La conception d'une base de données de gestion du budget d'une eglise: Cas de la paroisse saint-esprit d'Oicha

d. Le budget de trésorerie

Un budget de trésorerie est également prévisionnel mais s'attache exclusivement aux mouvements bancaires de l'entreprise. En effet, il prend seulement en compte les recettes et dépenses observées mois après mois sur les comptes de l'entreprise.

e. Le budget prévisionnel

Le budget prévisionnel permet de définir ses objectifs sur l'exercice comptable qui commence. Il s'agit donc d'un budget ajusté. Il permet à l'entreprise de se fixer des points de repère tout au long de l'année, et de savoir si ses résultats réels correspondent à ce qui avait été planifié ou anticipé.

Dans le cadre de notre recherche, nous avons conçu le logiciel de la gestion du budget de trésorerie

I.2.4 Les bases de données

Une base de données qu'on nomme BDD est une collection d'information organisées afin d'être facilement consultable et mises à jour. (KABUGHO, 2019)

Au sein d'une base de données les données sont organisées en ligne, colonnes et tableaux. Elles sont indexées afin de pouvoir facilement trouver les informations recherchées à l'aide d'un logiciel informatique. Chaque fois que de nouvelles informations sont ajoutées, les données sont mises en jour, et éventuellement supprimées

I.2.4.1. Le logiciel et l'application

Les deux termes logiciel et « application » sont très utiliser dans le langage informatique actuellement mais la différence entre ces deux nécessite une explication plus détaillée.

a. Un logiciel

Est une composition de programmes, procédés et règles ainsi que de la documentation. Ces derniers sont indisponibles pour faire fonctionner un ensemble de traitement de données. Tous ces composants sont regroupés sous forme de fichier dans une mémoire.

L'un des logiciels les plus utilisés est le logiciel applicatif communément appelé application informatique. Ce dernier dispos des automatismes dont l'objectif est de venir en aide à utilisateur dans une de ses actions. Il faut comprendre qu'un logiciel englobe les instructions et les données ce qui fait de lui un outil obligatoire à l'usage de tout dispositif informatique.

b. une application

Pour ce qui concerne l'application, c'est un programme qui est proposé aux particuliers pour faciliter l'action réalisée par un utilisateur face une action précise. Beaucoup de personnes confondent ce terme avec logiciel alors que ce lui-ci a un champ sémantique plus large. https://sokeo.fr/difference-logiciel-application/ consulté 17/10/2022 à 19 :47'

Pour notre travail nous allons mettre à place une application parce qu'il est propose à la paroisse pour facilité les enregistrements de recette et dépenses et puis calculer la situation de son budget.

I.3. Les travaux précédents

Nous ne sommes pas le premier de mené de recherche lié à ce domaine, il y en a plusieurs qui nous ont précédé. Ainsi nous vous en présentons certaine recherche intéressante que voici :

· KAMBALE VUYONIHI DAVID(2010) a traité sur la gestion budgétaire dans une organisation ecclésiastique : « cas de poste ecclésiastique de GOMA de la 3^ème CBCA » dans son travail, il a considère les problèmes selon lesquelles si la planification n'est pas effectué au préalable d'une organisation, alors la performance ne sera pas atteinte. Aussi il sera difficile à la direction général de faire les suivis de toute les activités programmée pour une période bien détermine sur base de donnée préétablie. En plus lors que les gestionnaires n'établissent pas un système de gestion budgétaire sur base de prévision de recette pour couvrir les charges alors sa sera difficile de mettre en oeuvre les différentes ressources de financement qui permettent à l'organisation d'atteindre les objectifs préalablement fixé. A tout ce problème, il se pose les questions suivantes :

a) Quelles sont les éléments composant le budget du poste ecclésiastique de GOMA de la 3^ème CBCA ?

b) Est-ce que le budget du post ecclésiastique de GOMA de la 3^ème CBCA dégage des écarts significatifs et quel est leur impact sur l'ensemble des programmes d'action du poste ecclésiastique de GOMA ?

Après toutes ces questions il se fixant les objectifs :

- La détermination d'une de l'ensemble de recette globale réalisé par le poste ecclésiastique de GOMA de 2006 à 2010

- La présentation d'une analyse budgétaire aux organisations ecclésiastique en général et au poste ecclésiastique de GOMA de la 3^ème CBCA à particulier.

Pour qu'il atteigne ces objectifs il a utilisé des méthodes et techniques si dessous cité : la méthode d'analyse descriptive à la quelle il a ajouté les techniques : documentaire et la technique d'interview.

Ainsi il est parvenu aux résultats suivants : 

1) Les recettes du Poste Goma proviennent généralement de la contribution des paroisses et chapelles autonomes, des contributions des projets d'autofinancements de cette organisation ainsi que des recettes spécifiques (donations) destinées à des dépenses spécifiées de l'avance. A cet effet, nous affirmons notre première hypothèse.

2) Généralement l'écart de réalisation des recettes est défavorable de 7,58% à la 1^ère année ; 13,4% à la deuxième année et de 3,95% à la cinquième année ; c.à.d. que le Poste a réalisé un manquant de 3356,28$ à la 1^ère année, 7678,5$ à la deuxième année et 23227,55$ à la 5^ème année par rapport aux prévisions ; Cet écart a été favorable de 27,79% à la 3^ème année et de 0,41% à la 4^ème année, ce qui équivaut aux excédents de réalisation de 19103,03 à la 3^ème année et 365,48$ à la 4^ème année ;

Par ailleurs, les dépenses ont dégagé des écarts favorables de 9,12% à la 1^ère année ; 14,4% à la 2^ème année et 5,72% à la 5^ème année, c.à.d. que le Poste a minimisé ses dépenses de 4035,18$ à la 1^ère année, 8282,09$ à la 2^ème année et 3374,11$ à la 5^ème année. Et les écarts défavorables ont été réalisé de 22,01% à la 3^ème année et de 0,29% à la 4^ème année, c.à.d. le Poste a réalisé un surplus dans la couverture des dépenses de 15200,72$ à la 3^ème année et 265,1$ à la 4^ème année.

Pour l'ensemble des années en étude, les recettes ont dégagé un taux de maximisation de 1,94% ce qui est significatif tandis que les dépenses ont dégagé un taux de minimisation de 0,07% ce qui est aussi significatif par rapport à la gestion budgétaire. Sur ce nous constatons que ces écarts n'ont pas d'impact sur le programme d'actions du Poste ecclésiastique de Goma. Au vu de ces résultats la première hypothèse est confirmée et la deuxième est infirmée.

· THÉOPHILE ILOWA MANYAMA(2016) a traité sur : «  l'analyse du processus d'élaboration et d'exécution d'un budget d'exploitation et son incidence sur la gestion d'une organisation non gouvernementale » (cas de la centrale de distribution de médicament essentiel de TSHIKAPA sigle CEDIMET ASBL)

Il a compris que la principale difficulté réside dans l'harmonisation des plans d'action des centres de responsabilité et de leur alignent sur le les objectifs généraux poursuivis par l'organisation d'élaboration d'un budget consolidé supposé de procédé aux arbitrages et aux choix correspondant à la stratégie que l'organisation entend effectivement mettre en oeuvre. La cohérence entre le tout (entreprise) et les parties (les centres de responsabilité) est toujours une quête hautement problématique. Dans ce chapitre, il sera question respectivement de l'élaboration du budget d'exploitation cas 2015 de la CEDIMET et de l'analyse des budgets d'exploitation de la période allant de 2011 à 2015.

Le budget d'exploitation a un impact significatif sur la gestion de la CEDIMET. D'abord, dans son élaboration, il touche tous les aspects de l'ONGD, dans les prévisions évaluatives de production, de même que les prévisions limitatives des dépenses présentées dans ce programme chiffré d'actes de gestion.

Ce budget est un budget voté par son Assemblée générale qui est l'organe suprême qui tient lieu des articles pour toutes les parties impliquées dans la gestion la CEDIMET.

Ensuite dans l'analyse des écarts des prévisions et réalisations des budgets successifs permet au gestionnaire de voir s'il y a eu performances ou contre performances et de connaître les causes y relatives.

Cette section est consacrée à l'élaboration du budget à la CEDIMET dans lequel le budget d'exploitation ne fait qu'une partie et c'est sur le budget d'exploitation que nous allons nous pencher pour voir comment le budget d'exploitation a un impact sur la gestion de la CEDIMET pour plus de précision, nous allons prendre le cas de l'élaboration du budget de l'exercice 2015.

La démarche adoptée par la CEDIMET dans l'élaboration du budget de l'exercice 2015 n'est pas loin des motivations de la conception des Centrales de distributions des médicaments au pays sinon classique de la gestion.

En effet, le budget 2015 comme tous ceux qui l'ont précédé, est l'état prévisionnel des recettes et dépenses, l'expression chiffrée des moyens mois en oeuvre pour atteindre les objectifs que l'ONG s'est fixé. C'est un budget voté par l'organe suprême qui Assemblée générale en vue de l'utilisation optimale des ressources disponibles.

Afin d'assurer une meilleure compréhension de cette utilisation optimale des moyens disponibles à travers le présent budget, il n'est pas sans importance de rappeler d'abord brièvement sa politique générale ainsi que sa vision managériale. De même, il y a nécessité d'indiquer dans ses grandes lignes, en prélude du budget proprement dit, le programme d'actions prioritaires arrêtées pour l'exercice 2015, après une présentation sommaire de la situation générale de l'ONGD en termes d'opportunités, de contraintes et menaces.

· KABUGHO NZERUKO Anita, 2019 a traite « la conception et réalisation d'une application de suivi et évaluation du budget au sein d'une institution éducationnelle cas de l'institut HODARI »

Le manque de gestion automatique et réaliste des ressources provenant du gouvernement et des parents occasionne parfois des erreurs de calcul, le détachement des fonds par certains chefs d'établissements. A part les détournements, les écoles se confrontent aux problèmes d'ordonnancement de leurs activités et dépenses pour un temps. C'est pourquoi on peut trouver que certains chefs d'établissements chacun a son niveau engagé des dépenses ou retiré des fonds à la caisse de l'institution sans consulter le conseil. Ce satiation peut occasionner le non paiement des enseignants, la carence de matériels didactiques ou matériels du bureau. On peut assiste ainsi à des déficits budgétaires, qui plus tard conduit à l'absentéisme du corps enseignant et entrainant ainsi la déperdition de l'effectif des élèves.

A tout ce problème, il se pose les questions suivantes :

- Que faire pour palier à ce problème qui ronge encore nos institutions scolaire ?

- De quelle manière aider les chefs d'établissement à ne pas engager les dépenses inutile ?

L'objectif principal de ce travail est de proposer une information informatique moins couteuse et performante qui pourra permettre de faire le suivi et évaluation de budget dans une institution éducationnelle.

Elle produit le résultant suivant :

· Enregistrer les revenus et les repartir sur les dépenses en indiquant la catégorie (frais scolaire, prime, frais divers...)

· Enregistrer les dépenses et leur allouées les montants pour leurs exécutions

· Sauvegarder les revenus et dépenses selon leurs catégories dans la table budget

· Afficher le graphique montant l'évaluation de l'exécution de budget

· Produire un rapport de l'évaluation et imprimer un exemplaire.

I.3.1. Quelques logiciels de gestion budgétaire de nos prédécesseurs

Non seulement nous nous sommes inspiré des travaux de nos précédent mais aussi des quelques logiciels de gestion budgétaire de personnes qui nous ont précédées :

a. Cahier budgétaire sur Excel

Le cahier budgétaire sur Excel s'adresse principalement aux familles et aux individus ayant des revenus de travail et qui désirent reprendre le contrôle de leur vie financière par un suivi constant des entrées et sorties d'argent.

Il contient les grilles et les tableaux simples pour effectuer :

- Les provisions annuelles

- Les prévisions mensuelles

- La prise en note au jour de vos dépenses sous différents blocs (alimentation, transport, dépenses personnelles, etc.)

- Comptabiliser et confronter les réalités de prévisions mensuelles

Le cahier vous aide aussi, par des tableaux détaillés, à évoluer certaines dépenses annuelles telles que les cadeaux, les vêtements, l'habitation, etc. le principe est alors de prévoir ces dépenses « occasionnelles » par des mises de côté chaque mois pour ne pas être pris au dépourvu. Le cahier est valide pour 12 mois et débute à n'importe quel moment dans l'année.

Disponible en version Mac et PC. Vous devez posséder le logiciel Microsoft Excel et connaître ses fonctions de base. http://acefbl.org/lancement-du-cahier-budgetaire-sur-excel

b. Budget view

C'est un logiciel de comptabilité qui permet de suivre le compte tout en prévoyant automatiquement l'évolution de ce dernier pour le mois à venir.

En effet, grâce à lui trois actions sont désormais possibles : piloter de près vos comptes et éviter ainsi les découverts, détecter les éventuelles anomalies, et dégager un budget pour réaliser des projets qui vous tiennent à coeur ou tout simplement vous faire plaisir.

Budgetview permet d'emporter directement les relevés et même crypter les données pour leur sécurité. Ce logiciel de par sa simplicité et ses diverses possibilités de personnalisation est vraiment idéal quand on n'aime pas la compta mais qu'on a envie de pouvoir profiter de la vie sans se serrer obligatoirement la ceinture tous les mois.

c. EBP mon budget perso 2018

C'est un logiciel rapide et simple à main, ce dernier met tout en oeuvre pour simplifier la gestion des comptes des particuliers grâce à une interface intuitive et de nombreux outils d'optimisation.

En effet, plus besoin de cahier de compte papier, et de calculs compliqués pour savoir à combien vous allez terminer le mois. Avec EBP Mon budget perso 2018 tout est automatisé.

http://www.logitheque.com./articles/gerez_votre_budget_a_la_rentree_grace_aux_logiciel_de_comptabilite_996.htm consulté le 25/10/2022 à 16h30