Contribution d'un système comptable informatisé à la détermination des indicateurs de la performance:cas d'EXPRESS AGRO

SECTION II : LA PRÉSENTATION ET L'ÉVALUATION DU PROJET

L'objectif de cette section est de cadrer notre projet en délimitant son étendue.

Sous-seetion I : La présentation du projet

La présentation du projet va consister premièrement à désigner les acteurs du projet, et deuxièmement à répertorier les objectifs assignés au projet.

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²⁶ Ce sont des sachets offerts gratuitement aux clients en échange de sachets vides fournis

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I.

Les acteurs du projet

Les acteurs du projet seront rassemblés au sein d'un groupe de travail dirigé par le DG. Ce groupe comptera parmi ses membres : le responsable du service commercial, la secrétaire et la gestionnaire.

Compte tenu du fait qu'EA n'a pas de savoir-faire en matière de SI, elle a fait appel à un consultant extérieur : CREATIV CONSULT (Junior entreprise de l'Université Catholique d'Afrique Centrale).

II. Les objectifs visés

Le système de gestion actuel d'EA est un système manuel bien que les traitements automatiques soient faits à l'aide du logiciel Microsoft Excel. Les employés n'utilisent pas le logiciel de gestion Sage Saari, bien qu'il soit installé. En ce qui concerne les rapports périodiques, ils sont soit imprimés soit remis au DG sur une clé USB.

Des interviews ont été menés auprès du DG et du personnel du siège. Il en ressort les attentes suivantes :

O à court terme :

-- rendre le processus de production efficient ;

-- réduire les délais de traitement des opérations de ventes afin de limiter les heures supplémentaires ;

-- réduire les délais de productions des rapports ;

-- réduire les erreurs et les omissions ;

-- avoir les statistiques et les tendances du CA par produit ; -- avoir les statistiques du CA par commercial et par zone ;

-- avoir les statistiques sur les emballages vides et les avaries ; -- avoir les statistiques sur les consommations ;

-- pouvoir consulter des informations en temps réel ;

-- mettre en place un système comptable.

O à moyen terme :

-- transformer l'entreprise en SARL ;

-- maîtriser l'information comptable ;

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-- concevoir un programme de calcul des salaires ;

-- concevoir un programme de calcul des amortissements. O à long terme :

-- automatiser la gestion des stocks ;

-- déterminer le coût de revient des produits ;

-- commercialiser des produits via un site Web ;

-- mettre en place un système d'analyse financière.

Cette synthèse nous permet de voir que les sollicitations sont essentiellement relatives à l'obtention de la bonne information pour une prise de décision de qualité ; soit une meilleure gestion.

Sous-seetion II : L'évaluation du projet

Un SIG est susceptible de répondre aux attentes d'EA ; mais tout dépendra des ressources qu'elle mobilisera à cette fin.

I. L'évaluation technique

Le service administratif dispose de deux (02) ordinateurs, dont un (01) ordinateur portable. Les caractéristiques sont les suivantes :

Tableau 4 : Les caractéristiques des ordinateurs

ELEMENTS	Ordinateur portable (1)	Ordinateurs de bureau (2)
Marque	FUJITSU SIEMENS	DELL
Ecran	15"	17" (l'un a un protège-écran)
Lecteur	Graveur CD/lecteur DVD	Lecteur CD
Processeur	PENTIUM IV	PENTIUM II
Mémoire vive	512 Mo	128 Mo
Disque dur	40 Go	10 Go
Logiciels de base	Microsoft OFFICE 2003	Microsoft OFFICE 2003
Logiciel professionnel	Comptabilité 100 version 6.1	Comptabilité 100 version 6.1

Source : Auteur.

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Les impressions sont faites à partir d'une imprimante laser noir et blanc de marque HP.

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De plus tous ces ordinateurs sont reliés par le biais d'une connexion internet. Ainsi, le DG a accès à tous les ordinateurs depuis son bureau.

Pour un projet d'une telle envergure, il sera nécessaire que les ordinateurs de bureau aient de meilleures performances, notamment en terme de processeur et d'espace mémoire. En fonction de l'ampleur du système, nous préconiserons l'achat d'un serveur. Aussi, il est essentiel de se doter d'un antivirus puissant.

II. L'évaluation humaine et financière

Comme le présente l'organigramme, EXPRESS AGRO (EA) n'a pas de service informatique. C'est la raison pour laquelle EA reçoit l'appui technique de FUTUREX pour la maintenance du matériel.

Le personnel n'est pas formé à l'utilisation de Sage Saari. Par conséquent, le logiciel Comptabilité 100 n'est pas utilisé pour la gestion. Il faudra former les utilisateurs aux fonctionnalités de base.

A cet effet, Nous pouvons envisager la création d'une cellule informatique de trois personnes (dont un chef) qui va gérer le SIG.

En ce qui concerne l'aspect financier nous n'avons pu obtenir aucun budget d'EA. Ceci nous pousse à penser qu'EA est probablement très limitée en matière de ressources financières. De plus, une lecture du cahier de charges de CREATIV CONSULT nous montre que leurs interventions ne seront pas très approfondies.

Sous-section III : Les options possibles I. Le choix du système

A la base, EA a le choix entre modifier le système existant, élaborer un système sur mesure ou acquérir un progiciel.

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Modifier le système existant sous-entendrait améliorer les applications développées sous Excel. Etant donné que le système est de très loin dépassé, une amélioration ne pourrait consister qu'à un

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développement d'applications sous Visual Basic Application. Mais, EA court le risque de voir son système devenir désuet après quelques mois car le volume de données à gérer par une telle application est très limité.

Elaborer un système sur mesure est l'hypothèse la plus onéreuse. Elle serait par conséquent difficile à envisager pour EA.

Par élimination, EA ne peut qu'opter pour l'achat d'un système standard. Ceci reviendrait à acquérir un progiciel.

Nous présenterons quelques offres du marché uniquement pour les logiciels ayant une version française.

II. Le choix du progiciel

En termes de progiciels, nous étudierons deux (02) offres : CIEL et Sage SAARI car ils sont compatibles à notre environnement.

a. Le progiciel-CIEL

Ce progiciel a plusieurs modules. Pour notre étude, nous ne présenterons que ceux relatifs à la gestion comptable et commerciale.

L. Le oMuLe Me gestLotA, coptabLe

A partir de 299 euros hors taxes (en fonction du nombre de postes) - soit 195845 FCFA - le logiciel Ciel Compta 2007 requiert les configurations minimales suivantes : Windows 2000, XP - processeur 500 Mhz (700 Mhz conseillé) avec 256 Mo de Ram - lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - imprimante laser ou jet d'encre - carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 (65636 couleurs minimum ou 16 bits). L'utilisation des fonctionnalités Internet nécessite Internet Explorer 6.0 (minimum) ou Internet Explorer 7.0, une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook recommandé). Ce logiciel très flexible permet notamment de :

- choisir parmi les modèles de plans comptables celui qui est adaptable votre activité : BTP, hôtellerie, etc. ;

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- passer automatiquement les écritures comptables à l'aide de nombreux assistants et des modèles d'écritures ;

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-- obtenir en un clic un tableau de bord complet avec le bénéfice du

mois, les clients en retard de règlements, les charges à payer ;

-- obtenir automatiquement le bilan et le compte de résultat de même

que tous les autres livres comptables obligatoires ;

-- pointer vos comptes en quelques clics afin de comparer facilement votre comptabilité avec les prélèvements de la banque ;

-- simplifier les échanges avec l'expert comptable.

ii. Le vodu.Le de g estiotA, commerciciLe

A partir de 395 euros hors taxes (soit 258725 FCFA) en fonction du nombre de postes, Ciel Gescom 2007 nécessite la même configuration matérielle que celle de CIEL Compta. Les fonctionnalités offertes par le logiciel de gestion commerciale CIEL 2007 sont entre autres :

-- des devis/pro-forma, factures d'acompte, commandes, bons de livraison, factures et avoirs, avec modèles de documents prêts à l'emploi ;

-- la gestion des taxes ;

-- la gestion des clients et des fournisseurs ;

-- l'analyseur commercial des ventes et des achats ;

-- des tableaux de bord et graphiques ;

-- la gestion des stocks et des achats : seuils d'alerte, stock

minimum, réapprovisionnements, reliquats de commandes ;

-- le transfert des factures, règlements et avoirs dans Ciel Compta ;

-- des informations instantanées sur les clients avec la possibilité de leur

envoyez des documents par e-mail en un clic;

-- des états sur la marge réalisée sur chaque devis, sur chaque produit ; -- des conseils et les astuces pour bien gérer votre entreprise.

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Le progiciel CIEL a une bonne interface utilisateur et peut être configuré pour un grand nombre d'entreprises. Ces logiciels proposent une gamme très variée de produits informatifs.

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6. Le progiciel - Sage Smn

En tant que Progiciel de Gestion Intégrée (PGI), Sage Saari dispose de plusieurs modules : la gestion comptable, la gestion commerciale, la paie, les immobilisations et les moyens de paiements. Nous ne nous intéresserons qu'à deux (02) de ses modules : la gestion comptable et la gestion commerciale en version 10.

L. La gestLoin, comptabLe

La gestion comptable se fait à l'aide du logiciel COMPTABILITE 100. Son prix varie en fonction des distributeurs ; sur www.achetermoins-cher.com, l'offre est à 7.535 euros TTC (environ 4.935.425 FCFA) pour 10 postes, prix n'incluant pas la mise en service du logiciel.

Sage Comptabilité est un progiciel destiné à la réalisation d'opérations comptables telles que :

-- la création d'un plan comptable ;

-- la gestion de la comptabilité générale ;

-- la gestion de la comptabilité tiers ;

-- la gestion des devises ;

-- la gestion de la comptabilité analytique ;

-- la gestion budgétaire ;

-- le transfert de données vers d'autres logiciels et la communication client/expert comptable ;

-- l'édition des états comptables ;

Ce programme est disponible pour les ordinateurs équipés du programme Microsoft Windows (95, 98, Me, 2000, XP, NT ou 2003). De plus sous Windows, COMPTABILITE 100 est décliné en plusieurs versions : 100, 100 Pack et 100 Pack Plus.

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Le programme peut être utilisé en réseau avec une configuration client/serveur. Par ailleurs, il est possible de synchroniser les écritures entre un client équipé COMPTABILITE 100 et son expert-comptable utilisant une application Sage ou Sage COALA. Cette synchronisation gère notamment l'ajout, la suppression et la modification des écritures

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comptables, les ventilations analytiques ainsi que les éléments de structure (comptes généraux, comptes tiers, codes journaux, etc.). Elle intègre également une gestion des conflits en cas de modifications simultanées des données par les deux intervenants. La synchronisation utilise un fichier au format XML standard Sage qui peut être transmis sous forme de fichier magnétique ou par messagerie.

Dans le cas où l'utilisateur possède simultanément la comptabilité et la gestion commerciale, il peut lier ses deux (02) fichiers.

ii. La gestiovt commerciaLe

Ce module se sert du logiciel GESCOM 100 dont le prix dépend du distributeur. www.acheter-moins-cher.com fait une offre à 7.745 euros TTC (environ 5.072.975 FCFA) pour 10 postes, prix n'incluant pas la mise en service du logiciel.

Ce programme fonctionne sur tout micro-ordinateur utilisant le système d'exploitation Microsoft Windows (95, 98, 2000, NT4, Me, XP ou 2003). La configuration matérielle recommandée est constituée d'un micro-ordinateur équipé au minimum d'un microprocesseur Pentium cadencé à 75 MHz et d'une mémoire vive répondant aux préconisations de Microsoft pour un bon fonctionnement des programmes. La capacité des disques durs dépend des volumes d'informations à gérer et des applications installées.

GESCOM 100 est un progiciel permettant entre autre la réalisation des opérations de gestion commerciale comme :

-- la gestion des familles d'articles, des articles et des nomenclatures ; -- la gestion des fiches et des règlements clients et fournisseurs ;

-- la gestion des achats, des ventes et des stocks ;

-- l'édition des commandes, bons de livraison, factures et autres documents clients, fournisseurs et stocks ;

-- l'édition des statistiques ;

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GESCOM 100 se décline en trois (03) versions sous Windows : la version 100 de base (ne gère que les ventes), la version 100 Pack (intègre

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en plus un volet achat) et la version 100 Pack Plus (encore plus complète).

Ce programme propose aussi une configuration en réseau client/ serveur.