Memoire Online - Audit des projets financés par une banque multilatérale de développement : l'experience de la banque africaine de développement

J'exprime ma gratitude à DIEU qui m'a accordé santé, paix du coeur, force, intelligence et courage pour aborder sans trop de difficultés mon Troisième cycle Audit à l'Ecole Supérieur de Management (ESM) Time Université

- A toute ma famille, plus particulièrement à mon grand frère Mr Ngaba AUGUSTIN sans qui cette oeuvre n'aurait vu le jour ;

- A Mme ANTOINETTE Dinga Dzondo, Représentante Résidente BAD au Burkina Faso et tout son personnel pour son encadrement et les conditions de travail qui m'ont permis de collecter toutes mes données;

- A Mr. Amor SOUIDEN, expert comptable qui a bien voulu diriger ce travail malgré ses multiples occupations ;

- A Mr Okonkwo CHUKWUMA, chef de division (OAGL1^1(*)) de m'avoir recruté comme stagiaire au sein du département Audit ;

- A Mr Mouhamed BA, Auditeur Interne Sénior, pour son encadrement technique et ses conseils dans la compréhension du métier d'audit interne au sein de la Banque ;

- A tous ceux qui, de près ou de loin, m'ont apporté leur soutien moral ou matériel.

Le diplôme de Mastères spécialisés Audit a pour objectifs de former des « Professionnels de l'Entreprise » capables de :

- de comprendre et de mettre en oeuvre les réglementations en matière d'audit ;

A cet effet, après les enseignements théoriques, l'étudiant se doit d'effectuer un stage professionnel et de rédiger un mémoire devant lui permettre de mettre en pratique et d'asseoir les connaissances théoriques acquises.

C'est dans cette optique que nous avons effectué notre stage professionnel à la Banque Africaine de Développement (BAD) qui se déroule en deux étapes chacune :

- Dans un des bureaux régionaux de la Banque (Burkina Faso), qui nous a permis de comprendre le coeur de métier de la BAD à savoir le financement des projets ;

- Au siège (Agence Temporaire de Relocalisation, Tunisie-Tunis) au sein du Bureau de l'Auditeur Général, Division de l'Audit Interne.

Fort de ces acquis, et aussi modeste soit ce travail, qui demande encore beaucoup à faire, toutes oeuvres étant perfectibles. Aussi, nous vous présentons ci-après le fruit de notre expérience.

« Un consensus prévaut en Afrique selon lequel la Gouvernance sous-tend le développement durable et la réduction de la pauvreté............des institutions faibles en matière de Gouvernance sont des obstacles clés à une croissance équitable, à la compétitivité économique et au développement du secteur privé par contre, l'existence d'institution du secteur public plus fortes et des systèmes nationaux de gestion de ressources publiques améliorées, contribueront à la construction d'Etats compétents, encourageront des sociétés civiles engagées et amélioreront l'obligation de rendre compte et la transparence. »^2(*). Pour ce qui est des pays Africains, la transparence est très importante dans les systèmes de gestion, les projets de développement en Afrique sont souvent accusés de mauvaise pratique de la part des bailleurs de fonds, il sera donc question dans ce présent rapport de mener un diagnostic pour essayer de comprendre les causes qui sous-tendent ce type de pratique à travers le thème qui est « l'Audit des Projets financés par une Banque Multilatérale de Développement : cas de la BAD ».

- Faire connaître la manière avec laquelle les Banques Multilatérales de Développements financent leurs projets ;

- Servir de recueils de données sur les difficultés de mises en oeuvre des projets pouvant servir à des consultants.

Ce présent rapport a pour intérêt de montrer que la gestion des projets aussi complexe soit elle, peut être menée avec toutes les diligences, il permettra la compréhension des mécanismes qui régissent la bonne exécution des projets de développement et les différents intervenants dans les cycles de projets financés par les Banques de Développements.

Toutefois, nous aimerons attirer l'attention du lecteur sur le fait qu'il ne s'agit pas d'un audit des projets au sens financier du terme mais plutôt, un audit au sens de la conformité (Compliance Audit) ; conformité aux règles et procédures de la Banque, conformité aux règles et procédures généralement acceptées sur le plan international et qu'en outres les projets abordés sont ceux relatifs essentiellement au secteur public Agricole.

L'investissement dans de bons projets dans les pays en développement est essentiel pour la réduction de la pauvreté et la réalisation des Objectifs de Développement du Millénaire ; pour que les investissements dans les pays en développement soient efficaces, il est essentiel de garantir que les projets ne seront pas entachés d'anomalies dans l'exécution et qu'ils reposeront sur des principes de responsabilité et de transparence. Ainsi, dans le cadre de ce travail il sera question de savoir pourquoi certains projets de développement n'atteignent pas souvent les objectifs mises en eux par les bailleurs de fonds ? C'est la question à laquelle nous chercherons à répondre dans les pages suivantes.

Il s'agira pour ce faire dans une première partie, de définir ce que l'on entend par Projet (chap.1) dans un sens général du terme , présentation du groupe de la BAD (chap.2) et, donner un extrait des règles et procédures (chap.3) en matière d'exécution des projets de la Banque Africaine de Développement. Dans une seconde partie, il s'agira de donner une approche fondamentale de l'audit interne (chap.1), de détailler l'expérience de la mission d'audit de conformité projets aux règles et procédures (chap.2) afin de mettre en évidence la manière dont le respect des règles et procédures sont appréhendées par l'emprunteur (Gouvernements/Etats) et démontrer l'écart qu'il existerait entre les normes d'applications des règles et leur application proprement dite. Ces écarts permettront d'élaborer les recommandations idoines (chap.3) susceptibles d'apporter des réponses aux problèmes posés.

Cette première partie nous permettra de comprendre le concept d'un Projet dans son ensemble et la manière avec laquelle la Banque programme ses projets. Elle comprend :

- La définition d'un projet, la compréhension des différentes étapes qui jalonnent un projet de sa planification à sa réalisation et ses outils de pilotages (chap. 1) ;

- La présentation du Groupe de la Banque Africaine de Développement et sa politique de décentralisation (chap. 2) ;

- La compréhension des besoins à la programmation des financements des projets par l'approche Pays et ainsi que les règles et les procédures nécessaire à la bonne exécution des projets (chap.3).

Chapitre 1: Qu'est ce qu'un Projet ?

Un projet est un ensemble d'activités accomplies par des spécialistes de disciplines différentes. Sous la conduite d'un responsable, ils concourent à la réalisation d'un même objectif avec des contraintes de temps et de coûts.

D'après l'Association Francophone de Management des Projets (AFITEP), un Projet est une action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement et progressivement une réalité à venir pour laquelle on n'a pas encore d'équivalent exact et l'Association Française de Normalisation (AFNOR) de renchérir en définissant un projet comme étant une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir (Norme X50-105). Un projet est mis en oeuvre pour élaborer une réponse au besoin d'un utilisateur, d'un client ou d'une clientèle. Il implique un objectif, des actions à entreprendre avec des ressources définies dans des délais donnés.

Depuis 2002, la norme X50-115 retient la définition de l'ISO 10006 : 1997 qui définit le projet comme étant « un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques ».

Ainsi pour qu'un projet soit bien géré dans un contexte de qualité, il doit suivre différentes phases au terme desquelles des points de contrôle doivent être définis. Chaque étape fait l'objet d'un livrable et d'une validation à partir d'un document spécifique. Cela permet de maîtriser la conformité des livrables à la définition des besoins ainsi que de s'assurer de l'adéquation aux objectifs de coûts et de délai.

Ces étapes de validation, constituant une des tâches de la gestion de projet, permettent de déceler les non conformités au plus tôt et de s'adapter aux nouvelles contraintes dues aux aléas non prévus initialement. La maîtrise du temps alloué à chaque tâche est primordiale et l'analyse des risques est indispensable. En effet, au lancement du projet il existe beaucoup d'incertitudes, dans la mesure où les caractéristiques ne sont pas encore formalisées. Cela représente autant de risques pour le projet, qu'il faut essayer d'identifier afin de les anticiper. De cette manière, des moyens doivent être prévus d'une part pour prévenir l'apparition de ces risques mais également pour les corriger le cas échéant

A chaque étape, il peut être décidé d'arrêter le projet si la maîtrise d'ouvrage estime que les objectifs ne pourront pas être tenus.

On utilise généralement le terme d'Avant-projet pour désigner l'ensemble des étapes préparatoires nécessaires au lancement du projet. Il s'agit donc de définir précisément ce que sera le projet afin d'aboutir à la mise au point de documents contractuels (faisant lieu d'un contrat) permettant d'engager la maîtrise d'oeuvre et la maîtrise d'ouvrage dans le lancement du projet. Cette phase formalise donc la décision de commencer le projet.

Elle comprend entre autres une étude d'opportunité, une étude de faisabilité, une étude détaillée et une étude technique

Avant de se lancer dans la réalisation de l'ouvrage, il est nécessaire de prendre le temps de découper le projet en tâches afin de planifier l'exécution de ces tâches et de définir les ressources à mobiliser.

- la réalisation de l'ouvrage proprement dite qui est accompagnée d'une documentation de l'ouvrage lors de la Livraison.

- la validation de l'ouvrage réalisé en s'assurant qu'il répond au cahier de charges et à la conformité du produit.

Souvent désigné sous le terme de recette (essai de réception), elle vise à la conformité de l'ouvrage à la demande formulée dans le dossier validé de conception général. Elle est réalisée conformément au dossier de contrôle établi par la maîtrise d'ouvrage, rassemblant les documents définissant la façon avec laquelle l'ouvrage doit être contrôlé.

Les outils de gestion de projets ont des instruments de planification et de suivi qui permettent de piloter un projet.

2.1- Les cahiers de charges : Un « cahier des charges » est un document contractuel décrivant ce qui est attendu du maître d'oeuvre par le maître d'ouvrage.

Il s'agit donc d'un document décrivant de la façon la plus précise possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels le maître d'oeuvre doit répondre. Dans la mesure où seul le maître d'oeuvre est réellement compétent pour proposer une solution technique appropriée, le cahier des charges doit préférentiellement faire apparaître le besoin de manière fonctionnelle, indépendamment de toute solution technique, sauf à préciser l'environnement technique dans lequel la solution demandée doit s'insérer. Il s'agit ainsi d'un document permettant d'une part de garantir au maître d'ouvrage que les livrables seront conformes à ce qui est écrit, d'autre part d'éviter que le maître d'ouvrage modifie son souhait au fur et à mesure du projet et demande au maître d'oeuvre des nouvelles fonctionnalités non prévues initialement.

Un cahier des charges doit également contenir tous les éléments permettant au maître d'oeuvre de juger de la taille du projet et de sa complexité afin d'être en mesure de proposer une offre la plus adaptée possible en termes de coût, de délai, de ressources humaines et d'assurance qualité.

Il s'agit à ce titre d'un document de référence, permettant de lever toute ambiguïté sur ce qui était attendu, ainsi qu'un outil de dialogue permettant au maître d'oeuvre d'interroger le maître d'ouvrage afin d'affiner sa compréhension de la demande. Un cahier des charges n'est pas pour autant nécessairement statique. Son contenu peut tout à fait être modifié au cours du projet, même si dans l'idéal tout devrait être défini dès le début, sur la base d'un avenant accepté par les deux parties.

2.2- Le diagramme de GANTT : c'est un outil permettant de modéliser la planification de tâches nécessaires à la réalisation d'un projet.

Il s'agit d'un tableau croisé dynamique dans lequel chaque tâche est représentée par une ligne, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet. Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale dont l'extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l'extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation. Les tâches peuvent s'enchaîner séquentiellement ou bien être exécutées en parallèle

2.3- La Méthode PERT : c'est une technique permettant de gérer l'ordonnancement dans un projet. La méthode PERT consiste à représenter sous forme de graphe, un réseau de tâches dont l'enchaînement permet d'aboutir à l'atteinte des objectifs d'un projet.

- La nomination d'un chef de projet chargé d'assurer le suivi du projet, de rendre compte si nécessaire et de prendre des décisions en cas d'écart par rapport aux prévisions.

Les cellules de gestion de projets sont des organismes autonomes rattachés à un ministère de tutelle, qui ont la responsabilité de conduire le projet de sa phase d'exécution à sa réception. Elles ont chacune à leur tête un coordonnateur qui a pour responsabilité de manager l'équipe en charge du projet. Les cellules rendent comptes devant un comité de pilotage qui est l'instance de décision dans le cadre des thématiques du projet.

Le groupe de la BAD est constitué de trois entités à savoir la Banque Africaine de Développement (BAD), le Fond Africain de Développement (FAD) et le Fond Spécial du Nigéria (FSN).

L'accord portant création de la Banque Africaine de développement (BAD) a été signée par les Etats membres, le 04 Aout 1963, à Khartoum au soudan.il est entré en vigueur le 10 Septembre 1964.

La BAD est l'une des cinq principales Banques Multilatérales dans le monde, apportant des concours financiers à leurs pays membres respectifs, pour les aider à atteindre leurs objectifs de développement.

Les pays actionnaires de la BAD sont au nombre de 77 Etats dont 53 pays africains ou pays membres régionaux (PMR) et 24 pays non africains ou pays membres non régionaux (PMNR), essentiellement des pays d'Europe, d'Amérique et d'Asie (annexe 5).

Au départ, seuls les Etats africains indépendants pouvaient devenir membres de la Banque. Cependant, face à la demande croissante en investissements des pays africains et en raison de la limitation des ressources financières dont dispose la BAD, la qualité de membre a été ouverte aux membres non régionaux. Cette ouverture, en 1982, a procuré des moyens de financements supplémentaires permettant à la BAD de contribuer au développement économique et social des PMR, en accordant des prêts à des conditions favorables. Elle lui a également apporté l'expertise des nouveaux pays membres et de la crédibilité vis-à-vis de ses partenaires et des marchés sur lesquels elle jouit de la cotation AAA attribué par les plus prestigieuses agences de notation internationale.

Toutefois, le groupe de la BAD garde un caractère africain affirmé, lié à ses origines géographiques et à sa structure. Ainsi, le continent africain représente son seul champ d'investigation et son Président est toujours africain.

Première institution de financement du développement en Afrique, la BAD s'est donnée comme priorité, la lutte contre la pauvreté, l'amélioration des conditions de vie des populations africaines et la mobilisation des ressources pour le progrès économique et social de ses pays membres régionaux.

Le siège de la BAD se trouve à Abidjan. Mais en raison de la crise qui a secoué la Cote d'Ivoire, il a été temporairement relocalisé à Tunis.

La mission d'une banque de développement est de favoriser l'investissement de capitaux publics et privés dans les projets et programmes de nature à contribuer au développement économique et social. Par voie de conséquence, la BAD n'est pas tournée vers des prêts individuels, mais vers le financement de projets de collectivités publiques ou privés.

Le but essentiel de la BAD est de contribuer au développement économique et au progrès social des pays africains, individuellement et collectivement.

Dans ce cadre, le défi majeur de la banque est la réduction de la pauvreté en Afrique. A cet effet, elle cherche à stimuler et à mobiliser les ressources intérieures et extérieures, aussi bien publiques que privées à promouvoir l'investissement, ainsi qu'à fournir une assistance technique et pratique aux PMR.

Depuis l'an 2000, la BAD, en partenariat avec de multiples organisations internationales et de développement parmi lesquelles, l'ONU, la Banque Mondiale, le FMI, s'est engagée à assister et à soutenir les PMR pour atteindre les Objectifs de développement du millénaire (OMD).

Le groupe de la Banque Africaine de développement finance des projets, des programmes et des études dans les secteurs de l'agriculture, la santé, l'éducation, les équipements collectifs, les transports et les télécommunications, l'industrie et le secteur privé.

En outre, depuis 1968 le Groupe de la BAD s'est également engagé dans le financement d'opérations hors projets dont les prêts d'ajustement structurel, les prêts de reformes institutionnels et différentes formes d'assistance technique et conseil en matière de politique.

Le groupe de la BAD a également élargi son rôle à de nouvelles initiatives telles que le Nouveau Partenariat pour le Développement en Afrique, l'Eau et le VIH/SIDA.

Le conseil des gouverneurs est l'organe suprême de la Banque. Chaque pays membre est représenté au conseil par un gouverneur ou suppléant.

Le conseil des Gouverneurs procède à l'élection du président de la BAD, lors d'une séance à huis-clos ou ne sont admis que les Gouverneurs et Gouverneurs suppléants des PMR et PMNR. Le candidat à la Présidence doit être présenté par le gouverneur du PMR dont il détient la nationalité. Il est élu pour un mandat de 5ans renouvelable une fois.

Le président de la BAD est chargé de la gestion de la Banque sous la direction du conseil d'administration. A cet égard, il rend compte de la bonne application des politiques et directives émises par le conseil.

Le conseil d'administration est chargé de la conduite des opérations générales de la Banque, et a cette fin, il dispose du droit d'exercer tous les pouvoirs de la Banque, à l'exception de ceux qui sont exclusivement réservés au conseil des gouverneurs.

Les ressources de la Banque proviennent des souscriptions des pays membres, des emprunts effectués sur les marchés internationaux, et des remboursements et revenus des prêts. Ses ressources proviennent également des reconstitutions des ressources du Fond Africain de Développement (FAD) et du Fond Spécial du Nigéria (FSN)

Le Fond Africain de Développement a pour objectif de fournir des ressources concessionnelles aux PMR du groupe afin de renforcer leur productivité et leur croissance économique. Ses ressources proviennent directement des contributions spéciales opérées par les Etats participants à hauteur de 0,1% de leur PIB chaque trois (3) an.

La dernière levée de fond (FAD11) pour la période 2008 - 2010, s'est élevée à 8,9 milliards d'USD soit une hausse de 52 % par rapport à la période 2005-2007 qui est un niveau de soutien record. Ces nouvelles ressources accompagneront d'importantes innovations. Tout d'abord, il a été convenu que le FAD accroîtrait son engagement dans les États fragiles, y compris les pays sortant de conflit. Il va allouer 7,5 % des ressources (665 millions d'USD) au Fonds pour les États fragiles, en vue d'apporter un concours ciblé à des pays spécifiques, notamment pour l'allégement de la dette.

Ensuite, il a été reconnu qu'une plus forte intégration économique était essentielle si le continent doit devenir compétitif et surmonter les contraintes inhérentes à l'étroitesse de nombreux marchés nationaux, les obstacles posés par l'enclavement et l'absence d'infrastructure transfrontalière. C'est pourquoi 17,5 % des ressources (1,6 milliard d'USD) seront destinées aux opérations multinationales

Enfin, soixante-quinze pour cent (75 %) des ressources (6 milliards d'USD) seront allouées aux pays africains eux-mêmes en fonction de leur performance, afin de s'assurer à la fois que les ressources sont utilisées avec l'efficacité voulue et d'encourager de bons résultats et la responsabilité dans chaque pays.

Depuis 1995, la mise en place d'une nouvelle politique de crédit de la Banque a permis de rationnaliser les modalités de prêt conformément à une classification en trois catégories de pays, basée sur l'analyse de la solvabilité du pays, en plus des considérations relatives au PIB. Les PMR sont classés en trois catégories.

La première, catégorie A, regroupe les pays qui ont un PIB par habitant inférieur à 540 dollars US et qui ne sont uniquement éligibles aux ressources concessionnelles du Fonds Africains de Développement.

La deuxième, catégorie B, recouvre les pays disposant d'un PIB par habitant entre 540 et 1050 dollars US, qui, pour leur part, ont accès aux financements BAD et FAD.

La catégorie C est constituée par les pays ayant accès uniquement aux prêts BAD ; ces pays disposent d'un PIB par habitant supérieur à 1050 dollars US.

Par ailleurs, le FAD privilégiera plus que jamais les résultats palpables, en veillant à ce que l'Afrique y trouve réellement son compte et en améliorant son efficacité. Des objectifs clairs et mesurables ont été établis et feront l'objet d'une revue à mi-parcours en 2009.

Le FSN, Le Fonds spécial du Nigeria est un fonds spécial de la BAD créé en 1976 par accord entre la Banque et le gouvernement de la République fédérale du Nigeria, pour appuyer les efforts de développement des PMR à faible revenu, dont la situation économique et sociale et les perspectives d'évolution nécessitent des financements à des conditions de faveur. Le FSN est devenu opérationnel en avril 1976 suite à l'approbation de l'Accord portant sa création par le Conseil des gouverneurs de la BAD. Doté initialement d'un capital de 80 millions de dollars américains, il a été reconstitué en 1981 à hauteur de 71 millions de dollars américains. En avril 2003, le Conseil des gouverneurs de la BAD a examiné et approuvé des propositions visant à renforcer l'efficacité du FSN. Il s'agit notamment de:

· l'ajustement du taux d'intérêt applicable aux prêts du FSN, en le faisant passer de 4 % à une fourchette allant de 2 à 4 %;

· l'affectation de fonds prélevés sur les ressources propres du FSN aux activités relevant de l'Accord de coopération technique (ACT) ; et

· l'introduction d'une plus grande souplesse dans le placement des ressources du FSN en attendant leur utilisation pour le financement de projets.

En application de l'art 39(9) de l'accord portant création de la Banque et de l'article 1(2) de ses règlements généraux, l'institution a crée des bureaux régionaux et nationaux dans le cadre d'appui et de proximité de ses opérations dans les pays où elle déploie ses activités. Le fonctionnement et la gestion de ces bureaux sont régis par un ensemble de politiques, directives et procédures.

La fonction première des bureaux régionaux étant de favoriser les rapports entre la Banque et les pouvoirs publics, l'administration des projets, la promotion de l'approche participative, l'intégration régionale et la coordination de l'aide.

Comme fonction secondaire, les bureaux extérieurs apportent leur concours à la préparation des rapports économiques, dont les DSP (Document de Stratégie par Pays), donnent des avis le cas échéant, engagent le dialogue avec les autorités sur les politiques et programmes économiques, participent à la revue des programmes d'investissement public des pays qu'ils couvrent, participent au dialogue économique des missions de revues, et participent à la préparation des missions de revue portefeuille pays.

Les Bureaux Extérieurs font partie intégrante de la Banque, et leurs activités sont régies par les procédures et principes fondamentaux établis par l'institution. Ce sont avant tout des antennes opérationnelles de la Banque dans leurs zones géographiques respectives. Un bureau régional est une antenne opérationnelle de la Banque qui couvre plusieurs pays en plus du pays hôte. Un bureau national est une antenne de la Banque qui ne couvre que le pays hôte. Un bureau de

programme national est une antenne locale de la Banque qui ne couvre qu'un pays confronté

à des problèmes précis d'exécution. Aux fins du présent Manuel, ces différents types de

bureaux seront regroupés sous l'appellation générique de bureaux extérieurs.

La fonction première des bureaux extérieurs est de favoriser les rapports entre la

Banque et les pouvoirs publics, le secteur privé et la société civile des pays membres, et

d'appuyer les fonctions opérationnelles de la Banque en matière de démarrage et de suivi des projets dans les pays couverts. Bref elle assure l'administration des projets, la promotion de l'approche participative, l'intégration régionale et la coordination de l'aide.

Les bureaux extérieurs apportent concours/soutien au siège dans les domaines d'interventions suivants :

- Programmation par pays (Préparation DSP^4(*), dialogue avec les autorités et programmes économiques) ;

- Entretenir des relations étroites entre avec les institutions qui coordonnent les projets financés par la Banque dans le pays ;

- Faciliter la communication entre le Groupe de la Banque, le gouvernement et les organes d'exécution ;

- Conseiller le groupe de la Banque sur toutes les questions susceptibles d'influer sur ses interventions dans le pays ;

- Représenter la Banque pour toutes les questions officielles et contribuer à promouvoir l'image de la Banque dans le pays ;

- Assurer la liaison avec les autres bailleurs de fonds et les organisations régionales ;

Les bureaux nationaux et régionaux sont dirigés chacun par un représentant résident. Leur structure organisationnelle est basée sur l'attribution de fonctions spécifiques à un individu ou à un petit groupe de travail chargé d'un ensemble d'activités. Les représentants résidents des grands bureaux peuvent axer la structure de leur bureau sur celle des principaux centres d'activité.

Le Bureau national du Burkina Faso est crée le 19 Mai 2006 dans le cadre d'un appui stratégique aux opérations de la Banque sur le terrain.

Chapitre 3 : LA METHODOLOGIE D'INTERVENTION DU GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT

La vision globale du groupe de la Banque consiste à devenir la principale institution de financement du développement en Afrique, foncièrement attachée à prêter assistance aux PMR dans leur lutte contre la pauvreté. Cette vision est centrée sur la réduction de la pauvreté, et donc essentiellement sur le développement agricole et rural, compte tenu de la place dominante qu'occupe l'agriculture dans la plupart des PMR en tant que principal employeur et de par sa forte contribution au PIB, à la transformation rurale et à la croissance économique. Pour ce faire, et de façon stratégique utilise deux outils parmi les plus essentiels qui lui permet d'orienter leurs financements pour des projets à forte valeur ajouté, ces outils sont : le Document de Stratégie Pays Axé sur le Résultat (DSPAR) et le document de Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté (CSLP).

Le Groupe de la Banque travaille avec chacun des pays membres régionaux emprunteurs à la définition d'une stratégie de développement à mi-terme et à long terme dans un document appelé document de stratégie par pays (DSP). Ces documents étaient précédemment connus sous l'appellation de Documents sur les Perspectives Economiques et Programmes par Pays (PEPP). Les DSP ou DSPAR, qui prennent en compte les impératifs de performance et de résultats, sont alignés sur le plan de développement du pays lui-même ainsi que ses objectifs en matière de réduction de la pauvreté.

Pour préparer un nouveau DSP, le Groupe de la Banque mène, de manière participative, une analyse économique et des études multidisciplinaires. Ce travail se fait en étroite collaboration avec le gouvernement et les autres parties prenantes du pays, dont la société civile, les organisations non gouvernementales, le secteur privé et les autres partenaires au développement. De la sorte, le DSP est une étude macroéconomique générale sur les principales caractéristiques économiques, fiscales et financières du pays, avec une évaluation de sa performance dans le passé, ses tendances économiques et ses perspectives de développement. Au vu de l'analyse sectorielle globale, les secteurs et filières prioritaires susceptibles de bénéficier d'un financement du Groupe sont mis en relief. C'est donc un instrument essentiel pour le dialogue du Groupe sur les politiques économiques avec les pays. Les projets de DSP sont partagés et revus avec les parties prenantes présentes dans le pays tout au long de leur élaboration et de leur préparation. Ils constituent également une plate-forme pour la coordination de l'aide et un partenariat synergique avec les autres agences de développement. Une fois approuvés par le Conseil d'administration de la BAD, tous les DSP sont publiés sur le site web de la BAD. Les DSP sont le guide des stratégies d'intervention du Groupe de la Banque dans les pays membres emprunteurs.

Le Département de l'évaluation des opérations de la BAD (OPEV) évalue périodiquement la stratégie et le programme d'assistance par pays pour déterminer sa pertinence et le niveau de l'efficacité du développement atteint, dans le cas de l'évaluation rétrospective des projets. Le Groupe de la Banque a mis au point des indicateurs et une méthodologie d'évaluation de la performance enviables, grâce auxquels la performance du pays et celle de la cellule de mise en oeuvre sont appréciées et notées. Une rétrospective des évaluations du programme d'assistance par pays sur une durée significative permet d'apprécier l'impact de l'assistance de la BAD sur le développement.

Des années se sont écoulées depuis le lancement des nouvelles stratégies de lutte contre la pauvreté. En septembre 1999, la Banque mondiale et le FMI, soutenus par l'ensemble des bailleurs de fonds, ont demandé aux pays à bas revenus qui souhaitaient bénéficier de financements à taux privilégié ou d'un allégement de leur dette (Initiative PPTE) de préparer un programme national de réduction de la pauvreté, désigné en français sous le terme de Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté (CSLP). L'initiative des CSLP permet de placer la lutte contre la pauvreté et les inégalités au coeur des politiques de développement et de renforcer la responsabilisation des États dans la définition, la conduite et le suivi de ces politiques. Cette nouvelle démarche implique notamment une large concertation englobant l'ensemble des composantes de la société ainsi que les partenaires extérieurs du développement

Conscient des enjeux et de l'ambition du processus CSLP, mais aussi de la difficulté de l'exercice due à son caractère novateur, les objectifs quantitatifs majeurs pour la période sous revue n'ont pu être pleinement atteints pour diverses raisons liées aux conditions naturelles, à l'environnement sous régional et aux lourdeurs administratifs et procédures encore préjudiciables à l'utilisation judicieuse des ressources financières. Mais, la parfaite adhésion de l'administration publique et du secteur privé, de la société civile et de la coopération bilatérale et multilatérale, au cadre stratégique de lutte contre la pauvreté (CSLP) en tant que référence unique en matière d'orientation pour le développement, ouvre des perspectives fort prometteuses.

Toutes ces démarches doivent pouvoir s'identifier dans la qualité des projets, qui sont identifiés tout au long du cycle de projet

Les différentes étapes, de la programmation par pays jusqu'à l'achèvement du projet et à l'évaluation rétrospective, sont connues sous l'appellation collective de cycle des projets du Groupe de la Banque. Etant donné le nombre de pays pauvres, les activités du cycle des projets du Groupe de la Banque sont généralement très intenses et consomment beaucoup d'énergie. Ces activités commencent avec les cycles triennaux de reconstitution des ressources du FAD, notamment les allocations de ressources par pays et les mandats des opérations de base pour la période couverte par la reconstitution. Pour autant, les activités du cycle des projets sont exécutées avec beaucoup de diligence et le professionnalisme le plus strict de la part du personnel de la Banque. Les activités réelles du cycle des projets sont exécutées de manière la plus participative avec toutes les composantes sociales des bénéficiaires du projet.

Le cycle de projet du groupe de la BAD comporte neuf (9) étapes^5(*) qui se suivent de façon cohérentes à savoir

L'identification intervient pendant la période de concertation avec les Pays membres. Elle implique, en coordination avec le pays, le recensement des projets et programmes dont les objectifs s'intègrent à son plan de développement et correspondent en même temps à la stratégie de la Banque. Ces projets, une fois jugés réalisables et justifiés aux plans technique, socio-économique, financier et environnemental, sont versés dans la réserve de projets en faveur du pays et constituent ainsi un pipeline glissant de projets/programmes à financer sur une durée de 3 à 5 ans.

La préparation est une mission ayant pour objet d'examiner de manière plus détaillée les différentes études préliminaires réalisées pour confirmer si les objectifs du projet, du point de vue technique, environnemental, économique, financier, institutionnel et social, peuvent être atteints. La préparation du projet incombe à l'emprunteur qui, en cas de besoin, peut faire appel à l'assistance de la Banque.

La Banque engage habituellement des consultants qui collaborent avec le personnel de contrepartie du gouvernement pour mener l'étude de faisabilité du projet. Ces consultants oeuvrent aussi en étroite collaboration avec les différentes parties prenantes y compris le gouvernement, la société civile, les bénéficiaires du projet et les autres agences de développement actives dans ces secteurs. La BAD suit de près la tâche des consultants. Le projet final de rapport est passé en revue au cours d'une réunion tripartite regroupant les représentants du gouvernement, la BAD et les consultants. La BAD choisit avec le gouvernement la cellule qui sera chargée d'exécuter le projet ou le programme.

Le Groupe de la BAD examine la faisabilité du projet au cours de la mission d'évaluation, En consultation avec le gouvernement et les autres parties prenantes, la mission d'évaluation analyse les aspects techniques, financiers, économiques, institutionnels, environnementaux, de marketing et de gestion ainsi que l'impact social potentiel du projet.

Les risques du projet sont étudiés en détail et les analyses de sensibilité effectuées pour apprécier le projet. Les modalités et les conditions d'entrée en vigueur du prêt sont discutées pour améliorer la performance du secteur et mettre à plat les enjeux fondamentaux de politique économique. Ces enjeux sont examinés en interne dans le contexte d'un groupe interdépartemental de travail et au cours de réunions de la haute Direction, pour déterminer si le projet est prêt à être présenté au Conseil d'administration du Groupe. A la suite de l'évaluation sur le terrain, les experts en charge de la mission préparent un rapport d'évaluation accompagné d'un mémorandum du Président au Conseil sur la proposition de prêt. Ils rédigent également un projet d'accord de prêt à négocier. La politique du Conseil d'administration du Groupe de la Banque consiste à n'approuver le financement d'un projet ou programme que sur la base des rapports d'évaluation préparés et soumis par le personnel propre de la Banque, même si un tel projet ou programme a déjà été évalué par d'autres institutions dans le cadre d'un cofinancement.

Une fois que le Comité de la haute Direction a terminé son travail et recommandé le projet ou programme à l'approbation du Conseil, un projet de proposition provisoire est soumis pour examen à toutes les parties concernées, y compris le gouvernement. La Banque recueille les réactions, et le gouvernement est alors invité à la négociation avec la BAD. Les négociations visent à l'émergence ou la confirmation d'un accord sur les points suivants : a) les objectifs et la description du projet, des études ou programmes ; b) le montant du prêt en devises, les coûts en monnaie locale du projet et le montage du financement ; c) une liste indicative des biens et services à acquérir ; d) le chronogramme d'exécution et les dépenses ; e) les méthodes de décaissement choisies par l'emprunteur ; f) le calendrier indicatif des décaissements, avec des informations précises sur les numéros des comptes bancaires et les banques correspondantes ; g) les méthodes d'acquisition des biens et services et les dates de publication des appels d'offres ; h) une proposition réaliste de date pour la signature du prêt, et les dates butoirs pour les premiers et derniers décaissements ; j) pour les projets en cofinancement, les plans de financement des différents cofinanciers, les clauses croisées d'entrée en vigueur et les autres informations diverses.

Après conclusions des négociations, la Banque soumet une proposition de financement à son Conseil d'administration pour approbation. Après approbation, les accords négociés sont signés et l'emprunteur est appelé à satisfaire les conditions de mise en vigueur en vue de permettre à la Banque de déclarer la mise en vigueur, qui permettra le début des décaissements.

Après l'approbation du Conseil, le document est envoyé au gouvernement du pays pour être entériné par les autorités compétentes. A la suite de quoi, l'accord de prêt est généralement signé par le Président ou un Vice-président de la BAD et le représentant du gouvernement. Une fois le prêt approuvé, l'emprunteur dispose d'un maximum de 90 jours pour signer l'accord de prêt ou de don avec le Groupe de la Banque. Des commissions d'engagement ou de service commencent à courir sur le prêt 45 jours après la signature de l'accord de prêt, qu'un décaissement ait été effectué ou non. Avant que commencent les décaissements, l'accord ou le don doivent être entrés en vigueur.

Le prêt entre en vigueur une fois remplies certaines conditions reconnues par les deux parties comme préalables au premier décaissement. Cette étape est aussi connue comme entrée en vigueur du prêt. En plus des « Autres conditions » qui seront remplies plus tard, voici certaines des conditions habituelles fixées comme préalables au premier décaissement : a) la désignation des signataires autorisés pour le déblocage des ressources du prêt ; b) la soumission d'un avis juridique ; c) la présentation du calendrier des investissements ; d) la présentation de la liste des biens et services à acquérir ; e) l'ouverture et le maintien d'un compte spécial du projet ; f) la mise en place d'une cellule d'exécution du projet ; g) toutes autres conditions arrêtées au cours de la négociation et reconnues comme devant être remplies avant le premier décaissement.

En général, ces conditions se limitent aux clauses juridiques telles que mentionnées ci-dessus, avec les clauses croisées d'entrée en vigueur du cofinancement et l'exécution d'accords de prêts annexes. Les conditions et dates-butoir d'entrée en vigueur du prêt sont énoncées dans l'accord de prêt.

Le Conseiller juridique de la BAD et le Coordinateur du projet vérifient que les conditions ont été remplies, après quoi le prêt est officiellement déclaré comme étant entré en vigueur. Les documents du prêt prévoient normalement un délai de 90 jours pour que l'accord de prêt entre en vigueur.

La mise en oeuvre du projet débute à partir du moment où le projet est déclaré comme étant entré en vigueur. Les projets du Groupe de la Banque sont mis en oeuvre par la cellule d'exécution conformément au chronogramme et procédures convenus. La supervision de la mise en oeuvre permet toutefois au Groupe de la Banque de s'assurer que la réalisation physique du projet se déroule correctement et selon le calendrier et les détails de la mise en oeuvre.

Des consultants pour le projet sont recrutés en cas de besoin pour assister le gouvernement. Par exemple, dans un projet d'infrastructure, entrent en jeu la conception détaillée de génie, la préparation des dossiers d'appels d'offres, l'acquisition de machines et équipements, la construction et l'installation des ouvrages de génie civil. Il arrive qu'ils soient financés sur des dons mobilisés par la Division Partenariats et coopération de la Banque.

A titre d'exemple, les travaux préparatoires d'ouvrages de construction, qui durent de 6 à 12 mois et même plus, comprennent :

La Banque invite et encourage généralement les pays emprunteurs à boucler ces volets avant la négociation et la signature du prêt, à l'exclusion de la signature effective des contrats, pour réduire les retards de démarrage dans la mise en oeuvre des projets. Le Groupe de la BAD reconnaît que la préparation des dossiers d'appels d'offres et l'établissement d'une cellule d'exécution de projet avec le personnel clé constituent une partie importante des activités de préparation des projets. Aussi est-il favorable aux actions d'acquisitions anticipées. Le recrutement anticipé des consultants pour les prêts projets est une procédure normale qui n'exige pas d'approbation préalable de la Direction.
Comme indiqué, les divisions des Projets du Groupe de la BAD examinent l'avancement physique de l'exécution et suivent l'atteinte des objectifs de développement, en étroite collaboration avec l'emprunteur et les cellules d'exécution. La BAD décaisse les ressources du prêt pour couvrir les dépenses approuvées, selon les modalités prévues dans l'accord de prêt, et au vu des justificatifs requis.

La mise en oeuvre dure généralement entre deux et cinq années, mais dépend du type et de la nature du projet. Les missions de revue du Groupe de la BAD évaluent les progrès de la mise en oeuvre du projet en le visitant au moins deux fois par an tout au long de la période de la mise en oeuvre. Les évaluations ont souvent pour cadre une mission multidisciplinaire et interdépartementale menée parfois comme mission de supervision, parfois comme mission de revue de portefeuille.

En général, la BAD demande à l'emprunteur de soumettre des rapports d'avancement de projet. Les informations sur l'avancement de la mise en oeuvre du projet ainsi que sur l'état des objectifs de développement et les accords de prêt viennent compléter les informations sur le projet au cours de la mise en oeuvre.

Une fois achevées les activités concernant les installations et l'assistance technique du projet, la BAD prépare un rapport d'achèvement de projet (RAP) ou un rapport d'achèvement d'assistance technique pour documenter l'expérience de la mise en oeuvre. Ces rapports sont préparés dans les 12 à 24 mois qui suivent l'achèvement du projet.

L'évaluation a changé à la BAD. Les premiers travaux se concentraient sur les rapports ressources-production des projets, sur la base de l'analyse économique, mais cette méthodologie a évolué pour prendre en compte la totalité de la chaine des ressources, des produits, des résultats et des impacts.

Le centre d'intérêt des études d'évaluation est passé du projet au pays, informé par les évaluations sectorielles et thématiques ainsi que par les évaluations des processus d'affaires de la BAD elle-même. Toute la panoplie des services prêts et hors prêts, qui constituent les programmes d'assistance de la Banque aux pays; est actuellement devenue le point focal de l'évaluation, avec une attention prioritaire à la pertinence, l'efficience, l'efficacité et la durabilité.

En général, il revient maintenant principalement au Département de l'évaluation des opérations (OPEV) de la Banque de rechercher si les objectifs des projets et programmes de la Banque sont atteints. Les indicateurs clés de performance utilisés dans l'évaluation du succès des projets et programmes tournent autour des axes suivants : i) la pertinence et l'atteinte des objectifs, à l'évaluation du projet ; ii) la performance de l'emprunteur dans la mise en oeuvre ; iii) le respect du chronogramme du cycle du projet, la performance et le rôle de la Banque ; iv) la performance en matière de développement institutionnel du projet ; v) la durabilité des résultats du projet ou du programme.

L'évaluation du degré de performance des projets pris un à un se base sur une notation par points ou un système de notation allant de 0 à 4. A 3-4 désigne une performance « très satisfaisante ». Les notes d'évaluation du rapport d'achèvement de projet (RAP) sont l'outil spécifique d'évaluation de la performance, mais les chargés de projets évaluent également la performance des projets dont les rapports d'achèvement n'ont pas encore été évalués par OPEV. La pertinence et l'atteinte des objectifs (RAO) est de loin l'indicateur de performance individuel le plus fort pour mesurer la performance de la mise en oeuvre des opérations du Groupe de la Banque, et un projet est très performant s'il obtient une note de 3 ou plus. Sur la base des mêmes indicateurs de performance utilisés pour les projets à succès, les opérations qui obtiennent les notes les plus faibles sont jugées comme ayant échoué, très mauvaises ou même catastrophiques, pour ce qui concerne les objectifs de l'évaluation des projets et des résultats escomptés. L'évaluation des opérations fait la réputation du Groupe de la Banque dans ce domaine, et le Groupe est reconnu comme le premier dépositaire de l'expérience sur le développement de l'Afrique dans tous les secteurs du processus du développement, tant pour les prêts projets que pour les opérations d'appui aux politiques de développement.

La stratégie de la Banque en matière de suivi et de pilotage des projets, est de laisser la responsabilité de la gestion des projets à l'emprunteur à travers les cellules de gestion qui sont des organes autonomes de pilotage de projet rattachés à des ministères de tutelles auxquels se rapporte la nature du projet. Mais toutefois, elle garde un droit de regard sur les activités et le suivi des projets par les missions d'évaluations, les missions de revue à mis parcours, missions de supervisions, mission de revue de portefeuille.

Une mission d'évaluation est composée de responsables sectoriels de la Banque qui durant l'évaluation du projet sur le terrain, finalisent les objectifs établis durant la préparation du projet en s'assurant que le projet est en accord avec les directives de la Banque, si les objectifs du projet sont en inadéquation avec les directives qui pourraient compromettre la mise en oeuvre du projet ou sa faillite, alors la mission est tenue de recadrer les objectifs du projet et rédiger un rapport d'évaluation dans lequel l'expérience de la mission est commenté en soulevant les problèmes rencontrés, et enfin en formulant des recommandations.

La revue à mis parcours rentre dans les objectifs de la Banque à s'assurer qu'à mis parcours de la mise en oeuvre du projet, le projet garde toujours les mêmes objectifs à elle confiée lors de la préparation. Elle comporte une évaluation approfondie qui couvre tous les activités du projet.

- identifier les contraintes majeures imminentes au projet (économiques, financières, institutionnelles) ;

- formuler des recommandations pour l'atténuation des contraintes ou la reformulation du projet.

Les missions de revue à mis parcours sont globalement conçus comme les missions de supervisions, elles exigent cependant beaucoup plus de temps, et de ressources humaines.

Au terme de la mission, un rapport de revue à mis parcours est produit et examiné par un comité interne inter département qui peut aboutir à deux situations :

- Si le rapport conclut qu'il n'ya pas de problèmes d'implémentations majeurs qui justifieraient un changement dans la conception et l'orientation du projet, alors le chef de département communiquera au gouvernement et l'agence d'exécution les actions nécessaires sur la base des débats tenus au cours de la mission.

- Si au contraire, il existerait des problèmes d'implémentations qui pourraient faire échouer le projet et l'empêcher d'atteindre ses objectifs, alors les recommandations suivantes sont faites :

La Banque a un portefeuille global au delà de 600 projets tous secteurs^6(*) confondus. Alors, conscient de la nécessité de renforcer ses contrôles sur tout le continent au regard du nombre élevé de projets, elle effectue des missions de supervisions (techniques et financières) pour s'assurer que les directives financières (décaissement, compte spécial etc.), et les directives techniques (acquisition, mise en oeuvre des projets etc.) sont mises en oeuvre de façon à ce que les projets soient bien gérés.

Cette mission inclue la rencontre avec les autres partenaires au développement, des échanges avec le gouvernement emprunteur, et des séances de travail avec les responsables de cellule de gestion sur les difficultés de mise en oeuvre des projets et notamment le respect de certaines directives, etc.

- Le nombre de missions de supervisions minimum requis par projet et par an est de 1,5 (une mission supervision par projet tous les 8 mois) ;

- La mission doit être supervisée par une équipe multidisciplinaire, fonction des caractéristiques techniques, financières et social du projet ;

- Les missions doivent s'assurer qu'une couverture géographique adéquate des projets est atteint ;

- A la fin de la mission, un aide mémoire doit être rédigé faisant ressortir les points saillants de la mission ;

- Les conclusions de l'aide mémoire doivent être discutées avec l'emprunteur ;

- De retour de mission, un rapport de retour de mission est rédigé et incluant les faits mentionnés dans l'aide mémoire ;

Le Groupe de la Banque et l'emprunteur effectuent périodiquement une revue de portefeuille en vue de renforcer la gestion du portefeuille et donner plus d'impact au développement du projet, il est donc considéré comme un outil de renforcement de la supervision des projets de la Banque.

Il consiste à évaluer l'engagement de l'emprunteur à mener à bien les projets dans le pays du portefeuille existant, discuter des points clés spécifiques aux projets et tenter de résoudre ou de mettre au point un calendrier précis de plan d'actions correcteur, déterminer l'entité chargée de prendre chaque action, et les dates auxquelles les actions doivent être prises, etc.

- L'audit des projets : il est basé sur l'approche pays, elle vise à se faire une opinion globale quant à l'adéquation des systèmes de contrôle concernant les projets financés par la Banque.

- L'audit des complexes Finances, de la Présidence et des Services Institutionnels : il a pour objectif de concentrer ses efforts sur les activités à risques élevé et moyen.

- L'audit contractuel des Dons : la Banque promeut et coordonne les relations de coopération et les partenariats stratégiques avec les organismes d'assistance bilatéraux, les institutions multilatérales de développement, etc. Ces activités aboutissent souvent à divers accords qui peuvent exiger que leurs états financiers annuels soient vérifiés par l'audit interne.

- L'audit des Bureaux Extérieurs : l'orientation stratégique de la Banque consistant à accroitre sa présence sur le terrain par l'ouverture des Bureaux extérieurs augmente certains risques sur lesquels l'audit interne doit donner l'assurance quant à leur atténuation. En outre la délégation des pouvoirs accrus à ces bureaux nécessitera que les mécanismes de contrôle y afférents soient fréquemment vérifiés et rapportés par l'audit interne.

- Les Audits spéciaux : en cours d'année, des événements peuvent se produire qui nécessitent la réalisation d'audits spéciaux. Ces audits sont normalement ordonnés par le Président.

En vertu de la responsabilité fiduciaire définie dans l'accord portant sa création, la Banque Africaine de Développement est tenue d'assurer que le produit des projets et programmes qu'elle finance est exclusivement utilisé en faveur des activités pour lesquelles il a été consenti. L'accord exige également qu'une attention suffisante soit accordée à l'économie et à l'efficacité des processus de passation des marchés au titre des projets financés par la Banque. C'est pourquoi la Banque privilégie les procédures de concurrence les plus ouvertes pour l'acquisition des Biens, des Travaux et des services en s'assurant que des considérations d'ordre politiques et autres considération non économiques ne doivent influencer la passation des marchés au titre des projets financés par la Banque. Les procédures de passation des marchés devraient offrir, de manière équitable les mêmes chances aux entrepreneurs, fournisseurs et consultants.

C'est dans cet ordre d'idée que la Banque a élaboré des Règles et des Procédures pour l'acquisition des Biens et des Travaux, et l'utilisation des consultants qui régissent la passation des marchés au titre des projets financés par la Banque.

1. Règles et procédures d'acquisitions des biens, services et travaux et utilisation des Consultants

Les présentes Règles ont pour objet d'informer ceux qui exécutent un projet financé en tout ou en partie par un prêt de la Banque africaine de développement, des politiques qui régissent la passation de marchés de biens, de travaux et de services (autres que les services de consultants) nécessaires à ce projet. L'Accord de prêt régit les relations juridiques entre l'Emprunteur ou d'autres bénéficiaires du prêt (collectivement appelés « l'Emprunteur ») et la Banque, et les Règles s'appliquent à la passation des marchés de biens et de travaux requis pour le projet dans les conditions fixées par l'Accord de prêt. Les droits et obligations de l'Emprunteur et des fournisseurs et entrepreneurs titulaires des marchés de biens et de travaux sont régis par les dispositions des dossiers d'appel d'offres et des contrats conclus entre l'Emprunteur et les titulaires des marchés de biens et de travaux, et non par les présentes Règles ou par les Accords de prêt. Aucune partie autre que les parties à l'Accord de prêt ne peut se prévaloir des droits stipulés dans ledit Accord ni prétendre détenir une créance sur les fonds provenant du prêt.

L'Emprunteur est responsable de l'exécution du projet et, par voie de conséquence, de

L'attribution et du suivi de l'exécution des marchés au titre du projet. La Banque, quant à elle, est tenue par ses Statuts de veiller à ce que « le produit d'un prêt quelconque consenti ou garanti par elle est employé exclusivement aux fins auxquelles ledit prêt a été accordé, en donnant aux considérations d'économie et de rendement l'importance qui leur est due» et sans laisser intervenir des influences ou considérations politiques ou extra-économiques. Elle a établi à cette fin des procédures détaillées y compris les présentes Règles. Dans la pratique, les règles et procédures de passation des marchés à suivre pour un projet donné varient selon les cas d'espèce, mais d'une façon générale le choix est guidé par quatre considérations de base :

La concurrence ouverte est essentielle à une passation des marchés publics efficace. Les emprunteurs doivent sélectionner la méthode la mieux adaptée à l'acquisition spécifique. Dans la plupart des cas, le lancement d'un appel d'offres international (AOI) est le meilleur moyen de satisfaire à cet ensemble d'exigences, si cet appel d'offres est bien organisé et prévoit une marge de préférence en faveur des biens fabriquées localement ou au niveau de la région ainsi que, dans certaines conditions, en faveur des entrepreneurs nationaux ou régionaux. La Banque exige donc, dans la plupart des cas, que les Emprunteurs recourent à l'appel d'offres international (AOI), ouvert à tous les fournisseurs et entrepreneurs éligibles, pour l'acquisition de biens, de travaux et de services nécessaires au projet.

Lorsque l'AOI^7(*) n'est pas la méthode appropriée, d'autres méthodes peuvent être utilisées. La Section III décrit ces autres méthodes et les situations dans lesquelles il est plus approprié de les adopter. Dans chaque cas, l'Accord de prêt relatif au projet indique les procédures particulières qui peuvent s'appliquer à la passation des marchés. Le Plan de passation des marchés spécifie les marchés qui doivent être financés dans le cadre du projet de même que la méthode de passation des marchés à appliquer conformément à l'Accord de prêt.

Les procédures de passation des marchés décrites dans les présentes Règles s'appliquent à tous les marchés de biens et de travaux financés intégralement ou partiellement sur les fonds du prêt de la Banque. Pour les biens et les travaux qui ne sont pas financés par la Banque, l'Emprunteur peut suivre d'autres procédures. Dans ces cas, la Banque doit pouvoir s'assurer que les procédures adoptées permettront à l'Emprunteur d'exécuter le projet avec la diligence et l'efficacité voulues et que les biens et les travaux à acquérir :

c- sont proposés à un prix qui ne compromet pas la viabilité économique et financière du projet.

Le produit de tout prêt, investissement ou autre financement dans le cadre des opérations ordinaires de la Banque servira à l'acquisition de biens et des travaux, y compris les services connexes, fournis par des soumissionnaires originaires de pays membres éligibles. Toutes conditions de participation à un marché doivent être limitées à celles qui sont essentielles pour assurer que le soumissionnaire possède les capacités requises pour exécuter le contrat concerné. Les soumissionnaires originaires de pays non membres ne sont pas admis, même s'ils proposent lesdits biens, travaux et services connexes (y compris le transport et l'assurance) à partir de pays membres éligibles. Toute dérogation à cette règle ne se fera que conformément aux dispositions des articles 17.1.d de l'Accord portant création de la Banque africaine de développement, 15.4(a) de l'Accord portant création du Fonds africain de développement, et 4.1 de l'Accord portant création du Fonds spécial du Nigeria.

Lorsqu'un marché est intégralement ou partiellement financé sur les fonds de la Banque, l'Emprunteur ne peut refuser ni la pré-qualification ou la post-qualification d'une entreprise pour des motifs autres que les capacités et les ressources dont dispose cette entreprise pour exécuter le marché. L'Emprunteur ne peut pas non plus exclure un soumissionnaire pour ces mêmes raisons. C'est pourquoi les Emprunteurs doivent accorder une attention toute particulière aux qualifications techniques et financières des soumissionnaires pour s'assurer qu'ils ont les capacités requises pour exécuter le marché en question.

a- Les entreprises d'un pays ou les biens fabriquées dans un pays peuvent être exclues

i) si la loi ou la réglementation du pays de l'Emprunteur interdit les relations commerciales avec ledit pays, ou

ii) si, en application d'une décision prise par le Conseil de sécurité des Nations Unies au titre du Chapitre VII de la Charte des Nations Unies, le pays de l'Emprunteur interdit toute importation de biens en provenance dudit pays ou tout paiement aux personnes physiques ou morales dudit pays. Lorsque le pays de l'Emprunteur interdit les paiements à une entreprise particulière ou pour des biens particuliers en application d'une telle décision, cette entreprise peut être exclue.

b- Aucun consultant engagé par l'Emprunteur afin de fournir des services de conseil pour la préparation ou l'exécution d'un projet, ni aucune entreprise qui lui est affiliée, n'est ultérieurement admise à fournir des biens, des travaux ou des services qui suivent ou qui sont directement liés aux services de conseil de ladite entreprise relatifs à ladite préparation ou exécution. Cette disposition ne s'applique pas aux diverses entreprises (consultants, entrepreneurs ou fournisseurs) qui concourent à l'exécution des obligations du titulaire d'un marché clés en main ou d'un marché de conception et construction.

c- Les entreprises publiques du pays de l'Emprunteur sont admises à participer uniquement si elles peuvent établir i) qu'elles jouissent de l'autonomie juridique et financière, ii) qu'elles sont gérées selon les règles du droit commercial et iii) ne sont pas des agences qui dépendent de l'Emprunteur ou de l'Emprunteur secondaire.

d- Une entreprise exclue par la Banque en vertu des dispositions de l'alinéa (d) du paragraphe 1.14 des Règles ou en vertu des Politiques du Groupe de la Banque sur la lutte contre la fraude et la corruption, ne pourra être attributaire d'un marché financé par la Banque pendant la période pour laquelle la Banque l'a exclue.

La Banque examine les procédures de passation des marchés de l'Emprunteur, le dossier d'appel d'offres, l'évaluation des offres, les recommandations d'attribution du marché et le contrat pour s'assurer que le marché est passé conformément aux procédures convenues.. Le Plan de passation des marchés approuvés par la Banque précise dans quelle mesure ces procédures s'appliquent aux différentes catégories de biens et de travaux qui seront intégralement ou partiellement financés sur les fonds du prêt de la Banque.

La Banque ne finance pas les dépenses effectuées au titre des marchés de biens et de Travaux qui n'ont pas été passés conformément aux dispositions de l'Accord de prêt et détaillées dans le Plan de passation des marchés. Dans ces cas, la Banque déclare la passation de marché non conforme et elle a pour principe d'annuler la fraction du prêt affectée aux biens et aux travaux qui n'ont pas été acquis conformément à ces procédures. La Banque peut en outre exercer d'autres recours prévus dans l'Accord de prêt. Même lorsque le marché est attribué après émission de l'Avis de non-objection de la Banque, la Banque peut encore déclarer la passation de marché non conforme si elle conclut que « l'Avis de non-objection » a été émis sur la base d'informations incomplètes, inexactes ou trompeuses fournies par l'Emprunteur ou que les termes et conditions du marché ont été modifiés sans l'avis de non-objection de la Banque.

Les directives de la Banque ont pour objet de définir les politiques et les procédures de sélection, de passation de contrats et de suivi des consultants requis par les projets financés, pour tout ou partie, par les prêts de la Banque.

L'Accord de prêt régit les relations juridiques entre l'Emprunteur et la Banque, et les Règles s'appliquent à la sélection et à l'emploi des consultants nécessaires au projet comme stipulé dans l'Accord de prêt. Les droits et obligations de l'Emprunteur et du Consultant sont régis par la Demande de propositions (DDP) propre au contrat, publiée par l'Emprunteur, et le contrat signé par l'Emprunteur avec le Consultant, et non par les présentes Règles ou l'Accord de Prêt. Aucune partie autre que les parties à l'Accord de Prêt ne peut se prévaloir des droits stipulés dans ledit Accord ni prétendre détenir une créance sur les fonds provenant du prêt.

Le terme consultant désigne une vaste gamme d'entités publiques et privées : bureaux d'études, firmes d'ingénierie, maîtres d'oeuvre, cabinets d'organisation et de gestion, agents d'acquisition, agents d'inspection, cabinets d'audit, agences spécialisées et autres organisations multinationales, banques d'affaires, universités, instituts de recherche, organismes publics, organisations non gouvernementales (ONG), consultants individuels. Les Emprunteurs de la Banque font appel à ces consultants pour les aider dans toute

une gamme d'activités - conseil, réformes institutionnelles, gestion, services d'ingénierie

supervision de travaux, services financiers, services d'achats, études environnementales et

sociales ; et identification, préparation et exécution de projets - et compléter ainsi les capacités dont ils disposent dans ces domaines.

Il appartient à l'Emprunteur de préparer et d'exécuter le projet et, par conséquent, de choisir le Consultant, et d'attribuer, puis d'administrer le contrat. Si les règles et procédures à suivre pour l'emploi des consultants dépendent des circonstances propres à chaque cas, la ligne de conduite de la Banque en matière de sélection de consultants est guidée par cinq considérations majeures :

b) la nécessité d'obtenir ces services dans de bonnes conditions d'économie et d'efficacité ;

c) la nécessité de donner à tous les consultants ayant les qualifications requises, la possibilité de concourir pour l'obtention des contrats de services financés par la Banque ;

d) la volonté de la Banque de favoriser le développement et l'utilisation des consultants nationaux dans ses pays membres régionaux, et

La Banque estime que, dans la majorité des cas, le meilleur moyen de prendre en compte ces considérations est de mettre en concurrence des consultants qualifiés en utilisant une liste restreinte, puis de choisir entre eux sur la base de la qualité technique de la proposition et, le cas échéant, du coût des services devant être fournis

Les méthodes particulières qui peuvent être appliquées pour la sélection des consultants

dans le cadre d'un projet donné sont spécifiées dans l'Accord de prêt. Les contrats spécifiques à financer dans le cadre d'un projet donné et leur méthode de sélection, conformément aux dispositions de l'Accord de prêt seront précisés dans le Plan de passation des marchés, tel qu'indiqué dans les règles et procédures.

Les règles et les procédures pour l'acquisition des Biens et des travaux et, pour l'utilisation des consultants en version complète, sont constamment mises à jour et sont consultables sur la plateforme internet de la banque au lien suivant :

Le Manuel des Décaissements de la Banque n'étant pas un document contractuel ou juridique, il a seulement pour objectif de fournir des directives sur l'application des règles et procédures de la Banque en matière de décaissement au profit des projets/programmes financés par la Banque. Le cadre juridique des décaissements est résumé ci-après :

Les dispositions de l'accord portant création de la Banque énoncent trois principes importants en matière de décaissements destinés aux projets de développement :

- Les ressources des prêts et dons octroyés par la Banque ne doivent être utilisées que pour réaliser les objectifs du projet en faveur duquel le prêt ou le don a été approuvé ;

- La Banque autorise l'Emprunteur à décaisser uniquement en faveur des dépenses prévues pour la réalisation du projet ;

- Les ressources de prêts et des dons ne doivent être utilisées, que pour l'acquisition des biens et services produits par les pays membres.

L'accord juridique principal pour un projet ou un programme financé par le groupe de la Banque est l'accord signé par l'Emprunteur et la Banque, qui énonce les conditions et modalités du prêt ou du don. Cet accord est dénommé "Accord de prêt" pour les prêts de la BAD, du FAD ou du FSN et "Protocole d'accord" pour les dons de la BAD ou du FAD. Lorsque la Banque prête à une entité publique autre que l'Etat membre, elle conclut un "Accord de garantie" avec l'Etat membre ou, conformément aux règles en vigueur, avec une autre entité agréée par la Banque et faisant office de garant.

Les accords de prêt et les protocoles d'accord peuvent être amendés, soit par notification à l'Emprunteur ou accord entre la Direction de la Banque et l'Emprunteur. Les modifications qui affectent de manière substantielle les conditions du projet, initialement approuvées, peuvent requérir l'approbation préalable du Conseil d'administration.

Les prêts et dons du Groupe de la Banque sont régis par les Conditions Générales Applicables aux Prêts et Garanties. Les conditions générales qui font partie intégrante des accords de prêts ou protocoles d'accord de don couvrent les domaines suivants :

Au cas où une disposition d'un accord de prêt ou d'un accord de garantie est en contradiction avec les dispositions des conditions générales, c'est la disposition de l'accord de prêt ou de l'accord de garantie qui prévaut.

Après signature de l'accord de prêt, la Banque envoie à l'Emprunteur une lettre de décaissement décrivant les règles et procédures de décaissement applicables au projet. Un projet de lettre de décaissement est discuté lors des négociations. La lettre de décaissement fournit à l'Emprunteur et aux agences d'exécution des instructions spécifiques sur les modalités de décaissement pour un projet ou un don particulier.

La lettre de décaissement fournit des exemples de formulaires de demandes de décaissement comportant des instructions spéciales, à utiliser, selon le cas, comme suit :

- Les dates importantes comme celle de clôture ou date limite du dernier décaissement ;

Sous réserve de l'approbation de la Banque, les modalités décrites ci-dessus peuvent faire l'objet de modifications au courant de la phase d'exécution du projet, notamment les méthodes de décaissement et la liste des biens et services, s'il en va de l'intérêt du projet.

Dans plusieurs projets, les agences d'exécution ainsi que l'Emprunteur peuvent être impliqués dans la réalisation du projet et envoient ainsi, des demandes de décaissement à la Banque. L'Emprunteur est appelé à communiquer à la Banque les adresses de toutes les entités impliqués, susceptibles de recevoir des copies de la lettre de décaissement et les états sur les décaissements. L'Emprunteur est aussi appelé à permettre l'accès à toute information nécessaire au personnel en charge des décaissements.

La responsabilité de l'exécution du projet, de l'attribution et de l'administration des marchés incombe à l'Emprunteur. Les départements opérationnels de la banque sont responsables de la supervision des activités de passation des marchés menées par les Emprunteurs. Sauf stipulation contraire énoncée dans l'Accord de prêt, tous les marchés de biens, de travaux et de services sont soumis à l'approbation préalable de la Banque avant leur signature.

En règle générale, la politique de la Banque exige que l'acquisition des biens, travaux et services au titre des prêts/dons consentis par la Banque, se fasse par appel d'offres international. Cependant, lorsqu'il s'avère que l'appel d'offres international ne constitue pas le mode d'acquisition le plus efficace, la Banque et l'Emprunteur peuvent convenir de déroger à cette règle.

En général, les dépenses effectuées avant la date de signature de l'accord de prêt ne sont pas éligibles au financement. Toutefois, sur la base d'un accord préalable entre la Banque et l'Emprunteur, une clause spéciale autorisant le financement de certaines dépenses effectuées avant la date de signature de l'Accord, peut être incluse dans l'Accord de prêt. Cette clause indique le montant du financement rétroactif, la catégorie de dépenses concernées et la date à partir de laquelle, les dépenses peuvent être considérées comme éligibles au décaissement.

L'Emprunteur est responsable de l'exécution du projet conformément aux conditions générales et aux accords du prêt. La Banque quant à elle, suit l'exécution du projet pour s'assurer de sa conformité à l'accord et aux règles de procédures décrites dans ce Manuel, ou énoncées dans d'autres documents et directives de la Banque.

La Banque déclare l'entrée en vigueur du prêt ou du don, lorsque l'Emprunteur a satisfait aux conditions stipulées dans l'accord de prêt et dans les conditions générales applicables aux accords de prêt et aux accords de garantie et a soumis à la satisfaction de la banque, les différentes pièces requises.

Outre les conditions d'entrée en vigueur, le prêt peut être assorti de conditions de premier décaissement et, le cas échéant, d'autres conditions que l'Emprunteur se doit de satisfaire pour les décaissements ultérieurs. Les documents soumis doivent être des originaux ou des copies certifiées conformes. La Banque se réserve le droit de rejeter toute demande de décaissement d'un Emprunteur qui n'a pas encore rempli toutes les conditions prévues.

La liste des biens, travaux et services par catégorie de dépenses est arrêtée durant l'évaluation du projet, confirmée lors des négociations et rappelée dans la lettre de décaissement. Les décaissements doivent se faire dans la limite des montants alloués aux catégories de dépenses. Les imprévus physiques et les prévisions pour hausse de prix doivent être répartis sur les catégories de dépenses. Toute modification de la liste des biens et services doit faire l'objet d'une approbation préalable par la Banque.

Les décaissements sont effectués dans le cadre de contrats conclus entre l'Emprunteur et le fournisseur après approbation et notification de la « non objection » de la Banque, conformément aux règles de procédures d'acquisition. Sur instruction de l'Emprunteur, la Banque effectue les paiements au profit du bénéficiaire dans la limite des montants approuvés. Si le contrat est payable en plusieurs monnaies, une demande de décaissement distincte sera requise par monnaie de règlement et si nécessaire, le taux de change utilisé aux fins de paiement doit être indiqué.

Les remboursements de retenues opérées dans le cadre de l'exécution des contrats ont lieu à la fin de la période de garantie sur présentation d'un procès verbal de réception dressé par le projet. La retenue de garantie peut également être payée contre une garantie bancaire irrévocable fournie à l'agence d'exécution du projet.

Dans le cadre de l'exécution d'un contrat, des dépassements dus à des hausses de prix ou à des imprévus physiques peuvent nécessiter l'établissement d'un avenant au contrat initial.

L'Emprunteur est appelé à désigner les personnes autorisées à signer les demandes de décaissement et à transmettre à la Banque, leurs spécimens de signature. Il doit indiquer clairement à cette occasion, le nombre et la combinaison de signatures devant figurer sur chaque demande de décaissement. En cas de changement ou de modification de la liste des signataires, l'Emprunteur est tenu d'en aviser la Banque dans les meilleurs délais et de lui transmettre les nouvelles signatures.

Les personnes désignées par l'Emprunteur signent les demandes de décaissement. Le coordonnateur ou le chef du projet contresignent obligatoirement les différents documents joints à la demande de décaissement, tels que les états récapitulatifs de dépenses et les programmes et budgets d'activités.

Les états récapitulatifs des dépenses effectuées par l'Emprunteur doivent être accompagnés de documents justifiant les paiements. Il s'agit essentiellement de factures, avis de débit ou relevés bancaires, reçus de versement, documents d'expédition tels que : connaissements, chèques, traites encaissées et lettres de crédit exécutées.

Cependant, si la Banque estime que l'Emprunteur a satisfait à certaines conditions, l'Emprunteur peut être autorisé à soumettre seulement un Etat détaillé de dépenses, dûment approuvé par l'Emprunteur et l'agence d'exécution. Durant les négociations, l'Emprunteur et la Banque peuvent convenir du type de dépenses devant faire l'objet d'un Etat de dépenses. La lettre de décaissement devra mentionner le type de ces dépenses.

Pour bénéficier de cette mesure, l'Emprunteur doit être doté d'un système comptable solide et d'une capacité de gestion administrative et financière avérée, des procédures administratives et comptables fiables et un système de contrôle interne satisfaisant. L'Emprunteur ou l'agence d'exécution doivent maintenir tous les documents justificatifs et les rendent disponibles pour examen, aux auditeurs et au personnel de la Banque pendant leurs missions de supervision.

La Banque doit recevoir l'original des demandes de décaissement, signé par le représentant autorisé de l'Emprunteur sur le formulaire approprié et comportant toute information requise par la Banque. Les formulaires de demandes de décaissement sont disponibles sur demande, auprès de la Banque ou sur son site internet : www.afdb.org

Pour accélérer le traitement des demandes de décaissement, les Emprunteurs doivent :

- Transmettre les demandes au Directeur du Département du Contrôle financier, ou au Représentant résident lorsque le pays est couvert par un bureau extérieur ;

- Transmettre, lors d'une première demande ou d'une avance, une copie des marchés/contrats et une copie de la notification, par laquelle la Banque a donné sa non objection ;

- Vérifier que les demandes de décaissement ont été dûment signées par les signataires autorisés ;

- S'assurer que chaque demande de décaissement comporte une seule monnaie et que la monnaie de règlement est correctement indiquée ;

- S'assurer que les informations mentionnées sur les demandes sont cohérentes par rapport à celles figurant sur les pièces justificatives ;

- Joindre, selon le cas, toutes les pièces justificatives requises, les relevés de compte et/ou les états de rapprochement bancaire ;

- Vérifier que les allocations disponibles au niveau des catégories de dépenses sont suffisantes pour effectuer le décaissement sollicité ;

- Vérifier que toutes les conditions de premier décaissement ont été réalisées ;

- S'assurer que les rapports d'audit sont régulièrement envoyés à la Banque.

La Banque a établi des montants planchers pour certains types de demandes de décaissement et se réserve le droit de ne pas accepter des demandes dont le montant est inférieur au montant minimum.

Prêts/Dons projets : Le montant minimum d'une demande de décaissement est de 20 000 UC, mais la Banque accepte les demandes inférieures à ce montant dans certaines circonstances tels que : les activités de formation, les prestations de l'assistance technique et d'audit, les marchés payables en une fois, le paiement du solde d'un contrat, d'une catégorie de dépenses ou d'un prêt/don, les avances au compte spécial et enfin au cas où les besoins de l'agence d'exécution n'atteignent pas, sur la période convenue, le montant de 20 000 UC.

Lignes de crédit aux institutions de financement de développement : Le montant minimum d'une demande de décaissement est de 100 000 UC ou tout autre montant convenu lors de l'évaluation du projet ou de négociation du prêt. Le plancher de 100 000 UC n'est pas applicable lorsqu'il s'agit du solde de l'allocation réservée pour un sous-projet financé par la ligne de crédit ou du solde de la ligne de crédit.

Prêts/dons programmes : Le minimum d'une demande de décaissement est de 200 000 UC ou tout autre montant fixé lors de l'évaluation ou pendant les négociations du prêt à l'exception toutefois, du solde du prêt qui peut être inférieur à ce minimum.

Garantie de remboursement (Engagement Spécial) : Un minimum de 200 000 UC est requis pour toute demande d'émission de garantie de remboursement, Il n'y a pas de minimum pour les demandes de remboursement au titre des garanties de remboursement.

La Banque peut suspendre les décaissements si l'Emprunteur a failli aux obligations qui lui incombent et qui sont stipulées dans l'accord du prêt ou les conditions générales. La suspension peut être appliquée à un ou plusieurs prêts ou à des composantes spécifiques. La suspension des décaissements prend effet à la date de la décision de suspension. Elle est levée, en totalité ou en partie, dès la cessation de l'évènement ayant entraîné la suspension.

Dans le cas d'un défaut de paiement du service de la dette, la Banque suspend les décaissements sur l'ensemble des prêts accordés au pays membre ou garantis par lui. La « Politique du Groupe de la Banque en matière de recouvrement des prêts » spécifie les différents types de sanction et les exceptions qui y sont rattachées.

Les conditions générales et les directives sur l'annulation des prêts de la Banque africaine de développement et des prêts/dons du Fonds africain de développement décrivent les conditions et les procédures d'annulation. Avant de procéder à l'annulation d'un prêt ou d'un don, la Banque s'assure qu'il n'y a pas de demandes de décaissement en instance ou d'engagement sur les ressources non décaissées du prêt et que les contrats non entièrement décaissés sont régulièrement achevés. La Banque n'annulera pas la partie du prêt couvrant les engagements spéciaux au titre des lettres de crédit, à moins que l'Emprunteur et le fournisseur n'en conviennent autrement.

La Banque propose à ses clients les quatre méthodes de décaissement suivantes :

- La méthode de remboursement des dépenses éligibles, effectuées par l'Emprunteur sur ses propres ressources ;

- La méthode de garantie de remboursement où la Banque émet un engagement irrévocable de rembourser à une banque commerciale, les paiements faits ou à faire à un fournisseur sur la base d'une lettre de crédit. Cette méthode est encore appelée « Engagement spécial » dans les conditions générales ;

- La méthode du Fonds de roulement ou du Compte spécial où la Banque met à la disposition de l'Emprunteur une avance sur le prêt ou le don, versée dans un compte spécial, à utiliser exclusivement pour les dépenses éligibles aux ressources du prêt ;

- La méthode du paiement direct par laquelle la Banque, paie directement le fournisseur de biens, travaux ou services, sur demande de l'Emprunteur.

Les méthodes de décaissement, convenues pendant les négociations sont basées sur les caractéristiques du projet, les catégories de dépenses à financer et les capacités de l'agence d'exécution à gérer les ressources du projet. Une combinaison des méthodes de décaissement et/ou leur révision pendant l'exécution du projet est possible.

Les accords de prêt et les protocoles d'accord de don requièrent de l'Emprunteur de tenir une comptabilité et de préparer des états financiers des projets financés sur les ressources de la Banque. La comptabilité et les rapports financiers doivent fournir les justifications de l'utilisation des fonds décaissés pour le projet et doivent être préparés selon les normes internationales et les pratiques comptables généralement admises.

Les normes et pratiques comptables peuvent différer d'un pays à l'autre, mais indépendamment du système adopté, la comptabilité du projet doit respecter les principes d'une gestion transparente et fournir de manière exhaustive, les informations suivantes :

- Justification des fonds octroyés au projet sur le produit du prêt/don et sur les autres ressources provenant de co-financiers et des fonds de contrepartie

- Présentation des dépenses et informations relatives aux composantes financées par la Banque

Durant les phases de préparation/évaluation du projet, la Banque doit s'assurer que l'Emprunteur ait établi un système comptable approprié et que la structure de gestion du projet dispose de capacités adéquates en matière de gestion financière et comptable. La Banque doit aussi s'assurer de l'existence d'un Manuel de procédures administrative et comptable et d'un mécanisme de contrôle interne solide.

La comptabilité du projet doit être séparée de celle de toute autre entité et doit permettre l'établissement des états financiers suivants :

- Etat comparatif du Budget et des réalisations pour les exercices N et N-1 ;

L'Emprunteur est tenu de communiquer de manière régulière et exhaustive les états comptables et financiers du projet. Ces informations doivent présenter de manière détaillée les différentes utilisations des fonds du prêt. Les états financiers peuvent varier selon la nature du projet, de l'instrument du prêt utilisé et la législation comptable du pays. La Banque peut ne pas exiger un format standard, mais veillera à ce que les rapports soumis à son examen ou à sa vérification, soient suffisamment renseignés.

L'Emprunteur doit tenir à jour les registres, assurer la conservation des documents et des justificatifs de dépenses et les rendre disponibles aux experts de la Banque et aux missions d'audit pour consultation et vérification, si nécessaire.

La Banque veillera à mettre à la disposition des Emprunteurs les rapports sur les décaissements et toutes autres informations pour les aider à être régulièrement informés de la situation du prêt. Ces rapports et informations permettront aux clients de procéder à la réconciliation des comptes du projet et de faire les corrections nécessaires.

Cette deuxième Partie a pour objectif de commenter l'expérience de la mise en oeuvre des projets, elle comprend :

- Une définition de l'Audit interne et sa mise en oeuvre par les professionnels de la Banque (chap.1)

- Un constat des raisons pour lesquelles les projets n'atteignent pas souvent les espoirs mis en eux, et les tableaux de recommandations (chap.3)

Chapitre 1: L'Audit interne au sein de la Banque, le code d'éthique et de Déontologie

L'IIA^8(*) définit l'Audit interne comme étant « une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôles et de gouvernement d'entreprises et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. »

Compte tenu de la confiance placée en l'audit interne pour donner une assurance objective sur les processus de gouvernement d'entreprise, le bureau de l'Auditeur Général (OAGL)^9(*) est chargé de diriger et de superviser l'audit interne et la lutte contre la corruption et les enquêtes sur la fraude. Il est coiffé par l'Auditeur Général.

La fonction de l'audit interne doit fournir à tous les niveaux hiérarchiques d'encadrement, des évaluations et des audits indépendants et objectifs sur les activités financières, comptables, opérationnelles, administratives et autres. Notamment, l'identification des moyens envisageables pour renforcer la responsabilisation, l'efficacité des opérations et l'économie dans l'utilisation des ressources, tant internes qu'externes. La fonction de lutte contre la fraude couvre les enquêtes menées librement sur les actes posés par les employés et les partenaires au développement qui entrent dans la définition de la fraude et de la corruption aux termes des directives et de la politique du Groupe de la Banque en matière de bonne gouvernance.

Le bureau de l'Auditeur général est composé de 29 fonctionnaires repartis comme suit :

Le personnel du bureau de l'Auditeur Général chargé des audits et enquêtes est soumis aux normes de qualifications de l'Institut International d'Audit Interne et au code de déontologie de la profession d'audit interne.

En faisant référence aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne, on distingue les Normes de Qualifications et les Normes de fonctionnement et les normes de mises en oeuvre.

- de définir les principes de base que la pratique de l'audit interne doit suivre;

- de fournir un cadre de référence pour la réalisation et la promotion d'un large éventail d'activités d'audit interne apportant une valeur ajoutée ;

- d'établir les critères d'appréciation du fonctionnement de l'audit interne ;

- de favoriser l'amélioration des processus organisationnels et des opérations.

Les Normes de Qualification énoncent les caractéristiques que doivent présenter les organisations et les personnes accomplissant des activités d'audit interne. Les Normes de Fonctionnement décrivent la nature des activités d'audit interne et définissent des critères de qualité permettant d'évaluer les services fournis. Tandis que les Normes de Qualification et les Normes de Fonctionnement s appliquent aux travaux d'audit interne en général, les Normes de Mise en OEuvre s'appliquent à des types de missions spécifiques.

Alors qu'il existe un seul ensemble de Normes de qualifications et de Normes de fonctionnement, il peut exister différents ensemble de Normes de Mises en oeuvre, correspondant chacun à un grand d'activité d'audit interne. Les normes de mises en oeuvre concernent les activités d'assurances (indiquées par la Lettre « A » après le numéro de la Norme, par exemple 1130. A1) et les activités de conseil (indiquées par la lettre « C » après le numéro de la norme, par exemple 1130. C1)

La mission, les pouvoirs et les responsabilités de l'Audit interne doivent être formellement définis dans une charte, être cohérents avec les normes et dûment approuvés par le conseil.

1000. A1 - la nature des missions d'assurance réalisées pour l'organisation doit être définie dans la charte d'Audit. S'il est prévu d'effectuer des missions d'assurances à l'extérieur de l'organisation, leur nature doit également être définie dans la charte.

1000. C1 - la nature des missions de conseil doit être définie dans la Charte d'Audit

Le responsable de l'audit interne doit gérer cette activité de façon à garantir qu'elle apporte une valeur ajoutée à l'organisation.

Le responsable de l'audit interne doit établir une planification fondée sur les risques afin de définir les priorités cohérentes avec les objectifs de l'organisation.

2010. A1- le plan de mission d'audit interne doit s'appuyer sur une évaluation des risques, réalisée au moins une fois par an et tenir compte du point de vue de la direction Générale et du conseil.

2010. C1- lorsqu'on lui propose une mission de conseil, le responsable de l'audit interne, avant de l'accepter, doit considérer dans quelle mesure elle est susceptible de créer de la valeur ajoutée, d'améliorer le management des risques et le fonctionnement de l'organisation. Les missions de conseil qui ont été acceptées doivent être intégrées dans le plan d'audit.

Les missions d'assurances concernant des fonctions dont le responsable de l'audit en charge doivent être supervisées par une personne ne relevant pas de l'audit interne.

L'auditeur interne peut être amené à réaliser des missions de conseil liées à des opérations dont il a été auparavant responsable. Si l'indépendance ou l'objectivité de l'auditeur interne est susceptible d'être compromise lors des missions de conseils qui lui sont proposées, il doit en informer le client donneur d'ordre avant de les accepter.

2.1 Il est attendu de l'auditeur interne, qu'il respecte et applique les principes fondamentaux suivants du code de déontologie :

- Intégrité : l'intégrité est à la base de la confiance et de la crédibilité accordées à son jugement ;

- Objectivité : l''auditeur interne montre le plus haut degré d'objectivité professionnelle en collectant, évaluant et communiquant les informations relatives à l'activité ou au processus examiné. Il évalue de manière équitable tous les éléments pertinents et ne se laisse pas influencer dans son jugement par ses propres intérêts ou par autrui.

- Confidentialité : l'auditeur interne respecte la valeur et la propriété des informations qu'il reçoit c'est-à-dire qu'il ne divulgue ces informations qu'avec les autorisations requises, à moins qu'une obligation légale ou professionnelle ne l'y oblige ;

- Compétence : l'auditeur interne utilise et applique les connaissances, le savoir-faire et l'expérience requis pour la réalisation des ses travaux.

L'Auditeur Général relève directement du Président, son rôle et ses responsabilités consistent notamment à effectuer l'audit interne et à mener des enquêtes sur la corruption et la fraude.

- Planifie, organise, dirige, et contrôle un programme vaste et approfondi d'audit interne au sein de la Banque ;

- Veille au respect des normes de compétence professionnelle les plus élevées, conformément aux normes de l'Institut des auditeurs internes ;

- Evalue l'économie et l'efficience avec lesquelles les ressources sont utilisées pour réaliser les objectifs visés ;

- Examine les opérations de la Banque en vue de définir leur conformité avec les décisions connexes et avec les règlements, statuts, politiques, plans et procédures en vigueur ;

- Donne des conseils et aide les départements clients à résoudre les problèmes liés aux dispositifs de contrôle interne ;

- Entreprend toute autre action jugée nécessaire pour réaliser ses objectifs et s'acquitter de sa mission, dans le respect des règlements financiers et des normes de l'Institut des Auditeurs Internes.

1.1.1 Le Président nomme et met fin aux fonctions de l'Auditeur Général après consultation du conseil d'administration. L'Auditeur Général est nommé pour une période de 5 ans renouvelable une seule fois. Il/elle ne pourra pas ensuite occuper un poste de membre du personnel régulier au sein de la Banque. A des intervalles, l'Auditeur Général rencontre le Président, les membres du comité d'audit et des finances et du conseil d'administration auxquels il soumet des rapports sur les activités de la Division de la lutte contre la corruption et la fraude ainsi que sur leurs besoins de ressources

1.1.2. Le bureau de l'Auditeur Général fonctionne en toute indépendance par rapport aux activités et aux opérations objet de ses audits et enquêtes. Aux fins de préserver son indépendance et son objectivité, l'Auditeur général n'a ni responsabilité ni pouvoir direct en ce qui concerne la préparation des dossiers, la conception et la, mise en oeuvre des changements dans les systèmes, procédures et mécanismes de contrôle qu'il est normalement appelé à examiner.

Néanmoins, l'objectivité de l'Auditeur général n'est nullement mise en cause s'il recommande l'instauration de normes de contrôle dans l'élaboration des systèmes et procédures ou s'il évalue les systèmes et procédures existants ou prévus et fait des recommandations visant leur modification et leur amélioration.

1.2.1. Le président délègue à l'Auditeur général le pouvoir d'acquérir directement des services en fonction de l'urgence, de la confidentialité et pour les besoins d'une conclusion rapide des investigations et des audits.

1.2.2. Pour toutes les questions relatives aux conclusions et recommandations des enquêtes sur la fraude, l'Auditeur général a le pouvoir de recommander l'imposition ou la levée de sanctions contre le personnel et les tiers convaincus de fraude ou de corruption.

1.2.3. L'Auditeur général et les membres de son personnel ont un accès illimité à l'ensemble des archives, documents et biens de la Banque, ainsi qu'aux personnes concernées par la question faisant l'objet d'un examen ou d'une enquête ; à ce titre, il veille à préserver la confidentialité des informations obtenues. Pour renforcer l'efficacité globale de l'audit interne et des enquêtes sur les fraudes, la pleine coopération de la Direction et du personnel est essentielle, notamment, à travers l'examen et la mise en oeuvre rapides des recommandations.

Investie des pouvoirs que lui délègue l'Auditeur général et conformément au règlement financier de la Banque, la Division de l'Audit interne fourni des services d'assurances et de consultation indépendants et objectifs, en vue d'apporter une valeur ajoutée et une amélioration aux opérations de la Banque.

Les missions et les responsabilités de la division de l'audit internes sont résumés dans les Termes de Références (Annexes 1)

L'audit interne au sein de la Banque est divisé en cinq complexes suivants les opérations. Nous avons :

L'Audit Interne adopte une approche axée sur le pays dans ses audits des activités opérationnelles de la Banque. Cette approche vise à se faire une opinion globale quant à l'adéquation des systèmes de contrôle concernant les projets financés par la Banque, institués par cette dernière, l'emprunteur, les organes d'exécution et les cellules d'exécution des projets, ainsi que par la vérification des projets sur le terrain ;

- Audits dans les Complexes des Finances, de la Présidence et des Services Institutionnels

L'objectif primordial de l'Audit Interne est de concentrer ses efforts sur les activités à risques élevés et moyens, qui se situent dans les complexes des Finances, de la Présidence et des Services institutionnels ;

Le Groupe de la Banque promeut et coordonne les relations de coopération et les partenariats stratégiques avec les organismes d'assistance bilatéraux, les institutions multilatérales de développement, les Organisations et Institutions Africaines, Fonds Fiduciaires, Partenariats, Fondations et autres Organismes de Développement. Ces activités aboutissent souvent à divers accords qui peuvent exiger que leurs états financiers annuels soient vérifiés par l'Audit Interne ;

L'orientation stratégique de la Banque consistant à accroître sa présence sur le terrain par l'ouverture de bureaux extérieurs augmente certains risques sur lesquels l'Audit Interne doit donner l'assurance quant à leur atténuation. En outre, la délégation de pouvoirs accrus à ces bureaux nécessitera que les mécanismes de contrôle y afférents soient fréquemment vérifiés et rapportés par l'Audit Interne.

En cours d'année, des événements peuvent se produire qui nécessitent la réalisation d'audits spéciaux. Ces audits sont normalement ordonnés par le Président.

Le complexe qui nous intéresse dans ce cas d'espèce est celui de l'audit des projets, et à cet effet, la gestion des projets doit se conformer aux conditions générales applicables aux accords de prêt et aux accords de garantie exigent que les comptes du projet soient audités chaque année en conformité avec les normes généralement admises en la matière. L'auditeur est appelé à mener entre autres, une évaluation exhaustive des documents pertinents, à revoir le mécanisme de contrôle interne en vue d'identifier les insuffisances et les faiblesses qui pourraient affecter l'efficacité de la gestion du projet et à formuler une opinion sur la qualité des états financiers.

L'Emprunteur doit faire auditer les comptes du projet ou programme par des auditeurs qualifiés et indépendants, qui répondent aux critères exigés par la Banque. Dans certains pays, quand l'audit est confié au Bureau de l'Auditeur Général sous la tutelle de l'Etat, la Banque peut approuver la désignation de ce bureau à condition que cela soit convenu pendant les étapes d'évaluation du projet et de négociation du prêt. Les rapports d'audit doivent être soumis à la Banque dans un délai maximum de six mois après la clôture de l'exercice financier auquel ils se rapportent.

Ainsi, voici ce qui est demandé en termes de références pour ce qui est de l'objectif, de l'étendue, des états financiers, des relevés de dépenses, de la gestion des comptes spéciaux, de l'opinion de l'auditeur et la lettre de recommandation.

Termes de Références pour l'auditeur des états financiers des projets (annexes2)

Chapitre 2 : Mission d'audit de conformité des Projets aux règles et procédures de la Banque

Un Audit de conformité est une démarche par laquelle, un Auditeur sur la base d'un référentiel vérifie le respect des exigences qui s'appliquent au système ou au processus audité.

Un référentiel se définira donc comme un ensemble de prescription (Normes, Directives, Procédures) s'imposant à une organisation ou retenue par elle et auxquelles un auditeur va se reporter pour comparer ce qu'il va constater à ce qui devrait être. Les références de l'audit doivent être exprimées en termes d'exigences qualitatives et quantitatives à respecter permettant de constituer des points de comparaison et d'orienter l'action d'une manière efficace.

Pour atteindre ce but, la démarche que nous avons utilisée est d'associer un questionnement dont les réponses peuvent être obtenues soient par des entretiens individuels (avec les chefs de projets de la Banque), ou/et par des observations et par une étude de la documentation existante (rapport d'évaluation, rapport d'achèvement de projets, Aide mémoire etc.)

La clé du succès de notre démarche est basée sur l'absence de tout à priori, la preuve de toute non-conformité, notre indépendance qui est une garantie d'objectivité et la coopération.

Schématiquement nous pouvons présenter la démarche de notre audit de conformité comme suit :

Schéma 2 : Démarche d'audit de conformité aux Règles et Procédures de la Banque

La lecture de ce schéma nous a permis d'identifier deux catégories de risques à savoir :

Nous allons voir à travers les cas pratiques dans quelle mesure, les agences d'exécutions (Emprunteurs) ont mis en oeuvre les Directives de la Banque.

Les projets financés par la Banque au profit des populations et coordonnés sur le terrain par le Gouvernement, lui donnent un droit de regard sur l'état d'avancement et l'état de la situation financière des projets afin de veiller à ce que d'une part les objectifs sociaux, économiques et financiers du projet sont toujours respectés et d'autres part, que les fonds destinés aux projets servent à ceux pourquoi ils ont été accordés afin d'éviter en quelques sorte le risque fiduciaire ; les fonds doivent être gérés dans la transparence la plus absolue.

C'est la raison pour laquelle, les projets financés par la Banque sont audités par les cabinets d'audit externes dans le but de garantir une opinion externe et avisée sur la gestion des fonds alloués aux projets.

- Les Emprunteurs (Gouvernements/Etats) ayant, la responsabilité de la tenue et la reddition des comptes à travers les cellules de gestion de projet, transmettent à la fin de chaque exercice financier les Etats financiers et les pièces comptables relatives à la gestion du projet au cabinet d'audit externe en charge de l'audit dudit projet.

- Le cabinet d'audit après réception, applique les diligences nécessaires afin de se prononcer quant à la sincérité des comptes du projet, puis délivre un rapport d'audit à la cellule de gestion des projets.

- C'est à ce niveau que nous intervenons afin de nous assurer que les Termes de référence de l'auditeur et de l'audité on été bien respectés.

Par ailleurs, les états financiers présentés à la Banque par les agences autonomes et semi autonomes doivent normalement comporter les éléments relatifs aux termes de références.

3- Termes de Références^10(*) pour l'emprunteur (l'audité) dans la reddition des comptes du projet

Les Emprunteurs sont tenus de mettre en oeuvre toutes les diligences nécessaires pour produire des états financiers exemptés d'anomalies, elle utilise pour référentiel les principales comptables généralement admis sur le plan professionnel et les règles généralement acceptées

Notre mission au Bureau extérieur de la Banque au Burkina Faso consistait en la revue et l'analyse préliminaire des rapports d'audits financiers certifiés par les cabinets d'audit externes. Ainsi d'une part nous veillions à ce que les termes de références(TDR) exigés par la Banque soient respectés par les cabinets d'audit externe, et mettre en évidence les points forts et les défaillances soulevés dans la lettre de contrôle interne, dans le rapport d'audit et dans les recommandations pour un bon suivi du projet et d'autres part suivant une démarche, essayer de faire un diagnostic interne.

3- Termes de références relatifs à l'analyse et revues préliminaires des rapports d'audits

Mes termes de références concernant cette mission de revue et d'analyse préliminaire se décline comme suit dans le tableau ci-dessous.

3.1. Exemple de programme de travail dans le cadre d'une mission de revue et d'analyse préliminaires des rapports d'audit financier des projets

L'Agriculture génère 35% du PIB et 15% des recettes d'exportations dans les Pays de la CEDEAO et implique directement au moins deux tiers de la population^13(*). Le Burkina Faso, le Niger et le Ghana, comme d'autres pays de la région ont donc fait du secteur agricole et alimentaire, et plus largement du développement rural, un secteur stratégique de croissance économique, permettant de réduire durablement la pauvreté et d'atteindre la sécurité alimentaire.

C'est dans ce même ordre d'idée que la Banque dans sa politique de financement des projets accorde un grand intérêt aux projets à forte valeur ajoutée susceptible de donner une impulsion dynamique et une croissance durable et soutenue des économies visant à réduire la pauvreté, en améliorant l'accès à des services de santé de meilleures qualités.

Voici en quelques exemples démonstratifs de memo internes, la pratique des missions qui nous étaient assignées et qui m'ont permis d'étayer et de mettre en exergue les différentes anomalies pour lesquelles les règles et procédures de la Banque ne sont pas respectées.

On entend par Memo interne, une note à l'intention de la représentante Résidente portant sur :

- Les Observations faites quant à la qualité des rapports d'audit des projets ;

- et une note succincte sur les points forts relevés par l'auditeur (lettre de contrôle interne et Audit des comptes).

La direction Générale de la coopération nous a fait parvenir le rapport d'audit des comptes allant du 00 Juillet 0000 au 31/12/0000 du projet cité en objet par lettre n° 00000/MEF/SG/DG.COPP/DCM/MON le 00 juillet 0000. Après examen, nous relevons les insuffisances suivantes :

- incompatibilité des fonctions entre la tenue de caisse et la tenue comptable ;

- absence de procédures définies pour la fixation de seuil en deçà duquel l'approvisionnement doit être déclenché.

- la comptabilité a été tenue dans un contexte de démarrage du projet, l'unité bénéficiant de l'assistance d'un cabinet d'expertise comptable n'a pas tenu la comptabilité du projet au jour le jour. Il en découle des risques d'erreurs et de non exhaustivité des opérations comptables.

- absence d'une nomenclature budgétaire détaillée avec une définition du contenu des lignes budgétaires pouvant entrainer des jugements et difficultés d'imputations budgétaires ;

- non exploitation du module de gestion des immobilisations donné par le logiciel XXXX ;

- les biens rétrocédés au projet ne font pas l'objet d'un suivi extracomptable avec pour risques, la perte de maîtrise du fichier informatique des immobilisations et risque de soustraction ;

- les supports de gestion utilisés par la coordination pour la gestion du carburant ne sont pas suffisamment étoffés ;

- les dotations accordées aux différents partenaires ne font pas l'objet d'un suivi rigoureux, il conviendrait d'harmoniser les procédures en matière d'utilisation du carburant et de mettre des outils fiables pour une gestion sécurisée du carburant ;

- absence de procédure formalisée en matière de gestion des sauvegardes des données ;

- les habilitations ne sont pas fonctionnelles au niveau du système d'information XXXX avec pour risques, la perte et l'altération des données.

- absence d'un tableau de bord pour le suivi des échéances des contrats, le risque étant l'inéligibilité des contrats.

Les dépenses totales des décaissements qui n'ont pu être admis dans les lignes budgétaires se détaillent comme suit :

- Indemnités versées à tord aux non membres comité de pilotage : xxxxxxx FCFA ;

des éléments de salaires et doivent être traitées comme telles : xxxxxxx FCFA.

Au terme de notre examen préliminaire du rapport d'audit, il ressort que, à l'exception des observations citées plus haut, l'audit des comptes couvrant la période du 00 juillet 0000 au 31 /12/0000 du projet ne comporte pas d'anomalies graves susceptibles de remettre intégralement en cause sa sincérité et sa régularité.

Nous recommandons de ce fait, la transmission du rapport à la division pour avis.

La Direction Générale de la Coopération nous a fait parvenir par la lettre n°0000/0000/MEF/SG/DG-COOP/DCM/SK du 00 juin 0000, le rapport d'audit des comptes de l'exercice 2008 du projet cité en objet.

Elle a porté sur l'état de mise en oeuvre des recommandations des audits précédents et la formulation de nouvelles recommandations relatives aux faiblesses constatées dans le dispositif du contrôle interne.

· L'état de mise en oeuvre des recommandations des audits antérieurs à 2007 est décliné ainsi qu'il suit :

- la mise en place d'un manuel de procédures de gestion : recommandation appliquée au 15/06/2009 ;

- la normalisation des contrats de travail par la direction du Projet par rapport aux textes en vigueur au Burkina : recommandations appliquées au 15/06/2009 ;

- la mise en place d'une tenue régulière des dossiers comptables sur une base individuelle : recommandation en cours d'exécution ;

- la réfection des locaux administratifs du projet : recommandation en cours d'exécution.

· L'état de mise en oeuvre des recommandations de l'audit 2007 est le suivant :

- la mention « Bon à payer » du service financier sur les factures : recommandation non encore mise en oeuvre à cette date ;

- la prise en compte des acquisitions d'immobilisation pour la petite irrigation villageoise dans les registres des immobilisations et que l'inventaire physique des immobilisations soit réalisée en fin d'exercice : recommandation exécutée ;

- les fiches d'évaluation du personnel doivent être jointes au dossier de chaque agent : l'évaluation du personnel n'a pas été effectuée au cours de l'exercice 2008 ;

- il est recommandé une fixation des plafonds d'approvisionnement de caisse ainsi que le plafond de dépenses par caisse : recommandation non appliquée (le dépassement du plafond d'approvisionnement de caisse est expliqué par l'impossibilité d'ouverture de comptes bancaires par certains partenaires).

Les demandes de paiements directes (DPD) doivent faire l'objet d'un traitement comptable approprié dès leur émission. (Des dispositions sont prises pour le traitement comptable des DRF et DPD dès leur émission).

Les points ayant fait l'objet d'attention des auditeurs sont les réserves émises de l'audit de l'exercice 2007 qui n'ont pas été levées au cours de l'exercice 2008.

- cinq (5) chèques d'un montant de FCFA xxxx sont encore en circulation au moment de la mission d'audit (juin 2008);

- le rapprochement des soldes des comptes banque selon le rapport d'audit de l'exercice 2006 établi par le projet, fait ressortir un écart de FCFA xxxxxx au niveau du solde du compte Banque ; cet écart a été comptabilisé en « écart de réévaluation compte Banque ».

Il faut rappeler que ce compte est réservé aux opérations des bénéficiaires.

A la date d'ouverture, le solde du compte Banque est selon le rapport d'audit de l'exercice 2006 de FCFA xxxx tandis que le solde rapproché de la comptabilité est de FCFA xxxxx ;

- le chèque N°00000 (virement DATASYS) d'un montant de FCFA xxxx des 05/10/0000 demeures en circulation au moment de nos contrôles (juin 2009) ;

- l'existence de dépenses non éligibles provenant des reliquats de fonds reçus par l'INERA/Station agricole de Banfora dans le cadre de l'exécution du protocole d'accord. Ces dépenses d'un montant de FCFA xxxxxx restent encore à justifier.

A l'exception des observations ci-dessus mentionnées, l'audit des comptes de l'exercice 2008 donne une image fidèle des états financiers et ne révèle pas d'irrégularités suffisamment substantielles de nature à remettre en cause la fiabilité des écritures comptables. Nous recommandons la transmission des documents reçus à la division sectorielle pour avis de non objection.

La direction Générale à la coopération nous a fait parvenir par lettre 0000/MEF/SG/DG.COOP/DCM/MON du 30 juin 2009, le rapport d'audit des comptes de l'exercice 2008 du projet cité en objet.

La lettre de contrôle a essentiellement porté sur les recommandations en vue d'une amélioration des procédures administratives et comptables et du contrôle interne.

Les diligences mises en oeuvre ont couvert les principaux aspects qui suivent : procédures d'acquisition des biens et services, comptabilité financière et budgétaire, gestion des Biens durables, gestion de mobilisation des fonds.

Toutefois, cette revue ne saurait être assimilée à une étude approfondie de l'organisation et n'a donc pas nécessairement mis à jour toutes les faiblesses éventuelles du système actuel.

- Provision pour indemnité de fin de contrat ; le projet a procédé au paiement des indemnités de fin de carrière courant décembre 2008 : recommandation mise en oeuvre.

- Justification de certaines dépenses ; la prise en charge de certains participants aux activités du projet est dorénavant justifiée par des états de paiement : recommandation mise en oeuvre.

- Absence d'un système d'évaluation des agents ; les dossiers du personnel ne comporte pas un système d'évaluation pour permettre l'avancement des agents conformément à l'article 36 du décret n° 98-242/PRES/PM/MEF : la coordination du projet affirme que la recommandation est en cours de mise en oeuvre avec l'assistance technique de la Direction des Ressources Humaines du ministère.

- Nécessité de tenir des fiches de détermination du coût de réalisation des travaux et aménagements ; les travaux et aménagement figurent en comptabilité comme immobilisations, mais l'établissement périodique du tableau de coût d'investissement afin de permettre la vérification de la vraisemblance du coût des réalisations n'est pas effectif : la coordination du projet pense qu'avec la fin du projet en décembre 2009, des dispositions seront prises afin de mettre en place les fiches de détermination du cout de réalisation des travaux et aménagements.

- Insuffisance dans le suivi des comptes fournisseurs ; les fournisseurs sont répertoriés sur une balance analytique avec toutefois un numéro de comptes fournisseurs divers, les soldes en fin d'exercice n'ont pas fait l'objet d'analyse permettant de justifier leurs montants de ce fait il est important que le projet procède à un suivi rigoureux des comptes fournisseurs en respectant le principe de séparation des exercices : la coordination du projet affirme qu'avec la fin du projet en Décembre 2009, des demandes de confirmation de soldes sont progressivement adressées aux fournisseurs dans le but d'obtenir leur situation financière et d'assainir les comptes, plusieurs demandes ont déjà été envoyées à cet effet.

- Retard dans la libération de la seconde partie de la CPN ; la non mise en place par le gouvernement des fonds prévus en temps opportun à la disposition du PDRDP-B/K.

- Insuffisance en comptabilité des opérations du projet ; le paramétrage du logiciel de comptabilité ne prend pas en compte les données antérieures à 2005(2004, 2003, 2002) initialement comptabilisées sur l'ancien logiciel en comptabilité analytique, aussi la pratique comptable quotidienne ne distingue pas l'engagement et la liquidation des charges : d'après la coordination du projet, la recommandation est en cours de mise en oeuvre un dossier d'acquisition des services de consultant pour l'assistance du projet en comptabilité informatisé sous environnement TOMPRO a été soumis à la Banque le 02 juin 2008 qui l'a approuvée par fax le BCFO/ADD/BOZ/2008/07/0721 du 18 juillet 2008.

- Insuffisance en gestion de stocks ; certaines fiches de stocks ne sont pas mises à jour avec existence d'importants écarts se dégageant entre stocks théoriques et stock physiques d'après nos tests, aussi les sorties de stocks ne sont pas matérialisées par des bons attestant de l'autorisation des supérieurs hiérarchiques : la coordination du projet affirme mettre en place des dispositions pour mettre à jour l'état de ventilation du matériel puis leur report sur les fiches de stock.

- Insuffisances en gestion de la trésorerie ; le niveau de la caisse est maintenu à 500 000 qui est souvent supérieur au plafond préconisé par le manuel de procédures (300 000), un inventaire inopiné de caisse a été effectué mais la mise à disposition du PV y relatif non obtenu. Les états de rapprochement bancaires à partir des soldes extra comptable et non à partir des soldes comptables, aussi des opérations en suspens de plus de trois(03) mois figurent au niveau des comptes Banques et Trésor : la coordination du projet assure avoir adressé des correspondances aux fournisseurs en septembre mais certaines réponses ne sont toujours pas parvenues au projet.

- Insuffisances dans la formation du personnel comptable ; le comptable en poste ne bénéficie pas de formation sur le logiciel utilisé par le projet : la coordination du projet assure avoir pris en compte cette nécessité dans la procédure d'acquisition d'une assistance du projet en comptabilité informatisé sous environnement XXX soumis à la Banque le 02 juin 2008 qui l'a approuvé par fax le 08 mai 2009.

- Les achats de matériaux pour l'aménagement des PIV (Périmètre irrigués villageoises) autour du barrage de kalzi d'une valeur de 17 700 337 FCFA ont été directement effectués par la direction régionale de l'agriculture de l'hydraulique et des ressources halieutiques du centre contrairement aux dispositions du protocole d'accord qui prévoit que les acquisitions soient effectuées par le projet.

- Certains marchés avaient fait l'objet de fractionnement : acquisition des matériaux d'aménagement des périmètres irrigués autour du barrage de kalzi, faisant l'objet de plusieurs bons de commande.la direction régionale de l'agriculture vingt (20) bons de commandes avec neuf (9) fournisseurs.

- Le marché de fournitures de six (6) scènes d'image spot spectrales, initialement adjugé pour un montant de 13500 Euros a été finalement exécuté pour 16 200 Euros sans que l'avis de non objection de la BAD ne soit requis pour cette modification de montant.

· Dans la retenue à la source non effectuée sur les achats ; le projet n'applique pas de retenue à la source sur les factures de ses prestataires (le projet est soumis à des risques fiscaux)

· Dans la gestion de la Paie ; les éléments de salaires tels que déterminés par le registres de paie et constatés en comptabilité n'étaient pas fidèlement transcrite lors des paiements, des écarts se dégagent entre les montants figurant en comptabilité et les règlements effectués la conséquence étant que le compte 42 « Rémunérations dues », 43 « Organismes sociaux », 44 « Etat et collectivités publiques » se retrouvent avec des soldes non justifiés.

· Dans la gestion des immobilisations ; le projet n'a pas procédé à l'inventaire physique exhaustif des immobilisations et réalisations au 31/12/2008, soutenu par un procès verbal, aussi le rapprochement fichier des immobilisations (2 296 741 695) et le solde de la balance générale , sans les charges immobilisées (7 057 632 391) dégage un écart de 4 760 897 696 FCFA, s'expliquant essentiellement par la non prise en compte dans le fichier des immobilisations des terrains agricoles et forestiers, de l'ensemble des travaux de mise en valeur des terrains, ainsi cet état de fait ne permet pas au projet de disposer d'une situation fiable des immobilisations pouvant servir de base pour la réalisation des inventaires et ne donne pas l'assurance que la valeur des immobilisations figurant est réelle et bien évaluée.

- Les relations avec les structures décentralisées doivent respecter les dispositions des protocoles d'accord signés à cet effet ;

- L'exécution des marchés doit être effectué dans l'esprit des procédures de passation des marchés en vigueur ;

- Les dettes doivent être constatées au cours de l'exercice de leur naissance ;

- Les échanges doivent être effectués avec les différents acteurs, afin de comprendre la nécessité et l'opportunité de telle retenues ;

- Le projet doit faire en sorte que les données du registre de Paie telles que comptabilisées soient identiques à celles figurant sur les ordres de virements des salaires ;

- L'inventaire doit être effectué à la clôture de l'exercice incluant les réalisations du projet qui pourront être évaluées sur la base des coûts induits pour leur réalisation ;

le suivi des réserves des exercices précédents : l'audit des comptes au 31/12/2006 avait relevé que le solde des comptes fournisseurs incluait un montant de 18 555 867 FCFA de dettes inexistantes (déjà payées) devant faire l'objet de retraitement comptable pour constater la diminution des dites dettes.

Apres examen, il s'avère que ce montant n'a été retraité qu'à hauteur de 8 221 882 FCFA.

Stock : le matériel d'élevage d'une valeur de 11 175 890 (sensé être sorti de stock avant 2008) figure toujours en comptabilité, entrainant la surévaluation de celui-ci du même montant. Les bons de sorties y afférentes n'ont pas été mis à notre disposition.

Impôt sur salaire : le rapprochement entre les dettes d'impôts reconstituées par nos soins (14 362 123) avec le solde du compte « 447200 » (14 919 893) dégage un écart de 557 770 FCFA auquel nous n'avons pas obtenu d'explication.

Charges du personnel : le projet a procédé au paiement des indemnités de fin de contrat de l'ensemble du personnel courant 2008 pour un montant de 17 270 036 FCFA. Le projet a par ailleurs procédé au rachat des droits aux congés payés dont bénéficiait le personnel depuis son démarrage (en 2002), pour un montant de 19 854 008 FCFA. L'évaluation de ce montant a été effectuée sur la base du salaire de 2008, alors que des augmentations de salaires ont été plusieurs fois enregistrées depuis le début du projet, aussi l'impôt sur les salaires n'a pas encore été payé sur ces congés payés.

Au regard des observations ci-dessus mentionnées, nous n'avons pas noté des irrégularités suffisamment substantielles de nature à remettre en cause la fiabilité des états financiers. Nous recommandons la transmission du rapport d'audit à la Division pour avis.

Objet : BURKINA FASO: PROJET *************************************** DON N° 000000000000; SAP N°00000 .

Nous avons reçu, le 17 août 2009, le rapport d'audit des comptes de l'exercice 2008 du projet cité en objet et révisé suite aux observations de la Banque en date du 29 juillet 2009 transmis par la lettre n° 2009/0000/MEF/SG/DG-COOP/DCM/ du 13 août 2009 de la Direction Générale de la Coopération.

Après examen nous relevons les justifications suivantes concernant la correction des anomalies constatées au précédent rapport d'audit en objet :

· Non permanence des méthodes comptables : le non respect de ce principe comptable est dû au fait que, le projet pour ses états financiers antérieurs se contentait d'une comptabilité de trésorerie tenue à partir du tableur Excel. Il avait été recommandé au projet l'acquisition d'un logiciel de gestion de projet, ce qui fut donc fait.

· Prélèvement direct de la TVA sur les factures : il n'est pas fait mention dans le présent rapport d'une quelconque régularisation.

· Non comptabilisation des Bons de valeurs de carburants pour 1 306 000 FCFA : des régularisations ont été effectuées, à cet effet il est pris en compte dans la situation patrimoniale du projet (comptes de Stock, page 17).

· Rattachement des primes d'assurances à son exercice : des régularisations ont été effectuées, le montant de 1 936 414 FCFA a été enregistré au débit du compte « 4760000 » par le crédit du compte « 6252000 » comme nous pouvons le constater dans le tableau de la situation patrimoniale en CHARGE à PAYER.

· Enregistrement comptable inadéquat des financements non justifiés pour un montant de 131 678 354 FCFA : Il s'agit seulement d'un reclassement et non d'un ajustement, ceci tient au fait qu'il existait des insuffisances dans l'organisation comptable. On peut le constater dans le tableau de la situation patrimoniale dans le compte « fournisseur /bénéficiaires des financements ».

· Les procédures de passation de marchés : la mission n'a pas relevé de faiblesses significatives aux procédures de passation de marchés. le cycle achat dépense couvre aussi les procédures de passation de marchés.

Toutefois, il est mentionné par l'auditeur, que les points cités plus haut n'atteignent pas le seuil de signification (1%) pour remettre en cause la validité du présent rapport.

Le rapport sans toutefois réfuter les insuffisances liées au système comptable et de contrôle interne, affirme avoir pris des dispositions pour mettre sur pied une méthode de travail beaucoup plus fiable.

Aussi des points essentiels mériteraient de retenir notre attention, notamment :

- Les deux rapports présentent des soldes différents pour des états arrêtés au même exercice clos au 31/12/2008 ; compte tenu des réserves ayant été régularisées, l'écart en moins entre les bilans qui est de 237 185 935 FCFA est non justifié.

Commentaire de la gestion du projet : des reclassements et corrections opérés touchent les exercices 2006 et 2007 et par conséquent les soldes d'ouverture de 2008.

Au terme de cette analyse, il apparait que les réserves qui étaient formulées sur le précédent rapport ont été levées, mais aussi que la comptabilité du projet présente encore beaucoup d'insuffisances sur lesquelles on devrait porter beaucoup d'attention au regard des réserves citées plus haut ; par voie de conséquence nous recommandons la transmission du rapport à la Division pour avis.

C'est au travers des constats/observations des auditeurs externes, des interviews avec les gestionnaires de projets, des constats personnels et des analyses documentaires, que nous avons pu mettre à la lumière les faits pour lesquels les projets financés par la Banque, trouvent quelquefois des problèmes faisant entorse au bon déroulement et suivi du projet objet de mon présent mémoire.

Au regard des constats formulées dans les rapports d'audits ci-dessus, on peut mettre en exergue plusieurs types d'anomalies pour lesquelles les projets n'atteignent généralement pas leurs objectifs à savoir les :

Ø Anomalies liées aux insuffisances dans la compréhension des règles et procédures de la Banque ; non respect des conditions préalables au premier décaissement etc.

Ø Anomalies liées aux insuffisances dans la mise en oeuvre des règles et procédures de la Banque ; Dépenses non éligibles aux financements BAD, retard dans les délais de soumission des rapports d'audit des projets, non respect des normes comptables généralement admises etc.

Ø Anomalies liées aux insuffisances dans l'organisation, la mise en place et la compétence des agents des cellules d'exécution des projets : manuel de procédures inadéquat aux besoins techniques, financiers et comptables du projet, sélection d'agents aux profils inappropriés, etc.

Pour pallier à ces manquements, des recommandations sont nécessaires pour déterminer la démarche à suivre pour venir à bout de ces insuffisances.

Chapitre 3 : Résultats des Audits : Observations, Conséquences, Recommandations

- Une Observation au sens de ce présent rapport, est une constatation en vue de déterminer l'écart qui existerait, entre les règles et procédures de la Banque, les bonnes pratiques généralement acceptées à leurs respects par les cellules de gestion de projet (l'emprunteur).

- Une conséquence serait ainsi toujours au sens de ce présent rapport, un impact (négatif) sur la continuité des activités des projets à savoir : des retards d'exécution, des suspensions d'approvisionnements en fonds, et une mauvaise notation du projet.

- Une recommandation, est un conseil au regard des règles et bonnes pratiques, en vue d'apporter une solution à un problème bien identifié pour en atténuer la cause.

Partant de là, et conformément à notre problématique qui est de déterminer les facteurs entravant la bonne exécution des projets, et par là leurs échecs pour certains, nous avons identifié les causes de nature interne à la Banque dans un premier tableau et ensuite des causes de nature externe à la Banque c'est-à-dire au niveau de l'emprunteur (cellule de gestion des projets) dans les autres tableaux de recommandations.

Les Observations faites dans le tableau de recommandation sont basées sur un échantillon projet pays (Burkina Faso), par conséquent ne sauraient en aucun cas mettre en généralité tous les projets du portefeuille de la Banque.

SUR LE PLAN INTERNE : BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT

NORME/DIRECTIVE	OBSERVATIONS			CONSEQUENCE		RECOMMANDATIONS
La revue à mis parcours des projets doit être effectuée par la Banque en moyenne 3ans après le début de sa mise en oeuvre. Elle vise à évaluer la progression de la mise en oeuvre et identifier les problèmes majeurs et contraintes liées afin d'apporter des recommandations à temps. . Source : Manuel des Opérations	Les revues à mis parcours des projets sont rarement entreprises comme convenu dans le manuel des opérations. Aucune mesure n'est prise malgré l'existence de certains problèmes durant la réalisation des projets.. Cause : La banque fait face à des contraintes de ressources humaines et financières donnant la priorité aux nouveaux projets en préparation.			A mi parcours de la mise en oeuvre les problèmes rencontrés ne sont pas être corrigés à temps. Par là non atteinte des objectifs assignés au projet.		Une importance croissante doit être accordée aux financements des missions de revue à mi parcours afin de permettre de couvrir toutes les missions.
Les projets doivent être supervisés par la Banque à raison de 1,5 missions de supervision/projet/an (une mission de supervision tous les huit mois). Source Manuel des Opérations de la Banque.	La Banque a un portefeuille avoisinant 700 projets, le taux de supervision de ces derniers a atteint 46% en 2008 dépassant largement les prévisions (33%), ce qui est une note de performance. Mais les fréquences de supervisions restent insuffisantes Causes : - les missions de supervisions sont dotées d'équipes insuffisantes ; - les normes de qualité pour la supervision ne sont pas appliquées.			Les problèmes liés aux projets non supervisés peuvent ne pas être constatés à temps et ne plus correspondre aux objectifs sociaux économiques fixés.		- Une part croissante des missions de supervision doit être menée par les bureaux extérieurs en veillant à une intégration des équipes de travail ; - La Banque gagnerait à se concentrer sur les supervisions et l'envisager comme une priorité pour éviter les risques qui en découlent.
SUR LE PLAN EXTERNE: L'EMPRUNTEUR (GOUVERNEMENTS/ ETATS)

NORMES/DIRECTIVES		OBSERVATIONS	CONSEQUENCES		RECOMMANDATIONS
Les procédures de passation des marchés, l'évaluation des offres etc., sont des procédures convenues décrites dans le plan de passation des marchés approuvé par la Banque. Source: Manuel d'Acquisition		Les cellules d'exécution éprouvent des difficultés dans la mise en oeuvre du plan de passation des marchés* comme convenu avec la Banque. Cause : non maîtrise des techniques de traitement des dossiers d'appel d'offres.	Mauvais traitement des dossiers d'appel d'offre.		Organiser des séances de formations/ renforcement de capacité, axée sur le traitement des dossiers d'acquisition à l'intention des responsables de projets.
La comptabilité des projets doit être tenue avec diligence de façon à ce que les états financiers soient transparents et dénués de toutes anomalies pouvant remettre en cause sa sincérité. Source : DERRC**		Faiblesses liées à la gestion administrative, financière et comptable du projet des cellules d'exécution. Cause : Manuel de procédures en inadéquation ou obsolète par rapport aux spécificités techniques du projet	La reddition des comptes n'est pas faite suivant les normes généralement admises en la matière, ce qui ne permet pas de traduire les comptes fidèlement		Faire la mise à jour des manuels de procédures pour la Gestion Administrative, Comptable et Financière du projet ou confier la relecture du manuel de procédures à un cabinet d'expertise comptable spécialisé.
* le plan de passation des Marchés est un document dans lequel sont précisées les procédures s'appliquant à l'acquisition des différentes catégories de Biens et Services

** Directives pour l'Etablissement des Rapports financiers et la Révision des Comptes des Projets

**Les Ressources accordées aux projets ne sont pas destinées au financement du budget de l'Etat emprunteur, donc la TVA sur toutes les acquisitions n'est pas financée par la Banque mais par l'Emprunteur.

* Le compte de la contrepartie national est un compte Bancaire destiné à recevoir les fonds destinés au financement du projet.

Conclusion Générale

Il apparait incontestable l'apport de l'Audit interne dans la compréhension et les solutions apportées à notre problématique. En adoptant une approche systématique et méthodique, nous avons pu identifier les problèmes liés à la mise en oeuvre des projets par l'emprunteur et par la suite donner des recommandations pour les résoudre.

Ainsi, il devient clair que les raisons pour lesquelles les projets n'atteignent pas souvent les résultats escomptés, sont dues :

- au manque de ressources humaines (compétences) au niveau de l'emprunteur (cellules de gestion)

- à la non mise en oeuvre des règles et procédures pour mener à bien les projets.

En liaison aux problèmes liés au management des projets qui sont l'objet de la thèse, les recommandations émises sont susceptibles d'apporter des solutions aux difficultés rencontrées dans la mise en oeuvre des projets de développements.

Par ailleurs, il ne serait pas intéressant d'imputer toute la responsabilité de la non atteinte des objectifs fixés aux projets à l'Emprunteur (cellule de gestion des projets), mais aussi de voir d'autres causes impliquant les partenaires techniques Financiers.

C'est ainsi qu'une récente étude dénommée `` Aide à l'agriculture : des promesses aux réalités de terrain''^14(*) menée par l'ONG Oxfam International (extrait Annexe 3), dans trois Pays d'Afrique de l'Ouest ( Burkina Faso, Ghana et Niger) fait ressortir principalement que les Partenaires Techniques Financiers peinent à progresser vers une meilleure coordination de leurs interventions, rendant inefficace l'Aide à l'Agriculture dans ces Pays, en ce sens que : « .... le suivi des procédures et les missions d'évaluation propres à chaque Partenaire Technique Financier rendent souvent peu cohérente leur action globale »

Par conséquent, l'Emprunteur accuse des difficultés dans la mise en oeuvre des projets cofinancés par plusieurs partenaires au développement (BAD, PNUD, Banque Mondiale etc.), car ceux-ci exigent des normes et procédures différentes pour le suivi et la coordination des projets, ceci est de nature à rendre l'organisation et les tâches d'exécution bien plus compliquées. Une des solutions étant, à notre avis, l'harmonisation des règles et procédures qui va en droite ligne avec le troisième pilier de la Déclaration de Paris sur l'efficacité de l'aide au développement qui s'articule autour de cinq (5) grands piliers : appropriation, alignement, harmonisation, gestion axée sur les résultats, et responsabilité mutuelle. C'est-à-dire, en ce qui concerne l'harmonisation « ....Mettre en place, lorsque c'est possible, dans les pays partenaires, des dispositifs communs pour la planification, le financement (montages financiers conjoints, par exemple), les versements, le suivi, l'évaluation et la notification aux pouvoirs publics de leurs activités et apports d'aide. Un recours plus grand aux modalités d'acheminement de l'aide fondées sur les programmes peut contribuer à cet effort.... »^15(*)

BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE

- The professional practices framework of the institute of internal auditors (iia), january 2004. the IIA research foundation

- Règles et procédures pour l'acquisition des biens, des services et des consultants, BAD éd. 2007

- directives pour l'établissement des rapports financiers et la révision des comptes des projets, BAD éd.2007.

- Conditions générales applicables aux accords de prêt et aux accords de garanties en vigueur.

- Logiciel interne de la Banque (DARMS) : base de données où l'on trouve les différents rapports afférents aux projets (rapport d'achèvement, rapport de revue de portefeuille pays, etc.)

- Rapport de recherche Oxfam International de l'ONG, OXFAM International sur la difficulté de

Coordination des projets par les institutions multilatérales de développements novembre 2009.

- OCDE, Déclaration de Paris sur l'efficacité de l'aide au développement, 3eme pilier

ACT		ACCORD DE COOPERATION TECHNIQUE
AFITEP		ASSOCIATION FRANCOPHONE DE MANAGEMENT DES PROJETS
AO		APPEL D'OFFRES
AOI		APPEL D'OFFRE INTERNATIONAL
AP		ACCORD DE PRÊT
ATR		AGENCE TEMPORAIRE DE RELOCALISATION
BAD		BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT
BFFO		BURKINA FASO FIELD OFFICE
CEDEAO		COMMUNAUTE ECONOMIQUE DES ETATS D'AFRIQUE DE L'OUEST
CSLP		CADRE STRATEGIQUE DE LUTTE CONTRE LA PAUVRETE
DCM		DIRECTION DE LA COOPERATION MULTILATERALE
DERRC		DIRECTIVES POUR L'ETABLISSEMENT DES RAPPORTS FINANCIERS ET LA REVISION DES COMPTES
DG COOP		DIRECTION GENERALE DE LA COOPERATION
DSP		DOCUMENT DE STRATEGIE PAYS
DSPAR		DOCUMENT DE STRATEGIE PAYS AXE SUR LE RESULTATS
FAD		FONDS AFRICAIN DE DEVELOPPEMENT
FMI		FONDS MONETAIRE INTERNATIONAL
FSN		FONDS SPECIAL DU NIGERIA
IIA		INSTITUT OF INTERNAL AUDITORS
INTOSAI		ORGANISATION INTERNATIONALE DES INSTITUTIONS SUPERIEURS DE CONTRÔLE DES FINANCES PUBLIQUES
ISA		INTERNATIONAL STANDARD ON AUDITING
ISO		ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION
OAGL		OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
OMD		OBJECTIF DU MILLENAIRE POUR LE DEVELOPPEMENT
ONG		ORGANISATION NON GOUVERNEMENTALE
ONU		ORGANISATION DES NATIONS UNIES
PEPP		PERSPECTIVES ECONOMIQUES ET PROGRAMMES PAR PAYS
PIB		PRODUIT INTERIEUR BRUT
PMR		PAYS MEMBRES REGIONAUX
PNUD		PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT
PPTE		PAYS PAUVRES TRES ENDETTES
PTC		PARTENAIRES TECHNIQUES FINANCIERS
RAP		RAPPORT D'ACHEVEMENT DE PROJET
TDR		TERMES DE REFERENCES
UC		UNITE DE COMPTE
VIH SIDA		SYNDROME D'IMMUNODEFICIENCE ACQUISE

Investie des pouvoirs que lui délègue l'Auditeur général (AG) et conformément au Règlement financier de la Banque, la Division de l'audit interne (IAD) est chargée de fournir des services d'assurance et de consultation indépendants et objectifs, en vue d'apporter une valeur ajoutée et une amélioration aux opérations de la Banque.

IAD a pour mission essentielle d'assister l'Auditeur général à travers les activités suivantes :

3.1 IAD effectue l'audit des activités et des opérations de la Banque en toute indépendance. Pour assurer son indépendance et son objectivité, IAD n'a ni le pouvoir ni la responsabilité directe de préparer les dossiers, d'élaborer et de mettre en oeuvre les modifications des systèmes, procédures et dispositifs de contrôle qu'elle serait normalement appelée à examiner.

3.2 Toutefois, l'objectivité d'IAD n'est pas mise en cause si elle recommande les normes de contrôle à appliquer dans l'élaboration des systèmes et des procédures, ou si elle évalue les systèmes et procédures existants ou prévus et émet des recommandations en vue de leur modification et de leur amélioration.

4.1 Dans l'exercice de leurs fonctions, IAD et les membres de son personnel auront un libre accès à tous les comptes, documents, registres, dossiers, systèmes et actifs détenus par la Banque ou dont elle assure le contrôle, et à toute autorité, institution, entreprise ou personne bénéficiaire des opérations de la Banque, dans la mesure où la Banque jouit de ce droit d'accès.

4.2 Avec l'approbation de l'Auditeur général, IAD alloue les ressources, fixe la fréquence, sélectionne les thèmes, détermine l'étendue des missions, applique les techniques requises pour atteindre les objectifs de l'audit et obtient l'assistance nécessaire du personnel des unités de la Banque où elle effectue les audits, ainsi que d'autres services spécialisés au sein et à l'extérieur de la Banque.

4.3 IAD est autorisée à communiquer directement avec les cadres hiérarchiques concernés au sujet des constatations et recommandations résultant des missions d'audit.

4.4 De temps à autre, IAD peut assister en qualité d'observateur à toute réunion d'un comité de la Haute Direction ou à une session ordinaire du Conseil d'administration, si sa participation est jugée nécessaire pour la bonne exécution de sa mission d'audit interne.

5. Relations entre la Division de l'audit interne et les commissaires aux comptes

5.1 IAD coordonne les missions d'audit avec les commissaires aux comptes afin de donner une étendue appropriée à l'audit, de réduire au maximum le double emploi et d'étendre autant que possible le champ de l'examen des activités de la Banque.

6. Relations avec la Division de la lutte contre la corruption et des enquêtes sur la fraude

6.1 Si au cours d'un audit, IAD estime qu'une enquête est nécessaire, elle peut la recommander à l'Auditeur général. La Division de la lutte contre la corruption et des enquêtes sur la fraude transmettra également à IAD les cas nécessitant un audit pour qu'elle y donne suite.

ANNEXE 2 : Termes de Références pour les Auditeurs (externes) de l'audit des comptes des projets

La Banque africaine de développement (la BAD) a par son soutien accompagné le Gouvernement de --------------------------- dans ses efforts de.........depuis....... Un prêt/don de UA -----------------------------------------millions a été approuvé en -------------------- pour le financement de-------------------------.

Les présents termes de référence (TDR) s'appliquent à l'audit des états financiers du ---------------- (le projet). Cet audit couvrira la période de ---------------------------

L'objectif de l'audit des états financiers du projet est de permettre aux auditeurs de formuler une opinion professionnelle sur la situation financière du projet au --------------- et sur l'état des recettes et dépenses couvrant l'ensemble de la période d'exécution des activités du projet. L'audit devrait également permettre aux auditeurs de formuler une opinion sur l'état du compte bancaire d'approvisionnement (compte spécial), ainsi que sur le respect des conditions de l'accord de prêt et des règles et procédures de la banque en matière de gestion de projet.

L'audit sera réalisé conformément aux normes internationales d'audit (ISA) ou aux normes d'audit de l'Organisation Internationale des Institutions Supérieures d'audit (INTOSAI) et comportera tous les contrôles et vérifications que les auditeurs jugeront nécessaires en la circonstance. En conduisant cet audit, une attention particulière devra être portée sur les aspects ci-après :

a) Les fonds de la Banque ont été utilisés conformément aux dispositions de l'accord de prêt dans un souci d'économie et d'efficacité et uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été accordés ;

b) Les fonds de contrepartie ont été obtenus et employés conformément aux dispositions de l'accord de prêt dans un souci d'économie et d'efficacité et uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été accordés ;

c) Les biens et services financés ont été acquis conformément à l'accord de prêt et aux règles et procédures pour l'acquisition des biens et services.

d) Tous les documents justificatifs nécessaires, dossiers et comptes ont été tenus sur toutes les activités du projet. Il doit exister des relations évidentes entre les livres des comptes et les états financiers présentés à la Banque, ainsi que le niveau de décaissement et l'état physique d'avancement du projet.

e) En cas d'utilisation de comptes spéciaux, ceux-ci ont été tenus conformément aux dispositions de l'accord de prêt et conformément aux règles et procédures de la Banque.

f) Les états financiers ont été préparés conformément aux normes comptables internationales (IAS) et aux principes comptables généralement admis (GAAP) et donnent une image fidèle et sincère de la situation financière du projet au ---------------- et de ses recettes et dépenses pour la période clôturée à cette date.

g) l'auditeur devrait entreprendre une évaluation complète de la pertinence et de l'efficacité du système comptable ainsi que du système général de contrôle interne permettant de vérifier les dépenses et toute autre transaction financière et d'assurer la sauvegarde et la conservation des avoirs financés par le projet.

h) l'auditeur devrait s'assurer que les comptes sont tenus par le projet conformément au manuel de décaissement de la banque de même qu'un registre des immobilisations.

a) Un état des recette et dépenses, indiquant séparément les fonds de la Banque et les fonds de contrepartie,

b) un Bilan indiquant les fonds cumulés du projet, les soldes bancaires les autres actifs et les passifs du projet, s'il y a lieu

c) une synthèse des dépenses présentée par rubrique du projet et par principale catégorie de dépense, à la fois pour l'année en cours et en total cumulé.

d) une liste complète de tous les actifs achetés, y compris la date d'achat, la valeur et l'état de chaque actif.

En conjonction avec l'audit des états financiers du projet, l'auditeur est tenu de vérifier tous les relevés de dépenses présentés à l'appui des demandes de retraits. Les auditeurs sont tenus d'auditer toutes les demandes de remboursement présentés à l'appui des demandes de retrait de fonds par le projet. Les auditeurs devront procéder à tous les contrôles et vérifications qu'ils jugeront nécessaires en la circonstance. Ces dépenses devront être examinées attentivement pour déterminer si elles sont admissibles au projet au regard de l'accord de prêt. Lorsqu'il est établi que des dépenses non admissibles ont été incluses dans les demandes de retraits et remboursées, les auditeurs devraient l'indiquer séparément. Il conviendrait de présenter en annexe aux états financiers, une liste des différentes demandes de retraits de fonds en spécifiant le numéro de référence et le montant correspondant. Le montant total des retraits de fonds effectués devrait être inclus dans l'état de rapprochement global des décaissements de la Banque décrit précédemment.

6.1 En conjonction avec l'audit des états financiers du projet, les auditeurs sont tenus d'auditer les mouvements de fonds sur le compte spécial lié au projet. Ces mouvements comprennent en général :

6.2 Les auditeurs devront formuler une opinion sur le niveau de respect des procédures de la Banque et sur le solde du compte spécial au -------------------------- L'audit devra examiner l'éligibilité et l'exactitude des transactions financières effectuées pendant la période considérée de même que les soldes à la fin de la période, la gestion et utilisation du compte spécial conformément à l'accord de prêt et l'adéquation des procédures de contrôle interne à ce mode de décaissement.

6.3 Un état récapitulatif du compte spécial et de l'opinion de l'auditeur sur ce point devra faire partie du rapport d'audit.

Outre l'opinion principale sur les états financiers du projet, le rapport d'audit sur les états financiers du projet devraient comporter un paragraphe distinct de commentaire sur chaque point d'attention énuméré dans sous le chapitre ETENDUE ci-dessus, et plus particulièrement, la conformité avec les dispositions de l'accord de prêt, les règles et procédures de la banque, les directives en matière de décaissement et d'acquisition et l'environnement de contrôle au sein duquel le projet est géré.

Outre le rapport d'audit, les auditeurs prépareront une `lettre de recommandations' dans laquelle ils :

Ø présenteront leurs commentaires et observations sur les enregistrements, systèmes et contrôles comptables examinés pendant l'audit ;

Ø identifieront les carences particulières et les points faibles des systèmes et des contrôles, et formuleront des recommandations en vue de leur amélioration ;

Ø feront un rapport sur le degré de conformité à chacune des clauses financières de l'accord de financement et présenteront des commentaires, le cas échéant, sur les facteurs internes et externes affectant cette conformité ;

Ø porteront à l'attention de l'emprunteur toute autre question qu'il jugeront pertinente.

9.1 Les auditeurs devraient avoir accès à tous les documents légaux, correspondances et toute autre information liée au projet et qu'ils jugent nécessaires. Ils devraient aussi obtenir la confirmation des montants décaissés et non clôturés à la Banque. Le chargé de projet de la Banque peut aider à obtenir ces confirmations.

9.2 Il est fortement souhaitable que l'auditeur devienne familier aux documents suivants préparés par la banque :

Ø directives sur l'établissement des rapports financiers et l'audit des projets ;

ANNEXES 3 : Extrait du document sur la difficulté de coordination des projets de développement Agricole selon l'ONG Oxfam International (14 ONG fédérées) mené dans trois pays d'Afrique de l'Ouest (Burkina Faso, Ghana, et Niger).

Dakar, 5 nov- La multiplication des projets agricoles des Partenaires techniques et financiers (PTF) a conduit à l'affaiblissement des ressources locales au Burkina Faso, au Ghana et au Niger, rendant inefficace l'aide à l'agriculture dans ces pays, selon Oxfam International.

Ces informations sont contenues dans un rapport de l'Organisation non gouvernementale dont le thème porte sur `'Aide à l'agriculture, des promesses aux réalités de terrain : L'état de coordination des interventions dans trois pays d'Afrique de l'Ouest''.

`'Les interventions sont réalisées à travers une multitude de projets, souvent mal coordonnés et parfois déconnectés des politiques et des programmes nationaux'', a révélé le document rendu public mercredi à Dakar.

`'Au lieu de renforcer les capacités des gouvernements, mentionne le rapport, la multiplication des projets conduit à un affaiblissement des ressources locales, tandis que la création d'unités de gestion parallèles, concurrence les services techniques dans ces pays''.

`'Les ressources humaines locales sont accaparées par la gestion à court terme des projets, le suivi des procédures et les missions d'évaluation propres à chaque bailleur. Ce qui rend souvent peu cohérente leur action globale'', souligne la même source.

En dépit de l'existence de cadres de concertation sectoriels les PTF peinent à progresser vers une meilleure coordination de leurs interventions, explique le document. Il recommande une coordination des interventions pour garantir un développement cohérent du secteur.

Peu désireuse de remettre en question leur logique d'intervention, la majorité des PTF ne consacre pas les ressources humaines et financières nécessaires à la coordination de leurs interventions, fait remarquer Oxfam International.

Faute de directives claires des Etats et des programmes sectoriels capables de fédérer les actions des PTF autour d'objectifs communs, cette situation se perpétue depuis de nombreuses années, lit-on dans le texte.

`'L'aide à l'agriculture est un système rodé, mai qui manque cruellement d'efficacité'', conclut le document qui rappelle toutefois que les investissements (PTF) représentent entre 60 et 80 pour cent des budgets du secteur rural dans les pays concernés.

Pays membres Régionaux		Pays membres non régionaux

Afrique du Sud	Sierra Leone	Allemagne
Algérie	Somalie	Arabie Saoudite
Angola	Soudan	Argentine
Bénin	Swaziland	Autriche
Botswana	Tanzanie	Belgique
Burkina-Faso	Tchad	Brésil
Burundi	Togo	Canada
Cameroun	Tunisie	Chine
Cap-Vert	Zambie	Corée
Comores	Zimbabwe	Danemark
Congo		Espagne
Côte d'Ivoire		Etats Unis d'Amérique
Djibouti		Finlande
Égypte		France
Érythrée		Inde
Éthiopie		Italie
Gabon		Japon
Gambie		Koweit
Ghana		Norvège
Guinée		Pays-Bas
Guinée-Bissau		Portugal
Guinée Équatoriale		Royaume-Uni
Kenya		Suède
Lesotho		Suisse
Liberia
Libye
Madagascar
Malawi
Mali
Maroc
Mauritanie
Maurice
Mozambique
Namibie
Niger
Nigéria
Ouganda
République de Centrafrique
République Démocratique du Congo
Rwanda
Sao Tome & Principe
Sénégal
Seychelles

ANNEXE 5 : Organigramme du Groupe de la Banque Africaine de Développement au 03/11/09

* ⁵ Avec des étapes jugulées à savoir :approbation- négociation, rapport d'achèvement-évaluation rétrospective

* ⁶ Santé, Eau et assainissement, Agriculture, gouvernance et ref économiques, transport et infrastructure etc.

* ¹⁰ Conditions, objectifs et moyens à mobiliser pour conduire une mission avec diligences.

* ¹¹ Task manager : spécialiste sectoriel dans un domaine d'intervention de la banque et responsable interne de la gestion du projet.

* ¹² Avis de non objection : point de vue de la Banque par rapport aux assertions contenues dans les états financiers compte tenue du niveau de réserves émises par l'auditeur externe.

* ¹⁵ OCDE, Déclaration de Paris sur l'efficacité de l'aide au développement, 3eme pilier

Audit des projets financés par une banque multilatérale de développement : l'experience de la banque africaine de développement

AVANT- PROPOS