Memoire Online - Rapport de stage sur le thème: organisation comptable des compagnies d'assurance: cas de la Générale des Assurances(GA)

Rapport de stage de fin de cycle pour l'obtention de la licence professionnelle en gestion
Option : Comptabilité - Contrôle - Audit
Année académique : 2009 - 2010

Stage effectué du 02 Août 2010 au 08 Octobre 2010
A la Générale des Assurance (GA-IARDT)

SOMMAIRE

CHAPITRE II : Présentation des différents produits de la

DEDICACE

REMERCIEMENTS

Au cours de la réalisation de ce document, plusieurs personnes nous ont aidé par leurs conseils, la documentation qu'elles ont mise à notre portée, des suggestions sur tel ou tel aspect de nos analyses, les informations et les renseignements qu'elles nous ont généreusement communiqués et qui ne figurent pas toujours dans les livres. A ce titre, nous avons l'agréable devoir d'exprimer ici à toutes ces personnes nos sincères remerciements et notre profonde gratitude.

- M. Moustapha MADIEGA, Chef Département Financier et Comptable notre maître de stage qui n'a aménagé aucun effort pour nous encadrer et nous assister dans la rédaction de ce rapport;

- Tout le personnel de la Générale des Assurances avec qui nous avons noué des relations d'amitié et de fraternité ;

- M. Amadou BACHIR, Directeur Général de GISGO-SM qui nous a permis d'effectuer cette formation dans les meilleures conditions;

- M. Souleymane TOURE, notre professeur de suivi qui nous a conseillé et nous a suivi de près pour la rédaction de notre rapport ;

- tous le corps administratif et professeurs de GISGO-SM pour les enseignements reçus; - M. et Mme HOUESSOU pour tous vos conseils, suivis et assistantes ;

- A tous ceux, parents, amis (es) et connaissances, qui d'une manière ou d'une autre ont contribué à l'élaboration de ce présent rapport.

SIGLES ET ABREVIATIONS

AVANT PROPOS

Après le pain, l'éducation est le premier besoin de l'homme. Cette assertion de Danton demeure le leitmotiv de la création en 2006 dans la région Nord du Burkina Faso (Ouahigouya) de l'Institut Supérieur de Gestion de Ouahigouya-School of Management (ISGO-SM) par le groupe GISGO-SM. Le choix de commencer les formations par la filière management économique et financier se justifie par la compétence et l'expérience internationalement avérées de ses Fondateurs dans ce domaine. Il est attendu de GISGO-SM le noyau de référence d'un ensemble plus vaste et diversifié d'entités de formations d'excellence de l'aire géographique des pays de la CEDEAO, voire de l'Afrique toute entière.

L'autorisation du Ministère des Enseignements Secondaire, Supérieur et de la Recherche Scientifique n° 2008/038/ MESSRS / SG / DGERS accorde à l'ISGO-SM d'exercer ses activités de formation structurées selon le système Licence - Master - Doctorat (LMD) et à délivrer les diplômes subséquents dans la filière gestion avec les options "Comptabilité - Contrôle - Audit", "Banques " et "Assurances ". La formation à l'ISGO-SM comporte deux volets :

> Une formation initiale donnant droit aux diplômes délivrés par l'Institut ; > Une formation continue sous forme de séminaires de haut niveau.

Cette dernière catégorie concerne les cadres supérieurs en service dans les entreprises financières ou non, les administrations publiques ou privées. Dans la conduite effective de cette mission, l'établissement a opté en premier lieu pour l'organisation des séminaires axés sur la gestion bancaire et financière au regard des compétences professionnelles disponibles.

S'agissant de la première catégorie, les étudiants en fin de formation et admissibles doivent effectuer au moins deux mois de stage pratique dans une entreprises en vue de parfaire leur formation académique. A l'issu de ce stage, l'étudiant produit un rapport qui fera l'objet d'une soutenance devant un jury pour l'admission définitive.

C'est dans ce cadre que nous avons effectué un stage à la Générale des Assurances (GA) du 02 août 2010 au 08 octobre 2010.

INTRODUCTION GENERALE

Depuis les temps immémoriaux, l'homme a toujours cherché une protection pouvant le mettre à l'abri des situations difficiles et des dommages. Mais malheureusement, ces événements qui surviennent le surprennent assez souvent.

Devant les moyens limités de pouvoir compenser les préjudices susceptibles de l'atteindre au cours de son existence, les solutions envisagées à l'époque s'apparentaient peu aux opérations d'assurance proprement dites d'aujourd'hui. Ce geste humain privilégiait plutôt l'esprit d'entraide et la solidarité humanitaire dans l'assistance apportée aux victimes. Un tel comportement se rapproche beaucoup plus des oeuvres de bienfaisance actuelles ou de charité.

Dans ce même souci, l'homme eut progressivement l'idée de créer une mutualité des personnes assujetties à l'éventualité de la survenance d'un même risque. Ces mutualistes projettent d'atténuer les dommages causés par une contribution financière aux membres effectivement éprouvés du groupe.

Cette indemnisation des dommages des personnes du groupe effectivement frappées par ce risque constitue l'assurance. Celle-ci se définit comme une opération par laquelle une partie (Assuré) se fait promettre moyennant une rémunération (Prime) pour lui ou ses ayant droit en cas de réalisation du risque (Prestation) par une autre partie (Assureur), lequel prenant en charge un ensemble de risques, les compense conformément aux lois de la statistique.

L'exercice des opérations d'assurance est relativement récent. Mais son histoire date de longtemps. Exportée en Afrique et plus particulièrement au Burkina Faso à la faveur des indépendances, elle a connu un essor vertigineux au regard du développement des activités économiques.

Sa principale fonction réside dans la couverture des divers risques qui guettent quotidiennement l'être humain dans ses relations avec ses semblables, la nature et l'environnement. Il s'agit en fait de la protection de la personne humaine contre toutes atteintes physiques et matérielles provenant ou non du fait d'autrui, d'un événement naturel ou d'un véhicule terrestre à moteur...

diffère cependant des entreprises classiques puisque ces dernières produisent avant de vendre tandis que les sociétés d'assurances vendent avant de produire.

Dès lors le thème " Organisation comptable des compagnies d'assurances : Cas de la Générale des Assurances (GA)" tentera de mettre en exergue cette différence et présentera les limites en vue de proposer des améliorations dans la conduite et la compréhension des

opérations comptables au sein des entreprises d'assurances tant au niveau des agences ^qu'àcelui du siège.

A cet effet, le présent rapport qui sanctionne la fin de nos deux (2) mois de stage au siège de la Générale des Assurances abordera dans une première partie la présentation de la Générale des Assurances (GA) et la seconde partie traitera l'organisation comptable de la Générale des Assurances.

La Générale des Assurances (GA) est née de la volonté des opérateurs économiques du Burkina Faso d'apporter dans un élan patriotique leur contribution à l'édifice de développement de leur pays. Ce sursaut patriotique s'est concrétisé par la création de la première société d'assurances IARD à capitaux privés dont il importe d'examiner dans les lignes qui suivent la généralité et les produits qu'il offre à la population. Mais avant, il y a lieu de s'interroger sur la notion et l'historique d'une compagnie d'assurances.

CHAPITRE I : Généralités sur la Générale des Assurances

I.1- Définition d'une compagnie d'assurances

Le concept d'une compagnie d'assurances trouve sa réalité dans son historique et la notion qu'elle renferme. Il serait alors plus intéressant d'évoquer rapidement cet historique pour mieux cerner son contour.

I.1.1- Historique

L'origine du contrat d'assurances remonte aux temps anciens probablement avant même l'avènement de Jésus-Christ. D'origine romaine, le premier type de contrat connu était une assurance au dernier survivant. De façon plus explicite, il s'agissait d'un contrat moral permettant d'aider financièrement la dernière personne survivante d'un groupe.

Ainsi, un groupe de personnes se connaissant mettaient de côté à des dates convenues une valeur. La dernière personne survivante du groupe bénéficiait de l'ensemble de ces valeurs mises de coté. Ce genre de contrat subsiste de nos jours mais sous une autre forme et porte le nom de Tontine.

Ensuite survint l'époque où les financiers garantissaient les marchandises transportées d'un port à l'autre. Quant à la première compagnie d'assurance décès (ou vie), elle semble italienne et date des années 1500. L'assurance incendie intervint plus tard. Elle remonte à l'incendie de Londres en 1666 où plus de treize mille (13000) bâtiments sont détruits. L'année suivante naquit la première compagnie d'assurance sur l'incendie. Cependant, il faut attendre le 19e siècle pour assister à l'éclosion réelle des compagnies d'assurances. Dans ce registre et sous l'impulsion des nouvelles technologies, on cite au 20^e siècle les contrats d'assurances automobiles, avion et de protection sociale.

Vers la fin de l'année 1997, les opérateurs économiques du Burkina Faso donnent naissance à la première société d'assurances IARD à capitaux privés : la Générale des Assurances. Elle démarre effectivement ses activités le 1er janvier 1998 avec un capital initial de quatre cents millions (400 000 000) de FCFA et un effectif de vingt personnes. Ce capital est porté à la somme d'un milliard (1 000 000 000) de F CFA en 2005 intégralement libéré.

Sur cette même lancée, elle procède en 2006 à la création d'une société d'assurance-vie dénommée GA-VIE avec un capital de cinq cents millions (500 000 000) de FCFA qui passe aussi à la somme d'un milliard (1 000 000 000) de F CFA depuis avril 2010. Le groupe Générale des Assurances s'impose ainsi sur le marché des assurances comme une compagnie dont nous cernerons la notion dans la rubrique suivante.

I.1.2- DESCRIPTION DES DIFFERENTES COMPOSANTES

Abordant la notion de la compagnie d'assurance, on définit en premier lieu l'assurance comme l'activité qui consiste, en échange de la perception d'une cotisation ou prime, à fournir une prestation prédéfinie, généralement financière, à un individu, une association ou une entreprise lors de la survenance d'un risque. Cette couverture du risque est souscrite auprès d'une société qui peut en faire son activité exclusive ou une activité complémentaire. Dans cette dernière option on parle de banque et la première alternative est désignée sous le vocable de compagnies d'assurances. Diverses professions propres sont liées à cette activité. Ce sont :

Il est le représentant ou mandataire d'une compagnie d'assurance qui place ses contrats auprès de la clientèle. À ce titre il engage la responsabilité de la compagnie au regard des articles 1382 à 1384 du Code civil (droit commun de la responsabilité). Il exerce une profession libérale. En amont de l'assurance, ils analysent les risques de leurs clients, puis les conseillent sur les opportunités d'assurance, placent les risques auprès de leurs compagnies d'assurance, suivent quotidiennement la gestion des contrats et assistent leurs clients, de l'ouverture jusqu'à l'indemnisation en cas de sinistre. Ils sont aussi appelés « Assureurs conseils », mandatés par leurs clients pour les représenter face aux compagnies. C'est pourquoi ils sont responsables de leurs résultats auprès de leurs clients. Les Agents Généraux d'assurance jouissent d'un statut particulier d'intermédiaire auprès de leur compagnie mandante. Ils sont libéraux et chefs d'entreprises. Ce statut régit leurs relations avec les sociétés d'assurance. Il faut noter que la plupart du temps un Agent Général d'Assurance pratique aussi le courtage auprès d'autres compagnies et selon un pourcentage déterminé ;

Il possède le statut de commerçant et représente le client vis-à-vis des compagnies avec lesquelles il travaille. Il est chargé par les assurés de leur trouver les contrats les mieux adaptés et/ou au meilleur coût auprès des compagnies d'assurances. Un assuré a donc le choix de passer directement par un agent ou indirectement par le biais d'un courtier. Ce sont des commerçants inscrits au registre du commerce. La réglementation les oblige à souscrire une garantie financière pour couvrir les fonds qui leur sont confiés. Ils doivent aussi être obligatoirement assurés en responsabilité civile professionnelle.

Il établit la réalité des dommages et les responsabilités, chiffre leur valeur et détermine les montants d'indemnisation à verser. Certaines compagnies disposent de leurs propres experts.

Ils ont en charge le suivi des contentieux et la veille juridique (évolution de la réglementation, jurisprudence). Ils actualisent aussi les documents contractuels (conditions générales, conditions particulières) ;

Il assure le contact de la clientèle et les opérations commerciales (front office). Il occupe alors le poste de conseiller clientèle. Si l'employé d'assurance est en charge uniquement du traitement administratif (back office), il occupe un poste de gestionnaire rédacteur. L'employé d'assurance est souvent polyvalent et réalise différents types d'opérations à savoir : rédacteurs de contrats et rédacteurs sinistres.

Tout cet arsenal humain et d'autres personnalités conjuguent les efforts pour assurer la bonne marche d'une compagnie d'assurance dans des structures organisées ou organes de décision qu'il convient maintenant de décrire.

I.1.3- Description de la Générale des Assurances

la compagnie qui respecte non seulement ses engagements à l'égard de sa clientèle mais déploie encore sur le territoire national une offensive agressive en matière de marketing ciblé. Ces résultats élogieux dont glorifie aujourd'hui cette compagnie sont l'oeuvre de ressources humaines souterraines dont l'étude de la composition fera appel aux organes d'orientation et organes administratifs. Ce développement prendra également en compte le fonctionnement de la compagnie.

I.2- Composition des organes

Deux principaux organes coordonnent les actions au sein de la compagnie. Il s'agit des organes d'orientation et des organes administratifs.

I.2.1- Organes d'orientation

Un organe d'orientation est l'ensemble des structures qui tracent les grandes lignes des actions à mener dans une entreprise ou dans une société pour une période donnée. Ce sont en général les actionnaires de la société. Dans le cas de la GA les organes d'orientation regroupent l'assemblée générale des actionnaires, le conseil d'administration et les partenaires.

Elle constitue l'organe suprême de la GA-IARD. Elle englobe l'ensemble des actionnaires de l'entreprise ou leurs représentants qui peuvent être des personnes physiques ou morales. Elle assure entre autres fonctions la désignation des membres du Conseil d'Administration et leurs prérogatives, l'approbation des orientations de la société. Enfin, elle procède à la modification des statuts après accord du Ministre en charge du secteur des assurances conformément à l'article 305 du code CIMA et nomme les commissaires aux comptes ;

Il est l'organe de définition des objectifs et de l'orientation de la société. Il est constitué de sept (07) membres élus par l'Assemblée Générale parmi les actionnaires à l'exception de la tierce personne. Globalement, le CA est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de la société et autoriser tous actes et opérations relatifs à son objet dans les limites de la

loi et des statuts. Il nomme en son sein un président dans le respect des critères d'éligibilité prévus par le CIMA et désigne également un administrateur ou non au poste de secrétariat ;

Ceux-ci agissent indirectement sur la conduite des affaires de la société. On cite dans cette catégorie INTERNATIONAL SOS pour l'assistance des assurés en séjour en Europe ou ailleurs, courtiers, réassureurs, banques et établissements financiers, acteurs de micro finance, pharmacies agréées, médecins agréés, laboratoires agrées ...

I.2.2- Organes administratifs

En ce qui concerne les organes administratifs, ils sont constitués de la Direction Générale et ses démembrements. Il s'agit en fait de l'ensemble des structures de la compagnie d'assurances qui s'occupent de la gestion quotidienne du portefeuille. Elles agissent pour atteindre les performances assignées à la société par la hiérarchie supérieure. On dénombre à ce niveau cinq(05) structures que sont :

> La Direction du Marketing et du Développement ; > Le Département Financier et Comptable ;

I.3- Fonctionnement de la Générale des Assurances

Le fonctionnement de la Générales des Assurances s'appréciera dans cette partie de l'étude à travers deux points essentiels à savoir l'Assemblée Générale et le Conseil d'Administration d'une part et d'autre part la Direction Générale et les démembrements.

I.3.1- Conseil d'Administration et Assemblée Générale

~ Le Conseil d'Administration se réunit aussi souvent que nécessaire sur convocation de

son président. Il est convoqué par au moins le tiers de ses membres si la durée entre deux de
ses réunions excède deux mois. Les délibérations ne sont valables qu'à la présence effective

d'au moins la moitié des membres. En cas de partage de voix, celle du Président devient prépondérante. Dans ce processus tous les moyens de communication sont mis à contribution. Quant aux absences, elles se règlent par télégramme où lettre mandataire spéciale délivrée à un des collègues désignés spécialisés. Ce collègue ne peut détenir plus d'un mandat.

> S'agissant des assemblées générales, elles sont régies par les dispositions légales et statutaires y afférentes. Elles sont présidées par le Président du conseil d'Administration. Le cas échéant, un administrateur délégué à cet effet par le conseil d'administration joue le rôle et à défaut, l'assemblée générale élit elle même son président. Les réunions de l'assemblée générale se déroulent suivant les prescriptions légales et statutaires dans le strict respect des principes relatifs aux procès verbaux et aux feuilles de présence. Les assemblées générales ordinaires, extraordinaires ou spéciales statuent dans les conditions de quorum et de majorité spécifiée par la loi. En cas de dissolution, la liquidation de la société est effectuée suivant les dispositions légales notamment le code des assurances (CIMA).

I.3.2- Les organes de direction

La Direction générale est l'organe responsable de la gestion matérielle, administrative et financière notamment comptable de la Générale des Assurances vis-à-vis du Conseil d'Administration et de l'Assemblée générale. A ce titre, le Directeur Général assume la représentation de la société et donne l'impulsion nécessaire à l'atteinte des résultats. Il exerce les prérogatives qui lui sont attribuées en mettant en place l'organigramme approprié et validé par les instances supérieures. Au nombre de ces structures installées, on cite :

Il propose les outils de gestion adaptés aux spécificités du secteur et les instruments de mesure de la performance. Le suivi des comptes des agences et bureaux directs lui incombe également ;

Elle supervise les aspects commerciaux et Marketing de la société surtout la conception des stratégies de conquête et de présentation des produits accessibles et adaptés aux besoins de la clientèle et des partenariats ;

Il comprend l'administration générale et la gestion financière et comptable. Elle garantit la solvabilité de la société à travers la gestion optimale des ressources et biens de la société. Elle établit les états financiers et toutes questions liées à la gestion du personnel. Les services comptables et informatiques qui lui viennent en appui s'occupent des opérations comptables et des indicateurs de résultats aux différents responsables de la société dans la conduite du plan d'action global ;

Il assure les fonctions de production, de règlement des sinistres et de la réassurance.

En dehors de ces grandes structures de répartition citées, la Générale des Assurances comprend encore d'autres services non moins importants comme le service santé, le service indemnisation, le service recouvrement, agence et courtages qui la soutiennent à réaliser aussi les contrats ou .produits d'assurances

CHAPITRE II : Présentation des différents produits de la

GA-IARD.

Ce chapitre retrace pour l'essentiel les différentes garanties que la Générale des Assurances offre à sa clientèle. Pour les besoins de la présentation, ses produits sont répartis en trois catégories que décrivent les rubriques suivantes.

II.1- Les assurances Construction, Multirisque et

Incendie

On regroupe dans cette première catégorie les assurances construction, multirisque et incendie.

II.1.1- Assurances Construction et multirisque

Il assure la couverture des chantiers de construction contre de nombreux risques. Il s'adresse aux professionnels des bâtiments de travaux publiques tels que les maîtres d'ouvrage, les entrepreneurs, les architectes. La loi du 4 janvier 1978, dite loi Spinetta, fait obligation au constructeur de garantir sa responsabilité décennale et au particulier de souscrire un contrat de dommages ouvrage. Celui-ci a pour but de garantir, en dehors de toute recherche de responsabilité, le paiement des travaux de réparation des dommages subis. Cette assurance est valable pour le propriétaire de l'ouvrage et les propriétaires successifs.

Il couvre les bâtiments privés, les locaux professionnels, les bureaux et hangars. Elle prend en charge les dégâts des eaux et des dommages dus à un incendie ou à l'électricité. Cette assurance permet aussi le remplacement immédiat des vitres et enseignes lumineuses brisées et rembourse les objets volés par affection dans les locaux assurés. Elle procède également au dédommagement des dégâts causés au voisinage. Si l'assurance multirisque n'est pas rendue obligatoire, elle est vivement conseillée car elle protège contre toute sorte de sinistres.

II.1.2-Assurance Incendie

En matière d'assurance, l'incendie se définit comme un feu allumé volontairement ou non qui devient à un moment donné incontrôlable. L'assurance contre l'incendie intervient pour sécuriser les dégâts matériels consécutifs à un incendie ou à un risque apparenté. Progressivement, le législateur lui a associé quelques couvertures obligatoires qui élargissent son champ d'application.

De ce fait, l'assurance contre l'incendie couvre obligatoirement les dommages provoqués par un conflit du travail ou un attentat, les dégâts consécutifs à une tempête, un tremblement de terre, une inondation, un débordement ou un refoulement des égouts publics de même qu'un glissement ou un affaissement de terrain.

A ce titre, la GA couvre actuellement une multitude de risques dont la couverture des bâtiments contre l'incendie qu'ils soient à usage commercial, d'habitation ou de bureau. Cette couverture en assurance incendie prend en compte aussi bien le bâtiment que son contenu.

II.2- Les assurances transport et tous risques

informatiques

On regroupe dans cette deuxième catégorie des produits d'assurance de la GA, les assurances transport ainsi que les assurances tous risques informatiques

II.2.1- Assurances transport

C'est une assurance couvrant la responsabilité de l'assuré lorsqu'il agit en tant que transporteur public ou privé de marchandises pour les dommages, vols ou pertes matérielles subis pendant leur transport par route et/ou chemin de fer.

II.2.2- Assurance tous risques informatiques

D'origine récente, l'assurance Multirisque Informatique permet, selon les formules, de protéger l'ensemble des risques liés au parc informatique: problème matériel, catastrophe naturelle, malveillance, erreur humaine, virus informatique, problème de logiciel ou système d'exploitation, pertes de données consécutives.

II.3- L'assurance responsabilité civile et automobile, Autoflex, Perte d'Emploi temporaire non intentionnelle et maladie

La dernière catégorie de garanties que la Générale des Assurances offre à sa clientèle comprend la responsabilité civile et automobile, l'assurance autoflex et l'assurance perte d'emploi temporaire non intentionnelle ainsi que l'assurance maladie.

II.3.1- Assurances responsabilité civile et automobile

Cette assurance responsabilité Civile est fortement recommandée aux sociétés et chefs de famille en raison de l'exploitation des locaux, des activités, des usines, des magasins et des boutiques. Elle couvre les dommages causés aux autres. Cette Garantie obligatoire concerne les dommages corporels et matériels causés par les voitures de tourisme, camions de transports, deux roues (motos), et engins de chantiers à autrui. La GA peut également associer à cette assurance responsabilité civile l'assurance contre le vol, l'incendie, les dommages et les bris de glaces ainsi que les personnes transportées à travers l'assurance automobile.

II.3.2- L'assurance Autoflex, Perte d'Emploi temporaire Non intentionnelle et maladie

C'est un nouveau produit que la GA vient de lancer. Elle offre le maximum de garanties d'assurance automobile et s'adapte parfaitement aux besoins des assurés en plus de l'assurance aux tiers. Autoflex rend plus accessible la garantie tous risques aux véhicules âgés. Elle offre également une flexibilité dans le paiement de la prime. Ce produit intéresse tout propriétaire ou usager de véhicule automoteur à deux ou trois roues.

Elle est le produit d'assurance qui couvre le paiement d'un certain nombre de mensualité de prêts contracté auprès d'une institution financière, suite à la perte d'emploi temporaire et non intentionnelle de l'assuré. Cette assurance est souscrite conjointement avec l'assurance

temporaire décès. Ce produit intéresse les banques, les établissements financiers, et tout organisme de crédit et les employés.

Dénommée "Protection Sociale Groupe" garantit la prise en charge des frais médicaux, pharmaceutiques, d'hospitalisation et d'évacuations sanitaires.

DEUXIEME PARTIE :

ORGANISATION COMPTABLE DE LA

GENERALE DES ASSURANCES.

L'exercice de la fonction comptable a toujours passionné les êtres humains car elle offre l'opportunité de manipuler les écritures et l'argent. Mais au contact des réalités et des responsabilités qu'elle implique très peu de personnes s'aventurent sur cette voie.

De ce fait, la fonction comptable est restée "un sanctuaire d'ORO¹", inaccessible aux non initiés. Elle devient complexe avec le service de l'assurance où il est question de réduire l'incertitude. Ici, le sujet "Organisation comptable des compagnies d'assurances " retrouve toute sa signification et son importance.

Nous pouvons à ce niveau nous interroger sur la manière dont la Générale des Assurances (GA) appréhende cette fonction d'organisation comptable. C'est ce à quoi s'attache cette deuxième partie de notre travail.

C'est pourquoi nous parlerons dans le chapitre I de la notion comptable en assurance notamment les principes généraux et spécifiques ce qui nous permettra d'examiner dans le second chapitre la comptabilisation des opérations avec quelques problèmes et solutions d'approche.

CHAPITRE III : Approche des notions comptables

en assurance

Selon les propos de PARETO rapportés dans "La pauvreté, richesse des peuples " d'Albert TEVOEDJRE " l'importance des faits compte plus que leur nombre ; un seul fait bien observé et bien décrit en vaut un très grand nombre mal observé et mal décrit". Cependant nous ne saurions méconnaître l'utilité des informations chiffrées car le raisonnement n'est finalement scientifique et opérationnellement valable que s'il permet d'aboutir à des propositions générales c'est-à-dire des indicateurs. Pour nous, deux grandes questions nous intéressent et elles incarnent aussi les deux principales divisions de notre travail au niveau de ce chapitre à savoir :

> Quelle compréhension fait-on de la notion comptable en matière d'assurances ?

> Comment sont organisées les opérations comptables dans une compagnie d'assurances ?

Les différents éléments de réponse à ces deux questions fondamentales nous permettront de cerner la plupart des problèmes liés à la comptabilité dans les compagnies d'assurances. Pour ce faire nous serons amenés dans un premier temps à proposer une définition à la comptabilité et en second lieu à procéder aux opérations comptables.

III.1- Essai de définitions : principes généraux et

spécificités

Notre approche de définition se rapproche davantage de la pratique comptable en entreprise. Une définition académique risque de cerner des aspects théoriques et parcellaires. C'est pourquoi nous envisageons le concept dans ses principes généraux et ses particularités.

III.11- Définitions et principes généraux de la comptabilité générale

Il est généralement admis que la comptabilité se définit comme le recensement et la mesure économique de l'activité et du patrimoine d'une entité économique. Celle-ci peut se rapporter à une entreprise, une collectivité, une association, l'Etat ou l'administration publique. Ledit recensement est fait chronologiquement par inscription dans des documents

dits «comptables ». La tenue d'une comptabilité résulte le plus souvent d'obligations juridiques, sociales ou fiscales. En somme, l'opération comptable constitue un outil d'informations financières aussi bien pour l'entité considérée que pour les besoins de l'extérieur.

S'agissant de la Générale des Assurances, le traitement des pièces comptables s'opère par périodes :

> Quotidiennement : l'enregistrement des opérations que réalise l'entreprise se fait dans des comptes dont le support est un document appelé « Journal » ;

> Mensuellement : les différents enregistrements faits dans le journal sont récapitulés dans deux documents : « le grand livre et la balance » ;

> Annuellement : la situation financière de l'entreprise doit être résumée dans les documents de synthèse : le bilan, le compte de résultat, le Compte d'Exploitation Général, le Compte Général des Pertes et Profits et l'état annexé.

Notons que le TAFIRE n'intervient pas dans les entreprises d'assurances, mais seulement dans les entreprises commerciales. Quant à l'élaboration de la comptabilité, elle couvre une période de douze (12) mois. Cette périodicité est appelée « exercice comptable ».

La comptabilité se définit également comme « une technique quantitative de collecte, de traitement et d'interprétation de l'information appliquée aux faits matériels, juridiques et économiques ». En définitive, elle doit être sincère et fiable à travers la tenue des comptes réguliers. Elle doit être aussi la source d'informations véritables à destination des tiers.

Plus simplement on peut dire que la comptabilité apparaît comme un instrument tenu de bonne foi respectant les lois et règlements en vigueur.

Elaborer la comptabilité d'une entreprise, c'est alors réaliser cet outil précieux qui présente des éléments et des traits caractéristiques bien définis. Ces éléments sont les principes comptables édictés par le plan comptable « SYSCOA ». Ils sont au nombre de huit (08), tous mentionnés dans le règlement. Ils répondent aussi aux normes internationalement reconnues.

Quant au neuvième principe, dit de la prééminence de la réalité sur l'apparence, d'essence anglo-saxonne, il ne se situe pas dans cette catégorie. Ses principales applications ont été cependant retenues sous une forme plus simplifiée. En effet, l'application intégrale de ce principe est délicate et peut être source de distorsions d'une entreprise à l'autre.

La prudence s'illustre plus facilement qu'elle ne se définit. Elle a pour but d'éviter de transférer sur des exercices ultérieurs des risques nés dans l'exercice et susceptibles de provoquer des pertes futures. La règle de prudence est destinée à protéger les utilisateurs externes des états financiers et les dirigeants contre les illusions qui pourraient résulter d'une image non prudente ou trop flatteuse de l'entreprise. La règle de prudence crée une dissymétrie entre les probabilités de pertes et celles des gains, car elle conduit à enregistrer systématiquement les premières et à omettre tout aussi systématiquement les secondes : toute perte probable doit entrer dans les charges de l'exercice, alors que les gains ne sont notés en produits que lorsqu'ils sont réalisés;

Les informations financières et comptables présentées par une entreprise deviennent davantage significatives si elles peuvent être comparées d'une part à d'autres entreprises et d'autre part à celles concernant la même entreprise mais obtenues à une autre période. Les comparaisons ne sont fructueuses, que si les deux conditions suivantes sont remplies :

v' les méthodes employées par les différentes entreprises sont similaires ; cette

v' les méthodes employées par une même entreprise sont identiques d'une année à l'autre ; le principe de permanence des méthodes vise à assurer cette identité « dans le temps ».

La mise en oeuvre de ce principe permet à l'entreprise de donner une présentation claire et loyale de l'information. L'application traditionnelle de ce principe est la non compensation entre les créances et les dettes, entre les charges et les produits. Certains appellent ce principe le principe de non compensation.

Plus qu'un principe comptable, il s'agit d'une convention. Il permet d'enregistrer les biens à leur date d'entrée dans le patrimoine à leur cout d'acquisition exprimé en unité monétaire légale du pays. Cependant des dérogations existent et sont prévues par les articles 62 à 65 qui traitent de la réévaluation libre ou légale.

Selon ce principe, le bilan d'ouverture d'un exercice donné doit correspondre au bilan de clôture de l'exercice précédant. Ce principe, classique mais d'application délicate, a pour principale conséquence que l'on ne peut imputer directement sur les capitaux propres (à l'ouverture de l'exercice, donc à la clôture de l'exercice précédent) :

v' ni les produits et les charges relatifs à des exercices précédents qui auraient été omis.

Ces corrections doivent transiter par le compte de résultat du nouvel exercice. L'application de ce principe n'est pas tout à fait homogène au plan international.

Les opérations d'une entreprise se succèdent selon un rythme qui est fonction de la nature de son activité et de son cycle d'exploitation. Pour déterminer l'exactitude du résultat, il faudrait normalement attendre sa liquidation ; à cette date il serait obtenu en faisant la différence entre :

v' d'autre part, le montant total des apports effectués durant la vie de l'entreprise

par son propriétaire ou ses associés, déduction faite des distributions de bénéfices réalisées

Selon ce principe, d'une manière générale, il convint à la clôture des comptes annuels de l'entreprise et lors de la présentation de ses états financiers, de considérer qu'elle continuera à l'avenir à fonctionner dans les conditions existantes à cette date, c'est-à-dire qu'elle n'a ni l'intention, ni l'obligation de se mettre en liquidation ou de réduire sensiblement ses activités.

L'une des principales applications du principe de la continuité de l'exploitation réside dans la définition du plan d'amortissement des immobilisations. Celui-ci doit en effet être bâti, à priori, non en fonction de la durée de vie économique du bien, mais en fonction de sa durée d'utilisation.

Cette dernière peut être notablement inférieure à la durée de vie, ce qui entraîne l'existence d'une valeur résiduelle prévisionnelle. Les amortissements doivent alors couvrir le montant amortissable, c'est-à-dire la différence entre la valeur d'entrée et la valeur résiduelle ;

Sont significatifs tous les éléments susceptibles d'influencer le jugement que les destinataires des états financiers peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l'entreprise. Cette définition de l'importance significative par ses conséquences sur le jugement des utilisateurs montre le caractère relatif du critère (en fonction de la taille de l'entreprise notamment) et la difficulté de son application, puisqu'elle place en responsabilité les comptables, les dirigeants et les auditeurs, qui ont à prendre la décision de retenir ou non l'élément en fonction de son importance significative présumée, donc de son influence sur le jugement porté par telle ou telle catégorie de lecteurs des états financiers annuels. Les conséquences de ce principe sont considérables et vont, dans le cas de l'allégement ou d'un alourdissement de l'information comptable.

Ce principe d'origine anglo-saxonne n'est ni dans la ligne, ni dans la tradition culturelle et juridique des pays de l'UEMOA. Il convient à donner, dans les états financiers, la priorité à la réalité économique sur la forme et l'apparence juridique. Son application conduit, par exemple, à inscrire à l'actif des bilans des utilisateurs la valeur des biens pris en crédit bail comme s'ils en étaient des propriétaires, en dépit de l'apparence juridique. L'utilisation de ce principe est logique et intéressante au plan économiques et financier, surtout si on la combine avec celle du principe d'importance significative (la prééminence ne « valant la peine » d'être mise en oeuvre que si l'élément présente une importance significative...). Son application est cependant difficile et ne se prête guère à une normalisation comptable générale, notamment parce qu'il contraint les responsables des comptes à une analyse et à une interprétation des contrats de location et de leurs conséquences. En conséquence il n'a pas été retenu en tant que tel dans le SYSCOA ; toutefois cinq de ces applications l'ont été, qui couvrent en fait la majorité des cas observés.

III.1.2- Particularités du plan comptable et des états financiers

Quant aux traits caractéristiques de la comptabilité des entreprises d'assurances, nous retenons les points ci-après :

> Le plan comptable des entreprises d'assurances est régi par le code CIMA contrairement aux entreprises commerciales régies par l'OHADA ;

> Le code CIMA prévoit la classe zéro(0) qui regroupe tous les engagements (comptes spéciaux) jouant en quelque sorte le même rôle que la classe neuf(09) utilisée en comptabilité analytique de gestion conformément au plan OHADA ;

> La loi fait obligation à toute compagnie d'assurance de tenir des comptes de provisions techniques. Ces dernières constituent l'un des aspects le plus spécifique et le plus délicat de la comptabilité des entreprises d'assurance. Dans le plan comptable des entreprises d'assurances, la classe trois (3) est prévue pour le traitement comptable des prévisions techniques c'est-à-dire les prévisions destinées aux règlements intégraux des engagements pris envers les assurés et bénéficiaires de contrats d'assurances.

> La tenue des comptes de la classe 0 se fait en partie double comme ceux de la comptabilité générale. C'est pourquoi il a été jugé utile d'utiliser, à l'intérieur de chaque compte principal le compte divisionnaire dont le numéro se termine par 9 comme contrepartie de tous les autres comptes divisionnaires et sous comptes. Par exemple 009 est la contrepartie des comptes 000 et 001.

> Le code CIMA en son article 430 stipule que : « les classes du cadre comptable sont numérotées de 1 à 8 et O ». Chaque classe comporte des comptes principaux (dont les deuxièmes chiffres sont numérotés de 0 à 9). Ceux-ci sont eux même subdivisés en comptes divisionnaires (3 chiffres) qui à leur tour sont ventilés en sous-comptes (4 chiffres dont le dernier est également numéroté de 0 à 9). Les chiffres qui codifient les comptes se lisent toujours à partir de la gauche.

Les classes du cadre comptable sont aménagées de manière à séparer : v' Les comptes du bilan (classe 1 à 5) ;

Ce plan comptable (plan interne) est imposé à toute entreprise d'assurance selon le code CIMA. Par ailleurs, il ressort de l'ensemble des définitions affichées que la finalité de la comptabilité générale des entreprises concourt à produire:

A une date donnée il retrace l'état du patrimoine de l'entreprise, sa capacité à faire face à ses engagements et le résultat de l'exercice ;

Il est le résumé de l'activité de l'entreprise pendant douze (12) mois, permettant d'expliquer la formation du résultat de l'exercice en récapitulant les revenus (produits), source d'enrichissement et les coûts (charges), source d'appauvrissement et donnant également la possibilité aux tiers d'apprécier la rentabilité de l'entreprise ;

Il est composé d'une suite de tableaux, dont l'objectif est d'expliquer le contenu du bilan et du compte de résultat. Par contre, les états financiers produits par les compagnies d'assurances sont différents. On parle plutôt du :

Il présente une image fidèle de l'entreprise à une date précise. Il représente la situation patrimoniale à une date donnée ou encore, l'origine des moyens de financement de l'entreprise (passif) et leur utilisation (actif) ; il se présente de la même façon que celui des

entreprises commerciales c'est-à-dire sous la forme d'un tableau divisé en deux parties (actifs /passifs) subdivisées en rubriques. (cf. présentation du bilan en annexes) ;

Le CGE décrit pour une période donnée (exercice) l'exploitation de l'entreprise. Il indique d'une part les ressources produites ou les revenus dégagés par l'exploitation de l'entreprise et d'autre part les charges occasionnées par cette exploitation. Enfin, il dégage le résultat d'exploitation (débiteur ou créditeur) pour comparaison entre deux éléments. (cf présentation du CGE en annexes) ;

Le CGPP est une suite logique du CGE. En effet, le CGPP vient en complément au CGE pour donner le compte de résultat c'est-à-dire la détermination du résultat de l'activité de l'entreprise. Il se présente également en deux (02) parties (débit et crédit) divisées en trois colonnes de part et d'autre, une colonne réservée aux libellés et les deux autres aux montants. Il prend en compte les pertes et les profits rattachés à l'exercice mais aussi aux exercices antérieurs. (cf. Présentation du CGPP en annexe)

Conformément aux prescriptions du code CIMA (article 422), le compte de résultat en instance d'affectation est un tableau qui explique en fait la répartition du résultat dégagé dans les deux comptes précédents. Il est beaucoup plus simplifié que ces derniers. Il se présente aussi en deux parties de deux colonnes chacune (libellés, montants) avec à l'intérieur la destination de la répartition du résultat dégagé de l'exercice. (cf. annexe).

Tout en gardant le même fond comptable et en respectant les principes comptables, les états financiers des entreprises d'assurances sont différents de ceux des entreprises commerciales tant au niveau de la présentation des tableaux qu'au niveau des postes.

III.2- Opérations comptables

coordination. En matière de travaux comptables ce principe trouve toute sa signification. Cela entraine à examiner séparément les opérations comptables des agences de la Générale des Assurances et du siège. Mais nous ne le ferons pas sans savoir l'aperçu comptable d'une agence.

III.2.1- Aperçu comptable et principes de gestion de comptes des agences de la GA

La dynamique de couverture du territoire national et de conquête d'une importante part du marché national, conduit la Générale des Assurances à traiter avec des partenaires nationaux dont les agences.

Une agence d'assurance est un établissement indépendant de l'administration de l'agent général qui s'engage à mettre son activité pour le compte du siège social. Elle sert aussi d'intermédiaire entre le siège et la clientèle. L'agence est tenue de rendre compte au siège jusqu'à la limite fixée par le mandat. Néanmoins, la loi lui fait obligation de tenir des documents comptables dans les normes fixées par le code CIMA.

En effet, selon les articles 501, 506, 508, 514 de ce code, l'agent général d'une société d'assurance est une personne physique exerçant une profession libérale justifiant des connaissances professionnelles suffisantes. Ce dernier n'est pas salarié de la société. Il est rémunéré sur la base des commissions sur affaires contractées avec les assurés ou sur créances recouvrées.

Le contrat qui lie ce mandataire à la société est dénommé « traité de nomination ». S'agissant de la Générale des Assurances, l'organisation des travaux comptables se situe au niveau de la répartition des tâches au sein du service de la comptabilité et non au niveau des collaborateurs de l'agent général car toute la comptabilité est tenue au siège et non dans les agences.

Le traitement des opérations comptables des agences de la Générale des Assurances est manuel. Cette procédure de traitement manuel rend difficile la tâche des agences. Elles sont obligées de faire parvenir hebdomadairement leurs pièces comptables au siège en vue de leur traitement informatique.

Au siège, le chef comptable procède à la vérification des pièces comptables provenant des agences par pointage afin de s'assurer de la régularité des opérations effectuées. Le comptable photocopie les originaux et les classe dans un classeur selon l'ordre chronologique et par agence. Après ce préliminaire, il impute et numérote ces pièces puis il

les saisit dans les opérations diverses. En dernière position il les classe par nature et par agence dans des bacs à archives à conserver pour d'éventuels contrôles pendant dix (10) ans selon les prescriptions du SYSCOA.

La rentabilité d'une société d'assurances dépend également de la politique de gestion qui y est développée. Dans cette optique, une politique axée sur une gestion saine implique un certain nombre de principes dont il convient de rappeler quelques-uns :

C'est le point de départ de la comptabilité de l'agent car à partir de ce moment, il devient propriétaire vis-à-vis des primes qui lui sont débitées et inversement des commissions qui lui sont créditées. Les quittances informent sur la nature et les termes du contrat d'assurance. Elles ne certifient pas le paiement effectif mais plutôt l'émission. Les paiements sont certifiés par des reçus de caisse. Il existe plusieurs types de quittance en fonction des opérations comptables. Ce sont :

1' la quittance pour avenant de résiliation ou de modification qui vient en annulation ou en remplacement des contrats existants en portefeuille.

Tous les contrats d'assurances sont soumis à une taxe d'assurances dont le taux varie en fonction de la catégorie ou du risque assuré. Cette taxe réservée à l'Etat est perçue en même temps que la prime. La TVA n'est pas déductible aux entreprises d'assurance. Quant aux frais accessoires ils sont perçus pour tous les contrats IARD (sauf exonération). Ils représentent les frais de constitution des dossiers. Ils sont applicables sur la prime nette et en cas de fractionnement sur les primes nettes mensuelles ou semestrielles.

Lorsque le client se présente à la suite de la lettre d'avis d'échéance, le producteur sort le dossier et remet la quittance à la caissière. Il demande au client d'aller payer. La caissière encaisse la prime, délivre un reçu de paiement et acquitte la quittance.

Dans le cas d'un renouvellement de l'assurance automobile, le producteur établit l'attestation d'assurance. Dans le cas contraire, le producteur soumet l'avenant au chef de service pour contrôle, vérification et signature. Le producteur remplit la fiche journalière de production notamment dans sa rubrique concernant le renouvellement. Il fait signer l'avenant par le client et lui remet un exemplaire.

Lorsque le client est une personne morale, au terme de la procédure de renouvellement, le producteur lui envoie l'avenant signé en lui demandant la copie « compagnie » dûment signée. En ce qui concerne le Directeur Technique, il effectue le renouvellement des impayés en appliquant les procédures de recouvrement conformément au code CIMA.

Il permet de porter à la connaissance de l'agent les écritures qui modifient le solde tant au débit qu'au crédit. Ce document est essentiellement comptable ; il doit être enregistré dans la comptabilité de l'agent (livre de caisse ou journal grand livre).

C'est un document édité à la fin de chaque trimestre par la société et dans lequel figurent les primes émises et comptabilisées qui n'ont pas encore fait l'objet d'un encaissement connu par la société. L'ensemble des arriérés comprend deux parties :

v' l'arriéré de production au titre du dernier mois (dont l'émission de la prime accuse un retard).

Le logiciel " LOGISIM " utilisé par la Générale des Assurances permet de consulter les arriérés en comptabilité c'est-à-dire de savoir le solde du client et sa dette.

Nous pouvons maintenant nous interroger sur le traitement des opérations comptables au siège de la générale des Assurances (GA).

III.2.2- Système comptable à la Générale des Assurances

Le choix et le mouvement des comptes selon le principe de la partie double constituent la technique de l'imputation. Sa mise en oeuvre matérielle relève de la technique de l'enregistrement comptable. Cette technique évolutive recouvre deux (02) notions distinctes étroitement liées : notion de système comptable et notion de procédé comptable. La Générale des Assurance a mis en place un système comptable caractérisé par les livres et les documents utilisés, l'ordre de succession des différentes tâches et la façon d'obtention des synthèses. Ce système consiste en un traitement des opérations comptables suivi de l'imputation.

Le traitement des opérations comptables regroupe la tenue des journaux, de la gestion de la trésorerie caisse, de la transmission des documents de caisse et des versements d'espèces en banque d'une part et la tenue informatique d'autre part.

Il est fondamental car toutes les opérations concernant la société doivent y être enregistrées. A chaque débit d'un compte doit correspondre un crédit. Il permet de déterminer rapidement les soldes disponibles par la société et ses agences. Il permet ainsi de connaitre la situation financière et comptable tels que le montant des primes encaissées, les sinistres payés, les envois de fonds (reversement de primes), les frais généraux et les commissions acquises. Sa présentation générale figure dans le tableau ci-dessous:

Date

N° PC

Libellés

Journal

Caisse

Banque

Production

Opérations diverses

N° de

compte

Le système de traitement de la caisse de la Générale des Assurances est manuel. L'enregistrement des caisses menues dépenses et caisses recettes est fait à la main. Ce procédé manuel rend difficile la tâche à la caissière. Cependant toutes les dépenses internes ou externes et les recettes sont mentionnées à partir du brouillard séparément ; les opérations sont portées quotidiennement au journal (ou livre journal). Elle enregistre les informations comptables dans le respect des formes prescrites par la loi :

- Le livre journal est tenu dans l'ordre chronologique, sans blanc, ni altération (surcharges) : il ne peut être complété ou modifié postérieurement à la date de l'opération ;

- Ses pages sont cotées, datées et paraphées, ce qui empêche de les faire disparaître.

Au terme de ce travail, les documents sont transmis à la comptabilité pour traitement. Ces documents transmis en fin de journée par la caissière au chef comptable comprennent :

- le volet détachable des brouillards de caisse « dépenses » et « recettes »; - les justificatifs de la recette et dépenses ;

- le volet détachable du brouillard des chèques (demande de fonds) ; - les chèques reçus au niveau de la caisse.

Le Directeur Administratif Financier procède aux contrôles d'usage et vise les volets détachables des brouillards de caisse et de chèque ; des photocopies des brouillards de caisse comportant des différences de caisse et les reçus de versement d'espèces en banque sont faites afin de permettre l'imputation comptable de chaque donnée indiquée en clair. La comptabilité classe les brouillards de caisse et les brouillards de chèque; elle conserve également une photocopie du brouillard journalier de caisse pour d'éventuels contrôles. Elle procède à la remise et à l'encaissement des chèques transmis par la caissière après endossement de ceux-ci ainsi que l'ensemble des pièces justificatives pour enregistrement.

Chaque matin le chef comptable arrête en commun accord avec le CDFC, le montant des espèces à verser en banque et le choix du compte à alimenter. Il établit un ordre de dépense qu'il soumet à la signature du DAF. La caissière établit le bordereau de versement d'espèce sur la base de l'ordre de dépense et le soumet au CDFC pour signature. La caissière effectue le versement des espèces contre délivrance d'un reçu de versement établi et signé par la banque. La caissière enregistre le versement dans le brouillard de la caisse sur la base du reçu de banque. A la réception d'un reçu de versement, le CDFC établit un avis de recette banque qu'il vise et transmet à la comptabilité en même temps que la photocopie du reçu de versement d'espèces délivré par la banque pour saisie dans le compte banque concerné.

Pour accroître sa capacité de traitement comptable, La Générale des Assurances utilise d'autres méthodes. Au nombre de ces méthodes figure le traitement automatique. Mais avant de parler de ce mode de traitement, il importe de faire observer deux préalables. Le système comptable de la Générale des Assurances fait appel à l'information. A ce titre il doit respecter deux règles fondamentales :

- l'organisation du système de traitement doit garantir toutes les possibilités d'un contrôle éventuel ;

- les procédures de traitement autorisées de comptabilité doivent être organisées de manière à s'assurer du respect des exigences de sécurité et de fiabilité requises en la matière.

La caractéristique fondamentale du traitement automatique des opérations comptables est la saisie qui est la seule première opération d'enregistrement. A ce niveau, la création des différents journaux s'opère. En ce qui concerne la Générale des Assurances, trois types de journaux ont été crées au regard de l'importance de son portefeuille. Il s'agit du :

+ Journal des achats pour l'enregistrement des opérations d'achats pour le compte de la GA. Dans ce journal sont enregistrées toutes les opérations d'achat concernant les fournitures de bureau, matériels de bureau... ;

+ Journal des opérations diverses (100) : Ces opérations ne sont pas liées à la trésorerie et sont reparties selon leur nature dans les journaux ci-dessous :

- Journal de production pour l'enregistrement des primes toutes taxes comprises (TTC) et des commissions à recevoir par l'agence (comptes principaux 412, 411, 701, et 401) ;

- Journal des opérations diverses pour l'enregistrement des opérations qui n'ont pas leur place dans les autres journaux ;

- Journal des avenants nouveaux pour l'enregistrement des opérations qui viennent en modification ou en annulation de contrats préenregistrés ;

v' journal de banque pour l'enregistrement des opérations avec la banque Cependant, il établit un journal à part en fonction de la banque en relation avec la GA ;

v' journal de caisse principale pour l'enregistrement des recettes ; v' journal de caisse menue dépenses pour les dépenses.

L'imputation d'un compte consiste à inscrire une somme à son débit ou à son crédit. Les pièces de la GA sont donc imputées dans des comptes codifiés selon ses activités (encaissement primes, règlement sinistres, achat de fourniture de bureau, matériels de bureau...)

L'imputation comptable se fait au niveau de la GA d'abord manuellement et ensuite sur le logiciel

- Manuellement, plusieurs éléments sont pris en compte pour l'établissement du plan comptable à partir des comptes de la classe 1 à la classe 8. (cf. plan comptable de la GA en annexe). Parmi ces éléments on peut citer :

- Le recensement de tous les clients de l'agence en leur attribuant des numéros de compte Client composé de sept chiffres.

Les immobilisations ont aussi des comptes de sept chiffres. Exemple du compte matériel de transport : 215 0000

Le même principe est appliqué aux classes 5 ; 6 ; 7 ; 8. C'est en tenant compte de tous ces paramètres que se déroule le pointage des pièces comptables de même que leur imputation.

- L'imputation sur le logiciel est considérée comme étant la dernière phase car il s'agit

de reporter sur l'ordinateur l'opération déjà faite sur les pièces comptables ; autrement dit, c'est la saisie sur le logiciel.

Alors le logiciel génère automatiquement les différentes écritures dans le brouillard et le numéro du mouvement qui doit être reporté sur la pièce s'affiche. Le brouillard permet de corriger les erreurs éventuelles survenues lors de la saisie.

Dans le même temps, la machine réalise automatiquement les autres travaux comptables à savoir la ventilation des comptes dans les autres états financiers. Après toutes les saisies du mois, on procède à la clôture mensuelle. Mais s'il arrivait que le comptable détecte une écriture erronée au cours du mois, l'annulation est possible. La correction se fait directement sur le logiciel par les informaticiens à base d'une photocopie de la pièce mal saisie que le comptable conserve comme preuve. Au de la de la clôture, l'annulation est faite par la contre passation.

A la lumière de toute cette connaissance de la notion comptable en matière d'assurances, l'on est logiquement en droit de demander comment s'opère concrètement la comptabilisation des opérations à la Générale des Assurances. C'est ce à quoi nous consacrons cette rubrique.

CHAPITRE IV : Comptabilisation des opérations de la

Générale des Assurances

La Générale des Assurances conduit plusieurs activités de nature différente. Pour mieux cerner l'utilisation de la méthode de comptabilisation, nous présentons la situation en deux catégories pour une meilleure compréhension desdites opérations.

IV.1- Opérations comptables exécutées

La comptabilisation s'intéressera à ce niveau aux émissions directes et prestations payées sans oublier les cas des recours au profit de la société ou pour compte des assurés ^ainsique les opérations des agences

IV.1.1- Cas des émissions directes et prestations payées

Avant la comptabilisation des émissions directes, le Chef Département Financier et Comptable reçoit les différents documents suivants:

> les états récapitulatifs mensuels des émissions et annulations visés par les directeurs concernés.

La comptabilité procède aux vérifications et aux rapprochements nécessaires et impute les écritures puis le fait approuver par le chef comptable avant de commencer la saisie des écritures dans le journal des opérations techniques.

Pour les prestations payées, la section comptabilité reçoit du Chef Département Financier et Comptable les pièces ci-après sur établissement des demandes de fonds des services concernés :

412 650		Assurés Charges de commission	X E
702	Primes émises (par catégorie)		Y
702.	Accessoires		Z
435	Taxes émises		T
409	Commission d'apérition		E
	(Emissions de primes)


	Primes émises (par catégorie)	Y		702.
	Accessoires	Z		435
	Taxes émises	T		409
	Commission d'apérition	E
412	Assurés		X
650	Charges de commission		E
	(Annulation de primes)
	Date
	Date
	Assuré co-assureur (par co-assureur)	X		650
	Charges de commission	E
702	Primes émises (par catégorie)		Y
408	Assuré co-assureur (par co-assureur)		X
435	Taxe émise		Z
409	Commission d'apérition		E
	(Coassurance acceptée)
	Date			602
	Compte de prestation payée	X
491	Compte de prestation et frais payés		X
	(Constatation du sinistre)


	Sinistre régler à payer	X
560/570	Compte caisse ou banque		X
	(Sinistres payés sans co-assurance)
	Date			602
	Prestations payés (par catégorie)	X
560/570	Compte caisse ou banque		X

IV.1.2- Cas des recours au profit de la société et pour compte des assurés

En ce qui concerne les recours pour le compte des assurés, à l'encaissement du chèque libellé au nom de la société, le service comptabilité passe l'écriture sur la base de :

> l'avis de recette banque établi par le Directeur Administratif et Financier approuvé par le chef de service de la comptabilité.

Les écritures à saisir par la comptabilité après approbation du chef de service comptabilité sont les suivants :

491		Compte de prestation et frais payés	X
	602	Recours encaissés		X
		(Constatation du recours)
		Date
		Banque
560		Banque
	491	Compte de prestation et frais payés	X	X
		(Recours au profit de la société)
560
560		Banque Date
	46.	Assurés (dettes envers les assurés)		X
		(Recours pour le compte des assurés)

IV.2- Comptabilisations des opérations d'agence et

Courtage

Le directeur Technique centralise chaque fin du mois l'ensemble de la production mensuelle et le transmet au plus tard le 15 du mois suivant au service de la comptabilité. Ce dernier procède aux dépouillements et vérifications, centralise les opérations sur la fiche d'imputation puis la saisie des écritures après approbation par le chef comptable.

A la fin, la comptabilité établit le compte de l'agent général et tire le solde exigible puis envoie :

Malgré l'importance des opérations comptables traitées ci-dessus, d'autres situations du portefeuille de la Générale des Assurances demandent aussi de passer des écritures. Quelles sont alors ces autres formes d'opérations à effectuer ?

IV.3- Autres opérations comptables effectuées

En abordant les aspects liés à ces autres formes d'opérations, nous sommes amenés à étudier les cas de la coassurance cession et de réassurance. Notre réflexion sera aussi axée dans cette section sur les questions de rapprochement des comptes et des procédures de codification des immobilisations.

IV.3.1- Cas de la coassurance cession et de la

réassurance

Lorsque la société est apéritrice, les primes ne sont prises en compte dans les comptes de gestion qu'à concurrence de la quote-part de la société. La production émet la totalité de la prime et indique sur la quittance et le bordereau de production la quote-part de chaque coassureur ainsi que la commission d'apérition émise. A la réception du bordereau mensuel de production transmis par le Directeur Technique, la comptabilité après les vérifications d'usage, procède à la centralisation des émissions et annulations sur la fiche d'imputation qu'elle soumet au chef de la section comptabilité pour approbation. Les écritures passées dans le journal techniques sont :

- la fiche technique qui indique la répartition du sinistre entre les co- assureurs participants ;

Dans le cas de la réassurance, à la fin de chaque trimestre ou de chaque semestre (selon la périodicité prévue par le traité et dans un délai maximum de trente (30) jours) la section Production et Réassurance établit les comptes courants trimestriels (semestriels) et les transmet au Directeur Technique. Après contrôle, il transmet les comptes au Chef Département Financier et Comptable qui instruit la section comptabilité à procéder aux opérations suivantes :

~ vérification des règlements par rapprochement des comptes avec les pièces de banque et le journal de banque ;

v' vérification et approbation des écritures par le chef de la section comptabilité

v' rapprochement à la fin de chaque exercice entre la balance de vérification établie par la section sinistre et réassurance et les comptes de réassurance du grand livre.

		Date Primes cédées/traités	X
	403	Réassureurs		X
		(Primes cédées/traités)

		Date
709		Primes cédées/traités	X
	403	Réassureurs		Y
	750	Missions reçues		Z
		(Primes cédées/fac)

IV.3.2- Etat de rapprochement

Périodiquement, il faut comparer les comptes banques (561, 565) extraits du grand livre général tenu par la Générale des Assurances et celle tenue par la banque qui est matérialisée par le relevé bancaire.

Par parallélisme, leurs soldes doivent être opposés mais égaux. Il arrive souvent que le compte banque tenu par la Générale des Assurances ne présente pas le même solde à la même date que le compte de la Générale des Assurances tenu par la banque en raison du décalage de l'enregistrement des opérations et des erreurs éventuelles commises.

L'état de rapprochement permet de vérifier la concordance de ces deux comptes et en dégager les différences. Avant de retracer l'état de rapprochement, il faut présenter l'état de rapprochement du mois antérieur et deux comptes en « T » côte à côte avec leurs soldes à la date considérée. On a alors les schémas suivants

Il reste alors à enregistrer dans la comptabilité de la Générale des Assurances les écritures correspondantes aux inscriptions nouvelles du compte banque. Il s'agit généralement des : frais bancaires, agios, frais de tenue de compte, des règlements des effets domiciliés, des virements en faveur de la Générale des Assurances. Le principe d'un état de rapprochement retient que le relevé bancaire est toujours sincère.

IV.3.3- Procédures de codification des immobilisations

Cette procédure a pour objectif de définir l'ensemble des opérations diverses à mettre en oeuvre dans le cadre de la prise en charge d'inventaire des immobilisations de la Générale des Assurances.

La codification permet une localisation et une identification rapide des immobilisations et facilite les prises d'inventaire physique. Elle consiste à affecter un numéro matricule à chaque immobilisation identifiable.

La prise en compte des codes dans la codification des immobilisations permet de connaître leurs agences de destination :

Ce sont des codes par lesquels les immobilisations pouvant être regroupées par nature. On peut citer entre autre :

Il y a lieu de retenir que les deux derniers chiffres de la codification représentent le numéro d'ordre de l'immobilisation à son emplacement.

IV.4- Critiques et Suggestions

IV.4.1Critiques

Tout au long de notre stage nous avons remarqué de manière générale que le personnel était en nombre insuffisant face au nombreux défis à relever ; au niveau de la comptabilité par exemple, il n'y a qu'un seul agent comptable avec le chef de département financier et comptable pour gérer tous les dossier du service.

A cela s'ajoute la lenteur de transmission des pièces des agences ainsi que le retrait des chèques des clients de la Générale des Assurances ; ce qui entraine un ralentissement du travail au niveau de la comptabilité.

Egalement, nous avons constaté qu'il n'existe qu'une seule caissière pour satisfaire toute la clientèle de la GA. Ce qui fait que certains clients se plaignent pour raison de non satisfaction.

En effet, la GA est une société qui a su s'imposer sur le marché BURKINABE car elle occupe le troisième rang en terme de chiffres d'affaires pour ce qu'est de l'ensemble des sociétés d'assurances.

IV.4.2- Suggestions

Pour le bon fonctionnement de la Générale des Assurances, nous ne manquerons pas d'apporter notre contribution à travers quelques suggestions par rapport aux remarques faites plus haut.

D'abord nous suggérons que la GA. recrute plus d'agents au niveau de tous les services afin d'offrir à ses clients des prestations plus rapides et plus fiables. Ce qui contribuerait à améliorer d'avantage sa crédibilité auprès de la clientèle et assurerait du coup la fidélisation de cette dernière.

Ensuite nous proposons des heures d'ouverture plus larges en ce qui concerne la caisse. Par exemple de 15H00 à 17H 30

Enfin nous suggérons la mise à jour du site de la Générale des Assurances ainsi qu'une révision ou un renouvellement du matériel informatique.

CONCLUSION GENERALE

Au terme de ce bref séjour de stage au sein de la Générale des Assurances, l'occasion nous a été donnée de confronter nos connaissances théoriques ou livresques acquises à l'école à la pratique. Les travaux auxquels nous avons participé et notre soif de savoir nous ont permis de vite intégrer le milieu et de devenir actif dans le traitement des opérations comptables. Cette pratique nous a permis aussi de nous familiariser avec la vie professionnelle et de mener à terme notre recherche au sein de l'entreprise d'assurances

Il importe également de dire que le thème de notre investigation a fait le constat de la particularité de la comptabilité des entreprises d'assurances ainsi que la différence entre celles-ci et les entreprises commerciales sur le plan comptable. La comptabilité des sociétés d'assurances obéit ainsi à des lois et règles édictées par la Conférence Interafricaine des Marchés d'Assurance (CIMA). A ce titre il nous semble nécessaire d'améliorer la comptabilité tenue manuellement dans les agences en procédant à leur informatisation et leur connexion progressive au réseau local du siège dans les meilleurs délais.

Par ailleurs il est à noter que le traitement des opérations comptables dans une société d'assurances apparaît très délicat et demande aussi bien attention et transparence que la rigueur dans la tenue et la confection des divers documents comptables. La situation financière de l'entreprise en dépend pour offrir la sécurité aux personnes et aux biens en tant qu'instrument de développement socioéconomique

Enfin nous sommes conscients que toute oeuvre humaine demeure imparfaite. C'est pourquoi nous sollicitons déjà l'indulgence des uns et des autres pour ces lacunes et les prions de nous apporter leurs contributions en vue de parfaire le document.

BIBLIOGRAPHIE

v' Rapport de stage <<TRAITEMENT DES OPERATIONS COMPTABLES : CAS DELA GA>> présenté et soutenu par M. BOUDA Wendpanga Boris

ANNEXES

ANNEXE 1: Organigramme de la GA-IARDT

ANNEXE 5: Bilan

TABLES DES MATIERES

INTRODUCTION GENERALE 1
PREMIERE PARTIE : Présentation de la Générale des assurances (GA-

III.1.1- Définitions et principes généraux de la comptabilité générale 14

CHAPITRE IV : Comptabilisation des opérations de la Générale des Assurances 26

Rapport de stage sur le thème: organisation comptable des compagnies d'assurance: cas de la Générale des Assurances(GA)

SOMMAIRE

CHAPITRE II : Présentation des différents produits de la

DEDICACE

REMERCIEMENTS

SIGLES ET ABREVIATIONS

AVANT PROPOS

INTRODUCTION GENERALE

PREMIERE PARTIE : Présentation de la Générale des assurances (GA-IARD).

CHAPITRE I : Généralités sur la Générale des Assurances

I.1- Définition d'une compagnie d'assurances

I.1.1- Historique

I.1.2- DESCRIPTION DES DIFFERENTES COMPOSANTES

I.1.3- Description de la Générale des Assurances

I.2- Composition des organes

I.2.1- Organes d'orientation

I.2.2- Organes administratifs

I.3- Fonctionnement de la Générale des Assurances

I.3.1- Conseil d'Administration et Assemblée Générale

I.3.2- Les organes de direction

CHAPITRE II : Présentation des différents produits de la

GA-IARD.

II.1- Les assurances Construction, Multirisque et

Incendie

II.1.1- Assurances Construction et multirisque

II.1.2-Assurance Incendie

II.2- Les assurances transport et tous risques

informatiques

II.2.1- Assurances transport

II.2.2- Assurance tous risques informatiques

II.3- L'assurance responsabilité civile et automobile, Autoflex, Perte d'Emploi temporaire non intentionnelle et maladie

II.3.1- Assurances responsabilité civile et automobile

II.3.2- L'assurance Autoflex, Perte d'Emploi temporaire Non intentionnelle et maladie

DEUXIEME PARTIE :

ORGANISATION COMPTABLE DE LA

GENERALE DES ASSURANCES.

CHAPITRE III : Approche des notions comptables

en assurance

III.1- Essai de définitions : principes généraux et

spécificités

III.11- Définitions et principes généraux de la comptabilité générale

III.1.2- Particularités du plan comptable et des états financiers

III.2- Opérations comptables

III.2.1- Aperçu comptable et principes de gestion de comptes des agences de la GA

III.2.2- Système comptable à la Générale des Assurances

CHAPITRE IV : Comptabilisation des opérations de la

Générale des Assurances

IV.1- Opérations comptables exécutées

IV.1.1- Cas des émissions directes et prestations payées

IV.1.2- Cas des recours au profit de la société et pour compte des assurés

IV.2- Comptabilisations des opérations d'agence et

Courtage

IV.3- Autres opérations comptables effectuées

IV.3.1- Cas de la coassurance cession et de la

réassurance

IV.3.2- Etat de rapprochement

IV.3.3- Procédures de codification des immobilisations

IV.4- Critiques et Suggestions

IV.4.1Critiques

IV.4.2- Suggestions

CONCLUSION GENERALE

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES

ANNEXE 1: Organigramme de la GA-IARDT

ANNEXE 5: Bilan

TABLES DES MATIERES

PREMIERE PARTIE :
Présentation de la Générale des assurances
(GA-IARD).