II.3. Etude du service Concerne
II.3. Modèle conceptuel de communication
II.3.1.Diagramme des flux
a)
Figure 8: Diagramme des flux
Description de flux
- Flux 1 : Demande d'inscription
- Flux 2 : Remise condition d'inscription
- Flux 3 : Paiement Frais test
- Flux 4 : Remise reçu paiement
- Flux 5 : Test
- Flux 6 : résultat test
- Flux 7 : Liste des candidats ayant réussi le test
- Flux 8 : Publication liste des candidats retenus
- Flux 9 : Paiement frais inscription et acompte
- Flux 10 : Remise bordereau
- Flux 11 : Dépôt dossier
- Flux 12 : Listes des étudiants
- Flux 13 : Listes des étudiants
- Flux 14 : PV de réussite de la session
- Flux 15 : Palmarès
- Flux 16 : Diplôme rédiger plus liste.
b) Narration
Pour s'inscrire au sein de l'Institut Supérieure
Pédagogique de Mbanza-Ngungu, le candidat voulant s'inscrire, doit se
déplacer directement au campus de cette Université, le plus vite
possible de peur de perdre la place, par rapport au temps lui imparti lors de
la période d'inscription dans cette université.
Inscription En Ligne
2016
Page 30
Le nouveau Candidat à l'inscription une fois
arrivé au campus universitaire, doit faire parfois de tours dans le
bureau, celui de services Académiques, pour l'inscription ainsi que pour
le payement des frais d'inscription et la réception d'un reçu de
payement. Et puis, celui des services académiques, pour la
présentation du reçu de payement et des documents
nécessaires à l'inscription, remplissage des identités
(renseignements) lui concernant, sur le formulaire de demande d'inscription et
sur l'attestation de l'inscription, etc...
Sans faire allusion à la distance, les
déplacements effectués par les candidats de chez eux jusqu'au
campus universitaire ; semblent être inutiles et provoquent ainsi, un
gaspillage de temps.
L'une de grande Université de la ville de Mbanza-Ngungu
même de la province du Kongo-Centrale, l'Institut Supérieure
Pédagogique de Mbanza-Ngungu, possède un site web statique
malheureusement incapable de mettre même les internautes au courant des
activités qui se passent au sein de l'université. C'est ainsi
que, pour la diffusion des informations concernant le public, l'I.S.P/
Mbanza-Ngungu dépose le communiqué aux stations de chaînes
de Radio locales qui sont captées difficilement à
5Okilomètres de la station Radio.
En effet, lors de l'inscription d'un candidat, divers autres
traitements au sein du bureau sont, d'ailleurs, sources de problèmes,
adoptant les méthodes traditionnelles de travail :
- L'enregistrement des étudiants se fait manuellement
dans un cahier nommé cahier d'inscription ;
- Les documents étant conservés dans les
classeurs à papiers, armoire et l'accès est difficile et
occasionne une perte de temps. Etant donné qu'il faut toujours une
recherche sérieuse pour retrouver un document à rapport avec un
étudiant;
- Les documents sont ainsi nombreux ce qui explique, qu'ils
sont aussi mal organisés.
Vu l'accroissement de la technologie Internet, la mise en
place d'une application web dynamique avec une base de données en ligne,
est devenue une nécessité incontournable dans plusieurs
organisations.
Postérieurement le Bureau d'Inscription ou
l'administrateur du site reçoit et vérifie les
éléments des dossiers constitués par le candidat.
II.3.2.Etudes des documents manuels utilisés
Toujours pour les soucis de notre recherche nous avons
réunis tous les documents utilisés dans la division inscription
et contrôle de scolarité des services académique de
L'ISP/Mbanza-Ngungu. Il s'agit :
- Cahier d'enregistrement des candidats ; - Bulletin
d'inscription à la licence
Inscription En Ligne
2016
Page 31
- Liste des étudiants inscrits par promotions ;
Ainsi nous aidera pour prendre de décision et de
résoudre certaines problèmes dans notre recherche qui est la
gestion des étudiants, Par rapport à l'inscription et au
contrôle de scolarité auxquels nous nous intéressons les
plus dans cette recherche.
1. Cahier d'enregistrement des candidats
- Rôle : le cahier permet
d'enregistré les candidats qui s'inscrivent après avoir
déposé leurs dossiers au bureau des inscriptions
- Description :
Tableau 1: Cahier d'Enregistrement des Candidats
N°
|
Code
|
Libelle
|
|
|
Nature
|
01
|
Nom
|
Nom
|
|
|
Alphanumérique
|
02
|
Post nom
|
Post nom
|
|
|
Alphanumérique
|
03
|
Sexe
|
Sexe
|
|
|
Alphanumérique
|
04
|
NumMat
|
Numéro Matricule
|
|
|
Alphanumérique
|
05
|
Lieu nais
|
Lieu de naissance
|
|
|
Alphanumérique
|
06
|
Date nais
|
Date de naissance
|
|
|
Date
|
07
|
T.O
|
Territoire d'origine
|
|
|
Alphanumérique
|
08
|
P.O
|
Province d'origine
|
|
|
Alphanumérique
|
09
|
AnnéeOpt.
|
Année d'obtention
d'état
|
du
|
diplôme
|
Numérique
|
10
|
Section
|
Section
|
|
|
Alphanumérique
|
11
|
Pourcentage
|
Pourcentage obtenu
d'état
|
à
|
l'examen
|
Numérique
|
3. Bulletin d'inscription à la licence
- Rôle : il porte les renseignements d'un étudiant
qui veut avoir l'inscription en licence
- Description :
Tableau 2: Bulletin d'inscription à la licence
N°
|
Code
|
Libelle
|
Nature
|
01
|
Nom
|
Nom de l'étudiant
|
Alpha numérique
|
02
|
Post Nom ou Prénoms
|
Post nom ou prénoms de l'étudiant
|
Alpha numérique
|
03
|
LieuNaiss
|
Lieu de naissance
|
Alpha numérique
|
04
|
DateNaiss
|
Date de naissance
|
Date
|
05
|
Sexe
|
Sexe
|
Alpha numérique
|
06
|
Nationalité
|
Nationalité
|
Alpha numérique
|
07
|
Etatcivil
|
Etat civil
|
Alpha numérique
|
08
|
Nompère
|
Nom père
|
Alpha numérique
|
Inscription En Ligne
2016
Page 32
09
|
Nomde la mère
|
Nom de la mère
|
Alpha numérique
|
10
|
Prov D'origine
|
Province d'origine
|
Alpha numérique
|
11
|
District
|
District
|
Alpha numérique
|
12
|
Comm. ou territ.
|
Commune ou territoire
|
Alpha numérique
|
13
|
Nom
|
Nom de la personne à
contacter au besoin
|
Alpha numérique
|
14
|
Adresse
|
adresse de la personne à contacter au
besoin
|
|
15
|
AdresseMb
|
Adresse à Mbanza-Ngungu
|
Alpha numérique
|
16
|
NomEcole
|
Nom de l'école
|
Alpha numérique
|
17
|
Adr.Dern.Ecole
|
Adresse de la dernière Ecole
secondaire
|
Alpha numérique
|
18
|
Province
|
Province
|
Alpha numérique
|
19
|
Commune
|
Commune
|
Alpha numérique
|
20
|
Territ.
|
Territoire
|
Alpha numérique
|
21
|
Sections
|
La section suivie
|
Alpha numérique
|
22
|
AnnObtDip
|
Année d'obtention diplôme
|
Numérique
|
23
|
Pourcentage
|
Pourcentage
|
Numérique
|
24
|
Numdipl
|
Numéro du diplôme d'état
|
Numérique
|
25
|
Activité Profess
|
Activité Professionnelles
|
Alpha numérique
|
26
|
AnnAcad
|
Année académique
|
Numérique
|
27
|
Etment
|
Etablissement
|
Numérique
|
28
|
AnnEtudes
|
Année d'études
|
Numérique
|
29
|
Résultats
|
Résultats
|
Alpha numérique
|
30
|
Activité proffess
|
Activité Professionnelles
|
Alpha numérique
|
31
|
Section
|
Section
|
Alpha numérique
|
32
|
Option
|
Option
|
Alpha numérique
|
33
|
Avis_comInscr.
|
Avis de la commission des inscriptions
|
Alpha numérique
|
II.3.3. Inventaire des intervenants
II.3.3 .1. Intervenants
Nous retenons les acteurs ci- après pour les informations
que nous avons récolté Apres avoir analysé :
? Acteurs internes
1. Directeur et chef de service.
2. Chef de bureau chargé du secrétariat
3. Division gestion académique.
4. Chef de bureau des inscriptions.
5. Chef de bureau enseignement-programme et horaire.
6. Chef du bureau gestion du personnel scientifique et
académique.
7. Chef de division d'inscription et contrôle de
scolarité.
8. Chef de bureau contrôle et scolarité.
Inscription En Ligne
2016
Page 33
9. Chef de bureau archive et diplômes.
? Acteurs externes
1. Etudiants
2. Direction de la coordination dans SAC
3. Secrétariat du SGAC.
4. Assistant du SGAC.
5. SGAC
1. Directeur et chef des Services
Il Supervise et coordonne les activités de services
ci-après :
a) Direction des services académiques ;
b) Direction de services para-académiques ;
c) Ecole d'application.
- Veille à ce que les instructions, les ordres, les
décisions émanant de l'autorité soient de stricte
application dans les délais requise ;
- Veille à ce que les travaux émanant des services
sous sa coordination soient conforme à l'esprit et à lettre des
instructions transmises ;
- Emet des avis et considération sur le fonctionnement des
services qu'il se donne;
- Apprécie les directeurs sous sa coordination au 1er
degré et les autre au second degré ;
- Précède des réunions des directeurs sous
sa coordination.
2. Chef de bureau chargé du
secrétariat
- Reçoit tous les courriers émanant soit de
l'autorité, soit des directeur et les soumet au D.C.S pour les avis et
considérations ;
- Assure la rédaction des lettre, des rapports des P.V sur
demande du :
- Procède au classement de tous les courriers
destinés au D.C.S
3. Chef de division gestion académique
(CD)
- Supervise et coordonne les bureaux des personnels scientifiques
et
académiques ;
- Peut remplacer le directeur en cas d'absence, ou
empêchement ;
- Répond devant tout ce qui relève de la division
;
- Assure la gestion des dossiers du personnel académiques
et scientifique ;
- Veille au respect des textes relatifs à l'enseignement,
programme et horaire ;
- Rédige les rapports de sa division à l'attention
de la direction et aussi à la
rédaction de quelques rapports de la direction ;
- Suggère des initiatives pour la bonne marche du
service.
4. Inscription En Ligne
2016
Page 34
Bureaux des inscriptions
- Supervise et coordonne l'action de son bureau.
- Répond devant le CD de tout ce qui relève de son
bureau.
- Prend des initiatives pour la bonne marche de son bureau.
- Veille au maintien de la discipline au sein de son bureau.
- Reçoit les candidats aux inscriptions et met à
leur disposition moyennant
certains conditions.
- Dresse la liste des candidats à l'inscription dont les
dossiers doivent être
examinés par la commission d'harmonisation
- Dresse la liste des étudiants définitivement
inscrits,
- Propose au CD et au Directeur l'appréciation des
agents.
5. Chef de bureau enseignement-programme et
horaire
- Supervise et coordonne l'action de son bureau.
- Répond devant le C.D de tout ce qui relève de
son bureau.
- Prend ces initiatives pour la bonne marche de son bureau.
- Veille au maintien de la discipline au sein de son bureau.
- Reçoit tous les textes ainsi que dispositions
particulière régis l'enseignement, les
programmes et les horaires de cours.
6. Chef de bureau gestion du personnel scientifique et
académique
- Supervise et coordonne l'action de la direction.
- Répond devant le CD tous les problèmes qui
relèvent de son bureau.
- Prend des initiatives pour la bonne marche de son bureau.
- Veille au maintien de la discipline au sein de son bureau.
- Met à la disposition des enseignants, tous les
renseignements nécessaires.
- Reçoit les dossiers des enseignants.
- Contrôle le dossier du personnel enseignant tout au long
de sa carrière.
- Propose au CD et au Directeur l'appréciation des agents
sous ses ordres.
7. Chef de division inscription et contrôle de
scolarité
- Peut remplacer le directeur en cas d'absence ou
empêchement.
- Supervise et coordonne les bureaux inscription-contrôle
de scolarité
- Répond devant le directeur de tout ce qui relève
de sa division.
- Fait assurer les inscriptions dans les limites des dates
retenues et répond aux
conditions arrêtées par l'autorité.
- Veille à ce que les dossiers des candidats retenus
puissent répondre aux
conditions d'inscription de l'enseignement supérieur et
universitaire.
- Veille à la garde et à la sécurité
des archives et assure la collection des
renseignements nécessaires à la rédaction
des diplômes.
Inscription En Ligne
2016
- Rédigé les rapports de sa division à
l'attention de la direction et aussi dans la rédaction de quelques
rapports de la direction.
- suggère les initiatives pour la bonne marche du
service.
8. Chef de bureau contrôle et
scolarités
- Supervise et coordonne les différentes actions de son
bureau.
- Répond devant le CD de tout ce qui relève de son
bureau.
- Prend des initiatives pour la bonne marche de son bureau.
- Veille au maintien de la discipline au sein de son bureau.
- Veille à ce que les dossiers déposés
comprennent les éléments exigés.
- Le contrôle se fait régulièrement surtout
pour les nouveaux que pour les
anciens.
- Propose au C.D. et au directeur l'appréciation des
agents sous ses ordres.
9. Chef de bureau archives et diplômes
- Supervise et coordonne l'action de son bureau.
- Répond devant le C.D. de tout ce qui relève de
fon bureau.
- Prend des initiatives pour la bonne marche de son bureau.
- Veille au maintien de la simpliste au sein de son bureau.
- Veille à la bonne conservation d'archives de cette
direction qu'à la rédaction en
bonne et due forme de tous les titres, la réussite aux
différentes épreuves par les
étudiants à savoir attestation de réussite
et diplômes
- Propose au C.D. et Directeur l'appréciation dans agent
sous ses ordres.
|