L'appréciation du controle interne selon le referentiel COSO

3- Fiche de Travail portant sur l'indentification des risques et des opérations de contrôle (Sous-Direction Trésorerie)

Dans notre travail, et après une description par la présente fiche de processus de la Sous Direction-Trésorerie des différentes activités ainsi que ses éléments d'entrés et de sorties, nous avons élaboré un tableau comprenant une série d'objectifs liés à l'activité de la SD/Trésorerie, leurs catégories (O : lié aux opérations, IF: lié à l'information financière, C: lié à la conformité aux lois et règlementations), l'identification des risques susceptibles d'affecter la réalisation de ces objectifs avec leurs évaluations (Faible, Moyen, Élevé), les opérations de contrôles effectuées par la Sous-Direction afin d'éviter ces risques, ainsi que des recommandations pouvant renforcer le dispositif en matière de contrôle interne afin de mieux maîtriser les risques.

Nous rappelons juste que cette évaluation des risques reste approximative. Cette étape n'a pas pour objectif de les évaluer avec précision mais seulement de cerner les zones ou les risques peuvent être importants.

3-1- Fiche processus de la Sous-Direction Trésorerie

· Finalité du processus : La gestion équilibrée de la trésorerie.

· Pilote du processus : Le Sous-Directrice de la Trésorerie.

3-1-1- Interface

Amont: Banques, Directions fonctionnelles, Fournisseurs, Clients. Aval : Banques, Directions fonctionnelles, Fournisseurs, Clients.

3-1-2- Les éléments d'entrés et de sorties de la trésorerie: Éléments d'entrées /Fournisseurs :

· Virement de fonds des directions et délégations régionales en Algérie;

· Rapatriement de fonds des représentations et délégations à l'étranger;

· Divers encaissements (clients... etc.);

· Financements mis en place pour l'acquisition d'investissement.

Éléments de sorties/clients :

· Paiements locaux et étrangers;

· Transfert de fonds aux unités non commerciales ou ne réalisant pas un chiffre d'affaire pouvant couvrir les dépenses;

· Placement de l'excédent de trésorerie, notamment en dépôt à terme;

· Remboursement des emprunts

3-2- Activités du processus:

- Paiement locaux et paiement à l'étranger;

- Encaissements des clients;

- Suivi des rapatriements des unités à l'étranger et virements de fonds des unités en Algérie;

- Alimentation des comptes des unités suivant les budgets accordés; - Suivi de la situation de trésorerie de l'entreprise;

- Placement des dépôts à terme;

- Suivi de la créance et relance des administrations centrales;

- Suivi et remboursement des emprunts et gestion de la dette de la compagnie; - Négociation des clauses financières des contrats commerciaux;

- Recherche, négociation et mise en place des conventions de financements extérieur ou national.

Le tableau de gestion de la trésorerie se présente donc comme suit :

Tableau 1 : Identification des risques et des opérations de contrôle (Sous-Direction Trésorerie):

Objectifs	Catégorie de l'objectif: O, IF, C	Risques	Evaluation du risque: Faible, Moyen, Élevé.	Actions/Opérations de contrôle	Observations et recommandations
1 -Etablir des prévisions	O	Les informations relatives aux	Moyen	Le système d'information (sous	Etablir un tableau de bord
de trésorerie fiable afin		entrées et sorties de trésorerie		forme d'un logiciel) identifie les	de suivi et d'actualisation
d'éviter les insuffisances pour		sont inexactes, non à jour ou non disponibles.		besoins et les dates auxquelles les sorties de trésorerie auront lieu:	des informations.
couvrir les éventuelles dépenses.				règlement de dettes, remboursement des emprunts, versement de la paie.	Améliorer le système d'information afin d'identifier l'ensemble des sources et des besoins de trésorerie et aux dates concernées.
					Veiller à l'exhaustivité des informations
				Suivre les situations financières des unités locales et à l'étranger afin de les rappeler à ne pas garder les excédants
2- S'assurer de l'existence des fonds conformément avec la	O	Ignorance des alternatives de financement.	Faible	Identifier les conseillers professionnels qui seraient en mesure d'aider l'entreprise à
réglementation et les directives du siège de la société afin d'avoir la				trouver de nouvelles sources de financement.
liquidité nécessaire pour palier à tout décaissement local ou étranger.		Absence de contacts auprès de sources de financement, ou relations insuffisamment étroites avec ces derniers.	Faible		Etablir des relations avec la BNA et requérir à d'autres moyens de financements (les emprunts obligataires) avant que le besoin de financement se fasse ressentir.
3- Optimiser la	O	Ignorance des alternatives en	Faible	Se renseigner auprès des banques	Renforcer l'effectif au sein
rentabilité des placements temporaires.		terme de placement.		sur les taux d'intérêt afin de choisir le meilleur emplacement pour les excédents.	du Département Financement par des personnes ayants une expérience des placements à court terme.
4- Accélérer les	O, C	Retard ou oubli des directions	Moyen	Envoyer par télex les demandes	Sensibiliser les unités
encaissements.		et délégations locales et à l'étranger d'effectuer le virement/rapatriement de fonds des excédents.		de virement et/ou de rapatriement des excédents. Rappeler aux délégations locales et à l'étranger de respecter le seuil de disponibilité à leur trésorerie (la réglementation selon chaque direction).	quant à l'importance des délais convenus
		Retard de la DMFE pour le transfert les fonds rapatriés de l'étranger au compte domiciliataire d'Air Algérie (BNA).	Élevé	Confirmer l'arrivée des virements/rapatriements de fonds (créditer le compte) en appelant la DMFE par téléphone. Récupérer, par les personnes habilitées, l'argent de la DMFE et le déposer au compte domiciliataire d'Air Algérie à la	Appuyer les demandes liées à la confirmation de transfert des fonds (virements et rapatriements) par des écrits et non par téléphone seulement.
				BNA afin de gagner du temps.
		Retard d'encaissement de la part des divers clients.	Faible		Relances vers les clients et les sensibiliser quant aux délais convenus avec la banque, IATA,...
5- Enregistrer avec précision tous les encaissements (virements, rapatriements et autres encaissements divers).	O, IF, C	Non comptabilisation des encaissements dans les comptes clients en raison du détournement des fonds, de la perte de l'instrument de paiement, etc...	Moyen	Vérification des justificatifs de manière précise pour ce qui concerne l'historique de la banque (débit/crédit) Attribuer l'enregistrement comptable à des personnes n'ayant pas l'habilité à faire les formalités bancaires.
		Les montants encaissés ne correspondent pas aux montants facturés, ou ne sont pas identifiables.	Moyen	En cas ou le montant ne correspond pas aux justificatifs (Avis de débit du rapporteur, avis de crédit de la banque), une lettre
				de demande justificative est transmise au débiteur.
				Etablir des rapprochements mensuels pour détecter d'éventuelles erreurs. Faire des demandes par écrit à la banque pour régler les payements à temps.	Attribuer la comptabilisation sur journal de trésorerie à des personnes n'ayant pas pour tâche les états de rapprochement bancaire.
					(respect du principe de séparation des tâches).
6- Gérer le déroulement	O	Retard de virement (transfert)	Élevé	Etablir des rapprochements	Améliorer le système de
dans le temps des		de l'argent la part de la		(mensuels) pour détecter des	paiement et l'autonomie
décaissements		banque (DMFE) pour payer les factures (télexes) de l'IATA. (Risque de sanctions financières et de réduction du délai de payement).		éventuelles erreurs. Faire des demandes par écrit à la banque pour régler les payements à temps.	des unités décentralisées en leurs avec en leurs donnant un budget de trésorerie suffisant.
					Sensibiliser la banque et la
					DMFE pour régler les paiements de l'IATA rapidement et dans les délais.
		Règlement des factures avant l'échéance.	Faible		Reporter la préparation des chèques ou leur signature jusqu'à l'échéance.
		Les informations relatives aux dates de paiement sont inexactes, non à jour ou non disponible	Faible	Utiliser un échéancier de dettes qui permet d'identifier tous les besoins de trésorerie et les dates auxquelles les sorties de trésorerie sont prévues.
7- Procéder à des décaissements uniquement lorsque les achats correspondants ont été autorisés.	O, IF, C	Création de documents fictifs.	Moyen	Bien examiner les documents: facture originale + copies, bon de commande, contrat, ordre de paiement (virement avec accusé de réception par la banque «avis de débit »), imputation comptable effectuée, dossier complet.	Ne pas effectuer des payements sur la base de documents extracomptables (ils servent pour suivi et non pour payement et comptabilisation).
					Ne pas effectuer des payements à base de
					«Bon pour ». il faut payer à base de facture (selon le décret exécutif 05-46 8 du
					10/12/05 voir «annexe n°3 ») (Annexe 5)
				La secrétaire: accuse la réception, dispache a la comptabilité générale pour imputation (caché).
				Attribuer la signature a deux personnes ayant l'habilitation de le faire.
		Réutilisation des documents justificatifs des décaissements.	Moyen		Annuler les documents justificatifs en mettant le caché «payé » sur ces derniers.
8-Enregistrement avec précision de tous les montants décaissés.	O, IF, C	Absence de certains documents ou informations	Moyen	Comparer les montants décaissés avec les comptes concernés sur le FOLIO/ Factures non soldées. Suivre la séquence des chèques et les ordres de virement. Rapprocher les montants figurants sur les relevés bancaires à ceux figurant dans les comptes de banque.	Confier le rapprochement bancaire à des personnes n'ayant pas accès à la aux logiciels de comptabilisation (séparation des taches).
9-Régler les fournisseurs, rembourser les emprunts et effectuer tous les décaissements en temps voulu.	O, IF	Les informations relatives aux montants dus ou aux dates de paiement sont inexactes, non à jour ou non disponibles.	Moyen	Procéder à une comptabilisation détaillée des sommes réellement payées par rapport à celle prévues au budget. Etablir un échéancier afin d'identifier les dates de paiement.
10-Gérer les chèques impayés.	O	Rejet de la banque du cheque pour cause de non conformité (non signé, mal libellé, cheque sans provision, etc.).	Faible	Etablir un dossier pour « chèque impayé » et aviser la DRH par écrit.
11- Etablissement et suivi des dossiers de crédit documentaire.	O, C	Retard dans l'ouverture d'un crédit documentaire.	Faible	Vérifier au près de la Banque la complétude du dossiers et des pièces complémentaires à fournir éventuellement.
	Rejet de la banque pour manque de documents	Faible	Les documents contenus dans les dossiers sont conformes aux pièces exigées:
			-Copies de facture
			-Avis de débit
			-Copie du bon de commande
			-Pièces de Dépenses et Recettes
			-Correspondances.		12- Protéger les
O, IF	La protection physique des	Moyen	Confier la garde des	Limiter l'accès aux
disponibilités et les		disponibilités et des		disponibilités et des instruments	fichiers clients et à ceux
documents comptables		instruments de paiements est		de paiement à des personnes	utilisés lors du traitement
correspondants		assurée de façon inadéquate.		n'ayant pas accès aux comptes de banque.	des encaissements.
					Limiter l'accès aux fichiers fournisseurs et à ceux utilisés lors du traitement des décaissements.
					Confier la préparation des rapprochements bancaires à des personnes n'ayant pas accès aux encaissements ou aux décaissements ou aux
					instruments de payement.
					Protéger de meilleure manière les documents comptables et limiter l'accès à ceux-ci à un nombre restreint de personnes
				Endosser les chèques à la reception.
				Déposer la totalité des encaissements à la banque (accord entre le CCP et Air
				Algérie).

L'étude effectuée, au niveau de la Sous-Direction Trésorerie de la compagnie Air Algérie, portant sur l'évaluation du système de Contrôle Interne selon les outils proposés par le référentiel COSO, nous a permis d'émettre une série de recommandations concernant l'activité de gestion de la structure. Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle regroupe les principales recommandations liées aux insuffisances détectées lors de la recherche.

Les recommandations sont les suivantes :

+ Etablir un code de conduite formalisé et le communiquer à tout le personnel.

+ Mettre à jours les manuels de procédures et veiller à ce que le personnel les respectent, ceci grâce à des contrôles réguliers appropriés.

+ Veillez à la séparation des tâches entre les fonctions d'enregistrement comptable et de rapprochement bancaire au sein du Département Finance Comptabilité.

+ Mieux protéger, au sein du Département Finance Comptabilité, les documents comptables et extra-comptables afin d'éviter toute perte ou réutilisation de ceux-ci. Veiller au classement de ces documents par nature et par date d'arriver.

+ Etablir des prévisions budgétaires fiables et réalistes et élaborer des tableaux de bord de suivie afin d'évaluer les écarts et effectuer les mesures correctives pour améliorer les prévisions futures.

+ Moderniser les systèmes d'information notamment les logiciels de traitement comptable.

+ Améliorer la communication entre les unités décentralisées (locales et à l'étranger) et la trésorerie centrale, afin d'avoir des informations fiables et précise sur la situation de trésorerie de la compagnie. Ceci peut se faire par l'acquisition de moyens technologiques performants tel que la mise en place d'un réseau propre à l'entreprise lui permettant lui suivi continu des états de trésorerie dans les sites géographiques éloignés.

+ Mettre en place une cellule d'Audit Interne au sein de l'entreprise permettant ainsi l'évaluation du système de Contrôle Interne en son sein, ainsi qu'une structure de Contrôle de Gestion qui sera très utile afin d'identifier et évaluer les écarts entre les objectifs et ce qui est réalisé pour apporter les mesures correctives nécessaires.

+ Mettre en place une cellule de gestion des risques à l'échelle de l'entité, qui permettra d'identifier les risques majeurs internes ou externes et qui en évaluera l'importance, la probabilité d'occurrence et la fréquence. Une catégorisation des risques selon ces critères sera nécessaire pour mieux guider les responsables à tous les niveaux dans leurs décisions vis-à-vis de ces risques, et réaliser ainsi les objectifs fixés.