II. Problèmes rencontrés sur le plan
opérationnel
1. Absence de connaissance sur le rôle et la
fonction des relations publiques dans une entreprise comme ACMS
Les relations publiques étant embryonnaires à
l'ACMS, sa compréhension et la détermination d'un cadre de
travail propice pour les relations publiques restent aléatoires. S'il
est vrai que les relations publiques apparaissent nécessaires pour
certains, il aussi vrai que pour d'autres, ils demeurent inaccessibles. Leur
difficile compréhension et quelquefois leur ignorance des pratiques de
relations publiques, entraine sa faible considération.
2. Absence d'un personnel permanent pour la mise en
oeuvre des relations publiques au sein de la structure
En outre, l'ACMS ne dispose pas d'un personnel permanent pour
la pratique des relations publiques mais, d'un consultant payé à
la tâche. Lesquelles sont bien mentionnées dans son contrat. Ce
qui ne lui laisse pas la latitude d'ouvrir son champ de connaissances et de
mieux asseoir la pratique au sein de la structure.
3. Absence de budget pour les relations
publiques
Enfin, la non prise en compte du budget pour les relations
publiques lors de l'élaboration des budgets annuels rend difficile sa
pratique. En effet, certains outils de relations publiques sont
réalisés par d'autres divisions qui ne sont pas du tout
outillées en techniques de relations publiques.
4. Absence de code éthique et de stratégie
de relations
publiques
Le code éthique et la stratégie de relations
publiques opérationnels sont inexistants.
L'environnement de travail est alors non formel et non
contrôlable.
CHAPITRE 3
Solutions et Recommandations
Faces aux problèmes rencontrées, certaines
solutions ont été proposées.
I. Sur le plan structurel
1. Structure de la communication
Il serait important que l'ACMS centralise sa cellule de
communication et en fait un département à part qui
dépendrait d'un directeur ou d'un chef de division de la communication.
Ceci permettrait à la communication et aux relations publiques
d'être cohérents dans les plans d'action mais surtout de n'avoir
qu'une seule politique globale de communication.
3. Recrutement d'un responsable marketing dans la
division des opérations de terrain
A défaut d'avoir une communication centralisée,
la division des opérations de terrain devrait travailler en
étroite collaboration avec les deux autres responsables de la
communication et le responsable des relations publiques pour une harmonisation
des objectifs à la fois de communication et de ventes.
5. Regroupement de tous les agents de communication pour
un travail coordonné et efficient
Tous les agents de communication devraient travailler sur la
base d'une seule politique globale de communication élaborée par
un superviseur. Ceci permettrait la pratique coordonnée dans le temps et
dans l'espace et complémentaires des actions en direction des cibles.
Rapport de stage, Relations Publiques III - 2008 - ESS
TIC
B. Sur le plan opérationnel
1. Recrutement d'un personnel permanent pour la mise
en oeuvre des relations publiques au sein de la structure
La pratique des relations publiques nécessite une
liberté dans la création et le développement des concepts.
A cet effet, la personne en charge des relations publiques doit proposer et non
subir des actions des relations publiques à réaliser. En
proposant, il met à contribution les techniques professionnelles de
relations publiques tout en tenant compte de la réalité (statut
de l'entreprise, ses missions, ses valeurs et ses objectifs), de
l'environnement concurrentiel (le volume d'autres structures du même
domaine ou des domaines connexes) mais aussi et surtout de l'évolution
technologique (multimédia, Internet, cinéma,
téléphone mobile...).
2. Allocation d'un budget annuel pour les relations
publiques
Pour une bonne mise en oeuvre des relations publiques au sein
de l'ACMS, il est important que le plan d'actions soit budgétisé
et que celui-ci soit alloué à la réalisation de ces
actions. Ceci permet une indépendance des relations publiques d'autres
projets, mais surtout la mise en oeuvre en temps opportun des actions de
relations publiques pour une efficacité et une efficience à court
moyen ou à long terme. Car l'expérience a montré que les
actions de relations publiques ne sauraient être des actions
isolées.
3. Atelier de sensibilisation sur le rôle et
l'impact des relations publiques à l'ACMS
Il est nécessaire qu'un atelier de formation soit
organisé au sein de l'ACMS pour sensibiliser le personnel en
général et la hiérarchie en particulier, sur le rôle
et l'impact des relations publiques au sein d'une entreprise comme l'ACMS. Ceci
permettrait à plus d'un de comprendre le concept et de mieux participer
à sa mise en oeuvre car l'employé est le premier support de
communication d'une entreprise.
4. Création d'un code éthique et une
stratégie de relations publiques
Le code éthique et la stratégie de relations
publiques permettent de définir un cadre formel de travail. De plus,
grâce à ces outils, l'évaluation, le suivi et le
contrôle des actions de relations publiques est facilité. Le code
d'éthique et la stratégie de relations publiques constitue des
guides pour le relationniste. Le premier sur le plan du comportement et de
l'attitude professionnelle et le second sur le plan opérationnel.
5. Atelier de sensibilisation sur le rôle et
l'impact des relations publiques à l'ACMS
Il est nécessaire qu'un atelier de formation soit
organisé au sein de l'ACMS pour sensibiliser le personnel en
général et la hiérarchie en particulier, sur le rôle
et l'impact des relations publiques au sein d'une entreprise comme l'ACMS. Ceci
permettrait à plus d'un de comprendre le concept et de mieux participer
à sa mise en oeuvre car l'employé est le premier support de
communication d'une entreprise.
L'une des recommandations fortes que nous faisons
à l'ACMS, c'est de centraliser sa communication afin d'avoir une
politique globale de communication, capitale pour une entreprise dont
près de 80% de ses activités sont des activités de
communication. Elle devrait également recruter un personnel permanent
formé en relations publiques, pour la mise en oeuvre et le
déploiement d'une stratégie de relations publiques en interne
comme en externe et qui soit entièrement professionnelle.
CONCLUSION
Du 1er août au 30 septembre 2008, nous avons
effectué notre stage en relations publiques à l'ACMS sous la
supervision de Nestor Ankiba, Secrétaire Permanent de l'ACMS. Celui-ci
s'est déroulé dans de très bonnes conditions et dans un
environnement encore fertile pour l'éclosion des relations publiques. Ce
qui nous a permis de réaliser les activités ci-après :
- Communication institutionnelle et écrite :
stratégie de relations publiques, reporting et journalisme
d'entreprise
- Communication électronique et graphique : Intranet,
Internet, Trombinoscope et signalétique intérieure
- Relations presse et communication
évènementielle : Stratégie de relations presse,
Présentations, Partenariat et sponsoring, culture d'entreprise.
Ces actions de communication ont contribué à la
mise sur pieds et la prise en compte des relations publiques au sein de la
structure. Face aux problèmes rencontrés, des solutions et
recommandations ont été formulées à l'endroit de la
direction de l'ACMS. Celles-ci portaient notamment sur la centralisation de la
communication, le recrutement d'un personnel permanent formé en
relations publiques pour assurer les relations publiques, l'allocation d'un
budget aux actions de relations publiques pour une indépendance dans la
réalisation des outils, mais aussi, un briefing du personnel et
particulièrement des dirigeants sur l'impact et le rôle des
relations publiques dans une structure comme l'ACMS. Aussi, nous
espérons que celles-ci pourront être d'un apport
considérable à l'association et lui permettront d'optimiser sa
communication, sa notoriété et son image de marque à
travers les relations publiques surtout que, relations publiques égale
« Sympathie, image de marque et adhésion des publics » (XXX).
De plus, l'ACMS qui oeuvre pour l'amélioration de la santé des
populations jeunes et à faible revenu, devrait garder en esprit que
« La création de liens durables avec des personnes, des groupes ou
des intervenants importants favorise le succès de projets, d'initiatives
spéciales et d'organismes entiers » (XXX).
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ANNEXES
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