La gestion décentralisée d'un hopital public en RD Congo

CHAPITRE TROISIEME :

APPLICATION DE LA GESTION

DECENTRALISEE A L'HOPITAL

PROVINCIAL GENERAL DE

REFERENCE DE KINSHASA

Dans ce chapitre, nous avons étudié l'organisation et le fonctionnement de la gestion décentralisée en prenant pour type de description, l'hôpital où cette expérience a débuté en République Démocratique du Congo.

Il s'agit de nous appesantir sur la situation qui prévaut actuellement dans ce domaine de la gestion au sein de cette importante formation hospitalière.

L'organisation et le fonctionnement de l'Hôpital Provincial Général de Référence de Kinshasa sont actuellement régis par l'Arrêté Ministériel N° 1250/CAB/MIN/S/BYY/023/MC/2006 du 29 Août 2006. Selon cet Arrêté, l'Hôpital Provincial Général de Référence de Kinshasa est un établissement public qui relève de la tutelle unique du Ministère ayant la santé dans ses attributions et fonctionne sous l'autorité du Gouverneur de la Ville Province de Kinshasa (^1(*)).

1. CADRE ORGANIQUE

Ci-dessous, voici l'organigramme de l'Hôpital Provincial Général de Référence de Kinshasa..

COMITE DE GESTION

CONSEIL DE GESTION

DIRECTION GENERALE

Division et services rattachés à la Direction générale

1. Division Secrétariat

2. Corps d'audit interne

3. Division des relations publiques

4. Division sécurité & contentieux

5. Brigade d'assainissement

6. Grande salles des conférences

ORGANIGRAMME

Source : LUMUMBA I : Evaluation de la décentralisation de gestion dans un établissement public hospitalier, Mémoire, Inédit, ISTM Kin, 2006, p.34.

Division

1. Personnel

2. Sociale

3. Mouvement et Stat

4. Appro

5. Régie de réha

Services

1. Garage

2. Imprimerie

Division

1. Comptabilité

2. Budget & contrôle

3. Trésorerie

4. Facturation

5. Recouvrement

6. Inventaire & Patr

Services

1. Vérification

Centre de transfusion sanguine

DIRECTION PHARMACIE

DIRECTION ADM & FIN

DIRECTION MEDICALE

DIRECTION NURSING

1. Spécialités

2. Form & Rech

3. Anesthésie & Réan

4. Chirurgie

5. Méd. Interne

6. Pédiatrie

7. Méd. Légale

8. Imagerie médicale

9. Soins comm

10. Biologie clinique

Services décentralisés

1. Kinésithérapie

1. Spécialités Méd. Ch.

2. Anesthésie

3. Chirurgie

4. Méd. Interne

5. Gynéco & Obst.

6. Pédiatrie

7. Méd. Légale

8. Stérilisation centrale

9. Formation et Rech.

10. Soins comm.

11. Soins Resp.

12. Nutrition

Direction de

Nursing avec trois

sous Direc.

1.S/Dir Adm

2.S/Dir Planification

3.S/Dir Form et Rech

Division

1. Distribution

2. Appro

3. Gestion de stocks

4. Analyse & contr qualité

5. Préparation des médicaments

Coordinations de :

Départements de :

Sous-Direct Adm

Sous-Direct Fin

Cet organigramme qui présente la structure administrative de cet hôpital montre que la gestion de cet établissement se situe à deux niveaux.

1.1. Au niveau central

On trouve la Direction qui assure la gestion quotidienne à travers le Médecin Directeur qui est secondé par :

· la Direction Administrative et Financière ;

· la Direction Médicale ;

· la Direction de Nursing ;

· la Direction de Pharmacie, toutes gérées par des Directeurs nommés par l'Autorité de tutelle.

Les Directeurs sont secondés par les Sous-Directeurs.

1.2. Au niveau périphérique

Les Départements qui comprennent plusieurs services dirigés par les chefs de services.

Les services peuvent comprendre plusieurs sections dirigées par des chefs des Sections.

Les services peuvent comprendre de plusieurs équipes dirigées par les chefs d'Equipe.

2. LES CHARGES DEVOLUES A LA DIRECTION

Enumérées de la manière suivante :

· la gestion administrative et budgétaire de l'hôpital ;

· gros entretiens et réparations (bâtiment, matériel roulant et équipement, cabine électrique...) ;

· fournitures de bureau pour les Directions et Services non décentralisés, dépendant de la Direction Générale ;

· l'impression des titres de valeur pour l'ensemble de l'hôpital (quittanciez, fiches des malades, billets d'entrée et de sortie, biletr de transfert, certificats de naissance, de décès et d'aptitude physique, bon de caisse, livres de caisse, etc...) ;

· complément de transport pour les agents de l'Administration Centrale;

· soins médicaux et pharmaceutiques au personnel de la Direction générale ;

· carburant et lubrifiant pour le charroi automobile.

· frais funéraires de l'ensemble du personnel ;

· prime compensatoire des honoraires pour l'ensemble du personnel administratif de l'Hôpital.

3. LES CHARGES DEVOLUES AUX DEPARTEMENTS OU SERVICE DECENTRALISE

Se présentent comme suit :

· primes, honoraires, collations aux différents agents et corporations ;

· soins médicaux aux agents de Départements ;

· acquisition et gestion des médicaments d'urgence spécifiques à chaque Département ;

· acquisition et gestion du petit matériel médical ;

· petits entretiens et réparations ;

- achat des produits d'entretien et de nettoyage ;

- achat du matériel d'entretien et de nettoyage ;

- entretien et réparation de la tuyauterie ;

- éclairage des bâtiments du Département ainsi que des couloirs mitoyens ;

- vidange des fosses septiques ; cette tâche étant commune à deux ou trois départements, les frais sont à partager au prorata de la capacité d'accueil etyou d'hospitalisation des uns et des autres après concertation

· achat des fournitures de bureau (papier, crayon, bic, gomme, latte, calculatrice de poche...) ;

· administration de la collation et de la restauration du personnel de garde du Département ;

· achat des blouses et autres habits de travail pour les médecins, les infirmiers et les garçons de salle ;

· paiement des primes de :

- transport pour le personnel du Département ;

- responsabilité pour les membres du Comité Départemental ;

- fonction spéciale pour le Sous-Comptable et le Caissier.

4. LA GESTION DU PERSONNEL

Elle est régie par la loi n° 81-003 du 17 Juillet 1981 portant statut du personnel de carrière des services publics de l'Etat. Mais le régime disciplinaire des agents est déterminé par le Règlement d'Administration relatif à la discipline ainsi que par le Règlement d'ordre intérieur de l'Hôpital.

5. LA GESTION DU PATRIMOINE

Est de la compétence du Médecin Directeur.

6. LA GESTION FINANCIERE

Est organisée sous un mode décentralisé. Un rapport financier général est dressé chaque année (^1(*)).

6.1. Au niveau central

La Direction financière est organisée tel que stipulé sur l'organigramme.

6.2. Au niveau périphérique

Chaque Département ou Service décentralisé comprend un service des finances dirigé par le GAF secondé par un Comptable, un préposé au suivi budgétaire, un caissier principal, et des caissiers auxiliaires.

6.3. La comptabilité

Est à partie double et organisée de façon analytique. Les comptes sont tenus conformément à la législation comptable en vigueur en RDC.

Les instruments de gestion financière sont gérés par la Division du Budget de la Direction générale.

6.4. Clé de répartition des recettes

De ce fait, la répartition des recettes générées par les Départements médicaux sur les actes doit être effectuée de la manière suivante :

Recettes globales à repartir	100 %
· Honoraires des praticiens · Primes des administratifs · Solde à répartir · Soit pour : - la Direction Générale - les Départements	40% 10% 50% 20% (1) 30%

Quant aux départements techniques, la répartition actuellement en vigueur reste maintenu c'est-à-dire :

· Direction Générale : 5 % (2)

· Départements techniques

- Matière : 40%

- Honoraires praticiens : 40%

- Primes des administratifs : 10 %

- Fonctionnement : 5 %

II import de noter ce qui suit :

1) la part de la Direction Générale est à transférer tous les jours ;

2) la Direction Générale doit prendre des dispositions utiles pour améliorer et enregistrer dans la transparence et avec sincérité les recettes générées par les Services Garage, Imprimerie et Atelier.

Cette clé de répartition est négociée au sein de la Commission de tarification et fait l'objet d'une Décision de la Direction Générale (^1(*)).

6.5. Budget

Chaque année, chaque Département élabore ses prévisions budgétaires qu'il dépose à la Direction. La Direction élabore le projet de budget qu'il dépose au Ministère de la Santé Publique.

7. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE

L'HOPITAL PROVINCIAL GENERAL DE REFERENCE DE KINSHASA

L'organisation et le fonctionnement de l'Hôpital Provincial Général de Référence de Kinshasa sont assurés par les structures organiques suivantes : Conseil de Gestion, Comité de gestion, Comité de Département et Conseil de Département (^2(*)).

7.1. Structures organiques (^1(*))

7.1.1. Missions

7.1.1.1. Le Conseil de Gestion

Le Conseil de gestion a pour rôle principal de :

· veiller au bon fonctionnement de l'Institution conformément aux principes de management et aux instructions édictés par le Ministère de la santé ;

· déterminer les directives de la gestion et en surveiller l'exécution ;

· adopter les plans d'action, les budgets prévisionnels et les bilans lui soumis par le Comité de Direction ;

· donner ses avis concernant les projets des travaux de construction, des grosses réparations et de démolitions, avant leur soumission au Ministère ayant les Travaux Publics dans ses attributions ;

· approuver le programme d'investissements relatif aux équipements et aux matériels lourds ;

· adopter les propositions de tarification des actes et prestations de l'Hôpital avant leur soumission à l'autonomie compétente ;

· adopter la création, la suppression ou la transformation des services et unités des soins de l'Hôpital.

Sous réserve des autorisations ou approbations de la tutelle, le Conseil de gestion :

· prend les décisions intéressant les opérations d'acquisition et de vente, les transactions, les cessions et, en général, tous les actes nécessaires pour la réalisation des missions de I' des missions de l'Hôpital ;

· délègue au Comité de gestion les pouvoirs nécessaires pour lui permettre d'assurer la gestion courante de l'Hôpital

7.1.1.2. Composition

Le Conseil de Gestion comprend :

1. Le Président du Conseil de Gestion et Médecin Directeur ;

2. Le Directeur Administratif et Financier, Secrétaire du Conseil ;

3. Le Directeur Médical ;

4. Le Directeur de Nursing ;

5. Le Directeur de Pharmacie ;

6. Un Représentant du Ministère de la Santé ;

7. Un Représentant du Gouverneur de la Ville ;

8. Un Représentant des partenaires qui appuient l'Hôpital

7.1.1.3. Fonctionnement

Le Conseil de Gestion est présidé par le Médecin Directeur de l'Hôpital Provincial Général de Référence de Kinshasa. Son secrétariat est assuré par le Directeur Administratif et Financier de l'Hôpital.

Le Conseil de gestion se réunit une fois par mois sur convocation du Médecin Directeur et Président du Conseil de Gestion. Il se réunit en session extraordinaire, soit à la demande de l'autorité de tutelle, soit à la demande du Comité de Gestion, soit à la demande de la moitié de ses membres.

Les modalités de convocation et de déroulement des séances du Conseil de Gestion sont fixées par le règlement intérieur de l'Hôpital.

Les fonctions de membres du Conseil de Gestion sont gratuites. Néanmoins, les membres dudit Conseil ont droit à un jeton de présence.

7.1.2. Comité des Gestion

7.1.2.1. Missions

Le Comité de Direction a pour rôle de :

· Appliquer les décisions du Conseil de gestion ;

· Préparer, à l'intention du Conseil de Gestion, les plans d'action, les budgets prévisionnels ainsi que les bilans de I' Hôpital ;

· Elaborer les programmes d'investissement relatifs aux équipements et aux matériels lourds ;

· Préparer les projets de tarification des actes et prestations de l'hôpital;

· Contrôler la gestion des recettes et des finances de l'Hôpital ;

· Proposer la création, la suppression ou la transformation des services et unités des soins de l'Hôpital.

7.1.2.2. Composition

Le Comité de Direction comprend :

a. Le Médecin Directeur qui en est le Président ;

b. Le Directeur Médical ;

c. Le Directeur de Nursing ;

d. Le Directeur de Pharmacie ;

e. Un Représentant du Personnel

7.1.2.3. Fonctionnement

Le Comité de Gestion est présidé par le Médecin Directeur et le Secrétariat est assuré par le Directeur Administratif et Financier.

Le Comité de gestion se réunit au moins une fois par semaine. Les modalités de convocation et de déroulement des séances sont fixées par le règlement d'ordre intérieur de l'Hôpital.

La rémunération des membres du Comité de gestion est prise en compte dans le Budget de l'Etat.

7.1.3. Comité de Département

7.1.3.1. Missions

Le Comité de Département a pour rôle la gestion quotidienne et la Coordination de toutes les activités de Département.

7.1.3.2. Composition

Le Comité de Département est composé de :

1. Chef de Département ;

2. Gestionnaire Administratif et Financier ;

3. Coordonnâtes Principal ou Technique

4. Représentant du personnel

Le secrétariat du Comité de Département est assuré par le Gestionnaire Administratif et Financier.

7.1.3.3. Fonctionnement

· Le Comité du Département est présidé par le Chef de Département;

· Le Secrétariat est assuré par le Gestionnaire Administratif et Financier;

· Le Comité du Département se réunit au moins une fois par semaine et chaque fois que l'intérêt du Département l'exige sur convocation du son Président ;

· La hauteur des jetons de présence est fixée par une décision du Médecin Directeur.

7.1.4. Conseil de Département

7.1.4.1. Missions

Les Conseils de Département sont chargés de :

1. définir les besoins sociaux de leurs départements respectifs

2. préparer le plan d'action et les budgets prévisionnels de leurs entités respectives ;

3. proposer le tableau des emplois à plein temps et à temps partiel et cde, dans les limites budgétaires des départements ;

4. proposer la grille des tarifications des actes et prestations des départements ;

5. proposer le régime des indemnités et les modalités d'intéressement ;

6. proposer la liste des praticiens autorisés à recevoir les malades privés et à les traiter dans le cadre de la Clinique de l'Hôpital ;

7. proposer la liste des praticiens autorisée à exercer à temps partiel à l'Hôpital ;

8. proposer la création, la division, la suppression et la transformation de des services et unités de leurs départements respectifs ;

9. proposer les projets d'investissement relatifs aux constructions et aux équipements de leurs départements respectifs ;

10. suivre l'évolution et la réparation des recettes, et des dépenses de leurs départements respectifs ;

11. déterminer la nature et le niveau des dépenses de leurs services et de, dans les limites de leurs budgets prévisionnels en soumettant au préalable les programmations à la direction Générale ;

12. préparer les projets de délibération appelés à être soumis à l'examen du Comité de Gestion pour la bonne marche de leurs départements respectifs ;

13. assurer la mise en oeuvre des décisions du Conseil de Gestion et du Comité de Gestion qui se rapportent à leurs départements ;

14. examiner toutes les questions relatives à la bonne marche, à l'organisation et au fonctionnement de l'ensemble des services de leurs départements ;

15. assurer la gestion et la conduite générale de leurs départements respectifs dans les limites et les normes stipulées par le présent arrêté, le règlement intérieur de l'Hôpital et les décisions du Comité de Gestion et du Comité de Département ;

16. suivre le volume et la qualité des services fournis par le département et préparer les rapports d'activité du département à soumettre) à l'approbation du Comité de Gestion.

7.1.4.2. Composition

Le Conseil du département comprend :

1. le Chef de Département ;

2. les Médecins et infirmiers chefs de Service ;

3. le Coordonnateur principal ou Technique ;

4. le Gestionnaire Administratif et financier qui en assure le Secrétariat.

7.1.4.3. Fonctionnement.

Les Conseil de Département se réunit au oins une fois par trimestre.

Les délibérations du Conseil de Département sont transmises dans les sept jours au Comité de Gestion à l'intention du Conseil de Gestion.

Les décisions du Conseil de département sont réputées sont approuvées si le Comité de Gestion n'a pas fait connaître son opposition dans un délai de 30 jours à dater de leur réception.

* (¹) Voir Annexe 3

* (¹) Voir Annexe 2.

* (¹) Voir Annexes

* (²) Annexe 5.

* (¹) Cfr. Organigramme de l'HPGRK, ci-haut cité.