II. LE CONTÔLE DE GESTION
DES RISQUES
Toute union, fédération ou
confédération est chargée d'assurer le contrôle des
pièces sur place, des opérations des institutions qui lui sont
affiliées et de ses organes financiers. A cet effet, elle peut
édicter tous manuels de procédures, sous réserve que
ceux-ci soient conformes aux normes édictées en la matière
par la Banque Centrale ou la Commission Bancaire.
Elle est tenue de procéder, au moins, une fois l'an,
à l'inspection des institutions qui lui sont affiliées et de ses
organes financiers (art 57 de la loi 59/ADP)
Cette tâche d'inspection consiste à
vérifier la situation financière de l'institution et à
organiser un contrôle interne et externe.
II.1. LE CONTROLE INTERNE
Le contrôle interne est un processus de gestion des
risques qui s'appuie sur les documents justificatifs relatifs à tout
contrat signé entre l'URCPO et ses partenaires (membre, banque, caisses
populaires,...). Il est réalisé en trois (3) cycles qui
sont :
· le cycle préventif : ce cycle
consiste à dissuader toute tentative de fraude ou mauvaise gestion des
ressources internes ;
· le cycle défectif : pour le
contrôle des opérations ;
· le cycle correctif : pour résoudre
la problématique des caisses.
Dans l'aboutissement des ses objectifs, le service technique
et formation organise deux types de contrôles, obéissant à
ces trois cycles (prévention, détection et correction).
PREVENTT
I
F
Pour atteindre ces objectifs ci-dessus cités, le
service technique et formation organise deux types de contrôles,
obéissant à ces trois cycles (prévention, détection
et correction) à savoir : des contrôles réguliers et
périodiques et les contrôles des inopinés.
II.1.1. LES CONTROLES REGULIERS ET
PERIODIQUES
Le contrôle régulier est effectué, chaque
mois, par des contrôleurs de l'union en vue de valider les documents
comptables de chaque caisse, puis la balance des comptes mensuels.
Pour ce faire, chaque caisse, pendant cette période
doit envoyer à l'union, les états du portefeuille du
crédit, le nombre de membres, l'épargne disponible. Ce
contrôle porte sur les normes de prudence liées à la
situation du crédit.
Lorsqu'on constate un dysfonctionnement dans les états
financiers d'une caisse, le responsable concerné est saisi pour
justification. Dans le cas contraire, un agent contrôleur se
déplace dans ladite structure, pour en chercher les raisons.
Les données sont traitées par un logiciel
d'exploitation comptable (« SAF2000 ») qui
facilite l'organisation et la vérification des soldes.
Après chaque contrôle, un rapport à
l'intention des décideurs, du directeur et du conseil d'administration
est élaboré.
II.1.2 LES CONTROLES
INOPINES
Contrairement aux contrôles réguliers, les
contrôles inopinés sont organisés à l'improviste,
dans les caisses, en vue de vérifier toutes les activités. Il
peut être général ou sectoriel.
Le contrôle inopiné général
consiste à vérifier toutes les activités de la caisse,
conformément à l'esprit de la loi 59/ADP, les statuts et
règlements intérieurs, les différentes politiques du
réseau.
Le contrôle inopiné sectoriel vise une seule
activité telle que le crédit, l'épargne, etc., pour mener
une analyse approfondie sur les éventuelles incorrections.
Après le contrôle inopiné, un rapport
faisant ressortir l'état des lieux est immédiatement remis
à la direction.
Remarque : pour remédier aux
problèmes rencontrés dans les caisses, une formation est
organisée par le service technique et formation en vue de donner un
appui technique sur les procédures comptables, les mesures de
sécurité et la gestion des risques opérationnels.
Il faut noter qu'en fin d'année, la BCEAO oblige toutes
les institutions de crédit à la tenue d'un contrôle externe
pour vérifier leurs états financiers.
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