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Mise en place d'une application web pour la gestion des inscriptions dans d'une institution universitaire. Cas de l'ISP Mbanaza-Ngungu.


par Stéphane MAZANZA MBALA
Institut Supérieur Pédagogique de Mbanza-Ngungu - Graduat 2016
  

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II.3. Etude du service Concerne

II.3. Modèle conceptuel de communication II.3.1.Diagramme des flux

a)

Figure 8: Diagramme des flux

Description de flux

- Flux 1 : Demande d'inscription

- Flux 2 : Remise condition d'inscription

- Flux 3 : Paiement Frais test

- Flux 4 : Remise reçu paiement

- Flux 5 : Test

- Flux 6 : résultat test

- Flux 7 : Liste des candidats ayant réussi le test

- Flux 8 : Publication liste des candidats retenus

- Flux 9 : Paiement frais inscription et acompte

- Flux 10 : Remise bordereau

- Flux 11 : Dépôt dossier

- Flux 12 : Listes des étudiants

- Flux 13 : Listes des étudiants

- Flux 14 : PV de réussite de la session

- Flux 15 : Palmarès

- Flux 16 : Diplôme rédiger plus liste.

b) Narration

Pour s'inscrire au sein de l'Institut Supérieure Pédagogique de Mbanza-Ngungu, le candidat voulant s'inscrire, doit se déplacer directement au campus de cette Université, le plus vite possible de peur de perdre la place, par rapport au temps lui imparti lors de la période d'inscription dans cette université.

Inscription En Ligne

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Le nouveau Candidat à l'inscription une fois arrivé au campus universitaire, doit faire parfois de tours dans le bureau, celui de services Académiques, pour l'inscription ainsi que pour le payement des frais d'inscription et la réception d'un reçu de payement. Et puis, celui des services académiques, pour la présentation du reçu de payement et des documents nécessaires à l'inscription, remplissage des identités (renseignements) lui concernant, sur le formulaire de demande d'inscription et sur l'attestation de l'inscription, etc...

Sans faire allusion à la distance, les déplacements effectués par les candidats de chez eux jusqu'au campus universitaire ; semblent être inutiles et provoquent ainsi, un gaspillage de temps.

L'une de grande Université de la ville de Mbanza-Ngungu même de la province du Kongo-Centrale, l'Institut Supérieure Pédagogique de Mbanza-Ngungu, possède un site web statique malheureusement incapable de mettre même les internautes au courant des activités qui se passent au sein de l'université. C'est ainsi que, pour la diffusion des informations concernant le public, l'I.S.P/ Mbanza-Ngungu dépose le communiqué aux stations de chaînes de Radio locales qui sont captées difficilement à 5Okilomètres de la station Radio.

En effet, lors de l'inscription d'un candidat, divers autres traitements au sein du bureau sont, d'ailleurs, sources de problèmes, adoptant les méthodes traditionnelles de travail :

- L'enregistrement des étudiants se fait manuellement dans un cahier nommé cahier d'inscription ;

- Les documents étant conservés dans les classeurs à papiers, armoire et l'accès est difficile et occasionne une perte de temps. Etant donné qu'il faut toujours une recherche sérieuse pour retrouver un document à rapport avec un étudiant;

- Les documents sont ainsi nombreux ce qui explique, qu'ils sont aussi mal organisés.

Vu l'accroissement de la technologie Internet, la mise en place d'une application web dynamique avec une base de données en ligne, est devenue une nécessité incontournable dans plusieurs organisations.

Postérieurement le Bureau d'Inscription ou l'administrateur du site reçoit et vérifie les éléments des dossiers constitués par le candidat.

II.3.2.Etudes des documents manuels utilisés

Toujours pour les soucis de notre recherche nous avons réunis tous les documents utilisés dans la division inscription et contrôle de scolarité des services académique de L'ISP/Mbanza-Ngungu. Il s'agit :

- Cahier d'enregistrement des candidats ; - Bulletin d'inscription à la licence

Inscription En Ligne

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- Liste des étudiants inscrits par promotions ;

Ainsi nous aidera pour prendre de décision et de résoudre certaines problèmes dans notre recherche qui est la gestion des étudiants, Par rapport à l'inscription et au contrôle de scolarité auxquels nous nous intéressons les plus dans cette recherche.

1. Cahier d'enregistrement des candidats

- Rôle : le cahier permet d'enregistré les candidats qui s'inscrivent après avoir déposé leurs dossiers au bureau des inscriptions

- Description :

Tableau 1: Cahier d'Enregistrement des Candidats

Code

Libelle

 
 

Nature

01

Nom

Nom

 
 

Alphanumérique

02

Post nom

Post nom

 
 

Alphanumérique

03

Sexe

Sexe

 
 

Alphanumérique

04

NumMat

Numéro Matricule

 
 

Alphanumérique

05

Lieu nais

Lieu de naissance

 
 

Alphanumérique

06

Date nais

Date de naissance

 
 

Date

07

T.O

Territoire d'origine

 
 

Alphanumérique

08

P.O

Province d'origine

 
 

Alphanumérique

09

AnnéeOpt.

Année d'obtention

d'état

du

diplôme

Numérique

10

Section

Section

 
 

Alphanumérique

11

Pourcentage

Pourcentage obtenu

d'état

à

l'examen

Numérique

3. Bulletin d'inscription à la licence

- Rôle : il porte les renseignements d'un étudiant qui veut avoir l'inscription en licence

- Description :

Tableau 2: Bulletin d'inscription à la licence

Code

Libelle

Nature

01

Nom

Nom de l'étudiant

Alpha numérique

02

Post Nom ou Prénoms

Post nom ou prénoms de l'étudiant

Alpha numérique

03

LieuNaiss

Lieu de naissance

Alpha numérique

04

DateNaiss

Date de naissance

Date

05

Sexe

Sexe

Alpha numérique

06

Nationalité

Nationalité

Alpha numérique

07

Etatcivil

Etat civil

Alpha numérique

08

Nompère

Nom père

Alpha numérique

Inscription En Ligne

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09

Nomde la mère

Nom de la mère

Alpha numérique

10

Prov D'origine

Province d'origine

Alpha numérique

11

District

District

Alpha numérique

12

Comm. ou territ.

Commune ou territoire

Alpha numérique

13

Nom

Nom de la personne à

contacter au besoin

Alpha numérique

14

Adresse

adresse de la personne à contacter au besoin

 

15

AdresseMb

Adresse à Mbanza-Ngungu

Alpha numérique

16

NomEcole

Nom de l'école

Alpha numérique

17

Adr.Dern.Ecole

Adresse de la dernière Ecole secondaire

Alpha numérique

18

Province

Province

Alpha numérique

19

Commune

Commune

Alpha numérique

20

Territ.

Territoire

Alpha numérique

21

Sections

La section suivie

Alpha numérique

22

AnnObtDip

Année d'obtention diplôme

Numérique

23

Pourcentage

Pourcentage

Numérique

24

Numdipl

Numéro du diplôme d'état

Numérique

25

Activité Profess

Activité Professionnelles

Alpha numérique

26

AnnAcad

Année académique

Numérique

27

Etment

Etablissement

Numérique

28

AnnEtudes

Année d'études

Numérique

29

Résultats

Résultats

Alpha numérique

30

Activité proffess

Activité Professionnelles

Alpha numérique

31

Section

Section

Alpha numérique

32

Option

Option

Alpha numérique

33

Avis_comInscr.

Avis de la commission des inscriptions

Alpha numérique

II.3.3. Inventaire des intervenants

II.3.3 .1. Intervenants

Nous retenons les acteurs ci- après pour les informations que nous avons récolté Apres avoir analysé :

? Acteurs internes

1. Directeur et chef de service.

2. Chef de bureau chargé du secrétariat

3. Division gestion académique.

4. Chef de bureau des inscriptions.

5. Chef de bureau enseignement-programme et horaire.

6. Chef du bureau gestion du personnel scientifique et académique.

7. Chef de division d'inscription et contrôle de scolarité.

8. Chef de bureau contrôle et scolarité.

Inscription En Ligne

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9. Chef de bureau archive et diplômes.

? Acteurs externes

1. Etudiants

2. Direction de la coordination dans SAC

3. Secrétariat du SGAC.

4. Assistant du SGAC.

5. SGAC

1. Directeur et chef des Services

Il Supervise et coordonne les activités de services ci-après :

a) Direction des services académiques ;

b) Direction de services para-académiques ;

c) Ecole d'application.

- Veille à ce que les instructions, les ordres, les décisions émanant de l'autorité soient de stricte application dans les délais requise ;

- Veille à ce que les travaux émanant des services sous sa coordination soient conforme à l'esprit et à lettre des instructions transmises ;

- Emet des avis et considération sur le fonctionnement des services qu'il se donne;

- Apprécie les directeurs sous sa coordination au 1er degré et les autre au second degré ;

- Précède des réunions des directeurs sous sa coordination.

2. Chef de bureau chargé du secrétariat

- Reçoit tous les courriers émanant soit de l'autorité, soit des directeur et les soumet au D.C.S pour les avis et considérations ;

- Assure la rédaction des lettre, des rapports des P.V sur demande du :

- Procède au classement de tous les courriers destinés au D.C.S

3. Chef de division gestion académique (CD)

- Supervise et coordonne les bureaux des personnels scientifiques et

académiques ;

- Peut remplacer le directeur en cas d'absence, ou empêchement ;

- Répond devant tout ce qui relève de la division ;

- Assure la gestion des dossiers du personnel académiques et scientifique ;

- Veille au respect des textes relatifs à l'enseignement, programme et horaire ;

- Rédige les rapports de sa division à l'attention de la direction et aussi à la

rédaction de quelques rapports de la direction ;

- Suggère des initiatives pour la bonne marche du service.

4. Inscription En Ligne

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Bureaux des inscriptions

- Supervise et coordonne l'action de son bureau.

- Répond devant le CD de tout ce qui relève de son bureau.

- Prend des initiatives pour la bonne marche de son bureau.

- Veille au maintien de la discipline au sein de son bureau.

- Reçoit les candidats aux inscriptions et met à leur disposition moyennant

certains conditions.

- Dresse la liste des candidats à l'inscription dont les dossiers doivent être

examinés par la commission d'harmonisation

- Dresse la liste des étudiants définitivement inscrits,

- Propose au CD et au Directeur l'appréciation des agents.

5. Chef de bureau enseignement-programme et horaire

- Supervise et coordonne l'action de son bureau.

- Répond devant le C.D de tout ce qui relève de son bureau.

- Prend ces initiatives pour la bonne marche de son bureau.

- Veille au maintien de la discipline au sein de son bureau.

- Reçoit tous les textes ainsi que dispositions particulière régis l'enseignement, les

programmes et les horaires de cours.

6. Chef de bureau gestion du personnel scientifique et académique

- Supervise et coordonne l'action de la direction.

- Répond devant le CD tous les problèmes qui relèvent de son bureau.

- Prend des initiatives pour la bonne marche de son bureau.

- Veille au maintien de la discipline au sein de son bureau.

- Met à la disposition des enseignants, tous les renseignements nécessaires.

- Reçoit les dossiers des enseignants.

- Contrôle le dossier du personnel enseignant tout au long de sa carrière.

- Propose au CD et au Directeur l'appréciation des agents sous ses ordres.

7. Chef de division inscription et contrôle de scolarité

- Peut remplacer le directeur en cas d'absence ou empêchement.

- Supervise et coordonne les bureaux inscription-contrôle de scolarité

- Répond devant le directeur de tout ce qui relève de sa division.

- Fait assurer les inscriptions dans les limites des dates retenues et répond aux

conditions arrêtées par l'autorité.

- Veille à ce que les dossiers des candidats retenus puissent répondre aux

conditions d'inscription de l'enseignement supérieur et universitaire.

- Veille à la garde et à la sécurité des archives et assure la collection des

renseignements nécessaires à la rédaction des diplômes.

Inscription En Ligne

2016

- Rédigé les rapports de sa division à l'attention de la direction et aussi dans la rédaction de quelques rapports de la direction.

- suggère les initiatives pour la bonne marche du service.

8. Chef de bureau contrôle et scolarités

- Supervise et coordonne les différentes actions de son bureau.

- Répond devant le CD de tout ce qui relève de son bureau.

- Prend des initiatives pour la bonne marche de son bureau.

- Veille au maintien de la discipline au sein de son bureau.

- Veille à ce que les dossiers déposés comprennent les éléments exigés.

- Le contrôle se fait régulièrement surtout pour les nouveaux que pour les

anciens.

- Propose au C.D. et au directeur l'appréciation des agents sous ses ordres.

9. Chef de bureau archives et diplômes

- Supervise et coordonne l'action de son bureau.

- Répond devant le C.D. de tout ce qui relève de fon bureau.

- Prend des initiatives pour la bonne marche de son bureau.

- Veille au maintien de la simpliste au sein de son bureau.

- Veille à la bonne conservation d'archives de cette direction qu'à la rédaction en

bonne et due forme de tous les titres, la réussite aux différentes épreuves par les

étudiants à savoir attestation de réussite et diplômes

- Propose au C.D. et Directeur l'appréciation dans agent sous ses ordres.

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"Le doute est le commencement de la sagesse"   Aristote