L'ambassade de la RDC au Burundi, administration et fonctionnement

I.9. FONCTIONNEMENT

Il est question de démontrer et d'épingler les fonctions de chaque service vis-à-vis de l'autre présenté dans l'organigramme et cela suivant l'hiérarchie des sections précédemment citées

I. Section Coordination

Le service est assumé par le chef de la mission diplomatique et en cas d'absence de lui-ci, le service est dirigé par le chargé d'affaires a.i, celui-ci sera à la tête de la mission.

Tous les rapports mensuels ou tri mensuels en provenance de tous agents des sections lui sont soumis.

Il est le coordonnateur et l'organisateur de la mission diplomatique selon les prescriptions de l'organigramme type initié par le ministère des affaires Etrangères et de la coopération internationale ayant cette compétence dans ses ressorts.

Toutes les mesures ainsi que les décisions qui engagent directement ou indirectement l'ambassade révèlent de la compétence de l'Ambassadeur, aucune activité qui engage la mission ne doit pas être initiée ou entreprise sans qu'il soit au courant de la dite activité.

Il représente l'Etat congolais en miniature au sein du pays d'accueil et doit lui rendre compte de toute situation au sein de l'Ambassade mais aussi du pays hôte.

Il organise de concert avec la section politique dans les simples raisons de consolider les liens d'amitié et de coopération entre les deux Etats.

Il préside toutes les réunions organisées au sein de la mission dans le cadre du ré lancement et la promotion de l'Administration.

II. Section Politique et Juridique

La section politique et juridique est purement stratégique dans le seul sens que plusieurs questions juridiques et politiques faisant pionner la diplomatie est traitée dans ce bureau.

Les compétences ainsi que les attributions reconnues à cette cellule composée des diplomates sont nombreuses à savoir :

- le bureau intervient dans les arrestations arbitraires des congolais résidant au Burundi.

- la résolution dans les limites admises par la loi, des problèmes de patrimoine en matière d'héritage ainsi que des litiges opposants les sujets congolais

- il facilite les congolais lésés à comparaître dans la juridiction compétente pour la meilleure résolution du problème

- le bureau s'occupe également de la résolution dans le cadre professionnel de réparer les litiges opposants les différents agents au sein de la mission dans la mesure du possible et de sa compétence qui lui est reconnue.

- la consolidation des relations diplomatiques entre les deux Etats.

III. Section Culturelle

Durant notre processus de stage, nous nous sommes confirmés d'un adage « l'habit ne fait pas le moine » dans le prétexte que le nom attribué à la section culturelle et les tâches assumées par cette cellule ne sont pas compatible, il s'agit bel et bien d'une agence de renseignement qui travaille sous coulisse de ce nom.

Cette cellule traite des matières purement sécuritaires tant de l'Ambassade que du territoire congolais en entier.

Comme nous aurons à le souligné dans les sections suivantes qui constituent la mission, avant l'octroie de tout document le requerrant est tenu de remplir un formulaire clarifiant son identité puis le formulaire sera déposé dans ce bureau pour un examen critique dirai-je, donc de la sincérité et de l'originalité du requerrant ainsi que toutes les pièces présentées pour que le service donne soit un avis favorable au défavorable pou le document demandé en dé an une durée de 48heures.

Ces agents travaillent sous l'ordre de la présidence, ils sont accrédités par la présidence au ministère des affaires étrangères où ils reçoivent le statut de diplomates.

Ils renseignent et informent le gouvernement central de toutes les situations qu'ils observent au Burundi, ce qui a trait à la politique, à la sécurité ainsi qu'au climat de relation entre Congolais et Burundais et tout cela en guise de prévention face à certains défis majeurs qui peuvent ou pourront survenir, par exemple pour une autorité Congolaise qui veut se rendre au Burundi, le service doit se rassurer de l'atmosphère sécuritaire et cela relève de leur compétences respectives.

Etant donné de la situation politique et sécuritaire souvent tendues entre les deux pays, les agents de renseignements sont contraints de jouer une diplomatie secrète. Et cela d'ailleurs l'efficacité de ce service qui exige le courage exceptionnel de livrer une information réelle pour l'intérêt supérieur de la patrie même si cela va à l'encontre des aspirations du gouvernement en place.

D'où ces agents sont très exposés au danger, il est aussi nécessaire de signaler que les agents de la section culturelle jouissent une certaine autonomie de pouvoir vis-à-vis du chef de la mission diplomatique dans la simple raison que leur domaine d'intervention et la répartition de leur tâche relève de la présidence et cela est démontré par le seul fait qu'ils font pas leur rapport de sécurité au chef de la mission mais plutôt à la présidence.

Le service dépend directement de la direction générale de l'Agence Nationale de Renseignement mais néanmoins Administrativement le service a des obligations et des injonctions à recevoir en provenance de la hiérarchie de l'Ambassade.

IV. Section Economique et commerciale

Comme l'indique le nom, c'est un service purement économique et commercial qui s'informe de tous les problèmes économiques qui rongent le gouvernement hôte et leur répercussion sur le territoire congolais, le bureau procède à l'étude des situations économiques que commerciales qui caractérisent le pays accréditaire et ainsi de réduire la chance de la répercutions sur l'entrée du sol congolais surtout dans les zones frontalières avec le pays accréditaire.

La rehausse du prix d'Essence, la dévaluation de la monnaie Burundaise que ne refrappe le territoire congolais qui est situé approximativement du Burundi.

Le service s'occupe du traitement des affaires qui pourraient engager l'économie congolaise en difficulté.

V. Section  Comptabilité et finances

Totalement différent du service économique et commercial, la section comptabilité et finance s'occupe de la gestion de tout ce qui est en rapport avec la comptabilité et finance de l'Ambassade, en d'autre terme en constitue la trésorerie de l'Ambassade, tous les fonds alloués pour le fonctionnement de l'Ambassade, toutes les recettes ainsi que les dépenses de l'Ambassade tel qu'achat de fourniture des bureaux, réhabilitation des locaux, frais de mission sont enregistrés et calculés au sein du service de la comptabilité et finance.

Tous les documents vendus par l'Ambassade tel que : le tenant lieu de passeport, la carte consulaire leurs nombre doivent être connus et comptabilisé avant que les documents ne soient mis à la disposition des requerrant dans le seul cadre d'assurer un contrôle efficace et d'éviter la fraude et la perte de la recette publique.

VI. Section chancellerie et réception

C'est le service le plus fréquenté et abordé de l'Ambassade, il ressemble presque tous les visiteurs qui viennent s'informer auprès de l'ambassade, le service s'occupe de l'octroie ainsi que de la réception les différentes personnalités et documents dans l'Ambassade à savoir :

1. Les Passeports 

Il est à démontrer qu'il existe trois types de passeport

-Le passeport ordinaire s

-le passeport spécial ou de service

-le passeport diplomatique

Ne sont pas les seuls documents livrés à la chancellerie, on peut citer également :

-laissez passé tenant lieu de passeport

-les cartes consulaires

-la prorogation des passeports

-la certification de diplôme et des attestations.

Pour avoir accès à tous ces documents cités ci haut le requerrant est obligé de remplir un formulaire qu'il aurait à déposer avec 2 photos passeports en dé an 48 heures pour venir récupérer le document si l'avis a été favorable.

2. Les visas

Il convient d'éclaircir qu'il existe aussi deux catégories de visa, les visas ordinaires et les visas diplomatiques et services.

A) le visa diplomatique : délivré à un porteur d'un passe port diplomatique accompagné d'une note verbale ou l'ordre de mission.

Il est opportun de vous signaler que ce visa s'octroie gratuitement sans aucun paiement.

- le visa spécial ou de service délivré à un porteur d'un passe port de service ou spécial, l'octroie de ce visa est gratuit pour certaines catégories des agents et que vous êtes munis d'un ordre de mission.

B) les visas ordinaires

· Le visa d'établissement qui comporte une autorisation de se rendre en R.D.C, d'une durée indéterminée ou de la validité du contrat d'emploi.

· Le visa de transit : délivré avec personnes munies d'un billet de voyage pour une destination autre que la R.D.C et qui, soit d'aller ou de retour peut transiter en R.D.C

· Le visa de sortie et de retour qui donne la possibilité pendant un laps de temps prenant cours le jours où les intéressés quittent la R.D.C et de revenir en R.D.C sans devoir remplir une autre formalité d'immigration.

VII. Section état civil et notariat

Le bureau de l'Etat civil et notariat rédige les actes d'Etat civil, quels sont ces actes d'Etat civil ?

- les attestations des naissances

- les attestations de perte de pièce d'identité

- les extraits de mariage

- les actes de notoriété règlementant la succession de défunt

Il procède à la célébration de mariage, il tient le registre de l'Etat civil, délivre et certifie conforme les extraits des actes de l'Etat civil :

- les Acquis de droit

- les actes supplétoires

- le procès verbal

- les actes de décès.

VIII. Section l'intendance

C'est un service qui s'occupe de la gestion et du contrôle des tous les biens immobiliers et mobiliers de l'ambassade.

Vérifier et contrôle tous les biens et matériels roulent qui sont affectés au service de la mission diplomatique.

- s'occupe également la réhabilitation, peinture ainsi que les tous les problèmes d'eaux, d'électricité au sein des locaux de l'ambassade

IX. Section administration et secrétariat

Comme l'indique le nom, c'est un service qui s'occupe des problèmes ayant rapport à l'administration de l'ambassade, le service du secrétariat est subdivisés à plusieurs niveaux et chacun d'échelon à sa tâche à remplir, il convient de citer :

- le secrétariat attaché au bureau d'ambassade

- le' secrétariat informatique

- le secrétariat interprétatif (interprète)

A. Le secrétaire attache au bureau de l'ambassade

Le service s'occupe de la rédaction et l'enregistrement de tous les courriers à expédier, les lettres ainsi que les messages à expédier doivent être aussi enregistré dans un registre sanctionnant toutes les sorties possibles des lettres et courrier de n'importe quelle nature.

Voici le modèle d'un registre des lettres à expédier

N°	DATE	OBJET	DESTINATAIRE
1
2

Néanmoins il y aussi un registre sanctionnant tous les courriers entrant de n'importe quelle sont ouverts et enregistrés dans un registre détenu au secrétariat ayant ses attributions dans son ressort.

Voici le modèle d'un registre de lettres reçues.

N°	DATE	REFERENCE DOC	EXPEDITEUR	OBJECTIF
1
2

B. Le secrétariat informatique

Le service s'occupe de la saisie des documents nécessaires pour les activités de la mission diplomatique.

X. Section protocole et relations publiques

Le service s'occupe des plusieurs tâches en rapport avec l'accueil au sein de l'Ambassade notamment :

-programmer le rendez-vous de l'Ambassadeur avec ses hôtes, soit les visites de l'Ambassadeur à une autre Ambassade.

-la cellule s'occupe également de la transmission de courrier

-s'occuper également de démarche pour l'obtention des plaques d'immatriculation « C.D »

-les démarches pour l'obtention des visas diplomatiques des agents de l'Ambassade au sein d'une autre mission.

Voila en quelques lignes, l'ossature du travail des bureaux visités lors de la passation du stage et maintenant allons appréhender le deuxième chapitre de notre rapport relatif au déroulement des activités du stage proprement dit.