Mise en oeuvre d'une solution informatique pour l'optimisation de la gestion des ouvrages dans une bibliothèque

3.2. Modélisation organisationnelle des traitements (MO)(8(*))

3.2.1. But

Il permet de décrire d'une façon globale, puis d'une façon détaillée le choix effectué en matière d'organisation et de fonctionnement des services, les modes d'automatisation retenus, les postes de travail et les tâches associées. Il précise les ressources humaines et matérielles mobilisées avec leur organisation dans le temps et dans l'espace.

Le MOT va consister à compléter la description du MCT par une prise en considération des contraintes d'organisation choisies par l'entreprise. Le concepteur doit répondre aux trois questions :

- Comment : est posé pour déterminer la nature du traitement

- Quand : le moment ou le temps de déroulement de la tâche

- Où : le lieu, l'environnement ou le poste de travail.

3.2.2. Concepts de la modélisation organisationnelle des traitements

o Une tâche en temps réel (TR) : est en partie exécuté par l'homme et la machine ;

o Une tâche manuelle (TM) : est réalisée par l'homme seul ;

o Une tache automatique (TA) : ou tâche informatisée (TI) : est exécutée par la machine ;

o « U » ou mode unitaire signifie traitement un à un ;

o « L » ou lot : traitement en lot ;

o « I » : le délai de réponse est immédiat ;

o « D » : le délai de réponse est différé

3.2.3. Formalisme de la modélisation organisationnelle des traitements

Quand

Procédure

Qui

Où

Toujours

Accueil

Agent reçu

Arrivée de l'agent

Nature de la tâche TM-U

Poste de Travail Réception

3.2.4. Présentation du modèle organisationnelle des traitements

Durée

Procédure fonctionnelle

Nature de la tâche

Poste de travail

c

b

a

Fiche estampillée

a et (b ou c )

Livre rendu

Toujours

- Réception du livre et de la fiche de prêt auprès l'agent

- Estampillage de la fiche

- Remise de la fiche

Fin du mois

REMISE

Fin lecture

Endéans 14 jours

Livre et fiche remis à l'agent

Livre disponible

Livre non disponible

- Recherche du livre dans les rayons

- Inscription de l'emprunt dans le cahier registre

- Calcul de la date remise

- Elaboration de la fiche de prêt

Désolé

FORMALITE

Remise du jeton remplis

Choix effectué

Choix non effectué

- Consultation catalogue par l'agent

- Choix du ou des livres

- Inscription du choix sur jeton

Remise d'un jeton vide

CONSULTATION

Jeton remis à l'agent

Carte de service présentée

Carte de service non présentée

- Vérification de la carte de service

- Remise du jeton à l'agent

Agent renvoyé

CONTROLE

Présentation de l'agent

A

TM-U immédiate TR-U immédiate TR-U immédiate TM-U immédiate

Réception Réception Bibliothécaire Bibliothécaire

A

- Edition rapport mensuel

- sélection des agents non en règle

OK

Liste agent non en règle

Rapport mensuel établi

OK

RAPPORTAGE

a et b

Suivi effectué

Toujours

SUIVI

Suivi des agents non en règle

TR-U Immédiat TM-U Immédiat

Bibliothécaire Hiérarchie

* ⁸ MABUAKA VEVE, cours de technique de base de données, ISS/Kinshasa, 2011.