Chapitre 6 : Proposition pour une gestion
optimale des flux d'informations et documentaires
En matière logistique, la notion de délai
apparaît désormais comme un élément essentiel de la
compétitivité de l'entreprise. En effet le délai, qui se
traduit par le temps s'écoulant entre le moment où la demande est
formulée et le moment de satisfaction de cette demande, peut
représenter une part importante du délai global de la transaction
commerciale. Une bonne maîtrise des flux d'informations et documentaires
permettra au département d'obtenir un avantage concurrentiel certain et
durable, sous les contraintes telles que : la complexité des flux,
l'incertitude dans les prévisions du marché et la
réduction des délais des clients.
L'objectif de la gestion optimale de l'ensemble des flux qui
alimentent le département serait donc, la recherche de
l'agilité / la souplesse de son système d'information.
Autrement dit, la recherche des caractéristiques telles que : la
flexibilité, l'élasticité et la
réactivité.
Section 1 : Gestion optimale des flux
d'informations
Au moment où la satisfaction des besoins
présents et futurs des clients est à l'ordre du jour, les
entreprises qui se veulent compétitives dans un marché en
perpétuelle évolution, accordent davantage une attention
particulière aux moyens de traitements de l'information dont elles
disposent.
En effet, la complexité et le degré des risques
au niveau des transactions commerciales internationales confèrent
à la communication un rôle déterminant et indispensable.
Toutefois, la prise en compte de l'importance de la communication, au travers
de la chaîne logistique des flux, conduit entre autres, à un
aménagement efficace du système d'information des entreprises.
Rappelons que le système d'information d'une entreprise recouvre
l'ensemble des informations qui alimentent l'organisation et les moyens mis en
oeuvre pour les gérer. Ainsi le principe de Pareto illustré par
la figure 8 de la page 31 montre que l'aménagement portera
essentiellement sur les moyens de traitement d'informations, lesquels
intègrent à la fois les moyens matériels, les moyens
humains et les méthodes d'organisation interne de ce système.
1-1 Moyens matériels
L'aménagement des moyens matériels comme source
d'optimisation de la gestion des flux d'informations au sein du
département shipping de SAGA-AFRITRAMP-GABON, comprend
essentiellement : les moyens de transport des agents shipping et les
moyens de traitement d'informations.
- les moyens de transport.
Les moyens roulants représentent parmi tant d'autres,
un facteur significatif sur les délais d'exécution des
tâches spécifiques au shipping. En effet, le département
est situé à prés d'un kilomètre du port d'Owendo.
Il apparaît de ce fait nécessaire, pour les agents shipping de
disposer en permanence d'un véhicule. Lequel permettra à ces
derniers d'effectuer de façon efficace et dans les temps les missions
telles que :
- Assister à toute les conférences maritimes,
afin d'insérer son ou ses navires dans la situation portuaire de la
capitainerie ;
- Faire viser les clearances d'entrées ou de sorties
auprès des autorités ;
- Arraisonner de manière efficace et rapide les
minéraliers aussi bien à l'entrée qu'à la sortie
au port d'Owendo ;
- Assurer une assistance régulière à
bord, de manière à mettre en confiance le capitaine et son
équipage durant les opérations.
1-2 Les moyens de traitement des flux
d'informations.
Le consignataire du navire ou agent shipping est en contact
permanent avec l'extérieur, soit pour rendre compte à ses
donneurs d'ordre du déroulement des opérations passées ou
en cours, soit pour établir les contacts avec les nouveaux clients
concernant des affrètements nouveaux.
Cependant, les obligations qui incombent au consignataire pour
un affrètement déterminé, vont au delà de
l'accomplissement des simples opérations que le capitaine du navire ne
peut lui- même effectuer. En effet comme nous l'avons souligné
plus haut, il élabore pour le compte de son mandant, les rapports
journaliers du chargement des marchandises (operations report et le statement
of fact) et les lui fait parvenir dans un délai très
limité.
De plus, il établit et signe au nom du capitaine, les
titres de transport ou encore les connaissements (bills of lading) puis les
mate's receipt.
En ce qui concerne sa responsabilité, il répond
envers les armateurs de ses propres fautes. Compte tenu du niveau des
activités du consignataire pour chaque escale, équiper le service
shipping d'un parc informatique de dernière génération
avec des systèmes d'exploitation performants, apparaît
également comme une source indéniable d'optimisation de la
gestion des flux d'informations. En effet, les machines recommandées
peuvent être de plusieurs modèles et les caractéristiques
adaptées au niveau de l'activité du département shipping
sont les suivantes : la vitesse de processeur 1,8 milliards /seconde,
cette donnée traduit la capacité pour une machine de traiter 1, 8
milliards d'opération en une seconde ; une mémoire de 1
à 4Go ; un système d'exploitation Windows xp office
2007. Un parc informatique équipé des machines ayant les
caractéristiques ci-dessus, offrira une meilleure souplesse du
système d'information. Le tableau ci-dessous récapitule les
caractéristiques des machines actuelles et celles des machines
recommandées.
Tableau comparatif des caractéristiques
des ordinateurs
|
Parc informatique actuel du service shipping de SAGA
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Caractéristiques des machines requises
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- Vitesse de processeur = 600 million/S
- Mémoire =128 Mo
- Système d'exploitation = Windows xp office 2000
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- Vitesse processeur =1, 8 milliards/S
- Mémoire = 1 à 4 Go
- Système d'exploitation = Windows xp office 2007
|
Source : Le magazine « Micro
portable »
1-3 Les moyens humains.
L'amélioration du système d'information du
département, passe inévitablement par la bonne maîtrise des
outils de travail utilisés. Ainsi, il est recommandé à
tous les agents consignataires de navires d'avoir à leur actif : un
permis de conduire, un minimum de connaissance en informatique et une bonne
maîtrise de la langue anglaise.
1-4 Les méthodes de gestions des flux
d'informations.
Les méthodes de gestion des flux peuvent porter sur
plusieurs aspects. Deux seulement retiennent notre attention :
l'architecture des moyens de traitement et la construction d'un tableau de
bord.
- L'architecture des moyens de traitement de
l'information.
Cet aspect de la méthode de gestion des flux
étend le principe de décentralisation des ressources
informatiques, à l'ensemble des moyens de traitement et de stockage de
l'information. Ici tous les agents disposent d'organes de traitement et de
stockage des données. Le cas le plus usuel est constitué par des
micro-ordinateurs, ils peuvent être reliés entre eux par un
réseau. Cette méthode permettra d'obtenir une cadence optimale
des différentes fonctions du système d'information
(l'entrée, le traitement, la sortie et la
rétroaction). Et donc un niveau élevé
d'élasticité du système d'information.
- La construction d'un tableau de bord.
La construction d'un tableau de bord constitue
également un aspect important de la gestion des flux d'informations. En
effet, dans le cadre du management de l'organisation et de sa performance,
l'outil comptable et budgétaire laissent apparaître des
insuffisances, en ce sens qu'il ne fournit à l'organisation que les
informations financière. Ces dernières ne peuvent pas donner aux
responsables, une bonne vision des facteurs clés pour le pilotage des
activités.
Afin d'y remédier, on a observé la mise en place
du tableau de bord dans certaines entreprises en particulier, avant même
la deuxième guerre mondiale.
Le tableau de bord permet aux responsables d'avoir, en temps
réel, une vision synthétique des principaux indicateurs sur
l'entreprise et sur son environnement afin de prendre les bonnes
décisions dans le cadre de la gestion des activités.
Il est de ce fait, un outil essentiel pour le pilotage. En
effet, Il regroupe, un ensemble d'indicateurs, peu nombreux devant fournir aux
responsables de l'entreprise une donnée significative destinée au
pilotage de leurs activités. Ses principales caractéristiques
sont les suivantes :
- Destiné à chaque responsable ;
- Réactif et adaptable ;
- Focalisé sur l'essentiel et devant suivre la
stratégie choisie par l'entreprise ;
- Exprimé dans un langage opérationnel ;
- Permettant d'identifier les actions correctives
nécessaires.
Toutefois, l'élaboration d'un tableau de bord au sein
du département shipping de SAGA, passe nécessairement par sa
conception. Ainsi celle que nous pouvons retenir, repose sur l'articulation
« Objectifs/ Variable/Plan
d'action ». Cette méthode est
caractérisée par trois étapes successives.
- Il s'agit d'abord d'identifier l'objectif majeur à
atteindre ;
- Puis, la recherche des points clés de succès
qui permettront d'atteindre cet objectif ;
- Enfin, on détermine les plans d'action correspondant
à chacun des points clés afin d'atteindre l'objectif initialement
fixé.
Ces trois étapes peuvent être illustrées
selon le schéma suivant :
Figure 9 : Concept Objectifs/
Variable/ Plan d'action
Variable clé B
Variable clé A
Plan d'action A plan d'action
B
Plan d'action C
Variable clé C
Objectif 1
- Les objectifs représentent le
résultat que l'on se propose d'atteindre, ils doivent être
Exprimés clairement. Ces objectifs permettent de
structurer et d'organiser des actions ;
- Les variables clés
représentent les éléments sur lesquels le responsable peut
agir. Il s'agit entre autres, des éléments essentiels de la
gestion dont l'évolution conditionne le succès ou l'échec
de la stratégie de l'entreprise ;
- Les plans d'action, répondent aux
questions : Qui ? Quand ? Quoi ? Comment ?
Les indicateurs, lesquels ne figurent pas sur le
schéma, permettent d'apprécier la pertinence des
éléments sur lesquels s'articulent la conception du tableau de
bord, notamment objectifs, variables clés et plans d'action.
La construction d'un tableau de bord au sein du service shipping
nécessitait l'immobilisation d'une équipe afin de discuter sur la
mise en oeuvre de la stratégie. De ce fait, nous nous sommes
contentés de présenter les avantages de cet outil de pilotage, et
de choisir un exemple parmi tant d'autres impliquant la construction d'un
tableau de bord. Ainsi on peut avoir :
- Objectif 1 : Augmenter le rendement
du service de 5% sur le chiffre d'affaire globale de SAGA GABON, pour
l'année 2009 ;
- Variable clé A : La performance
des outils de traitement et de diffusion d'informations ;
- Variable clé B : La performance
des méthodes d'enregistrement et de classement d'informations ;
- Variable clé C :
disponibilité des véhicules ;
- Plan d'action A : Mise en place, dans
le service, d'un personnel computer (PC) ;
- Plan d'action B : construction d'une
base de donnée d'enregistrement ;
- Plan d'action C : Affectation d'un
véhicule spécifique au service shipping.
Le tableau de bord au sein du service shipping vient
créer un langage commun et pertinent à tous les niveaux de
l'entreprise et permet d'avoir une vue d'ensemble sur les objectifs à
atteindre, c'est en ce sens qu'il optimise la circulation de l'information au
sein d'une organisation.
Il convient également de noter que la mise en oeuvre
d'un tableau de bord pertinent, nécessite la présentation de la
cartographie des responsabilités. Elle se présente comme
suit
Figure 10 : La cartographie des
responsabilités
Analyse de l'environnement
Force et faiblesses de l'entité
Stratégie/mission
Objectifs
Variables clés
Plans d'action
Responsabilité
Source : cours de contrôle de gestion et tableau
de bord
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