 : Demande d'intervention

101

b-Déroulement des affectations : Après la planification des OT, il faut vérifier la disponibilité du matériel et de l'outillage nécessaire, et affecter les personnes qui doivent réaliser les travaux.

Consulter la feuille de planification et inscrire jour par jour dans la feuille les personnes affectées aux différents OT.

Service Maintenance	2 ICUICH7 Uvail n°4					Edité le ...	N° 0T ...
Equipement : Evénement :			Emplacement : Date demande :		Informations diverses
			BT n°
Métier			Compétence / Habilitation		Tâche :
Description			Consignation		Fiche procédure n° :
Pièces de nécessaires	rechange		Outils nécessaires :		Temps passé : Panne : Cause : Action : Heure de remise en état :
			Observations du technicien :

Tableau 3 : Ordre de travail

c- Planification avec GMAO et gestionnaires de projet : Les logiciels haut de gamme ont une fonction d'affectation des agents de maintenance. Ces affectations peuvent parfois être visualisées sur un diagramme de Gantt.

Il faut d'abord effectuer les préparations des travaux qui composent le projet. Les logiciels de haut de gamme sont interfacés avec un logiciel de gestion de projet. Les préparations se font dans la GMAO et sont "exportées" dans le logiciel de gestion de projet. Les ajustements se font graphiquement sur ce dernier logiciel et sont transmises à la GMAO par "importation" des données modifiées vers le logiciel de gestion de projet.

Export des données :

GMAO
Préparation
des OT

N° des OT

Gestionnaire
de projet

Date de début et de fin MO nécessaire

XII- PROCESSUS DE CLOTURE :

Les processus de la clôture mensuelle sont identiques à ceux de la clôture annuelle avec toutefois des particularités pour la dernière. Nous avons regroupé les processus de clôture dans le tableau ci-dessous. Chaque groupe est constitué d'un ou de plusieurs processus homogènes.

Groupe de processus		Description	Facturation fournisseurs
Transfert des mouvements enregistrés dans PO vers AP.		Facturation clients
Transfert des mouvements de facturation clients vers AR.		Centralisation GL
Centralisation des écritures AP, AR, FA, PAIES, SP, INV et EAM vers GL.		Traitement des retenues
Transfert des retenues sur les salaires depuis l'application SP vers les applications de paie.		Immobilisations
Traitement des amortissements dans FA.		Abonnements
Saisie des écritures d'abonnements dans GL.		Traitements INTERCO
Traitements des facturations inter filiales.		1ère Répartition Haut Volume
Regroupement sur un seul centre comptable et une seule section la totalité des sections de frais généraux à répartir.		2ème Répartition Haut Volume
Répartition des coûts sur toutes les sections de destination.		Valorisation des stocks
Valorisation des stocks de produits finis et intermédiaires.		Clôture des auxiliaires
Clôture des mouvements dans les modules AP, AR et FA.		Opérations diverses
Saisie de pièces diverses dans GL.		Reprise des provisions
Reprise des provisions relatives à la période précédente.		Clôture GL
Clôture de la période comptable GL.		Consolidation
Synthèse des résultats des différentes entités comptables.

Tableau 4 : processus de clôture

Processus de clôture :

Facturation fournisseurs : Transfert des factures d'achat des articles codifiés et stockés, enregistrées dans PO (Gestion des Achats, Facturations et Approvisionnements), vers AP.

Facturation clients :

· Transfert des factures relatives aux ventes à l'export, enregistrées dans l'application DC, vers AR.

· Transfert des factures de ventes aux clients locaux, enregistrées dans l'application GCCN, vers AR.

· Transfert des factures d'eau et d'électricité, enregistrées dans l'application FEE, vers le module AR.

· Transfert des factures relatives au transport du personnel, enregistrées dans l'application FT, vers AR.

· Facturation GNAV : Transfert des frais de gestion et de maintenance des navires, enregistrés dans l'application GNAV, vers AR.

· Les factures de prestations réalisées par des sections analytiques pour le compte d'autres sections sont créées automatiquement dans AR via l'interface PRES-AR.

103

Centralisation GL-AR : Il s'agit des écritures relatives aux :

· Factures importées à partir de DC, GCCN, GNAV, FT, FEE, GS et PRES ;

· Facture d'études et de recherches ;

· Facture de location ;

· Production articles codifiés ;

· Remboursement des prestations de services du siège ;

· Facture de cession d'immobilisations ;

· Production immobilisation ;

· Provision pour dépréciation des créances douteuses ;

· Avoir réduction sur vente ;

· Avoir sur facture de transport ;

· Crédit d'intérets de retard ;

· Intérêts sur avances ;

· Autres factures, avoirs ou décomptes

Centralisation FA : Il s'agit des écritures relatives aux :

· Dotations aux amortissements ;

· Acquisitions d'immobilisations ;

· Travaux en cours ;

· Transferts d'immobilisations ;

· Ajustements d'immobilisations ;

· Réévaluations d'immobilisations ;

· Cessions d'immobilisation.

Centralisation PAIES : Il s'agit des écritures de :

· Paie des actifs TAMCA ;

· Paie des actifs OE ;

· Paie des actifs Hors Cadre ;

· Paie des pensionnés TAMCA ;

· Paie des pensionnés OE ;

· Paie des pensionnés Hors Cadre ;

· Prime de fin d'année ;

· Paie des rentiers ;

· Paie des étrangers Phosboucraâ.

Centralisation PRETS : L'interface SP--GL transmet vers GL les écritures relatives aux déblocages des prêts, aux retenues sur salaires effectuées au titre des remboursements de prêts et aux mutations d'agents entre les filiales.

Centralisation Gestion de stock : Il s'agit des écritures relatives aux :

· Consommations de matières premières et fournitures : Le principe des écritures comptables, relatives aux consommations de matières premières et de fournitures, consiste à imputer le coût des consommations sur la section analytique consommatrice.

· Variations des stocks de produits intermédiaires et finis : Les mouvements de variations de stocks en provenance de l'application GS consistent à enregistrer l'écriture de constatation du stock final par section analytique magasin.

· Provisions de fin de période : Trois types de provisions sont identifiés, provisions pour dépréciation des stocks, provisions pour réceptions non facturées et ceux du stock en cours de route.

Immobilisations :

· Amortissements mensuels des immobilisations (Livre comptable).

· Copie en Haut Volume du livre comptable vers les livres fiscal et locatif.

· Amortissement des immobilisations dans les livres fiscal et locatif.

· Cumul des amortissements de l'exercice (Livre comptable).

Traitements INTERCO : Dans le cas des opérations inter-entités du Groupe OCP, Ce processus permet de générer automatiquement des écritures symétriques en alimentant des comptes de liaison inter-filiales et ce, à travers :

· Une génération automatique des factures clients à partir des informations contenues dans GL (GL de la filiale cédante vers AR de la même filiale)

· Une génération des factures fournisseurs (AR de la filiale cédante vers AP de la filiale prenante). Les mouvements concernés par ce processus sont regroupés comme suit :

- Ventes /Achats de phosphate

- Ventes /Achats d'acides sulfurique et phosphorique

- Ventes /Achats d'acide phosphorique purifié

- Ventes / Achats de soufre liquide d'ammoniac

- Ventes /Achat des autres utilités : Energie électrique, vapeur, prestations ateliers, etc.

- Cessions des matières et fournitures consommables

- Locations de terrains et autres biens immeubles

- Transport du personnel

- Prestations des services d'ingénierie, d'études, d'assistance technique, de montage, de maintenance - Prestations de laboratoire et de recherches

- Prestations centralisées des services fonctionnels des directions du siège

- Système propre assureur : CIR, mutuelle (Frais médicaux, AF et autres indemnités), accidents de travail et Garantie décès invalidité

- Opérations centralisées d'aides accordées au personnel du groupe pour l'accession à la propriété de logement (Prêts hypothécaires), Cession des logements de fonction, etc.

- Diverses opérations (cessions d'immobilisations, opérations financières)

- Détachement du personnel inter société

1ère Répartition HV : La première répartition Haut Volume consiste à lancer des répartitions analytiques qui permettront de vider les sections « frais généraux » et les sections de prestations vers les sections directes et indirectes.

2ème Répartition HV : La deuxième répartition permet de répartir les coûts des SA de prestation sur chaque section de destination en fonction de pourcentages préalablement définis ou d'unités d'oeuvres saisies dans GL. Elle permettra ainsi de calculer le coût de production des produits finis.

Valorisation des stocks

On distingue deux étapes au niveau de la valorisation des stocks de produits intermédiaires et finis : 1-Clôture des auxiliaires

Il s'agit de clôturer les périodes comptables dans AP, AR, FA.

105

2-Opérations diverses

- Les opérations de capitaux propres concernant les :

· Ecritures d'augmentation de capital

· Ecritures de diminution de capital

· Ecritures d'affectation des résultats

- Les écritures de travaux d'inventaire

- Régularisation des comptes de trésorerie

- Ecarts de conversion : Les écarts de conversion permettent de réévaluer les comptes d'actif et de passif exprimés en devises étrangères, en fonction d'un cours de clôture, le but étant d'obtenir une valorisation de l'actif et du passif le plus proche possible de la réalité. Les comptes impactés par les écarts des conversions sont :

· Les comptes de créances et dettes à court terme exprimées en devises,

· les comptes de créances et dettes à long terme exprimées en devises,

· Les comptes de trésorerie exprimés en devises.

- Provisions propre assureur :

· Provision de la mutuelle du personnel en activité

· Provision pour risques (responsabilité civile)

· Provision pour risques (accident de travail)

- Les opérations liées à la caisse retraite :

· Les cotisations salariales et contributions patronales sont calculées automatiquement et mensuellement à partir de la chaîne paie.

· Les produits financiers sont calculés à la fin de l'exercice comptable manuellement par la CIR.

· Les provisions constituées pour l'équilibre de la caisse font l'objet d'échéanciers.

- Intérêts courus non échus : L'application CRED fournis un état donnant le montant des intérêts courus non échus pour la période en cours. Ces montants feront l'objet d'une saisie directe dans GL

- Analyse et rapprochement des comptes :

· Solde des comptes de transition.

· rapprochement des comptes réciproques intra-groupe

· Analyse des comptes de charges, de produits et de bilan.

a. Reprise des provisions : La reprise des provisions relatives aux périodes antérieures est garantie par Oracle GL. A l'ouverture de chaque période, Oracle GL permet d'effectuer une contre-passation par type de pièces (provisions, amortissement, stock, etc.) par deux méthodes différentes :

· Contre-passation par inversion débit/crédit.

· Contre-passation par des montants négatifs.

b. Clôture GL : La fermeture de période GL permet d'arrêter la création et l'imputation de pièces dans GL ou à partir d'un système externe (modules auxiliaires, applications périphériques, etc.). La fermeture de période GL comprend trois étapes :

· Fermeture de période : La saisie et l'imputation de pièces ne sont pas autorisées tant que la période comptable n'est pas rouverte. Toutefois, il est toujours possible de la rouvrir.

· Fermeture définitive de période : La saisie et l'imputation de pièces ne sont pas autorisées. Contrairement au premier statut, la réouverture de la période est impossible.

· Ouverture de la période GL suivante et reprise des provisions de la période précédente par une contre-passation automatique.

Table des matières

Introduction 04

PARTIE 1 : Etude comparative entre les systèmes « ES9000 » et « ORACLE »

CHAPITRE 1 : FONCTIONNEMENT DE L'ANCIEN SYSTEME D'INFORMATION

I- Différentes étapes de l'ancien système II- Gestion comptable et états III-Différentes applications du système « ES9000 » III-1 Gestion des ressources humaines III-2 Gestion des prestations		08 10 11 11 12
CHAPITRE 2 : PRESENTATION DU PROJET NETPHOS
I- Raisons de refonte du système d'information		15		II- Choix du progiciel ORACLE
15
III-Historique et applications d'ORACLE		19
IV-Architecture générale d'ORACLE		21
CHAPITRE 3 : Apports et améliorations du système « Oracle »
I- Points forts apportés par le nouveau système		24
II- Améliorations économiques		25
III- Améliorations en termes de structures		26
IV-Améliorations apportées par les différents modules d'ORACLE		28
IV-1 Définitions et relations des modules ORACLE avec leurs interfaces		28
IV-2 Oracle application AP		29
IV-3 Oracle application AR		32
IV-4 Oracle application FA		33
IV-5 Oracle application GL		35
IV-6 Oracle application PA : gestion de projet		37
IV-7 Oracle application PO : gestion des achats		37
IV-8 Oracle application INV : gestion des stocks		38
IV-9 Oracle application EAM : gestion de maintenance des équipements		39
IV-10 Apports de Workflow		40
IV-11 Oracle application OFA		40

CHAPITRE 4 : FONCTIONNEMENT DU MODULE ORACLE APPLICATION

	: « OFA »
I- Rôle du module Oracle OFA	43
II-Les différents types des rapports présentés par OFA	43
III-Rapport des réalisations	43
IV-Les différents Tableaux de bord	46
V-Budgets	48
VI-Ratios	49
VII- Automatisation des données	49

PARTIE 2 : Diagnostiques d' « ORACLE a» et propositions d'amélioration

CHAPITRE 1 : RECENSEMENT DES DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES ET PROPOSITIONS DE SOLUTIONS

I- Différents dysfonctionnements constatés et propositions de solutions 53

II- Fonctions non couvertes par Oracle 57

III-Le Balanced Scorecard (BSC) 57

Conclusion de l'approche apportée par le (BSC : Balanced Scorecard) 62

IV- Choc de la résistance au changement 63

CHAPITRE 2 : AUTRES AVANTAGES ET INFORMATIONS

I- Benchmarking des autres sociétés mondiales 65

II- Rentabilité 66

III- Part du marché des progiciels intégrés 66

IV- Bénéfices obtenus avec le GMAO 67

V- Résultats obtenus par la GMAO 67

CONCLUSIONS 68

BIBLIOGRAPHIE 69

ANNEXES

La CCF : Clé Comptable Flexible 70

Les unités opérationnelles d'ORACLE AP 71

Les entités Comptables de l' OCP.SA 72

DIAGNOSTIC GLOBAL DES APPLICATIONS ORACLE :

I- Oracle et ses avantages 74

II- Périmètre fonctionnel du projet NETPHOS 75

III- Fonctionnement de l'application ORACLE AP 76

IV- Fonctionnement de l'application ORACLE AR 81

V- Fonctionnement de l'application ORACLE FA 85

VI- Fonctionnement de l'application ORACLE GL 90

VII- Fonctionnement des interfaces en amont 92

VIII- Fonctionnement de l'application ORACLE INV 95

IX- Fonctionnement de l'application ORACLE PO 97

X- Fonctionnement de l'application ORACLE PA 98

XI- Fonctionnement de l'application ORACLE EAM 99

XII- Processus de clôture 103

GRAPHES ET TABLEAUX

Figure 1 : Différentes applications du système

Figure 2 : Répartition des progiciels par métier

Figure 3 : Répartition des progiciels par secteurs d'activité

Figure 4 : Répartition des progiciels par plates-formes

Figure 5 : Répartition des progiciels par SGBD

Figure 6 : Répartition des progiciels par outils de développement

Figure 7 : Architecture Client /Serveur d'Oracle Applications

Figure 8 : Synchronisation entre le serveur et la macro Data-Load

Figure 9 : Architecture du système d'informations du groupe OCP

Figure 10 : Composantes matérielles et logicielles d'un centre

Figure 11 : Structure de la clé Comptable Flexible - CCF

Figure 12 : Panneau de saisie de la clé comptable flexible-CCF

Figure 13 : Relation des modules oracle et leurs interfaces

Figure 14 : Type de tableau de bord

Figure 15 : Type de ratios par LPR (Lignes Prix de Revient)

Figure 16 : Rapport de réalisations

Figure 17 : Panneau de sélection des données Figure 18 : Formatage du rapport

Figure 19 : Réalisation par dépenses

Figure 20 : Réalisations par SA (Section Analytique)

Figure 21 : Réalisations par dépenses et par SA

Figure 22 : Structure d'une fiche fournisseur dans Oracle AP

Figure 23 : Processus relatifs aux factures dans Oracle AP

Figure 27 : Processus de création des factures dans Oracle AP

Figure 28 : Types de règlements dans Oracle AP

Figure 29 : Processus de comptabilisation dans Oracle AP

Figure 30 : Ecran de définition des clients.

Figure 31 : Structure de la clé flexible Immobilisation

Figure 32 : Structure de la clé flexible lieu Figure 33 : Structure de la clé flexible Catégorie

Figure 34 : Processus d'Acquisition en Haut Volume dans Oracle FA

Figure 35 : Processus de gestion des immobilisations dans Oracle FA

Figure 36 : Ecran de simulation d'amortissement dans Oracle FA

Figure 37 : Panneau d'une pièce comptable Figure 38 : Cycle de vie d'une pièce comptable

Figure 39 : Processus d'import dans Oracle Applications

Tableau 1 : Etapes de paramétrage du module Oracle AP

Tableau 2 : Demande d'intervention Tableau 3 : Ordre de travail

Tableau 4 : Processus de clôture Tableau 5 : Rapport des réalisations

Tableau 6 : Panneau de sélection des données Tableau 7 : Formatage du rapport

Tableau 8 : Réalisation par dépenses Tableau 9 : Réalisation par SA

Tableau10 : Réalisation par dépenses et par SA

Tableau11 : Prévisions

Tableau12 : Ratios Division 3 par SA

Tableaux des Indicateurs de performances (BSC) pour les principaux Processus OCP.SA

Tableau 1 : Extraction et Traitement des Phosphates 58

Tableau 2 : Valorisation des Phosphates 58

Tableau 3 : Commercial 59

Tableau 4 : Capital Humain 59

Tableau 5 : Achat 60

Tableau 6 : Autres. 61