Annexes
ANNEXE N°1 : ORGANIGRAMME
DE L'HOPITAL DE ZONE DE POBE
Maternité
Direction
Médecin
Chef
SAAE
Secrétariat
Particulier
Médecine -
Pédiatrie
Comptabilité
et Finance
Bloc
Opératoire
Laboratoire
Chirurgie -
Hospitalisation
Autres services
Hygiène et
Assainissement
Ophtalmologie
Caisse-
Pharmacie
Magasin
Source : Document service administratif
ANNEXE N°2
Chefs services
- Directeur HZ
- Chefs services
- Personnel
C/SAF
D/HZ
COGES/CA
- D/HZ
-C/SAF
-C/SAAE
-Chefs services
- Fixer les objectifs à atteindre et les axes
prioritaires pour l'année à venir
- Faire le point des réalisations du budget en cours
pour décider des mesures correctrices à prendre pour l'exercice
à venir
- Adopter le canevas pour la préparation du budget
- Fixer le calendrier de la préparation
Elaboration des programmes d'activités et des budgets
associés et transmission au C/SAF.
- Réunion du COGESG/CA sur convocation de son
président
- Examen et adoption du budget
Envoie du budget à l'autorité de tutelle pour
approbation
- Consolidation des programmes d'activités et des
budgets
- Discussions avec les chefs services
- Ajustement pour équilibrer le budget
- Finalisation du budget par intégrations des
amendements faits au cours de l'examen et de l'adoption du projet de budget
- Mise à disposition de tous les chefs service du
budget
Schéma n°1 :
Procédures d'élaboration du budget
Source : Réalisé par l'auteur à
partir du manuel de procédures des Hôpitaux de Zone
ANNEXE N°3
Schéma n°2 :
Procédures de gestion des recettes : Tickets valeurs des
crédits délégués
D/HZ
C/SAAE
Chargé des stocks
Bénéficiaire
Chargé de stock
C/SAAE
D/HZ
- Réception des TV en provenance du bureau de zone
- Remise des TV au C/SAAE pour enregistrement
- Réception des TV
- Transmission les TV au chargé des stocks
- Réception des TV
- Transmet le BE au C/SAF pour comptabilisation
Remise des TV au bénéficiaire
Visa du bon de sortie pour la reconnaissance de
l'entrée en possession des TV
- Visa du bon de sortie
- Autorisation au C/SAAE pour la sortir des TV
Etablissement d'un bon de sortie des TV en cas de besoin
Source : Réalisé par l'auteur à
partir du manuel de procédures des Hôpitaux de Zone
ANNEXE N°4
Schéma n°3 :
Procédures d'exécution des dépenses supérieures
à 25.000Fcfa
Chef service demandeur
- Expression du besoin sur la demande d'achat
- Transmission du besoin au C/SAAE pour visa
C/SAAE
C/SAAE
D/HZ
C/SAF
D/HZ
C/SAAE
D/ HZ
- Vérification la budgétisation de la
dépense
- Apposition du visa et transmission de la demande au
Directeur
Vérification
- De la facture destinée à l'HZ
- De la correspondance de la facture à une fourniture
ou à une prestation de service sollicitée par l'HZ
- De l'apposition du cachet « bon à
payer » et visa de la facture.
- Transmission des factures ainsi certifiées et
liquidées au comptable pour paiement.
Approbation de la demande par la signature
Préparation du bon de commande et transmission pour la
signature au D/HZ pour engagement de la dépense
Affectation de la facture et des pièces jointes au
C/SAF
A la livraison,
- Réception
- Certification du service fait ou livraison faite
- Transmission de la facture et des pièces jointes au
D/HZ
- Approbation de la commande
- Vérification de la signature du C/SAAE
- Signature du bon de commande
Comptable
- Payement des fournisseurs contre acquittement des
factures
- Enregistrement les paiements dans le livre de
caisse-dépenses
- Classement les factures acquittées dans le chrono de
dépenses
Source : Réalisé par l'auteur à
partir du manuel de procédures des Hôpitaux de Zone
ANNEXE N°5
Schéma n°4 :
Procédures d'exécution des dépenses inférieures
à 25.000Fcfa
C/SAAE
Régisseur d'avance
Chef service demandeur
Approbation de la demande par la signature
Paiement de la dépense
Expression des besoins et transmission au C/SAAE pour
autorisation d'achat.
Source : Réalisé par l'auteur à
partir du manuel de procédures des Hôpitaux de Zone
ANNEXE N°6
Tableau N°1 : Evolution des
taux d'exécution des investissements, des charges et
ressources de fonctionnement
|
Années
|
2006
|
2007
|
2008
|
2009
|
2010
|
Taux moyen
|
|
Taux d'exécution des investissements
|
0,11%
|
0,04%
|
0,11%
|
0,17%
|
0,29%
|
0,14%
|
|
Taux d'exécution des charges de
fonctionnement
|
69,71%
|
74,11%
|
75%
|
73,43%
|
105,73%
|
79,60%
|
|
Taux d'exécution des ressources de
fonctionnement
|
90,69%
|
89,37%
|
90,12%
|
80%
|
86,15%
|
87,27%
|
Source : Rapports d'activités de l'HZP de
2006 à 2010
ANNEXE N°7
Tableau N°6: Etat des
réalisations des ressources par rapport aux prévisions de
l'hôpital de zone de Pobè
|
Années
Libellés
|
2006
|
2007
|
2008
|
2009
|
2010
|
|
Prévisions
|
Réalisations
|
Prévisions
|
Réalisations
|
Prévisions
|
Réalisations
|
Prévisions
|
Réalisations
|
Prévisions
|
Réalisations
|
|
Vente de produits pharma et vente de carnets
|
30.760.000
|
23.425.340
|
25.219.490
|
27.338.960
|
29.557.000
|
23.183.233
|
24.720.000
|
17.213.008
|
25.740.000
|
16.992.725
|
|
Prestations de service
au comptant
|
46.628.700
|
36.997.740
|
44.822.600
|
35.024.100
|
44.955.000
|
43.439.089
|
46.233.000
|
27.452.840
|
45.510.000
|
44.485.069
|
|
Total Recettes propres
|
77.388.700
|
60.423.080
|
70.042.090
|
62.363.060
|
74.512.000
|
66.622.322
|
70.953.000
|
44.665.848
|
71.250.000
|
61.477.794
|
|
Subventions d'exploit d'Etat
|
105.642.4 96
|
105.577.716
|
111.802.496
|
100.165.106
|
123.106.575
|
111.469.185
|
118.309.429
|
106.672.039
|
118.273.526
|
102.563.526
|
|
TOTAL
|
183.031.196
|
166.000.796
|
181.844.586
|
162.528.166
|
197.618.575
|
178.091.507
|
189.262.429
|
151.337.887
|
189.523.526
|
164.041.320
|
Source : Budgets de l'HZP de 2006 à 2010
ANNEXE N°8
Tableau N° 7: Etat des
exécutions des charges par rapport aux prévisions de
l'hôpital de zone de Pobè
|
Années
Libellés
|
2006
|
2007
|
2008
|
2009
|
2010
|
|
Prévisions
|
Exécutions
|
Prévisions
|
Exécutions
|
Prévisions
|
Exécutions
|
Prévisions
|
Exécutions
|
Prévisions
|
Exécutions
|
|
Achats
|
68.472.915
|
46.935.102
|
74.136.387
|
44.663.054
|
69.769.848
|
44.500.360
|
66.377.848
|
38.726.118
|
66.697.848
|
58.177.509
|
|
Transports
|
462.000
|
64.400
|
516.000
|
188.500
|
612.000
|
205.000
|
708.000
|
153.000
|
708.000
|
323.000
|
|
Services extérieurs A
|
5.027.000
|
1.586.876
|
6.267.056
|
2.119.250
|
6.356.000
|
2.031.100
|
6.176.000
|
1.958.025
|
5.296.000
|
4.000.500
|
|
Services extérieurs B
|
8.841.435
|
3.236.855
|
8.161.187
|
3.665.380
|
11.249.600
|
4.780.610
|
13.881.707
|
6.956.685
|
14.279.600
|
4.662.060
|
|
Impôts et taxes
|
547.872
|
24.800
|
48.000
|
18.700
|
48.000
|
80.300
|
58.000
|
18.800
|
58.000
|
1.200
|
|
Autres charges
|
5.830.000
|
-
|
8.760.000
|
24.000
|
10.840.000
|
-
|
10.840.000
|
50.000
|
10.640.000
|
9.990.000
|
|
Charges de personnel
|
91.586.821
|
76.917.443
|
81.289.918
|
85.467.505
|
95.785.098
|
97.704.250
|
93.872.973
|
96.403.788
|
93.832.679
|
130.117.480
|
|
Frais financiers
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
Dotations aux amortissements
|
3.933.333
|
-
|
4.533.336
|
-
|
4.533.336
|
-
|
4.533.336
|
-
|
4.533.336
|
-
|
|
TOTAL
|
184.701.376
|
128.765.476
|
183.711.884
|
136.146.389
|
199.193.882
|
149.301.620
|
196.447.864
|
144.266.416
|
196.045.463
|
207.271.749
|
Source : Budgets de l'HZP de 2006 à 2010
ANNEXE N°9
Tableau N°8: Evolution des
réalisations des investissements de l'Hôpital de
Zone de
Pobè
|
Eléments
|
2006 (FCFA)
|
2007 (FCFA)
|
2008 (FCFA)
|
2009 (FCFA)
|
2010 (FCFA)
|
|
Prévisions
|
24.119.000
|
34.840.000
|
30.290.000
|
29.090.000
|
33.845.000
|
|
Exécutions
|
2.559.000
|
1.350.000
|
3.200.000
|
4.872.050
|
9.913.900
|
|
Ecarts
|
21.560.000
|
33.490.000
|
27.090.000
|
24.217.950
|
23.931.100
|
|
Taux d'exécution
|
0,11%
|
0,04%
|
0,11%
|
0,17%
|
0,29%
|
Source : Budgets de l'HZP de 2006 à 2010
ANNEXE N°10
Tableau N°9 : Evolution et
comparaison du budget de fonctionnement de l'HZP
|
Années
|
2006
|
2007
|
2008
|
2009
|
2010
|
|
Charges
|
Prévisions
|
184.701.376
|
183.711.884
|
199.193.882
|
196.447.864
|
196.045.463
|
|
Réalisations
|
128.765.476
|
136.146.389
|
149.301.620
|
144.266.416
|
207.271.749
|
|
Ecarts
|
55.935.900
|
47.565.495
|
49.892.262
|
52.181.448
|
-11.226.286
|
|
Taux de réalisation
|
69,71%
|
74,11%
|
75%
|
73,43%
|
105,73%
|
|
Ressources
|
Prévisions
|
183.031.196
|
181.844.586
|
197.618.575
|
189.262.429
|
189.523.526
|
|
Réalisations
|
166.000.796
|
162.528.166
|
178.091.507
|
151.337.887
|
164.041.320
|
|
Ecarts
|
17.030.400
|
19.316.420
|
19.527.068
|
37.924.542
|
25.482.206
|
|
Taux de réalisation
|
90,69%
|
89,37%
|
90,12%
|
80,96%
|
86,55%
|
Source : Budgets de l'HZP de 2006 à 2010
ANNEXE N°11
GUIDE D'ENTRETIEN
Identité du
répondant.......................................................
Service du
répondant........................................................
Bonjour Madame/Monsieur
Dans le cadre d'une étude sur la
gestion budgétaire de l'Hôpital de Zone de Pobè,
nous vous prions de bien vouloir nous aider en nous accordant quelques minutes
de votre précieux temps pour répondre à ces questions.
Recevez nos remerciements
anticipés.
1- Avez-vous un calendrier d'élaboration du budget de
l'Hôpital ?
Oui
Non
2- a) Existe-t- il un manuel de procédure en ce qui
concerne l'organisation budgétaire ?
Oui
Non
b) Si oui, quels problèmes rencontrez-vous
dans son application ?
3- Comment se déroule le débat
budgétaire ?
4- Quelles sont les difficultés rencontrées dans
l'élaboration du budget de votre service ?
5- Comment exécutez-vous le budget ?
6- Comment s'effectue le suivi budgétaire ?
7 -a) Existe-t-il un système de contrôle
budgétaire ?
Oui
Non
b) Si oui, comment se fait ce contrôle ?
c) Est-il efficace à votre avis ?
Oui
Non
8- Quels sont les outils de gestion mis en place dans le
cadre de la gestion budgétaire de l'hôpital ?
9- Comment pensez-vous qu'on pouvait améliorer le
processus d'organisation budgétaire de l'hôpital ?
10- Le personnel est-il à la hauteur des tâches
de service ?
11- Que recommandez-vous pour rendre plus efficace la gestion
du budget de l'hôpital ?
12- Autres (observations ou recommandations)
| 
