Procédures comptable d'une caisse d'epargne et de crédit

IV. L'ELABORATION DES ETATS FINANCIERS

Comme toute institution de microfinance, la C.E.C.E Riviera-Anono est tenue de produire les états financiers suivants :

- la situation patrimoniale^23(*)

- l'état de formation du résultat^24(*)

- les états annexes

IV.1 La situation patrimoniale

1.1 Présentation

La situation patrimoniale est un document comptable présenté sous forme de tableau qui traduit le patrimoine de l'institution : l'état de ses biens et de ses dettes à une date donnée. Elle décrit au :

ü A l'actif : les emplois, c'est-à-dire les biens que possède l'institution (avoir en banque, encaisse, créances...)

ü Au passif : les ressources, c'est-à-dire l'origine de ce patrimoine (Capital social, Emprunts...)

1.1.1 L'Actif

Les postes de l'actif sont regroupés par ordre de liquidité décroissante et selon la nature des opérations :

ü Les opérations avec les institutions financières,

ü Les opérations avec les membres ou bénéficiaires,

ü Les opérations diverses et les immobilisations.

1.1.2 Le Passif

Les postes du passif retracent les ressources mises à la disposition de l'institution pour exercer ses activités. Ils sont regroupés par ordre d'exigibilité décroissante et selon la nature des opérations. Ainsi on distingue :

ü les opérations avec les institutions financières,

ü les opérations avec les membre ou bénéficiaires,

ü les opérations diverses

ü les provisions, fonds propres et assimilés.

1.2 Mise en oeuvre

On établit la situation patrimoniale à partir des soldes de comptes patrimoniaux (classe 1 à 5) en reportant à l'actif les soldes débiteurs et au passif les soldes créditeurs.

Pour mieux suivre la situation d'un compte patrimonial dans le temps, il est demandé au comptable de produire :

ü Une situation patrimoniale mensuelle, dont les postes n'enregistrent que les soldes des comptes relatifs aux mouvements du mois.

ü Une situation patrimoniale trimestrielle  qui constitue la fusion des situations patrimoniales de trois mois consécutifs.

ü Une situation patrimoniale annuelle qui est la fusion des situations patrimoniales des quatre trimestres de l'année.

ü Une situation patrimoniale de fin d'exercice : qui en plus de la situation patrimoniale annuelle, prend en compte les soldes d'ouverture de l'exercice.

IV.2 L'Etat de formation du résultat

2.1 Présentation

L'état de formation du résultat indique la performance économique de l'institution sur un période de temps déterminée. Il synthétise l'ensemble des produits engendrés et des charges engagées sur un période donnée. Elle est présentée de façon à ce que l'institution puisse déterminer son résultat^25(*).

2.1.1 Les charges

ü Charges financières

Sont considérées comme charges financières, les intérêts servis par l'institution sur les dépôts des membres ou bénéficiaires ainsi que les intérêts liés aux concours consentis à l'institution.

ü Achats et services extérieurs

Les achats de consommables ainsi que les services extérieurs (eau, électricité, locations, entretiens, réparations et primes d'assurance), sont retracés à ce poste.

ü Autres services extérieurs

Ce poste recense les autres services extérieurs notamment les frais de publicité et de relations publiques, les transports et déplacements, les frais postaux et de télécommunications, les services bancaires, les frais de formation, d'éducation, d'études et de recherche.

ü Impôts et taxes

Sont retracés ici, les impôts et taxes prélevés sur les activités autres que celles relatives à l'épargne et au crédit.

ü Charges de personnel

Les charges de personnel sont constituées des rémunérations du personnel et des charges sociales liées à ces rémunérations (part-employeur).

ü Autres charges

Par autres charges, il faut entendre les remboursements des frais engagés par les membres des organes d'administration, de gestion ou de contrôle, dans l'exercice de leurs fonctions ainsi que les charges diverses, en particulier les pertes sur créances irrécouvrables.

ü Dotations aux amortissements et aux provisions

Ce poste retrace les dotations aux amortissements et aux provisions de l'exercice.

ü Charges exceptionnelles

Elles enregistrent la valeur nette comptable des éléments d'actif cédés et les autres charges exceptionnelles (pénalités, amendes, subventions accordées, dons, libéralités et autres charges exceptionnelles diverses).

ü Excédent (ou déficit)

Ce poste matérialise le résultat de l'institution. Un résultat déficitaire est affecté du signe négatif.

ü Impôt sur excédent réalisé sur opérations autres que les activités d'épargne et de crédit

L'impôt prélevé sur l'excédent réalisé sur les opérations autres que les activités d'épargne et de crédit est retracé à ce poste.

2.1.2 Les produits

ü Produits financiers

Sont considérés comme produits financières : les intérêts perçus par l'institution sur les prêts consentis aux membres ou bénéficiaires, les dépôts à termes constitués ainsi que les produits nets sur cession des valeurs mobilières de placement.

ü Autres produits

Ils regroupent : les droits d'adhésions payés par les sociétaires, les frais de tenue de compte, les frais de dossiers de prêt, les ventes de carnet, les subventions d'exploitation...

ü Reprises sur amortissements et provisions

Les reprises sur amortissements et sur provisions sont retracées à ce poste.

ü Produits exceptionnels

Ils sont constitués du produit de cession des éléments d'actif, de la quote-part de subvention virée au compte de résultat et des autres produits exceptionnels (libéralités reçues, rentrées sur créances amorties et produits exceptionnels divers).

2.2 Mise en oeuvre

On établit l'état de formation du résultat à partir des comptes de gestion ( classe 6 et 7 ) en reportant dans la partie «  charge » les soldes de compte de charge et dans la partie «  produits » les soldes de compte de produit.

Pour une meilleure analyse de l'exploitation ou de l'activité de l'institution.

Le comptable doit produire :

ü Un état de formation du résultat mensuelle : qui concerne uniquement les produits réalisés et les charges au cours du mois.

ü Un état de formation du résultat trimestriel : qui est la fusion des états de formation de résultat de trois mois consécutifs.

ü Un état de formation du résultat de fin d'exercice ou annuel qui est la fusion des états de formation du résultat des quatre trimestres de l'année.

* ²³ Cf. annexe 7

* ²⁴ Cf. annexe 8

* ²⁵ La différence entre les produits et les charges