1ère Partie : L'audit de
l'approvisionnement
Chapitre I : Les procédures d'achat et de
stockage
Section 1 : Les procédures des achats
Avant de procéder à l'audit d'approvisionnement il
faut tout d'abord définir les procédures d'achats et de stockage
sur lesquelles l'auditeur va se baser pour établir son plan ainsi que
les outils qui va utiliser.
I Définition
C'est l'acquisition des biens et services nécessaires
au fonctionnement de l'entreprise.
II) La procédure d'achat
1-Emission du besoin
Il est évident, et nous l'avons vu en examinant les
processus de décision d'achat, que tout achat, que tout achat trouve son
origine dans l'émission d'un besoin provenant d'une certaine source dans
l'organisation.
Dans le cas le plus général, plusieurs
procédures peuvent coexister selon la nature du bien concerné.
En effet, dans certaine cas, le besoin peut concerne des
composant ou matières entrant dans la composition des produits finis,
dont les besoins sont très irrégulièrement répartis
dans le temps, ou qui sont spécifique à un nombre très
limité de produits finis.
Dans d'autres cas, le besoin concerne des fournitures,
composants ou produits, très consommé, à usage polyvalent
ou à caractère standard, dont la consommation est
régulièrement répartie, et qui de ce fait seront
géré ou non sur stock.
Enfin, le besoin peut concerner un article ou service
à usage exceptionnel, ou non répétitif, n'entrant pas dans
les produits finis, et gérer ou non sur stock.
* DEMANDE D'ACHAT
On a alors coutume d'utiliser la procédure classique de
demande d'achat, transmise par tous les services demandeurs, et dont un
modèle est fourni sur(voir annexe1)
Audit De Le Fonction Approvisionnement
Cette demande d'achat comporte en général
les informations suivantes :
- description détaillée du besoin ;
- numéro de code (s'il existe) ;
- quantité souhaitée ;
- délai sous lequel l'utilisateur souhaite la mise
à disposition.
Les demandes d'achat (D.A) proviennent de tous les services
de l'entreprise dans lesquels des matières, fournitures,
équipement ou services sont consommés. Il est nécessaire
qu'elles soient approuvées (signées) par un responsable, ou tout
autre personne habilitée à le faire. Dans ces conditions, le
service achats dispose de la liste des « signatures »
autorisées, ainsi éventuellement du montant maximum des
dépenses autorisées par signataire.
En général, la D.A. est émise en deux
exemplaires :
- le premier, est destiné aux achat pour enregistrement
de la demande, et déclenchement effectif de la commande ;
- la seconde est renvoyée au demandeur comme
accusé de réception.
* Vérification du besoin
Lorsque le service achat reçoit une D.A., il est de
sa responsabilité de vérifier que le besoin a été
parfaitement défini, et qu'il correspond pour l'entreprise à une
décision économique.
A l'occasion, il est possible et souhaitable de se poser
certaines questions, comme celles qui suivant à titres
d'exemple :
- cette D.A. concerne un produit qui doit être
approvisionné sur un marché achat actuellement en
pénurie : n'existe-t-il pas en stock une fourniture qui pourrait
lui être substituable sous quelques modification mineures ?
- cette D.A. concerne-t-elle une fourniture normalement
tenue en stock ?
- cette D.A. concerne un équipement ou un outillage
particulier que souhait une unité de fabrication. Comporte-t-elle en
conséquence l'ensemble des renseignements ou spécification qui
permettront au (x) fournisseurs (s) potentiel (s) de répondre à
toute consultation ?
- cette D.A. porte une petite quantité pour une
certaine fourniture.
Cette décision est-elle bien économique pour
l'entreprise, et ne vaut-il pas mieux s'assurer auprès des utilisateurs
de l'intérêt éventuel de passer une commande de taille plus
importante ?
- etc.
2- Audit De Le Fonction Approvisionnement
Sélection des fournisseurs
Tâche fondamentale des acheteurs dans les processus
de décisions d'achat, et étape importante du traitement des
commandes, l'évaluation des fournisseurs doit s'appuyer sur la collecte
d'un grand nombre d'information, obtenues par des sources internes et externes
à l'entreprise. Elle permettra par la suite d'effectuer une
sélection entre les fournisseurs possibles pour un certain achat.
Mais toute évaluation suppose d'abord de
réfléchir à l'ensemble des critères sur lesquels on
compte évaluer les divers fournisseurs, et parallèlement à
définir ce que l'on appelle un « bon fournisseur »
pour un achat, représentant le compromis idéal dans une certaine
situation.
* Critères classiques
Au nombre de ces critères, on retrouve
principalement :
_ la qualité des fournitures, généralement
observée en suivant la performance obtenue par le fournisseur à
l'occasion de contrôles de qualité ; la comparaison du taux
de rebuts entre fournisseurs concurrents, ou par rapport à un taux
estimé comme acceptable, permet cette évaluation ;
_ Le respect des dates de livraison ;
_ Le coût d'achat incluant le prix d'achat, les conditions
de paiement et tous les coûts induits associés (frais d'approche,
transport, coût financier du stock, etc.).
* Autre critères
Au nombre de ces critères, on trouve :
_ la capacité technique du fournisseur. Il dispose de
son propre service d'étude et développement, est connu pour sa
capacité d'innovation, et se met à la disposition de son client
pour essayer de développer avec lui des application nouvelles ou
améliorer des solutions actuelles ;
_ le service technique d'après-vente ou de maintenance
dans le cas de gros équipement ;
_ la capacité d'adaptation, relative au degré de
souplesse fourni par le fournisseur, et à sa vitesse de réaction
face à des problème qui lui sont posés ;
_ sa capacité de production, caractérisée
par la qualité de ses équipements, la compétence
de ses personnels, l'organisation de sa production et
l'efficacité de ses système de contrôle
opérationnels ; cette capacité sera un critère
d'autant plus important que l'entreprise acheteurs représente
chez lui une part importante du potentiel de production ;
Audit De Le Fonction Approvisionnement
_ Et, dans la mesure ou la relation avec sa fournisseur doit
être suivie, sa capacité
financière,
sa pérennité et la capacité managériale de
l'équipe dirigeante.
A l'évidence, la capacité financière
d'une entreprise effectue à terme la satisfaction qu'elle donne à
ses clients. Personne ne souhaite contracter avec une entreprise au bord de la
faillite ! L'étude précédente place, on l'a vu, ce
facteur au rang 8 dans la classe des critères importants.
Par ailleurs, la capacité managériale regroupe
un certain nombre de sous critères variés, et fait globalement
référence aux compétences du personnel de l'entreprise
fournisseur. Cette capacité est aussi caractérisée par la
façon dont l'équipe des interlocuteurs manifeste de
l'intérêt à travailler avec notre organisation. Ce point
concerne aussi bien la compétence technique que la qualité des
entretiens avec les vendeurs, la célérité à
répondre aux demandes, leur faculté de s'adapter aux
procédures d'achat et leurs clients, et même la sympathie qu'ils
manifestent. Dans le cas de PME reposant essentiellement sur un homme, ou une
toute petite équipe, l'age et l'état de santé peuvent
entrer en ligne de compte.
Retenons l'importance de lister de façon formelle les
critères d'évaluation, propres à chaque type d'achat, en
vue d'une technique que nous verrons plus loin.
Ces critères pourront ensuite permettre une
procédure d'évaluation et de sélection qui soit formelle
aussi, et s'inspire d'une technique que nous verrons plus loin.
* Source d'information
Définir des critères est un objectif ;
encore faut-il disposer des sources d'information permettent de mieux
connaître les fournisseurs, autrement qu'en se fondant sur sa
mémoire et son intuition.
Les principaux supports d'information couramment
utilisés sont les suivants :
Sources d'informations internes
Par enregistrement manuel ou comme sortie d'une application
informatisée, les délais de livraison et le taux de
qualité peuvent être suivi en temps réel à partir
des contrôles de réception.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
Catalogues
Dans la mesure ou ils sont bien conçus et ne se
limitent pas à quelque description succinctes agrémentées
ou non de photos, les catalogues fournissent des descriptifs
détaillés des produits, les codes fournisseurs, les
spécifications et tolérances des dits produits, ainsi que des
renseignements relatifs aux pièces de rechange. En ce qui concerne les
fournitures standard, ils comportent des prix, précisent les conditions
de paiement et ristournes proposées. Ils fournissent souvent enfin les
coordonnées des interlocuteurs à contacter.
Publicité
A interpréter avec soin, elle permet
néanmoins lorsqu'elle set descriptive d'informer les acheteurs sur des
nouveautés.
Annuaires professionnels
Ils enregistrent de façon exhaustive
et mise à jour l'ensemble des entreprises appartenant à un
secteur économique, et fournissent ainsi un certain nombre de
renseignements généraux.
Représentants et techniciens
Il s'agit là d'un moyen privilégie de
contact avec un fournisseur potentiel. Selon les cas et les entreprises, les
contacts peuvent se limiter à des vendeurs technico-commerciaux, ou
nécessiteront plusieurs interlocuteurs dans l'entreprise fournisseur.
Visites d'entreprises et audits qualité
Assez fréquemment, une visite au(x) fournisseur(s) se
justifie.
C'est d'ailleurs (si un technicien concerné peut
accompagner l'acheteur) l'occasion de mieux apprécier la
capacité de production de l'entreprise, la qualité de ses
processus de production et de ses modes de programmation, ainsi que la
compétence de ses équipe technique.
Plus généralement, dans les entreprises
structurées ayant défini des procédures d'audit
qualité des fournisseurs en vue d'homologation produit et de
qualification fournisseurs, les audits permettent la constitution d'un fichier
de fournisseurs agréés.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
Echantillons et séries d'essai
Assimilés à une source d'information,
des échantillons ou une série d'essai peuvent être fournis
par les fournis par les fournisseurs afin d'être testés et de
permettre une appréciation de la qualité, en vue d'un
agrément.
Avis de confrères
Lorsque certains renseignements ne peuvent
être obtenus par des sources classiques, et dans la situation ou l'on n'a
jamais travaillé avec un fournisseur, il peut être opportun d'en
parler à des confrères, dans la mesure ou il n'y pas de situation
concurrentielle directe avec eux.
Fichier fournisseurs
Le fichier fournisseurs est d'une richesse
essentielle, mais il ne concerne que les fournisseurs qui ont
déjà travaillé avec l'entreprise ( !).
Si ce fichier est bien conçu, il fournit un
état mis à jour de la performance de chacun. En particulier son
aptitude à livrer dans le délai (retard), son niveau de
qualité (résultats du contrôle), l'historique de ses prix,
son dynamisme (réponse aux appels d'offres), devront y figurer sous une
forme pratique et facilement exploitable.
* METHODE D'EVALUATION ET DE SELECTION
Dans un système de sélection de
fournisseurs, il s'agit de faire entre les fournisseurs potentiels une
première élimination, d'évaluer les fournisseurs restant
en lice, et enfin de sélectionner le (ou les) meilleur(s) fournisseur(s)
selon l'objectif visé.
Cette phase suppose que soit menée une
recherche d'informations préalable ou simultanée, s'appuyant sur
les sources déjà vues, ou sur les résultats d'une
étude de marché achat, de demandes de prix ou d'appels d'offres.
L'ensemble de la démarche est illustré par la figure 1.1
Audit De Le Fonction Approvisionnement
Segments d'achat différenciation
Politique d'achat (priorités)
Avis de confrères
Audits externes
Suivi fournisseurs interne
Sélection définitive contrat
Critères éliminatoires homologation
Cotation présélection
Appel d'offres
Choix des critères
![]()
Figure :1.1 Processus d'évaluation et de
sélection des fournisseurs.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
3- Négociation
Le choix de fournisseur il sera procédé alors d'une
négociation dans le but de préciser les proposition et de
définir pour l'acheteur le meilleur compromis possible (respect des
spécifications, prix, délai, conditions de paiement, etc.). Cette
négociation permet aussi presque toujours d'affiner encore la
comparaison entre les Fournisseurs, et d'aboutir enfin è une
sélection, selon une procédure plus ou moins formelle.
4-Passation de la
commande
Au terme de ces étapes, l'acheteur est conduit
naturellement à la passation de commande. Cette commande a juridiquement
valeur d'un contrat liant les deux parties : il est donc important
d'insister sur toute l'attention qu'il convient de porter à cette
étape.
Il faut que cette commande exprime clairement les
intentions des deux parties, et qu'elle soit bien sur valable devant la loi
(voir annexe2).
Pour cette raison, elle comporte en général
les renseignements suivants :
_ Nom et adresse de l'entreprise qui commande ;
_ Numéro de commande et sa date ;
_ Nom et adresse du fournisseur ;
_ Description et quantité des articles ou fournitures
commandés ;
_ Prix des articles ;
_ instruction générale (marques des colis,
nombre d'exemplaires de la facture, etc.) ;
_ Instruction d'expédition (destinataire, mode de
transport, itinéraire) ;
_ date de livraison ;
_ Condition de paiement ;
_ escompte ;
_ Signature de l'acheteur.
Ces renseignements propres à l'achat
concerné sont complétés par les conditions
générales d'achat (généralement inscrites au dos du
B.C.). Ces C.G.A. sont une partie essentielle de la commande puisqu'elles
définssent les termes généraux du contrat liant les deux
parties.
Dans le cas le plus simple, B.C. est
réalisé en 5 exemplaires :
_ Un (l'original) pour le fournisseur ;
Audit De Le Fonction Approvisionnement
_ Un second au fournisseur de façon à ce qu'il
le renvoie comme accusé de réception (ce qui signifie qu'il
fait le nécessaire, là que le contrat est véritablement
signé) ;
_ Un troisième est retourné au service
demandeur ;
_ Une copie est transmise au service de réception en
vue de lui permettre de planifier sa charge de travail future, et par
ailleurs de mieux identifier la livraison ;
_ Une dernière copie reste aux achats afin de
compléter le dossier d'achat.
Assez souvent, ces exemplaires sont complétés
de la façon suivante :
_ Un sixième pour la comptabilité, l'informant
de l'engagement financier, et permettant ensuite d'effectuer la
vérification de facture ;
_ un septième au contrôle de
qualité ;
_ Un huitième au service des prix de revient ;
_ Enfin plusieurs autres afin d'archivage ou de façon
à servir ultérieurement comme accusés de
réception.
Ces derniers cas sont, bien sur, le fait d'entreprises
fortement organisées et représentent l'organisation dans un
système manuel non informatisé.
Dans certain cas, on voit des acheteurs passer commande
par téléphone. Il faut insister sur l'importance d'une
confirmation écrite, car elle seule a une valeur juridique de contrat
protégeant l'acheteur contre tout de non-conformité et offrant la
possibilité de bénéficier de garanties.
5-Suivi la commande
Trop souvent, on voit des acheteurs attendre la livraison
sans rien faire, en se remettant au bon vouloir des fournisseurs : c'est
une pratique dangereuse.
Bien sur, la règle 20/80 doit encore s'appliquer
ici : il n'est rentable d'effectuer un suivi que pour les commandes
importantes en quantité et/ou en valeur. Mais l'acheteur doit prendre
conscience que, s'étant engagé sur le prix, il reste responsable
vis-à-vis de l'utilisateur du respect des délais, des
quantités livrées, ainsi que de la mise à disposition en
lieu et place appropriés.
La première étape consiste donc à
bien s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de
réception. Ensuite, il faut organiser une relance préventive.
Aucune méthode « classique »
Et générale n'existe quand à la date de
relance appropriée pour une commande : c'est affaire de jugement et
d'appréciation sur la nature de l commande.
En général, on utilise des fichiers ou
les commandes sont classées par numéros d'émission.
L'inconvénient est alors de ne pas repérer les commandes par des
signes visuels correspondant aux dates de relance. L'autre méthode
consiste sous forme de tickets numérotés.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
L'intérêt est ici de bien visualiser les
délais engagés. L'informatisation permet la relance
automatique.
Pour le reste, la relance s'accommode fort bien d'une
certaine automaticité, et du téléphone. Dans les cas les
plus importants, outre la visite directe au fournisseur, on détaille
parfois les renseignements demandés à l'occasion sous forme
d'imprimés donnant une série de question auxquelles le
fournisseur est invité à répondre.
La relance tiendra compte enfin à
l'évidence de la diligence manifestée par les fournisseurs lors
d'achats précédents. Dans tous les cas, une trace écrite
doit être conservée de tous les contacts pris à ce titre et
entrer ensuite dans le système d'évaluation utilisé.
6-RECEPTION DE LA LIVRAISON
Cette étape généralement
assumée par un service réception est tellement vitale et
étroitement liée à l'achat qu'en général ce
service est hiérarchiquement dépendant des achats (70%des
cas).
Il a pour taches :
_ De recevoir les arrivages des transporteurs ou des
fournisseurs eux-mêmes ;
_ De signer les décharges présentées par
ceux-ci ;
_ D'identifier et d'enregistrer toutes les marchandises qui
entrent ;
_ D'en informer les achats, le magasin (s'il n'en
dépend pas), les services utilisateurs et le contrôle;
_et de mettre le plus rapidement possible ces marchandises
à disposition.
CONTRÔLE QUANTITATIF
Ces réceptions sont formellement enregistrées
sur les bons de réception (voir annexe3). Ce document
précise :
_ L'identité du fournisseur
_ Le n° de commande,
_ La quantité reçue,
_ La quantité rejetée éventuellement
(abîmée dans le transport).
Audit De Le Fonction Approvisionnement
Ces B.R. sont envoyé au service achat ou au
magasin. Ceux-ci feront ensuite un contrôle quantitatif de
réception. Une fois le comptage effectué, la quantité
reçue est portée sur le double de la commande. (Parfois, c'est
une simple comparaison avec le bon de livraison du fournisseur qui est à
la base du contrôle.) si celle-ci est soldée, la réception
est attestée dans le dossier achat ; sinon, il y a livraison
partielle, et l'on attendra les livraison ultérieures.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
CONTRÔLE DE QUALITE
Ensuite on effectue en général un
contrôle de qualité. Dans certains cas, un marché a
prévu de façon détaillée les procédures de
contrôle devant être effectuées par le fournisseur. Il peut
être alors décidé dans ce cas de ne pas se livrer à
un contrôle systématique, mais de se contenter d'un test
périodique sur un échantillon. Dans d'autres cas, les
marchandises sont banalisées ou standard, et un simple contrôle
visuel suffit.
Mais lorsqu'un contrôle systématique est
nécessaire, il faut l'effectuer dès la réception, avant la
mise à disposition des marchandises.
Ce contrôle sera effectué par rapport
à certaines spécifications définies au cahier des charges,
et donnera lieu à un rapport de contrôle.
Si les résultats sont positifs, les achats en
seront informés, ainsi que la comptabilité, et la commande pourra
être soldée.
Dans le cas contraire, la commande n'est pas
soldée et deux éventualités se présentent :
_ Les achats retournent au fournisseur les marchandises
défectueuses.
_ Ou bien ils disposent de ces marchandises en faisant jouer
par ailleurs une clause de
Pénalité vis-à-vis du fournisseur.
7-Vérification de la facture
La facture (voir annexe 4) parvient de son
côté à l'entreprise, soit au service achats, soit au
service comptabilité directement. Dès les deux contrôles
réception effectués, il convient d'en administrer le
règlement au plus vite selon les conditions de paiement
prévues.
Notons qu'un paiement comptant dans le cas d'un
escompte proposé peut être intéressant et nécessite
dans ce cas un traitement administratif rapide.
Il se pose ici un problème classique sue lequel
beaucoup d'acheteurs se questionnent : qui doit effectués, le
contrôle de facturation, service achats ou comptabilité ? Il
semble qu'il s'agisse d'un faux problème, puisque l'important reste que
les factures des fournisseurs soient contrôlées !
Audit De Le Fonction Approvisionnement
Dans certains cas, tout ce qui concerne les prix et
conditions est vérifié par la comptabilité. Alors une
copie de la facture doit de la facture doit lui être transmise, ainsi que
le bon de réception et le bordereau du contrôle de qualité.
Ceci entraîne en général un coût de commande
légèrement plus élevé, mais présente
l'avantage de séparer la négociation et la fixation du prix, de
l'acte de contrôle. « On ne peut être juge et
partie ! »
Dans l'autre hypothèse, on cherche à
simplifier la procédure, et permettre une réaction plus rapide
à l'enregistrement d'erreurs.
Un autre problème se pose assez
fréquemment : la facture parvient à l'entreprise avant les
marchandises et le fournisseur souhaite être payé.
Retenir le paiement jusqu'à ce que la commande
ait été soldée :
_ Respect d'abord un principe élémentaire qui
n'a rien à voir avec un manque de confiance vis-à-vis du
fournisseur.
_ évite ensuite de procéder à une
demande d'avoir chez le fournisseur, puisque les remboursements sont assez peu
pratiqués.
Payer avant qu'une commande ne soit soldée
totalement, ou même reçue :
_ permet parfois de bénéficier de l'escompte
proposé si le délai contractuel court à réception
de la facture,
_ Ou bien évite de répercuter sur le
fournisseur des délai administratifs et de contrôle dont il n'est
pas responsable.
Section II: Le stockage
I-Définition de stock
C'est l'ensemble des marchandises, des matières ou
fournitures, des déchets, des produits semi-oeuvrés, des produits
finis, des produits ou travaux en cours et des emballages commerciaux qui sont
la propriété de l'entreprise. On peut identifier cinq grandes
catégories de stocks :
a) Les approvisionnements : constitués par les
matières premières ou les produits semi-finis(composants,
pièces) en provenance des fournisseurs. Ces stocks se situent en amont
de la production. Le rôle essentiel de ces est de désynchroniser
la production dans l'entreprise et la production chez le fournisseur ;
b) Les en-cours(ou stocks tampons) formés des produits
semi-finis en cours de transformation. Ces stocks intermédiaires se
situent entre les machines ou les ateliers. Ils sont dus principalement aux
lancements des fabrications par lots, aux différences de débit
entre machines consécutives ou aux stocks de
sécurité ;
c) Audit De Le Fonction Approvisionnement
Les stocks de produits finis(du point de vue de l'entreprise) en
attente de livraison ;
d) Les stocks d'outils et d'outillage utilisés pour
assurer la production ;
e) Les stocks de pièces détachées et de
rechange pour maintenance des équipements.
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