Section II: Audit de la Fonction approvisionnement
I) Défaillances
L'observation physique ( faite le Lundi 16 Mai 2008 lors de la
réception d'une marchandise) ainsi que la grille d'analyse des
tâches (annexe 6) nous a permis de relever les anomalies
suivantes :
*Absence d'un contrôle physique de la marchandise
reçue ;
* Non vérification des stocks avant passation de
commandes.
Les défaillances relevées des interviews avec les
responsables d'achats et de stockage sont les suivantes :
*Non contrôle des commandes dont le montant est
inférieure à 15 000 dirhams ;
*La société ne dispose pas d'un fichier
fournisseur regroupant l'ensemble des informations les concernant (produits
offerts, capacité de production du fournisseur, prix, délai de
livraison, renseignements divers, fichier croisé produit/fournisseurs
`'permettant de connaître pour un m^me fournisseur tous ses produits, et
pour un même produit tous ses fournisseurs `').
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Le remplissage du questionnaire de contrôle interne
(annexe 7) a permis de relever les faiblesses suivantes :
*Inexistence d'un manuel de procédure ;
*Absence de charte déontologique d'achat ;
*Manque des tableaux de bord ;
*Absence de cartographie des risques.
D'après le flow charte (annexe 8) et le QCI, on a pu
soulever la défaillance suivante :
*L'expression du besoin n'est pas formalisée par
l'établissement d'une demande d'achat.
L'inventaire extra comptable effectué du vendredi
13/06/08 au Dimanche 15/06/08 ainsi que le QCI ont permis de constater
l'existence des écarts entre le stock réel et le stock comptable.
II) Recommandations :
Pour remédier à ces différentes anomalies
citées si dessus, on suggère alors de :
* Procéder à la rédaction d'un manuel de
procédure des achats, veiller à son application et aussi le
mettre à jour régulièrement ;
*Rédiger et diffuser un code de déontologie
à l'ensemble des personnes intervenant dans le processus achat ;
*Etablir des tableaux de bord pour pouvoir calculer les
écarts entre les réalisations et les prévisions et
compléter ceci par une cartographie de risque pour visualiser les zones
à risque élevé de celles à risque moyen et
faible ;
*Formaliser l'expression du besoin d'achat par une demande
d'achat, qui devra être obligatoirement visé par le responsable
des achats ;
* Vérifier obligatoirement l'existence des articles en
stock avant de procéder au remplissage d'un bon de commende, une fois
que la demande d'achat est visée par le responsable ;
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* Effectuer une revue des commandes inférieures au seuil
de 15 000 dirhams serait opportun par le directeur technique, soit par sondage
(tirage au hasard) ou encore de manière périodique ;
* Contrôler physiquement la quantité ainsi que la
qualité de la marchandise reçue, pour s'assurer de la
conformité réelle de la livraison avec ce qui est
commandé ;
* Créer des fichiers fournisseurs pour faire visualiser
quelques critères qui faciliteront la présélection.
* Il faut procéder à la mise à jour des
bases comptables du système pour éviter des problèmes
futures avec les clients.
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