L'audit de la fonction approvisionnement

Chapitre I : les outils de l'audit interne

L'outil est un moyen permettant d'exécuter un travail.

En audit, les outils utilisés par l'auditeur se défalquent en deux catégories :

· Les outils d'interrogation

Les outils d'interrogation se définissent comme étant les moyens qui aident l'auditeur à formuler des questions ou à répondre à des questions qu'il se pose.

Dans cette catégorie on cite :

§ Les sondages statistiques,

§ Les interviews,

§ Les questionnaires.

· Les outils de description

Les outils de description aident l'auditeur non pas à formuler des questions car ils ne présupposent pas de questions particulières, mais vont aider à mettre en relief les spécificités des situations rencontrées.

Dans cette catégorie on cite :

§ L'observation physique,

§ La narration,

§ L'organigramme fonctionnel,

§ La grille d'analyse des taches,

§ Le diagramme de circulation.

Ces outils présentent également trois caractéristiques différentes :

ü La non spécificité des outils à l'audit interne, ces outils peuvent être mis en oeuvre par d'autres professionnels tels que des auditeurs externes, des informaticiens, des consultants etc., et ceci afin d'atteindre leurs objectifs.

ü La possibilité d'utilisation de deux outils différents pour une même fin dans un but de validation ; les résultats de l'un valident les résultats de l'autre.

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ü L'auditeur doit choisir l'outil adéquat à son but, c'est pourquoi, le choix de l'outil doit être fait avec un maximum d'attention.

Section 1 : les outils d'interrogation

Les outils d'interrogation se définissent comme étant les moyens qui aident l'auditeur à formuler des questions ou à répondre à des questions qu'il se pose.

Dans cette catégorie on cite :

§ Les sondages statistiques,

§ Les interviews,

§ Les vérifications, analyses et rapprochements divers.

I-les sondages statistiques

1-Définition :

La statistique est l'ensemble des instruments et de recherches mathématiques permettant de déterminer les caractéristiques d'un ensemble de données.

Le sondage statistique on l'appelle également échantillonnage qui n'est d'autre que la sélection d'une partie dans un tout. Il s'agit de rassembler les données, de les traiter, et finalement de les exploiter.

L'auditeur attend de se sondage une information simple qui se rapporte à l'erreur ou le dysfonctionnement et d'en connaître rapidement l'ampleur.

2-L'information statistique :

Les employés jouent un rôle essentiel dans l'amélioration et le maintien de la performance organisationnelle. En les consultant par l'entremise d'un sondage, vous obtiendrez des données mesurables sur plusieurs aspects.

Toutefois, avant d'entreprendre un sondage, assurez-vous d'en retirer tous les bénéfices possibles.

Il existe trois niveaux d'information statistique utilisables par l'auditeur interne pour mener son investigation.

· 1^er niveau : les données élémentaires

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L'objectif de l'auditeur est de trier les données et de sélectionner le nécessaire pour pouvoir en tirer soit des conclusions, soit des pistes d'observation qui vont l'aider dans son investigation.

Ces tris se font de deux façons différentes :

*Les tris à plat ou enquêtes sont utilisés afin de savoir le pourcentage de personnes répondant oui ou non .Ce sont des études de questions grâce à des témoignages.

En audit interne, il faut être prudent et prendre en considération que ce n'est pas une enquête d'opinion.

*Les tris croisés sont répandus puisqu'ils mettent en oeuvre deux variables de nature différentes.

Exemple : l'analyse des ventes par gammes et par villes.

· 2^nd niveau : les statistiques internes

Elles sont élaborées par le service de contrôle de gestion qui est considéré comme un fournisseur vital et essentiel de l'information.

· 3^ème niveau : l'échantillonnage statistique

C'est le niveau le plus intéressant, car il met en oeuvre la technique du sondage qui est considéré comme étant une méthode statistique visant à évaluer les proportions de différentes caractéristiques d'une population à partir de l'étude d'une partie seulement de cette population, appelée échantillon. Ce niveau nécessite rigueur et bienveillance, tout en respectant un certain nombre de règles élémentaires.

3-Contexte d'application :

En audit interne, le but de l'auditeur lors de ses investigations n'est pas seulement d'obtenir des informations, mais surtout rechercher les causes du dysfonctionnement du phénomène après avoir mesuré son importance.

Ces investigations peuvent être de deux natures différentes :

· Des sondages de dépistage :

Ils sont considérés comme des tests permettant de discerner les erreurs ou les dysfonctionnements. L'auditeur les effectue lorsqu'il recherche une inexactitude des données, une erreur sur facture ou des omissions dans des mesures de qualité de fabrication.

· Des sondages pour estimation des attributs :

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Ils sont de nature purement et strictement informative. L'auditeur les effectue lorsqu'il veut récolter un grand nombre d'informations.

Exemple :

La recherche du pourcentage d'employés ayant plus de 10 ans d'ancienneté.

La recherche du pourcentage de matériels dont la vie de stock est supérieure à quatre mois.

Mais quel que soit le cas le sondage statistique doit toujours être réalisé avec rigueur et respecter certains principes.

On ne saurait mieux faire que rappeler les dix commandements du sondage statistique selon L.SAWYER(1) :

1. N'utilisez le sondage que s'il est adapté aux objectifs de l'audit.

Donc, ne pas faire de sondages statistiques gratuitement et pour le plaisir, pour « voir si... », « Pour le cas ... ».

2. Connaître la population : l'auditeur interne ne doit pas s'aventurer dans des sondages statistiques sur des populations mal définies, incomplètes, aux frontières indécises.

3. Le choix doit être aléatoire : l'utilisation sans concessions d'une méthode aléatoire est une exigence absolue.

4. Pas de biais personnel : il faut chasser de son esprit toute idée d'un résultat que l'on s'efforcerait d'atteindre ou de justifier.

5. L'échantillon reste aléatoire en dépit des configurations particulières de la population. Se trouver en présence d'un échantillon sans « gros clients »alors que ceux-ci représentent 10% de la population « clients »ne doit pas être un élément de trouble ou de doute.

6. Ne pas extrapoler de façon déraisonnable : il faut s'en tenir à la simplicité du résultat et fuir toute déduction, par définition hasardeuse.

7. Ne pas perdre de vue la réalité : à trop jongler avec les chiffres on finit par oublier le contexte.

8. Stratifier chaque fois que cela réduit la dispersion de l'échantillon : on ne doit pas hésiter à faire plusieurs sondages statistiques au lieu d'un seul.

1. L.B.SAWYER, L'audit Interne, Publi-Union.

9. Audit De Le Fonction Approvisionnement

Ne pas fixer sans nécessité des niveaux de confiance élevés (ainsi que dit précédemment).

10. Ne pas s'arrêter aux résultats statistiques : rechercher les causes.

4-Les avantages et inconvénients :

a. Avantages

La méthode des sondages statistiques présente les avantages suivants :

1. Coût plus réduit : une enquête par sondage est moins coûteuse puisque les données sont recueillies auprès d'une partie seulement d'un groupe de la population.

2. Plus grande vitesse d'exécution (notamment pour les sondages d'opinions) : on obtient des résultats bien plus rapidement que dans un recensement. On communique avec moins d'unités, et il y a moins de données à traiter dans une enquête par sondage que dans un recensement.

3. Plus grande fiabilité des résultats : le personnel étant plus réduit, il peut être plus qualifié.

4. Moins de risque d'erreur : le volume des données à traiter est plus faible.

5. Plus grand champ d'application, notamment dans le cas de destruction des unités testées.

b. Inconvénients

Parmi les inconvénients présentés par les sondages statistiques, on cite :

- Il peut y avoir perte d' exactitude lorsque les données sont recueillies auprès d'une partie seulement d'un groupe plutôt qu'auprès de la population toute entière.

- Il peut être impossible d'obtenir des renseignements sur une petite sous population ou une petite région géographique.

- Les données se limitent à la population figurant dans les dossiers administratifs.

- L'accent mis sur la qualité des données peut varier d'un organisme à l'autre. Cela peut être évident lorsqu'une personne se fie aux données recueillies auprès d'un autre organisme.

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