Memoire Online - Rapport de Stage ACMS

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République du Cameroun

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RAPPORT DE STAGE - RELATIONS PUBLIQUES

Stage réalisé à I^-Assodaiion Camerounaise Pour le

Markefinf! Social f ACMS)

110(4 - 30 sePtembre 2008

En ive de l'obtention dia Diplôme clrEtudes Su pë ri eu res
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« Vous devez être le changement que vous voulez voir dans ce monde » (Gandhi). Ces mots constituent pour moi l'unique catalyseur qui jusqu'ici m'a fait tenir la route sans jamais fléchir devant les multiples embûches de la vie. Il me vient à l'esprit que sans le poids de ces mots, ma passion pour les métiers de la communication en général et pour les relations publiques en particulier, ne se serait jamais concrétisée. Et dans ce rude combat, de nombreuses personnes m'ont soutenue et encouragé soit par leur satisfaction soit par leur permanente insatisfaction. A toutes ces personnes, je dis merci.

A ma grand - mère Mefo Djampou Jeanne, à mes parents M. & Mme Deugoué grâce à qui j'ai toujours su tirer le bon parti dans la vie, à mes frères et soeurs Eric, Cyrille, Sylvie et Daniel à qui je rappelle que seules la foi et la détermination conduisent au succès.

Merci du fond du coeur à tous ceux et celles qui m'ont aidé d'un point de vue professionnel à la réalisation de ce rapport, André, Heyndricks, Moise, Jean Olivier, Eric, Siegfried, Nathalie, Henri Laurent, ...

A ceux qui m'ont encouragé à persévérer et à construire ma voie : Amobé, Alain Blaise Batongué, Pr Laurent Charles Boyomo, Dr Marie Rose Nzié, Assala, Dr Augustin Charles Mbia.

Minsanté : Ministère de la Santé Publique au Cameroun PCIME : Prise en charge intégrée des maladies de l'enfance PMSC : Programme de Marketing Social au Cameroun PSI : Populations Services International

L'ACMS est une association de droit camerounais à but non lucratif qui oeuvre pour l'amélioration des conditions sanitaires des populations et notamment jeunes et à faible revenus. De ce fait, elle est en interaction avec les entreprises gouvernementales notamment le Ministère de la Santé Publique avec qui elle a un protocole d'accord, les bailleurs de fonds, les autres ONGs et associations partageant le même intérêt, et les autres plateformes du réseau PSI (Populations Services International, une ONG basée à Washington DC et qui compte environ 65 plateformes) dont elle est membre. Consciente de l'importance de la pratique des Relations Publiques au sein d'une entreprise moderne, et sous l'impulsion de son partenaire technique PSI, l'ACMS s'attèle à donner corps aux Relations Publiques en son sein. A ce titre, avec les services d'un Consultant, elle développe depuis plus d'un an, des actions de relations publiques pour l'amélioration de son image de marque et l'accroissement de sa notoriété auprès de ses divers publics (interne et externe).

C'est flatté par cet univers presque encore vierge en matière de relations publiques que nous avons porté notre choix d'effectuer un stage en relations publiques dans cette entreprise, qui pour nous constitue un véritable champ d'expérimentation et d'expériences mais aussi et surtout, d'apprentissage des réalités pratiques de la profession.

De plus, le stage qui a couvert la période du 1er Août au 30 septembre 2008, s'est déroulé dans une ambiance calme et sereine. En effet, à l'ACMS, le cadre de travail est tel qu'il n'y a pas à proprement parler de différence entre un stagiaire et un personnel permanent. D'ailleurs, une politique de stage définissant le recrutement des stagiaires jusqu'à leur encadrement et leur prise en charge existe et est appliquée à l'ACMS. Aussi, en tant que stagiaire, nous avons eu droit à un poste de travail disponible (un ordinateur, un bureau et un encadreur), qui nous a permis de réaliser les tâches à nous confiées dans les délais requis.

D'autres faits marquant auront été l'ouverture, la disponibilité mais surtout

En effet, le Secrétaire Permanent de l'ACMS occupe un bureau situé au premier étage d'un bâtiment à quatre niveaux. Bien plus, celui-ci a une disponibilité particulière pour les employés quelque soit leur niveau hiérarchique et leur statut dans l'entreprise. A l'ACMS, les grandes formules protocolaires du genre : Oui patron, Merci monsieur le Secrétaire Permanent... sont inexistantes. D'ailleurs, l'utilisation des prénoms est courante, lorsqu'il ne s'agit pas des sobriquets. Pourtant, ceci n'a aucune influence sur le travail, le respect et la discipline interne qui est régie par un règlement intérieur. De même, une remarque presqu'anodine est que de manière générale les vendredis, près de 80% du personnel est habillé en jeans comme une tradition.

Le personnel est recruté sur la base d'une procédure bien définie : appel d'offres avec précisions sur le poste à pourvoir, le niveau requis, les expériences dans le domaine, la catégorie et le statut ; étude et sélection des dossiers ; phase écrite et pratique ; entretien puis mise à l'essai qui a pour durée 3 mois renouvelable une seule fois. Ceci souligne l'accent que met l'ACMS sur la compétence et la formation de son personnel.

Cet environnement assez détendu, nous a permis d'effectuer notre stage sans grande difficulté majeure et de produire ce rapport de stage qui se divise en trois grandes parties à savoir, la présentation de l'ACMS (1ère partie), le déroulement du stage (2ème partie) et l'évaluation du stage en terme d'apports, de problèmes et de solution et recommandations (3ème partie). Notre stage a été suivi et dirigé par M. Nestor Ankiba, Secrétaire Permanent de l'ACMS.

L'Association Camerounaise pour le Marketing Social (ACMS) est une association de droit camerounais. Elle a pour objet de concourir avec les autres intervenants du secteur santé et développement, dans la conception et la mise en oeuvre des stratégies permettant d'améliorer le bien-être social des populations camerounaises.

En effet, en 1989 l'ONG internationale Population Services International (PSI) à but non lucratif basée à Washington DC démarre des activités de marketing social des préservatifs au Cameroun.

Le 02 juin 1993, par un Protocole d'Accord entre PSI et le Gouvernement Camerounais représenté par le Minsanté, le Programme de Marketing Social au Cameroun (PMSC) commence alors la promotion et commercialisation des contraceptifs oraux et du sel de réhydratation orale.

C'est au terme du récépissé de déclaration à association N° 21/RD/LOI/BAPP du 30 août 1996, conformément à la loi no 90/053 du 19 décembre 1990 portant sur les libertés des Associations que PMSC est déclaré association. PMSC est dès lors, remplacé par le sigle ACMS : Association Camerounaise pour le Marketing Social.

Elle distribue une gamme variée des produits de santé dont elle assure la disponibilité et l'accessibilité à travers le pays, notamment auprès de toutes les couches de la population et surtout les plus démunies et vulnérables. Les produits distribués par l'ACMS comprennent entre autre : Sûr'Eau/WaterGuard (solution d'hypochlorite de sodium pour le traitement de l'eau à domicile), Orasel (sel de réhydratation orale); 100% Jeune-le journal (magazine de sensibilisation version anglaise et française) ; PermaNet (moustiquaire longue durée imprégnée d'insecticide); Ko-Tab 123 (kit de ré imprégnation de la moustiquaire); DépoProvera (contraceptive injectable) ; Novelle Duo (pilules); Protectiv (préservatif féminin), Prudence Plus (préservatif masculin).

L'ACMS se sert du marketing social afin de fournir des produits, des services et des informations dans le domaine de la santé, qui permettront aux personnes à faibles revenus ou à d'autres personnes vulnérables de mener une vie saine.

L'ACMS est dirigé par un Secrétaire Permanent (assisté de 04 Chefs de Division), au-dessus duquel siège le Conseil d'Administration. Celui-ci est composé de dix membres avec à sa tête, Me Nguidjoe Nyam Adalbert. Les quatre divisions que comprennent l'ACMS sont : division Santé Familiale, division VIH/SIDA, division des Opérations de terrain, division Administration et Finances. Son personnel est constitué de 50 employés permanents, 34 contractuels indépendants et plusieurs pigistes.

Elle bénéficie de l'assistance technique de PSI avec qui elle a une convention de collaboration et de l'appui financier de plusieurs bailleurs de fonds notamment : KFW (Kreditanstalt Für Wiederaufbau), USAID (Agence Américaine pour le Développement International), CARE, les fondations Winslow, MTN et Exxon Mobil, Hellen Keller International, Plan International, Gouvernement du Cameroun...

Le siège social de l'ACMS est à Yaoundé - Dragages. Elle dispose de trois (3) agences régionales établies à Douala, Garoua et Bamenda, ainsi qu'un bureau de liaison à Maroua. Son réseau de promoteurs établis dans les dix provinces du pays confère à ses activités, une couverture nationale.

1- Lutte contre le VIH/SIDA

Ce projet a pour cible les jeunes de 14-25ans et tourne autour de 2 grands axes :
· L'accessibilité et la disponibilité des préservatifs masculin et féminin ;

Dans ce projet, sont développés plusieurs autres projets concourants à la réalisation des objectifs du projet. Il s'agit notamment du projet Cross Generational Sex (relations sexuelles transgénérationnelles) dont l'un des supports est la campagne interpersonnelle « Non aux Sponsors, Non au VIH/SIDA) ;

le Projet Prévention des IST/VIH/SIDA sur les axes routiers (PRISIDA) conduit dans dix huit (18) sites en direction des camionneurs, et qui est une campagne transfrontalière pour l'amélioration des services de dépistage et de référencement des IST, la prise en charge et le traitement des IST chez les camionneurs ; enfin, la campagne « Pincez Déroulez I & II » pour la négociation et le port correct du préservatif masculin.

A travers ce projet, l'ACMS Contribue depuis 2003, à la réduction de la mortalité et de la morbidité liées au paludisme chez les enfants de moins de cinq ans et les femmes enceintes. Ceci à travers, la promotion et la vente des moustiquaires imprégnées d'insecticide particulièrement dans les zones rurales.

Depuis 1994, l'ACMS distribue le Sel de Réhydratation Orale BIOSEL devenu ORASEL dans le cadre de la lutte contre les maladies hydriques. Avec la persistance des épidémies du choléra dans certaines zones du pays, l'ACMS a développé le Système d'Eau Salubre à travers la promotion et la distribution d'une solution d'hypochlorite de sodium appelée Sûr' Eau/WaterGuard pour la promotion de l'eau saine.

Avec la prise en charge intégrée des maladies de l'enfance (PCIME) mis en oeuvre dans le cadre du projet Expanded Impact Child Survival Project (EIP), l'ACMS contribue à la réduction de la morbidité et de la mortalité maternelle et infantile liées au paludisme, mais aussi à la pneumonie, la méningite, la poliomyélite, la rougeole et les maladies diarrhéiques.

Elle consiste en la formation du personnel de santé pour une meilleure prise en charge des enfants, à la capacitation des membres de la communauté à bien suivre leurs enfants et à les nourrir convenablement.

L'ACMS dispose de 2 coordonnateurs de la communication diplômés de l'ESSTIC et de l'Université de Buea. L'un est en charge de la communication des programmes de lutte contre VIH et le SIDA et l'autre en charge de la communication Santé Familiale. Ce dernier s'occupe de la communication de tous les programmes de l'ACMS autres que la lutte contre le VIH et le Sida. Les deux coordonnateurs appartiennent à deux divisions qui sont respectivement, la division VIH/SIDA et la division Santé Familiale. Ils rendent compte aux chefs de division respectifs.

Leur rôle consiste en la conception, l'élaboration, la mise en route et le suivi des plans et actions de communication, relatifs aux différents projets et/ou produits de leur division. Ils sont notamment chargés de la conception et de la supervision de la production des supports de communication des divers projets qui sont dans leurs portefeuilles respectifs. Ils assurent également la représentativité de l'ACMS auprès des partenaires et des cibles, à travers leur participation aux différents évènements d'envergure nationale ou internationale à travers lesquels ils peuvent atteindre les cibles de l'ACMS. À titre d'exemple, on peut citer : Roll Back Malaria, Promote, la journée internationale de lutte contre le Sida, la journée mondiale de la population, la journée internationale de la femme africaine ou de la femme rurale, etc....).

En marge de cette communication orientée produit/projet, l'ACMS possède un responsable des relations publiques rattaché directement au Secrétaire Permanent. Son rôle est la conception et la mise en place d'une stratégie de relations publiques, la conception d'un plan d'actions de relations publiques annuel et le suivi des activités y afférentes. Son rattachement à la Direction de l'ACMS lui donne d'avoir une vision globale de l'entreprise, son évolution et ses stratégies et ainsi, mieux orienter ses actions de relations publiques et ses messages en

II. Activités de communication à l'ACMS

En tant qu'association de marketing social, la communication et les relations publiques constituent l'essentiel des activités (près de 80%) de l'ACMS. Ces activités sont orientées vers les cibles des différents projets mis en oeuvre par l'association.

Ainsi, on peut classifier ces activités en trois grandes catégories d'activités de communication :

A. La Communication mass média

Cette catégorie regroupe toutes les actions qui utilisent les médias et le hors médias comme moyen de communication (La télévision, la presse écrite, la radio, Internet, les affiches, les banderoles, les panneaux publicitaires).

Dans ce cadre, l'ACMS développe des campagnes publicitaires selon les projets. On peut citer entre autre, la réalisation des spots audio et vidéo dont les plus connus sont : « Pincez Déroulez », « Trusted Partner », « Non aux Sponsors, Non au VIH/SIDA », « Sûr'Eau/WaterGuard » ; les affiches et les dépliants Pincez Déroulez, Trusted Partner, Cross Generational Sex, les Bandes dessinées vidéos et séries radiophoniques Solange Let's talk about sex...

Pour leur production, l'ACMS contracte avec des agences de communication sur la base des briefs annonceurs préparés par les coordonnateurs de communication.Les coordonnateurs des activités de communication assurent la supervision du travail de ces agences et planifient eux mêmes la diffusion de ces campagnes dans les différents supports (stations radio et chaînes de TV) les plus suivis du pays.

B. Les relations publiques

En tant qu'association de marketing social et compte tenu du fait que ses cibles se recrutent parmi les populations à faible revenu, l'ACMS pratique des actions de relations publiques auprès de certaines personnalités et cibles. L'objectif étant à chaque fois, de faire connaître la structure (objectif de notoriété) et de la positionner dans le domaine du marketing social (objectif d'image de marque).

Ceci se matérialise d'une manière générale, par la participation aux évènements des associations partageant le même intérêt ou d'intérêt national, par l'implication dans les activités à caractère national du domaine, ou par leur participation aux évènements d'envergure internationale. Bien plus, des visites d'échanges et de travail sont organisées avec des acteurs ayant une influence sur la prise des décisions et l'amélioration du fonctionnement de l'entreprise. Les relations publiques à l'ACMS permettent également de maintenir ou/ou d'entretenir les relations privilégiées de l'Association avec ses partenaires. Ceci à travers des courriers de félicitation, de bonne fête ou de remerciement...

Sur le plan interne, le souci d'une communication efficace et efficiente est une priorité pour les relations publiques. Aussi, bien d'actions sont menées en direction du public interne. Il s'agit notamment de : la signalétique interne, la communication interne avec les employés sur la vie de l'entreprise, le journalisme d'entreprise, le reporting et la gestion des bases de données contacts.

C. La communication interpersonnelle

Comme son nom l'indique, il s'agit d'une communication de personne à personne. La transmission des messages est faite de manière directe, sans aucun relai média. L'entreprise communique directement avec sa cible au moyen des causeries éducatives, les entretiens individuels, et des spectacles gratuits dans les zones de forte affluence de la cible (le cas du projet PRISIDA sur les axes routiers transfrontaliers et de ART Venture pour la campagne Non aux Sponsors, Non au VIH/SIDA ou encore Pincez Déroulez 2).

Pour y arriver, l'ACMS travaille avec un réseau d'associations dont les membres sont initialement formés aux techniques de communication interpersonnelle (CIP). Outre cette formation en CIP, ces associations sont également formées sur *les thèmes, les messages clés de chaque projet concerné.

Lors du déploiement d'une campagne de communication pour le changement de comportement, l'ACMS met à contribution quelquefois, la star stratégie. C'est-à-dire qu'elle utilise des artistes, des vedettes ou des leaders d'opinion pour transmettre des messages aux cibles. C'est le cas de Patou Bass, Tonton Ebogo, Ma joie Ayie, Lady ponce, Njhoreur... lors des spectacles gratuits de sensibilisations ou encore des leaders religieux lors des campagnes de sensibilisation.

D'une manière générale, les activités de communication et de relations publiques au sein de l'ACMS consistent en :

- L'élaboration des plans d'actions de communication et de relations publiques et leur budgétisation ;

- La conception et le suivi de la production des supports de communication (Print et audio vidéo) et de relations publiques ;

L'ACMS ne disposant pas d'une stratégie de relations publiques, des éléments ont été proposés pour la mise sur pieds d'une stratégie de relations publiques au sein de la structure. Un draft de stratégie a été élaboré sur la base de certains manquements observés au sein de l'entreprise. La stratégie prenait en compte le personnel interne et externe, définissant pour chacune des cibles, les objectifs visés et les actions de relations publiques susceptibles d'être menées pour les atteindre et concourir ainsi, à l'amélioration de sa notoriété, de son image et de son climat interne de travail. Un plan d'actions a également été élaboré et proposé. Toutefois, le draft de stratégie et le plan d'actions, devaient être réajustés suivant les résultats d'une étude sur les différentes perceptions des cibles vis-à-vis de l'ACMS.

Généralement, trois types de rapports d'activités sont produits à l'ACMS. Il s'agit notamment du:

Deux seulement ont été produits pendant la durée du stage. Il s'agit du rapport mensuel et du rapport trimestriel d'activités. A ces rapports se sont ajoutés :

Comme son nom l'indique, il est produit trimestriellement. A la différence du premier, le rapport trimestriel produit par l'ACMS est un rapport d'évaluation et d'analyse. Il présente les évolutions, les degrés d'atteinte des objectifs assignés par le bailleur de fonds. C'est un rapport qui répond au canevas du bailleur qui en fait la demande (cas de PPSAC et du rapport trimestriel PPSAC)

Beaucoup plus volumineux que les précédents, ce rapport est produit deux semaines après la réunion trimestrielle d'évaluation et de planification. En effet, la réunion d'évaluation et de planification est une tradition à l'ACMS.

Aussi, au début de chaque trimestre, tous les chefs de projets, les agents de communication et les responsables régionaux se réunissent à l'ACMS pour évaluer les activités réalisées au cours du trimestre précédent et de planifier celles à réaliser pendant le trimestre à venir. A l'issu, un procès verbal est produit et paraphé puis, transmis à tous les participants. Celui-ci regorge des recommandations dont le suivi incombe aussi au responsable des relations publiques. Il sert alors de guide aux participants.

III. Journal d'entreprise

L'une de nos propositions majeures pendant la durée du stage aura été la mise sur pied d'une newsletter trimestrielle à l'ACMS baptisé « Inside ACMS ». Destiné au personnel et aux partenaires, « Inside ACMS » est une revue des activités réalisées traitées sous forme d'articles de journal, mais aussi, une tribune pour les employés méritants, avec un point d'honneur sur les questions techniques liés aux projets de l'ACMS et à ses défis. Composé de quatre pages, la newsletter est bilingue avec un design qui correspond à la charte graphique de l'ACMS (code couleurs et graphique). Elle est produite par les relations publiques, en collaboration avec tous les employés volontaires. C'est un outil fédérateur. Les principales rubriques sont : Enterprises, Leadership, Recherche et développement, focus, PSI World...

Toutefois, notre travail ne s'est pas limité à la proposition de cette newsletter car en effet, des articles ont été à plusieurs reprises écrits et partagés avec d'autres plateformes et PSI, mais aussi, ceux-ci ont été publiés dans la rubrique «Actualités» de l'Intranet. Exemple : 1er mai 2008 : A football match for a team spirit ; Non aux sponsors, non aux VIH/SIDA ; Bafut : 10 000 LLIN gratuits.

L'ACMS utilise Internet comme un outil clé de communication. Aussi, trois activités majeures de relations publiques ont été menées dans ce domaine.

Dans ce cadre, des astuces sur comment gérer les options d'envoi des mails (répondre à, répondre à tous, faire suivre...), le genre de mail à faire circuler à l'ensemble du personnel (mails religieux, blagues, humour...) ont été donnés au personnel.

En l'absence d'un site web institutionnel de l'ACMS, un projet de création d'un site web institutionnel dynamique, répondant aux objectifs d'image de l'ACMS a été élaboré. Celui-ci permettrait en effet d'accroître la notoriété et d'assurer la visibilité permanente de l'association sur le plan international et national, à moindre coût. Comme son nom l'indique, le site web institutionnel avait pour principaux objectifs, la présentation de l'ACMS en tant qu'institution, de ses valeurs fondamentales, ses missions, son savoir-faire, ses domaines de compétences et ses principaux partenaires financiers, institutionnels et techniques. Un système de mise à jour mensuel pour certaines rubriques et instantané pour d'autres a également été élaboré. Le statut de l'ACMS, ses missions et ses objectifs ont orienté le choix du nom du domaine. Les indices de crédibilités d'un site web ont été pris en compte:

3. Visibilité de l'ACMS à travers la publication des photos des activités réalisées.

Des centaines de photos expressives et représentatives des activités conduites et réalisées par l'ACMS, ont été partagé avec des milliers d'internautes à travers le site de partage des photos « www.flickr.com ». La visibilité de l'ACMS a été maintenue.

Intranet est la forme restreinte d'Internet. C'est un réseau d'ordinateurs appartenant à une même entreprise et interconnectés. Le réseau Intranet de l'ACMS permet à son personnel de partager des informations internes. Seul le personnel de l'ACMS peut y accéder à l'aide d'un mot de passe.

?La publication régulière des rapports mensuels, trimestriels, et annuels d'activités de l'ACMS selon les différentes périodicités;

?La publication des différents rapports de séminaires, formations et autres réunions internes ;

?La publication des résultats des enquêtes/études réalisées par l'ACMS ; ?La publication des actualités importantes pour la structure ;

II. Communication graphique

Deux réalisations majeures ont constitué la communication graphique à l'ACMS pendant notre stage. Il s'agit de la signalétique et du trombinoscope.

La signalétique est un outil de communication visuelle concourant à l'orientation des visiteurs dans une entreprise. Généralement sous forme de plaque, elle indique le service dans lequel on se trouve, le nom du responsable et sa fonction. Il n'a jamais existé de signalétique à l'ACMS. Aussi, des propositions ont été faites dans ce sens et ont connu un écho favorable. Un modèle a été choisi et celui-ci réalisé. A moindre coût, nous avons utilisé les logiciels X-press et Photoshop CS pour le montage puis, imprimé sur une imprimante laser et plastifié à sec. A l'aide des punaises aux couleurs de l'ACMS (bleu et blanc) elles ont été fixées sur les portes.

Le trombinoscope est un répertoire visuel. Il présente l'ensemble des membres d'une communauté pendant une période, des étudiants d'une filière ou encore les employés d'un département. Aussi, à l'occasion de la réunion annuelle des équipes 100% Jeune à Mbalmayo, une séance photo a été réalisée pour la conception et la production du trombinoscope 100% Jeune pour l'année 2008. Celui-ci présente de manière hiérarchique, tout le personnel 100% Jeune, avec en dessous de chaque photo, le nom, la fonction et la date d'arrivée dans ce projet. Son importance est qu'il permet de connaître visuellement tous ses collaborateurs (signalons que les équipes sont réparties sur le territoire national) et surtout de mesurer l'ancienneté d'un membre dans ce projet. (Cf. Annexes).

En tant qu'outil des Relations Publiques, une stratégie de relations presse a été mise sur pied. Après avoir présenté son importance pour l'association, un cadre d'exercice des relations presse a été déterminé. Des objectifs précis ont été dégagés notamment la gestion optimale des médias et le développement des liens durables avec ces derniers.

De même, dans le souci de contrôler la qualité des messages diffusés autour et sur l'association, la prise de parole devant les médias a été structurée. (Celle-ci relève de la compétence du Secrétaire Permanent qui, pour cause d'empêchement ou autre indisponibilité, peut donner mandat à un chef de Division ou à un chef de projet, de s'exprimer au nom de l'ACMS).

Les médias ont été ciblés en fonction des lignes éditoriales prenant en compte les domaines d'interventions de l'ACMS, et les cibles à atteindre. L'axe des messages à diffuser auprès de ceux-ci a été déterminé en cohérence avec les objectifs stratégiques de l'entreprise. Un fichier presse a été élaboré. Ce dernier comprend, les noms des journalistes, les médias et les adresses respectives (téléphone, mail), les noms des rubriques dans lesquelles ils écrivent, les noms des chefs de rubriques et les rédacteurs en chef.

Cette politique de Relations Presse recommande l'analyse des retombés presse après chaque opération par la production d'un press book comportant toutes les coupures de presse et mentionnant tous les programmes (audio ou vidéo) dans lesquels les messages ont été diffusés.

II. Communication évènementielle

En matière de culture d'entreprise, nous avons mis sur pied un calendrier des fêtes et célébrations officielles a été élaboré et distribué au personnel. Celui-ci permet à l'ACMS de mobiliser/sensibiliser ses employés autour d'une même cause sociale (ex. La journée mondiale de la paix, faisons la paix avec nos collègues ; fête du travail, nous ne voulons plus d'accidents sur nos lieux de travail). Bien plus, le calendrier qui donne une visibilité sur les fêtes à caractère officiel ou traditionnel et autres célébrations nationales ou internationales, permet d'élaborer un planning d'envoie de courrier aux partenaires. Ce peut être des souhaits, des partages de sentiments ou des motions de soutien.

Bien plus, l'occasion des nominations ou des promotions des personnels des partenaires, a toujours été une opportunité saisie pour davantage resserrer les liens de coopération et d'amitié, à travers l'envoi d'un courrier officiel de félicitations.

Au terme des deux mois de stage passés à l'ACMS, nous avons pu toucher du doigt les réalités aux quelles renvoient les relations publiques dans un milieu professionnel. En effet, l'ACMS, grâce à la jeunesse de ses relations publiques, nous a permis d'insuffler à la direction et chez le personnel, la nécessité et l'impact des relations publiques dans un environnement social humain et concurrentiel. Quelques observations nous ont permis de noter un certains nombre de changements notamment, sur le plan de la communication interne et sur la redynamisation du personnel à travers la prise en compte de tous les employés (permanents ou non) dans la diffusion et le partage de l'information.

De même, certaines actions de relations publiques telles que la production et la diffusion des rapports d'activités, la production de la plaquette institutionnelle ou encore l'envoi des courriers de partage de sentiments ont contribué à l'amélioration de l'image de l'ACMS.

En outre, nous nous sommes rendu compte de l'existence parfois des différences entre la théorie et la pratique qu'il importe de savoir manager. Aussi, à cause de certaines contraintes hiérarchiques ou des bailleurs de fonds, certaines actions de relations publiques sortiront des canons du métier pour une réalité autre. Ce qui ne veut pas forcément dire que cette action est vouée à l'échec. L'une des remarques forte faite au terme du stage, est qu'un responsable de relations publiques doit être une personne innovante, à l'esprit ouvert et créatif, qui sait s'adapter à tout environnement de travail sans en perdre son sens du professionnalisme.

Ces deux mois nous ont également permis d'établir la limite qui existe entre une communication orientée produit et une communication qui touche à l'institutionnel, aux valeurs, aux missions et aux objectifs de l'entreprise.

Plusieurs problèmes ont été observés pendant la période du stage tant sur les plans structurels qu'opérationnels.

L'organigramme de la communication à l'ACMS ne permet pas une centralisation et une harmonisation des actions de communication et de relations publiques. Chaque coordonnateur de communication élabore ses plans d'actions et les suit, sans tenir compte de l'impact des autres actions. Ici les coordonnateurs des activités de communication sont en fait des responsables d'IEC qui ne s'occupent que des projets qu'ils ont dans leurs portefeuilles respectifs. On peut alors observer parfois, un décalage entre les attentes du service de la distribution et ceux de la communication.

Nous avons aussi noté que la division des opérations de terrain qui est en fait celle qui assure toute la distribution des produits de l'ACMS, a une collaboration difficile avec la communication. Elle subit la communication réalisée soit par la communication VIH/SIDA, soit par la communication santé familiale. Ce qui ne lui facilite la tâche ni lors de ses contacts avec les cibles (campagnes de sensibilisation et de promotion, PLV...) ni lors des ses ventes.

3. Absence de cohésion entre les coordonnateurs de la

Par ailleurs, il n'existe pas de relation entre les différents responsables de communication produits, et le responsable des relations publiques. La cohésion des plans d'action est bafouée et l'impact moins efficient. Les coordonnateurs des activités de communication étant en fait des responsables d'IEC pour les divers projets de la maison, alors que la consultante en RP est plus orientée vers la promotion de l'image de la structure, tant en interne qu'en interne.

II. Problèmes rencontrés sur le plan opérationnel

Le code éthique et la stratégie de relations publiques opérationnels sont inexistants.

Il serait important que l'ACMS centralise sa cellule de communication et en fait un département à part qui dépendrait d'un directeur ou d'un chef de division de la communication. Ceci permettrait à la communication et aux relations publiques d'être cohérents dans les plans d'action mais surtout de n'avoir qu'une seule politique globale de communication.

A défaut d'avoir une communication centralisée, la division des opérations de terrain devrait travailler en étroite collaboration avec les deux autres responsables de la communication et le responsable des relations publiques pour une harmonisation des objectifs à la fois de communication et de ventes.

Tous les agents de communication devraient travailler sur la base d'une seule politique globale de communication élaborée par un superviseur. Ceci permettrait la pratique coordonnée dans le temps et dans l'espace et complémentaires des actions en direction des cibles.

1. Recrutement d'un personnel permanent pour la mise en oeuvre des relations publiques au sein de la structure

La pratique des relations publiques nécessite une liberté dans la création et le développement des concepts. A cet effet, la personne en charge des relations publiques doit proposer et non subir des actions des relations publiques à réaliser. En proposant, il met à contribution les techniques professionnelles de relations publiques tout en tenant compte de la réalité (statut de l'entreprise, ses missions, ses valeurs et ses objectifs), de l'environnement concurrentiel (le volume d'autres structures du même domaine ou des domaines connexes) mais aussi et surtout de l'évolution technologique (multimédia, Internet, cinéma, téléphone mobile...).

Pour une bonne mise en oeuvre des relations publiques au sein de l'ACMS, il est important que le plan d'actions soit budgétisé et que celui-ci soit alloué à la réalisation de ces actions. Ceci permet une indépendance des relations publiques d'autres projets, mais surtout la mise en oeuvre en temps opportun des actions de relations publiques pour une efficacité et une efficience à court moyen ou à long terme. Car l'expérience a montré que les actions de relations publiques ne sauraient être des actions isolées.

3. Atelier de sensibilisation sur le rôle et l'impact des relations publiques à l'ACMS

Il est nécessaire qu'un atelier de formation soit organisé au sein de l'ACMS pour sensibiliser le personnel en général et la hiérarchie en particulier, sur le rôle et l'impact des relations publiques au sein d'une entreprise comme l'ACMS. Ceci permettrait à plus d'un de comprendre le concept et de mieux participer à sa mise en oeuvre car l'employé est le premier support de communication d'une entreprise.

Le code éthique et la stratégie de relations publiques permettent de définir un cadre formel de travail. De plus, grâce à ces outils, l'évaluation, le suivi et le contrôle des actions de relations publiques est facilité. Le code d'éthique et la stratégie de relations publiques constitue des guides pour le relationniste. Le premier sur le plan du comportement et de l'attitude professionnelle et le second sur le plan opérationnel.

5. Atelier de sensibilisation sur le rôle et l'impact des relations publiques à l'ACMS

L'une des recommandations fortes que nous faisons à l'ACMS, c'est de centraliser sa communication afin d'avoir une politique globale de communication, capitale pour une entreprise dont près de 80% de ses activités sont des activités de communication. Elle devrait également recruter un personnel permanent formé en relations publiques, pour la mise en oeuvre et le déploiement d'une stratégie de relations publiques en interne comme en externe et qui soit entièrement professionnelle.

Du 1er août au 30 septembre 2008, nous avons effectué notre stage en relations publiques à l'ACMS sous la supervision de Nestor Ankiba, Secrétaire Permanent de l'ACMS. Celui-ci s'est déroulé dans de très bonnes conditions et dans un environnement encore fertile pour l'éclosion des relations publiques. Ce qui nous a permis de réaliser les activités ci-après :

- Communication institutionnelle et écrite : stratégie de relations publiques, reporting et journalisme d'entreprise

- Communication électronique et graphique : Intranet, Internet, Trombinoscope et signalétique intérieure

- Relations presse et communication évènementielle : Stratégie de relations presse, Présentations, Partenariat et sponsoring, culture d'entreprise.

Ces actions de communication ont contribué à la mise sur pieds et la prise en compte des relations publiques au sein de la structure. Face aux problèmes rencontrés, des solutions et recommandations ont été formulées à l'endroit de la direction de l'ACMS. Celles-ci portaient notamment sur la centralisation de la communication, le recrutement d'un personnel permanent formé en relations publiques pour assurer les relations publiques, l'allocation d'un budget aux actions de relations publiques pour une indépendance dans la réalisation des outils, mais aussi, un briefing du personnel et particulièrement des dirigeants sur l'impact et le rôle des relations publiques dans une structure comme l'ACMS. Aussi, nous espérons que celles-ci pourront être d'un apport considérable à l'association et lui permettront d'optimiser sa communication, sa notoriété et son image de marque à travers les relations publiques surtout que, relations publiques égale « Sympathie, image de marque et adhésion des publics » (XXX). De plus, l'ACMS qui oeuvre pour l'amélioration de la santé des populations jeunes et à faible revenu, devrait garder en esprit que « La création de liens durables avec des personnes, des groupes ou des intervenants importants favorise le succès de projets, d'initiatives spéciales et d'organismes entiers » (XXX).