Mise en oeuvre d'une solution informatique pour l'optimisation de la gestion des ouvrages dans une bibliothèque

EPIGRAPHE

« Il naît parfois dans les plus simples familles des humbles communautés un enfant qui, en grandissant, élève son nom, le nom de son père, de toute sa famille, de sa communauté et fait naître l'espoir d'un avenir meilleur »

Montesquieu

DEDICACE

A mon Père KASOKOMA André,

A ma regrettée mère KAJIDI Bernadette ;

A mes frères et soeurs,

A ma très chère épouse KABADI Marie-Chantal,

A mes enfants KASOKOMA Gloire à Dieu,

KABISHI Cornelis, NGOIE Israël, KAYENGA Temps de Dieu et LUMANU Ange de Dieu.

Aux familles KAYENGA Jean, MULUNGU Adolphe, BUKASA Dieudonné, Théophile NGANDU, ...

A toute la communauté corps du Christ,

Je dédie ce travail.

Martin BUKASA KABONGO LUFUNGULA

.

AVANT-PROPOS

Par sa grande sagesse, Dieu a crée le monde d'une façon à ce que toute personne soit complémentaire. A cet effet, l'élaboration de cette oeuvre n'est qu'une complémentarité d'un grand nombre de personnes, qu'il nous sera ingrat de ne pas remercier.

Qu'il nous soit permit de remercier sincèrement le Professeur KASORO MULENDA NATANAEL et le Chef des travaux Jeampy MBIKAYI pour avoir accepté volontairement de diriger notre travail malgré leurs multiples occupations, ainsi que tout le corps professoral et la Direction de l'Institut Supérieur de Statistique « I.S.S » de Kinshasa pour tout l'encadrement dont nous avons bénéficié durant notre formation.

Que ce travail soit un signe et un exemple de courage pour tous les membres de ma famille.

Que Marie-Claire KABISHI, Patrick KABEYA, Lucien MBUYI, Serge TSHIBANGU, Emmanuel KAYAKEZ, Séraphin SANGWA, David KABASELE, Adelard ODIA, Matthieu KANKOLONGO ... trouvent aussi en ces lignes, notre reconnaissance.

Nos sincères remerciements sont aussi adressés à tout celui qui nous a soutenu moralement, spirituellement et matériellement, à tous nos amis et connaissances ainsi que les compagnons de lutte de la section informatique de l'I.S.S/KIN.

Martin BUKASA K. L.

INTRODUCTION

Les années passent, la science évolue et nous voici à l'époque où l'importance de l'outil informatique au sein d'une nation ne cesse de faire l'ombre d'aucun doute.

L'heure est venue où presque tout le monde vibre au rythme de l'informatique qui est une science de traitement automatique de l'information ; une technique qui a pour base des machines pensantes, les ordinateurs. Ces machines peuvent enregistrer un nombre gigantesque de données et procéder à des calculs à la vitesse de la lumière. Dans un ordinateur, l'électron se déplace à la vitesse de la lumière, près de 300.000 km/s. Rien dans le monde connu ne va si vite.

L'utilisation de l'outil informatique est devenue courante dans presque tous les domaines de la vie. On peut citer le lancement des fusées à la NASA aux Etats-Unis, l'aide qu'apporte cet outil dans l'agriculture, l'armée, la biologie, ...

Toutes les entreprises au monde ne visent que l'amélioration de leurs conditions de travail dans le temps normal. Sur ce, sans une politique d'organisation et de contrôle dans l'exécution des travaux ou tâches divers, aucune entreprise ne pourra atteindre ses objectifs.

1. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Nous avons choisi ce thème « Mise en oeuvre d'une solution informatique pour l'optimisation de la gestion des ouvrages dans une bibliothèque » pour apporter notre modeste contribution au service technique de l'Hôtel des Monnaies, Organe qui s'occupe de la bibliothèque Hôtel des Monnaies. Ceci avec comme avantage le gain de temps dans l'exécution des tâches.

L'intérêt accordé à ce travail est celui de nous permettre à mieux faire la pratique, d'analyse et de programmation sur ce cas réel. Il nous permettra aussi de mieux maîtriser les techniques de programmation et enfin de contribuer au monde scientifique informatique par la création d'un programme qui pourrait prochainement être amélioré ou modifier par quelqu'un d'autre ou par nous-mêmes.

2. PROBLEMATIQUE

La problématique étant l'art d'élaborer ou poser clairement les problèmes et d'une manière explicite pour nous permettre de trouver une bonne résolution en suivant leurs transformations dans la réflexion. (^1(*))

La bibliothèque de l'Hôtel des Monnaies est mieux équipée et fréquentée uniquement par les agents de la Banque Centrale du Congo et gère un effectif de plus ou moins deux mille personnes.

Actuellement, elle est confrontée au problème de coordination et de suivi des prêts des ouvrages qui se fait au quotidien.

Le travail manuel demande beaucoup d'effort physique, un risque permanent de perdre les fichiers des lecteurs, le non maîtrise de prêts et aussi le suivi des mouvements des ouvrages.

Cela se justifie par :

- La mise à jour des données des lecteurs par le fait que les mouvements se font chaque jour ;

- La coordination et le suivi des différents mouvements des ouvrages ;

- L'élaboration manuelle de toutes les listes demandées par la hiérarchie ;

- La difficulté de répondre dans l'immédiat à la hiérarchie ;

- La perte de temps dû au traitement manuel ;

- La mauvaise conservation des données de prêts des ouvrages par les agents affectés à la bibliothèque au fil des années ;

Tout ceci nous a poussé à formuler certaines questions qui résumeront notre problématique :

- Comment faire pour la mise à jour sur le prêt des livres d'une manière rapide et optimale ?

- Comment faire pour le suivi du mouvement des ouvrages de manière efficace ?

- Comment faire pour répondre rapidement à une demande de la hiérarchie ?

- Comment faire pour gagner du temps dans l'exécution des tâches ?

- Comment faire pour conserver les données tout en assurant leur sécurité et ce sans encombrement dû à la paperasse ?

3. HYPOTHESE

Les hypothèses, selon le cours de méthodes des travaux scientifiques sont des réponses provisoires ou encore des propositions particulières à la problématique posée (^2(*)).

Après notre analyse nous avons trouvé que l'informatisation améliore, rationalise et optimise le système manuel en réduisant le temps de traitement, augmentant ainsi la capacité de mémorisation d'informations et limitant les erreurs. Elle nous facilitera :

- Le gain de temps ;

- L'accès contrôlé des utilisateurs ;

- L'unicité des données ;

- La sécurisation des données ;

- La facilité de répondre à un besoin immédiat de la hiérarchie ;

- La mise à jour automatique des données.

4. DELIMITATION DU SUJET

Notre sujet se limite dans le temps et dans l'espace.

Dans le temps, nous allons nous intéresser au flux d'information de Juillet 2006 à nos jours.

Au point de vue spatiale, notre étude se focalise sur la gestion des ouvrages à l'Hôtel des Monnaies Kinshasa, République Démocratique du Congo.

5. METHODES ET TECHNIQUES

La méthode étant un ensemble d'opérations intellectuelles par lesquelles une discipline cherche à atteindre les vérités qu'elle poursuit, les démontre et les vérifie (^3(*)).

Notre choix s'est porté sur la méthode MERISE (Méthode d'Etude et de Réalisation Informatique pour les Systèmes d'Entreprise), une méthode de conception, de développement et de réalisation des projets informatiques. Le but de cette méthode est d'arriver à concevoir un système d'information informatisé.

La technique est un outil qui permet au chercheur de récolter et dans une certaine mesure de traiter les informations nécessaires à l'élaboration d'un travail scientifique (^4(*)).

Nous avons utilisé, comme technique, l'interview et l'observation directe et indirecte.

6. DIFFICULTES RENCONTREES

Il ne nous a pas été facile de pouvoir évoluer avec notre travail, à cause de la non disponibilité des agents pour récolter les informations et vu le volume de travail auquel ils sont confrontés.

7. SUBDIVISION DU TRAVAIL

Outre l'introduction et la conclusion, notre travail se subdivise en 5 chapitres à savoir :

- Chapitre I : Etude d'opportunité

- Chapitre II : Approche théorique

- Chapitre III : Etude détaillée

- Chapitre IV : Etude technique

- Chapitre V : Production du logiciel

* ¹ NSAMBWA, J, Cours de Méthodes de travaux scientifiques G2 Info 1998-1999, Inédit ISDSE/CECI L'shi.

* ² Op Cit.

* ³ Op Cit.

* ⁴ Idem