I.3.2. EXIGENCE DE L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
L'archivage électronique est un processus
(système) sensible, pour sa réalisation il doit répondre
à certaines exigences.
? L'intégrité des documents : cela consiste en
la protection du document garantir qu'il ne subisse aucun ajout, ni aucune
modification qui pourrait altérer ou entrainer sa destruction.
? La pérennité des données : elle
consiste à maintenir dans le temps l'intégrité des
données. En effet, un document doit être lisible à
n'importe quel moment. Un stockage sur de formats standards normalisés
et pérennes facilite les choses (PDF, etc.).
? La sécurité des documents : il s'agit ici
d'assurer la sécurité physique des locaux et des données.
Ça se fait par le biais des règles de sécurité pour
les bâtiments (l'anti-intrusion, lutte contre l'incendie, etc.), la
sauvegarde ou duplication des documents.
? L'authenticité des documents : le manuel de
spécifications Moreq2 explique qu'il s'agit de prouver qu'un document
est bien original. Pour cela, il faut prouver que le document est bien celui
qu'il prétend être, qu'il a été créé
ou envoyé, et qu'il a été créé ou
envoyé à la date prétendue.
C'est là en quelque sorte les exigences qu'il faudrait
observer sur l'archivage électronique.
Ces exigences permettent ainsi de faciliter l'accès
à l'information, de répondre aux exigences légales de
conservation et de communication et de relever le défi de l'obsolescence
technologique.
Il reste à signale que l'archivage électronique
est une fonction à ne pas confondre ni avec la « sauvegarde
informatique » ni avec la « gestion électronique des documents
(GED)». Effectivement, la sauvegarde informatique se contente uniquement
à stocké les données pour les restauré en cas de
pannes elle est conçue pour une conservation à court terme et son
support est inexploitable en dehors de son environnement technique. De plus, la
sauvegarde ne respecte pas les règles de classement, de mise à
disposition, de sécurité, de pérennité et de
traçabilité.
12 CHABIN Marie-Anne. Archiver, et après ?
Paris : Djakarta, 2007. p.66-69 [en ligne] [consulté le 17 Mars 2015]
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La gestion électronique des documents appelé
aussi `'GED», contrairement à l'archivage
électronique, permet la modification de documents et la coexistence de
plusieurs versions d'un même document par leur propriétaires. Elle
peut même permettre la destruction des documents ce qui viole
l'intégrité des documents et trahit les exigences de l'archivage
électronique.
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