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Les entreprises se trouvent de nos jours dans une situation
particulière du point de vue de la gestion de l'information en
général et plus spécifiquement, de la gestion des
archives. Elles émettent, reçoivent et accumulent une masse
importante de documents papier dont la maitrise pose un réel
problème.
Le phénomène est aggravé dans un contexte
dans lequel le recours aux outils bureautiques s'accentue avec comme
conséquence, la production d'une masse importante de documents.
Le document papier, outre son confort et la facilité de
la lecture linéaire qu'il offre, facilite la recherche de preuve
juridique. Mais il est difficile d'accès, sa gestion et son archivage
sont tout aussi difficiles. Les risques de dégradation ou de perte sont
élevés.
Ces documents qui sont habituellement actifs, peuvent avoir
une haute valeur pour l'entreprise, une valeur de preuve ou une valeur
historique. Une gestion inappropriée de ces documents actifs aura des
conséquences sur la fiabilité, l'intégrité ou
l'exhaustivité des documents d'archives.
Selon une étude du Gartner Group, près de 40% de
notre temps de travail, est consacré à la manipulation des
documents. Il faut bien sûr entendre : chercher, classer, ranger, copier,
diffuser, etc. Le coût engendré par ces actions peut
représenter entre 5 à 6% du chiffre d'affaires.
Il existe aujourd'hui des possibilités d'économies
facile à mettre en place en récupérant un pourcentage
significatif de ces coûts diffus et pourtant significatifs.
Pourquoi ne pas réfléchir à de nouvelles
pistes de solutions ? Et c'est bien là tout l'intérêt de la
valeur ajoutée d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) et de
la Gestion Electronique des Documents (GED).
Opter pour un SAE et une GED pour une disponibilité
immédiate des dossiers c'est éliminer les délais de
réponse. En plus, les dossiers ne peuvent pas être
égarés et les utilisateurs ont la possibilité d'y
accéder en ligne selon leur profiles et les autorisations
d'accès. La numérisation, l'identification et l'indexation des
documents, visent en premier lieu, à augmenter la productivité
sur le traitement des documents.
2
Avec la modernisation de l'administration et
l'évolution des réglementations nationales et au regard des
normes et standard internationaux, une nouvelle approche de gestion moderne des
archives se révèle un outil indispensable et essentiel.
Dans ce contexte, il s'avère important et opportun
d'élaborer un programme d'organisation et de gestion des archives pour
la mise en place d'un système intégré d'archivage
électronique selon les domaines d'activité., Il s'agit en
l'occurrence de repenser un tel système pour prendre en compte
l'ensemble des structures susceptibles d'intervenir dans la chaîne
d'établissement des actes d'état civil telles que les
Préfectures, la Police Nationale, et les communes.
Institution jouant un rôle stratégique dans la
délivrance des actes d'état civil au Bénin, les
Préfectures constituent le pivot dans le processus
d'établissement des cartes Nationales d'Identité.
Dans cette optique et pour tenter d'apporter des solutions au
problème d'enregistrement, de classement, de repérage et de
recherche des dossiers individuels à l'échelle nationale, il est
souhaitable d'imaginer un PROgramme NAtional de MOdernisation du Fonctionnement
Administratif et Technique (PRONAMOFAT) afin d'orienter le système
d'information des Préfectures sur des bases objectives, pérennes
dans une vision intégrée.
C'est pourquoi notre réflexion dans le présent
travail porte sur « la mise en place d'un Projet d'Archivage Electronique
des Dossiers de Cartes Nationales d'Identité (PAED/CNI)» pour
l'amélioration du fonctionnement des Préfectures.
L'objectif principal de ce projet est de proposer un
système de dématérialisation des pièces qui passe
par leur archivage électronique en vue d'une gestion dynamique,
opérationnelle et permanente qui permette aux Préfectures de
jouer pleinement leur rôle de pôle d'informations, capable de
satisfaire les besoins des usagers potentiels et actuels, conformément
aux normes afférentes au domaine.
Il s'agit donc de mettre les technologies actuelles de
l'information et de la communication au service de la gestion des documents
constituant les dossiers de demande de carte d'identité nationale au
niveau des Préfectures.
La problématique ainsi posée permettra de
répondre aux préoccupations suivantes :
+ Pourquoi le projet d'archivage électronique des dossiers
de cartes nationales d'identité (PAED-CNI) ?
+ Comment mettre en ~uvre ce projet ?
Pour y parvenir, dans une première partie de notre
travail, nous présenterons la structure d'accueil et le
déroulement du stage qui sera suivi de la seconde partie qui elle,
décrira la mise en place du projet d'archivage électronique des
dossiers de cartes nationales d'identité (PAED/CNI) à travers la
présentation du document de projet depuis sa description jusqu'à
sa mise en ~uvre.
Nous finirons par la définition des mécanismes de
viabilité et de pérennisation pour déboucher sur des
propositions et recommandations en vue d'une exécution efficace du
projet.
4
Le présent travail va appeler, à la proposition de
document de projet et à la formulation de recommandations assez
précises pour la mise en ~uvre d'un projet d'archivage
électronique.
Au regard de la situation peu reluisante dans nos
administrations en matière de gestion des documents, il était
temps de faire percevoir aux différents acteurs décisionnels, la
nécessité et les enjeux de l'adoption des solutions de GEDA par
les Préfectures.
Pour la réussite d'un tel projet, il fallait
également explorer ses spécificités et proposer une
démarche respectant une méthodologie qui mixe des approches
d'organisation structurante, des plateformes logicielles simples et ouvertes et
enfin, montrer comment piloter cet ambitieux projet pour en faire un
succès.
C'est pourquoi, le présent travail nourrit l'ambition
de mettre à nu, aussi bien les avantages que la méthodologie de
mise en place du projet d'archivage électronique des dossiers de cartes
nationales d'identité (PAED/CNI) pour un meilleur fonctionnement
administratif et technique des Préfectures.
PRESENTATION DE LA STRUCTURE ET
DEROULEMENT DU STAGE
6
CHAPITRE I : Présentation et organisation de
l'entreprise
SECTION 1 : Présentation de la structure
d'accueil
PARAGRAPHE 1 : Présentation - objectifs et vision
de la structure d'accueil
1.1 PRESENTATION DE LA STRUCTURE D'ACCUEIL
LOGO :
Siège social : Immeuble EL SABAOTH
Quartier Saint Michel Cotonou / BENIN TEL. BUREAU : (+229)
21-31-48-73
TEL.MOBILE : (+229) 97-64-84-97
08BP : 780 tri postal Cotonou
Site Internet :
www.gedtechnologies.com
E-mail :
info@gedtechnologies.com
1.1.1 L'EQUIPE :
Toutes les activités sont exécutées par
un panel de professionnels de l'Informatique, de Gestion Electronique des
Documents et de la Formation, ayant une bonne expérience de terrain et
des compétences éprouvées. Ce qui assure à
l'équipe pluridisciplinaire les aptitudes requises pour intervenir dans
de nombreux domaines économique, financier ...
L'équipe de GED TECHNOLOGIES est constituée de
consultants multidisciplinaires, notamment :
· des archivistes spécialisés en archivage
physique classique ;
· des intégrateurs spécialisés en
organisation et méthode;
· des spécialistes en Gestion Electronique des
Documents (GED) ;
· des spécialistes en Système d'Archivage
Electronique (SAE) ;
· des spécialistes en Système de Stockage
Sécurisé (SSS);
· des développeurs pour adapter les solutions aux
besoins de ses clients ;
· des formateurs sur chacune des solutions.
1.1.2 LES PARTENAIRES
La gestion documentaire, la Gestion Electronique des Documents
et l'Archivage Electronique constituent un volet spécifique des
interventions de la structure. Compte tenu des nombreux défis à
relever dans ce domaine, GED TECHNOLOGIES a noué des partenariats avec
des spécialistes locaux et Européens. Les produits avec lesquels
GED TECHNOLOGIES construit ses solutions s'appuient sur des partenaires Leaders
Européens de l'archivage électronique, d'édition et de
distribution d'équipements informatiques notamment : EurAfrik -
SOLUTIONS (
www.eurafrik.org),
GDExpert, M-FILES (
www.mfiles.com ), KODAK (
www.kodak.fr ), KOFAX (
www.kofax.fr ), SYNERWAY, HYLAND, OPEN
- TEXT, ~
1.2 VISON MISSION ET OBJECTIFS DE LA STRUCTURE D'ACCUEIL
1.2.1 LA VISION DE LA STRUCTURE D'ACCUEIL
La vision de GED TECHNOLOGIES est : « assurer la
pérennité des archives et des informations par la dynamique des
TIC dans une perspective de développement ».
La société GED TECHNOLOGIES est
spécialiste du métier d'archivage et de gestion documentaire
notamment de l'Archivage Physique, de la Gestion Electronique des Documents
(GED), et de Systèmes d'Archivage Electronique (SAE). Sa gamme de
produits s'adresse aux particuliers aux professions libérales, aux
PME-PMI, aux administrations publiques.etc.
1.2.2 LA MISSION DE LA STRUCTURE D'ACCUEIL
GED TECHNOLOGIES a pour mission de proposer aux institutions, la
gestion électronique des documents (GED) de façon graduelle
suivant une approche intégrée et progressive.
1.2.3. OBJECTIF GENERAL DE LA STRUCTURE D'ACCUEIL :
L'objectif global de GED TECHNOLOGIES est d'organiser la
production et la gestion des informations et accompagner les organisations pour
une gestion optimale de leur système d'information.
1.2.3.1 LES OBJECTIFS SPECIFIQUES DE LA STRUCTURE D'ACCUEIL
:
En terme d'objectifs spécifiques, GED TECHNOLOGIES vise
á :
- définir avec ses clients et en amont des outils
informatiques, une organisation du système documentaire en parfaite
adéquation avec les méthodes de travail, les procédures de
traitement des dossiers, les compétences techniques et les besoins
identifiés !
- accompagner ses clients tout en respectant ses attentes, et
pour cela il garantit la définition d'objectifs concrets,
planifiés et réalistes.
- promouvoir les nouvelles possibilités offertes par les
TIC en matière de gestion des documents et archives
8
PARAGRAPHE 2 : DOMAINES D'ACTIVITES & PRODUITS DE LA
STRUCTURE D'ACCUEIL
2.1. DOMAINES D'ACTIVITES
Les activités de GED TECHNOLOGIES s'articulent autour de
plusieurs volets à savoir:
La modernisation de la Gestion des documents et des archives :
- Gestion Electronique des Documents (GED) ;
- Dématérialisation (récupération
numérique de fonds documentaire) ;
L'audit organisationnel de systèmes d'archivage et
proposition d'orientations pour la mise en place de systèmes novateurs
de gestion optimale des archives et documents ;
La réhabilitation du fonctionnement administratif et
technique ;
La conception et commercialisation de divers logiciels de
gestion ; L'élaboration des manuels de procédures ;
La Formation ;
La distribution de scanners professionnels de bureau et de
production ; La distribution de systèmes de stockage et des
unités de sauvegarde.
2.2. LES PRODUITS
2.2.1 Matériels & Equipements
Scanners professionnels de production ;
Scanners de bureau :
Unités de stockage (disques optiques, Juke Box) ;
Unités de lecture (lecteur de disque optique) ;
Etc ...
2.2.2 Logiciels et solutions GED de KOFAX :
Ascent Capture, VRS, ~
NOVADYS :
- VERITY qui permet de retrouver
instantanément toute l'information stockée sur un ordinateur ou
sur un serveur : emails, courriers, photos, factures, articles de presse,
dossiers, thèses, bons de commande, rapports, études, appels
d'offres, devis, plans, vidéos, CV, etc
- ABBYY La fonction OCR (Reconnaissance
Optique de Caractères) intégrée à
Documind est développée par ABBYY Software House,
l'éditeur de FineReader.
- Documind Business Solution 4.5
Destinée aux petites et moyennes entreprises
souhaitant partager les informations jusqu'à 10
utilisateurs,
- Documind Corporate Solution est la
solution de Novadys destinée aux organisations publiques ou
privées souhaitant équiper plusieurs dizaines, centaines voire
milliers d'utilisateurs.
- Documind SDK Ce Kit de développement
vous permet d'ajouter facilement des fonctionnalités de GEIDE à
une solution existante ou de créer une nouvelle application à
partir de l'API (Application Program Interface).
- FineReader : Converti immédiatement
less documents papier en fichiers électroniques modifiables et
éditables!!
- ABBYY FineReader : application OCR (Reconnaissance Optique
de Caractères) idéale pour les utilisateurs qui demandent le plus
haut niveau de précision et de préservation de la mise en
page.
- Documind Advanced Solution Documind AS ; Documind
Corporate Solution 4.5;
FormReader ; FineReader Engine ; FlexiCapture Studio -
Etc ~
HYLAND qui représente l'ensemble des solutions On base
www.onbase.com SYNERWAY qui
conçoit et distribue des systèmes de sauvegarde à distance
tels que la technologie SYNERBOX
OPEN TEXT : Spécialiste des solutions d'ECM. L'offre
d'Open Text recouvre à la fois la gestion de contenu (GED, KM, Records
Management, WCM, Portail..) et le travail collaboratif (communautés de
pratiques, conférences en ligne, gestion des processus métiers)
www.opentext.org
M-FILES : toute une gamme de solutions adaptées à
tous types d'organisations et à tous contextes
www.m-files.fr
EURAFRIK : Spécialiste de la réhabilitation et de
l'informatisation du fonctionnement des institutions de sécurité
sociale, EurAfrik a développé les logiciels :
- PROMEXE : l'exécutable du PROMOFAT (programme
intégré de modernisation du
fonctionnement administratif et technique des Institutions de
Sécurité Sociale) qui
regroupe la gestion automatisée de l'immatriculation, du
recouvrement, des
prestations familiales, risques et maladies professionnelles et,
la gestion des pensions. - GACECIT : Gestion Automatisée du Compte
Employeur et de la Carrière
Individuelle des Travailleurs
- P2SEF Politique et Programme pour le Suivi de l'Equilibre
Financier des régimes de sécurité sociale
- TRACT : L'actuariat en temps réel
- DOCUMEX - SS pour la restitution des documents
dématérialisés sous forme d'image
- D-MAT - SS : dématérialisation des documents de
la sécurité sociale
www.eurafrik.org
2.2.3 Prestations et services
Assainissement et réorganisation des archives physiques ;
Dématérialisation (numérisation, indexation et
restitution) ; Mise en place de solutions workflow ;
Conception de logiciel de gestion et implémentation ;
Formation ;
Elaboration de manuels de procédures ;
Conception, installation et configuration de solutions
logicielles ; Transfert de compétences ;
Conseil en Ingénierie des réseaux ;
Audit et Optimisation des réseaux ;
Maintenance des Systèmes Informatiques ;
Etc ...
SECTION 2 : Structure organisationnelle de la
structure d'accueil
PARAGRAPHE 1 : organisation interne de la structure
d'accueil
La Direction Générale
Le Directeur Général est chargé de
coordonner et d'assurer la pleine intégration du fonctionnement de
toutes les activités aux plans administratif et technique.
Il se charge également de faire exécuter les
projets et de procéder au suivi desdits projets. Afin de remplir ses
missions, un certain nombre de services sont rattachés à la
direction.
Il s'agit notamment du :
+ Service Administratif et Financier (SAF) ;
+ Service Technique (ST)
- Cellule de Traitement Automatique de l'Information (S /
TAI)
- Cellule de développement des applications et Base de
données (S/DABD)
NB : Chaque cellule du service Technique comporte des
chefs de projet (CP) selon le domaine d'activité.
+ Service chargé des Formations (SCF) ;
+ Service Commercial et des Relations Extérieures
(SCORE)
eInuqu
10
PARAGRAPHE 2 : Ressources de mise en oeuvre et
logiciels conçus
2.1. Ressources de mise en oeuvre
Pour la conduite de ses projets, GED TECHNOLOGIES a
développé les compétences en matière de :
Technologies Principales : Oracle HA, Exchange en cluster,
Citrix Metaframe, Firewall-1, MPLS, VLAN, SAN en Gigabit
Outils de développement : JCreator
(Java), C++ Builder, Delphi, Visual Studio, Visual
studio.Net, Scheme, Visual Prolog, XI+,
suite Oracle, Turbo Prolog, Turbo Pascal...
HTML, XML, Java, JavaScript, VB et dérivés
(VBScript, VBA), ASP, Bash, Visual Studio 6.0, Front page 98, PowerBuilder 7,
Developer 6i /9i (Form Builder Niveau I et II, Report Builder), SQL Standard
(Programmation avancée), PL/SQL.
Atelier de Génie logiciel :
Win'Designer, Amc*Designor, PowerAmc (Version évoluée de
Amc*designer).
Systèmes d'exploitation : DOS, Unix, UNIX Solaris, UNIX
SCO, Linux, Windows NT/2000/2003
Protocoles et Outils d'application web: IP,
X509, SSL, LDAP, HTTP, SMTP, SNMP, WAP, SSH, SOAP, Web Services, DNS, VPN
Macromedia Dreamweaver, Web Expert, Hot Dog, PHP, HTML, ASP, Macromedia
Flash.
Configuration de réseaux utilisant les protocoles TCP/IP
sous WINDOWS 9.X, NT 2000,2003, XP et Linux.
Réseaux & Télécoms :
Lan, Wan, Tcp/Ip, VLAN, Proxy, Reverse Proxy, Antivirus, routeurs et switchs
Cisco
Méthodologie : UML, Marion, Mehari,
Merise Avancée, Algorithmique Avancée Serveurs
:
- Serveurs de Messagerie : Exchange, Postfix, Microsoft Exchange
2000 -- Serveurs Webs : IIS, Apache
-- Serveurs d'Applications: Weblogic
Applications Server (BEA), TomCat
SGBDR: ACCESS 97/2000 (Programmation
avancée), SQL Server 7/2000, Visual FoxPro.6, Dbase, MySQL, Oracle 8,
8i, 9i (Mise en oeuvre, administration de la base de données et tuning),
ASA (adaptive server anywhere) de SYBASE.
Annuaires LDAP: iPlanet Directory Server
(iPlanet), OpenLDAP, Active Directory Single Sign On: Site Minder
(Netegrity)
12
Firewalls: Firewall -1 (Check Point), M>Wall
(EADS), IPChain, Cisco Pix (Cisco).
Outils de Supervision : Netsaint, Nagios, Mrtg,
Risk Manager, Patrol
Logiciels de gestion documentaire et d'archivage : Ascent Capture
de KOFAX, DM et RM de OPEN TEXT et la plupart des logiciels conçus par
ses partenaires.
GED technologies maitrise les mécanismes de
rédaction des manuels de procédures : l'outil PROCED avec
intégration de la gestion documentaire.
A la lumière des normes un appui est apporté
pour mettre en place un manuel des procédures documenté
complètement sur les méthodes et procédures de gestion
technique. Ce cahier des charges est nécessaire au processus
d'amélioration du fonctionnement administratif et technique des
institutions notamment pour la mise en place d'un système
intégré de gestion. A terme, il servira de base à
l'automatisation des procédures et à l'organisation d'une gestion
électronique ou informatisé des procédures (GED ou
Workflow).
2.2 Logiciels conçus
Dans le domaine de la Gestion documentaire, la gestion
électronique des documents et de la gestion des archives, GED
TECHNOLOGIES élabore et met en place :
- des modes opératoires d'assainissement des fichiers
physiques,
- des mécanismes d'intégration des systèmes
physiques, électroniques et des bases de données
informatiques,
- des outils de capture de documents, Gestion électronique
des documents, Archivage électronique (Data management, Record
Management et Workflow),
2.2.1 La solution informatique de gestion de
courrier et de suivi des dossiers : Conçue par des experts
ayant travaillé à EurAfrik - Solutions, et qui sont aussi des
consultants de GED Technologies, ce logiciel apporte les fonctions de base
suivantes :
> Gestion des courriers entrants et sortants
> Gestion électronique des documents sous format
électronique (MS office, PDF, HTML...) > Gestion et
référencement des courriers papiers ou des documents
déjà au format numérique > Ajout de commentaires,
annotations relatives au traitement du courrier
> Distribution des courriers aux destinataires
désignés au sein de la structure
> Localisation du classement physique du courrier sur la base
du cadre de classement documentaire de la structure
> Indexation, et mise à disposition des courriers par
l'intermédiaire du moteur de recherche
14
> Transfert et assignation d'instructions associées au
courrier à vos collaborateurs > Suivi des instructions
effectuées
> Archivage des courriers
> Consultation sécurisée du courrier à
partir des droits d'accès
> Sécurité des courriers par les niveaux
d'habilitation
2.2.2 Promotion et paramétrage du
système SYNERBOX,
Une solution toute intégrée de sauvegarde et
de restauration des données est une nouvelle approche
concrète développée par SYNERWAY (partenaire de GED
TECHNOLOGIES), et qui offre une fiabilité, une simplicité et
une réduction globale des tâches d'exploitation.
Ce programme a été développé pour
offrir la garantie et toute la sécurité, de restaurer les
données au quotidien quoiqu'il arrive.
Il s'agit d'une solution caractérisée par :
La sauvegarde sur disque et duplication des données sur
bandes.
La restauration depuis le disque.
la commande de la sauvegarde à distance.
L'externalisation sur cartouches.
Un mode Plan de Reprise d'Activité (PRA) exclusif et
breveté.
Un paramétrage intuitif des profils des sauvegardes.
Une intelligence pour faire face à toutes les
situations.
2.2.3. Applications financières et comptables
:
Ce logiciel SAGEC permet de produire les états financiers
énumérés ci-dessous en temps réel avec
Intégration de la gestion documentaire:
> Les brouillards de caisse(s) et banque (s),
> Les journaux de trésorerie et des opérations
diverses, > Les concordances bancaires,
> Le grand livre,
> La balance Générale,
> Le compte de résultat,
> Le bilan,
> Les comptes de résultat par gestion,
> Les tableaux de financement.
> Parmi les autres états qui peuvent être obtenus
on retiendra :
> Le tableau des immobilisations (toutes les gestions
confondues) ; > Le tableau des amortissements (toutes les gestions
confondues) ; > Le tableau des provisions (toutes les gestions confondues)
;
> L'état des échéances et des dettes
à la clôture de l'exercice ;
> L'état des engagements de l'organisme en
matière de crédit bail ;
> Le tableau des effectifs au 31 décembre et leur
ventilation par catégorie ; > L'évolution des résultats
de l'organisme au cours des derniers exercices.
Cette liste n'est pas limitative. D'autres états peuvent
être obtenus sur requêtes.
2.2.4 Expériences de GED TECHNOLOGIES
Les Experts et consultants de l'équipe de GED
TECHNOLOGIES ont piloté plusieurs projets de consulting en
archivistique, en documentation, en Gestion Electronique de Documents et en
développement d'applications de gestion au profit d'opérateurs
publics et privés dans différents secteurs d'activité tels
que la Sécurité sociale, les assurances, le secteur agricole, les
institutions financières, etc...
Ceci a permis à GED TECHNOLOGIES de développer une
expertise reconnue dans ces domaines.
Au plan des ressources humaines, les experts de GED
TECHNOLOGIES participent depuis plusieurs années à la mise en
~uvre de divers projets en partenariat avec des spécialistes
européens et Béninois.
CHAPITRE II : LE DEROULEMENT DU STAGE SECTION 1 :
Fonctions - responsabilités et Tâches
exécutées
PARAGRAPHE 1 : les Fonctions et
responsabilités
1.1. Collaborateur des Conseillers Techniques Principaux
de divers projets et Responsable Administratif et Financier :
De la synthèse des postes technique et administratif que
nous avons occupés, nous retenons les fonctions suivantes :
En matière de gestion et traitement des informations,
nous avons saisi des informations, mis en forme des données,
géré la messagerie électronique, mis en page pour site de
type « intranet » et « internet », géré
l'agenda du Directeur Général, classé et archivé,
pris des notes lors d'entretiens d'affaire, contribué à
l'actualisation de bases de données documentaires, etc ~
En matière de production et de gestion, nous avons
rédigé des courriers courants, rédigé des comptes -
rendus de réunion, géré des dossiers de nature «
technico - administrative », tenu des plannings et de tableaux de bord,
préparé des dossiers d'aide à la décision etc
...
En matière de Gestion des Ressources Humaines de
proximité, nous avons enregistré et suivi les congés, les
actions de formation, les absences, préparé les
déplacements et contribué à la gestion comptable, accueil
et encadrement des stagiaires, etc ...
En matière d'appuis logistiques, nous avons
assuré la reproduction de documents, le suivi des fournitures de bureau,
des consommables bureautiques, la maintenance de premier niveau (l'entretien du
petit matériel), reliure courante, appuis bureautique : aide à
l'utilisation de logiciels, dépannages simples, etc ...
En matière de médiations interpersonnelles, nous
avons orienté des visiteurs, assuré l'accueil physique et
téléphonique, régulé les relations internes, etc
...
L'ordre des fonctions énumérées ne
revêt pas un caractère chronologique. Il tente une
hiérarchisation quant aux savoir et savoir-faire acquis. De méme
l'énumération des activités est présentée
par ordre de complexité.
16
PARAGRAPHE 2 : Taches exécutées
2.1 - ACTIVITÉS RELEVANT DU PÔLE
COMMUNICATION
2.1.1 Dans le domaine de la communication
écrite textuelle et visuelle, nous avons procédé
à la : Rédaction, traitement et production de
textes divers sur des supports divers (courrier, notes, comptes rendus,
rapports, réponses aux appels d'offres, propositions financières
et propositions techniques, prospectus, brochures, fiches produit...) dans des
contextes professionnels variables (prise de notes, mémorisation
d'informations orales, lecture rapide ou non d'un ensemble de documents...).
-- Conception de catalogue de formation sur différents
modules, programmation et suivi;
-- Elaboration et présentation de la synthèse de
documents, de dossiers, d'opérations ; préparation de la revue de
presse.
-- Diffusion et transmission de tous documents utiles en temps
opportun.
2.1.2 Dans le domaine de la communication orale,
il s'est agit pour nous de :
-- l'accueil en situation de face à face et de l'accueil
au téléphone.
-- filtrage des appels téléphoniques et des
visiteurs.
-- la présentation orale d'informations devant une
personne, devant un petit groupe. -- l'écoute active en situation de
relation interpersonnelle ou dans un petit groupe.
-- la mise en relation et facilitation des relations entre deux
personnes ou un petit groupe. -- l'animation d'une petite équipe.
-- la participation à presque toutes les réunions
et animation d'un petit groupe.
-- la participation à des entretiens, conduite
d'entretiens dans un contexte de relations courantes et professionnels.
-- l'animation de formations sur divers thèmes traitant de
la modernisation du fonctionnement
administratif et technique des Administrations.
2.2 - ACTIVITÉS DU PÔLE ORGANISATION
2.2.1 En matière de Gestion de l'information
textuelle et numérique, nous avons
Conçu des supports d'information (imprimés,
dossiers, répertoires, pages-écran...).
-- Choisi, organisé et/ou mis en exploitation des supports
d'information: supports papier, magnétiques (disque dur, disquette),
optiques (vidéodisque, disque optique)...
-- Conçu, organisé et/ou mis en exploitation des
fichiers, de bases de données.
-- Classé, archivé au regard des normes novatrices
et de l'évolution technologique.
2.2.2.En matière de Gestion du temps,
nous avons été chargé de :
l'Organisation des rendez-vous par la tenue d'agendas ;
-- la conception et du suivi de programmes,
d'échéanciers, tenue de plannings, relances... 2.2.3.En
matière de Gestion des activités, sur instruction du
Directeur Général, nous avons : Organisé
des réunions courantes ;
-- Organisé les voyages et déplacements du
personnel ;
-- Organisé et réparti les tâches et les
moyens au sein des équipes projet à travers l'affectation des
moyens ; élaboration de consignes ; contrôle de l'utilisation des
équipements et des procédures bureautiques ; monitorat
auprès du personnel ;
-- Tenu des budgets liés à des opérations ou
activités d'un service, suivi les dépenses. 2.2.4 En
matière de Gestion des projets, les activités ont
été axés essentiellement sur :
- la planification, l'affectation des moyens, la mise en ~uvre,
le suivi, la mise en place de bilans
d'opérations diverses telles que :
- l'organisation d'une manifestation à caractère
exceptionnel (journées portes ouvertes, participation à des
salons d'exposition ...) ;
- l'élaboration de prospectus, de plaquettes et
brochures,
- la mise en place de nouvelles procédures induites par
l'adoption des nouveaux équipements et nouvelles applications,
- la proposition de réponse aux appels d'offres
(propositions techniques et financières) - le suivi de
l'exécution et du chronogramme de certains projets.
2.3 - ACTIVITÉS RELEVANT DU PÔLE
DOCUMENTATION
En matière de Gestion Electronique des documents
(GED) et de Système d'Archivag Electronique (SAE), nous avons
participé aux opérations suivantes :
- Elaboration de cahier de charges d'archivage
électronique, - Numérisation de documents
- Sauvegarde des données ;
- Actualisation de dossiers documentaires....
18
SECTION 2 : Observations et suggestions
PARAGRAPHE 1 : Observations
Durant notre stage à GED TECHNOLOGIES, nos observations
les plus essentielles sont de deux ordres. Les points positifs et les points
qu'il est souhaitable d'améliorer.
Pour ce qui concerne les points positifs, nous avons
noté de « lendemains prometteurs » pour cette structure et
ceci se justifie par l'enthousiasme, la jeunesse de l'équipe et le
caractère novateur de ses domaines d'activité.
Quant aux aspects à améliorer, d'une part, nous
avons relevé le besoin d'une politique d'extension plus rapide des
activités et d'autre part, la question cruciale de la veille
technologique. Nous soulignons également la nécessité
d'une meilleure maîtrise de la Gestion Prévisionnelle des
Effectifs et Compétences (GPEC).
Il s'agit notamment de :
- la difficulté à étendre les réseaux
de distribution et les représentations ;
- du manque d'une réelle politique de
pénétration et de couverture globale du marché national
;
- l'insuffisance de partenariats conclus avec d'autres
sociétés des pays de la sous région ; le domaine
d'activité étant transversal ;
- le besoin de mettre en place des manuels de
procédures pour chacune des catégories de produits et prestations
proposés par la structure. La satisfaction de ce dernier besoin devrait
évoluer vers un bon système d'évaluation (SE) et une bonne
Gestion Prévisionnelle des Effectifs et Compétences (GPEC).
PARAGRAPHE 2 : Suggestions
Nos suggestions constituent des propositions relatives
à nos observations concernant les aspects qu'il est souhaitable
d'améliorer.
En effet, pour une meilleure extension des activités
dans la sous région, les réseaux de distribution des produits
proposés par GED TECHNOLOGIES, il nous parait important de
définir une politique consistant à développer des
partenariats avec des structures des pays à cibler et envisager des
représentations de GED TECHNOLOGIES à l'extérieur.
Pour se faire, GED TECHNOLOGIES peut envisager de nouer le
partenariat avec les associations professionnelles tels que l'ordre des
notaires, l'ordre des avocats, l'ordre des experts comptables,
l'ordre des médecins, les associations des institutions
financières et bancaires, les associations des assurances etc ~
Le manuel de procédures, élément capital
dans la définition de « qui fait quoi quand et comment », est
à notre avis, un outil essentiel pour toute organisation bien
structurer.
En effet, pour ce qui concerne GED TECHNOLOGIES, une mise en
place des manuels de procédure par catégorie de prestation
améliorera certainement le fonctionnement qui sera formalisé avec
pour avantage, responsabilisation et bonne gestion des effectifs et des
compétences.
20
PROJET D'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOSSIERS DE
CARTES NATIONALES D'IDENTITE (PAED/CNI)
CHAPITRE I : DESCRIPTION DU PROJET D'ARCHIVAGE
ELECTRONIQUE DES DOSSIERS DE CARTES NATIONALES D'IDENTITE POUR L'AMELIORATION
DU FONCTIONNEMENT DES PREFECTURES (PAED/CNI)
SECTION 1 : Contexte et objectifs
PARAGRAPHE 1 : Contexte et justification
Le problème de la gestion des archives dans
l'administration béninoise en général et dans les
préfectures en particulier reste entier. Les services d'état
civil peinent à offrir un service de qualité aux usagers.
Aux difficultés classiques liées entre autre
à l'inorganisation, la lenteur administrative, la violation des textes,
la corruption et à l'absentéisme, s'ajoutent le besoin
d'améliorer les prestations fournies aux usagers. Pour améliorer
les relations des usagers avec ses différents services, et leur offrir
des services de qualité dans des délais satisfaisants, les
Préfectures doivent maîtriser l'information administrative et
technique, grâce à des outils modernes et performants basés
sur les actuelles Technologies de l'Information et de la Communication
(TIC).
Par ailleurs, la croissance démographique et
l'obligation faite à tout béninois de disposer d'une carte
nationale d'identité confèrent aux Préfectures en tant que
représentantes de l'Etat et du Gouvernement Béninois
dans les Départements, un rôle stratégique vis-à-vis
des populations qu'elles sont appelées à administrer.
Dans ce contexte, le recours à la Gestion Electronique
des Documents et Archives (GEDA) répond parfaitement à une
problématique d'archivage et de traitement des documents «
actifs» et semi - actifs des Préfectures.
La modernisation de la gestion des archives et du
système de traitement des documents sont nécessaires pour relever
ces défis. Ceci peut donc être obtenu par l'intégration des
opportunités spectaculaires offertes par les nouvelles technologies de
l'information et de la communication.
Partant de ces constatations, il nous est paru important
d'apprécier la gestion des documents au sein de certaines
Préfectures, notamment à la préfecture de Cotonou et celle
de Porto - Novo, d'identifier les problèmes après analyse de
l'existant et de dégager des orientations pour la modernisation de leur
fonctionnement technique et administratif.
22
Parmi ces orientations figure la mise en place du Projet
d'Archivage Electronique des Dossiers de Carte Nationale d'Identité
(PAED - CNI), objet de notre mémoire.
Il s'agit d'apporter un appui technique pour la mise en place
de l'infrastructure physique et logique (matériels et logiciels
informatiques, formation pour le transfert de compétence) pour la
modernisation de cette activité au niveau de l'ensemble des
Préfectures du Bénin.
Au regard des retombés de cette initiative, le projet
d'archivage électronique des dossiers de carte nationale
d'identité (PAED - CNI) ambitionne de devenir un élément
essentiel du système d'information pour toutes les Administrations
susceptibles d'exploiter les données individuelles de la population.
PARAGRAPHE 2 : Objectifs - résultats attendus et
indicateurs du projet
2.1 Objectif général :
Le projet (PAED - CNI) a pour objectif global,
l'amélioration du système de traitement des documents constituant
les dossiers de demande de cartes nationales d'identité grace à
l'utilisation de l'outil informatique et des technologies de gestion
électronique des documents et archives (GEDA).
2.2 Objectifs spécifiques :
Les objectifs poursuivis sont :
faciliter l'identification et le repérage de tous les
dossiers individuels de demande d'établissement de carte nationale
d'identité dans les préfectures au terme du projet; assurer la
sauvegarde et la conservation pérenne des documents constituant les
dossiers dans les préfectures au terme du projet,
assurer la protection physique et intellectuelle des documents
constituant les dossiers de carte d'identité nationale dans les
préfectures au terme du projet,
offrir des services visant l'utilisation optimale des dossiers de
carte d'identité nationale dans les préfectures au terme du
projet,
veiller à la mise en application des règles de
conservation des documents constituant les dossiers de carte d'identité
nationale dans les préfectures au terme du projet, quelque soit
l'étape de leur cycle de vie.
2.3 Résultats attendus
Ce dispositif sera conçu et organisé
conformément aux normes reconnues en ce domaine, et permettra :
> de répondre au mieux aux besoins en offrant un
service de référence rapide et efficace,
> un repérage facile des documents
et/ou des dossiers,
> de faciliter la transmission rapide des dossiers
à un éventuel requérant.
Comme effet induit, on notera :
La diminution des conséquences de la mobilité du
personnel,
La mobilité du personnel au sein d'un organisme a
souvent pour effet de réduire, du moins temporairement,
l'efficacité administrative pour la simple raison que les personnes
nouvelles dans un poste ou une fonction ne s'y retrouvent pas dans les
documents de leurs prédécesseurs. La mise en place d'un
système de gestion des documents actifs structuré et performant
permet de réduire les effets négatifs de cette mobilité et
d'assurer ainsi une certaine continuité de gestion.
La réduction des coûts de traitement et
d'utilisation des documents,
La gestion des documents actifs, parce qu'elle
systématise les façons de faire et qu'elle relève de la
responsabilité d'intervenants spécifiquement formés
à cette fin, permettra aux Préfectures de réduire
considérablement leurs dépenses liées au traitement et
à l'utilisation de l'information sur les cartes nationales
d'identité.
La mise en place d'un système de capture pour la
numérisation, la gestion électronique et l'archivage
numérique permettra de garder trace des cartes nationales
d'identité qui transitent par les Préfectures du Bénin.
L'information relative à cette activité sera rendue
disponible en permanence et au moindre coût pour tout utilisateur
autorisé.
24
2.4 Résultats attendus et indicateurs du
projet
|
Résultats attendus
|
Indicateurs
|
|
Activités préparatoires
|
|
Les autorités politico - administratives identifiés
ont effectivement adhéré au projet
|
Au total 15 autorités ont effectivement
adhéré
au projet :
- Les six Préfets et leur Secrétaire
Général
respectif
- 3 membres de la délégation du
Ministère
de l'intérieur
|
|
Les agents chargés de la gestion des dossiers de CNI de
la Préfecture concernée ont participé à une
séance de travail d'approfondissement.
|
2 archivistes et 2 informaticiens de chaque
préfecture ont participé à une séance
de travail d'approfondissement
|
|
L'approfondissement des besoins est réalisé
|
Un mémo est réalisé pour chaque
préfecture bénéficiaire
|
|
Le planning des activités pour la préfecture
concernée est finalisé
|
Un planning des activités est réalisé pour
chaque préfecture bénéficiaire
|
|
Audit du fond documentaire
|
|
Le tableau de gestion et le tableau de conservation des
différents types de documents existants sont conçus
|
Un tableau de gestion et un tableau de
conservation de la typologie des documents constituant le
dossier de demande de CNI sont confectionnés
|
|
Le cadre de classement est proposé
|
Un cadre de classement est proposé
|
|
La volumétrie du fonds documentaire est
évaluée
|
Une évaluation de la volumétrie du fond
documentaire est réalisée
|
|
Les exigences de gestion sont recueillies et les
procédures de consultation sont identifiées
|
Les exigences de gestion et les procédures de
consultation sont identifiées
|
|
Les différentes classes de documents à configurer
sont définies
|
Les différentes classes de documents à configurer
sont définies
|
|
Tous les documents répertoriés sont codifiés
et validés par la Préfecture
|
Tous les documents répertoriés sont codifiés
et validés par la Préfecture
|
|
Elaboration des cahiers de charges pour la conception des
classes de documents
|
|
Les métadonnées d'identification des documents sont
définies
|
Les métadonnées d'identification des documents sont
définies
|
|
Les séparateurs des documents sont définis
|
Les séparateurs des documents sont définis
|
|
Installation de la chaîne
|
|
L'évaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la
chaîne de numérisation des dossiers est réalisée
|
L'ensemble des composants de la chaîne de
numérisation (Un logiciel ASCENT CAPTURE, Un scanner, Un
lecteur UDO ,4 ordinateurs, Juke - Box) est défini
|
|
Les postes de travail dédiés à la
chaîne de numérisation sont intégrés dans un
réseau informatique.
|
4 ordinateurs sont intégrés dans la chaine et
configurés dans un réseau informatique
|
|
Le scanner est installé et configuré
|
Un scanner est installé et configuré
|
|
Le lecteur UDO est installé et configuré
|
Un lecteur UDO est installé et configuré
|
|
Le logiciel ASCENT CAPTURE est installé et
configuré sur les postes de travail de la chaîne
|
Un logiciel ASCENT CAPTURE est installé et
configuré sur les postes de travail de la chaîne
|
|
Configuration du logiciel Ascent Capture en fonction des
différentes classes de documents
identifiées.
|
|
Le logiciel ASCENT CAPTURE est configuré en fonction
des différentes classes de documents identifiées
|
Un logiciel ASCENT CAPTURE est configuré en fonction
des différentes classes de documents identifiées
|
|
Le système de base de données relationnelle en
fonction des différentes classes de documents identifiées
|
Un système de base de données relationnelle en
fonction des différentes classes de documents identifiées
|
|
La base de données relationnelle est
implémentée en fonction des différentes classes de
documents identifiées
|
Une base de données relationnelle est
implémentée en fonction des différentes
classes de documents identifiées
|
|
Des recommandations pour les synergies avec les applications
métiers sont formulées en fonction des différentes classes
de documents identifiées
|
Un mémo sur les recommandations pour les synergies avec
les applications métiers est rédigé en fonction des
différentes classes de documents identifiées
|
|
Le module de restitution est réalisé en fonction
des différentes classes de documents identifiées
|
un module de restitution est développé en
fonction des différentes classes de documents
identifiées
|
|
Des Tests unitaires de mise en ~uvre sont effectués
|
Trois Tests unitaires de mise en ~uvre sont
éffectués
|
|
Le rapport à mi - parcourt est réalisé
|
Un rapport à mi - parcourt est réalisé
|
|
La masse documentaire est numérisée et
récupéré sous forme électronique
|
Toute la quantité des anciens dossiers de
demande des CNI dans les archives est
numérisée
et récupéré sous forme électronique
|
26
Formation du personnel pour la prise en charge de la
chaine pour la numérisation des nouveaux dossiers
|
|
Le manuel des utilisateurs et le manuel de
l'administrateur du système sont
rédigés
|
Un manuel des utilisateurs et un manuel de
l'administrateur du système sont rédigés
|
|
La formation à l'utilisation de la chaîne
pour la gestion des nouveaux dossiers est réalisée
|
Une formation à l'utilisation de la chaîne pour la
gestion des nouveaux dossiers est réalisée
|
|
La formation à l'administration des
informations de la chaîne est
réalisée
|
Une Formation á l'administration des informations de la
chaîne est réalisée
|
|
Le rapport final du projet est
réalisé
|
Un rapport final du projet est réalisé
|
SECTION 2 : Méthodologie de mise en oeuvre -
population cible etacteurs impliqués
PARAGRAPHE 1 : Méthodologie de mise en
oeuvre
1.1. Orientations Techniques et description des
activités du projet
1.2. Orientations techniques
a) Traitement des problèmes liés au classement
et à la recherche des documents du dossier de CNI Au cours de cette
étape il s'agit d'élaborer les outils tels que :
· un cadre de classement cohérent pouvant faciliter
le classement des documents ;
· un instrument de recherche adéquat
(référencement - recherche - repérage - accès).
b) Les données spécifiques à recueillir
sur les documents du dossier de CNI
Pour chaque série de documents inventoriés, on
devra notamment procéder au recueil des informations suivantes :
le format ou support des documents (papier, numérique,
etc.);
le mode de classement et de repérage actuel;
Le système de codification des documents ;
la durée de conservation actuelle ou souhaitée;
la période d'utilité administrative, la
fréquence de consultation et le degré de
confidentialité;
les informations d'ordre juridique;
le matériel de conservation ou d'entreposage à
retenir.
c) Les données sur l'infrastructure physique et
logique actuelle des préfectures du Bénin. Les
données seront recueillies sur :
Les plates-formes informatiques;
Le réseau ;
Les imprimantes
Les systèmes d'exploitation.
Les systèmes de sécurité et de
sauvegarde.
d) Schéma de la procédure actuelle de
demande et d'obtention de la CNI
28
1.3. Activités du Projet
1.3.1. Les étapes de la démarche
méthodologique à adopter
Les Procédures de mise en place du système de
capture et de gestion électronique des documents
La mise en ouvre du système de capture et d'archivage
électronique s'organisera selon les procédures ci-dessous:
- la collecte des documents ;
- la préparation de ces documents en lots ;
- - le scanning et la numérisation des
documents ;
- - la consultation et l'indexation des documents scannés
;
- le contrôle final de qualité ;
- le transfert des documents indexés sur disque optique
en vue de la diffusion et de la communication
- - l'accès aux documents via un module de recherche
Au plan méthodologique, la démarche
comportera les étapes suivantes :
> Inventaire et codification des différents types de
documents des dossiers des cartes nationales d'identité suivant les
normes et principes de codification ;
> Définition de l'arborescence architecturale du fonds
documentaire et mise en relief des liens hiérarchiques depuis le fonds
jusqu'aux pièces ;
> Identification et définition des critères
pertinents sur la base desquels on peut rechercher sans ambiguïté
une pièce précise d'un dossier, d'un sous-dossier ou de
l'ensemble du fonds documentaire ;
> Définition et adaptation des outils de classement
et de conservation et tous autres outils archivistiques en usage au sein des
Préfectures et permettant de communiquer avec l'environnement (cadre de
classement, instrument de recherche, calendrier de conservation, etc...) ;
> Identification et définition de la
traçabilité des mouvements et des utilisations des documents ;
De manière synthétique la mise en place
d'une solution de gestion électronique de documents est décrite
ci-dessous.
30
SCHEMA FONCTIONNEL DE MISE EN PLACE D'UNE SOLUTION
GED
Architecture fonctionnelle de la solution proposée
:
Pour le traitement des dossiers de CNI, l'architecture de
la solution proposée peut ~tre schématisée de la
manière suivante :
traitement des dossiers)
Archives des dossiers de CNI
32
1.3.2 Choix des logiciels et des
équipements
Le logiciel de numérisation choisi est Ascent Capture.
Il s'agit d'un logiciel couramment utilisé et qui présente de
nombreux avantages. Le logiciel associé pour le pilotage du lecteur de
stockage est QSTAR.
Pour le serveur de Base de Données, Windows Server a
été retenu.
Pour les autres logiciels, le choix s'est porté sur des
logiciels ayant fait leur preuve.
1.3.2.1 Le logiciel de numérisation ASCENT
CAPTURE.
Ascent Capture est une famille de produits modulaires qui allie
une capacité de capture et de traitement d'images de documents, des
fonctions sophistiquées de reconnaissance de données et des
technologies Internet pour résoudre les problèmes de capture les
plus complexes des entreprises les plus exigeantes.
Le logiciel Kofax Ascent Capture permet de vérifier les
documents numérisés, de valider les données extraites, de
les indexer en vue d'une consultation ultérieure et de les envoyer, en
toute transparence, dans le système de gestion des documents.
Le système Ascent Capture Internet Server permet pour
sa part aux bureaux distants de numériser aisément des documents
en vue de leur traitement sur un système central. Ce système
permet de gagner du temps ainsi que de réduire les coûts et les
risques de perte de documents.
Avec Ascent Capture Web Validation Server, il suffit aux
opérateurs distants de disposer d'un navigateur et d'une connexion
à Internet pour consulter et indexer (par ajout de mots-clés) les
documents traités par le système de capture.
VirtualReScan améliore de façon spectaculaire la
qualité d'image et offre la possibilité sans
précédent de produire des images parfaites sans exiger de
nouvelles numérisations, une contrainte particulièrement
coûteuse. Les accélérateurs matériels et des moteurs
logiciels soutiennent VirtualReScan afin d'améliorer la vitesse de
numérisation et la qualité d'image pour Ascent Capture et
d'autres applications basées sur ImageControls. ImageControls fournit
des outils de programmation visuelle conviviaux qui permettent de créer
des applications sophistiquées de traitement et de capture d'image.
1.3.2.1.1 LE PROCESSUS D'ACQUISITION D'ASCENT
CAPTURE
1.3.2.1.2 PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOCUMENTS A PARTIR
DU SERVEUR INTERNET D'ASCENT CAPTURE (en option)
34
1.3.2.1.3- Garanties de Sécurité
associées au système
Le support optique pour le stockage des données
est choisi avec l'exigence de garanties contractuelles
d'inaltérabilité et de fiabilité. Le support optique
retenu :
- est de maintenance plus facile et de qualité meilleure
que les supports magnétiques ;
- permet de conserver les données stockées pendant
de très longues périodes : plus de 50 ans renouvelables;
- offre des accès plus rapides que le support papier ou le
disque magnétique.
La technologie utilisée pour les disques
optiques (WORM ou Write Once, Read Many) garantit la non falsification des
données du disque optique. Grâce à cette technologie, les
données stockées peuvent être consultées
indéfiniment. Elles ne peuvent être ni effacées, ni
modifiées ou altérées
La base de données est gérée par le
logiciel Ascent Capture. Elle ne peut être modifiée que par le
constructeur. Des précautions nécessaires pour la
sécurité, consistent en des prises de copies journalières
tant du disque optique que du disque magnétique. L'accès aux
données à partir des index est géré par un logiciel
dont seul le constructeur a la source. Il ne peut donc être
altéré.
La section archivage, comme la salle des serveurs informatiques
ne devraient être accessibles qu'à des personnes
autorisées. Un système global de sécurité devrait
mémoriser les accès à ces salles.
Un système complémentaire de
sécurité devrait être assuré par le stockage dans un
coffre anti-feu (copies du disque optique et du disque magnétique). En
cas de nécessité, il devrait être possible de reconstruire
la base de données optique en parcourant séquentiellement les
copies des disques optiques.
Au total, la mise en place de ce système
répondra impérativement aux normes qui président au
processus d'archivage électronique non seulement pour garantir les
libertés individuelles, mais aussi pour assurer la
sécurité des données. C'est à travers cette
sécurité d'exactitude organisée qu'il a été
conféré aux documents archivés un caractère
juridique de validité. Pour s'inspirer des principes de la force
probante et garantir l'exactitude et la sécurité des
données archivées, des contraintes techniques sont
respectées quant aux équipements mais aussi aux logiciels.
Les procédures mises en ~uvre sont respectueuses des
principes légaux :
- la norme Z042-013 ;
- la loi française du 13 mars 2000 ;
- la directive européenne 1999/93CE ; - la loi belge du 22
mars 1993 ;
- conformité avec la norme ISO 15489
- la mise en ~uvre des principes de valeur probante ;
- l'analyse des délais légaux de conservation des
documents.
1.3.3 Formation du personnel pour le transfert de
compétence
La formation du personnel sera un point majeur. L'assistance de
formation sera notamment orientée vers les utilisateurs, le personnel
d'encadrement et les informaticiens.
La sensibilisation ou la formation des utilisateurs
s'appuiera sur le poste de travail. La préparation des agents à
la compréhension de l'environnement informatique, ses objectifs,
contraintes et méthodes, est indispensable pour l'adhésion au
système et à son exploitation effective. Elle visera à les
rendre capables d'utiliser les procédures de traitement qui auront
été conçues. Elle sera facilitée par la mise
à disposition des manuels de procédures.
Les cadres seront informés sur la
méthode de gestion documentaire dans un environnement numérique.
C'est une des conditions de l'approche participative et pour les
responsabiliser afin qu'ils puissent garder la maîtrise d'uvre.
1.3.4 Chronogramme des activités pour chaque
Préfecture
|
No
|
Activités / Tâches ou Sous activités
|
MOIS1
|
MOIS 2
|
MOIS 3
|
MOIS 4
|
RESSOURCES
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
HUMAINES
|
MATERIELS ET
LOGICIELLES
|
FINANCIERE
S
|
1.
|
Activités préparatoires
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
Séances de présentation du Projet aux
autorités de la Préfecture
concernée pour une plus
large adhésion (Parties prenantes)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
Autorités préfectorales
|
Moyen de
déplacement
Matériels
informatique et bureautique et pour préparation des
diapositives et démos ;
|
Pour
mémoire
|
|
1.2
|
Séance de travail d'approfondissement avec les agents
(archivistes, informaticiens, chargés de la gestion des
dossiers CNI) de la Préfecture
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
Les membres du personnel de la préfecture
(archivistes,
informaticiens, chargés de
la gestion des dossiers
CNI
|
Moyen de
déplacement
Matériels
informatique et bureautique et pour préparation des
diapositives et démos ;
|
Pour
mémoire
|
|
1.3
|
Approfondissement des besoins
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
Autorités préfectorales, Les membres du personnel
de la préfecture
(archivistes,
informaticiens, chargés de
la gestion des dossiers
CNI
|
Moyen de
déplacement
Matériels
informatique et bureautique et pour préparation des
diapositives et démos ;
|
Pour
mémoire
|
|
1.4
|
Finalisation du planning des activités pour la
préfecture
concernée
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
Matériel
informatique et bureautique
|
Pour
mémoire
|
2.
|
Audit du fonds documentaire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
- Etudes des différents types de documents existants
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ;
Experts ponctuelles spécialisés ;
|
Formulaire de collecte des données ;
Matériel informatique et bureautique ;
Logiciel de collecte statistiques (optionnel) ;
|
Pour
mémoire
|
|
2.2
|
- Proposition d'un cadre de classement
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ;
|
Matériel
informatique et bureautique ;
|
Pour
mémoire
|
|
2.3
|
- Evaluation de la volumétrie du fonds documentaire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
|
Matériel informatique et
|
Pour
mémoire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Archivistes ;
|
bureautique ;
|
|
|
2.4
|
· Recueil des exigences de gestion. Identification des
procédures de consultation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
|
Matériel
informatique et bureautique ;
|
Pour
mémoire
|
2.5
|
· Définition des différentes classes de
documents à configurer
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ; spécialiste
en sécurité des installations informatiques, électroniques
et logicielles.
Les membres du personnel de la préfecture (archivistes,
informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI
|
Matériel
informatique et bureautique ; logiciel
...
|
Pour
mémoire
|
2.6
|
· Projet de codification des documents. Validation par la
Préfecture
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
|
Matériel
informatique et bureautique ; logiciel
...
|
Pour
mémoire
|
3.
|
Elaboration des cahiers de charges pour la
conception des classes de documents
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
· Définition des méta données
d'identification des documents
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
; spécialiste en sécurité
des
installations informatiques,
électroniques et logicielles.
|
Matériel
informatique et bureautique ; logiciel
·
· '
|
Pour
mémoire
|
3.2
|
· Définition des séparateurs de lots
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles.
|
Matériel
informatique et bureautique ; logiciel
·
· '
|
Pour
mémoire
|
4.
|
Installation de la chaîne
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1
|
· Evaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la chaîne de
numérisation des dossiers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Expert en
réseaux
informatiques ; Chef de projet
;
Expert en organisation et méthodes ;
|
matérielle et logicielle de la configuration
|
Pour
mémoire
|
4.2
|
· Intégration et configuration des postes de travail
dédiés à la chaîne dans un réseau
informatique.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Expert en
réseaux
informatiques ; Chef de
|
matérielle et logicielle de la configuration
|
Pour
mémoire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
|
|
4.3
|
· Installation et configuration du scanner
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Expert en
réseaux
informatiques ;
|
Scanner,
Postes de pilotage du scanner de la chaine de
numérisation
|
Pour
mémoire
|
4.4
|
· Installation et configuration du lecteur UDO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles.
|
la chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
4.5
|
Installation et configuration du logiciel ASCENT CAPTURE
sur les postes de travail de la chaîne
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles.
|
L'ensemble des composants de la chaine de numérisation
(scanner, poste de pilotage, poste de validation, poste de vérification,
poste de communication)
|
Pour
mémoi re
|
5
|
Configuration du logiciel Ascent Capture en fonction des
différentes classes de documents identifiées.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.1
|
· Configuration de ASCENT CAPTURE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Chef de
projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants
matériels et logiciels de la chaine de
numérisation
|
Pour
mémoire
|
5.2
|
· Installation et configuration du système de base
de données relationnelles
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Chef de
projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants
matériels et logiciels de la chaine de
numérisation
|
Pour
mémoire
|
5.3
|
· Implémentation de la base de données
relationnelle
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des installations
informatiques, électroniques et logicielles. Chef de projet
;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants
matériels et logiciels de la chaine de
numérisation
|
Pour
mémoire
|
|
|
5.4
|
Formulation des recommandations pour les synergies
avec les applications métiers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des installations
informatiques, électroniques et logicielles. Chef de projet
;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants matériels et logiciels de la
chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
6.
|
Développement des modules de restitution en fonction
des différentes classes de documents identifiées.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Chef de
projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants matériels et logiciels de la
chaine de numérisation ;
|
Pour
mémoire
|
7.
|
|
Test unitaire de mise en oeuvre
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spéci al iste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles.
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ; personnel de la
préfecture (archivistes,
|
L'ensemble des composants matériels et logiciels de la
chaine de numérisation, serveur documentaire
|
Pour
mémoire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI
|
|
|
|
8.
|
Rapport à mi - parcours
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes
|
Matériel informatique et bureautique ; rapport à
mi - parcourt
|
Pour
mémoire
|
9.
|
Récupération de l'existant documentaire (dossiers
de demande des CNI dans les archives)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en org
méthodes ; anisation et
Archivistes ;
|
bls
L'ensem e de composants matériels et logiciels de la
chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
10.
|
|
Formation du personnel pour la prise en charge de la chaine de
numérisation des nouveaux dossiers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.1
|
· Rédaction du manuel des utilisateurs
d'exploitation du système (manuel utilisateur et manuel
administrateur)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ; Chef de projet ; spécialiste en
sécurité des installations informatiques,
électroniques et
logicielles ;
|
Kit de formation (salle, retro projecteur, matériels
informatique
et bureautique, la chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
10.2
|
· Formation a l'utilisation de la chaîne pour la
gestion des nouveaux dossiers.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ; Chef de projet ; spécialiste en
sécurité des installations informatiques,
électroniques et
logicielles ;
|
Kit de formation (salle, retro projecteur, matériels
informatique
et bureautique, la chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
10.3
|
· Formation a l'administration des informations de la
chaîne
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ; Chef de
projet ; spécialiste en
sécurité des installations informatiques,
électroniques et
logicielles ;
personnel de la préfecture (archivistes,
informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI
|
Kit de formation (salle, retro projecteur, matériels
informatique
et bureautique, la chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
|
|
11.
|
Rapport final du projet
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet
|
Rapport final
|
Pour
mémoire
|
1.3.5 Présentation du diagramme de
GANTT
|
No
|
Activités / Tâches ou Sous activités
|
MOIS1
|
MOIS 2
|
MOIS 3
|
MOIS 4
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1.
|
ACTIVITES PREPARATOIRES
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
Séances de présentation du Projet aux
autorités de la Préfecture concernée pour une plus large
adhésion (Parties prenantes)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.2
|
Séance de travail d'approfondissement avec les agents
(archivistes, informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI) de
la Préfecture
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.3
|
Approfondissement des besoins
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.4
|
Finalisation du planning des activités pour la
préfecture concernée
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
AUDIT DU FONDS DOCUMENTAIRE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
· Etudes des différents types de documents
existants
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2
|
· Proposition d'un cadre de classement
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.3
|
· Evaluation de la volumétrie du fonds
documentaire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.4
|
· Recueil des exigences de gestion. Identification des
procédures de consultation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.5
|
· Définition des différentes classes de
documents à configurer
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.6
|
· Projet de codification des documents. Validation par la
Préfecture
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
ELABORATION DES CAHIERS DE CHARGES POUR LA CONCEPTION DES
CLASSES DE DOCUMENTS
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
· Définition des méta données
d'identification des documents
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2
|
· Définition des séparateurs de lots
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.
|
INSTALLATION DE LA CHAINE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1
|
· Evaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la chaîne de
numérisation des dossiers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.2
|
· Intégration et configuration des postes de travail
dédiés à la chaîne dans un réseau
informatique.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.3
|
· Installation et configuration du scanner
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.4
|
· Installation et configuration du lecteur UDO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.5
|
· Installation et configuration du logiciel ASCENT CAPTURE
sur les postes de travail de la chaîne
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
CONFIGURATION DU LOGICIEL ASCENT CAPTURE EN FONCTION DES
DIFFERENTES CLASSES DE DOCUMENTS IDENTIFIEES.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.1
|
· Configuration de ASCENT CAPTURE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.2
|
· Installation et configuration du système de base
de données relationnelles
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
.5.3
|
· Implémentation de la base de données
relationnelle
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.4
|
· Formulation des recommandations pour les synergies avec
les applications métiers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.
|
Développement des modules de restitution en fonction des
différentes classes de documents identifiées.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7.
|
Test unitaire de mise en ~uvre
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8.
|
Rapport à mi - parcours
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9.
|
Récupération de l'existant documentaire (dossiers
de demande des CNI dans les archives)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.
|
|
FORMATION DU PERSONNEL POUR LA PRISE EN CHARGE DE LA
CHAINE DE NUMERISATION DES NOUVEAUX DOSSIERS
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.1
|
· Rédaction du manuel des utilisateurs
d'exploitation du système (manuel utilisateur et manuel
administrateur)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.2
|
· Formation à l'utilisation de la chaîne pour
la gestion des nouveaux dossiers.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.3
|
· Formation à l'administration des informations la
chaîne
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11.
|
Rapport final du projet
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.3.6 Activités par résultats
Activités, Tâches et Sous
activités
|
résultats
|
Activités préparatoires
|
Séances de présentation du Projet aux
autorités de la Préfecture concernée pour une plus large
adhésion (Parties prenantes)
|
Les autorités politico - administratives
identifiés ont effectivement adhéré au projet
|
Séance de travail d'approfondissement avec les agents
(archivistes, informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI) de
la Préfecture
|
Les agents chargés de la gestion des dossiers CNI de
la Préfecture concernée ont participé à une
séance de travail d'approfondissement.
|
Approfondissement des besoins
|
L'approfondissement des besoins est réalisé
|
Finalisation du planning des activités pour la
préfecture concernée
|
Le planning des activités pour la préfecture
concernée
Finalisé
|
Audit du fonds documentaire
|
· Etudes des différents types de documents
existants
|
Le tableau de gestion et le tableau de conservation des
différents types de documents existants sont conçus
|
· Proposition d'un cadre de classement
|
Le cadre de classement est proposé
|
· Evaluation de la volumétrie du fonds
documentaire
|
La volumétrie du fonds documentaire est
évaluée
|
· Recueil des exigences de gestion. Identification des
procédures de consultation
|
Les exigences de gestion sont recueillies et les
procédures de consultation sont identifiées
|
· Définition des différentes classes de
documents à configurer
|
Les différentes classes de documents à configurer
sont définies
|
· Projet de codification des documents. Validation par la
Préfecture
|
Tous les documents répertoriés sont
codifiés et validés par la Préfecture
|
|
Elaboration des cahiers de charges pour la conception
des classes de documents
|
· Définition des méta données
d'identification des documents
|
Les métadonnées d'identification des documents
sont définies
|
· Définition des séparateurs de lots
|
Les séparateurs des documents sont définis
|
Installation de la chaîne
|
· Evaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la chaîne de
numérisation des dossiers
|
L'évaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la chaîne de
numérisation des dossiers
|
· Intégration et configuration des postes de
travail dédiés à la chaîne dans un réseau
informatique.
|
Les postes de travail dédiés à la
chaîne de numérisation sont intégrés dans un
réseau informatique.
|
· Installation et configuration du scanner
|
Le scanner est installé et configuré
|
· Installation et configuration du lecteur UDO
|
Le lecteur UDO est installé et configuré
|
· Installation et configuration du logiciel ASCENT CAPTURE
sur les postes de travail de la chaîne
|
Le logiciel ASCENT CAPTURE est installé et
configuré sur les postes de travail de la chaîne
|
Configuration du logiciel Ascent Capture en fonction
des différentes classes de documents identifiées.
|
· Configuration de ASCENT CAPTURE
|
Le logiciel ASCENT CAPTURE est configuré en
fonction des différentes classes de
documents
identifiées
|
· Installation et configuration du système de base
de données relationnelles
|
Le système de base de données relationnelle en
fonction des différentes classes de documents identifiées
|
· Implémentation de la base de données
relationnelle
|
La base de données relationnelle est
implémentée en fonction des différentes classes de
documents identifiées
|
· Formulation des recommandations pour les synergies avec
les applications métiers
|
Des recommandations pour les synergies avec les
applications métiers sont formulées en fonction
des différentes classes de documents identifiées
|
· Développement des modules de restitution en
fonction des différentes classes de documents identifiées.
|
|
Le module de restitution est réalisé en fonction
des
différentes classes de documents identifiées
|
|
|
·
|
Tests unitaires de mise en ~uvre
|
Des Tests unitaires de mise en route sont effectués
|
|
·
.
|
Rapport à mi - parcours
|
Le rapport à mi - parcourt est réalisé
|
|
·
|
Récupération de l'existant documentaire (dossiers
de demande des CNI dans les archives)
|
La masse documentaire est numérisée et
récupéré sous forme électronique
|
|
·
|
Formation du personnel pour la prise en charge de la chaine de
numérisation des nouveaux dossiers
|
Les compétences nécessaires pour la prise en
charge du fonctionnement de la chaine de numérisation des nouveaux
dossiers sont transmises au personnel commis
|
|
·
|
Rédaction du manuel des utilisateurs d'exploitation du
système (manuel utilisateur et manuel administrateur)
|
Le manuel des utilisateurs et le manuel de
l'administrateur du système sont rédigés
|
|
·
|
Formation à l'utilisation de la chaîne pour la
gestion des nouveaux dossiers.
|
La formation à l'utilisation de la chaîne pour la
gestion des nouveaux dossiers est réalisée
|
|
·
|
Formation à l'administration des informations de la
chaîne
|
La formation à l'administration des informations de la
chaîne est réalisée
|
|
·
|
Rapport final du projet
|
Le rapport final du projet est réalisé
|
45
PARAGRAPHE 2 : Population cible et moyens
impliqués
2.1. La population cible :
Les bénéficiaires du Projet sont les (6)
préfectures selon l'ancien découpage territorial en
République du Bénin. Il s'agit de :
- La préfecture de l'Atlantique / Littorale, - La
préfecture de l'Ouémé ! Plateau
- La préfecture du Mono ! Couffo
- La préfecture du Zou ! Colline
- La préfecture de l'Atacora / Donga et de - La
préfecture du Borgou ! Alibori
2.3. Les moyens impliqués:
Les moyens impliqués sont relatifs aux ressources
humaines, aux ressources matérielles et aux ressources
financières pour chaque préfecture compte tenu de l'existant
disponible.
2.2.1 Ressources humaines
Nous sommes persuadé que les capacités
techniques locales sont bien à la hauteur de la mission. En
l'occurrence, GED TECHNOLOGIES est bien outillée en matière de
GED (Gestion Electronique des Documents), de SAE (système d'archivage
électronique), de réorganisation de fichier central et même
en matière de respect des normes de sécurité et
juridiques.
Pour réaliser ce projet, il sera mis en place une
équipe dont la composition est la suivante :
Un Chef de projet : il assurera la coordination,
le contrôle et la supervision de toutes les activités du
projet.
Un expert en organisation et méthodes
:
- il procédera à l'inventaire et à
l'assainissement des fichiers et des dossiers physiques, au dénombrement
des pièces physiques ;
- il conseillera sur un système adéquat
d'identification et de codification unique des pièces et des dossiers
;
- il conseillera sur les mécanismes de rationalisation des
flux documentaires et des dispositifs de sécurité à mettre
en place ;
- il orientera les travaux du personnel administratif mis
à disposition dans le cadre du projet et
apportera son assistance à l'expert informatique pour
organiser la gestion du système d'information. Un expert en
informatique, spécialiste en modèles conceptuels de base
de données et surtout en bases de données relationnelles d'une
part et de gestion documentaire d'autre part ; il assurera
l'implémentation et la configuration du logiciel de numérisation
ASCENT CAPTURE ; il a une expertise en réseaux informatiques ; en
sécurité des installations informatiques, en génie
électronique et logicielle.
2.2.5 Durée du PAED / CNI
La durée du projet est de 4 mois par
préfecture
2.2.6 Moyens techniques:
Ils regroupent l'équipement nécessaire à
la mise en place d'une plate forme d'archivage électronique
dans une Préfecture donnée
|
Module concerné
|
Type de ressources
|
Désignation
|
Quantité
|
|
Système
de
Gestion
Electronique
Des
Documents et
Archives
(GEDA)
|
Ressources
matérielles
|
Scanner de production
|
1
|
|
Ordinateur Pentium4
|
4
|
|
Lecteur Optique
|
1
|
|
Disque optique UDO
|
5
|
|
Ressources logicielles
|
Ascent capture
|
--
|
|
Base de données SqlServer (*)
|
1
|
|
Microsoft Windows 2000
Server (*)
|
1
|
|
Microsoft Windows XP
|
3
|
|
Qstar
|
1
|
(*) On suppose que chaque Préfecture en
dispose déjà ; au cas contraire, il faudra le prévoir
47
2.2.4 Moyens financiers par population
cible
L'évaluation financière se présente comme
suit :
En raison des critères démographiques, de
l'importance économique et du niveau d'équipement et d'outillage,
une répartition nous a permis d'établir le budget requis selon
deux catégories de Préfectures.
2.2.4.1 BUDGET REQUIS POUR CHACUNE DES TROIS
PREFECTURES A STATUT PARTICULIER
Atlantique - Litoral,
Ouéme -Plateau, Borgou - Alibori
|
N°
|
Rubriques
|
Durée
en mois
|
Montant
unitaire
en fcfa / mois
|
Total
|
|
I.
|
PERSONNEL DU MAITRE D'OEUVRE
|
|
|
|
|
Chef de projet, spécialiste de l'archivage
|
2
|
700 000
|
1 400 000
|
|
Expert en organisation et méthodes
|
0.5
|
600 000
|
300 000
|
|
Expert en informatique
|
1
|
600 000
|
600 000
|
|
Consultant archiviste et documentaliste
|
2
|
600 000
|
1 200 000
|
|
Personnel d'archivage (préparation et archivage des
documents) : 4 sur 2 mois
|
8
|
250 000
|
2 000 000
|
|
Sous total
|
|
|
5 500 000
|
|
II.
|
MATERIEL ET LOGICIEL
|
|
|
|
|
Matériel de traitement documentaire
|
|
Forfait
|
600 000
|
|
1 Scanner de production Ged Kodak Scanner Ged Kodak i260 ou i1420
(*)
|
|
|
1 770 897
|
|
Etagères pour le rangement physique (estimation) (**)
|
|
|
1 570 000
|
|
Logiciel Libre WINISIS
|
1
|
|
0
|
|
Quote part Licence Logiciel de numérisation Ascent Capture
(image volume 300K/Yr)
|
1
|
3 544 004
|
3 544 004
|
|
Quote part Licence Logiciel de numérisation Ascent Capture
(eDOC volume 300K/Yr)
|
1
|
886 854
|
886 854
|
|
Quote part Licence Logiciel VRS de nettoyage des images des
documents
|
1
|
673 668
|
673 668
|
|
Juke Box
|
1
|
1 688 433
|
1 688 433
|
|
Lot de 5 médias UDO 30 GB
|
1
|
177 098
|
177 098
|
|
Logiciel QSTAR
|
1
|
596 921
|
596 921
|
|
Maintenance logicielle QSTAR
|
1
|
247 296
|
247 296
|
|
Carte ADAPTEC 29160
|
1
|
283 111
|
283 111
|
|
Forfait Numérisation des documents (300 000 pages)
|
|
|
1 800 000
|
|
Sous Total Matériel et logiciel
|
|
|
12 067 385
|
|
III.
|
Rédaction du manuel de procédures de
gestion des documents, rédaction du rapport
d'exécution
|
forfait
|
300 000
|
300 000
|
|
IV.
|
Formation du personnel à l'utilisation du logiciel
et à la gestion du fonds d'archives
|
forfait
|
500 000
|
500 000
|
|
Coast total du Projet hors taxes
|
|
|
18 367 385
|
|
V.
|
TVA (18%)
|
|
|
3 306 129
|
|
VI.
|
TOTAL TTC
|
|
|
21 673 514
|
Le montant total de l'offre toutes taxes comprises
s'élève à vingt et un millions six cents soixante treize
mille cinq cents quatorze (21 673 514) francs CFA.
48
I - Un encadrement sera fourni sous la forme
d'un superviseur (expert en organisation et gestion documentaire).
L'intervention ponctuelle de différents spécialistes est
également requise. Il s'agit de spécialistes en organisation et
en archivage, de spécialistes en informatique et en Gestion Electronique
des Documents et en sauvegarde et système de sécurité.
Ce personnel sera appuyé par du personnel
administratif.
II - Le système qui sera mis en place
nécessite l'utilisation de 4 ordinateurs qui devront être mis
à disposition par chaque Préfecture et ces PC seront munis pour
l'un de Microsoft Windows 2000 server et pour les autres de Microsoft Windows
XP.
(*) Le choix du scanner est fonction du volume de documents, du
délai de traitement et de l'aspect physique des documents à
traiter
(**)Etagères pour le rangement physique (estimation)
optionnelle, seulement au cas où la réorganisation et le
rangement physiques sont prévus et retenus dans le projet.
Le logiciel WINISIS est un logiciel de
référencement promu par l'UNESCO et est gratuit
Les licences des logiciels de numérisation sont acquises
à la page et l'estimation des documents porte sur 300 000 PAGES
Les différents outils connexes (5 médias UDO 30 GB
; Logiciel QSTAR ; Carte ADAPTEC 29160) sont extraits de tarifs de
l'année 2008
La maintenance du logiciel QSTAR est annuelle
(nécessité d'un contrat de maintenance annuelle)
III À Pour la rédaction du manuel
de procédures de gestion du système et la rédaction des
rapports d'exécution du projet, l'appui du personnel administratif sera
important
IV - Pour la formation du personnel, un forfait
(de 500 000) est prévu
+ NOTES SUR LES MATERIELS ET LOGICIELS (Voir
ANNEXE)
49
2.2.4.2. BUDGET REQUIS POUR CHACUNE DES TROIS
PREFECTURES ORDINAIRES Mono - Couffo , Zou - Colline, Atacora --
Donga
|
N°
|
Rubriques
|
Durée
en mois
|
Montant
unitaire
en fcfa / mois
|
Total
|
|
I.
|
3(56211(/ T8111 $,75(1Tir 895(
|
|
|
|
|
Chef de projet, spécialiste de l'archivage
|
1
|
350 000
|
350 000
|
|
Expert en organisation et méthodes
|
0,5
|
300 000
|
150 000
|
|
Expert en informatique
|
1
|
300 000
|
300 000
|
|
Consultant archiviste et documentaliste
|
1
|
300 000
|
300 000
|
|
Personnel d'archivage (préparation et archivage des
documents) :
2 sur 2 mois
|
4
|
250 000
|
1000 000
|
|
Sous total
|
|
|
2 100 000
|
|
II.
|
MATERIEL ET LOGICIEL
|
|
|
|
|
Matériel de traitement documentaire (voir liste offre
technique)
|
|
Forfait
|
600 000
|
|
1 Scanner de production Ged Kodak Scanner Ged Kodak i260 ou i1420
(*)
|
|
|
1 770 897
|
|
Etagères pour le rangement physique (estimation) (**)
|
|
|
1 000 000
|
|
Logiciel Libre WINISIS
|
1
|
|
0
|
|
Quote part Licence Logiciel de numérisation Ascent Capture
(image volume 300K/Yr)
|
1
|
3 544 004
|
3 544 004
|
|
Quote part Licence Logiciel de numérisation Ascent Capture
(eDOC volume 300K/Yr)
|
1
|
886 854
|
886 854
|
|
Quote part Licence Logiciel VRS de nettoyage des images des
documents
|
1
|
673 668
|
673 668
|
|
Juke Box
|
1
|
1 688 433
|
1 688 433
|
|
Lot de 3 médias UDO 30 GB
|
1
|
106 260
|
106 260
|
|
Logiciel QSTAR
|
1
|
596 921
|
596 921
|
|
Maintenance logicielle QSTAR
|
1
|
247 296
|
247 296
|
|
Carte ADAPTEC 29160
|
1
|
283 111
|
283 111
|
|
Forfait Numérisation des documents (150 000 pages)
|
|
|
900 000
|
|
Sous Total Matériel et logiciel
|
|
|
12 297 444
|
|
III.
|
Rédaction du manuel de procédures de
gestion des 41FXP 11tVILpdrctiIC IX LrSSoLt d'e pfX1ion
|
forfait
|
300 000
|
300 000
|
|
IV.
|
) oLP rtiIQKX SeLIKCHII lXtifihrtion dX loJiciel ely
lrEforfait JIMioC dX IoCP AS'rLHives
|
|
500 000
|
500 000
|
|
Coast total du Projet hors taxes
|
|
|
15 197 444
|
|
V.
|
TVA (18%)
|
|
|
2 735 540
|
|
VI.
|
TOTAL TTC
|
|
|
17 932 984
|
/ HP POrntINArl EITIVIILINXteAIr IMoP
SLisI111pl01là dix sept million neuf cent trente deux mille
neuf cent quatre vingt quatre (17 932 984) francs CFA.
50
Le budget aborde les rubriques suivantes :
I. Personnel du maitre d'uvre ;
II. Matériel et logiciel ;
III. Rédaction du manuel de procédures de gestion
des documents, rédaction du rapport d'exécution ;
IV. Formation du personnel à l'utilisation du logiciel et
à la gestion du fonds d'archives
Ces quatre points respectent les mêmes principes pour la
fixation des prix à la différence que, nous considérons
que les travaux de conception, et de choix des solutions ne
nécessiteront plus autant de ressources (humaines, temps de travail,
licences logiciels, ...etc) puisque les résultats issus des premiers
projets exécutés (préfectures à statut particulier)
seront capitalisés et exploités.
Aussi, le forfait pour la numérisation des documents est
de moitié par rapport à la première proposition de budget
puisque nous estimons le volume des documents à 150.000 pages.
Tout ceci justifie la réduction des montants de certaines
lignes budgétaires pour cette seconde proposition.
+ NOTES SUR LES MATERIELS ET LOGICIELS (Voir
ANNEXE)
51
CHAPITRE II : ACTIONS STRATEGIQUES ET MECANISMES
DE SUIVI - EVALUATION ET DE PERENISATION DU PAED/CNI
SECTION 1 : Actions stratégiques et
mécanismes de suivi À évaluation
PARAGRAPHE 1 : Actions stratégiques
Pour la mise en oeuvre du PAED / CNI, diverses stratégies
sont envisagées conformément aux objectifs visés par le
projet. Il s'agit notamment des objectifs en matière de :
1.1 Gestion du projet
1.1.1 Volonté politique
Le projet implique systématiquement la mobilisation de
tous les acteurs des préfectures. La Direction se doit alors de
préparer ses collaborateurs et d'affecter les rôles et
responsabilités de manière claire, afin d'éviter tout
conflit potentiel de lutte de pouvoir.
1.1.2 Implication des acteurs
Avant d'entreprendre les différentes étapes du
projet PAED / CNI, nous devrons nous assurer que chacun soit convaincu de
l'importance d'un tel projet. La communication via une action de
sensibilisation expliquant les intérêts induits pour chaque
collaborateur sera alors de rigueur.
1.1.3. Coordination des intervenants
La communication entre intervenants extérieurs et
collaborateurs internes est la clé de voûte de la réussite
du projet. En assimilant la culture interne et les habitudes de travail de
chacun, l'intervenant extérieur peut alors « désigner »
une solution collant parfaitement aux réalités du terrain.
1.1.4 Mise en place et retour
d'expérience
Il est judicieux de mettre en place rapidement une version «
pilote » de la solution, permettant ainsi de recueillir les impressions de
chaque utilisateur et d'améliorer les « process »
d'utilisation de la solution. 1.2. Choix d'un outil
Les outils de mise en oeuvre de la solution seront des outils
assez flexibles et compatibles avec l'environnement informatique et bureautique
de chaque Préfecture. Une attention sera portée aux aspects
suivants :
1. 2.1 Aspects fonctionnels
· Ergonomie : afin d'éviter toute réticence
compréhensible face à un nouvel outil informatique, nous
choisirons une interface la plus simple possible.
· Accès universel : la solution se doit
d'être accessible à tous, et ne doit pas devenir un outil «
élitiste ». La mise en place de « groupes de travail »
permet de simplifier les politiques d'accès aux dossiers et
documents.
· Personnalisation : la solution proposée doit se
fondre dans les outils « maison » en donnant par exemple la
possibilité de reprendre la charte graphique des préfectures.
1.2.2. Aspects techniques
1.2.2.1 Standards ouverts : afin
d'éviter tout risque lié par exemple à l'abandon d'une
technologie propriétaire, nous choisirons une solution garantissant les
évolutions et la compatibilité avec d'autres logiciels, et
s'appuyant sur des standards de fait.
1.2.2.2 Architecture logicielle et plate forme
technique : là aussi, les choix entrevoient l'avenir et la
possibilité d'une montée en charge rapide due à un
accroissement des documents à traiter. Les choix s'orienteront donc vers
des solutions souples.
1.2.2.3 Gestion des droits : l'idéal est
que la solution retenue puisse s'appuyer sur un annuaire unique de type Active
Directory. C'est notre choix.
1.2.2.4 Administration : La solution choisie
opte pour une administration simplifiée via une interface consultable
depuis n'importe quel poste de travail.
PARAGRAPHE 2 : Mécanismes de suivi #177;
évaluation
2.1 EVALUATION
L'évaluation du projet se fera sur la base des
critères tels que :
- Les indicateurs techniques
Le pourcentage des documents et archives numérisés
;
Le nombre de services touchés sur le terrain ;
Le nombre des agents de chaque préfecture qui ont eu
la formation sur le nouvel environnement de travail et les nouvelles
procédures subséquentes L'évolution du taux de la pratique
de numérisation des documents
- Les indicateurs d'utilité sociale.
Les témoignages des agents des préfectures sur la
pertinence des actions menées ; L'adhésion des autres agents aux
stratégies du projet ;
Le niveau de compréhension des messages.
- - Les indicateurs de fonctionnement :
Le nombre de réunion hebdomadaire tenue dans le cadre du
projet ;
Le nombre de rapports d'activités produits dans
l'exécution du projet ; A cet effet, les deux types d'évaluation
prévue sont :
2.1-E ll 'auto-évaluation
Elle sera réalisée tout au long de
l'exécution du projet. Avec une fréquence mensuelle, des sondages
réguliers seront effectués au sein des Préfectures pour
recueillir les opinions des bénéficiaires et usager
53
sur les activités du projet. Ces informations vont
être portées à la connaissance des membres du comité
de suivi du projet pour les conseils et les orientations nécessaires.
2.1-2 L'évaluation externe
Elle sera menée par les partenaires financiers et
opérationnels au regard des objectifs spécifiques du projet.
Trois évaluations sont envisagées à ce niveau :
. Une évaluation à mi-parcours du projet pour
apprécier le niveau d'atteinte des objectifs ; pour mesurer l'impact du
projet sur les bénéficiaires ;
. Une évaluation ex-post interviendra six (6) mois
après la fin du projet et permettra d'apprécier le degré
d'appropriation du projet par les bénéficiaires et le niveau de
satisfaction des usagers des Préfectures.
2.2. SUIVI DU PROJET
2.2-1 Suivi interne
Il est assuré par le coordonnateur du projet en tant
que chef de l'équipe d'intervention et le répondant direct du
projet devant les partenaires et le conseil d'administration du maitre d'uvre.
De ce fait, le coordonnateur organisera des suivis périodiques sur le
terrain pour contrôler le travail des deux(2) équipes.
Dans le changement de comportement attendu au niveau des
services en charge du traitement des dossiers de carte d'identité
nationale des préfectures, les animateurs ne sont que des catalyseurs,
des accompagnateurs de l'action. C'est pourquoi, ils superviseront les
activités des équipes en leur accordant un appui technique, un
appui conseil sur la base d'un planning reçu et approuvé par le
coordonnateur du projet.
L'équipe du projet se réunira une fois par semaine
avec l'assistance technique pour faire le point de l'évaluation des
activités et prendre les décisions conséquentes.
Les rapports d'activités des animateurs de la mise en
~uvre seront exploités par le coordonnateur pour la rédaction des
rapports trimestriels en direction des partenaires opérationnels et
financiers du projet.
2.2.2 Suivi externe
Il est placé sous la responsabilité du
comité de suivi des activités du projet qui travaillera en
étroite collaboration avec les équipes. Ce suivi consistera
à apprécier les activités menées du point de vue
qualitatif et quantitatif puis à donner, au besoin, les orientations
judicieuses pour la réussite du projet et dans l'intérêt
des bénéficiaires.
2.2.3. / H.1' IMMI .1EFADnN.1DR1' SDR11.14KINiDNiSe
:
De toute évidence, un certain nombre de mesures de
suivi devront appuyer l'initiative ; autrement, cela taxera le système
d'inefficace à la limite. Par conséquent, les autorités de
nos départements devront bien évaluer ce besoin avant même
le démarrage des activités relatives à la nouvelle
initiative proposée.
En effet, les coûts que l'analyse de rentabilisation du
projet devra prendre en compte concernent :
- - les coûts directs liés à la formation
;
- - les coûts du soutien 0 en temps réel » ;
- - la demande de soutien téléphonique 0 en temps
réel » pour les applications connexes.
Il est aussi démontré qu' un facteur critique
dans les évaluations de la satisfaction globale, demeure le suivi ;
c'est-à-dire que si le soutien que vous offrez est mauvais, cela se
répercutera sur le service global et sur l'organisation. Tous ces
éléments de coût devront être
considérés par les offres dans la définition des
modalités de mise en oeuvre du projet.
En supposant pour le moment que par une quelconque forme
d'illusion, il est établi qu'il ne sera pas nécessaire
d'embaucher un employé de plus par suite de l'adoption de la technologie
dans toutes les Préfectures du pays, il faudra quand même veiller
à ce que tous les membres essentiels du personnel reçoivent la
formation nécessaire dans de bonnes conditions; et que le maitre
d'oeuvre mette son unité de formation à profit.
Compter tenu du probable caractère novateur et /ou
complexe du domaine, la formation risque de nécessiter l'acquisition de
nouvelles compétences.
Le projet est susceptible de susciter une certaine
réticence de la part des concernés. Par exemple, les plus anciens
ne voudront peut-être pas se familiariser avec un autre programme
informatisé étant donné qu'ils voient venir la retraite
dans quelques années.
Les Préfectures devront peut-être prévoir
quelques nouvelles mesures d'encouragement pour obtenir l'adhésion de
leurs employés ayant beaucoup d'ancienneté.
Nous nous permettons toutefois d'être réaliste
pour le moment et de ne pas nous contenter de déballer simplement ce que
les bénéficiaires veulent entendre. Il est très peu
probable que la mise en oeuvre du projet engendrera des économies
substantielles en fait de personnel au cours des quelques années qui
suivront son adoption.
Simplement pour composer avec le double système avec
lequel le personnel devra vivre inévitablement pendant les
premières années.
Ce n'est que plus tard, lorsque tous se seront convertis au
nouveau système électronique de gestion des dossiers de CNI, que
les Préfectures du pays et autres administrations,
bénéficieront des véritables économies en temps et
en personnel. Dans l'intervalle, la question est simplement de savoir qui est
le mieux outillé pour supporter la charge, le gouvernement, ou les
bailleurs de fonds internationaux.
55
SECTION 2 : MECANISMES DE VIABILITE ET DE PERENNISATION
DU PAED/CNI
PARAGRAPHE 1 : Mécanismes de
viabilité
Dans le projet que nous proposons, nous avons pour mission de
présenter des normes et un modèle opérationnel pour une
adoption par l'ensemble des Préfectures béninoises, afin de
convaincre les autres administrations et les opérateurs des secteurs
privé, public, parapublic ou encore et surtout, les bailleurs de fonds
internationaux, à examiner la possibilité de mettre à
profit nos ambitions pour fournir des services de Gestion Electronique des
Documents et Archives sûrs et à faible coût.
Il sera question donc de susciter l'adhésion des
bailleurs de fonds afin qu'ils acceptent de financer notre projet. Mais
faudra-t-il, prévoir l'organisation préalable d'un
séminaire-atelier en faveur des parties prenantes afin d'obtenir leur
adhésion.
L'archivage électronique et la gestion
électronique des dossiers de carte nationale d'identité
permettront donc aux agents en charges de gérer ces dossiers,
d'exécuter une plus grande partie de leur travail, d'envoyer et de
récupérer des documents, d'aviser les requérants, de
recevoir à partir de leur ordinateur personnel, des avis de
l'autorité préfectorale et des différents intervenants et
acteurs du processus de délivrance desdites cartes d'identité.
Nous trouvons qu'il est réconfortant de voir les
autorités concernées, manifestement dévoués,
s'intéresser à cette approche de gestion électronique des
documents et archives qui serait certainement économique pour toute la
Nation.
La compatibilité ou l'interopérabilité
est le résultat que nous souhaitons, mais compte tenu du fait que
l'objectif consiste à réduire les coûts pour les
Préfectures afin de leur fournir des modalités optionnelles, la
démarche proposée leur permettra d'accepter et de traiter des
documents déposés par les demandeurs de carte d'identité
et de réduire pour les parties prenantes le coût lié
à la gestion des dossiers.
Partant du constat que dans la plupart des pays
industrialisés, l'amélioration du fonctionnement administratif
permet aux bénéficiaires et usagers des services administratifs
de déposer leurs dossier de demande des actes officiels par voie
électronique, notre ultime conviction est qu'il est souhaitable que
toute l'administration en général, et, l'ensemble des
préfectures du Bénin en particulier, adoptent une norme commune
en la matière.
C'est pourquoi, le projet d'archivage électronique des
dossiers de carte nationale d'identité (PAED - CNI) constituerait selon
nous, un premier pas vers cet objectif qui s'inscrit dans la droite ligne des
missions qu'il s'est assigner.
La réflexion que nous impose cette initiative offre
certainement l'occasion aux Préfectures de se doter de ce système
novateur, qui non seulement pourrait clarifier le cadre du PAED / CNI, mais
aussi pourrait permettre d'élaborer les autres normes et lignes de
conduite nécessaires qui conduisent à la réhabilitation du
fonctionnement administratif et technique des institutions.
PARAGRAPHE 2 : Mécanismes de
pérennisation
2.1. Les changements induits par le projet :
Le PAED / CNI, après sa mise en ~uvre, permettra de noter
les changements suivants :
*Réduction de coûts : Il s'agit de réduire
les coûts liés à la conservation de tous les dossiers dans
les bureaux des préfectures du Bénin.
*Réduction de la lenteur administrative : En
accélérant les procédures administratives au niveau des
Préfectures, en ce sens qu'il ne sera plus nécessaire aux usagers
de fournir encore et encore, des dossiers requis déjà fournis une
fois. Il suffira à terme de faire la demande par voie
électronique et de se présenter devant un préposé
du bureau du Préfet à une date précise pour le retrait.
* accès rapide aux dossiers individuels de tout citoyen
: Le PAED - CNI pourrait être la solution pour aider l'appareil
judiciaire du Bénin à améliorer son fonctionnement. Un
droit d'accès aux dossiers pourrait être accordé aux juges
de première instance et autres magistrats qui y trouveront
également une certaine utilité car ils pourront consulter le
dossier individuels plus facilement qu'actuellement.
* apports pour le projet d'établissement du RAVEC
(Recensement Administratif à Vocation Etat Civil)
et de la LEPI (liste Electorale Permanente
Informatisée) : Les résultats du PAED - CNI constituent
incontestablement, une base de données qui sera nécessaire dans
les opérations de mise à jour des informations individuelles de
la liste électorale.
En effet, chaque individu disposant d'un dossier unique au niveau
du système proposé par le projet, les contrôles et
procédures d'enquête sur l'identité de chaque
électeur seront facilités.
57
* Réduction de la manipulation des dossiers papier : Il
réduira essentiellement la masse de paperasse dont la manipulation est
nécessaire dans le cadre de la délivrance des CNI et sera
très utile pour les bénéficiaires dans les recherches, et
reconstitutions des dossiers.
* contrôles systématiques : Le système
devrait aussi aider à garantir que de moins en moins de dossiers passent
au travers des mailles des dispositifs de contrôle de l'unicité
des dossiers individuels.
II ne faudrait pas voir dans le PAED - CNI, une baguette
magique qui réglera tous les problèmes de gestion des archives
qui se posent à l'ensemble des Préfectures du Bénin.
L'effet de réseau que ce modèle pourrait offrir
aux différentes Préfectures qui choisiraient de l'adopter, a des
retombées inestimables quant-à l'intégration des apports
des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication.
Ce n'est que par des initiatives de cette nature qu'une
coopération véritable peut être envisagée dans toute
l'administration de notre pays. Cette approche offre un grand avantage : elle
pourrait mettre la technologie de gestion électronique des documents et
archives à la portée de toutes les Préfectures du pays ;
en ce sens qu'à la longue, le même service serait disponible d'une
région à l'autre grâce à l'accessibilité au
système via des réseaux spécialisés de
communication ; les merveilles sans cesse renouvelées des NTIC
obligeraient.
2.2. / HEIsFIQ dIeQARgQeLIMIMMQFlFUBUde Gestion
Electronique des Documents et Archives (GEDA) :
Suite à la connaissance de ce projet que nous
proposons, les travailleurs des Préfectures seront réceptifs
à un apprentissage et devront s'adapter aux outils qui seront
retenues.
A cet effet, le maitre d'oeuvre devra donc envisager
d'organiser des séminaires de sensibilisation afin de présenter
la technologie aux autorités départementales et judiciaires du
pays pour leur faire percevoir, la pertinence et les avantages de
l'intégration du produit dans leur environnement professionnel.
Comme l'a montré l'exemple des pays l'ayant
adopté, le personnel des Préfectures aura certainement besoin de
suivre des sessions périodiques de recyclage. On peut dire sans risque
de se tromper que parmi les composantes de la cible, les membres du personnel
(agent de numérisation, informaticiens et archivistes) des
premières Préfectures ayant reçu la formation requise et
ayant maitrisé le système, constitueront les formateurs et
personnes ressources pour les autres qui auront besoin d'encadrement avant de
pouvoir exploiter le nouveau système.
CONCLUSION :
Au regard du constat fait sur les difficultés dans la
gestion des documents et plus particulièrement, pour une meilleure
maitrise des dossiers de carte d'identité au niveau des
Préfectures, il était nécessaire et opportun de faire une
analyse de la situation et, proposer des approches de solutions.
Cette solution passe par l'adoption d'une solution de Gestion
Electronique des dossiers compte tenu des énormes possibilités
avantages et flexibilités offertes par un tel système.
A cet effet, la « GEDA» est une des solutions qui
s'impose à toute entreprise ou organisation, dès lors que se
posent des problématiques d'optimisation des informations, des
connaissances et des compétences. La mise en place de ce type de
solution intègre une dimension fonctionnelle et architecturale
importantes. Il faut donc en faire un projet ambitieux, permettant de
réfléchir et d'améliorer les processus organisationnels
existants.
Il reste à inviter les Préfectures à
examiner attentivement le projet proposé. Il s'agit d'une esquisse
relative à une approche audacieuse pour que nos institutions
évoluent vers la réhabilitation de leur fonctionnement
administratif et technique en passant par l'utilisation des nouveaux moyens
technologiques.
L'influence et l'appui éclairé du
Ministère de l'Intérieur sont essentiels au démarrage d'un
tel projet. D'autres aussi auront à examiner les mérites du
système, notamment les responsables administratifs des grandes
institutions judiciaires béninoises et nous sommes certain qu'ils
sauront eux aussi, reconnaître les possibilités que recèle
ce projet.
C'est à cette réflexion que nous nous attendons
de la part des décideurs dès qu'ils prendront connaissance du
PAED - CNI que nous voudrions bien leur proposer.
Il est temps. Selon nous, ce n'est que lorsque les
bénéficiaires auront été exposés à
répétition aux faiblesses de l'approche axée sur
l'imprimé qu'ils embrasseront collectivement la technologie de gestion
électronique des documents et archives mais, sincèrement, nous
pensons que grace à l'appui des honorables membres du jury, nous
pourrions approfondir les réflexions sur les approches pour une
concrétisation du projet; et c'est ce que nous suggérons
respectueusement que nous entamions ensemble.
59
Le Programme National de la Gouvernance Electronique promu par
le Ministère de la Communication et des TIC du Bénin est sans
aucun doute, un cadre privilégié de cette stratégie
globale de l'adoption et de l'intégration réelle au monde
numérique ; une aspiration noble de nos décideurs actuels.
Sa mise en ~uvre exige à notre avis, la création
d'un organe de pilotage qui se chargera de la planification, de la coordination
des projets, de l'initiative des actions transversales, de leur suivi et de
leur évaluation. Elle doit être dotée de la
personnalité juridique et de l'autonomie nécessaires pour agir de
façon à promouvoir le changement au sein de l'Administration.
BIBLIOGRAPHIE
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I _ Lois sur Archivages, les preuves et la
communicabilité
des documents
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Auteur
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date
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Editeur
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Preuves par écrit et contrat par voie
électronique
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Décret no 2002-535 du 18 avril 2002 relatif à
l'évaluation e à la certification de la sécurité
offerte par les produits et les systèmes des technologies de
l'information
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page 6944J.O. Numéro 92
|
du 19 Avril 2002
|
page 6944J.O. Numéro 92
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Norme NF Z42_013 sur l'archivage électronique
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AFNOR
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Ordonance n° 2005_674 du 16 juin 2005 relative à
l'accomplissement de certaines formalités contractuelles par voie
électronique
|
Ordonance n°
2005_674
|
16 juin 2005
|
-
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|
la loi française du 13 mars 2000 ;
|
J.O n° 62 page 3968
|
du 14 mars 2000
|
J.O n° 62
page 3968
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|
A nalyse de la avavec la norme ISO 15489
|
Groupe métiers
AAF-AD
Records BS ac
management »
|
Version 2 -
8 avril 2005
|
Groupe
métiers
ADBS AAF-
«
Records management
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II _ Archivage physique
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Décret béninois sur attributions, organisation,
fonctionnement archives nationales
N90-384 du 4 Décembre 1990
|
Ancien Président
de la République
Mathieu
Kérékou
|
4 Déc 1990
|
J.O
|
|
Nouveau décret béninois N° 2007- 532 du 02
novembre 2007 portant attributions, organisation et fonctionnement des Archives
Nationales
|
Président de la République Boni YAYI
|
02 novembre 2007
|
J.O
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|
Décret français N° 79-1040 relatif à la
sauvegarde des archives privées
|
Cf. JO du 3 DECEMBRE 1979
|
3 DECEMBRE 1979
|
J.O
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|
Décret n° 79-1038 du 3 janvier 1979 relatif à
la communicabilité des documents d'archives publiques
|
Cf.J.O du 3 j anvier 1979
|
3 janvier
1979
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III _ Archivage électronique
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Formation standard Ascent Capture 6.1
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GED présentation norme Z42-013
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présentation de JACQUES
LERET
|
2006
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-
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La loi 78_753 relative à l'accès aux documents
administratifs
|
JO France
|
17 juillet
1978
|
JO France
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MoReq_ MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC
(modèle d'exigences pour l'orgganisation anisationde
l'archivage électronique)
lRECORDS
|
spécifications sont accessibles
eenn:lais]lsurr
|
|
· http
p
://www.cornwel q.htmll
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|
ETUDE DE FAISABILITE DU PROGRAMME E-GOUVERNEMENT DE LA REPUBLIQUE
DU BENIN / 2008
|
MCTIC BENIN
|
2008
|
GOUVERNEM
ENTDU
BENIN N
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I _ SITES INTERNET CONSULTES
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http://www.interieur.gouv.fr/sections/avotreservice/vosdemarches/carte-nationale-d-identitee
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-
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-
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-
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|
http://www.prefecture-police-paris.interieur.gouv.fr/demarches/cni/cni.htm
|
-
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-
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-
|
|
www.cornwell.co.uk/moreq.htmll
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--
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--
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-_
|
|
conseil.dcssi@sgdn.pm.gouv.frr /
|
--
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--
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-
|
|
http://www.cnil.fr/dossiers/identite-numerique/fiches--
pratiques/article/287/que-contient-la-carte-nationale-didentite-aujourdhui/
/
|
-
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-
|
-_
|
|
http://www.ahjucaf.org/spip.php?article47
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V _ DIVERS DEVELOPPEMENTS DE DIVERS AUTEURS
SUR
L'ARCHIVAGE: NOM DES FICHIERS CONSULTES
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Auteur
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date
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Editeur
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Gestion Electronique Documentaire
|
Jean Yves PRAX et Simon LARCHER
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2004
|
DUNOD, Paris
www.dunod.com
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Stockage et archivage
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Internet
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DEC 2003
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Internet
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A rrêté français sur la valeur probante
(Belgique)
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-
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22 mars 1993
|
-
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|
Décret n°55-1397 instituant la carte nationale
d'identité en France
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-
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22 octobre 1955
|
-
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Archivage électronique sécurisé ÉTAT
DE L'ART
|
bureau conseil de la
DCSSI (SGDN / DCSSI / SDO / BCS) avec le concours de la
Direction des Archives de France (DAF) du ministère de la Culture et de
la communication
et de la Direction générale pour la modernisation
de l'État (DGME) du ministère de l'Économie, des finances
et de
l'industrie
|
Version du 29
novembre 2006
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|
Actualités du Droit de Commerce Electronique-
|
|
09 2005
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|
Normes d'archivage
|
les commissions Afnor
|
Avril 2006
|
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|
reflexions_normes_et_standards
|
les commissions Afnor
|
Sept 2006
|
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|
Montage et gestion des projets
|
BOUKHARI Mohamed
Hamid
|
2002
|
Aura, Tunisie
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|
Manuel de formation en montage et gestion de projet :
indications pratiques a l'intention des organisations non
gouvernementales (ONG) et des organisations communautaires a la
base
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-
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-
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|
Canevas de présentation d'un projet PMF / FEM
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- -
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-
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|
la mise en oeuvre des principes de valeur probante ;
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|
_-
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|
l'analyse des délais légaux de conservation des
documents.
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-
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-
|
-
|
|
Cadre juridique de l'archivage et régime juridique des
Tiers
archiveurs
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-
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-
|
-
|
|
Comment mettre en place un projet de
dématérialisation de documents comptables
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- -
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--
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