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Etablissement d'un calendrier des activités et des procédures du secrétariat en vue d'organiser l'année scolaire 2009-2010 et les années suivantes( Télécharger le fichier original )par Minkaà¯lou BARRY Collège et à‰cole de Commerce-Nicolas-Bouvier - Maturité professionnelle commerciale 2008 |
Rapport de stage Établissement d'un calendrier des activités et des procédures du secrétariat en vue d'organiser l'année scolaire 2009-2010" et les années suivantes.
Stage du 15 octobre 2008 au 14 septembre 2009 Réalisé par : Minkailou Barry Répondant entreprise : Monsieur Patrick Canellini, doyen au CEC Nicolas-Bouvier Répondant école : Monsieur Philippe Rossier, doyen au CEC Madame de Staël Préambule 4 1. L'entreprise 5 1.1 Historique 5 1.2 Évolution de 1964 à 2009 6 1.3 Organisation et fonctionnement 7 1.3.1 Organigramme 8 1.3.2 Conseil de direction 9 1.3.3 Les doyens 9 1.3.4 Les maîtres adjoints 10 1.3.5 Le personnel administratif et technique 10 1.3.6 Répartition des élèves au CEC Nicolas-Bouvier 12 2. Mes activités au sein de l'entreprise 13 2.1 Engagement 13 2.2 Premières impressions 13 2.3 Les tâches qui m'ont été confiées 14 2.3.1 Les tâches quotidiennes 14 2.3.2 Les tâches ponctuelles 16 2.3.3 Les aides ponctuelles courtes 21 3. Mandat 22 3.1 Introduction 22 3.2 Des premières réflexions à la définition du sujet du stage 23 3.3 Définition du sujet du stage 23 3.4 Objectifs 24 3.5 Analyse de la situation actuelle 24 3.6 Élaboration du modèle organisationnel 25 3.6.1 Recherche d'informations 25 3.6.2 Réalisation 28 3.6.3 Vérifications 31 3.7 Principe de fonctionnement 32 3.8 Gestion et mise à jour 37 3.9 Points forts du modèle organisationnel 37 3.10 Points faibles du modèle organisationnel 38 3.11 Dossiers communs 38 3.12 Dossiers spécifiques à une filière 40 3.12.1 Les Compléments de formation 40 3.12.2 La formation commerciale pour porteurs de maturité 45 3.13 Problèmes rencontrés 47 3.14 Propositions 48 3.15 Conclusion 49 3.16 Remerciements 51 3.17 Bibliographie 52 4. Annexes 53 Préambule Ce présent rapport intervient dans le cadre de mon travail de maturité professionnelle commerciale. Il a été réalisé au cours d'un stage de onze mois passé au secrétariat du Collège et École de Commerce Nicolas-Bouvier. Son but est d'acquérir une expérience professionnelle, tout en mettant en pratique les connaissances scolaires acquises au cours des trois années de formation passées à l'école de commerce. Il s'inscrit également dans la logique de l'obtention du diplôme de maturité professionnelle commerciale qui permet l'accès aux Hautes Écoles Spécialisées. Le rapport s'articule autour de trois principales parties : Première partie : l'entreprise Cette partie traite de l'entreprise, de sa création à sa situation actuelle. Elle explique également son organisation ainsi que le fonctionnement de ses différentes structures. Deuxième partie : mes activités au sein de l'entreprise Cette partie est consacrée aux différentes tâches que j'ai eu à accomplir dans l'entreprise. L'accent sera porté sur les tâches les plus importantes (les tâches quotidiennes, les tâches ponctuelles et les aides ponctuelles courtes). Troisième partie : le mandat Cette partie concerne la mission qui m'a été confiée à savoir : "l'établissement d'un calendrier des activités et des procédures du secrétariat en vue d'organiser l'année scolaire 2009-2010 et les années suivantes". Ces différents points qui constituent l'ossature de ce rapport seront développés plus en détail dans les pages suivantes. 1. L'ENTREPRISE 1.1 Historique Dans les années 1750, le commerce dans le monde a subi une croissance exponentielle à tel point que la plupart des villes commerciales européennes (Lisbonne, Paris, Hambourg, Zurich etc.) ont créé des centres de formations professionnelles. C'est ainsi que Genève, à l'instar de ces villes européennes, après plus d'un siècle, décide à son tour d'ouvrir des centres de formation pour ses jeunes. En octobre 1883, Alfred Didier, négociant genevois, suggère au conseil administratif d'examiner avec le Conseil d'Etat la possibilité de créer une école de commerce. En 1884, il présente un rapport sur la mise en place de cette école. Dès 1886, une loi permet la construction des écoles professionnelles. Ces écoles auront pour mission de former de jeunes cadres dont la carrière sera orientée dans les domaines agricole, industriel et commercial. Le 18 septembre 1888, l'École Supérieure de Commerce de Genève accueille ses premiers élèves à la Rue du Soleil Levant. Le manque de places a été le constat majeur de tous les directeurs qui se sont succédé à la direction de l'école de commerce. C'est pourquoi M. E. Baud, alors directeur, entamera en 1953 les négociations avec le Département de l'Instruction Publique en vue de la construction de nouvelles salles de classes. Ainsi, l'Etat de Genève, en tant que propriétaire de l'école de commerce depuis 1917, décide d'ouvrir un crédit pour la construction d'un bâtiment. En été 1960, débutent les travaux de construction de l'École Supérieure de Commerce de Saint-Jean. En 1963, l'école accueille ses premières élèves, des filles. Une année plus tard, les garçons les rejoindront. C'est le début d'un mélange entre filles et garçons. Cette cohabitation permettra un bon suivi pédagogique des élèves et nécessitera une nouvelle organisation de la structure intérieure et du fonctionnement de l'école. Cette année marquera aussi la fin définitive des travaux et la remise officielle du bâtiment qui aura lieu le 4 décembre 1964. 1.2 Évolution de 1964 à 2009 L'École Supérieure de Commerce de Saint-Jean a été inaugurée en 1964. Tout au long de son évolution, elle a subi de profonds changements en lien avec l'évolution sociale et technique : - harmonisation des programmes scolaires entre filles et garçons (même programme en mathématiques, même nombre d'heures de sciences), - modernisation des moyens d'enseignement (du polycopié à la photocopie, du tableau noir au rétroprojecteur); - innovation par l'ouverture en 1971 de deux salles d'informatique. L'ESC de Saint-Jean offrait trois filières distinctes : la première, duale, donnait des cours théoriques aux apprentis de commerce. La seconde, diplôme, préparait les élèves pour le diplôme cantonal et leur ouvrait les portes du monde professionnel. La troisième, diplôme et maturité, permettait en trois ans d'obtenir un diplôme tout en offrant la possibilité aux élèves intéressés de poursuivre et d'effectuer une 4ème année pour décrocher une maturité commerciale cantonale qui leur donnait accès à l'université. Entre 1993 et 1998, plusieurs réformes au niveau fédéral ont occasionné la séparation des filières diplôme et maturité. En même temps, l'ESC de Saint-Jean devient le Collège et École de Commerce de Saint-Jean puis finalement le Collège et École de Commerce Nicolas-Bouvier. Dans les années à venir, d'autres changements sont envisagés et soulèvent d'ores et déjà de vives réactions. Le 12 mai 2009, maîtres et élèves du Collège et École de Commerce Nicolas-Bouvier ont manifesté dans les rues de Genève pour le maintien de la mixité des filières au sein de leur établissement suite à la volonté affichée du DIP de délocaliser le collège. 1.3 Organisation et fonctionnement Le CEC Nicolas-Bouvier bénéficie des ressources financières de l'Etat et occupe le bâtiment de Saint-Jean et l'annexe de Lissignol, locaux octroyés par ce dernier. Il se compose de : Ø une direction qui est l'instance supérieure de l'école. Elle est assurée par le directeur M. Marc GENOUD aidé de ses six doyens et de ses maîtres adjoints Ø un PAT1(*) qui regroupe les collaborateurs qui s'occupent des différents services de l'école Ø 168 maîtres et 1169 élèves répartis dans les filières suivantes : - Compléments de formation2(*) - Diplôme de commerce - Maturité professionnelle commerciale - Collège L'organigramme officiel de la direction et du PAT du CEC Nicolas-Bouvier, volontairement placé en annexe,3(*) a le mérite de mettre en évidence la complexité du fonctionnement de l'établissement. Malheureusement, il ne rend pas compte de l'organisation effective du CEC Nicolas-Bouvier. Je préfère représenter schématiquement cette organisation sous cette forme. 1.3.1 Organigramme Services Service technique : Dusan DRANDIC, Denis RACHEZ, Pierre VOEGELI Peter WECHLIN, Luisa IULIANO DELLO BUONO, Myriam MARTINET Service social : Claire-Lise HUSLER CRETTENAND Service informatique: Hamid FEDAL Service comptable : Julien LACROIX Service de l'économat : Michel PACHE Service de gestion des absences : Peter DOBLE Le Cedoc ou bibliothèque : Ruth BIERI, Marianne BIONDA, Eric MONNIER Bureau de gestion : Paolo GALLETTO, Cédric FARINELLI, Jacques SAUVIN Conciergerie : Dominique TORRENTE Conseil de direction Secrétariat Assistante de direction : Jacqueline ARRAGAIN Secrétaires : Anna MORA, Marie-Claire MORZIER, Francesca FONTAINE, Valérie MASSARENTI, Floriane VANAT-DI VETTA, Natalia SERRANO Réceptionniste : Sonia LOHM Apprentis : Véronique LUZIO, Audrey DETRAZ, Ellen PIROLLI, Marion DEVENES, Ismaïl GHEZALLA Directeur Marc GENOU Doyens Patrick CANELLINI, Christian MACHEREL, Livio FIORAVANTI, Dominique DOUSSE, Nicole JOACHIMIDIS, Christine CHAIGNAT Maîtres adjoints Peter DOBLE, Cédric FARINELLI, Pascal FLUCKIGER, Paolo GALLETTO, Jacques SAUVIN, Philippe SCHWAB 1.3.2 Conseil de direction Une fois par semaine, les membres de la direction se réunissent en une petite assemblée pour faire le point sur l'école, les élèves et les maîtres. Cette assemblée présidée par le Directeur, M. Marc GENOUD, est une occasion pour les doyens et les maîtres adjoints d'examiner tous les problèmes et de trouver ensemble les solutions appropriées. C'est le moment aussi de s'informer les uns des autres sur l'évolution des situations encore non-résolues. 1.3.3 Les doyens Enseignants de formation, ils jouent un rôle très important. Ils assurent le bon fonctionnement de leurs filières, encadrent leurs collègues enseignants de disciplines, tout en soutenant en particulier les élèves en difficultés. Ils conseillent aussi le directeur dans ses différentes tâches. L'école compte six doyens : M. Patrick CANELLINI gère les classes de Compléments de formation et de diplôme de commerce du bâtiment de Saint-Jean ainsi que les disciplines "Arts Visuels", "Information aux Études et aux Professions" et "Techniques de communication orale". Mme Christine CHAIGNAT assure la gestion des classes de maturité professionnelle commerciale de 1ère et de 4ème année ainsi que du Français, de l'Allemand, de l'Espagnol et de la Musique. M. Dominique DOUSSE s'occupe des classes de maturité professionnelle commerciale de 2ème et de 3ème année, de la Bureautique et de l'Informatique de gestion. M. Livio FIVORAVANTI dirige les classes de diplôme de commerce, celles de la formation commerciale pour porteurs de maturité et les D1 non francophones à Lissignol. Il s'occupe du bâtiment de Lissignol et est en même temps responsable de l'Histoire, de la Géographie, du Civisme, de l'Italien et du Russe. Mme Nicole JOACHIMIDIS gère les classes de gymnase de 1ère et de 2ème année ainsi que les Mathématiques, l'Économie et le Droit. M. Christian MACHEREL4(*) s'occupe des classes de gymnase de 3ème et de 4ème année ainsi que de l'Anglais, de la Philosophie et de l'Éducation physique. 1.3.4 Les maîtres adjoints Les maîtres adjoints aussi participent au bon fonctionnement de l'école. Ce sont des enseignants qui occupent parallèlement certaines responsabilités au sein de l'école soit en lien avec les doyens, soit en charge d'un service.
1.3.5 Le personnel administratif et technique (PAT) Au sein de l'école, il y a plusieurs services qui contribuent à son bon fonctionnement. En voici quelques-uns et leur rôle : Le secrétariat compte une assistante de direction qui aide le directeur et s'occupe du secrétariat, une réceptionniste qui gère les appels téléphoniques et répond aux élèves au guichet, six secrétaires dont deux à Lissignol et les autres à Saint-Jean qui aident les doyens dans leur gestion de dossiers ainsi que six apprentis et un stagiaire maturité professionnelle. Le service technique favorise le travail des enseignants. Les assistants des moyens audio-visuels par exemple, s'occupent de tout ce qui est équipement audio et vidéo. Ils copient des documents sur acétates, changent les lampes des rétroprojecteurs. Les préparateurs se chargent de la mise en place du matériel de chimie et de biologie. Le service social fournit des informations sociales, juridiques, administratives et financières, écoute et conseille les élèves sur leur orientation scolaire. Le service informatique s'occupe de l'installation et de la mise à jour du matériel informatique. Il crée des comptes pour les élèves sur le réseau et répare les ordinateurs. Le service comptable gère la comptabilité de l'école, les paiements des factures, les encaissements des frais de scolarité et d'autres charges liées au fonctionnement de l'école. Le service de l'économat assure la fourniture du matériel de bureautique (papiers, stylos, classeurs et autres consommables) ainsi que de l'archivage des documents. Le Cédoc6(*) ou la bibliothèque gère les prêts des documents et de leur rangement dans la bibliothèque. Le bureau de gestion organise les horaires des élèves et des maîtres, attribue les salles de cours et prépare les sessions d'épreuves. Le service de gestion des absences s'occupe de la gestion des absences des maîtres. Il s'efforce de trouver des remplaçants, le cas échéant libère les classes. Tout ce beau monde conjugue leurs efforts dans l'harmonie et le respect mutuel pour faire de cette école un lieu d'acquisition du savoir, où l'on donne et reçoit le savoir-faire et le savoir-vivre. 1.3.6 Répartition des élèves au CEC Nicolas-Bouvier En règle générale, les élèves sont orientés dans différentes filières selon leur choix et leurs notes. Compléments de formation (CF) : cette filière s'adresse aux élèves en provenance du cycle d'orientation ne satisfaisant pas aux normes d'admission à l'école de commerce diplôme ou à l'école de culture générale. Après leur passage en CF, les élèves promus sont orientés en école de commerce degré diplôme ou à l'école de culture générale. Les autres doivent poursuivre dans une voie professionnelle. Diplôme (D): c'est un cursus de trois ans à plein temps qui permet aux élèves d'obtenir un diplôme de commerce. Pour ceux qui le souhaitent, après une passerelle d'une année et un stage en entreprise d'au moins 39 semaines, ils obtiennent une maturité professionnelle et accèdent aux Hautes Écoles Spécialisées (HES). Diplôme non francophones (D1NF): il s'agit de classes de D1 (1ère année diplôme) spécialement réservées aux jeunes gens sortant des classes d'accueil. Ils ont généralement des lacunes en français, au niveau de l'expression et de la rédaction. Maturité professionnelle (M) : cette filière propose un cursus de trois ans à plein temps, suivi d'un stage d'au moins 39 semaines en entreprise. À la fin du stage, les élèves ont la possibilité de continuer en HES ou de poursuivre dans la vie active. Maturité gymnasiale (G) : c'est une filière en quatre ans qui donne accès directement à l'Université ou à la formation commerciale pour porteurs de maturité. La Formation Commerciale pour Porteurs de Maturité (FCPM) : cette filière s'adresse généralement aux élèves ayant déjà leur maturité gymnasiale et qui souhaitent se réorienter dans le commerce ou intégrer le monde professionnel commercial. 2. MES ACTIVITES AU SEIN DE L'ENTREPRISE 2.1 Engagement L'idée de travailler dans une administration publique ne m'avait jamais traversé l'esprit. J'avais envoyé une trentaine de lettres dans différentes entreprises mais jamais à l'Etat. Quand j'ai appris que mon ancienne école recherchait un stagiaire maturité professionnelle, j'ai tout de suite sauté sur l'occasion en envoyant mon dossier à M. Sturiale, responsable des apprentis et stagiaires au centre de formation de l'Etat. Il a transmis mon dossier au CEC Nicolas-Bouvier. Quelques jours après, j'ai été convoqué pour un entretien avec M. Fioravanti et M. Canellini, tous deux représentants de la direction. À la suite de l'entretien et à ma grande surprise, ma candidature a été retenue. J'ai débuté mon stage le 15 octobre 2008 au bâtiment principal de Saint-Jean où, d'ailleurs, j'ai passé le plus clair de mon temps. Au cours de ce stage, j'ai eu l'opportunité de découvrir un métier sous toutes ses formes, d'acquérir des connaissances et d'appréhender de manière globale les difficultés que les secrétaires des établissements scolaires pouvaient rencontrer dans l'exercice de leur fonction. Pour une meilleure compréhension des tâches que j'ai effectuées, il me paraît judicieux de décrire au premier abord, mes impressions du premier jour et ensuite de présenter de manière détaillée les tâches qui m'ont été confiées. 2.2 Premières impressions Le premier jour de mon stage a été marqué par un accueil chaleureux. On m'a fait visiter tous les bureaux pour les présentations d'usage. J'étais non seulement content de commencer mon stage, mais aussi heureux d'avoir débuté une expérience professionnelle. En dépit de cette euphorie, j'ai aussitôt commencé à me poser certaines questions : Ø serais-je capable d'être à la hauteur de ce que l'on me demanderait ? Ø pourrais-je utiliser mes connaissances acquises et les placer au service de l'entreprise ? À ces interrogations, je n'avais qu'une seule réponse à proposer : la volonté de bien faire. La détermination, je le sais, permet d'accomplir de grandes choses. Les deux premières semaines ont été pour moi une phase d'immersion dans le monde professionnel. J'ai fait la connaissance de l'ensemble du personnel administratif et technique. J'ai également découvert les différents services de l'école et pour la première fois j'ai disposé d'un bureau entièrement équipé. Au-delà de cette approche humaine, j'ai découvert les infrastructures techniques et leur fonctionnement, notamment celui de la photocopieuse, du fax ainsi que du téléphone de service. Pour me familiariser avec ces outils, j'ai même rédigé des marches à suivre7(*). 2.3 Les tâches qui m'ont été confiées Tout au long de ce stage, j'ai eu la possibilité d'accomplir différents type de tâches que je vais répartir en trois catégories : § Les tâches quotidiennes. § Les tâches ponctuelles axées sur des dossiers bien déterminés. § Les aides ponctuelles courtes. 2.3.1 Les tâches quotidiennes Au fur et à mesure que j'avançais dans mon stage, mes connaissances s'élargissaient et je découvrais de plus en plus d'activités différentes. Ce n'est donc qu'à partir de la troisième semaine de mon stage que j'ai été véritablement opérationnel. On a donc commencé à me confier quelques tâches basiques mais qui étaient récurrentes. Parmi ces tâches, il y avait entre autres : Ø La préparation et la diffusion des documents aux maîtres. Ø La réponse aux personnes se présentant au guichet du secrétariat. Ø La gestion et la mise à jour du fichier des absences et de comportements des élèves. Ø L'envoi des courriers de notifications aux parents sur la situation de leurs enfants. Ø La réponse au téléphone. Ø L'établissement des renvois. Ces tâches généralement répétitives étaient très importantes. La diffusion électronique des courriers aux maîtres, par exemple, permet de gagner du temps. À partir de l'établissement d'une liste de distribution, on se charge de transmettre le courrier aux destinataires. Cette tâche, toutefois, doit être accompagnée d'un suivi, qui permet aux personnes responsables d'être informées de cet envoi qui doit ensuite être répertorié. La mise à jour du fichier des absences et des relevés de comportement des élèves permet aux doyens d'avoir un suivi régulier des élèves. Pour être efficace dans ces tâches quotidiennes, j'ai dû d'abord me familiariser avec l'environnement informatique du secrétariat, puis j'ai appris à utiliser les applications comme la Base de Données Scolaire (BDS8(*)) et le Système Modulaire d'Organisation et de Gestion (SMOG). La "BDS" est une application très importante pour le personnel administratif et technique. Elle recense tous les élèves dépendant du DIP en formation dans le canton de Genève. En la consultant, on peut retracer le parcours scolaire d'un élève sur dix ans. Mais au-delà de cette période, l'accès ne nous est pas autorisé. Ensuite, j'ai appris à manipuler l'application "SMOG" qui est également un outil très utile dans la gestion des maîtres et des élèves de notre établissement. Avec cet outil, on peut par exemple : · Tirer des attestations pour les élèves. · Saisir et modifier les notes. · Vérifier les horaires des maîtres et des élèves et la classe dans laquelle ils se trouvent. · Faire des étiquettes pour les envois. 2.3.2 Les tâches ponctuelles 2.3.2.1 En lien avec le secrétariat La mise en place d'une nouvelle arborescence Parallèlement à ces tâches, j'ai travaillé en collaboration avec l'assistante de direction, Mme Jacqueline ARRAGAIN, à l'élaboration et à la mise en place d'une nouvelle arborescence du système informatique. L'arborescence est la disposition hiérarchisée des dossiers et fichiers dans le système informatique de notre école. Les objectifs affichés de cette nouvelle organisation étaient d'améliorer l'efficacité des collaborateurs. En facilitant l'accès rapide aux dossiers et fichiers, on augmente la productivité et on rend ainsi plus rapide la consultation et la manipulation des données stockées. Tout d'abord, j'ai analysé le système qui était en place. Cette analyse m'a permis de relever quelques faiblesses notoires dans l'organisation qui, à mon avis, rendaient certains dossiers difficiles d'accès. Parmi ces faiblesses, on peut noter l'utilisation des chiffres pour désigner un dossier à défaut d'un nom qui reflète le contenu. À cela s'ajoute que les dossiers de certaines activités qui se déroulaient une fois par année étaient dissimulés dans des répertoires propres aux secrétaires et inconnus de la plupart des collaborateurs, au lieu d'êtres classés dans un seul dossier auquel tout le monde pouvait accéder. Ensuite, j'ai remarqué qu'il était contre-productif d'avoir des dossiers d'élèves partagés entre les secrétaires alors qu'on aurait pu les classer dans un répertoire unique pour tous les élèves. Enfin, j'ai constaté que le réseau informatique était trop chargé. Il fallait donc le décharger pour le rendre vraiment efficace. Après cette analyse, j'ai élaboré, sous la supervision de l'assistante de direction et avec l'aide des secrétaires, la nouvelle arborescence dans laquelle j'ai supprimé certains dossiers inutiles, et remplacé d'autres par de nouvelles appellations. Finalement, la nouvelle arborescence9(*) a été bien accueillie par le secrétariat. 2.3.2.2 En lien avec une filière
Les compléments de formation et les stages CF qui seront traités en deuxième partie du mandat (voir pages 39 à 43) ont été l'une de mes principales tâches durant les deux mois qui ont suivi mon entrée en fonction. En effet, les élèves de cette filière effectuent des stages en entreprise dans le but de découvrir le monde professionnel et de trouver peut-être leur orientation. J'ai eu l'occasion de mettre en pratique mes connaissances en assumant pleinement le suivi et la gestion du dossier des stages CF. Mon implication a commencé par la mise en place d'un échéancier avec les dates précises. Ensuite, j'ai récolté les fiches de stages remplies par les élèves et les entreprises. Après vérification et saisie dans la base de données CF, j'ai établi un tableau récapitulatif des élèves qui n'avaient pas trouvé une place de stage que j'ai transmis à M. Canellini. Puis, j'ai envoyé les courriers aux entreprises pour les remercier d'accueillir un de nos élèves, leur annoncer le suivi mis en place, les informer que nos jeunes sont couverts contre les accidents et leur confirmer la date retenue. Une fois les stages terminés, j'ai récupéré les fiches d'évaluations10(*) de stage et envoyé aux entreprises un petit questionnaire11(*) pour connaitre leur avis sur le suivi proposé et savoir si elles souhaitent reconduire l'expérience l'année prochaine.
Communément appelée « fiche d'inscription verte13(*) », celle-ci est distribuée aux élèves de Compléments de formation (CF) pour qu'ils la fassent remplir et signer par leur futur responsable de stage. Comme toutes les années, nous avons constaté un manque d'application de la part des élèves lorsqu'ils complétaient le formulaire. Ils écrivaient généralement de façon illisible ou parfois incorrecte. Ceci nous posait beaucoup de difficultés dans la saisie des informations une fois que la fiche nous était retournée. De plus, les informations dont nous avions besoin n'y figuraient pas. Très souvent, on était obligé de passer des coups de fils pour demander telle ou telle précision. Alors pour faciliter la collecte d'information, le doyen m'a chargé de modifier ce document. En m'inspirant de l'ancienne fiche d'inscription, j'en ai créé une nouvelle14(*) avec l'en-tête de l'école et le logo de l'Etat de Genève. J'ai ensuite créé des champs de fusion pour les données de l'élève que j'ai liés avec la base de données. La nouvelle fiche contenait les champs dont nous avions besoin, les données de l'élève y figurant déjà les entreprises n'avaient plus qu'à compléter la partie les concernant.
Après la mise en place de l'arborescence, M. Patrick Canellini, doyen de la filière Compléments de Formation (CF), m'a demandé d'élaborer un tableau dans lequel je devais retracer le parcours des élèves de compléments de formation depuis sa création en 2003 jusqu'en 2008. Ce tableau avait pour objectifs principaux de : § Récolter toutes les informations concernant le parcours des élèves de CF. § S'enquérir de leur situation actuelle. § Permettre l'établissement de statistiques. § Faciliter la sélection des anciens CF invités à témoigner de leur parcours et expérience, aux nouveaux CF. Pour mener à bien ce travail, j'ai d'abord étudié le tableau nommé "Bilan des CF" fait par mon prédécesseur Monsieur Pablo Schwitter. Ensuite, je me suis inspiré de ce tableau pour éditer le mien. Dans mon tableau, j'ai pris le soin d'inclure la colonne "Titre obtenu" dans laquelle je mettais les diplômes obtenus durant le cursus. Puis, j'ai effectué des recherches dans la Base de Données Scolaire pour trouver le plus d'informations possibles. J'ai enregistré toutes les informations scolaires des élèves dans ce tableau en faisant bien attention à l'année et à la classe : c'est une tâche complexe qui demande beaucoup de patience et de rigueur. À la suite de ce long travail, j'ai soumis le tableau à Monsieur CANELLINI qui, après quelques modifications, l'a approuvé et a établi un tableau récapitulatif.15(*) Partant de ce tableau, j'ai établi une statistique montrant l'évolution des différentes volées des CF depuis 2003 jusqu'en 2008. Statistique du devenir des élèves de CF par année
2.3.3 Les aides ponctuelles courtes En plus des tâches déjà citées, j'ai eu à en accomplir d'autres dont les plus importantes sont : · La préparation des salles pour les semaines professionnelles. · La saisie de différentes bases de données (celles des classes Diplôme et de Transition). · La préparation de la soirée des parents. Pour finir, je dirais que toutes ces tâches ont été pour moi non seulement une occasion d'apprendre mais aussi une façon d'apporter mon aide à l'entreprise. 3. MANDAT 3.1 Introduction Avant d'entamer le mandat, il me paraît opportun de parler du secrétariat du CEC Nicolas-Bouvier, notamment de son rôle au sein de l'école. Pour ma part, je dirais que le secrétariat est une plate-forme incontournable pour le bon fonctionnement de toute entreprise. C'est pourquoi, la plupart des grandes entreprises disposent d'un secrétariat qui assure la gestion administrative et organisationnelle de leurs activités. Les tâches du secrétariat diffèrent d'une entreprise à une autre. Par exemple, le secrétariat du CEC Nicolas-Bouvier assure entre autres : § La gestion des dossiers des élèves. § La planification des activités de l'école. § La rédaction des courriers. § Les mises à jour des bases de données. § Les réceptions téléphoniques. § L'accueil des élèves et maîtres au guichet. Ces activités sont généralement conduites par des personnes qui se dévouent pleinement à leur mission. Pour magnifier le courage de ces personnes, l'ancien président américain Ronald REAGAN disait dans les années 50 : "Si toutes les secrétaires décidaient de faire la grève demain matin, l'économie du pays serait en danger en quelques jours". 3.2 Des premières réflexions à la définition du sujet du stage Dans cette économie globalisée, la plupart des entreprises cherchent à concentrer leur énergie dans la maximisation du profit, par la réduction des coûts ainsi que par l'amélioration des outils de travail. À l'instar de ces entreprises, le CEC Nicolas-Bouvier a voulu innover en mettant à disposition de ses collaborateurs du secrétariat un outil de gestion de ses activités (la création d'un modèle organisationnel). En effet, le doyen en charge cette année de définir le sujet du mandat du nouveau stagiaire, en l'occurrence M. Patrick Canellini, après avoir constaté la répétition de ces mêmes tâches chaque année, a eu l'idée de créer un modèle organisationnel16(*) dans lequel on pourrait mettre toutes les activités de l'année scolaire. D'autres faits ont aussi contribué à la création de cet outil. Les secrétaires travaillaient à temps partiel et il fallait pouvoir assurer le suivi des dossiers en l'absence des personnes responsables. Les travaux effectués par les apprentis ont également favorisé la réalisation de ce projet. En effet, les apprentis doivent effectuer chaque année des travaux sur une activité liée à leurs tâches au sein du secrétariat et produire une procédure, et la représenter ensuite sous forme d'ordinogramme. Après discussion et amendement du conseil de direction, il a été décidé de me confier l'élaboration du modèle organisationnel du CEC Nicolas-Bouvier. 3.3 Définition du sujet du stage "Établissement d'un calendrier des activités et des procédures du secrétariat en vue d'organiser l'année scolaire 2009-2010" et les années suivantes. Le calendrier et le modèle organisationnel comporteront l'ensemble des activités du secrétariat ainsi que les procédures utiles à l'exécution de ces activités. 3.4 Objectifs Pour l'établissement de ce calendrier des activités du secrétariat, quatre objectifs principaux ont été formulés :
3.5 Analyse de la situation actuelle Quelques années auparavant, d'autres personnes ont travaillé sur ce dossier mais par manque de temps, elles n'ont pas pu le mener à terme. Ce dossier nécessite un investissement humain important et suffisamment de temps. Ces personnes avaient déjà établi des tableaux dans lesquels ils avaient placé certaines activités des compléments de formation. Partant de cette première tentative, l'idée maintenant est d'améliorer ce travail en le complétant et enfin de le généraliser à toutes les filières de l'école à savoir : le gymnase, la maturité professionnelle commerciale, le diplôme de commerce et la formation commerciale pour porteurs de maturité. 3.6 Élaboration du modèle organisationnel Pour réaliser ce modèle organisationnel, il me paraît évident de définir les principales étapes ainsi que le déroulement du travail. Ces étapes peuvent êtres schématisées comme suit : Recherche d'informations Réalisation Vérifications Fonctionnement 3.6.1 Recherche d'informations L'information est importante pour la réalisation de tout projet. Avoir les bonnes informations au bon moment permet d'anticiper et de résoudre des erreurs qui pourraient survenir pendant ou après l'élaboration d'un projet. C'est pourquoi, pour ce travail, j'ai commencé d'abord par m'informer sur les différentes tâches et activités du secrétariat ainsi que sur son fonctionnement. Pour obtenir les informations nécessaires, j'ai consulté le mémento de l'école. Le mémento est une petite brochure dans laquelle on trouve toutes les activités de l'année scolaire de façon sommaire. Grâce au mémento, j'ai pu identifier les différents services de l'école. J'ai remarqué que les dossiers étaient répartis entre les doyens. J'ai décidé de les contacter en leur envoyant un e-mail dont voici le contenu : De : Minkailou Barry (DIP) Envoyé : mardi, 24. mars 2009 10:00 À : Chaignat Richard Christine (EDU); Dousse Dominique (EDU); Joachimidis Nicole (EDU); Macherel Christian (DIP); Fioravanti Livio (DIP) Objet : Demande d'entretien Mesdames, Messieurs Bonjour Afin de mieux élaborer le modèle organisationnel 2009-2010 des activités du secrétariat, sujet de mon mandat, j'aimerais avoir un entretien avec vous en vue de parler des activités de vos filières respectives. En attendant de fixer avec vous un rendez-vous, je vous prie, d'agréer, Mesdames, Messieurs, mes salutations distinguées. Minkailou BARRY Stagiaire MatuPro Entretiens avec les doyens Au cours de ces entretiens, j'ai dû expliquer à chaque doyen les objectifs et l'importance de ce modèle organisationnel pour l'école en prenant pour exemple la gestion et le suivi d'un dossier par une secrétaire en l'absence de son collègue. Tous ont approuvé l'idée et ont affiché une volonté unanime de collaborer pleinement dans la réussite de ce projet. Mes entretiens avec les doyens m'ont permis de cerner les différentes activités du secrétariat. J'ai eu l'occasion de discuter avec eux sur tous les dossiers qui relevaient de leur responsabilité. J'ai pu en même temps établir les procédures d'exécutions de ces dossiers. Je me suis directement entretenu avec certains doyens (M. Fioravanti, M. Canellini). Mais d'autres comme (M. Macherel) ont promis de me donner des procédures toutes faites. Il faut noter que plusieurs entretiens ont été nécessaires pour réaliser ce travail. Ensuite, j'ai discuté avec les secrétaires pour compléter mes informations. J'ai ajouté les secrétaires dans cette phase d'information parce que ce sont elles qui gèrent les tâches dictées par leur chef. Elles maitrisent donc parfaitement les dossiers. Avec Mme Floriane VANAT-DI VETTA par exemple, j'ai parlé des inscriptions de la filière FCPM. Tout au long de la discussion, nous avons également évoqué l'organisation des stages FCPM. À la suite de cet entretien, j'ai réussi à mettre en place une procédure pour ce dossier. Je lui ai montré la procédure, elle a fait quelques propositions pour l'améliorer et enfin nous l'avons adoptée. Finalement, j'ai bénéficié de la collaboration de toutes les personnes du secrétariat et leur aide m'a été précieuse dans la mise en place de cet outil. J'ai aussi disposé de la documentation en place. J'ai énormément appris tout au long de ces différents entretiens sur le fonctionnement du secrétariat de l'école. Toujours dans le cadre de l'élaboration du modèle organisationnel, j'ai assisté à une séance d'information organisée par M. Fioravanti responsable de la mise en place du calendrier scolaire pour l'année 2009-2010. Autour de la table, il y avait les maîtres adjoints M. Sauvin, M. Galleto, le doyen M. Dousse. Au cours de cette séance l'accent a été porté sur les points suivants : § Erreurs recensées dans le calendrier 2008-2009. § Vacances 2009-2010 posées. § Éléments déjà arrêtés. § Déterminer les fins de périodes, de semestre en tenant compte de quels paramètres ? § Éléments prioritaires à placer dans le calendrier (à l'interne, dépendant de la conférence des directeurs des écoles de commerce (D6) et de la conférence des directeurs des collèges (D12). § Informations manquant dans le calendrier ? § Qui amène les informations pour le calendrier ? § Conserver la structure actuelle du calendrier mais en utilisant des couleurs distinctes par domaines distincts. § Déterminer une date butoir de modification des informations pour le calendrier. Au sortir de cette séance, tous ces points ayant été analysés, il a été décidé de conserver le calendrier sous sa forme actuelle. Cette séance a été bénéfique car elle m'a permis de mettre à jour mon calendrier et m'a donné des idées pour réaliser ce dernier. J'ai constaté qu'éditer un calendrier scolaire est un exercice technique très complexe qui demande des connaissances générales des différents dossiers de l'école. 3.6.2 Réalisation Après le brouillon, c'est le moment de passer à l'étape supérieure qui correspond à la réalisation effective du projet. J'avais envisagé, dans un premier temps, d'établir un document Excel comprenant des onglets par filière. Dates Dossiers Responsables Tâches Documents à envoyés A qui Chaque feuille se composait de six colonnes censées répondre aux besoins du secrétariat en plaçant à coté des dates les actions que les secrétaires ou les doyens devaient accomplir. Une fois ce travail terminé, j'ai créé un dossier nommé " Activités du secrétariat 2009-2010" dans l'arborescence de l'école où j'ai placé les fichiers des procédures. Enfin dans le tableur Excel, j'ai inséré des liens hypertextes qui renvoient directement aux procédures. À cela, il faut ajouter que la gestion des dossiers respecte un certain nombre de critères. Ces critères sont entre autres : v Quel dossier ? v Quand faut-il le traiter ? v Qui est le responsable ? v Comment faut-il le traiter ? v Que faut-il envoyer ? v À qui ? Voici en aperçu le tableur Excel lors de sa réalisation :
En résumé, chaque feuille reprend la même organisation, les onglets représentent les filières. Les tâches se déclinent en fonction de la date de préparation et de la date de réalisation. Elles rendent compte, des responsables, des tâches à effectuer, des documents à envoyer et des destinataires. Ce document semblait convenir; puis en y réfléchissant le doyen demanda des modifications pour aboutir à un produit final mieux adapté. Proposition de modification et refus Après une analyse approfondie, je suis arrivé à offrir une nouvelle présentation qui était basée sur le logiciel de création de site Internet "Dreamweaver". Cette présentation ne satisfaisait pas à M. Canellini parce qu'elle ne contenait pas de dates. Pour lui, les dates étaient extrêmement importantes car elles lui permettaient de savoir à quel moment tel ou tel dossier devait être commencé et à quel moment il devait être terminé. Je ne pouvais pas mettre les dates tout simplement parce que cela nécessitait une nouvelle programmation de l'outil et cela demandait l'aide d'un informaticien pour la gestion et les mises à jour. Donc, compte tenu de ces facteurs "dates" et de l'effort que demandait une nouvelle programmation, mon répondant d'entreprise a rejeté cette proposition. Finalement, nous avons décidé de modifier la première version du tableur proposé en ajoutant une nouvelle colonne "filières" entre la colonne "Dossiers" et "Responsables". Toutes les tâches se succèdent indépendamment des filières et il n'est plus nécessaire d'ajouter des onglets différents. Dès lors, la mixité du terrain devient visible dans l'outil de gestion des tâches. Ensuite, j'ai créé un nouveau fichier Excel nommé "Dossiers-filières" pour mieux visualiser la disposition des dossiers. 3.6.3 Vérifications Avant la mise en place définitive du modèle organisationnel, j'ai procédé à la vérification de la bonne marche du tableau. Cette vérification a porté, d'abord, sur la commodité d'utilisation du modèle organisationnel et notamment sur l'interface utilisateur. Sur ce point, j'ai constaté que l'outil est simple d'utilisation, c'est-à-dire qu'on n'a pas besoin d'être un expert en bureautique ou en informatique pour l'utiliser. Ensuite, j'ai passé en revue tous les dossiers à traiter durant l'année. Enfin, j'ai vérifié que les liens dans le "Calendrier" et dans les "Dossiers-Filières" fonctionnaient et qu'ils renvoyaient aux bons documents ou aux bonnes informations. Je tiens à signaler que ce test a été mené avec le concours des apprentis et des secrétaires qui ont bien voulu tester le modèle organisationnel. 3.7 Principe de fonctionnement Le principe de cet outil est d'améliorer la qualité du travail, d'apporter quelque chose à l'école en général et au secrétariat en particulier. C'est pourquoi il a été élaboré avec des outils basiques et accessibles à tous. Voici le schéma de fonctionnement de l'outil 1 Page d'accueil Calendrier global des tâches Dossiers Filière 3 Fichier Fichier Fichier Fichier 2 Procédures 2 Dossier Filière Calendrier Documents 4 L'outil est composé d'une page d'accueil avec deux boutons Aperçu de la page d'accueil
Si on veut consulter le calendrier global des tâches, on clique sur le bouton prévu à cet effet à gauche. Cette action nous renvoie au calendrier. Dans le calendrier, on trouve tous les dossiers de l'année scolaire classés de façon chronologique en italique, pour indiquer à quelle date il faut commencer la préparation du dossier et en gras pour marquer la date effective de la réalisation du dossier. B A Calendrier
De plus, dans la colonne "Tâches à effectuer", on trouve des procédures pour les dossiers simples et si l'on clique sur les éléments soulignés (A), on ouvre une fiche de procédure complète. Dans la colonne "Documents à envoyer", on peut appeler un modèle de document en cliquant sur l'élément souligné (B). Si on veut traiter un dossier en particulier on revient à la page d'accueil et on clique sur le bouton "Dossiers-Filières" à droite. Ceci nous renvoie évidemment dans un fichier du même nom dans lequel on trouve non seulement les dossiers par filières mais aussi les dossiers transversaux qui sont tous disposés de façon chronologique. C
Une fois dans le fichier "Dossiers-Filières, on clique sur le dossier qu'on veut traiter (C) ce qui entraine l'exécution d'un lien qui renvoie aux procédures (D). Les procédures contiennent des descriptions détaillées de la tâche à effectuer, comme le dénote cette capture d'écran. D
E Dans les procédures, il y a aussi des liens (E) qui renvoient soit à d'autres procédures soit aux documents dont on a besoin pour traiter le dossier. Ces documents peuvent êtres modifiés directement sur place ou copiés ailleurs en vue d'une modification, d'un enregistrement ou d'une impression. 3.8 Gestion et mise à jour Pour que ce modèle organisationnel fonctionne bien et qu'il réponde aux attentes des utilisateurs, il faut procéder à des mises à jours manuelles et régulières de façon ciblée des informations qui s'y trouvent. Ces mises à jour pourraient non seulement porter sur des ajouts d'activités mais aussi sur des modifications ou des suppressions d'activités ou de tâches. Compte tenu des changements qui se font d'années en années, il faut également modifier les dates des activités. Il serait possible, une fois la tâche effectuée de la transférer sur le calendrier de l'année suivante avec les modifications qui s'imposent. Dans ce cas de figure, il faut créer un nouvel onglet pour placer le calendrier de l'année suivante. 3.9 Points forts du modèle organisationnel Ø En cette période de crise, la nécessité de faire des économies s'impose à la plupart des entreprises. Avec ce modèle organisationnel, l'école pourrait économiser de l'argent en évitant de s'offrir les compétences d'un informaticien ou s'épargner de s'acheter un logiciel comme "Optimiso". Il n'y a pas besoin de payer la licence auprès du fabricant. Ø Il offre un gain de temps de travail important dans la recherche de dossiers ou de documents à envoyer. Ø En l'absence d'un collaborateur, son remplaçant pourrait assumer le travail à sa place en suivant les procédures établies dans le modèle organisationnel. Ø La personne responsable n'a pas à se demander à quel moment il faut attaquer tel ou tel dossier, il lui suffira juste de synchroniser les activités du modèle organisationnel avec sa messagerie Outlook. 3.10 Points faibles du modèle organisationnel Ø L'obligation de modifier les dates chaque année, car les mises à jour ne sont pas automatiques. Ø La modification d'un nom de dossier rend le chemin d'accès invalide. Ø Le modèle organisationnel ne peut être utilisé que dans l'école. En explorant le "calendrier" et le "dossier-filières", on s'aperçoit qu'ils contiennent des dossiers communs à plusieurs filières et des dossiers spécifiques à des filières données. Pour simplifier ces tâches multiformes, il est nécessaire d'établir des procédures qui facilitent leur exécution. Je vais successivement présenter les procédures de ces deux types de dossiers, car elles sont la finalité du modèle que je propose. 3.11 Dossiers communs Les épreuves regroupées D1, D2, D3 / M1, M2, M3/ G1, G2, G3, G4 Les épreuves regroupées sont des évaluations périodiques organisées par l'école afin de tester les acquis des élèves. Elles ont lieu deux fois par année pour les G et les classes terminales une fois pour les diplômes, les maturités professionnelle et les FCPM Procédure pour l'organisation des épreuves regroupées Bureau de gestion · Préparer les horaires de passage des épreuves. · Convoquer les maîtres surveillants et les maîtres examinateurs. · Diffuser les travaux individuels des élèves. Secrétariat · Créer un classeur épreuves regroupées. · Aller dans Smog - Moise. · Cliquer sous impressions et ensuite sous liste de classe. · Aller sous planning général. · Faire les étiquettes pour les enveloppes (valises). · Tirer la liste des écrits pour le pointage. Préparation des enveloppes · Pointer sur la liste des écrits les épreuves rentrées. · Compter le nombre d'exemplaires. Il doit y avoir le nombre d'élèves plus trois exemplaires supplémentaires. S'il n'y a pas le même nombre d'élèves sur la liste des écrits que sur le document de l'enseignant, alors il faut se référer à la liste des écrits. · Garder un exemplaire pour nous et le mettre avec le formulaire rempli de l'enseignant, à l'aide d'un trombone. · Écrire sur le formulaire en haut à droite, la date à laquelle l'épreuve a lieu. · Chercher la liste de classe et l'étiquette. · Écrire sur l'étiquette le matériel autorisé. Le matériel autorisé est noté sur le formulaire rempli par le maître. · Coller l'étiquette sur l'enveloppe et mettre la liste de classe avec les épreuves regroupées dans l'enveloppe. · Mettre l'enveloppe munie des épreuves regroupées dans l'armoire grise. · Classer les épreuves regroupées par jour dans les armoires grises. Jour des épreuves · Distribuer les enveloppes. · Contrôler la présence des maîtres. Fin des épreuves · Réceptionner les enveloppes, les vérifier. · Donner les épreuves aux maîtres correcteurs. 3.12 Dossiers spécifiques à une filière Les stages sont pratiqués, en CF et en FCPM mais suivent des procédures différentes qui nécessitent des traitements différents. 3.12.1 Les Compléments de formation (CF) Pour permettre aux élèves de CF de définir leur choix d'orientation professionnelle, l'école organise chaque année un ou deux stages, voire plusieurs pour certains d'entre eux, dans une entreprise de leur choix. Généralement, ces stages se déroulent au mois de novembre pour le premier et entre janvier et février pour le second. Ils durent chacun une semaine dans la plupart des cas. Procédures pour l'organisation des stages CF Saisie des données élèves et émissions des fiches de stages § Créer une base de données ou utiliser celle de l'année précédente. § Inscrire les nouveaux élèves par classe. § Fusionner la fiche d'inscription avec la base de données. § Imprimer les fiches avec les noms des élèves. § Donner les fiches aux maîtres de classe pour distribution aux élèves concernés. § Fixer un délai de reddition de ces documents au secrétariat. Retour des fiches de stages remplies par les entreprises et les élèves § Vérifier que les fiches sont bien remplies par les élèves et les entreprises (le numéro de téléphone de l'entreprise est très important). Si les fiches ne sont pas bien remplies, contacter l'entreprise pour les informations manquantes. § Envoyer une note aux maîtres et la direction pour les informer de la tenue des stages aux dates indiquées. Préparation et envoi du courrier aux entreprises § Fusionner la lettre pour la couverture17(*) accident avec la base de données en faisant les modifications nécessaires. § Imprimer la fusion et les fiches d'évaluations. § Faire signer la lettre de couverture d'accident au doyen responsable. Faire deux copies de la lettre. § Mettre une dans le classeur stage et l'autre dans le dossier de l'élève. § Mettre sous plis la lettre de couverture et la fiche d'évaluation. § Envoyer le tout à l'entreprise avant la date indiquée pour le stage. § Établir un tableau récapitulatif des élèves qui seront en stages à la date indiquée. § Envoyer ce tableau par courrier interne ou e-mail aux maîtres de classes. Saisie des stages dans la base de données Interface-Entreprise § saisir les stages dans la base de données Interface-Entreprise. Retour des fiches d'évaluation § Récupérer toutes les fiches d'évaluation. § Faire deux copies de la fiche d'évaluation. § Mettre une copie dans le classeur stage CF et l'autre dans le dossier élève. § Retourner les originaux des fiches d'évaluation aux maitres de classes. Après le stage § Envoyer un questionnaire aux entreprises qui ont accueilli un stagiaire pour : - les remercier, - connaitre leur sentiment sur le suivi, - déterminer s'ils forment des apprentis, - voir s'ils sont prêts à reprendre des stagiaires l'année suivante. Les étapes d'une recherche de stage en CF Dans la recherche de stage des élèves, une chose me semble évidente à noter : même si les élèves ont la même chance de trouver un stage, force est de reconnaître qu'ils n'ont pas tous la même motivation de chercher le stage. Certains s'y mettent tôt tandis que d'autres commencent à chercher très tardivement. C'est pour cette dernière catégorie d'élèves qu'intervient l'école et Interface-Entreprise. Interface-Entreprise est un organisme qui collabore avec les écoles en leur fournissant une base de données plus ou moins actualisée répertoriant la plupart des entreprises prêtes à accueillir des stagiaires. Le CEC Nicolas-Bouvier l'utilise pour fournir des places de stage à ses élèves. Voici le schéma du processus de recherche de stage pour un élève de CF qui n'a pas trouvé par lui-même. Utilisation Base Interface École appelle entreprise Nouvel appel aux entreprises Entreprise accepte stagiaire ? Non Acceptation Stagiaire Oui Oui Données coordonnées entreprise à l'élève Non Placement élève en D L'élève appelle l'entreprise Non Placement élève en D Confirmation du stage à l'élève L'école ayant plusieurs années d'expériences dans l'organisation des stages, dispose d'une base de données des entreprises avec lesquelles elle a collaboré les années précédentes. Elle collecte également les informations fournies par Interface-Entreprise. Avec ces informations, le responsable des stages effectue les appels téléphoniques aux entreprises. Réponse positive Si l'entreprise répond favorablement, le responsable transmet les coordonnées de l'entreprise à l'élève qui à son tour, appelle l'entreprise pour fixer les modalités du stage. Après son appel téléphonique, l'élève confirme au doyen la date et l'heure du stage. · A ce niveau, l'élève est accepté par l'entreprise. On suit la procédure mentionnée à la page 39. Réponse négative
Les stages en entreprise constituent une véritable expérience professionnelle pour les élèves de CF. Grâce à ces stages, les élèves mesurent leur capacité de création, d'innovation et d'adaptation dans les différents domaines de l'activité professionnelle. C'est une opportunité pour eux de s'adonner aux métiers de leur choix afin de cerner les possibilités d'évolution ainsi que le profil qu'il faut avoir pour exercer ces métiers. Ce sont des stages d'observation et de découvertes qui permettent aux élèves de vérifier la compatibilité de leur choix et les exigences que demandent ces différents métiers. De façon générale, ces stages aboutissent pour certains élèves à l'obtention d'une place d'apprentissage. Statistiques des élèves ayant fait leur stage cette année Pour cette année scolaire 2008-2009, le CEC Nicolas-Bouvier a ouvert quatre classes de CF. La plupart de ces élèves ont effectué au moins les deux stages prévus dans le calendrier. Voici un histogramme comparant les volées de stage de cette année.
Sur la base d'un effectif de 52 élèves, la première volée a été une réussite totale. 100% des élèves ont trouvé un stage. La deuxième volée bien que moindre par rapport à la première a atteint 92 % sur la même base. Cette baisse plus ou moins significative s'expliquerait par le manque de motivation de certains élèves à s'investir dans la démarche de recherche. D'autres ont, semble t-il, constaté que la réalité du monde professionnel était différente de ce qu'ils s'imaginaient. La troisième volée facultative a concerné huit élèves, ce qui représente 15 % de l'effectif. Nous pouvons donc constater que les stages suscitent un grand enthousiasme auprès des élèves dans sa première volée et de moins en moins par la suite. De l'avis du doyen M. Canellini, responsable des classes de CF, ce manque d'implication des élèves est tout d'abord d'ordre organisationnel. En effet, la deuxième volée des stages se situe tout juste après les vacances de Noël et de Nouvel-An. Cette période est donc mal placée pour trouver une place de stage. Ensuite, certains élèves sont dans une situation d'incertitude pour leur promotion. Enfin, les élèves de cette filière sont généralement en manque de réseaux professionnels auxquels s'adresser. 3.12.2 La formation commerciale pour porteurs de maturité La formation commerciale pour porteurs de maturité a été créée en 1986. Elle a pour but de permettre aux gens possédant une maturité gymnasiale ou un baccalauréat de rentrer dans la vie active ou d'intégrer la Haute École de Gestion (HEG). Elle permet également aux universitaires qui n'ont pas pu continuer leurs cursus de se réorienter. Par ailleurs, la filière FCPM n'offre que deux orientations possibles. L'une débouchant sur un diplôme cantonal d'assistant en gestion et en administration dont la durée de la formation est de 40 semaines à l'école, plus 19 semaines en entreprise. L'autre est une passerelle permettant d'accéder à la HEG en vue de suivre le cursus visant au diplôme fédéral d'économiste d'entreprise HES. Pour cette passerelle, la durée de la formation est de 16 semaines à l'école et 39 semaines en entreprise. Procédures pour l'organisation des stages FCPM Avant le stage § Contacter interface-entreprise pour obtenir les adresses des entreprises qui désirent prendre un stagiaire. § Choisir les entreprises et en établir la liste. § Élaborer tous les documents nécessaires au déroulement du stage (contrat de stage, cahier des charges et fiches d'évaluations). § Convoquer les élèves pour la préinscription. § Faire un document présentation Powerpoint. § Distribuer aux élèves la liste des entreprises et la convention de stage. § Au retour des contrats signés, vérifier leur fiabilité par rapport à l'entreprise. § Faire signer le contrat au directeur. § Envoyer une copie du contrat plus la lettre à l'entreprise et à l'élève. § Envoyer un courrier à ceux qui n'ont pas trouvé de contrat. Pendant le stage § Après deux semaines de stage, il faut envoyer un courrier qui rappelle les évaluations aux entreprises. § Pointer toutes les évaluations reçues. § Envoyer un rappel aux entreprises qui n'ont pas rendu les évaluations. Après le stage § Réceptionner les rapports de stage à envoyer au Cedoc et aux correcteurs. § Si le travail est suffisant ok, sinon demander à l'élève d'améliorer son rapport. § Envoyer un courrier pour :
On peut conclure en disant que même si ces deux opérations concernent des filières différentes, il existe quand même des opérations semblables (notamment pour le suivi et les recherches de stage dans Interface-Entreprise), qui favorisent une réunion de ces deux tâches. La même personne pourrait très bien conduire ces deux opérations sans être totalement dépaysée. Grâce aux procédures mises en place, la polyvalence est possible. Les procédures facilitent la réalisation tout en permettant peut être de mettre en évidence des points communs et d'assurer le suivi simultané des deux dossiers. 3.13 Problèmes rencontrés a) Sur le mandat L'une des plus grandes difficultés que j'ai rencontrée durant la réalisation de ce mandat a été le peu de disponibilité de la plupart des doyens pour m'accorder quelques entretiens sur le fonctionnement de leur filière. Ce fait explique en partie le non achèvement de la mise en place des procédures définitives pour toutes les filières. A cela s'ajoute également le manque de disponibilité des secrétaires pour m'expliquer les tâches qu'elles accomplissent presque quotidiennement. Par exemple, les secrétaires ne travaillent qu'à mi-temps, elles sont submergées de travail, du coup elles n'ont pas suffisamment de temps à me consacrer. Je me retrouve ainsi dans une situation où je n'ai pas le pouvoir nécessaire pour imposer l'avancement du travail. Ce problème a handicapé le déroulement de mon travail car je ne pouvais pas tout seul faire les procédures de certains dossiers sans que l'on m'explique comment m'y prendre. Toutefois, le manque d'aide dans la réalisation de ce mandat durant l'année scolaire m'a poussé à évoluer tout seul. Cette solitude m'a permis de développer mon autonomie. En prenant en main mon travail, j'ai pu avancer et respecter les échéances qui m'ont été fixées. De plus, cette situation a incité M. Canellini à libérer plus de temps en fin d'année pour finaliser le produit. Nous avons été probablement plus loin dans la réalisation de l'outil grâce au temps estival consacré. Par ailleurs, j'avais décidé de travailler sur les procédures de toutes les filières de façon parallèle mais à un moment donné, j'ai réalisé qu'en procédant de cette manière, je ne pourrais rien terminer. Donc j'ai finalement changé de méthode pour avancer par filière. b) Sur l'ensemble du stage De manière générale, tout le monde est capable de répondre au téléphone. Cependant, quand on travaille dans un service public ou privé, cela demande la connaissance de certaines règles essentielles pour bien répondre au téléphone (la rapidité, la convivialité et l'écoute). Au début de mon stage, mes premières impressions furent de l'appréhension parce que je ne connaissais encore que très peu le personnel (les noms et fonctions) et j'avais peur de me retrouver devant des situations auxquelles je ne saurais répondre. J'ai eu la même appréhension quand il s'agissait de répondre aux élèves au guichet. Pour relever ce défi, il a fallu que je prenne confiance en moi et que je réponde aux gens au téléphone et au guichet. Malgré ma détermination pour relever ce challenge, la réceptionniste n'a pas toujours été tendre, ne répondant pas toujours à mes demandes. Même si cela n'a pas été facile, j'ai pris sur moi et ai fait l'effort. Dans le fond, cela m'a obligé à sortir de ma réserve et m'a permis d'acquérir de l'assurance pour la suite. Il me reste encore peut-être à solliciter davantage les gens, à prendre davantage d'initiative. 3.14 Propositions À la suite de la réalisation de mes différentes missions et à l'accomplissement de ce projet de mandat, je me propose d'émettre quelques propositions et recommandations pour la suite. Afin que le modèle organisationnel soit un outil de travail efficace il faut : v Suivre le calendrier pas à pas en le modifiant au fur et à mesure tout en préparant celui de l'année suivante. v Continuer la mise en place des procédures, les vérifier, solliciter les doyens et les secrétaires pour les avaliser. v Poser tous les liens nécessaires au fonctionnement du modèle organisationnel. v Confier la gestion des fichiers à une personne pour les mises à jour parce qu'un outil de travail se doit d'être dynamique pour suivre l'évolution des besoins tout en apportant des solutions. v Imposer des restrictions en ce qui concerne les modifications de données pour empêcher que n'importe qui fasse n'importe quoi, ce qui nous amènerait à une situation incontrôlable. v Noter et dater toutes les modifications apportées aux fichiers pour que l'on puisse en cas de problèmes revenir aux situations précédentes. v Mettre en place un classeur de procédures pour que l'on puisse accomplir les tâches si le système est hors service. Enfin, je crois qu'à l'avenir il faudrait que la direction fasse des recommandations à tous les collaborateurs afin qu'ils vérifient et avalisent les procédures existantes et qu'ils en élaborent pour chaque dossier au fur et à mesure qu'ils les créent. 3.15 Conclusion Ces onze mois de stage passés au CEC Nicolas-Bouvier m'ont permis de découvrir le monde professionnel. Comme dans toute aventure professionnelle, les premiers pas n'ont pas été faciles, mais avec le courage et l'ambition de relever le défi, je suis parvenu au bout du mandat. Je pense que tout au long de ce travail, j'ai pu satisfaire aux objectifs professionnels en accomplissant un travail réfléchi et de qualité en parfaite harmonie avec les attentes de l'entreprise et des utilisateurs, dans le respect du planning. Mon apport à l'entreprise a été non seulement la réalisation du mandat qui j'espère sera utile, mais aussi la mise en pratique de mes connaissances scolaires acquises tout au long de ma scolarité dans différents domaines en relation avec le secrétariat. Il s'agit notamment de la création des tableaux et du suivi des stages CF dont j'ai particulièrement aimé l'organisation et la mise en place, chose d'ailleurs, qui m'était inconnue. Comme la vie professionnelle est un lieu où l'on livre ses connaissances et reçoit de l'expérience, j'ai acquis pendant ce stage une méthode de travail qui me sera à coup sûr utile dans ma vie professionnelle. J'ai compris, par la même occasion, que dans le monde professionnel, la rigueur, la précision, la discipline ainsi que l'organisation dans le travail sont des valeurs essentielles. En effectuant mon stage dans une école, j'ai non seulement réalisé l'effort qu'implique l'organisation d'une année scolaire, mais, aussi l'importance des tâches qui incombent au secrétariat pour la réussite de cette mission. Cette découverte a changé l'idée que je me faisais du secrétariat (répondre au téléphone, écrire des courriers). Ainsi, je pense que mon envie de découvrir l'autre coté du miroir a été satisfaite. Par ailleurs, j'ai toujours affiché ma volonté de restituer le savoir que l'on m'a inculqué et, de ce fait, ce stage qui s'inscrit en droite ligne dans mon projet professionnel a confirmé cet idéal. Pour moi, partager son savoir est l'un des chemins les plus nobles qui mène sur le chantier de l'édification d'un monde meilleur et travailler dans une école m'a rapproché du milieu de l'enseignement. Pour finir, je dirais que je suis particulièrement fier d'avoir mené une mission dans toutes ses étapes de réalisation. En m'impliquant dans les prises de décisions et en m'intégrant dans un environnement professionnel, je pense avoir répondu au mieux aux aspirations de mon entreprise. 3.16 Remerciements Je ne saurais terminer ce rapport sans exprimer ma sincère gratitude envers les personnes qui ont contribué à la réalisation de ce rapport. Ma reconnaissance va tout d'abord à mon répondant d'école, Monsieur Philippe Rossier, doyen au CEC Madame de Staël pour non seulement sa disponibilité à mon égard mais aussi et surtout pour toutes les lectures et corrections qu'il a bien voulu apporter à ce document. Ensuite, j'exprime toute ma reconnaissance à mon répondant d'entreprise, Monsieur Patrick Canellini, doyen à Nicolas-Bouvier pour les différentes réflexions et corrections accordées à ce document. Je le remercie également pour la disponibilité qu'il m'a accordée sur ses jours de vacances. Enfin, je remercie tous ceux qui de près ou de loin ont apporté leur aide dans la réalisation de ce mandat. 3.17 Bibliographie Livre : École Supérieure de Commerce (Genève). Du passé à l'avenir... le livre du 100ème anniversaire de l'École Supérieure de Commerce de Genève. Slatkine, 1988 Dossiers : Mémento 2008-2009 du CEC Nicolas-Bouvier Guide de l'élève 2008-2009 du CEC Nicolas-Bouvier Travail de maturité professionnelle de M. Pablo SCHWITTER Site Internet : Site officiel du CEC Nicolas-Bouvier : http://wwwedu.ge.ch/po/bouvier/ Site officiel de contact-entreprise : http://www.ge.ch/interface-entreprises/francais Site de contact-entreprise : ftp://ftp.geneve.ch/oofp/contact_entreprise.pdf 4. ANNEXES A. Modèle organisationnel (voir petite brochure) B. Autres annexes Annexe 1 : organigramme officiel 53 Annexe 2 : marche à suivre 54 Annexe 3 : nouvelle arborescence 55 Annexe 4 : fiche d'évaluation des stages CF 56 Annexe 5 : questionnaire aux entreprises 57 Annexe 6 : ancienne fiche d'inscription 58 Annexe 7 : nouvelle fiche d'inscription 59 Annexe 8 : anciens CF situation en 2008-2009 60 Annexe 9 : lettre aux entreprises 61 Annexe 1 53 COLLEGE ET ECOLE DE COMMERCE NICOLAS-BOUVIER Pascal FLUCKIGER Maître Principal Philippe SCHWAB Maître Adjoint Cédric FARINELLI Maître Adjoint Marie-Claire MORZIER Secrétaire Jacqueline Arragain Assistante de direction
Annexe 2 Transfert d'un appel 1. Appuyez sur la touche programmable TRANSFER 2. Composez le numéro 3. Annoncez le transfert d'appel (facultatif) 4. Appuyez sur la touche programmable TRANSFER de nouveau pour passer la communication Utilisation du Fax 1. Mettre la copie à envoyer en remplissant les champs vides 2. Composer le numéro du destinataire (taper 0 pour sortir) 3. Appuyer sur départ 52 54 Annexe 3 Nouvelle organisation 55
Annexe 4
REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE ANNÉE SCOLAIRE Département de l'instruction publique 2008 -2009 Enseignement secondaire II postobligatoire Collège et Ecole de commerce Nicolas-Bouvier EVALUATION DU STAGE EN ENTREPRISE Entreprise ................................. Nom du responsable ................................. Nom du stagiaire :..................... ______ A. Par le responsable de l'entreprise 1) Qualité des tâches effectuées Habileté Bonne Moyenne Insuffisante Rapidité Bonne Moyenne Insuffisante Compréhension des instructions Bonne Moyenne Insuffisante 2) Qualités personnelles Ponctualité Bonne Moyenne Insuffisante Capacité d'adaptation Bonne Moyenne Insuffisante Esprit d'initiative Bon Moyen
Curiosité, intérêt motivation Bon Moyen
Relation avec les autres employés Bonnes Moyennes 56 Insuffisantes Annexe 4 D'après vous quels sont : a) les points forts du stagiaire ?
b) ses points faibles ?
Quelle est sa capacité à intégrer le monde professionnel ?
B. Par le stagiaire
56 Annexe 4 - Du point de vue personnel ?
- Du point de vue professionnel ?
Date : Signature du responsable de l'entreprise ................................................... Signature du stagiaire ................................................... Signature du représentant de l'école ................................................... Date :
56 Signature des parents ou du/de la répondant/e légal/e ........................................ Annexe 5 57
Annexe 6 58 58
Annexe 7 Nouvelle fiche d'inscription
FICHE À REMPLIR ET À RETOURNER AU MAÎTRE DE CLASSE Classe XXXXX Dates du stage : XXXXXX Genre XXXXXXXXXXX Né-e le XXXXXXXXXXXXXXX Nom XXXXXXXXXXXXXXXXXX Prénom XXXXXXXXXXXXXXXX Adresse : XXXXXXXXXX Domicilié-e chez XXXXXXXXXXX École XXXXXXXXXXX Tél : XXXXX Maître XXX de classe XXXXXXXXX ENTREPRISE Veuillez écrire en caractère d'imprimerie Raison sociale Adresse NPA Localité Tél. Nom de la personne responsable
Stage dans la profession de: Annexe 7 Signature entreprise Droits et devoirs du-de la stagiaire Pendant le stage Vous êtes sous la responsabilité de l'entreprise Conformez-vous aux horaires et aux règles de sécurité d'hygiène et de confidentialité en vigueur dans l'entreprise. N'hésitez pas, profitez de cette occasion pour poser toutes les questions qui vous semblent importantes. Ayez une attitude positive et prenez des initiatives. Un stage ne doit pas être interrompu, sauf en cas de force majeure. Dans cette situation, veuillez en informer le-la responsable de stage. Pensez à remercier les responsables de l'entreprise de vous avoir accueilli-e en stage. Signature des parents Signature du-de maître XXX de classe 59
60 sans nouvelle
Annexe 8 15
60
Annexe 8
Annexe 8 60
Annexe 8 60 59
Annexe 9
Genre, Vous avez accepté d'accueillir Genre Prénom Nom, élève de Compléments de formation, en stage du 10 au 14 novembre 2008 dans votre entreprise et nous tenons à vous en remercier. Durant ce stage non rétribué, l'élève est assuréF = "F" "e" "" e en cas d'accident et de déprédation du matériel. Toutefois, l'assurance ne couvre pas notamment les dommages causés par l'élève résultant d'un défaut de surveillance de votre part ou intervenant à la suite de l'utilisation par F = "F" "cette dernière" "ce dernier" cette dernière d'un véhicule motorisé ou de tout autre engin mécanique. Sont également exclus les dommages intervenant en dehors des heures de travail de votre entreprise (pauses comprises). Notre élève sera suiviF = "F" "e" "" eF = "Mlle" "e" "" F = "Madame" "e" "" par un(e)enseignant(e) qui prendra contact téléphoniquement avec vous en début de stage afin de voir si tout se passe correctement et qui d'entente avec vous fixera un rendez-vous en fin de stage pour évaluer avec lF = "F" "a" "e" a stagiaire cette expérience en entreprise sur la base du questionnaire ci-joint. En cas de problème particulier, voici CFB = "CFB" "mes" "les" mes coordonnées professionnelles et privées Canellini = "Canellini" "" "du maître de classe" : M. Prénom Nom M. Prénom Nom* 1 Personnel administratif et technique * 2 Dès la rentrée scolaire 2009-2010, les compléments de formation deviennent des classes de transition * 3 Voir annexe 1, page 53 * 4 Sera remplacé par M. Jacques Sauvin au 1er septembre 2009 * 5 Sera remplacé par Mme Vesna Labovic Python au 1er septembre 2009 * 6 Centre de documentation * 7 Voir annexe 2, page 54 * 8 Devenue (NBDS) nouvelle base de données * 9 Voir annexe 3, page 55 * 10 Voir annexe 4, page 56 * 11 Voir annexe 5, page 57 * 12 Office de la formation professionnelle et continue * 13 Voir annexe 6, page 58 * 14 Voir annexe 7, page 59 * 15 Voir annexe 8, page 60 * 16 Voir petite brochure de la version papier du model organisationnel en annexe A * 17 Voir annexe 9, page 61 |
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