3.3. TRADUCTION COMPTABLE DES OPERATIONS SPECIFIQUES.
Le traitement de l'information comptable correspond aux
exigences du Plan Comptable Général Congolais et à la loi
financière mais les principales informations spécifiques
sont :
3.3.1. Les transferts des
fonds
Le transfert des fonds entre
escales est la remise par une escale des fonds en espèces ou en
chèques à un commandant de bord pour que ce dernier puisse le
reverser à la caisse de l'escale destinataire. Ce transfert
représente le cash-flow d'exploitation après déduction des
diverses charges directes et sert à couvrir les dépenses
engagées par l'escale de départ de la ligne.
Le transfert de fonds se fait par bon de transfert
émis par l'escale expéditeur dont une copie est remise lors du
versement des fonds. L'élément du contrôle se base sur le
fait que le montant reversé soit le même que celui reçu et
que la comptabilité puisse apurer l'entrée et la sortie des fonds
dans les deux escales.
Ces transferts ont pour support le bon de transfert de
fonds.
Les écritures à passer à l'escale A
expéditeur seront :
Débit : 191AB Crédit :
57/56
Lors de la réception du bon de transfert par
l'escale B destinataire, on passera :
Débit : 57/56 Crédit :
191AB
3.3.2. La facturation
L'exploitation de Congo Airlines est représentée
par les documents ci-après :
- le billet d'avion enregistré en
comptabilité sur base des relevés de vente journalier
passagers cash, invoice (à facturer) ;
- la lettre de transport aérien
récapitulée à la fin de journée sous forme
d'état de vente fret cash, invoice ou port dû. La facturation de
Congo Airlines est émise sous différents modes
notamment :
- le mode cash où un paiement cash est
exigible avant le transport. L'écriture suivante est directement
passée en réseau (LINK).
Débit : Client cash LTA/PAX
Crédit : Production vendue
FRET/CARGO
Crédit : RVA (pour la taxe
d'embarquement)
Crédit : Taxe urbaine, FPT
- le mode port dû c-à-d que la
société transporte la marchandise du client mais le client est
obligé de payer avant de retirer la marchandise.
Débit : Client Port dû Escale X -
Escale Y
Crédit : Production vendue en port
dû
Crédit : RVA (pour la taxe
d'embarquement)
Crédit : Taxe urbaine, FPT.
- le mode invoice lorsque la société
transporte à crédit ou à facturer les marchandises. Ce
mode qui fait encourir d'énormes risque de recouvrement est
destiné au grand client.
Débit : Client X
Crédit : Production vendue en invoice
Crédit : RVA
Crédit : Taxe urbaine, FPT
- le mode free pour des libéralités
accordées à certaines personnes en relations
privilégiées avec la société.
La production de CAL est composée aussi des
excédents bagages et des expédites.
Pour le cas où ils sont facturés, une
écriture est directement passée sous réseau.
Débit : Client X
Crédit : Production vendue
expédites ou excédents bagages.
L'enregistrement des relevés et état de vente
cash ne pose pas de problème. Car ils sont directement
débités à la caisse par contre les états à
facturer requièrent un suivi comptable dynamique.
Pour besoin de promotion commerciale, la société
accorde un crédit à très court terme (port dû) et un
crédit à moyen terme à certains clients. Dans le cas du
transport par mode port dû, le client est obligé de payer avant le
retrait de la marchandise à l'escale B.
En ce moment là, il y a un transfert de fret de
l'escale A vers l'escale B et on passera :
A l'escale de départ :
Débit : 192AB
Crédit : Client Port dû
A l'escale d'arrivée :
Débit : Client Port dû
Crédit : 192AB
Ceci engendre la tenue d'un système de
comptabilité magasin où l'élément de contrôle
s'articule sur la réconciliation du compte de liaison d'une part et
l'encours magasin ou dépôt d'autre part et doit
impérativement représenter le solde du compte port dû.
Dans le cas du client invoice à l'escale de
destination, on passera pour le suivi et le recouvrement du
client :
Débit : Client X
Crédit : 194AB
Tandis qu'à l'escale de départ, on aura au
préalable passé :
Débit : 194AB
Crédit : Client X
précédé de l'indice de la société de
recouvrement.
Le contrôle interne de cette transaction repose sur la
réconciliation du compte 194 et le client de l'escale de départ
devra apparaître avec un solde nul lors de la consolidation.
3.3.3. Les transferts PTA
Le prepaid ticket advice est un mode
de paiement qui exige à l'escale de départ à solliciter
à l'escale de destination, l'émission d'un billet soit invoice ou
cash à l'ordre d'un client qu'il aura au préalable
débité ou pour lequel il aura encaissé des fonds et il a
pour support la fiche PTA.
A l'escale A , le transfert se fera
par :
Débit : 193AB
Crédit : Client PTA AB
Pour que l'escale B puisse créditer le compte 193AB
au débit du compte Client PTA AB.
3.3.4. Les mises à disposition des
fonds.
Pour l' entreprise, la mise à disposition des fonds
consiste en un transfert d'écritures par lequel une escale A demande
à une escale B de payer à une tierce personne un montant qu'elle
aura au préalable encaissé et enregistré dans ses
livres.
Ce transfert se fait, par émission du bon de
mise à disposition des fonds, soit à la caisse en
contrepartie directe des comptes 194AB respectifs soit par transit au
débit ou au crédit d'un compte 46 transitoire.
3.3.5 L'acquisition et l'amortissement des
aéronefs.
L'acquisition d'un aéronef se fait par suite d'un
contrat avec le fournisseur. Son mode d'achat permet à la
comptabilité d'activer, au vu de la facture ou du
contrat de bail et du procès-verbal de
réception de l'appareil soit le compte 22 ou le compte 23 s'il
s'agit des avances contractuelles.
L'amortissement de l'aéronef se fait sur base des
heures de vol. Mais des études techniques préalables sont
nécessaires pour ressortir la part d'Aircraft-Crew-Maintenance-Insurance
qui grève sur la valeur vénale de l'aéronef acquis.
3.3.5. Les achats et mises en place
carburant.
Le carburant demeure le poste de plus forte consommation et
une transcription en comptabilité de ces consommations constitue un
instrument indispensable à la gestion.
La compagnie sollicite des mises en place
auprès des pétroliers qui sont petit à petit apurés
suivant les services carburants justifiés par des bons de
livraison des pétroliers.
- Lors de la mise en place chez le pétrolier :
Débit : 36011
Crédit : 40100
Pétrolier
- Lors du service et sur base du bon de livraison :
Débit : 61xxx
Crédit : 36011
- Lors du paiement :
Débit : 40100 Pétrolier
Crédit : 56/57
A l'apurement de la mise en place, au cas où la mise en
place n'a pas été épuisée :
Débit : 40100 Pétrolier
Crédit : 36011
Le compte 36011 est identifié sur base de chaque mise
en place.
3.3.7. Les achats à
l'extérieur :
La contrainte économique de `exploitation
aéronautique est que l'entretien ou la maintenance requiert
habituellement l'approvisionnement en pièces de
rechange qui viennent de l'extérieur. Leur perception en
comptabilité se fait sur base des factures approuvées par le
service gestionnaire qui aura constaté l'entrée en stock par
une fiche d'entrée magasin.
Il se fait pour un besoin urgent d'approvisionnement, que
l'équipage de bord recoure à un achat de carburant. Ce carburant
acheté à l'extérieur est comptabilisé au
débit d'un compte caisse de bord ouvert à l'occasion.
- Lors de la sortie des fonds :
Débit : 425 Caisse de bord
Crédit : 56/57
- A la justification par l'équipage :
Débit : 61220 Consommation
carburant
Crédit : 425 Caisse de bord
3.3.8. Les emprunts :
La nomenclature des comptes est montée de
manière à transcrire pour chaque emprunt un compte 50 emprunt
correspondant à un compte 46 remboursement.
Un bon de remboursement emprunt
est émis par la Direction Financière et transmis
directement à la Trésorerie pour paiement.
Ce document reprend toutes les informations relatives à
l'emprunt ainsi que l'évolution des remboursements. Lors de la
contraction de l'emprunt et de la libération à la
caisse :
Débit : 56/57
Crédit : 50100xxx
Tous les remboursements seront enregistrés par
l'écriture suivante :
Débit : 46xxx
Crédit : 57/56
La clôture du compte sur base du contrat est
enregistré par :
Débit : 50100xxx
Crédit : 46xxx
3.3.9. La production consommée et
à consommer :
En fin d'année, la production encore au
dépôt ne sera pas transportée en fin d'exercice. Elle sera
consommée après la clôture et devra faire l'objet
d'un redressement comptable pour ajuster davantage le
résultat. Cette régularisation est faite en même temps pour
toutes les composantes de prix.
Sur base de l'inventaire des dépôts
départs, l'on passera :
Débit : 71xxx
Crédit : 47xxx
3.3.10. La formation du prix de revient sur le
marché :
Le prix du transport aérien est calculé sur base
des règles généralement admises par la IATA (International
Aeronautic Transport Association) et se base sur l'ACMI (Aircraft, Crew,
Maintenance and Insurrance), surtout lors des locations et des leasings. Des
études sectorielles et périodiques sont effectuées pour
évaluer le niveau des coûts subi par chaque compagnie
aérienne. Pour le cas de la République Démocratique du
Congo, il existe une commission tarifaire au sein du Ministère de
l'Economie qui détermine la structure des prix et lutte contre le
bradage des prix et le cabotage.
Elle incorpore la portion des coûts directs
suivants :
a) Aircraft : amortissement
avion (valeur d'amortissement x nbre d'heures de vol), carburant
consommé, Catéring (repas et boissons), redevances
aéronautiques et taxes de survol et d'attérissage, de parking.
b) Crew : Personnel navigant
de cabine, commercial et technique.
c) Maintenance : Les check et
les entretiens périodiques des avions ainsi que le coûts
d''entretien dont nous parlerons dans les lignes qui suivent.
d) Insurance : Assurances
3.3.11. L'ouverture et la clôture des
comptes :
Sur ordre express de la Direction, la clôture des
comptes se fait conformément à un canevas conçu par la
comptabilité, l'audit interne et externe. Une opération
informatique est faite pour clôturer automatiquement les comptes et les
rend inaccessible.
Tandis que la réouverture des comptes est une
opération manuelle où tous les comptes de situation à
soldes débiteurs sont débités au crédit des comptes
à soldes créditeurs qui sont crédités. Cette
opération se fait dans un journal autonome et est de la
responsabilité du Chef Comptable.
Une écriture de consolidation des escales est
passée lors de la clôture des comptes des escales en
transférant par un compte de liaisons tous les comptes de bilan dans la
société de consolidation.
3.3.12. La réconciliation des comptes
de liaisons :
Après chaque rapprochement des comptes de liaisons,
un procès verbal est dressé entre les deux
sociétés et comptabilisé de la manière
suivante :
Débit : 191XXYY
Crédit : 891xxyy pour les
transferts des fonds réconciliés ;
Débit : 192XXYY
Crédit 892XXYY pour les ports dus
manifestés et arrivées ;
Débit 193XXYY
Crédit 893XXYY pour les autres
transferts des PTA réconciliés ;
Débit 194-5-6
Crédit 894-5-6 XXYY pour les autres
transferts.
3.3.13. La prise en compte du précompte
BIC.
Elle nécessite l'ouverture d'un compte auxiliaire
à chaque client ou fournisseur et où apparaissent les retenues
soit sur les billets ou sur les LTA. Le BIC sur le Fournisseur est retenu sur
la base des factures que nous réceptionnons sur les achats locaux.
Débit : Client X
Crédit : Production vendue
Débit : Client X, Précompte BIC
à payer, soit 3 % de la base.
Pour le fournisseur :
Débit : 6xxxx, 31xxxx ...
Crédit : Fournisseur X, Y, Z
Crédit : 43B Fournisseur X, Y,
Z
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