III) La grille d'analyse des tâches
1) Définition
La grille d'analyse de tâches est un outil permettant
à l'auditeur de déceler sans erreur possible les manquements
à la séparation des tâches et donc d'y porter
remède.
Elle est la photographie à un instant T de la
répartition du travail, elle permet également de faire le premier
pas dans l'analyse des charges de travail de chacun.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
Pour chaque grande fonction ou chaque processus
élémentaire, on peut concevoir une grille qui va comporter le
découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la
fonction ou au processus concerné.
Dans une grille d'analyse, on aura autant de lignes que de
tâches, en deuxième colonne la nature de la tâche et pour
les colonnes suivantes les personnes concernées.
2) Avantages
Il est extrêmement simple de décrypter une grille
d'analyse de tâches, même si elle reste infiniment plus complexe
pour les grandes fonctions.
3) Inconvénients
L'inconvénient majeur de cet outil, c'est que les
conclusions ne peuvent être tirées qu si les têtes de
colonne indiquent clairement des noms de personnes et nom des intitulés
de service.
Illustration
Dans une PME le processus de paiement des factures fournisseurs
comporte 10 opérations :
1) Réception au service courrier ;
2) Transcription des factures reçues ;
3) Rapprochement facture/bons de commande ;
4) Rapprochement factures/bons de réception ;
5) Vérification de la facture ;
6) Comptabilisation ;
7) Ordonnancement ;
8) Etablissement du chèque ;
9) Signature du chèque ;
10) Envoi du chèque.
Les informations recueillies par l'auditeur permettent de
remplir la grille ci après :
Audit De Le Fonction Approvisionnement
|
Tâches
|
|
Res Courrier x
|
Res Achats y
|
Comptable
A
|
Gestionnaire
B
|
Fondé de
Pouvoir
C
|
|
Non Réaliser
|
|
1-Réception
|
Ex
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
2-Transcription
|
Ex
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
3- Rappro Fac/BC
|
C
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
4- Rappro Fac/BR
|
C
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
5- Vérification fac
|
C
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
6- Comptabilisation
|
EN
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
7-0rdonnancement
|
A
|
|
|
|
*
|
|
|
|
|
8- Etablissement chèque
|
FN
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
9-Signature du chèque
|
A
|
|
|
|
|
*
|
|
|
|
10-Envoi du chèque
|
Ex
|
|
|
*
|
|
|
|
|
IV) Le diagramme de circulation
1) Définition
Si la grille d'analyse des taches est statique, le diagramme de
circulation est dynamique l'un est la photographie, L'autre le cinéma.
Le diagramme de circulation, où flow chart, permet de représenter
la circulation des documents entre les différentes fonctions et centres
de responsabilité, d'indiquer leur origine et leur destination et donc
de donner line vision complète du cheminement des informations el de
1eurs supports. Cette méthode de schématisation remplace une
longue description et ses avantages l'emportent largement sur ses
inconvénients.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
2) Avantages
C'est un document figuratif, donc facile à lire et
à comprendre. Chaque opération est matérialisé par
un symbole différent: création de document, duplication,
comparaison, archivage... : la circulation des documents est indiquée
par des flèches qui traversent les entités
concernées.
En Audit Interne point n'est besoin d'utiliser de nombreux
symboles il faut et il suffit que soit bien connue leur signification. Un
diagramme de circulation bien établi permet ainsi de prendre
connaissance rapidement d'une procédure ou d'un processus.
C'est un document logique qui amène à se poser
des questions types à propos de chaque document :
- combien d'exemplaires '?
- qui les envoie ?
- où arrivent-ils ?
- qu'en fait-on?
Les opérations sont montrées dans leur ordre
séquentiel, d' où :
* Mise, en évidence des points forts et des points
faibles: les points de contrôle sont clairement identifiés et les
interfaces entre services mises en lumière. La schématisation va
rendre visibles les anomalies document inutilisé, absence de
contrôle, ou contrôle insuffisant, traitement redondant, etc.
* Les risques d'omission sont minimises: un document, un
exemplaire ne peuvent 'être oublies car le diagramme permet de les suivre
« à la trace ».
* Le diagramme de circulation est également un outil
d'auto-contrôle en ce sens qu'il permet de s'assurer que l'on a bien
compris les explications fournies. C'est également un moyen de
validation d'informations obtenues par d'autres sources.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
* Enfin, et ceci n'est pas un des moindres avantages, le
diagramme de circulation est une prime à l'imagination en ce sens qu'il
permet à l'auditeur averti d'imaginer des solutions meilleures, des
circuits plus efficaces, des contrôles plus simples ou plus complets. Le
diagramme de circulation est donc un outil d'assistance utile pour la
formulation des recommandations d'amélioration.
En dépit de tous ces avantages, cet outil n'est pas
utilise autant qu'il serait souhaitable par les auditeurs internes. C'est qu'il
comporte quelques inconvénients non négligeables.
3) Inconvénients
L'inconvénient majeur est qu'il s'agit d'une technique
difficile et qu'il faut pratiquer souvent pour bien la maÎtriser.
L'utilisation du diagramme de circulation exige formation et pratique: les
auditeurs qui pratiquent peu parce que c'est difficile se condamnent à
ne jamais maîtriser leur technique et donc à la pratiquer de moins
en moins.
Ces difficultés sont amoindries avec l'arrivée sur
le marché de logiciels de dessin de flow-chart qui permettent
l'obtention de documents au dessin parfait et ce avec toutes les combinaisons
possibles d'agrandissement ou de réduction. Mais il ne faut pas pour
autant s'imaginer que la mise en oeuvre devient facile : pour être
utilisé rapidement et efficacement le logiciel exige d" être
utilisé souvent. Là encore, il faut accepter de peiner longtemps
et de faire ses gammes avant de maîtriser son sujet.
On cite également parmi les inconvénients du
diagramme de circulation, le fait que ne pouvant tout traduire en symbole, le
document nécessite souvent la rédaction de notes
complémentaires qui l'alourdissent et vont à l'encontre du
principe figuratif. Un bon dessinateur de flow chart saura néanmoins
réduire ces notes au minimum.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
Symboles Usuels
Symbole de circulation
Document en deux exemplaires
Opération manuelle
Traitement informatique
Archivage définitif
Comparaison entre deux documents
Archivage provisoire
Oui
Procédure alternative
Point terminal d'un diagramme
Non
Audit De Le Fonction Approvisionnement
| 
