L'audit interne:une nécessité dans la gestion d'une entreprise d'exploitation agro industrielle: cas de l'ESCO (Edmond Schlà¼ter et Compagnie) Kivu S. P. R. L

I.2.5. Les moyens de preuve en audit interne

I.2.5.1. Moyens matériels

L'expression de l'opinion de l'auditeur interne porte le plus souvent sur les états financiers considérés dans leur ensemble. Il résulte que l'auditeur doit baser son opinion sur les faits matériels ayant une importance et pouvant apporter des modifications notables aux résultats comptables de l'entreprise.

Ceci revient à dire qu'une transaction, qu'une écriture n'est considérée comme significative que lorsque son existence, sa prise en considération ou son omission affecte la sincérité et la régularité des états financiers.

Précisons que tous moyens matériels supposent l'existence non seulement des documents d'enregistrement, mais aussi toute manuelle de procédures, supports, ou formalisation écrite des procédures claires, réalistes, complètes et objectives approuvées par la direction générale et les différents responsables hiérarchiques.

I.2.5.2. La qualité des faits

Selon Le BOLLECH^27(*), l'auditeur doit rassembler par l'observation, les investigations et les confirmations, une justification positive suffisante pour servir de base raisonnable à l'expression d'une opinion sur les états financiers qu'il examine. Ceci veut dire qu'en matière d'audit, certains faits sont plus probants que d'autres.

Un procès-verbal de situation de la caisse, contresigné par le caissier et l'auditeur est plus positif qu'une simple phrase de ce dernier disant que la caisse a été trouvée exacte ou non, par exemple.

Un état de rapprochement bancaire est plus probant qu'une simple déclaration attestant qu'il existe une conformité (concordance parfaite) entre l'extrait bancaire et le compte tenu dans les documents comptables.

I.2.5.3. Types de faits évidents

Les faits les plus importants qui méritent d'être retenus par l'auditeur interne sont :

a. Le contrôle interne

Un système de contrôle interne instauré au sein d'une entreprise est un signe d'une bonne gestion. Il laisse supposer que les données comptables contenues dans les états financiers sont fiables ou pas. Une erreur est vite découverte grâce à l'efficacité du système de contrôle interne qui consiste en une série de vérifications permanentes et en cascade de données comptables d'un agent à un autre.

Ceci pourrait aussi constituer pour l'auditeur, un moyen de preuve non matériel de fiabilité des données figurant dans les états financiers.

Rappelons toutes fois qu'un système de contrôle interne est efficace s'il repose sur un certain nombre des principes. Parmi ceux-ci, nous pouvons retenir^28(*) :

- Le principe de l'organisation :

Quelle que soit la taille de l'entreprise, il est toujours nécessaire de reconnaitre les tâches de chacun. L'organisation doit posséder un certain nombre des caractéristiques. Ces dernières doivent être adaptées, vérifiables, formalisées et doivent comporter une séparation convenables des fonctions.

L'organisation doit être établie sous la responsabilité du chef d'entreprise qui délègue son pouvoir,... Cette délégation du pouvoir est motivée par le fait que, plus la taille d'une organisation grandie, plus les problèmes à résoudre s'accroissent. Le responsable ne peut plus prendre seul toutes les décisions, sinon il devient inefficace. Il s'occupe de celles qu'il juge cruciales et se décharge d'autres qu'il remet entre les mains de ses subordonnés.

- Le principe de l'intégration :

Par ce principe, il est supposé que, les procédures de travail mises en place dans l'organisation, doivent permettre le fonctionnement d'un système d'autocontrôle facilité par : les recoupements (assurer la fiabilité d'une information au moyen des renseignements émanant des sources différentes), les contrôles réciproques, l'utilisation des moyens techniques, la compétence et l'intégrité du personnel,...

- Le principe de la permanence :

La mise en place d'un système de contrôle interne suppose une certaine pérennité de ce système et de l'exploitation même de l'entreprise. Son arrêt peut entrainer un disfonctionnement préjudiciable, quel que fois une faillite de l'entreprise.

- Le principe de l'universalité :

Par ce principe, le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l'entreprise, toutes les fonctions, tous les organes,... Il ne doit pas y avoir des personnes exclus du contrôle par privilège. Il n'y a également de domaine qui soit réservé c'est-à-dire, celui mis en dehors du contrôle interne.

- Le principe de l'harmonie :

On entend par harmonie, l'adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l'entreprise. Ce principe exige que le contrôle soit bien adapté au fonctionnement de l'entreprise et à son environnement.

Dans beaucoup d'entreprises par exemple, le caissier et le magasinier sont isolés dans des salles non accessibles aux personnes externes. Et quelque fois, leur responsabilité pourrait être mise en cause si leur bureau était accessible à n'importe quel agent de l'entreprise.

- Le principe de l'indépendance :

Il importe que les objectifs du contrôle interne soient à atteindre indépendamment des méthodes, moyens et procèdes de l'entreprise. En particulier, l'auditeur interne doit veiller à ce que l'information n'élimine pas certains contrôles intermédiaires.

b. Les preuves physiques

L'observation, l'inspection et le comptage de certains éléments d'actifs sont les meilleures preuves de leurs existences.

C'est ainsi que par exemple, les espèces en caisse doivent être comptées, les effets à recevoir comme les stocks de marchandises comptés, l'existence d'une valeur immobilière ou d'un matériel doit être témoigné par des pièces ou documents nécessaires. Car leur existence ne signifie pas pour autant leur appartenance à l'entreprise.

De plus, il y a l'épineuse question de la qualité des pièces et des biens examinés.

Si un auditeur doit facilement compter les espèces et les titres, il ne lui est pas possible de se convaincre de leurs qualités. Quel que soit son expérience, il ne peut se dire expert en tout. Il lui est impérieux d'approfondir ses analyses. En un mot, les preuves physiques concernent essentiellement l'inspection et le comptage de certains éléments d'actif.

c. Les journaux et les comptes

Sans contestation aucune, les preuves les plus fréquentes pour un auditeur interne sont les documents de l'entreprise. La valeur d'un document comme moyen de preuve dépend de son origine. En effet, les documents comptables peuvent être d'origine interne (journal, chèque, bordereau de virement,...) ou externe (facture, reçu,...).

d. Les comparaisons, les vérifications arithmétiques, les ratios

Les comparaisons entre les chiffres des années précédentes et celle en cours représentent pour un auditeur interne un moyen d'ailleurs efficace. Celles-ci vont lui permettre de déceler certaines incompatibilités, certaines irrégularités dans les valeurs présentes et états financiers.

e. Les preuves orales

Rejeter l'oralité serait considéré comme l'inexpérience de la part de l'auditeur.

En un mot, disons que, les réponses données à une série de questions posées par l'auditeur constituent pour lui une preuve.

* ²⁷ P. Le BOLLOCH et al. , Economie, éd. Bertrand-Lacoste, Paris, 1996, P. 143

* ²⁸ B. SARATA, Audit et expertise comptable, Cours inédit, L2 F.S.E, U.C.G-Bbo, 2007-2008, P.89