II.2. Dictionnaire des
données
Le dictionnaire de données nous permet d'expliquer les
différentes propriétés recensées dans l'inventaire
de rubriques.
Une rubrique ou propriété dans le dictionnaire
de données sera définit par :
· Un nom propriété (ou de rubrique) ;
un nom symbolique
· Une désignation ou une description
(signification)
· Un type (domaine de définition)
· Une taille (longueur de la propriété)
· Une règle de gestion (R.G) ou observation et/ou
une remarque.
En d'autres termes : le dictionnaire de données
est un tableau qui permet de recenser, de classer et de trier toutes les
informations (données) collectées lors de l'étude du
document.
Il se présente de la manière suivante :
N°
|
PROPRIETES
|
SIGNIFICATION
|
TYPE
|
DOMAINE
ET TAILLE
|
R.G
|
1
|
Numeromatriculeagent
|
Le numéro de l'agent
|
NC
|
AN-5
|
Unique
|
2
|
Nom
|
Le nom de l'agent
|
NC
|
AN-20
|
-
|
3
|
Postnom
|
Le post-nom de l'agent
|
NC
|
AN-15
|
-
|
4
|
Prenom
|
Le prénom de l'agent
|
NC
|
AN-25
|
-
|
5
|
Attributions
|
Les attributions de l'agent
|
NC
|
AN-30
|
-
|
6
|
Fonction
|
La fonction de l'agent
|
NC
|
AN-12
|
-
|
7
|
Codearchive
|
Le code d'archives
|
NC
|
AN-5
|
Unique
|
8
|
Intitulearchive
|
L'intitulé de l'archive
|
NC
|
AN-40
|
-
|
9
|
Datecreationarchive
|
La date de création de l'archive
|
NC
|
Date (12)
|
-
|
10
|
Datearchivage
|
La date d'archivage de document
|
NC
|
Date (12)
|
-
|
11
|
Codecategorie
|
Le code de la catégorie d'archives
|
NC
|
AN-5
|
Unique
|
12
|
Typecategorie
|
Le type de la catégorie
|
NC
|
AN-15
|
-
|
II.3 Description du traitement
du système complexe scolaire Les Bourgeons
1. Recensement des acteurs
N°
|
NOM ACTEURS
|
TYPE
|
SIGNIFICATION
|
1
|
Agent (archiviste)
|
Interne
|
Celui qui est chargé de faire la conservation des
archives
|
2
|
Secrétaire
|
Interne
|
Celui qui effectue les travaux administratifs et reçoit
les documents.
|
3
|
Directeur des études
|
Interne
|
Il contrôle et gère les archives.
|
4
|
Préfet des études
|
Interne
|
Coordonne toutes les activités de l'école
(études).
|
2. Graphe de flux
3
2
1
4
5
Secrétaire
Directeurs des Etudes
Préfet des Études
7
6
8
Légende
1. Document présenté
2. Archivage proposé
3. Refus document
4. Document accepté
5. Document archivé
6. Demande d'archives
7. Archive consultée
8. Rapport d'archive édité
3. Diagramme des
procédures
II.4 Proposition de solutions
d'amélioration du système existant
II.4.1. Points positifs
Bien que leur système soit encore manuel, il n'y a
aucune perturbation du système d'archivage au sein du complexe scolaire
les bourgeons à cause d'un personnel qualifié, compétant
et expérimenté.
|