I.2.1.2. Exemple introductif d'un processus
opérationnel
Le BPM est une technologie importante, car elle simplifie
l'automatisation des processus opérationnels, qui sont à la base
du fonctionnement des entreprises et des organisations. Les processus
opérationnels sont omniprésents dans notre société.
Les exemples sont divers et comprennent les processus suivants:
-- La conception et le développement d'un logiciel par
une équipe (en
particulier lorsque les membres sont géographiquement
dispersés) [20]; -- La rédaction simultanée d'un article
scientifique ou la documentation d'un
produit par plusieurs chercheurs (édition
coopérative) [20];
-- Le suivi d'un dossier médical [21];
-- Le processus d'inscription des étudiants dans une
faculté; [22]
-- Le retrait d'une grosse somme d'argent au guichet d'une
banque;
-- La procédure de prise de congés dans une
institution gouvernementale;
-- Le processus d'examen par les pairs d'un article dans un
journal scientifique [9, 23];
I.2. LES PRINCIPES CLÉS DU BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
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MÉMOIRE - TONLE NOUMBO FRANCK BRUNO URIFIA
-- Le processus de pré-soutenance d'une thèse de
doctorat. [24, 25, 26];
Le processus de dépôt d'une thèse de
doctorat présente toutes les caractéristiques du type de
processus (processus administratifs) étudié dans ce manuscrit. De
plus ce dernier reste non automatisé au sein de notre université.
Il sera par conséquent utilisé comme exemple courant tout au long
du manuscrit. Notre description de ce processus s'inspire de celles faites dans
[24, 25, 26], et d'une enquête menée auprès d'un enseignant
de la faculté des sciences :
Exemple 1 Le processus de dépôt d'une
thèse de doctorat au sein de l'université de Dschang (exemple
courant):
Le processus est enclenché lorsque le candidat
dépose son dossier de demande de pré-soutenance auprès de
son équipe dirigeante (les encadreurs). Ce dossier est constitué
de différents éléments tels que les exemplaires de
thèse, le résumé étendu, les photocopies
certifiées des reçus de paiement, le rapport des
séminaires et la décision d'admission en thèse.
-- Une fois le dossier de pré-soutenance
reçu, son équipe dirigeante le complètera en y associant
les pièces complémentaires (rapport scientifique du directeur de
thèse, liste des potentiels experts et rapport du responsable de
laboratoire)
-- Le dossier est par la suite envoyé au chef de
département. Avec l'aide d'un expert chargé d'approuver les
articles scientifiques produits par le candidat, le chef de département
vérifie la conformité de l'ensemble du dossier;
-- Si le dossier n'est pas conforme, il rédige un
rapport contenant le motif de rejet, puis l'envoie à l'équipe
dirigeante et le processus s'achève. Dans le cas contraire, il va
simultanément contacter divers experts dans le but de former un jury
d'expertise (composé de 3 experts dans notre cas);
-- Une demande d'expertise sera envoyée à
chaque potentiel expert. Après réception de son invitation,
chaque expert effectuera une pré-analyse de celle-ci, dans le but de
confirmer ou refuter sa participation;
-- Si un expert se retrouve indisponible pour
l'événement, il rédige un justificatif de
déclinaison et le fait parvenir au chef de département. Dans le
cas contraire, il mène une étude approfondie de la thèse,
rédige un rapport contenant ses corrections et ses
disponibilités, puis l'envoi au chef de département;
I.2. LES PRINCIPES CLÉS DU BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
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MÉMOIRE - TONLE NOUMBO FRANCK BRUNO URIFIA
-- En cas de refus d'expertise, le chef de
département sélectionne un nouvel expert et lui transmet une
invitation pour l'évaluation de la thèse en cours de
traitement.
-- Une fois tous les rapports parvenus, le chef de
département les renvoie à l'équipe dirigeante et le
candidat. Une fois les corrections terminées, le chef de
département à l'aide des rapports, fixe une date et un lieu
convenant à l'ensemble des intervenants, et les notifie.
À partir de cette description, il est facile
d'identifier toutes les tâches à exécuter, leur
enchaînement, les acteurs impliqués et les tâches qui leur
sont attribuées. Dans le cas présent, huit acteurs sont
impliqués : le candidat (Cdt) qui est responsable de
l'initiation du processus, l'équipe dirigeante (ED), le chef de
département (CD) et les cinq experts (EX1,EX2 et EX3).
Un récapitulatif de l'attribution des tâches est
présenté dans le tableau I. Nous avons associé des
symboles aux tâches afin de pouvoir les manipuler aisément dans
les diagrammes qui suivront.
TABLE I - Liste exhaustive des tâches du processus
de pré-soutenance d'une thèse de doctorat et de leurs
exécutants respectifs.
|
Tâches
|
Symboles
|
Acteurs
|
|
Constitution et soumission du dossier de pré-A
soutenance à l'ED
|
|
Cdt
|
|
Complétion du dossier et soumission au CD
|
B
|
ED
|
|
Vérification de la conformité du dossier
|
C
|
CD
|
|
Rédaction du motif de rejet et renvoi à
l'ED
|
D
|
CD
|
|
Sélection d'un expert X, rédaction d'une
invitation et envoi
|
E1 (resp. E2, E3)
|
CD
|
|
Pré analyse de l'invitation et du projet
|
F1 (resp. F2, F3)
|
EX1 (resp. EX2, EX3)
|
|
Rédaction d'un justificatif de déclinaison et
renvoi au CD
|
G1 (resp. G2, G3)
|
EX1 (resp. EX2, EX3)
|
|
Expertise de la thèse
|
H1 (resp. H2, H3)
|
EX1 (resp. EX2, EX3)
|
|
Rédaction d'un rapport contenant les
corrections et les disponibilités, puis envoi au
CD
|
I1 (resp. I2, I3)
|
EX1 (resp. EX2, EX3)
|
|
Renvoi des rapports à l'ED et le
Candidat
|
J
|
CD
|
|
Choix de la date et l'heure de la pré-
soutenance et envoi aux différents
intervenants
|
K
|
CD
|
I.2. LES PRINCIPES CLÉS DU BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
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