Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des activités administratives: cas de la Direction Générale de l'Eau

REPUBLIQUE DU BENIN

MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

UNIVERSITE D'ABOMEY-CALAVI

ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION ET DE
MAGISTRATURE

MEMOIRE DE FIN DE FORMATION AU CYCLE I POUR
L'OBTENTION DU DIPLÔME DE TECHNICIEN SUPERIEUR

OPTION :

SECRÉTARIAT DE DIRECTION

FILIERE :

SECRÉTARIAT DE DIRECTION

ANNEE ACADEMIQUE

2009-2010

THEME

APPROCHES POUR UNE IMPLICATION EFFECTIVE
DES SECRETAIRES DE DIRECTION DANS LA
GESTION DES ACTIVITES ADMINISTRATIVES : CAS
DE LA DIRECTION GENERALE DE L'EAU

Réalisé et soutenu par : Frédéric Komi DADE Sous la direction de :

Tuteur de stage :

M. Primaël Hugues CRECEL

Collaborateur du Chef Service Administration et Ressources Humaines

Directeur de mémoire :

M. Bertrand ADJAHOUINOU Enseignant à l'ENAM

Février 2011

i

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

PRESIDENT :

Nom :

Prénom(s) :

VICE-PRESIDENT :

Nom :

Prénom(s) :

MEMBRE :

Nom :

Prénom(s) :

L'ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION ET DE MAGISTRATURE N'ENTEND DONNER AUCUNE APPROBATION NI IMPROBATION AUX OPINIONS EMISES DANS CE MEMOIRE.

CES OPINIONS DOIVENT ETRE CONSIDEREES

COMME PROPRES A LEUR AUTEUR.

ii

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

iii Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des

activités administratives : cas de la DG-Eau.

iv Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des

activités administratives : cas de la DG-Eau.

Je dédie ce travail à :

? Mon père Hossou DADE, à titre de reconnaissance pour l'amour dont tu as toujours fait preuve envers tes enfants et pour l'éducation remplie des valeurs nobles telles que l'effort, la vérité et le respect.

? Ma grand-mère Todo BAKA pour tes bénédictions et ta volonté de me voir réussir.

? Ma mère Yawa ATCHAVI pour avoir joué ton rôle de femme.

? Mes frères et soeurs notamment ma soeur Christine Gboya DADE pour ton soutien indéfectible et pour l'esprit de fraternité dont tu fais preuve.

v

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

vi Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des

activités administratives : cas de la DG-Eau.

Mes remerciements vont à l'endroit de :

8 Tous les enseignants de l'ENAM pour la qualité de la formation reçue. 8 Monsieur Bertrand ADJAHOUINOU, notre maître de mémoire. Ceci,

non seulement pour avoir accepté malgré ses énormes occupations de

diriger avec attention notre travail mais aussi pour l'esprit d'amour et

d'assistance qu'il n'a cessé de prouver envers moi. Que Dieu le

bénisse.

8 Monsieur Primaël Hugues CRECEL, notre tuteur de stage, pour avoir accepté de suivre ce travail malgré ses nombreuses charges.

8 Monsieur Grégoire S. SEWADE pour l'esprit d'entraide dont il a toujours fait preuve envers moi et pour son sincère attachement. Qu'il trouve en ceci l'expression de ma profonde gratitude.

8 Monsieur Samari BANI, Directeur Général de l'Eau, pour nous avoir accepté dans sa structure.

8 Tout le personnel de la DG-Eau notamment Madame Pauline TAOUEMA Caissière, Monsieur AMOUSSOUVI Vista Secrétaire Administratif, Madame Raymonde AGBEGNINOU Secrétaire au SA, Monsieur Joël TOSSOU Chef Service pour leur collaboration et leur hospitalité.

8 Tous mes amis notamment Harold R. AHOUANSOU, Daniel S. SENOU, Aubin HOUINDO pour leurs conseils.

8 Toute la promotion Secrétariat de Direction 2007-2010 pour l'amour et la solidarité développés jusque là.

8 Tous ceux qui de près ou de loin ont contribué à la réalisation de ce travail.

vii Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des

activités administratives : cas de la DG-Eau.

AD : Assistant de Direction

CODIR : Comité de Direction

DDEE : Direction Départementale de l'Energie et de l'Eau DG-Eau : Direction Générale de l'Eau

ENAM : Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature MEE : Ministère de l'Energie et de l'Eau

SA : Secrétariat Administratif

SD : Secrétaire de Direction

S-Eau : Service de l'Eau

SONEB : Société Nationale des Eaux du Bénin

TIC : Technologie de l'Information et de la Communication

viii

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

Tableau n° 1 : Répartition par catégorie professionnelle du personnel de la DG-Eau en 2010 18

Tableau n° 2 : Récapitulation des problèmes par centres d'intérêt 27

Tableau n° 3 : Synthèse des approches théoriques par problèmes spécifiques 32

Tableau n° 4 : Tableau de Bord de l'Etude 36

Tableau n° 6 : Travaux que les secrétaires sont capables d'accomplir de par leur formation 51

Tableau n° 7 : Tâches réellement accomplies par les secrétaires dans leur poste de travail 52

Tableau n° 8 : Plainte des secrétaires 53

Tableau n° 9 : Raison de la non attribution de certaines tâches aux secrétaires 53

Tableau n° 10 : Disponibilité des secrétaires 54

Tableau n° 11 : Attributions des secrétaires 55

Tableau n° 12 : Raison de la non attribution de certaines tâches aux secrétaires 56

Tableau n° 13 : Obtention du matériel de travail 56

Tableau n° 15 : Impact de la non mise à disposition à temps du matériel sur le travail 58

FIGURE 1 : Répartition par catégorie professionnelle du personnel de la DG-
Eau 18

ix Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des

activités administratives : cas de la DG-Eau.

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, cherche la performance et la notoriété. Elle ne peut atteindre son but sans l'implication des ressources humaines dans ses actions.

Le secrétaire, véritable bras droit du chef d'entreprise, l'assistant de direction, occupe une position-clé dans l'entreprise et sa fonction est pluridisciplinaire. Ainsi donc, aucune administration ne peut bien fonctionner sans l'implication des secrétaires dans ses activités.

Notre stage s'est déroulé au Secrétariat Administratif de la DG-Eau. Au cours de ce stage, nous avons identifié des problèmes qui entravent le fonctionnement normal de la DG-Eau. Ces dysfonctionnements sont récapitulés en trois centres d'intérêt que sont : relations interpersonnelles et professionnelles ; communication ; rôle et fonctionnement du secrétariat.

A travers ces problèmes regroupés en centres d'intérêt, nous avons pu ressortir une problématique de l'étude formulée : « Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des activités administratives. » Deux problèmes spécifiques tournent autour de ce thème à savoir : absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs et lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat.

Pour résoudre ces problèmes, nous avons fixé des objectifs relatifs à chaque problème spécifique. Ainsi, ces objectifs de l'étude se formulent comme suit : proposer des ouvertures à la reconnaissance du rôle et des

x

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

capacités des secrétaires dans la fonction administrative ; suggérer des mesures pour une gestion efficace du matériel de travail.

Pour atteindre ces objectifs, nous avons d'abord retrouvé les causes supposées être à l'origine des problèmes et ensuite formulé des hypothèses de l'étude.

Les hypothèses ayant été confirmées par la suite à travers l'analyse des résultats de l'enquête, nous avons proposé des solutions pour une implication effective des secrétaires de direction dans le travail administratif. Donc, la reconnaissance des capacités des secrétaires fera faire accomplir les travaux administratifs par les secrétaires et l'importance accordée au travail effectué au secrétariat aidera à mettre à disposition à temps le matériel au secrétariat.

Des recommandations ont été enfin faites aux intéressés pour la mise en oeuvre des solutions proposées.

xi Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des

activités administratives : cas de la DG-Eau.

INTRODUCTION GENERALE Chapitre préliminaire :

DE LA PRÉSENTATION DE LA DG-EAU, DES OBSERVATIONS DE STAGE A LA PROBLÉMATIQUE DE L'ETUDE

Section 1 : Présentation de la DG-Eau et observations de stage Paragraphe1 : Présentation de la Direction Générale de l'Eau Paragraphe 2 : Restitution des observations de stage

Section 2 : Problématique de l'étude

Paragraphe 1 : Regroupement des problèmes par centres d'intérêt et détermination des problématiques possibles

Paragraphe 2 : Choix, justification, spécification et vision globale de résolution de la problématique

Chapitre premier :

DU CADRE THÉORIQUE À LA MÉTHODOLOGIE DE L'ÉTUDE Section 1 : Cadre théorique de résolution de la problématique Paragraphe1 : Objectifs, hypothèses et tableau de bord de l'étude Paragraphe 2 : Revue de littérature

Section 2 : Méthodologie de recherche et enquête

Paragraphe 1 : Méthodologie de recherche

Paragraphe 2: Enquête

xii Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des

activités administratives : cas de la DG-Eau.

Chapitre deuxième :

DE LA PRESENTATION, DE L'ANALYSE DES DONNÉES DE L'ENQUÊTE AUX APPROCHES DE SOLUTIONS

Section 1 : Présentation des données, analyse des résultats de l'enquête et diagnostic de l'étude

Paragraphe 1 : Présentation des données de l'enquête et analyse des résultats

Paragraphe 2 : Vérification des hypothèses et établissement du diagnostic Section 2 : Approches de solutions et conditions de mise en oeuvre Paragraphe 1 : Approches de solutions

Paragraphe 2 : Conditions de mise en oeuvre

CONCLUSION GENERALE

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION GENERALE

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

Le développement d'une entreprise privée ou publique passe d'abord par la performance de son administration. L'administration, selon la conception managériale, cherche à découvrir et à mettre en oeuvre les méthodes les plus rationnelles et les plus efficaces d'organisation. C'est à la poursuite de cet objectif que les gestionnaires des administrations ont mis en place un service chargé des opérations courantes. Ce service, c'est le secrétariat. Il est géré par un secrétaire qui s'occupe de la saisie, de la gestion des correspondances et du classement des documents. Mais le secrétariat qui a été depuis longtemps considéré comme un poste d'exécution a connu d'évolution et cède le pas à une nouvelle génération de secrétaire-assistant, mieux équipé et plus dynamique. Ce nouveau rôle lui permet désormais d'être mêlé de tout corps dans le travail administratif et d'accomplir les tâches de communication et d'organisation de l'entreprise. Le secrétaire est devenu alors le miroir à travers lequel le public regarde l'image de l'entreprise et reconnaît sa notoriété.

Malheureusement, notre stage à la DG-Eau nous a permis de constater que certains gestionnaires ne connaissent pas la valeur et les capacités du secrétaire de direction actuel et continuent de le considérer comme un simple exécutant incapable de réfléchir et d'innover. Cette conception des chefs d'entreprise a fait exclure en majeure partie le secrétaire de la gestion des tâches administratives.

Un problème se pose en ce moment et nous amène à axer notre étude sur le thème : « Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des activités administratives : cas de la DG-Eau. » Le but de cette étude est de connaître les raisons pour lesquelles les secrétaires ne participent pas à la gestion de certains travaux administratifs et de proposer des solutions afin d'y remédier.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

Pour aboutir, nous avons fixé notre étude sur trois (03) chapitres. D'abord, un chapitre préliminaire présente la structure d'accueil, l'état des lieux et la problématique. Ensuite, un chapitre premier s'occupe du cadre théorique et de la méthodologie de l'étude. Enfin, un chapitre deuxième se charge de faire la présentation et l'analyse des données de l'enquête et procède à la proposition des solutions.

CHAPITRE PRÉLIMINAIRE :

DE LA PRÉSENTATION DE LA DG-EAU,

DES OBSERVATIONS DE STAGE A LA

PROBLÉMATIQUE DE L'ETUDE

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

Ce chapitre sera consacré dans un premier temps à étudier le cadre institutionnel de l'étude et les observations de stage (section 1) puis dans un second temps à cibler la problématique de l'étude (section 2).

Section 1 : Présentation de la DG-Eau et observations de

stage

Il sera question dans cette première section de présenter la structure dans laquelle nous avons effectué notre stage (paragraphe1) et de restituer les observations de stage (paragraphe2).

Paragraphe 1 : Présentation de la Direction Générale de l'Eau

Cette présentation se fera d'abord par son historique, sa mission et ses attributions ; ensuite par sa structure organisationnelle et enfin par son fonctionnement.

A. Historique, mission et attributions

1) Historique

La création de la DG-Eau a été la conséquence de plusieurs faits historiques. En effet, c'est au cours de la conquête coloniale du Bénin (Ex-Dahomey), qu'il a été créé avec la constitution de l'Afrique Occidentale Française (A.O.F) une série de services administratifs qui ont des attributions très précises. De cette série de services provenait une section embryonnaire qui deviendra par l'Arrêté n°22 TP du 08 janvier 1951, la Section Locale de l'Hydraulique (S.LH.).

Pendant cette période, il a été installé à Porto-Novo, une Unité d'Hydrologie qui avait pour mission l'étude de la vallée de l'Ouémé.

La Section Embryonnaire de l'Hydraulique devait être transférée successivement à Porto-Novo, à Allada et à Cotonou. En 1958, la S.L.H fut

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

transformée en Arrondissement de l'Hydraulique (A.H.) par décret n°58-2 PCM du 12 décembre 1958 portant Organisation de la Direction des Travaux Publics du Dahomey. Cinq années plus tard, l'Arrondissement de l'Hydraulique est devenu par décret n°63-108/PR/TP du 08 mars 1963 le Service de l'Hydraulique (S.H.). En 1967 et pour une première fois, par décret n°358/PR/MTP du 17 octobre 1967, le S.H. a été érigé en Direction de l'Hydraulique avec Cotonou comme siège. Cette direction a été alors chargée de toutes les questions relatives à la mise en valeur des ressources hydrauliques et des problèmes de recherche, de production et d'utilisation des ressources énergétiques. Elle effectuait à ce titre, toutes les enquêtes, les études et les règlementations ; elle se chargeait aussi de l'étude des projets, de la passation des marchés et du contrôle de leur exécution.

Quelques années plus tard, des modifications ont été apportées au décret n°358/PR/MTP du 17 octobre 1967 par le décret de 1984. Mais c'est l'Arrêté n°25/MEMH/DC/C-CAB/DH du 21 décembre 1993 portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction de l'Hydraulique (D.H.) qui donnera un nouveau visage à cette direction avec la création de deux sous-directions dénommées « départements » à savoir : le Département des Ressources en Eau et le Département des Infrastructures Hydrauliques. A ces sous-directions, s'ajouteront un Service Administratif et Financier et des Services Régionaux de l'Hydraulique (S.R.H.). Un arrêté pris en 1997 apportera quelques modifications à l'arrêté du 21 décembre 1993. En 2004, la D.H. sera transformée en Direction Générale de l'Hydraulique (D.G.H.) par l'Arrêté 2004-27/MMEH/DC/SGM/CTJ/CTRNE/DGH/SA du 24 mai 2004. La D.G.H. sera plus structurée avec une Cellule d'Audit Interne directement rattachée au Directeur Général, une Direction de Développement Stratégique, une Direction de l'Approvisionnement en Eau Potable et pour la première fois une Direction de l'Administration et des Finances. Onze Services de

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

l'Hydraulique placés sous la tutelle des Directions Départementales des Mines, de l'Energie et de l'Hydraulique (D.D.M.E.H.) représenteront la D.G.H. au niveau déconcentré. Entre 2004 et 2007, il y a eu d'autres arrêtés qui ont modifié l'organisation et la structure de la D.G.H. Mais, c'est en 2007 et par l'Arrêté 2007-18 MMEE/DC/SGM/CTJ/CTR-Eau/DG-Eau/SA du 19 février 2007 que nous aurons un changement de dénominations. La D.G.H. devient Direction Générale de l'Eau (D.G.Eau) avec de nouvelles directions qui l'aident à accomplir sa mission. Soulignons que la DG-Eau est dirigée par un Directeur Général.

La DG-Eau est située dans la zone portuaire sur l'Avenue Jean-Paul II entre la Direction Générale de la SONEB et le siège de la BCEAO et fait face au Centre Culturel Chinois juste à côté du Ministère de l'Energie et de l'Eau.

2) Mission et attributions

Créée par l'Arrêté 2007-18 MMEE/DC/SGM/CTJ/CTR-Eau/DGEau/SA du 19 février 2007, la DG-Eau est l'une des directions techniques du Ministère de l'Energie et de l'Eau (ex-Ministère des Mines, de l'Energie et de l'Eau qui a été séparé en deux ministères le 22 octobre 2008) qui a pour mission principale d'assurer la gestion des ressources en eau sur toute l'étendue du territoire national, de définir les orientations stratégiques nationales en matière d'approvisionnement en eau potable et d'assainissement des eaux et de veiller à leur mise en oeuvre en collaboration avec les autres acteurs concernés tels que la Société Nationale des Eaux du Bénin (SONEB), le Conseil National de l'Eau(CNE), les différents projets dont bénéficie le Bénin dans le secteur Eau, etc.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

A ce titre, elle est chargée de :

? élaborer la politique nationale de l'eau et assurer sa mise en oeuvre ;

? élaborer la législation et la réglementation relatives à la gestion de l'eau et veiller à leur bonne application ;

? appliquer les normes environnementales dans le secteur de l'eau ;

? élaborer et assurer la mise en oeuvre des programmes relatifs aux

services publics d'eau potable et d'assainissement des eaux usées ;

? mettre en place et assurer le fonctionnement d'un système

d'information sur l'eau, incluant la collecte, l'archivage et le traitement

des données sur la ressource en eau et les ouvrages et aménagements

hydrauliques ;

? assurer la gestion du domaine public de l'eau ;

? promouvoir, appuyer et suivre les organismes de bassin hydrographique ;

? assurer la coordination intersectorielle de l'eau et animer le dialogue entre tous les acteurs du secteur de l'eau ;

? assurer le suivi-évaluation des programmes d'eau ;

? définir et suivre la mise en oeuvre de la politique tarifaire en matière d'approvisionnement en eau potable et d'assainissement des eaux usées en relation avec les structures compétentes ;

? appuyer et assurer le développement de la coopération régionale et internationale dans le domaine de l'eau ;

? assurer le contrôle et le suivi de la mise en oeuvre des prescriptions techniques dans le domaine de l'eau ;

? assurer l'assistance technique et l'appui-conseil aux divers maîtres d'ouvrage dans le secteur de l'eau ;

? entreprendre ou proposer toute action en vue d'une gestion durable des ressources en eau.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

Rappelons que la DG-Eau rend compte périodiquement au Ministre de l'Energie et de l'Eau de l'évolution du secteur de l'eau au Bénin en élaborant des notes de synthèse.

B. Structure organisationnelle de la DG-Eau

Conformément aux dispositions de l'Arreté 2007-N°18 MMEE/DC/SGM/CTJ/CTR-Eau/DG-Eau/SA portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction Générale de l'Eau, la DG-Eau est placée sous l'autorité du Ministère de l'Energie et de l'Eau et est composée en son sein de cinq (05) directions techniques, d'un secrétariat et d'une cellule d'audit interne. Elle comprend au niveau régional onze (11) Services de l'Eau relevant des Directions Départementales de l'Energie et de l'Eau (DDEE) qui l'aident dans la mise en oeuvre de ses activités. A cet effet, la DG-Eau comprend :

1) Au niveau central

> un Secrétariat Administratif (SA) ;

> une Cellule d'Audit Interne (CAI) ;

> une Direction de l'Approvisionnement en Eau Potable (DAEP) ;

> une Direction de l'Administration et des Finances (DAF) ;

> une Direction de l'Information sur l'Eau (DIE) ;

> une Direction de la Planification et de la Gestion de l'Eau (DPGE) ;

> une Direction de la Programmation et du Suivi-Evaluation (DPSE).

cr DU SECRÉTARIAT ADMINISTRATIF (SA)

Placé sous l'autorité du Directeur Général de l'Eau, le SA est dirigé par un Chef du Secrétariat qui a rang de Chef Service et a pour mission principale d'assurer les travaux de secrétariat de la DG-Eau. A ce titre, il a pour attributions de :

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' centraliser toutes les correspondances de la DG-Eau ;

v' assurer l'expédition et le classement des courriers de la DG-Eau ;

v' assurer le traitement informatique des documents du Directeur Général de l'Eau ;

v' assurer la gestion des visites et des liaisons (téléphone, télécopie, courrier, etc.) ;

v' procéder à l'exécution de toute autre tâche à lui confier par le Directeur Général dans l'exercice de ses fonctions.

? DE LA CELLULE D'AUDIT INTERNE (CAI)

Directement rattachée au Directeur Général de l'Eau et dirigée par un Chef de la Cellule d'Audit Interne dénommé « Auditeur Interne », la CAI a pour mission principale d'assurer la régularité et la conformité des actes de gestion de la DG-Eau et des Services de l'Eau des DDEE conformément aux procédures en vigueur. A ce titre, elle est chargée de :

v' assurer le contrôle et la vérification des opérations de gestion ;

v' veiller au bon fonctionnement du système de contrôle interne et du système d'information et de gestion ;

v' procéder à l'actualisation de toutes les procédures.

? DE LA DIRECTION DE L'APPROVISIONNEMENT EN EAU POTABLE (DAEP)

Dirigée par un Directeur de l'Approvisionnement en Eau Potable, la DAEP a pour mission d'assurer la mise en oeuvre de la politique de l'approvisionnement en eau potable. A ce titre, elle a pour attributions de :

v' assurer la formulation des stratégies d'approvisionnement en eau potable (AEP) et l'organisation de leur mise en oeuvre ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' assurer la promotion de l'AEP ;

v' assurer la fourniture des données relatives à l'AEP à la Base de Données Intégrées (BDI) et assurer l'exploitation de cette banque pour le développement de l'AEP ;

v' assurer le contrôle de l'AEP en milieu rural, semi-urbain et urbain ;

v' assurer l'appui-conseil aux communes et aux autres maîtres d'ouvrage d'infrastructure d'AEP ;

v' promouvoir l'assainissement des eaux usées ;

v' établir des bilans et des synthèses périodiques des activités d'AEP à travers la production des rapports spécifiques.

La DAEP est structurée, en dehors de son Secrétariat, de trois (03) services que sont :

> le Service du Développement Communautaire et des Stratégies d'Approvisionnement en Eau Potable (SDCSAEP) ;

> le Service de l'Approvisionnement en Eau Potable en Milieu Rural (SAEP-MR) ;

> le Service de l'Hydraulique Urbaine (SHU).

? DE LA DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES FINANCES (DAF)

La DAF est placée sous l'autorité d'un Directeur de l'Administration et des Finances et a pour mission d'assurer la gestion des moyens humains, matériels et financiers mis à la disposition de la DG-Eau. A ce titre, elle est chargée de :

v' assurer l'organisation et l'exécution des tâches administratives ;

v' procéder à la rédaction des textes ou actes administratifs ne relevant expressément d'aucune autre direction ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' assurer la gestion des ressources humaines ;

v' assurer la gestion du matériel roulant, du mobilier de bureau, des bâtiments et des stocks ;

v' assurer la gestion de tous les crédits affectés à la DG-Eau ;

v' procéder au suivi financier des activités de la DG-Eau ;

v' assurer la gestion des marchés de biens et de services dans la limite des seuils autorisés par le code des marchés publics.

Outre le Secrétariat et la Caisse, la DAF est structurée en trois (03) services :

> le Service de l'Administration et des Ressources Humaines (SARH) ; > le Service du Budget, de la Comptabilité et des Finances (SBCF) ;

> le Service du Matériel et de la Logistique (SML).

? DE LA DIRECTION DE L'INFORMATION SUR L'EAU (DIE)

La DIE est sous l'autorité d'un Directeur de l'Information sur l'Eau et a pour mission d'assurer la connaissance et la gestion de l'information sur les ressources en eau et leur utilisation. A ce titre, elle est chargée de :

v' procéder à la mise à jour du système d'information sur les eaux de surface, les écosystèmes associés, les aménagements hydrauliques et les bassins expérimentaux ;

v' procéder à la mise à jour du système d'information sur les eaux souterraines et les aménagements y associés ;

v' procéder à la mise à jour du système d'information sur la qualité de l'eau ;

v' mettre en oeuvre des actions et mesures susceptibles de contrôler et d'améliorer la qualité de l'eau ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' assurer l'administration et la gestion courante de la Banque de Données Intégrées sur la ressource en eau et sur les ouvrages et aménagements d'eau ;

v' assurer la gestion de l'information, de la documentation et de la communication de la DG-Eau.

En dehors de son Secrétariat, la DIE comprend cinq (05) services en son sein :

> le Service de l'Hydrologie (SH) ;

> le Service des Eaux Souterraines (SES) ; > le Service de la Qualité de l'Eau (SQE) ; > le Service de la Banque de Données Intégrée (SBDI) ;

> le Service de l'Information, de la Documentation et de la Communication (SIDC).

? DE LA DIRECTION DE LA PLANIFICATION ET DE LA GESTION DE L'EAU (DPGE)

La DPGE a pour mission d'assurer la gestion intégrée et équilibrée des ressources en eau sur toute l'étendue du territoire national. Elle est placée sous l'autorité d'un Directeur de la Planification et de la Gestion de l'Eau et est chargée de :

v' promouvoir l'approche de gestion intégrée des ressources en eau (GIRE) et assurer l'organisation et la coordination de sa mise en oeuvre ;

v' procéder à l'élaboration de la politique nationale de l'eau et suivre sa mise en oeuvre ;

v' procéder à l'élaboration de la législation et de la règlementation

relatives à la gestion de l'eau et veiller à leur bonne application ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' assurer la gestion du domaine public de l'eau ;

V' organiser la réalisation et l'exploitation des études prospectives sur les ressources en eau ainsi que sur les systèmes de gestion et d'utilisation de ces ressources ;

v' procéder à la formulation et à la mise en oeuvre de mesures pour la planification des ressources en eau en vue de satisfaire les besoins de la société ;

v' appuyer et assurer le développement de la coopération régionale et internationale en matière de gestion des ressources en eau ;

v' assurer la promotion et le suivi des organismes de bassin hydrographique nationaux et internationaux.

La DPGE est structurée d'un Secrétariat et de trois (03) services que

sont :

> le Service de la Coordination de la Gestion Intégrée des Ressources en Eau (SC-GIRE) ;

> le Service de la Gestion du Domaine Public de l'Eau (SGDPE) ;

> le Service des Etudes, de la Planification et du Suivi des Organismes du Bassin (SEPSOB).

? DE LA DIRECTION DE LA PROGRAMMATION ET DU SUIVIÉVALUATION (DPSE)

La DPSE est placée sous la responsabilité d'un Directeur de la Planification et du Suivi-Evaluation et a pour mission d'assurer la programmation et le suivi des réalisations de la DG-Eau. A ce titre, elle est chargée de :

v' assurer la programmation en ouvrages d'eau ;

v' assurer la programmation des ressources pour le financement ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' procéder au suivi des partenariats techniques et financiers du secteur Eau ;

v' animer le processus d'élaboration du budget-programme « Eau » et la mise en oeuvre de son exécution ;

v' assurer l'organisation et la mise en oeuvre du Suivi-Evaluation dans le secteur de l'AEP.

La DPSE, outre son Secrétariat, est composée des services ci-après :

> le Service de la Programmation et des Partenariats (SPP) ; > le Service du Sui-Evaluation (SSE).

2) Au niveau déconcentré

Au niveau déconcentré, la DG-Eau dispose de onze (11) Services de l'Eau (S-Eau) relevant des Directions Départementales de l'Energie et de l'Eau (DDEE). Ils sont institués pour aider la DG-Eau à accomplir sa mission dans les départements du pays. Il s'agit de :

? S-Eau Alibori ; ? S-Eau Atacora ;

? S-Eau Atlantique ; ? S-Eau Borgou ;

? S-Eau Collines ; ? S-Eau Couffo ; ? S-Eau Donga ; ? S-Eau Mono ; ? S-Eau Ouémé ; ? S-Eau Plateau ; ? S-Eau Zou.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

L'articulation des différentes structures administratives de la DG-Eau sera matérialisée par l'organigramme qui figure dans les annexes. (Annexe1)

C. Fonctionnement de la DG-Eau

La DG-Eau est placée sous l'autorité d'un Directeur Général (DG). Il est assisté d'un Directeur Général Adjoint (DGA) qui le supplée en cas d'absence ou d'empêchement. Les attributions du DGA sont définies sur proposition du DG par arrêté au Ministère.

Il est institué à la DG-Eau, un Comité de Direction (CODIR) présidé par le DG et comprenant :

- le Directeur Général Adjoint ;

- les Directeurs techniques ;

- le Chef de la Cellule d'Audit Interne ; - les Coordonnateurs de Projets ;

- un représentant du personnel.

La DG-Eau, dans la mise en oeuvre de ses activités, entretient des relations techniques directes avec les Services de l'Eau. Pour ce faire, elle requiert des informations sur :

v' l'orientation et la coordination des actions de l'Etat dans le secteur ; v' la coordination des intervenants du secteur dans le développement ; v' le contrôle de conformité des programmes et réglementations

communales avec les normes nationales du secteur ;

v' l'exécution et le contrôle des tranches départementales des

programmes d'investissement de l'Etat dans le secteur ;

v' l'appui et le conseil aux Communes en matière de l'eau ;

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v' l'organisation des opérations de lancement des appels d'offres et d'évaluation des offres pour les travaux de la tranche départementale des programmes de l'Etat dans le secteur ;

v' les nominations des Chefs de Service et des Chefs de Division dans les Services de l'Eau des DDEE.

Les directeurs, les chefs services sont responsables devant le DG et doivent lui rendent compte. L'organisation des services ou structures de la DG-Eau fera l'objet d'une note de service signée par le DG.

Il est institué à la DG-Eau une réunion trimestrielle regroupant tous les Directeurs et Chefs Services centraux, les Coordonnateurs de Projets, les Chefs de Service- Eau des DDEE. Cette réunion, placée sous la présidence du Directeur Général de l'Eau, a pour objet de faire le point des activités et de donner des orientations stratégiques. Ces travaux sont consignés dans le rapport d'activités trimestriel de la DG-Eau.

D. Capital humain de la DG-Eau

Au niveau central, la DG-Eau compte actuellement soixante quatorze (74) agents. Notons que la DG-Eau comptait les agents permanents de l'Etat, les agents contractuels et ceux occasionnels. Mais les reversements survenus en 2010 ont fait que le personnel comprend actuellement les agents permanents et les agents contractuels de l'Etat. La répartition des agents de l'Etat de la DG-Eau en catégories est illustrée par le tableau et le graphique suivants :

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Tableau n° 1 : Répartition par catégorie professionnelle du personnel de la DG-Eau en 2010

CATEGORIES	EFFECTIFS
A	29
B	16
C	10
D	17
E	02
TOTAL	74

Source : Service de l'Administration et des Ressources Humaines de la DG-Eau

		3%
	23%				A
				39%
					B
13%					C
					D
		22%
					E

FIGURE 1 : Répartition par catégorie professionnelle du personnel de la DG-Eau

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Ainsi la présentation de la DG-Eau faite à travers son historique, son organisation et son fonctionnement. Avant d'aborder la restitution des observations de stage, il faudra rappeler que notre stage, qui a duré trois mois, s'est déroulé au Secrétariat Administratif (SA) de la DG-Eau.

Paragraphe 2 : Restitution des observations de stage

Nous allons présenter dans un premier temps les constats faits au niveau de la direction en général, au niveau du Secrétariat Administratif où s'est déroulé durant tous les trois mois notre stage et dans un second temps faire l'inventaire des forces et faiblesses.

A. Les constats faits au niveau général et au secrétariat administratif 1) Au niveau général de la DG-Eau

Dans cette partie, nous allons restituer les constats faits sur le fonctionnement général de la DG-Eau.

Nous avons remarqué durant tout notre séjour que la DG-Eau, compte tenu de son fonctionnement, a institué un CODIR qui se réunit par semaine et une réunion trimestrielle regroupant tous les acteurs administratifs de la DG-Eau. Cela permet de faire le point des activités menées et de se donner une fois encore de nouvelles tâches et orientations. Ainsi, nous remarquons qu'il y a une gestion planifiée à la DG-Eau. (Force)

Au cours de notre stage, nous avons constaté qu'il existe dans toutes les directions, services et secrétariats des interphones, ce qui permet de vite passer les informations et de les faire circuler à temps. La DG-Eau est connectée au réseau Internet et au Wifi, ce qui facilite la navigation, les recherches et le partage des informations entre agents. La structure dispose aussi d'un standard qui passe rapidement les lignes, que cela soit de l'intérieur comme de l'extérieur. Il importe de rappeler que certaines directions

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techniques de la DG-Eau disposent de la caméra cachée qui permet de suivre le mouvement des agents dans la structure. Tous les agents de la DG-Eau disposent d'un micro-ordinateur. Le Secrétariat comme les autres services dispose d'un poste téléviseur qui permet aux secrétaires de suivre les informations et les actualités. On note à ce niveau l'existence de Technologie d'Information et de Communication (TIC) à la DG-Eau. (Force)

Nous avons constaté qu'à la DG-Eau, les directeurs, dans la gestion des activités administratives telles que les rendez-vous, les réunions, les ateliers, n'associent pas leurs secrétaires. Ils s'occupent personnellement des tâches, ce qui désoriente parfois les secrétaires dans l'accomplissement de leurs fonctions. A la DG-Eau, Les secrétaires sont envoyés suivre des formations dans le domaine administratif, mais ils ne sont pas utilisés conformément aux compétences acquises au cours de ces formations. Aussi, les secrétaires à la DG-Eau n'assistent-ils pas leurs directeurs aux réunions, aux conférences et n'organisent jamais leurs voyages et surtout au SA où s'est déroulé notre stage, la SA ne connaît pas l'Agenda du DG. Nous notons là qu'il y a une méconnaissance du métier de secrétaire à la DG-Eau. (Faiblesse)

Nous avons remarqué que les membres du personnel de la DG-Eau n'entretiennent pas de bonnes relations de travail entre eux. Les agents dans l'accomplissement des tâches ne demandent pas de l'aide des autres pour bien réussir les tâches. Ce qui fait que les activités sont parfois mal effectuées. Il ne s'observe pas le respect, l'humilité, la confiance, l'amour du prochain, la mutualité dans l'exercice de leurs fonctions. Ce phénomène ne permet pas une collaboration favorable au travail du groupe. Nous notons alors le manque de communication et de relations interprofessionnelles. (Faiblesse)

A la DG-Eau, le SA et les autres directions ne sont pas facilement identifiables. Il n'existe pas un panneau indicateur qui puisse orienter les

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étrangers à l'entrée dans la structure. Il faut qu'ils demandent d'abord aux gardiens qui sont à la guérite avant d'être orientés encore qu'il n'y a pas un service accueil à la DG-Eau. Ceci fait que les visiteurs se perdent à l'intérieur de la direction. Nous déduisons à ce niveau l'insuffisance de moyen de communication visuelle. (Faiblesse)

Aussi, avons-nous remarqué que le Site Web de la DG-Eau n'est pas actualisé et ne contient pas assez d'informations sur la direction. Ce qui fait que si quelqu'un veut avoir d'informations sur la DG-Eau, il est obligé de venir dans la structure afin d'être orienté vers le Service de l'Information et de la Documentation. Ceci suppose aussi que quelqu'un qui est à l'extérieur et veut connaître la DG-Eau, ne peut pas. Nous notons alors à ce stade le manque de visibilité de la DG-Eau. (Faiblesse)

A la DG-Eau, la présence des agents au bureau n'est pas contrôlée. Il est mis à la disposition de chaque service un cahier de présence dans lequel l'agent qui vient au bureau, met la date et l'heure d'arrivée et met à la sortie, l'heure de la sortie. Mais il y a certains agents qui ne viennent pas à l'heure au bureau et quittent avant l'heure de la sortie. De tout ceci, nous avons constaté que personne ne contrôle cette irrégularité des agents au service. Nous en déduisons le manque de suivi du personnel au bureau. (Faiblesse)

2) Au niveau du Secrétariat Administratif

Notre stage à la DG-Eau s'est déroulé durant tous les trois mois au Secrétariat Administratif qui se situe au 1^er étage du 2^ème bâtiment à droite à l'entrée dans la structure.

Le Secrétariat Administratif est sous la responsabilité d'une Secrétaire Administrative qui a rang de Chef Service. Elle a sous ses ordres une secrétaire qui l'aide dans l'accomplissement de sa mission. Elle a pour tâches la gestion de toutes les correspondances de la DG-Eau, la centralisation des

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correspondances, la gestion des visites, la réception et la ventilation du courrier ; bref, assurer l'organisation du travail administratif.

Durant tout notre séjour au SA, nous avons observé que la Secrétaire Administrative, avec l'apport de sa Secrétaire, s'efforce d'accomplir sa mission. Au SA, on s'occupe de la réception du courrier à leur arrivée et procède à leur enregistrement. L'enregistrement consiste à inscrire premièrement dans le registre « Courrier Arrivée », préalablement subdivisé en des colonnes, la date d'arrivée du courrier et le numéro d'enregistrement à l'arrivée qui est déterminé chronologiquement par rapport aux précédents ; deuxièmement on inscrit la date, le numéro d'enregistrement du courrier à l'expédition, l'expéditeur et le nom du signataire ; troisièmement on inscrit l'objet de la lettre et quatrièmement, on appose sur la lettre le cachet « Courrier Arrivée » composé du timbre, de la date, de l'heure et du numéro d'enregistrement du courrier à l'arrivée. Soulignons que l'enregistrement du « courrier arrivée » est manuel. Après l'enregistrement, elle range le courrier dans un parapheur qu'elle va déposer au DG en vue d'un traitement.

Le DG, après annotation, affectation et instructions, retourne le parapheur à la secrétaire qui, à son tour, procède à la sortie du courrier dans le registre et se charge de leur transfert aux directions et services concernés. Ce qui se fait à l'aide de l'Agent de Liaison qui note tout dans un cahier de transmission interne. Nous déduisons ainsi de ce processus, qu'il y a une gestion efficace du courrier arrivée. (Force)

En ce qui concerne le « courrier départ », la secrétaire reçoit d'abord le courrier « départ » établi par les directions techniques de la structure, mis à la signature du DG et déjà rangé ou non dans un parapheur ou qu'elle-même range dans un parapheur. Ensuite, elle soumet le courrier à la signature du DG. Le DG, après correction s'il y a lieu ou signature, retourne le parapheur à la secrétaire qui procède au tri du courrier en retirant celui sur lequel il y a des

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corrections à faire. Enfin, elle transmet le reste à sa secrétaire qui à son tour attribue un numéro d'enregistrement à chaque courrier, les enregistre dans son micro-ordinateur à l'aide d'un logiciel de traitement de courrier administratif « courrier départ ». Elle fait une copie de chaque courrier qu'elle classe chronologiquement suivant les numéros de départ dans les biblorhaptes numérotés selon le type de courrier, qu'il s'agisse d'une note, d'une note de service, d'un compte rendu, d'un rapport, d'une simple lettre, etc. Les biblorhaptes sont classés dans les armoires à la fin. Après cette opération, elle appelle les secrétaires des directions qui viennent chercher le courrier les concernant. Les autres correspondances « départ » sont transmis à l'Agent de Liaison qui fait les plis et procède à la distribution. Nous observons ici qu'il y a une gestion performante et sécurisée du courrier départ. (Force)

Au cours de ce stage, nous avons constaté, en ce qui concerne l'environnement de travail, que le cadre du local du SA est très vaste, bien bâti de forme rectangulaire, doté d'une salle d'attente (avec quatre chaises et une table sur laquelle on dépose les journaux que les visiteurs lisent pendant leur attente afin d'éviter l'ennuie) et d'une salle réservée à l'Agent de Liaison pour l'accomplissement de ses tâches. A l'intérieur du local, le sol est recouvert d'une moquette ; les fenêtres du local sont en vitres teintées ayant une ouverture sur la cour de la DG-Eau, ce qui permet d'éviter le bruit du dehors et de recevoir de l'air naturel lorsqu'il y a coupure d'électricité et on ouvre les fenêtres ; les portes du local sont faites en bois. Rappelons que le local est doté de trois climatiseurs et des toilettes internes. On note ici qu'il y a un bon aménagement du poste de travail. (Force)

Aussi, avons-nous remarqué que le Secrétariat est pourvu de deux principaux bureaux : d'abord, le bureau de la SA qui est fait en forme « L » avec un fauteuil pivotant, ensuite le bureau de sa secrétaire qui est simplement constitué d'une table avec des armoires à tiroirs et d'une chaise sur laquelle

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elle s'assoit. Signalons qu'il y a aussi un petit bureau réservé aux stagiaires et quatre (04) armoires à porte battante dans lesquelles elles classent les documents. On constate alors qu'il y a existence de meubles de bureau au SA. (Force)

Sur les bureaux de la SA et de sa secrétaire, il y a respectivement un micro-ordinateur. Au micro-ordinateur de la SA, il est branché une imprimante de marque "HP LaserJet P2015 (couleur blanc/noir)". A celui de sa secrétaire sont connectés une imprimante de marque "HP LaserJet 1320 (blanc/noir)", une imprimante à couleur de marque "HP Color LaserJet 2600n" et un Scanner. Soulignons qu'il y a dans la salle de l'Agent de Liaison un électrocopieur qui permet de faire la copie des documents. Il existe aussi sur les deux bureaux des matériels de bureau tels que les registres, les parapheurs, les trombones, le crayon, les stylos, l'agrafeuse, le perforateur, etc. Il y a donc existence de matériels informatique et de travail. (Force)

Nous avons remarqué durant toute la période de notre stage que le SA dispose des outils informatiques tels que des micro-ordinateurs sur lesquels sont installés des logiciels d'application (Word, Excel, Publisher...) mais qui sont presque inexploités. Aussi, constatons-nous qu'à part le courrier départ qui vient des autres directions techniques, le SA n'initie aucun courrier départ. Ce qui fait qu'il n'y a pas une rédaction proprement dite au SA. Nous déduisons de ce fait, la non utilisation des outils bureautiques. (Faiblesse)

Lorsque les appareils (électrocopieur, imprimante, micro-ordinateur) tombent en panne au SA, la secrétaire fait un bon de réparation ou un bon d'acquisition qu'elle adresse à la DAF qui traite la demande. Mais nous avons remarqué que les demandes ne sont pas vite traitées à la DAF et le secrétariat est obligé de recourir à d'autres services avant d'imprimer les documents et de faire les copies. Nous notons donc la lenteur dans le traitement des

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demandes de réparation ou d'acquisition du matériel de travail. (Faiblesse)

Au SA, lorsqu'il y a rupture du matériel de travail (encreur, rame de papiers, stylos, agrafes...), la secrétaire fait la demande pour en recevoir. Mais il faut noter que la DAF met du temps à livrer le matériel au SA, ce qui fait perdre du temps à la secrétaire dans l'accomplissement des tâches. Nous observons la lenteur dans la mise à disposition des fournitures de bureau au SA. (Faiblesse)

B. Inventaires des observations faites

Cette partie va consister à répertorier les atouts et les dysfonctionnements observés à la DG-Eau.

1) Atouts

gestion planifiée ;

bon aménagement du poste de travail ;

existence de meubles de bureau ;

existence de matériels informatique et de travail ;

existence de Technologie d'Information et de Communication ; gestion efficace du courrier arrivée ;

gestion performante et sécurisée du courrier départ ;

2) Dysfonctionnements

non utilisation des outils bureautiques ;

méconnaissance du métier de secrétaire ;

manque de communication et de relations interprofessionnelles ; insuffisance de moyen de communication visuelle ;

manque de visibilité de la DG-Eau ;

Réalisé et soutenu par Frédéric Komi DADE

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lenteur dans le traitement des demandes de réparation ou d'acquisition du matériel de travail ; lenteur dans la mise à disposition des fournitures de bureau au SA ; manque de suivi du personnel au bureau.

Section 2 : Problématique de l'étude

Cette partie sera consacrée au regroupement des problèmes par centres d'intérêt afin de faire ressortir les différentes éventuelles problématiques et d'en dégager la problématique qui fera l'objet de notre étude.

Paragraphe 1 : Regroupement des problèmes par centres d'intérêt et détermination des problématiques possibles

Ce regroupement se fera par une récapitulation des dysfonctionnements dans un tableau en vue de la détermination des problématiques possibles.

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Tableau n°2 : Récapitulation des problèmes par centres d'intérêt

Centres d'intérêts

Relations interpersonnelles et professionnelles

Problèmes spécifiques

> Manque d'entraide dans l'exécution des tâches ;

> Manque de respect et d'humilité.

> Mauvaise ambiance de travail entre le personnel

Problèmes généraux

Inexistence d'une relation

communicationnelle entre le personnel

Problématique

Problématique de la dynamique communicationnelle et relationnelle du personnel.

Communication

Rôle et fonctionnement du Secrétariat

> Absence de panneau

indicateur des directions et

services ;

> Inexistence d'un Service Accueil ;

> Non mise à jour du site Web de la DG-Eau.

> Absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux

administratifs ;

> Lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat.

Méconnaissance des outils de

communication

visuelle.

Méconnaissance des capacités des secrétaires

Problématique du peu d'importance accordée aux outils de communication visuelle.

Problématique de l'implication du secrétariat dans la gestion des activités administratives

Source : conception personnelle

Réalisé et soutenu par Frédéric Komi DADE

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Paragraphe 2 : Choix, justification, spécification et vision globale de résolution de la problématique

A) Choix et justification de la problématique

Une vue synthétique des divers problèmes spécifiques observés au cours de notre stage, nous a permis de faire ressortir trois problématiques. La résolution de toutes ces différentes problématiques permettra de réduire un temps soit peu les maux qui influent l'administration béninoise. Mais comme un seul mémoire ne peut être axé sur trois problématiques, nous avons décidé de porter notre attention sur la problématique de l'implication des secrétaires dans la gestion des activités administratives.

Nous avons choisi d'axer notre étude sur cette problématique non seulement par l'intention de mettre en oeuvre les connaissances acquises au cours de notre formation en Secrétariat de Direction à l'Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature, mais aussi par le souci de montrer à l'administration béninoise l'importance et le rôle d'un secrétaire ou d'un assistant de direction dans toute organisation et institution. Ce choix a été aussi guidé par le souci majeur de faire reconnaître à la DG-Eau, l'intérêt de la participation effective des secrétaires au fonctionnement de l'administration et sa conséquence sur le rendement.

B) Spécification de la problématique

Avec l'avènement des TIC, bon nombre de personnes et de dirigeants d'entreprise ont conçu l'idée que le poste de secrétariat risque de disparaître un jour. Cette conception s'est rapidement envolée de sorte que les responsables des administrations privées et surtout publiques ont tendance à ignorer le métier de secrétaire. Mais, loin de supprimer le métier de secrétaire, les TIC ont au contraire permis aux secrétaires d'améliorer leur prestation.

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Les activités telles que la rédaction des lettres et les divers travaux d'organisation ont été améliorées par les TIC grace à l'efficacité des secrétaires.

Le métier de secrétariat est devenu beaucoup plus méconnu depuis un certain temps. Ceci devient un facteur de démotivation des secrétaires qui, parfois ont envie de changer de poste ou de métier. Malgré ce fait, il n'est pas rare de constater que les entreprises ont besoin des secrétaires, la preuve en est leur demande régulière sur le marché de travail.

La formation que reçoivent les secrétaires de direction aujourd'hui dans les différentes universités privées et publiques ne leur permet plus de se limiter à la fonction d'exécutant mais aussi d'élargir cette fonction à celle de concepteur. Ceci fait qu'ils ne seront plus sous estimés mais reconnus à leur juste valeur.

Les différents problèmes que nous avons observés au cours de notre stage nous ont motivé à vouloir réfléchir sur les questions de l'implication des secrétaires au fonctionnement de l'administration étant donné que le secrétaire est au centre de l'exécution de la fonction administrative qui regroupe principalement les tâches de communication et d'organisation. C'est à la vue de tout ceci que nous avons décidé de formuler notre thème de l'étude comme suit : « Approches pour une implication effective des

secrétaires de direction dans la gestion des activités

administratives. » Il faut rappeler ici que le problème général est celui de la méconnaissance des capacités des secrétaires et renferme les problèmes spécifiques ci-après :

· absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs;

· lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat.

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Pour atteindre notre but, nous avons défini une vision globale de résolution de la problématique.

C) Vision globale de résolution de la problématique

Les divers problèmes observés au cours de notre stage nous ont permis de dégager la problématique de l'étude. A la vue du problème général relatif à la méconnaissance des capacités des secrétaires, il convient de noter que le secrétaire de direction qui est le fil conducteur de toute entreprise joue non seulement le rôle d'intermédiaire entre le patron, les autres agents et les tiers mais aussi occupe une place de "second patron"⁽¹⁾. Ces capacités du secrétaire de direction sont méconnues par certains responsables des administrations qui continuent de considérer les secrétaires comme des typists⁽²⁾. Cette ignorance du métier du secrétariat nous a préoccupé et se présente à travers les différents problèmes spécifiques relevés afin de trouver une approche de solutions au problème général.

Pour le problème spécifique n°1 qui est l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs, nous pouvons dire que la formation et les compétences des Secrétaires de Direction ne leur permettent pas de se limiter à certaines tâches administratives telles que la réception du courrier, l'enregistrement du courrier, la saisie des documents, l'accueil des visiteurs, le classement des documents. Mais, comme les Secrétaires de Direction ont une connaissance intellectuelle assez large dans le domaine administratif, ils sont capables d'exécuter la majeure partie des travaux administratifs. C'est pour cela que la solution à ce problème nous amène à une approche basée sur la reconnaissance du rôle et des

1 « Second Patron » : expression utilisée pour montrer le rôle primordial que joue un(e) secrétaire de direction dans une entreprise. Donc, il peut remplacer le responsable en cas d'absence.

2 « Typist » : mot anglais utilisé pour désigner les opératrices de saisie.

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capacités des secrétaires dans la fonction administrative tout en tenant compte de leur formation.

Quant au problème spécifique n°2 relatif à la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au Secrétariat, nous pouvons dire que c'est parce que les autorités ignorent l'importance du travail des secrétaires qu'elles sont moins exigeantes sur la réparation et la mise à disposition du matériel de travail au Secrétariat encore que ce problème n'est pas seulement relatif au secrétariat. Cela a d'impact sur le rendement de toute la direction. Pour cela le secrétaire doit avoir à temps le matériel nécessaire pour l'accomplissement de ses tâches. La résolution de ce problème passe par une approche basée sur la mise en place d'un système de gestion efficace du matériel de travail impliquant les secrétaires.

Nous représentons dans le tableau suivant les approches théoriques retenues par problèmes spécifiques.

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Tableau n°3 : Synthèse des approches théoriques par problèmes spécifiques

Niveaux spécifiques	Problèmes spécifiques		Approches théoriques retenues	1
Absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs.	Approche basée sur la reconnaissance du rôle et des capacités des secrétaires dans la fonction administrative.		2
Lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat.	Approche basée sur la mise en place d'un système de gestion efficace du matériel de travail impliquant les Secrétaires de Direction.

La résolution du problème général qui est la méconnaissance des capacités des secrétaires permet de faire impliquer effectivement les secrétaires à la gestion des activités administratives. La démarche à suivre pour résoudre cette problématique est de :

v' fixer les objectifs de l'étude ;

v' formuler les hypothèses ;

V1 élaborer le Tableau de Bord de l'Etude ;

v' faire la revue de littérature ;

V1 faire l'exposé de la méthodologie de collecte de données ;

v' procéder à la vérification des hypothèses formulées ;

v' établir le diagnostic ;

v' suggérer des approches de solutions et les conditions de leur mise en oeuvre.

CHAPITRE PREMIER :

DU CADRE THÉORIQUE À LA

MÉTHODOLOGIE DE L'ÉTUDE

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Section 1 : Cadre théorique de résolution de la
problématique

Nous présenterons d'abord dans cette section les objectifs, les hypothèses et le tableau de bord de l'étude (paragraphe 1), ensuite la revue de littérature (paragraphe 2).

Paragraphe1 : Objectifs, hypothèses et tableau de bord de
l'étude

Il est nécessaire, avant d'aborder les points de cette partie, de rappeler le problème général et les problèmes spécifiques de notre problématique.

Le problème général est la méconnaissance des capacités des secrétaires et les problèmes spécifiques sont :

absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs ;

lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat.

A) Objectifs de l'étude et hypothèses de recherche

Nous présenterons dans un premier temps les objectifs de l'étude et dans un second temps les hypothèses de recherche.

1) Objectifs de l'étude

Pour résoudre les problèmes spécifiques énumérés ci-dessus, il faut fixer des objectifs que nous essaierons d'atteindre à travers notre étude. Nous aurons alors un objectif général et des objectifs spécifiques.

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Objectif général

L'objectif général de notre étude est de contribuer à une implication effective des secrétaires dans la gestion des activités administratives à la DG-Eau.

Objectifs spécifiques

Les objectifs spécifiques sont définis par rapport aux problèmes spécifiques de notre étude. Ils se présentent comme suit :

proposer des ouvertures à la reconnaissance du rôle et des capacités des secrétaires dans la fonction administrative ;

suggérer des mesures pour une gestion efficace du matériel de travail.

2) Hypothèses de recherche

Nous avons formulé les hypothèses de recherche en tenant compte des problèmes spécifiques.

Hypothèse spécifique n°1 : la méconnaissance des capacités des secrétaires dans la fonction administrative est à la base de l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs.

Hypothèse spécifique n°2 : la négligence de l'importance du travail du secrétariat est à l'origine de la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au Secrétariat.

B) Tableau de bord de l'étude

Le tableau de bord est un tableau récapitulatif qui constitue un fil conducteur de notre étude. Il permet d'établir une logique et une cohérence dans la réalisation de notre travail. Ce tableau se présente comme suit :

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Tableau n°4 : Tableau de Bord de l'Etude

Niveau d'analyse		Problèmes	Objectifs	Causes		Hypothèses	Niveau général
Méconnaissance des capacités des secrétaires		Contribuer à une implication effective des secrétaires dans la gestion des activités administratives	----	----		Niveaux spécifiques
1	Absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs	Proposer des ouvertures à la reconnaissance du rôle et des capacités des secrétaires dans la fonction administrative	Méconnaissance des capacités des secrétaires dans la fonction administrative	La méconnaissance des capacités des secrétaires dans la fonction administrative est à la base de l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs
	Lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat	Suggérer des mesures pour une gestion efficace du matériel de travail	La négligence de l'importance du travail du secrétariat	La négligence de l'importance du travail du secrétariat est à l'origine de la lenteur de mise à disposition du matériel de travail au secrétariat

Source : Nous-mêmes

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Paragraphe 2 : Revue de littérature

La revue de littérature est la partie du mémoire où on fait l'état des connaissances sur les problèmes spécifiques en résolution. Son but est de faire le point des apports des auteurs qui ont contribué à la résolution des problèmes spécifiques identifiés.

Clarification de certains concepts

Selon le Dictionnaire "Le Petit LAROUSSE (Grand Format)", l'implication est l'action d'impliquer, l'état d'une personne impliquée dans une affaire, participation. Nous ne pouvons donc comprendre le sens réel du mot « implication » sans d'abord appréhender le mot « impliquer ».

« Impliquer » selon le même dictionnaire signifie engager, prendre part, se donner à fond.

L'adjectif « effectif » selon le même dictionnaire signifie ce qui est réel, qui se traduit en action.

Le mot « gestion » dans ce dictionnaire explique l'action ou la manière de gérer, de diriger, d'administrer.

Traduite du concept anglo-saxon « Commitment », l'implication correspond à la double relation d'identification et d'engagement d'une personne au travail.

Vu la définition de ces concepts, l'implication effective des secrétaires reviendrait à une responsabilisation ou à un engagement réel des secrétaires. Ceci nous amènerait à rejoindre l'idée de J.-G. PETITPAS, de P.-A. GAGNE et de G. BAUCHER qui disaient dans leur ouvrage intitulé « Comment motiver, mobiliser et responsabiliser mon personnel » que les gestionnaires qui réussissent à se démarquer des autres dans leur profession

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sont ceux ou celles qui mobilisent les énergies de leur équipe, qui gardent une motivation élevée chez leur personnel et savent le faire contribuer au maximum de ses possibilités en le responsabilisant.

Nous retenons qu'il faut responsabiliser les secrétaires et évidemment en tenant compte de leurs capacités.

Selon Jean-François AUBY dans son livre intitulé : « Le management public » l'implication dans le travail est l'une des six catégories des facteurs de motivation dans le cadre du service public et elle fait partie des quatre premiers critères égocentriques. Elle constitue un facteur très important et permet de se réaliser dans le travail.

D'après R. Hachman (AUBY, 1996, P.32), l'implication comporte cinq (05) dimensions fondamentales qui sont : la variété, l'identité de la tâche, la valeur de la tâche, l'autonomie et l'information en retour. Ces aspects donnent une signification du travail et agissent sur la satisfaction au travail. Donc, l'implication dans le travail passe notamment par la responsabilisation du personnel et un contenu de travail motivant.

Ainsi, selon Félix Leclerc : « La plus belle façon de tuer un homme, c'est de le payer à ne rien faire... » (J.G. Petitpas, P.-A. Gagné, G. Boucher, 1994, P.13).

Gérard LECRIVAIN dans son ouvrage intitulé : « Management des organisations et stratégies » souligne que dans le prolongement des facteurs explicatifs du comportement au travail, l'implication sert un besoin d'accomplissement, d'auto-expression et d'estime du travail. Ce fait rejoint en partie la typologie de Maslow.

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Apports au problème de l'absence des secrétaires dans l'accomplissement
de certains travaux administratifs

L'activité administrative a pour matière d'oeuvre l'information dont la saisie, le traitement et la diffusion mobilisent les ressources humaines et technologiques. Elle contribue souvent à la prise de décision à tous les échelons hiérarchiques ^(3).

Jean Gerbier, dans « Organisation et fonctionnement de l'entreprise », définit les activités administratives en quatre rôles essentiels :

· saisie de données ;

· conservation de données ;

· transformation de données ;

· transmission de données.

Jean Gerbier distingue dans les principaux services administratifs qui concentrent en volume et en temps le travail administratif : le service courrier, le service de la facturation, le service de la paye du personnel et le service de la comptabilité et des factures. L'efficacité du travail administratif est donc un point nodal du bon fonctionnement et de la performance de l'entreprise.

Selon C. CHAMPAGNE et D. BOUCKENHOVE dans leur ouvrage intitulé « Communication et Organisation », les activités administratives comportent des tâches répétitives, mais elles peuvent inclure, en plus ou moins forte proportion, des travaux divers, selon le degré d'initiative laissé par le responsable au personnel administratif. Ainsi, nous avons les activités de communication (courrier, téléphone, élaboration de documents internes, accueil des clients ou visiteurs, compte rendu de réunions, etc.), d'organisation (classement et recherche documentaire, préparation de

³ J.-P. VIVIEN, D. AUCLAIR, D. BACCHI, A. COZ, F. GLELFI, G. ORTEGA dans leur ouvrage : « Action et Communication Administratives. »

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réunions, préparation de voyages, gestion de l'agenda du responsable, suivi de dossiers, gestion des plannings de suivi des activités, etc.) et des opérations de gestion (suivi de budget, élaboration de statistiques, opérations de trésorerie, tenue des comptes, etc.).

Mais, CHAMPAGNE et BOUCKENHOVE vont loin en précisant que les activités administratives recouvrent essentiellement les tâches de communication et d'organisation qui sont intimement liées parce qu'elles cherchent à favoriser l'échange d'informations, à optimiser les activités par la recherche d'information, la gestion du temps et l'organisation. Ensuite, ils ont précisé que l'organe chargé d'accomplir ces tâches est le secrétariat.

Pour Gérard BONNET et Nicole MEUNIER dans leur livre « Connaissance de l'entreprise Tome 2 », la fonction administrative comprend au sens large le Service de Direction et le Service Administratif. Mais au sens strict, elle comprend uniquement le Service Administratif qui est chargé de récolter, stocker, traiter, faire circuler l'information au sein et à l'extérieur de l'entreprise. Ces auteurs rejoignent la conception des autres et affirment que l'organisation de la fonction administrative peut être confiée à :

· un secrétariat unique placé près de la direction ;

· ou chaque service (y compris la direction) peut posséder son propre sous-service de secrétariat.

Le plus souvent, il existe un secrétariat considéré comme service, près de la direction, et chaque service a son propre secrétariat, plus ou moins étoffé.

En vingt ans, le métier du secrétariat a beaucoup évolué. Longtemps considérés comme de simples exécutants, les secrétaires remplissent désormais par leur formation des fonctions variées. En plus des tâches de

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secrétariat traditionnel (prise de rendez-vous, accueil des visiteurs, saisie de document, classement, etc.) qui occupent la moitié de leur temps de travail, ils traitent les informations et assurent leur circulation dans l'entreprise, coordonnent et organisent les activités dans une équipe ou dans un service, gèrent les imprévus, font du suivi de projet, etc. Leurs responsabilités propres sont donc beaucoup plus grandes. C'est une fonction qui varie selon les secteurs d'activités.

Selon l'UIMM (Union des Industries et Métiers de la Métallurgie), le secrétaire de direction est tout d'abord l'assistant du responsable sous lequel il exerce sa fonction. Il a les capacités et qualités telles que l'autonomie et la responsabilité, le sens de l'initiative, la disponibilité et la flexibilité, la communication, la diplomatie et le sens du contact, l'ordre et la méthode d'organisation.

D'après les EN (Espaces Naturels), le secrétaire de direction est celui qui draine un ensemble large d'informations devant permettre à la direction un suivi régulier de l'ensemble de l'organisme. Il effectue les opérations de base en secrétariat mais se distingue par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité. Les EN définissent le secrétaire de direction comme celui qui occupe un emploi d'assistance lié directement à la fonction et à la responsabilité du directeur auquel il est rattaché, assure entre la direction générale et les différents services la diffusion de directives et la collation des informations nécessaires au suivi des activités des services.

Par son autonomie et sa responsabilité, le secrétaire de direction :

organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d'instructions ponctuelles données par le directeur ;

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assure la permanence du service de direction en l'absence du directeur ou du directeur adjoint afin de préparer et d'alléger au maximum le travail de ceux-ci ;

a accès aux informations parfois confidentielles ;

peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont il a connaissance.

Le secrétaire de direction, du point de vue général, est un véritable bras droit du chef d'entreprise et capable de l'assister dans ses tâches. Il est capable de :

· assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services à travers la rédaction et la diffusion des notes de service, le classement et l'archivage des documents de la direction ;

· prendre en charge l'organisation matérielle des diverses relations qu'entretient la direction avec les services internes et organismes externes à travers la gestion du planning des rendez-vous et des réunions de travail, la préparation et l'organisation des différentes réunions institutionnelles, la réalisation des comptes-rendus ;

· effectuer les opérations classiques de secrétariat qui passent par la saisie, l'affectation du courrier, les appels téléphoniques, organisation des déplacements, la rédaction de correspondance, gestion des fournitures de bureau, etc.

Nous comprenons que la mission et la finalité globale d'un secrétaire de direction sont alors la prise en charge des travaux administratifs du service dans tous les types d'entreprise (privées, publiques, associatives), la coordination et l'organisation au sein de l'entreprise.

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Apports au problème de la lenteur dans la mise à disposition du matériel
de travail au secrétariat

Nous entendons par matériel de travail l'ensemble d'instruments, de fournitures et outils indispensables pour l'accomplissement d'une tâche.

Selon le Petit Robert, lenteur signifie manque de promptitude, de rapidité, de vivacité. On entendrait par lenteur dans la mise à disposition du matériel, l'absence de rapidité, de célérité dans le traitement des demandes d'acquisition du matériel.

L'action administrative recouvre un ensemble d'activités consacrées au traitement des informations et leur communication à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Pour être efficace, cette action suppose un cadre favorable, une structure qui répond à l'activité de l'organisation, à ses objectifs, ..., des moyens matériels.

Pour J.-P. VIVIEN, D. AUCLAIR, D. BACCHI, A. COZ, F. GLELFI, G. ORTEGA dans leur ouvrage : « Action et Communication Administrative. », un processus administratif est l'ensemble des tâches concourant à une opération administrative donnée, en respectant les règles établies lors d'une procédure préalable. L'étude d'un processus revient à se poser les questions clés : Qui ?, Quoi ?, øü ?, Quand ?, Comment ?. Pour réaliser une opération administrative donnée, il est nécessaire de dresser la liste des tâches et de faire apparaître les intervenants, les documents utilisés, leur transmission de façon à mettre en évidence l'enchaînement des tâches effectuées et les postes de travail qui les exécutent. Pour y arriver, ils ont proposé la représentation du processus qui est utile surtout lorsque le processus est complexe pour informer ou former le personnel concerné et pour analyser un processus en vue de son amélioration. Cette représentation

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peut être effectuée principalement sous forme de fiche de processus ou de diagramme imagé.

« Un homme, une mission, des moyens » dit-on. Ceci explique qu'il faut mettre à temps du matériel de travail à la disposition du personnel pour qu'il puisse accomplir sa mission.

La revue de littérature ainsi faite, que dirons-nous de la méthodologie suivie au cours de nos recherches?

Section 2 : Méthodologie de recherche et enquête

Paragraphe 1 : Méthodologie de recherche

La méthodologie de recherche suivie au cours de notre recherche est composée de deux méthodes : l'une empirique (A), l'autre théorique (B).

A- Méthode empirique

L'approche empirique nous permet de mobiliser des données tout en mettant l'accent sur une méthode d'enquête. Elle est constituée des étapes ciaprès :

v' fixation des objectifs ;

v' identification de la population ciblée pour l'étude ; v' méthodes et outils de collecte de données ;

v' traitement des données recueillies ;

v' outils de présentation des données.

1) Objectif de l'enquête

Notre enquête a pour objectif de mobiliser les données pouvant nous permettre de vérifier les hypothèses formulées dans notre étude. Notre enquête nous permettra de savoir spécifiquement si :

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la méconnaissance des capacités des secrétaires dans la fonction administrative est à la base de l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs ;

la négligence de l'importance du travail du secrétariat est à l'origine de la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat.

2) Identification de la population ciblée pour l'étude

La population ciblée pour notre étude est composée des secrétaires, des chefs services et des directeurs techniques de la DG-Eau.

Ainsi, nous avons adressé nos questionnaires à trois catégories de personnes.

Une catégorie A composée de vingt-quatre (24) personnes concerne les responsables de la DG-Eau. Il s'agit du directeur général, du directeur général adjoint, de l'auditeur interne, des directeurs techniques et des chefs de service.

Une catégorie B est composée de quatorze (14) personnes et concerne les secrétaires.

Au total, la population visée par l'étude est composée de trente-huit (38) personnes.

3) Méthodes et outils de collecte de données

Nous avons procédé en premier lieu à l'observation directe qui nous a permis de regarder avec intérêt les hommes, les choses, les phénomènes, les faits afin de les étudier, les surveiller et en tirer des conclusions.

La recherche documentaire a ensuite suivi l'observation et nous a permis de faire le point des documents disponibles sur notre thème. Cette

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recherche a été effectuée principalement à la bibliothèque de l'ENAM, à celle du Campus d'Abomey-Calavi. Par ailleurs, les recherches sur Internet nous ont été d'une grande importance.

Enfin, il faudra souligner que le principal outil qui nous a aidé à collecter les données est le questionnaire. Ainsi, deux types de questionnaire ont été conçus. L'un est adressé aux directeurs et chefs services ; l'autre adressé aux secrétaires.

4) Traitement des données recueillies

Les données recueillies à l'aide du questionnaire seront traitées en fonction des apports des auteurs sur les problèmes et de nos connaissances antérieures.

5) Outils de présentation des données

Les résultats de notre enquête seront présentés sous forme de tableau.
B- Méthode théorique

Dans cette partie, nous avons choisi les théories en fonction des théories développées par les auteurs dans la revue de littérature.

Ainsi, pour le problème spécifique relatif à l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs, nous avons adopté une théorie basée sur un véritable engagement des secrétaires dans le travail administratif tout en faisant référence évidemment à la théorie de C. CHAMPAGNE et de D. BOUCHENHOVE qui considère le Secrétariat comme le service chargé d'accomplir les tâches administratives.

Pour le problème spécifique concernant la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat, nous avons choisi une théorie

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basée sur la mise en place d'un processus de traitement des demandes d'acquisition et de réparation du matériel.

Paragraphe 2 : Enquête

Nous aborderons la démarche de l'enquête et les difficultés rencontrées.

A. Démarche de l'enquête

Nous nous sommes basé seulement sur les questionnaires pour réaliser notre enquête. Ainsi, les secrétaires ont été amenés à répondre aux questions relatives à l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs et aux questions relatives à la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat. Les directeurs et les chefs services ont été amenés à répondre aux questions relatives à l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs.

B. Difficultés rencontrées

Nous avons rencontré quelques difficultés au cours de la réalisation de l'enquête. Ainsi, nous pouvons noter entre autres :

> l'absence de certains responsables au service pour cause de départ en congé ou de départ en mission et leur indisponibilité à remplir les questionnaires ne nous ont pas permis de vite collecter les questionnaires ;

> le refus catégorique de certains chefs et secrétaires de remplir les questionnaires ;

> les travaux de réaménagement du CIRF de l'ENAM ne nous ont pas permis d'accéder à la salle pour la saisie de nos documents et pour la navigation.

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Rappelons que nous avons distribué trente-huit (38) questionnaires, mais compte tenu des difficultés rencontrées, nous n'avons pu récupérer que trente-deux (32) qui ont été bien remplis et ont fait l'objet de l'analyse.

Après la réalisation de l'enquête, nous abordons à présent l'analyse des données recueillies au cours de l'enquête et les approches de solutions.

CHAPITRE DEUXIÈME :

DE LA PRESENTATION, DE

L'ANALYSE DES DONNÉES DE

L'ENQUÊTE AUX APPROCHES

DE SOLUTION

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Section 1 : Présentation des données, analyse des

résultats de l'enquête et diagnostic de l'étude

Dans cette partie, nous aborderons d'abord la présentation des données et l'analyse des résultats de l'enquête (paragraphe 1), puis aboutir à l'établissement du diagnostic de l'étude (paragraphe 2).

Paragraphe 1 : Présentation des données de l'enquête et analyse des résultats

Nous allons procéder à la présentation des données de l'enquête puis les analyser.

A) Présentation des données de l'enquête

Il est nécessaire de rappeler à ce niveau que nous avons distribué trentehuit (38) questionnaires, mais trente-deux (32) ont été collectés dont dix (10) des secrétaires, quinze (15) des chefs services et sept (07) des directeurs.

Les données recueillies sont présentées par rapport à chaque problème spécifique. Pour chaque question, nous aurons les réponses, l'effectif en valeur absolue et le pourcentage en valeur relative.

Tableau n° 5 : Niveau d'étude des secrétaires

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Quel est votre niveau d'étude ?	DAP	0	0
	CAP	4	40
	BAC	5	50
	BTS	1	10
	ENAM/SD	0	0
Total		10	100

Source : Données recueillies à l'aide du questionnaire

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A la lecture des résultats du tableau n° 5, nous déduisons que les secrétaires n'ont pas un niveau d'étude assez élevé en Secrétariat. Un (01) secrétaire sur dix (10) a fait les études universitaires.

Tableau n° 6 : Travaux que les secrétaires sont capables d'accomplir de
par leur formation

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Quels sont les travaux que vous êtes capable d'accomplir par votre formation ?	Réception et enregistrement du courrier	10	100
	Traitement du courrier	10	100
	Saisie des documents	10	100
	Classement des documents	10	100
	Rédaction des lettres administratives	10	100
	Rédaction du procès-verbal, du compte rendu, du rapport	6	60
	Rédaction des lettres commerciales	6	60
	Tenue de l'agenda du directeur	6	60
	Accueil des visiteurs	10	100
	Gestion de rendez-vous du directeur	8	80
	Assistance du directeur	5	50
	Participation aux réunions, aux conférences	7	70
	Organisation de réunion	2	20
	Organisation du voyage du directeur	8	80
	Tenue de caisse du directeur	5	50
	Réception et traitement des offres	0	0

Source : Données recueillies à l'aide du questionnaire.

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Nous constatons grâce aux résultats de ce tableau qu'au moins 50 % des secrétaires de part leur formation sont capables d'accomplir la majoritédes tâches d'organisation et de communication.

Tableau n° 7 : Tâches réellement accomplies par les secrétaires dans leur
poste de travail

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Quelles sont les tâches que vous accomplissez réellement dans votre secrétariat ?	Réception et enregistrement du courrier	10	100
	Traitement du courrier	1	10
	Saisie des documents	10	100
	Classement des documents	10	100
	Rédaction des lettres administratives	1	10
	Rédaction du procès-verbal, du compte rendu, du rapport	0	0
	Rédaction des lettres commerciales	3	30
	Tenue de l'agenda du directeur	4	40
	Accueil des visiteurs	10	100
	Gestion de rendez-vous du directeur	7	70
	Assistance du directeur	0	0
	Participation aux réunions, aux conférences	0	0
	Organisation de réunion	0	0
	Organisation du voyage du directeur	2	20
	Tenue de caisse du directeur	0	0
	Réception et traitement des offres	0	0

Source : Données recueillies grâce aux questionnaires.

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Nous remarquons à la lecture du tableau que tous les secrétaires (100 %) s'adonnent plus aux tâches dites purement d'exécution ou de routines. Aussi, la plupart des secrétaires n'accomplissent que les tâches ayant trait à l'accueil des visiteurs et au courrier.

Tableau n° 8 : Plainte des secrétaires

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Vous arrive-t-il de vous plaindre de votre non implication dans la gestion administrative ?	Oui	07	70
	Non	03	30
Total		10	100

Source : Données recueillies à l'aide du questionnaire

A la lecture du tableau ci-dessus, nous remarquons que 70 % des secrétaires reconnaissent qu'ils ne sont pas pleinement exploités.

Tableau n° 9 : Raison de la non attribution de certaines tâches aux
secrétaires

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Connaissez-vous pourquoi certains travaux ne vous sont pas attribués ?	Vous êtes jugé incapable	10	100
	Votre supérieur ne connaît pas vos capacités	10	100
	Vous avez déjà déçu votre supérieur	0	0

Source : Données recueillies grâce aux questionnaires.

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Le tableau ci-dessus montre que la totalité des secrétaires sont jugés incapables d'accomplir les tâches. Aussi, ont-ils tous reconnus que c'est parce que leurs supérieurs ne connaissent pas leurs capacités qu'ils ne leur attribuent pas les travaux.

Tableau n° 10 : Disponibilité des secrétaires

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Avez-vous un(e) secrétaire ?	Oui	07	31,82
	Non	15	68,18
Total		22	100

Source : Données recueillies grâce aux questionnaires

Nous remarquons à la lecture du tableau que sur vingt-deux (22) responsables, sept seulement ont de secrétaires soit un taux de 31,82 %. Ce constat montre le peu d'intérêt accordé au métier du secrétaire.

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Tableau n° 11 : Attributions des secrétaires

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Quelles sont parmi les tâches suivantes celles que vous lui confiez ?	Réception et enregistrement du courrier	7	100
	Traitement du courrier	0	0
	Saisie des documents	7	100
	Classement des documents	7	100
	Rédaction des lettres administratives	1	14,28
	Rédaction du procès-verbal, du compte rendu, du rapport	0	0
	Rédaction des lettres commerciales	2	28,57
	Tenue de l'agenda du directeur	6	85,71
	Accueil des visiteurs	7	100
	Gestion de rendez-vous du directeur	2	28,57
	Assistance du directeur	0	0
	Participation aux réunions, aux conférences	0	0
	Organisation de réunion	1	14,28
	Organisation du voyage du directeur	0	0
	Tenue de caisse du directeur	0	0
	Réception et traitement des offres	0	0

Source : Données recueillies à l'aide du questionnaire

Nous constatons à base de ce tableau que les responsables ne confient pas les tâches de grandes responsabilités aux secrétaires mais plutôt les tâches classiques du secrétariat.

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Tableau n° 12 : Raison de la non attribution de certaines tâches aux

secrétaires

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Pourquoi vous ne leur confiez pas les autres?	Est-ce par souci de gagner du temps	1	14,28
	Est-ce par souci d'efficacité	5	71,42
	Vous ne connaissez pas toutes ses capacités	6	85,71

Source : Données recueillies grâce aux questionnaires.

Nous retenons à partir de ce tableau que plus de 50 % des responsables ne confient pas certaines tâches aux secrétaires parce qu'ils cherchent l'efficacité dans leur travail et surtout ne connaissent pas les capacités de leurs secrétaires.

Tableau n° 13 : Obtention du matériel de travail

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Obtenez-vous à temps du matériel de travail pour exécuter vos différents travaux?	Oui	0	0
	Non	10	100
Total		10	100

Source : Données recueillies grâce aux questionnaires.

Suite aux résultats de ce tableau, nous concluons que la totalité des enquêtés ont répondu qu'ils n'obtiennent pas à temps le matériel de travail.

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Tableau n° 14 : Lenteur dans la mise à disposition du matériel

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Savez-vous les raisons pour lesquelles le matériel de travail n'est pas mis à votre disposition à temps?	Faute du magasinier	8	80
	Non paiement à temps des prestataires de service	8	80
	Lenteur dans le traitement des demandes	10	100
	Négligence du travail effectué par le secrétariat	10	100
Etes-vous impliqué dans le processus de gestion du matériel ?	Oui	0	0
	Non	10	100
	Quelques fois	0	0

Source : Données recueillies à l'aide du questionnaire.

Pour les raisons de la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail, 80 % des enquêtés soit un effectif de huit (08) ont répondu que cela est dû à la faute du magasinier ; 80 % soit un effectif de huit (08) ont souligné que la cause est le non paiement à temps des prestataires de service ; 100 % soit un effectif de dix (10) ont dit que la raison est la lenteur dans le traitement des demandes ; 100 % ont répondu que cela est dû à la négligence du travail effectué par le secrétariat.

Pour l'implication des secrétaires dans le processus de gestion du matériel, la totalité des enquêtés ont répondu qu'ils n'y sont pas impliqués.

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Tableau n°15 : Impact de la non mise à disposition à temps du matériel
sur le travail

Question	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
La non mise à disposition à temps du matériel a-t-elle un impact sur le travail au secrétariat?	Retard dans la saisie, la copie des documents et courriers	10	100
	Perte de temps	10	100

Source : Données recueillies à l'aide du questionnaire

Nous remarquons à la lecture du tableau que la totalité soit 100 % des enquêtés répondent que la lenteur dans la mise à disposition du matériel a des conséquences néfastes sur le travail au secrétariat.

B) Analyse des résultats

Notre analyse se fera par rapport aux problèmes spécifiques tout en se basant sur les résultats des tableaux ci-dessus et les remarques faites.

1. Absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux

administratifs

Le résultat de l'enquête faite nous a permis de constater que les secrétaires s'adonnent plus aux tâches de secrétariat traditionnel qui sont en majeure partie des tâches de routines telles l'accueil des visiteurs, la gestion du courrier, la saisie de documents, le classement de documents. Ainsi, ils accomplissent plus les tâches de communication que les tâches d'organisation. C'est ce qu'illustre le tableau n° 7.

Aussi, avons-nous remarqué que si les secrétaires n'accomplissent pas certaines tâches administratives, c'est parce que leurs responsables ne

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connaissent pas leurs capacités et les jugent incapables à accomplir ces tâches. Ainsi, comme l'indique le tableau n° 9, la totalité des secrétaires ont été jugés incapables d'accomplir les autres tâches. Le tableau n° 11 montre que 100 % des responsables n'attribuent à leurs secrétaires que les tâches de pure exécution. La raison de ce fait est illustrée par le tableau n° 12 qui montre que 85,71 % des responsables ne connaissent pas les capacités de leurs secrétaires et 71,42 % ne leur attribuent pas ces tâches pour souci d'efficacité.

2. Lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au

secrétariat

Le résultat de l'enquête nous a amené à retenir que le matériel de travail n'est pas mis à temps à la disposition du personnel. Ainsi, 100 % des enquêtés ne reçoivent pas à temps le matériel pour l'exécution des tâches et ne sont pas impliqués dans le processus de gestion du matériel (tableau n° 13 et n° 14).

Les causes de cette lenteur ont été expliquées par le tableau n° 14 qui illustre que la cause principale est la lenteur dans le traitement des demandes (100 %).

Paragraphe 2 : Vérification des hypothèses et établissement du diagnostic

A) Vérification des hypothèses

La vérification se fera en tenant compte des problèmes spécifiques. 1. Vérification de l'hypothèse n° 1

L'hypothèse émise par rapport au problème spécifique n° 1 ressort la méconnaissance des capacités des secrétaires dans la fonction administrative comme cause à l'origine de l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs.

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Au vu des résultats de notre enquête et de nos analyses, nous avons constaté réellement que les secrétaires se plaignent de ce que leurs capacités ne sont pas exploitées par les responsables et aussi les responsables affirment qu'ils ne connaissent pas les compétences de leurs secrétaires. Somme toute, nous remarquons que la connaissance des capacités des secrétaires dans la fonction administrative permettrait l'accomplissement des travaux administratifs par les secrétaires. Ainsi donc, notre hypothèse n° 1 est vérifiée.

2. Vérification de l'hypothèse n° 2

La négligence de l'importance du travail du secrétariat est considérée dans l'hypothèse n° 2 comme la cause qui est à la base de la lenteur de la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat.

Après les informations recueillies au cours de notre enquête et les analyses faites, nous déduisons que tous les secrétaires soit un taux de 100 % ont souligné que la négligence de l'importance du travail du secrétariat demeure une cause de tous les maux dont souffrent les secrétaires. Ainsi, l'accord d'importance au travail du secrétariat réduirait la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat. De tout ce qui précède, nous pouvons conclure que notre hypothèse n° 2 est confirmée.

B) Etablissement du diagnostic

1. Elément de diagnostic du problème spécifique n° 1

Le problème spécifique n° 1 est l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs. Cette situation est due au fait que les responsables méconnaissent les capacités des secrétaires dans la fonction administrative.

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2. Elément de diagnostic du problème spécifique n° 2

Comme l'hypothèse n° 2 est confirmée, nous pouvons dire que la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat est due à la négligence de l'importance du travail effectué par le secrétariat.

Le diagnostic ainsi établi, nous abordons la partie des approches de solutions et les conditions de mise en oeuvre.

Section 2 : Approches de solutions et conditions de mise

en oeuvre

La finalité d'un travail scientifique est de faire des propositions de solutions et de conditions de mise en oeuvre allant dans le cadre de la résolution des problèmes observés.

Paragraphe 1 : Approches de solutions

La proposition de ces solutions se fera par problème spécifique.

A) Approches de solutions au problème de l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux administratifs

Au regard des conclusions de notre enquête, il ressort que la méconnaissance des capacités des secrétaires est à la base de leur non implication dans la gestion des activités administratives. Pour résoudre ce problème, nous suggérons que les responsables de la DG-Eau fassent régulièrement une revue du profil de poste de leurs secrétaires pour se rappeler ce qu'ils peuvent faire et ce qu'ils ne sont pas en mesure de faire.

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activités administratives : cas de la DG-Eau.

Comme l'entreprise est un lieu où l'on peut créer, apprendre de nouveau, échanger des idées, il est souhaitable qu'une évaluation soit faite aux secrétaires, ce qui passera par le respect de certaines modalités de fonctionnement qui se distinguent en deux fonctions :

une fonction de dialogue qui permettra de connaître son agent ;

une fonction d'amélioration de la gestion des ressources humaines qui permettra de déceler lors de l'entretien les potentialités de l'agent, ses souhaits d'évolution, ses besoins de formation.

Pour réussir à cette évaluation, il faut au préalable avoir au niveau de l'encadrement une réelle volonté de délégation de responsabilités et des moyens.

Nous souhaiterions aussi que les plaintes des secrétaires soient prises en compte en ce qui concerne la sous-exploitation de leurs compétences et la non réalisation dans le travail puisque c'est dans l'application que se fondent l'expérience et la maîtrise du métier.

Comme le souhait de la majorité des secrétaires est d'exercer les responsabilités auxquelles peuvent donner accès leurs diplômes et leurs statuts, nous proposons que les attributions des secrétaires soient redéfinies.

B) Solutions proposées au problème de la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat

La négligence de l'importance du travail effectué au secrétariat est la cause de ce problème. Nous souhaiterions que les autorités de la DG-Eau reconnaissent l'utilité de l'existence d'un secrétariat dans une entreprise et essayer de doter le secrétariat de matériel en quantité suffisante et en qualité. Pour ce faire, les responsables chargés de la gestion du matériel doivent mettre en place un processus de traitement rapide des demandes pour

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

permettre la mise à disposition à temps du matériel. Aussi, convient-il d'impliquer les secrétaires dans ce processus de gestion afin de savoir ce dont ils ont besoin pour l'exécution efficace des tâches, car l'on ne peut réclamer un résultat sans auparavant fournir des moyens.

Paragraphe 2 : Conditions de mise en oeuvre

Pour l'application des solutions proposées aux différents problèmes, les autorités de la DG-Eau et les secrétaires doivent respecter certaines conditions.

A) Recommandations envers les responsables de la DG-Eau

Pour une connaissance des capacités des secrétaires dans l'exécution des tâches administratives, nous suggérons que les responsables établissent une fiche du profil de poste et une fiche d'attributions. (Annexes n° 2 et 3)

La fiche d'attribution fera la liste des différentes opérations à accomplir dans le cadre du poste de travail et permettra de redéfinir les attributions.

Aussi, souhaiterions-nous que la DG-Eau adopte le MMR (Motiver, Mobiliser, Responsabiliser) qui est un ensemble de processus naturels inhérents à la réalisation de tout projet impliquant les êtres humains. A cet effet, les responsables doivent faire en sorte que les agents trouvent un sens à leur travail et connaissent les motifs qui les amènent à s'engager. Ils doivent mettre en mouvement le personnel, l'organiser pour qu'il agisse dans le sens des résultats souhaités et enfin faciliter la prise en charge de leur travail. Cela leur permettra de se sentir en confiance quant à la qualité du travail, sans avoir à tout vérifier constamment. Pour y faire, ils peuvent se servir d'un aidemémoire pour l'entretien d'évaluation. (Annexe n° 4)

Aussi, dans un souci d'efficacité, proposons-nous l'établissement d'un plan de formation qui permettra aux secrétaires d'aller acquérir de nouvelles

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activités administratives : cas de la DG-Eau.

connaissances surtout à cette ère des TIC ; cela leur permettra de faire des stages afin d'améliorer leur performance et leur productivité puisque la plupart, selon nos investigations, ont un niveau faible de qualification.

Nous recommandons aux autorités de la DG-Eau de procéder à une gestion prévisionnelle des matériels de travail tout en payant à temps les entreprises fournisseurs ou prestataires de service. Des réponses obtenues lors de notre enquête, il urge la mise à disposition d'un assistant au magasinier pour la gestion du matériel et assurer la régularité du magasin. Aussi, faut-il procéder à l'achat d'un logiciel de gestion de stock permettant de suivre régulièrement l'état et la disponibilité du matériel. Il serait souhaitable de faire des inventaires périodiques et d'élaborer un budget prévisionnel annuel pour l'achat des matériels.

Tout ceci est indispensable puisque après la mise en place du processus de traitement des demandes impliquant tous les acteurs, il faut penser aussi à la disponibilité du matériel.

B) Recommandations envers les secrétaires de la DG-Eau

Le métier de secrétariat a été depuis des années appelé à disparaître. Mais le constat opposé se réalise. Pour cela, il n'est pas du moment pour les secrétaires de reculer. Il faut que les secrétaires démontrent leurs capacités et leurs compétences à accomplir les tâches administratives. Etant donné que les secrétaires, à cette ère, ont dépassé l'étape d'exécutant, ils doivent faire preuve de responsabilités et de passion au travail. Pour cela, nous recommandons aux secrétaires de la DG-Eau de mettre en pratique les connaissances acquises au cours des diverses formations reçues en s'imposant par la qualité du travail. Ils doivent prouver à leurs responsables qu'ils peuvent faire et même aller au-delà. C'est en cela qu'on reconnaîtra leur esprit d'initiative, leur professionnalisme et leur polyvalence.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

Nous recommandons aux secrétaires de faire une utilisation rationnelle du matériel de travail pour optimiser le coût administratif. Nous leur proposons de faire des demandes de stage de formation afin d'aller acquérir de nouvelles aptitudes dans le domaine du secrétariat. Nous leur proposons aussi de faire personnellement des inscriptions en formation initiale ou continue puisqu'il ne suffit pas de prendre le titre de secrétaire de direction mais il faut savoir pourquoi on est secrétaire et ce qu'on est capable de faire.

CONCLUSION GENERALE

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

La performance d'une organisation réside non seulement dans la prise en compte des moyens financiers mais aussi et surtout du capital humain. La gestion des activités administratives sans l'implication des acteurs concernés et surtout du secrétariat ne ferait que réduire le rendement de l'entreprise.

Ainsi, notre stage d'une durée de trois (03) mois qui s'est déroulé au Secrétariat Administratif de la DG-Eau nous a permis d'être informé sur les problèmes qui entravent le fonctionnement normal du secrétariat et de remarquer que la méconnaissance du rôle des capacités du secrétaire dans l'accomplissement du travail administratif et l'ignorance du métier de secrétariat sont à la base de tous ces problèmes. Aussi, le retard observé dans la mise à disposition du matériel au secrétariat fait que ce dernier n'arrive pas à atteindre sa mission d'organiser et de communiquer dans la structure.

Nos enquêtes et nos analyses nous ont permis de confirmer les hypothèses émises par rapport aux problèmes spécifiques de l'étude.

Dès lors, il s'avère indispensable pour la DG-Eau de reconnaître les capacités et la valeur du secrétaire afin qu'une amélioration des prestations de son administration soit effectuée. Pour cela, nous avons proposé des solutions suivies des recommandations à l'endroit des autorités et des secrétaires. Mais nous soulignons que ces solutions ne sont pas d'office une condition obligatoire à laquelle il faut honorer pour résoudre les problèmes.

Toutefois, nous demandons aux responsables de donner un minimum d'intérêt aux solutions et aux recommandations et à les essayer. Cela pourra profiter à la DG-Eau et lui permettra de donner une autre image à son administration.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

I. DICTIONNAIRES

- Dictionnaire Le Petit Larousse, Grand Format (1996).

- Dictionnaire Universel, Editions HACHETTE, 5^ème édition.

II. OUVRAGES

- AUBY Jean-François, (1996) : << Le management public », Paris, Editions SIREY-DALLOZ.

- BONNET Gérard et Nicole MEUNIER, (1995) : << Connaissance de l'TLJrThrisT » Tome 2, Paris, Les Editions FOUCHER.

- CHAMPAGNE C. et D. BOUCKENHOVE, (1998) : << Communication et Organisation », Rosny, Edition BREAL.

- PETITPAS Jean-Guy, Paul-André GAGNE et Guy BOUCHER, (1994) : << Comment motiver, mobiiser et responsabiiser mon personnel », Québec, Editions Les Publicains du Québec.

-+ VIVIEN J.-P., D. AUCLAIR, D. BACCHI, A. COZ, F. GHELFI et G. ORTEGA, (1994) : << Action et Communication Administratives », Paris, Edition HACHETTE LIVRE.

III. MEMOIRES

MOUKAÏLA H. Hadi (2006) : << Problématique de la participation des Assistants de Direction à la prise de décision : cas du PNLS », mimographe, cycle I, ENAM, UAC.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

IV. WEBOGRAPHIE

Gérard LECRIVAIN, « Management des Organisations et Stratégies », http://www.managmarket.com

http://fr.wikipedia.org/wiki/implication

http://secretaire direction.htm

http://www.supersecretaire.com

http://www.top-assistante.com

Jean Gerbier, « Organisation et fonctionnement de l'entreprise », http://www.cnam.fr/lipsor/dso/data/simplification.doc

V. AUTRES

Arrêté 2007 n°18 MMEE/DC/SGM/CTJ/CTR-Eau/DG-Eau/SA portant attributions, organisation et fonctionnement de la DG-Eau.

ANNEXES

DIRECTEUR
GENERAL

Secrétariat
Administratif

Cellule d'Audit
Interne

Directeur Général
Adjoint

C/SEAU/DDEE

Directeur de
l'Information sur
l'Eau

Directeur de la
Planification et de
la Gestion de l'Eau

Directeur de
l'Administration et
des Finances

Directeur de la
Programmation et
du Suivi-Evaluation

Directeur de
l'Approvisionnement
en Eau Potable

SHU

SDCS AEP

SAEP -MR

SH SES SQE SBDI SIDC SC-GIRE

SGDPE SEPSOB SARH SBCF SML SPP SSE

71

ANNEXE n° 1
ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION GENERALE DE L'EAU

ANNEXE n° 2
PROFIL DE POSTE D'UN SECRETAIRE DE DIRECTION

Service : Secrétariat Fonction : Secrétaire de Direction
Capacités	Niveau d'aptitude
	1	2	3	4
Formations et expériences		·
Formation générale Formation professionnelle
Compétences		·
A rédiger		·
A concevoir		·
A s'exprimer, communiquer		·
A négocier		· ·
A diriger
A aider à la prise de décision
A organiser			·
A observer et analyser			·
A travailler en équipe			·
A s'adapter			·
Maîtrise de la bureautique			· ·			Qualités
				Discrétion
		·		Disponibilité
		·		Mémoire
		·		Ordre, méthode
		· ·		Conscience professionnelle
				Courtoisie
				Maîtrise de soi
				Elégance
				Esprit d'initiative
			·

Légende : Formation générale : BEPC, BAC, BAC+3. Formation professionnelle : CAP, BTS, DTS. 1 IYIEKIXESWEIG : 1= passable ; 2= assezbien ; 3= bien ; 4= très bien.

Liaisons hiérarchiques

Supérieur : Directeur			Subordonné :
	assistante

ANNEXE n° 3

FICHE D'ATTRIBUTIONS

FICHE D'ATTRIBUTIONS

Poste : Secrétaire ou Assistante de Direction Service : Direction Générale Nom :		Attributions · Assister le directeur dans la communication des informations au personnel de la direction et des autres services · Assurer, en collaboration avec le directeur ou sur délégation, toutes les communications externes · Prise de notes (courrier, réunion) · Tri du courrier · Accueil des visiteurs · Traduction de notices · Saisie et édition de lettres, documents techniques en français et en anglais · Saisie sur tableur des différents budgets de la direction · Gestion des dossiers et relations publiques · Classement des dossiers et documents · Gestion des relations avec les organisations de manifestations commerciales · Recherche d'informations auprès de sources de diverses, notamment de banques de données · Rangement des fournitures · Préparation des déplacements et missions du directeur · Réception d'appels téléphoniques et transmission de messages · Appels téléphoniques · Copies de documents · Traitement de données statistiques : tableaux, graphiques · Expédition des messages par télex, télécopie, messagerie électronique interne · Regroupement des pièces à transmettre à la comptabilité pour le remboursement des frais des collaborateurs de la direction · Organisation des réunions, visites et réception

ANNEXE n° 4
AIDE-MEMOIRE POUR UN ENTRETIEN D'EVALUATION

Aide-mémoire pour un entretien d'évaluation

1) Quelles sont les tâches dans lesquelles le collaborateur se sent-il le plus à l'aise et/ou qui lui ont procuré le plus de satisfaction ?

2) Quels sont ses atouts ? (à exploiter selon la nature de la fonction exercée et l'importance des responsabilités)

2-1 Connaissances générales et spécifiques. Souci d'actualisation. 2-2 Compétences générales et spécifiques. Souci de perfectionnement. A-t-il eu l'occasion de les mettre en oeuvre ?

- Aptitude à la délégation

- Exercice de l'autorité

- Gestion du temps

- Sens de l'organisation

2-3 Qualités

a. Personnelles : assiduité, ponctualité, rapidité d'exécution, esprit d'initiative, effort, amélioration selon les attentes, souci de la précision, créativité, attitudes face au changement.

b. Travail en équipe : relation avec les collègues, équité, collaboration, apports personnels, solidarité, défense des intérêts de l'administration.

c. Relations avec les usagers : patience, courtoisie, information.

3) Quelles sont les tâches dans lesquelles le collaborateur a rencontré des difficultés ?

Celles-ci sont-elles imputables, selon lui, à l'environnement (conditions de travail), au management ou à lui-même ?

4) Quelles sont ses faiblesses et comment peut-il y remédier ?

ANNEXE n° 5

QUESTIONNAIRE

DADE

Komi Frédéric

Etudiant à l'ENAM

97 73 74 15

QUESTIONNAIRE DESTINE AUX SECRETAIRES DE LA DG-EAU

Dans le cadre de la réalisation de mon mémoire de fin de formation en Secrétariat de Direction du cycle I à l'Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature (ENAM), je viens par ce présent document solliciter votre apport. Le thème de mon mémoire est : « Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des activités administratives : Cas de la DG-Eau. » A cet effet, je vous prie de bien vouloir remplir ce questionnaire afin de me permettre d'évoluer dans les recherches.

Je vous remercie à l'avance pour votre collaboration et vous rassure que ces informations seront confidentielles.

I. Non accomplissement de certains travaux administratifs par les

secrétaires

1) Etes-vous secrétaire ?

EIOui ElNon

2) Quel est votre niveau d'étude ?

EIDAP EIBTS

EICAP EIENAM/SD

EIBAC

3) Quels sont les travaux que vous êtes capable d'accomplir par votre formation ?

Courrier :

q Traitement du courrier ESaisie de documents

1Classement de documents

Rédaction :

1Rédaction des lettres administratives

1Rédaction de procès-verbal, de compte rendu, de rapport. 1Rédaction de lettres commerciales

Organisation :

q Tenue de l'agenda du Directeur 1Accueil des visiteurs

1Gestion de rendez-vous du Directeur

q Assistance du Directeur

EParticipation aux réunions, aux conférences 1Organisation de réunion

DOrganisation du voyage du Directeur

q Tenue de caisse du Directeur

1Réception et traitement des offres

4) Quelles sont les tâches que vous accomplissez réellement dans votre

secrétariat ?

q Traitement du courrier

ESaisie de documents

1Classement de documents

1Rédaction des lettres administratives

q Rédaction de procès-verbal, de compte rendu, de rapport.

q Rédaction de lettres commerciales

q Tenue de l'agenda du Directeur EAccueil des visiteurs

1Gestion de rendez-vous du Directeur

q Assistance du Directeur

1Participation aux réunions, aux conférences 1Organisation de réunion

1Organisation du voyage du Directeur

q Tenue de caisse du Directeur

1Réception et traitement des offres

5) Vous arrive-t-il de vous plaindre de votre non implication effective dans la gestion administrative ?

ElOui ENon

Si oui, constatez-vous que vos doléances sont prises en compte ?

ElOui ENon

6) Connaissez-vous pourquoi certains travaux ne vous sont pas attribués ?

1Vous êtes jugé incapable

1Votre supérieur ne connaît pas vos capacités 1Vous avez déjà déçu votre supérieur

II. Lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail
Obtenez-vous à temps du matériel pour exécuter vos différents travaux ?

q ElOui 1Non

8) Savez-vous les raisons pour lesquelles le matériel de travail n'est pas mis à votre disposition à temps ?

ElFaute du magasinier

q Non paiement à temps des prestataires de service

q Lenteur dans le traitement des demandes

ENégligence du travail effectué au secrétariat

9) La non mise à disposition à temps du matériel a-t-elle un impact sur le travail au secrétariat ?

1Retard pour la copie des documents et courriers

q Perte de temps

10) Etes-vous impliqué dans le processus de gestion du matériel ?

q ElOui 1Non 1Quelques
fois

11) Que proposez-vous pour une gestion efficace du matériel de

travail en vue de sa mise à disposition à temps ?

Nous vous remercions.

DADE

Komi Frédéric

Etudiant à l'ENAM

97 73 74 15

QUESTIONNAIRE DESTINE AUX RESPONSABLES DE LA DG-EAU

Dans le cadre de la réalisation de mon mémoire de fin de formation en Secrétariat de Direction du cycle I à l'Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature (ENAM), je viens par ce présent document solliciter votre apport. Le thème de mon mémoire est : « Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des activités administratives : Cas de la DG-Eau. » A cet effet, je vous prie de bien vouloir remplir ce questionnaire afin de me permettre d'évoluer dans les recherches.

Je vous remercie à l'avance pour votre collaboration et vous rassure que ces informations seront confidentielles.

Non accomplissement de certains travaux administratifs par les
secrétaires

1) Avez-vous un(e) secrétaire ?

EIOui ElNon

2) Quelles sont parmi les tâches suivantes, celles que vous lui confiez ? E]Traitement du courrier

E]Saisie de documents

ElClassement de documents

ElRédaction des lettres administratives

ElRédaction de procès-verbal, de compte rendu, de rapport. ElRédaction de lettres commerciales

ElTenue de l'agenda du Directeur EAccueil des visiteurs

ElGestion de rendez-vous du Directeur ElAssistance du Directeur

ElParticipation aux réunions, aux conférences ElOrganisation de réunion

ElOrganisation du voyage du Directeur ElTenue de caisse du Directeur

ElRéception et traitement des offres

3) Pourquoi vous ne lui confiez pas les autres ?

ElEst-ce par souci de gagner du temps ElEst-ce par souci d'efficacité

ElVous ne connaissez par toutes ses capacités Nous vous remercions.

IDENTIFICATION DU JURY i

DECLARATION D'ENGAGEMENT ii

DEDICACES iii

REMERCIEMENTS v

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS vii

LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES viii

RESUME ix

SOMMAIRE xi

INTRODUCTION GENERALE 1

Chapitre préliminaire : DE LA PRESENTATION DE LA DG-EAU, DES
OBSERVATIONS DE STAGE A LA PROBLÉMATIQUE DE L'ETUDE 4

Section 1 : Présentation de la DG-Eau et observations de stage 5

Paragraphe1 : Présentation de la Direction Générale de l'Eau 5

A. Historique, mission et attributions 5

B. Structure organisationnelle de la DG-Eau 9

C. Fonctionnement de la DG-Eau 16

D. Capital humain de la DG-Eau 17

Paragraphe 2 : Restitution des observations de stage 19

A. Les constats faits au niveau général et au secrétariat administratif 19

B. Inventaires des observations faites 25

Section 2 : Problématique de l'étude 26

Paragraphe 1 : Regroupement des problèmes par centres d'intérêt et détermination des

problématiques possibles 26

Paragraphe 2 : Choix, justification, spécification et vision globale de résolution de la

problématique 28

A. Choix et justification de la problématique 28

B. Spécification de la problématique 28

C. Vision globale de résolution de la problématique 30

Chapitre premier : DU CADRE THÉORIQUE À LA MÉTHODOLOGIE DE
L'ÉTUDE 33

Section 1 : Cadre théorique de résolution de la problématique 34

Paragraphe1 : Objectifs, hypothèses et tableau de bord de l'étude 34

A. Objectifs de l'étude et hypothèses de recherche 34

B. Tableau de bord de l'étude 35

Paragraphe 2 : Revue de littérature 37

Section 2 : Méthodologie de recherche et enquête 44

Paragraphe 1 : Méthodologie de recherche 44

A. Méthode empirique 44

B. Méthode théorique 46

Paragraphe 2 : Enquête 47

A. Démarche de l'enquete 47

B. Difficultés rencontrées 47

Chapitre deuxième : DE LA PRESENTATION, DE L'ANALYSE DES
DONNÉES DE L'ENQUÊTE AUX APPROCHES DE SOLUTION 49

Section 1 : Présentation des données, analyse des résultats de l'enquete et diagnostic de
l'étude 50

Paragraphe 1 : Présentation des données de l'enquete et analyse des résultats 50

A. Présentation des données de l'enquete 50

B. Analyse des résultats 58

Paragraphe 2 : Vérification des hypothèses et établissement du diagnostic 59

A. Vérification des hypothèses 59

B. Etablissement du diagnostic 60

Section 2 : Approches de solutions et conditions de mise en oeuvre 61

Paragraphe 1 : Approches de solutions 61

A. Solutions proposées au problème de la lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au secrétariat 61

B. Approches de solutions au problème du non accomplissement de certains travaux administratifs par les secrétaires 62

Paragraphe 2 : Conditions de mise en oeuvre 63

A. Recommandations envers les responsables de la DG-Eau 63

B. Recommandations envers les secrétaires de le DG-Eau 64

CONCLUSION GENERALE 66

BIBLIOGRAPHIE 68

ANNEXES 70

TABLES DES MATIERES 80