I.1.2.4 PRINCIPES DE GESTION DES ARCHIVES
Les principes et les techniques relatifs à la gestion
des archives font l'objet d'une des disciplines participante des sciences de
l'information: l'archivistique. Les deux concepts de base de cette
discipline sont :
? Le principe du respect des fonds : qui
impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur
sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue
leur lien organique avec l'entité qui les a produit.
? La théorie des trois âges :
cette théorie a déjà était signalé un peu
plus au déçu. En archivistique, on considère que le cycle
de vie du document est divisé en trois périodes : courantes
(Active), intermédiaire et définitive (1èr, 2èm,
3èm).
Les archives naissent dans les bureaux en vue d'une action
plus précise, puis conservent un intérêt plus ou moins
à long terme. Des bureaux aux Archives, les documents connaissent trois
étapes d'utilisation :
- Archives privées : sont celle qui ne
possède pas un caractère légal. On peut y rattacher ainsi
les papiers de famille, les documents personnels, les archives
d'entreprises,
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? Les archives courantes (Dossiers vivants):
regroupent les documents qui sont nécessaire à l'activité
des services qui les ont produits. Les services les conservent à
proximité des utilisateurs et de leur bureau pour le traitement des
affaires courantes.
? Les archives intermédiaires: celle
qui ne sont plus d'usage courante mais doivent être conservées
temporairement, pour des besoins administratives et juridique. Ils sont
conservés à proximité des bureaux, souvent dans un local
dédié dit de pré archivage.
? Les archives définitives : celle
dont l'utilité administrative ou de gestion est éteinte et qui
ont vocation à être conservé pour des raisons historiques
ou patrimoniales. Elles sont versées dans les services d'archives
compétentes pour être conservés indéfiniment.
Tableau de cycle de vie des archives
Figure 2:Tableau de cycle vie des archives
A l'issu de la durée légale ou
règlementaire de conservation, les archives intermédiaires font
l'objet d'un tri et sont soit conservées définitivement soit
éliminées.
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